Manajemen Umpan Balik - Our Best Family

advertisement
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
Disusun oleh : Herdian Rangga Permana
NIM
: 1010532
Jurusan
: Manajemen – STIE Indocakti Malang
M. Kuliah
: Perilaku Organisasi
Dosen
: Bp. Langkir Purwiyanto, S.E., M.M.
Kunjungi web saya: www.ourbestfamily.wordpress.com
Aplikasi Teori Perilaku Organisasi
Dasar Teori: Teori Sistem dan Umpan Balik
Penjabaran:
1. Teori sistem adalah suatu pendekatan yang menekankan pentingnya adaptasi suatu organisasi
terhadap tuntutan internal maupun eksternal sebagai kriteria penilaian keefektifan program
kerja organisasi tersebut.
2. Teori umpan balik adalah upaya mengumpulkan informasi berupa komentar positif maupun
negatif atas kinerja suatu program organisasi yang tengah dilakukan baik dari individu
internal maupun eksternal organisasi tersebut yang bertujuan menggali kebutuhan internal
maupun eksternal organisasi serta memperbaiki kinerja organisasi tersebut.
Latar Belakang:
Seluruh organisasi bergerak pada dua poros lingkungan utama, yaitu lingkungan internal
dan eksternal organisasi. Dalam lingkup internal seorang manajer dapat melihat bagaimana dan
mengapa individu dalam organisasi melakukan berbagai perilaku sesuai jenis pekerjaannya.
Dalam lingkup eksternal, manajer dapat menghubungkan transaksi organisasi tersebut dengan
organisasi, lembaga lain atau dengan pelanggan organisasi tersebut.
Setiap organisasi membutuhkan sumber daya dari lingkungan luar di mana organisasi
tesebut menjadi bagiannya, dan pada gilirannya menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan
lingkungan yang lebih luas. Para manajer harus menghadapi aspek-aspek perilaku organisasi
internal dan eksternal secara serempak.
Dalam teori sistem, organisasi dianggap sebagai satu elemen dari sejumlah elemen yang
saling bergantung. Arus masukan dan keluaran adalah titik dasar permulaan dalam
menggambarkan organisasi. Dalam pengertian yang paling sederhana, organisasi mengambil
1
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
sumber daya masukan dari sistem yang lebih luas (lingkungan), sumber daya ini diproses dan
keluar dalam bentuk yang diubah (keluaran). Berikut ini gambar elemen-elemen dasar orga
nisasi sebagai satu sistem.
Konsep organisasi sebagai satu sistem yang berkaitan dengan sistem yang lebih luas
memperkenalkan pentingnya umpan balik (feedback). Seperti dikemukakan di atas,
ketergantungan organisasi atas lingkungan tidak hanya dalam hal masukan, tetapi juga dapat
diterimanya keluaran (oleh lingkungan). Hal ini sangat penting, sehingga organisasi
mengembangkan sarana untuk menyesuaikan diri dengan tuntunan lingkungan. Sarana untuk
penyesuaian itu adalah saluran komunikasi yang memungkinkan organisasi dapat mengenali
tuntutan-tuntutan tersebut. Sebagai contoh, dalam organisasi bisnis, riset pasar merupakan suatu
mekanisme umpan balik yang penting. Bentuk umpan balik lainnya ialah penggalian keluhan
pelanggan, komentar-komentar pegawai, dan laporan keuangan.
Organisasi
Masukan
Proses
Keluaran
Lingkungan
Gambar 1.1 Aliran Sistem Organisasi
Tujuan:
1. Diperlukan suatu mekanisme yang mampu mengakomodir segala keperluan dan perubahan
kebutuhan organisasi baik di sisi internal maupun eksternal untuk mencapai misi perusahaan
secara efisien.
2. Umpan balik sebagai alat kontrol serta alat analisis manajer mencapai misi organisasi dengan
mengetahui kebutuhan lingkungan internal dan eksternal organisasi.
