AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku. Peraturan pemerintahan misalnya peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian, investasi, dan lain-lain. Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut , internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut 1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif degan biaya yang tidak terlalu mahal. 2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. 3. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindung dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan, dan penyalahgunaan. 4. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. 5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. 6. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas. A. INTERNAL AUDIT DIVISION A.1 Sasaran (Objective) Sasaran secara menyeluruh dari Internal Audit Department adalah memberikan penilaian yang independen (tidak memihak) atas catatan-catatan akuntansi, keuangan, dan segala aktivitas di dalam suatu perusahaan dan memberikan rekomendasi yang berhubungan dengan penilaian tersebut kepada manajemen perusahaan untuk mengambil keputusan. Di dalam menilai aktivitas perusahaan, kegiatan yang dilakukan oleh Internal Audit meliputi : a. Review terhadap semua aktivitas dari jenis usaha perusahaan. b. Analisis secara objektif atas keuangan dan operasional perusahaan. c. Penilaian secara independen. d. Rekomendasi atas hal-hal yang diperlukan oleh manajemen maupun manajemen anak perusahaan yang akan dievaluasi atau diaudit. e. Tindak lanjut atas rekomendasi yang telah diberikan. AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 1 Memberikan gambaran kepada semua pihak bahwa tugas Internal Audit Department adalah untuk melayani kepentingan manajemen. Dalam memberikan pelayanan kepada manajemen tersebut, Internal Audit dituntut untuk : a. Lengkap dan berkualitas dalam menyajikan informasi kepada manajemen. b. Produktif dalam membuat dan memberikan rekomendasi/laporan atas berbagai macam kegiatan/operasional dan keuangan. c. Menjadi perpanjangan tangan manajemen dalam hal pengawasan (control). A.2 Ruang Lingkup Aktivitas Internal Audit Department adalah sebagai berikut : a. Penilaian yang bebas atas semua aktivitas di dalam perusahaan (induk dan anak perusahaan). Dapat menggunakan semua catatan yang ada dalam perusahaan/grup perusahaan, dan memberikan advice kepada [im[inan perusahaan, baik Direktur Utama maupun Direktur lainnya. b. Me-review dan menilai kebenaran dan kecukupan data-data akuntansi dan keuangan dalam penerapan untuk pengawasan operasi perusahaan. c. Memastikam tingkat dipatuhinya kebijaksanaan, perencanaan, dan prosedur yang telah ditetapkan. d. Memastikan bahwa harta perusahaan terlah dicatat dengan benar dan dsimpan dengan baik sehingga dapat terhindar dari pencurian dan kehilangan. e. Memastikan dapat dipercayainya data-data akuntansi dan data lainnya yang disajikan oleh perusahaan. f. Manilai kualitas dan pencapaian prestasi manajemen perusahaan berkenaan dengan tanggung jawab yang diberikan oleh pemegang saham. g. Laporan dari waktu ke waktu kepada manajemen dari hasil pekerjaan yang dilakukan, identifikasi masalah, dan saran/solusi yang harus diberikan. h. Bekerjasama dengan Eksternal Auditor sehubungan dengan penilaian atas Pengendalian Intern (Internal Control). A.3 Wewenang Dan Tanggung Jawab Berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan, Internal Audit Department tidak memiliki wewenang langsung dalam suatu organisasi yang sedang di-review. Oleh karena itu, auditor harus bersikap bebas (independent) untuk mereview dan menilai kebijaksanaan, rencanarencana, dan prosedur serta catatan-catatan yang ada, sehingga auditor yang melakukan penilaian dan review harus terbebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi perusahaan sesuai dengan jabatan dan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka. A.4 Kebebasan Sikap Dan Distribusi Laporan 1. Memelihara kebebasan sikap merupakan hal yang sangat penting untuk dapat bekerja secara efektif. Direktur Internal Audit akan membuat laporan kepada dewan direksi dan dewan komisaris serta komite audit. Sementara itu, anak perusahaan yang diaudit harus mengikuti kenijaksanaan organisasi masing-masing. 