SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDEKATAN SISTEM
CHAPTER 7
PENDEKATAN SISTEM
“pemecahan masalah dan pengambilan keputusan melalui pendekatan
sistem”
Pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha:
 Persiapan
manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem, memahami
lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem.
 Definisi
manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisa
bagian-bagian sistem menurut urutan tertentu.
 Solusi
manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasi,
memilih yang terbaik, menerapkan dan menindak lanjuti untuk
memastikan solusi itu berjalan.
PEMECAHAN MASALAH

Pemecahan masalah
respon terhadap masalah untuk menekan akibat
buruknya atau memanfaatkan peluang
keuntungan.

Pengambilan keputusan
tindakan untuk memilih strategi atau aksi yang
diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik
atas masalah tersebut.
ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH


Standar
Keadaan yang diharapkan
apa yang harus dicapai oleh sistem
Informasi
Keadaan saat ini
apa yang sedang dicapai oleh sistem
Perbedaan dua hal diatas ada pada kriteria solusi
 Apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi
keadaan yang diharapkan
Kendala:
 Intern
: sumber daya yang terbatas
 Lingkungan : tekanan dari berbagai elemen lingkungan
ELEMEN-ELEMEN PROSES PEMECAHAN MASALAH
Masalah
Elemen-elemen sistem konseptual
Standar
Keadaan yang
diinginkan
Pemecah
Keadaan saat masalah
ini
(manager)
Informasi
Berbagai solusi
alternative
Kendala
Solusi
MASALAH VS GEJALA






Masalah adalah penyebab dari suatu persoalan
Masalah yang menyebabkan timbulnya gejala
Gejala dihasilkan oleh masalah
Gejala biasanya lebih jelas daripada akar masalah
tersebut.
Gejala seperti gunung es, harus diteliti untuk
menemukan penyebab masalah
Ex: gejala penjualan yang rendah tercermin di dalam
suatu sistem pelaporan penjualan
STRUKTUR MASALAH



Masalah terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang semuanya
dipahami oleh pemecahan masalah
Masalah tak terstruktur
Elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak
dipahami oleh pemecah masalah
Semi terstruktur
Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan yang
dimengerti oleh pemecah masalah
Konsep DSS
manajer dan komputer bekerja sama untuk
mencari solusi
STRUKTUR MASALAH
Computer
Solve
Terstruktur
DSS
Semi Terstruktur
Manager
Solve
Tak Terstruktur
PENDEKATAN SISTEM
John Dewey (1910), Seorang professor Filosopi di Universitas
Columbia
1. Mengenali kontroversi
Masalah timbul
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Solusi
Pendekatan sistem
 Serangakaian langkah pemecahan masalah yang
memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami,
solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih
bekerja.
TAHAP DAN LANGKAH DARI PENDEKATAN SISTEM
Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1.
Langkah 2.
Langkah 3.
Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Mengenali sistem lingkungan
Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Tahap II: Usaha Definisi
Langkah 4.
Langkah 5.
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
Tahap III: Usaha Solusi
Langkah 6.
Langkah 7.
Langkah 8.
Langkah 9.
Langkah 10.
Mengidentifikasi solusi alternatif
Mengevaluasi solusi alternatif
Memilih solusi terbaik
Menerapkan solusi terbaik
Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
GABUNGAN LANGKAH-LANGKAH PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan sistem
 Pemecahan masalah
 Pengambilan keputusan
 CBIS
– Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS
dapat digunakan sebagai sistem dukungan
(support systems) saat menerapkan pendekataan
sistem.
– Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan
antara masalah dan CBIS

SUBSISTEM DARI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER MEMBANTU
MANAJER MEMECAHKAN MASALAH
Pendekatan Sistem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Mengevaluasi solusi
terbaik
Keputusan
CBIS Subsystem
Memilih solusi
terbaik
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Keputusan
CBIS Subsystem
Bergerak dari
system ke
subsystem
Menganalisa
bagian-bagian
secara berurutan
Mengidentifikasi
solusi terbaik
Problem
Menerapkan solusi
Tindak lanjut
USAHA PERSIAPAN





Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan,
karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang
diinginkan untuk mengenai masalah
Subsistem utama dapat dilihat melalui bidang-bidang fungsional
Tingkat manajemen juga dapat dilihat sebagai subsistem
Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh
informasi atau arus keputusan
Bidang lain yang dapat dijadikan subsistem
1.
Arus sumber daya
2.
Produk
3.
Pelanggan
4.
Area geografis
SETIAP BAGIAN FUNGSIONAL MERUPAKAN SUBSISTEM
Direktur
utama
Marketing Subsystem
Manufacturing Subsystem
Human Resources Subsystem
Finance Subsystem
Information Service Subsystem
SETIAP TINGAKATAN MANAJEMEN MERUPAKAN SUBSISTEM
Standards
Inputs
Transformation
Process
Outputs
Standards
Inputs
Transformation
Process
Outputs
Standards
Inputs
Transformation
Process
Outputs
USAHA DEFINISI
PEMICU
MASALAH
Mengidentifikasi
masalah
Memahami masalah
1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
2. Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
USAHA DEFINISI