3. Sebagai acuan organisasi mengukur seberapa besar dana yang diperlukan untuk melakukan
perbaikan pada lini kerja yang sudah tidak lagi relevan dengan kebutuhan lingkungan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
Timbal Balik Teori Sistem & Umpan Balik
Apa hubungan serta peran dari teori sistem dan teori umpan balik dalam penerapannya di
organisasi? Dua teori ini saling berhubungan sebagaimana digambarkan pada gambar 1.1 di atas.
2
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
Teori umpan balik bekerja pada lini intermal maupun eksternal organisasi tersebut. Dalam
aplikasinya, organisasi melakukan mekanisme untuk menggali kebutuhan pelanggan internal
(yaitu individu dalam organisasi tersebut) terlebih lagi pelanggan eksternal (pengguna barang
maupun jasa) organisasi tersebut.
Umpan balik dari pelanggan ini kemudian diteruskan dan diolah oleh organisasi dalam
mekanisme teori sistem yang kemudian akan menghasilkan perbaikan baik dalam hal sistem
kerja maupun perbaikan produksehingga menghasilkan produk maupun jasa yang lebih baik dan
lebih sesuai dengan kebutuhan pasar. Begitulah seterusnya organisasi akan melakukan dua teori
ini secara berkesinambungan.
Hasil Keluaran
Ada 2 macam keluaran yang dihasilkan dari dua teori ini, yaitu:
1. Umpan balik pada sistem kerja internal, yaitu umpan balik yang memperbaiki proses kerja,
prosedur, alat, waktu, susunan organisasi dan berbagai aspek lainnya guna meningkatkan
efektifitas di lingkungan intern organisasi.
2. Umpan balik pada produk keluaran, yaitu umpan balik berupa perbaikan kualitas maupun
kuantitas produk sesuai kebutuhan pasar.
Teori Sistem &
Umpan Balik
Sistem Kerja
(intern)
Keluaran
Produk Keluaran
(ekstern)
Gambar 1.2 Keluaran Teori Sistem & Umpan Balik Balik
Berpijak dari dua macam teori di atas, maka minimal dapat kita jabarkan menjadi empat
aplikasi yang tentunya bentuk aplikasi secara rinci adalah sesuai dengan kondisi organisasi
tersebut. Berikut ini penjabaran dari aplikasi tersebut.
Umpan balik dari
individu internal
Teori Umpan
Balik
Aplikasi
Umpan balik dari individu
eksternal
Gambar 1.3 Aplikasi Teori Umpan Balik
3
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
Mekanisme Pengolahan
Umpan Balik
Teori Sistem
Aplikasi
Perbaika
n
Mekanisme kontrol
pencapaian visi organisasi
Gambar 1.4 Aplikasi Teori Sistem
Aplikasi Teori Umpan Balik
Penerapan teori umpan balik maupun sistem, pada prinsipnya sama namun pada
pelaksanaannya tentunya disesuaikan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Untuk saat
ini, kedua teori ini akan diaplikasikan pada sebuah agen penjualan pulsa hand phone electric,
Rangga Cell.
Jika kita meninjau dari alur kerja, maka proses yang terlebih dahulu dilakukan untuk
menghasilkan sebuah out put perbaikan adalah melakukan penggalian umpan balik baik dari sisi
internal maupun eksternal. Umpan balik dari sisi internal diperoleh dari dalam organisasi, yaitu
seluruh anggota organisasi tersebut. Sedangkan dari sisi eksternal diperoleh dari karyawan yang
meninjau kebutuhan pasar atau dari pengguna produk organisasi tersebut sendiri.
Berikut ini akan dijabarkan aplikasi dari penggalian umpan balik.
