TUGAS KELOMPOK 14 (MANAJEMEN REKAM MEDIS)

TUGAS ONLINE 2
MANAJEMEN REKAM MEDIS
Disusun Oleh : Kelompok 14
Nelly Farida R.N
(2013-31-058)
Adelina Romaito
(2013-31-173)
Irma Puspita Puji Astuti
(2013-31-290)
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
KESEHATAN MASYARAKAT
JAKARTA
2014
1. Apa peraturan yang mengatur tentang pemusnahan RM?
1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan
2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan
3. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.

Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi,
dapat dimusnahkan .

Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan
oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk
Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk
Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
5. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2.
Ada 3 tahap pemusnahan:
a. Jelaskan tahap pemindahan
Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In
Aktif
a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
b) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di
ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif.
c) Berkas rekam medis
inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan.
b. Jelaskan tahap penilaian. dan jelaskan tabel retensi yang ada?
Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan
melakukan pemindahan yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas
medis in aktif, dengan cara :
1. Dilihat dari kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain
atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.
3. Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.
Tata cara penilaian, yaitu :
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :
a. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
b. Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

Sekunder : pembuktian dan sejarah
c. Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

Ringkasan masuk dan keluar

Resume

Lembar operasi

Identifikasi bayi

Lembar persetujuan

Lembar kematian
d. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan.
Tabel Retensi
1. Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)
Untuk
pertama
kalinya sebelum
melakukan
proses
pemusnahan
harus
terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana
berikut :
a. Umum
Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif 2 -5 Tahun.
No
Kelompok
Aktif
In aktif
Rawat
Rawat
Rawat
Rawat
Jalan
Inap
Jalan
Inap
1
Umum
5 th
5 th
2 th
2 th
2
Mata
5 th
5 th
2 th
2 th
3
Jiwa
10 th
5 th
5 th
5 th
4
Orthopaeda
10 th
10 th
2 th
2 th
5
Kusta
16 th
15 th
2 th
2 th
6
Ketergantungan Obat
15 th
15 th
2 th
2 th
7
Jantung
10 th
10 th
2 th
2 th
8
Paru
5 th
10 th
2 th
2 th
b. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.
c. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.
d. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

Riset dan edukasi

Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

Mata

Perkosaan

HIV

Penyesuaian kelamin

Pasien orang asing

Kasus adopsi

Bayi Tabung

Cangkok Organ

Plastik Rekontruksi
e. Retensi berdasarkan diagnosa

Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam
Medis/
Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis
tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai
guna.

Indikator Nilai Guna
Primer : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.
Sekunder : Pembuktian dan Sejarah.
c. Jelaskan tahap pemusnahan!
Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:
1. Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua,
kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas
filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur
Rumah Sakit.
2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang
akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun
terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:
a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah dibuat menjadi bubur.
c. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan
berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim
pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.
5. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar
ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen.
pelayanan medik).
6. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa
dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat
dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:
Tabel 2.2
Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan
No Nomor
Rekam Tahun
Medis
1
2
3
Jangka Waktu Diagnosis
Penyimpanan
Akhir
4
5
Sumber: (DepKes, RI. 2006)
3. Siapa yang melakukannya pada setiap tahap di atas?
Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk
dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas
rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang
melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala
rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.
4. Sebelum
pemusnahan
ada
tahap
yang
sering
dilakukan
yaitu
pengalihmediaan.Jelaskan apa arti pengalihmediaan!
Pengalih median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen
rekam
medis yang
dianggap penting ke dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang
sesuai dengan dokumen aslinya dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah
sehingga dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.
TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK DENGAN NOMOR GENAP. Buatlah disain formulir Persetujuan umum
( general consent)
Formulir general consent berisi :

Identitas pasien

Tanggal dan waktu

Hasil anamesis

Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic

Diagnosis

Rencana penatalaksanaan

Pengobatan atau tindakan

Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

Persetujuan tindakan bila perlu
1. Jelaskanlah PENGERTIAN Retensi!
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen yang dinyatakan aktif dan non aktif,
tujuannya adalah mengurangi
beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian untuk
kemudian diabadikan atau dimusnahkan, setelah dilakukan penilaian kemudian
memusnahkan dokumen yang dinyatakan non aktif sedangkan yang masih aktif di
simpan di rak kembali yang sudah disediakan. Rangkaian kegiatan retensi dan
pemusnahan meliputi :
a. Membuat daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen
rekam medis berdasar jenis penyakit dan kepentingan khusus sesuai dengan
kasusnya dan kebijakan yang telah ditentukan.
b. Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani
ketua dan sekretaris dan diketahui direktur.
c. Melakukan pemusnahan dengan cara dibakar dan dicacah atau dihaluskan
mengunakan mesin penghancur kertas.
d. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas
kertas oleh direktur.
2. Sebutkan pentahapan yang harus dilakukan sebelum dilakukan pemusnahan
a. Tahap I, melakukan pemilahan dokumen rekam medis kemudian dipindahkan
ke dalam ruang rekam medis in aktif.
b. Tahap II, melakukan penilaian
c. Tahap III, melakukan pemusnahan
3. Ada table retensi untuk kasus-kasus tertentu, Jelaskan !
Untuk
pertama
kalinya sebelum
melakukan
proses
pemusnahan
harus
terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana
berikut :
a. Umum
Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif 2 -5 Tahun.
No
Kelompok
Aktif
In aktif
Rawat
Rawat
Rawat
Rawat
Jalan
Inap
Jalan
Inap
1
Umum
5 th
5 th
2 th
2 th
2
Mata
5 th
5 th
2 th
2 th
3
Jiwa
10 th
5 th
5 th
5 th
4
Orthopaeda
10 th
10 th
2 th
2 th
5
Kusta
16 th
15 th
2 th
2 th
6
Ketergantungan Obat
15 th
15 th
2 th
2 th
7
Jantung
10 th
10 th
2 th
2 th
8
Paru
5 th
10 th
2 th
2
t
h
b. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.
c. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.
d. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

Riset dan edukasi

Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum


Untuk kepentingan tertentu

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

Mata

Perkosaan

HIV

Penyesuaian kelamin

Pasien orang asing

Kasus adopsi

Bayi Tabung

Cangkok Organ

Plastik Rekontruksi
Retensi berdasarkan diagnosa

Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam
Medis/
Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis
tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai
guna.

Indikator Nilai Guna
Primer : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.
Sekunder : Pembuktian dan Sejarah.

Apa yang harus diperhatikan oleh tim penilai?
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :
Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

Sekunder : pembuktian dan sejarah
3. Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

Ringkasan masuk dan keluar

Resume

Lembar operasi

Identifikasi bayi

Lembar persetujuan

Lembar kematian
4. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan