Analisis Sistem

Minggu 3
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI
Sub Pokok Bahasan :
a. Langkah-langkah analisis sistem akuntansi
b. Mengidentifikasi Masalah
c. Memahami Kerja dari Sistem Akuntansi yang ada
d. Menganalisis Hasil Penelitian
e. Membuat Laporan Hasil Analisis
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian –
bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
a) Langkah-langkah analisis sistem akuntansi
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analisis sistem, sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laoporan hasil analisis
b) Identify, Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan untuk dipecahkan. Tugas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi penyebab masalah
Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah,
maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan mestinya, yaitu tidak akan
efisien dan efektip. Misalnya saja, jika anda akan berusaha memperbaiki kerusakan
mobil, tetapi tidak dapat megidentifikasi terlebih dahulu penyebab permasalahnya,
maka proses perbaikan mobil tidak akan berjalan efektif dan efesien. Apakah anda
akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk
menemukan mengapa mobil tersebut jalanya tersendat – sendat ? tentu ini
Jogiyanto,HM, 2008.
merupakan pekerjaan analis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat di
identifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran
yang tidak sempurna sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat – sendat.
Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat di mulai dengan mengkaji
ulang terlebih dahulu subyek – subyek permasalahan yang telah di utarakan oleh
manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan
sistem.
2. Mengidentifikasi titik keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat di identifikasi, selanjutnya juga
harus diidentifikasi titik keputusan penyebab maslaah tersebut. Pada kasus mobil
yang mempunyai masalah jalannya tersendat dan telah dapat diidentifikasi
penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka
selanjutnya perlu di identifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan
pembakaran menjadi tidak sempurna
Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis sistem bila telah dapat megidentifikasi terlebih dahulu, maka dapat memulai
penelitiannya di titik – titik keputusan tersebut.
3. Mengidentifikasi personil – personil kunci
Setelah titik – titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi
terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil – personil
kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan
masalah tersebut. Identifikasi personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu
pada bagan alir dokumen yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.
c) Understand, Memahami Kerja dari Sistem Akuntansi yang ada
Langkah kedua dari tahap analisis sistem telah memahami kerja dari sistem yang
ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem
yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat
diperoleh dengan cara melakukan penelitian.
Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk
memperolah data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary
survey) sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian
terinci (detailed survey).
Jogiyanto,HM, 2008.
Memahami kerja sistem yang ada dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem
yang ada beroperasi. Untuk mempelajarinya dengan melakukan penelitian pendahuluan
atau survei sistem. (menguraikan secara rinci hasil dari identify). Digambarkan dengan
Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan/lama.
Syarat dari ASI (Aliran Sistem Informasi), Tentukan :
1. Personil yang terlibat
2. Aktivitas/kegiatan yang dilakukan dalam suatu sistem (IPO)
3. Tujuan dari sistem (Pemakai dari sistem/akhir dari outputnya)
4. Alur sistemnya harus sistematis, dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, tidak
terbalik
Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu
dilakuakannya, yaitu :
1. Menentukan jenis penelitian
Sebelum penelitian di lakukan, sebaiknya terlebih dahulu jesnis dari
penelitian untu masing – masing titik keputusan yang akan di teliti. Jenis
penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel)
tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh.
Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data
tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau output dan input yang
digunakan oleh sistem.
- Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat
digunakan untuk jenis data operasi, pengendalian dan perlengkapan yang
digunakan oleh sistem.
- Penelitian yang menggunakan teknik daftar pertanyaan lebih tepat
digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harys
dikunjungi satu persatu.
- Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel tepat digunakan
untuk megumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah
banyak.
2. Merencanakan jadual penelitian
b. Mengatur jadual wawancara
c. Mengatur jadual observasi
d. Mengatur jadual pengambilan sampel
Jogiyanto,HM, 2008.
3. Membuat penugasan penelitian
Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing –
masing anggota team analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan
penelitian yang harus di lakukan.
4. Membuat agenda wawancara
Sebelum wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi
wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis diagenda
wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuan utama
pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara adalah
supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi
yang terlewatkan.
5. Mengumpulkan hasil penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai
suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan
untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Membantu kelengkapan (aid completeness)
2. Membantu analisis (aid to analysis)
3. Membantu komunikasi (aid communication)
4. Membantu pelatihan (aid to training)
5. Membantu keamanan (aid to security)
d) Analyze, Menganalisis Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis
sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukan bahwa banyak analis sistem yang
masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. (dapat
digambarkan dengan ASI yang diusulkan/baru). Berdasarkan data yang diperoleh dari
hasil penelitian yang dilakukan maka perlu :
a.
Menganalisis kelemahan sistem
b.
Menganalisis distribusi pekerjaan
c.
Menganalisis pengukuran pekerjaan
d.
Menganalisis keandalan
e.
Menganalisis dokumen
f.
Menganalisis teknologi
Jogiyanto,HM, 2008.
Yang paling penting diperhatikan pada tahap Analyze, yaitu :
1. Menganalisis kelemahan Sistem
2. Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
e) Report , Membuat Laporan Hasil Analisis
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis
sistem dan teamnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan
kepada steering committe yang nantinya akan di teruskan ke manajemen.
Membuat suatu urutan kejadian dalam analisis dan memberikan keterangan serta
gambaran yang jelas dengan alat bantu analisis sistem, sehingga memudahkan
penggunaan dalam memahaminya dan juga sebagai dokumentasi bagi pengembangan
sistem selanjutnya.
Membuat laporan analisis yang berisi tentang masalah, pemecahannya, dan
memberikan solusi untuk pemecahannya, dengan meminta persetujuan manajemen.
Tujuan :
a)
Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
b) Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
c)
Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
d) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya.
- HAPPY READING-
Jogiyanto,HM, 2008.