Penggalian Umpan Balik dari Sisi Eksternal & Internal
1. Lembar Penggalian Kebutuhan Pelanggan (LPKP)
Upaya pemasaran dilakukan dengan teknik door to door (mendatangi satu persatu rumah
calon pelanggan dengan membagi satu paket promosi). Adapun satu paket promosi yang
diberikan kepada pelanggan adalah:
 Kartu nama ‘Rangga Cell’
 Satu lembar brosur promosi berukuran setengah A4
 Lembar Penggalian Kebutuhan Pelanggan (LPKP)
Upaya penggalian umpan balik dari sisi eksternal dilakukan dengan mendata kebutuhan
pelanggan terhadap penggunaan pulsa mengacu pada format LPKP. Data yang diperoleh dari
LPKP ini nantinya akan menjadi data base Rangga Cell, serta menjadi bahan umpan balik yang
selanjutnya akan dianalisis lebih lanjut dalam teori sistem, yaitu dalam aplikasi mekasnisme
pengolahan umpan balik.
4
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
Lembar Penggalian Kebutuhan Pelanggan (LPKP)
Tanggal kunjungan
:___________________
Nama Pelanggan
:___________________
Alamat Rumah
:___________________
Jumlah Keluarga
:___________________ orang
Jumlah HP: _________ unit
No.
Pengguna
No. HP
Operator Frekuensi
Nominal
1
2
3
4
5
Tabel 1.1 Lembar Penggalian Kebutuhan Pelanggan (LPKP)
Petunjuk pengisisan:
 Pengguna
: Di isi nama pengguna HP tersebut
 No. HP
: Nomor Hand Phone
 Operator
: Jenis operator seluler yang digunakan, contoh: IM3, Axis, Fleksi dan
sebagainya
 Frekuensi
: Berapa kali pelanggan melakukan pengisian pulsa per nomor HP per
bulan
 Nominal
: Nominal pulsa tiap kali pengisian pulsa
2. Nomor Hot Line & Lembar Pengaduan Pelanggan (LPP)
Upaya lainnya untuk menggali keluhan pelanggan eksternal adalah dengan
mencamtumkan nomor hot line pengaduan pelanggan di kartu nama. Salesman Rangga Cell
harus menjelaskan kepada calon pelanggan pada saat pertama kali kunjungan manfaat dari
nomor hot line tersebut. Misalnya untuk pengisian pulsa melalui telepon langsung, pengaduan
5
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
ketika pulsa belum masuk nomor HP tujuan, atau saran lainnya yang ingin disampaikan oleh
pelanggan mengenai pelayanan Rangga Cell.
Gambar 1.5 Kartu Nama Rangga Cell
Seluruh pengaduan yang disampaikan pelanggan dituangkan ke dalam Lembar
Pengaduan Pelanggan (LPP). LPP ini harus di-file secara rapi berdasarkan nomor urut dan
dikelompokkan per bulan.
Tabel 1.2 Lembar Pengaduan Pelanggan (LPP)
Petunjuk pengisisan:
 Tgl. Pengaduan
: Tanggal saat pelanggan melakukan pengaduan
6
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
 No. Urut
: Nomor urut LPP. Format penulisan adalah bulan/nomor urut LPP
Misalnya:
a) Pengaduan pertama pada tahun 2011 adalah pada tanggal 07 Mei 2011, maka No. Urut:
2011/01.
b) Pengaduan ke-lima pada tahun 2011 adalah pada tanggal 27 Oktober 2011, maka No.
Urut: 2011/05.
 Jenis Pengaduan : Dipilah apakah pengaduan tersebut berupa saran, kritik atau keluhan
 Tingkat Pengaduan: Dipilah apakah pengaduan yang disampaikan tersebut merupakan
pengaduan yang biasa saja, sedang, atau penting.
a) Pengaduan biasa, merupakan pengaduan dari pelanggan atau dari siapapun dimana
pengaduan yang disampaikannya bukanlah merupakan suatu hal yang harus segera
ditindaklanjuti atau mendapatkan penangan khusus.
Contoh: pelanggan memberikan saran perbaikan pelayanan, memberi saran cara yang
tepat untuk memasarkan produk dan lain-lain.
b) Pengaduan sedang, merupakan pengaduan yang bersifat mendesak dan membutuhkan
penanganan segera.