Pemicu masalah
 Suatu tindakan yang salah
 Perubahan waktu
 Dari dalam perusahaan atau lingkungan

Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem
 Semua level merupakan sistem
 Apakah subsistem itu teritegrasi menjadi satu unit
yang berfungsi lancar
 Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai
tujuan sistem
USAHA DEFINISI

Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu
1.
Mengevaluasi standar
 Valid
 Realistik
 Dimengerti
 Terukur
2.
Membandingkan output sistem dengan standar
3.
Mengevaluasi manajemen
4.
Mengevaluasi pengolah data
5.
Mengevaluasi input dan sumber daya input
6.
Mengevaluasi proses transformasional
7.
Mengevaluasi sumber daya output
SETIAP BAGIAN DARI SISTEM DIANALISA SECARA BERURUTAN
1.
Standar
3.
Manajemen
5.
Input
+
Sumber
daya input
6.
Proses
Transformasi
4.
Pengolah
Informasi
7.
Sumber
daya output
2.
Output
PENDEKATAN SISTEM MENYEDIAKAN ALUR UNTUK
MENDEFINISIKAN MASALAH
Menganalisis perusahaan sebagai suatu sistem
Standar
Output
Manajemen
Pengolah
informasi
Input
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Menganalisis subsistem dalam perusahaan (marketing division)
Standar
Output
Manajemen
Pengolah
informasi
Input
Sumber
daya input
Menganalisis subsistem dalam di visi marketion (marketing department)
Standar
Output
Manajemen
Pengolah
informasi
Input
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
USAHA SOLUSI

Mengidentifikasi solusi alternatif
Menemukan bermacam-macam cara untuk
memecahkan permasalahan yang sama.
– Brainstorming
– Sesi Joint Application Design (JAD) / rancangan
aplikasi bersama
USAHA SOLUSI

Mengevaluasi solusi alternatif
– Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan
kriteria evaluasi yang sama.
– Sebagai tolak ukur adalah seberapa jauh alternatif
memampukan sistem untuk mencapai tujuan.
Kriteria evaluasi:
1.
Biaya operasi
2.
Pelatihan pemakai
3.
Daya respon
4.
Keamanan data
5.
Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai
USAHA SOLUSI

Memilih solusi terbaik
Tiga cara untuk memilih alternatif terbaik:
– Analisis
– Penilaian
– Tawar menawar
USAHA SOLUSI

Menerapkan solusi terbaik
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih
solusi terbaik tetapi solusi tersebut perlu diterapkan

Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa
solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk
memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang
direncanakan
MODEL YANG INTEGRATIF DARI PENDEKATAN SISTEM
Definition Effort
4. Proceed from a system to a subsystem
level
5. Analyze system parts in a certain
sequence
Solution Effort
6. Identify alternative solutions
7. Evaluate the alternative solutions
8. Select the best solution
9. Implement the solution
10. Follow-up to ensure solution is effective
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN
MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka
menghadapi masalah
 Penghindar masalah (problem avoider)
manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baikbaik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan
mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
 Pemecahan masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul
suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
 Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN
MASALAH

Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya
mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau
sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi
mereka.
 Gaya teratur (preceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan
area minatnya.
 Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian
menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya
atau orang lain dalam organisasi.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN
MASALAH

Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari
dua gaya menggunakan informasi (information-using
styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk
memecahkan suatu masalah.
 Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi
perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang
telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
 Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih
menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
TAHAPAN MASALAH YANG DIIKUTI PARA CIO
Identifikasi
Masalah
(I)
Langkah 1
Pencarian
Alternatif Siap
Pakai (S)
Rancangan
Alternatif Baru (D)
Langkah 2
Evaluasi/Pilihan
(E)
Langkah 3
Wewenang (A)
Langkah 4
PEMECAHAN MASALAH SERINGKALI KEMBALI KE TAHAP
SEBELUMNYA
13
Rancangan
Alternatif Baru (D)
2
Identifikasi
Masalah
(I)
12
Evaluasi/Pilihan
(E)
Langkah 1
5
Pencarian
Alternatif Siap
Pakai (S)
Langkah 2
10
Langkah 3
3
Wewenang (A)
Langkah 4
MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM
PERSEPEKTIF
1.
2.
3.
Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal
sehat (common sense)
Pendekatan sistem hanyalah satu cara untuk
memecahkan masalah
Pendekatan sistem adalah metodologi sistem
dasar
TERIMA KASIH