Contoh: Pelanggan mengeluh atas pulsa yang telah dibeli tidak segera masuk, atau
jumlah nominal pulsa yang diterima tidak sesuai dengan yang dibeli, dan lain-lain.
c) Pengaduan Penting, merupakan pengaduan dengan tingkat prioritas tertinggi.
Contoh: Pelanggan yang marah karena sudah berulang kali melakukan konfirmasi
pembelian pulsa, namun pulsa belum masuk juga.
 Isi Pengaduan
: Diisikan pengaduan yang disampaikan oleh pelanggan.
Lembar Pengaduan Pelanggan (LPP) sekaligus menjadi sarana bagi staff internal untuk
menyampaikan pengaduan baik yang dialami sendiri maupun dari sisi eksternal yang secara
tidak langsung disampaikan oleh pelanggan.
Aplikasi Teori Sistem
Setelah data pengaduan terkumpul baik di Lembar Penggalian Kebutuhan Pelanggan
(LPKP) maupun Lembar Pengaduan Pelanggan (LPP), harus diolah dan dianalisis lebih lanjut
untuk kemudian ditentukan tindakan perbaikan untuk mencegah hal tersebut terulang kembali.
7
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
1. Mekanisme Pengolahan Umpan Balik
Dalam manajemen pengolahan umpan balik, Rangga Cell membagi waktu dan prioritas
dalam pengolahan umpan balik sesuai dengan tingkat pengaduan pelanggan. Adapun ketentuan
waktu tersebut adalah sebagai berikut.
a. Pengaduan biasa, melakukan analisis serta menentukan tindakan perbaikan terhadap aduan
tersebut seminggu sekali.
b. Pengaduan sedang, melakukan analisis terhadap aduan serta menentukan tindakan perbaikan
hari itu juga selama tidak ada pengaduan yang lebih penting.
c. Pengaduan penting, melakukan analisis, menentukan tindakan perbaikan, mengesampingkan
permasalahan lainnya, melakukan hari itu juga serta segera menginformasikan pelanggan
bahwa masalah telah teratasi.
Adapun hasil dari analisis tiap pengaduan dituangkan dalam Lembar Tindakan Perbaikan
seperti format di bawah ini.
Tabel 1.3 Lembar Tindakan Perbaikan (LTP)
Setelah melakukan analisis masalah maka tindakan perbaikan dapat berupa dua hal
berikut ini, yaitu:
1. Perbaikan dalam hal sistem kerja.
8
Mata Kuliah – Perilaku Organisasi
Contohnya:
 Pelanggan merasa lama menunggu pengisian pulsa selama 5 menit, maka tindakan
perbaikan yang dilakukan adalah mempercepat pengisian pulsa menjadi kurang dari 1
menit dengan menyimpan data pelanggan (no. hp pelanggan) dalam hp sehingga lebih
cepat ketika dilakukan pengisian (tanpa mengetik ulang no. hp pelanggan)
 Memberikan pelayanan 24 jam untuk pengisian pulsa.
2. Perbaikan dalam hal produk keluaran.
Contohnya:
 Memberikan diskon kepada pelanggan yang telah mengisi pulsa selama 10 kali sebesar
10 ribu.
2. Mekanisme Kontrol Pencapaian Visi Organisasi
Upaya kontrol adalah hal yang vital dan harus dilaksanakan untuk mencapai visi
organisasi tersebut. Mekanisme kontrol yang diterapkan di Rangga Cell adalah dengan membuat
papan kontrol pencapaian penjualan pulsa mingguan dan dilakukan evaluasi mingguan. Evaluasi
dilakukan untuk menentukan langkah-langkah mengejar ketertinggalan dari target penjualan
yang telah ditetapkan.
Tabel 1.4. Tabel Papan Kontrol Penjualan Pulsa
9
Download