2. Secara rasional, harus ditegaskan dan dilaporkan oleh Direktur Iinternal Auditkepada AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 2 komisaris untuk meyakinkan bahwa dukungan dari segala jajaran sangat dibutuhkan agar pekerjaan auditor dapat berjalan dengan baik. Hal tersebut juga memberi kesempatan kepada auditor untuk berkomunikasi dengan semua level. 3. Objektivitas sangat diperlukan oleh fungsi audit untuk memberikan saran dan meninjau kembali implementasi prosedur, membuat catatan atas semua aktivitas yang secara normal diharapkan sapat direview dan dinilai oleh manajemen atau auditor independen lainnya dan tidak terlibat dengan tugas yang sama. Peranan Internal Audit Dalam Investigasi Kecurangan Jika internal auditor menemukan idikasi dan mencurigai terjadinya kecurangan di perusahaan, maka ia harus memberitahukan hal tersebut kepada top management. Jika indikasi tersebut cukup kuat, manajemen akan menugaskan suatu tim untuk melakukan investigasi. Tim biasanya terdiri dari internal auditor, lawyer, investigator, security, dan spesialis dari luar atau dalam perusahaan (misalkan ahli komputer, ahli perbankan, dan lainlain). Hasil investigasi tim harus dilaporkan secara tertulis kepada top management yang mencakup fakta, temuan, kesimpulan, saran, dan tindakan perbaikan yang perlu dilaporkan. Top management setelah mempelajari laporan tersebut, akan memutuskan apakah kecurangan akan diselesaikan secara hukum (melalui kepolisisan dan pengadilan). Peran internal auditor dalam menemukan indikasi terjadinya kecurangan dan melakukan investigasi terhadap kecurangan sangat besar. Untuk itu internal auditor perlu mengetahui “forty common forms of fraud” Empat puluh macam bentuk “FRAUD” yang sering terjadi. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Mencuri sebagian perangko yang dimiliki di perusahaan. Mencuri barang dagangan, peralatan kecil, perlengkapan kantor, dan peralatan kerja lainnya. Mengambil sejumlah kecil uang dari kas dan cash register. Tidak mencatat penjualan dari barang dagangan dan mengambil uang hasil penjualan itu. Membuat saldo kas pada cash regiters dan uang kas berlebih dengan mencatat lebih rendah dari nilai sebenarnya, supaya kelebihan kas itu nantinya bisa diambil. Pembebanan yang berlebih pada biaya perjalanan atau memakai uang muka (perjalanan) untuk kepentingan pribadi. Melakukan lapping pada penagihan piutang. Mengantongi pembayaran piutang dari pelanggan dan membuat bukti penerimaan pembayaran uang yang tidak sah atau bukti buatan sendiri. Menerima bayaran tagihan, mengambil uangnya untuk kepentingan pribadi dan tidak melaporkannya. Membebankan kepada pelanggan uang yang dicuri. Melakukan pengkreditan untuk klaim pelanggan dan retur penjualan yang sebenarnya tidak terjadi. Tidak melakukan setoran ke bank setiap hari atau hanya menyetorkan sebagian dari uang yang seharusnya disetor. Mengubah tanggal pada bukti setoran untuk menutupi penggelapan keuangan. Melakukan pembulatan setoran untuk menutupi kekurangan yang mungkin terjadi pada akhir bulan. Pada daftar gaji, mencatat adanya kerja ekstra yang sebenarnya tidak ada, menaikkan tarif gaji per jamnya atau menambah jumlah jam kerja yang dilakukan. Pegawai yang sudah berhenti tetap dimasukkan dalam daftar gaji. Memalsukan adanya penambahan pada gaji yang harus dibayarkan, menahan gaji yang belum diambil. Menghancurkan, mengubah, atau membatalkan bukti penjualan tunai dan mengambil uangnya. AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 3 19. Menahan tanda terima penjualan tunai dengan menggunakan perkiraan pelanggan yang tidak benar. 20. Mencatat unwarranted cash discount. 21. Memperbesar jumlah bukti pengeluaran kas kecil, atau memperbesar total pengeluaran melalui kas kecil pada saat pengisisan kembali kas kecil tersebut. 22. Memakai bukti pengeluaran pribadi pada saat mempertanggungjawabkan biaya perjalanan dinas. 23. Memakai copy vouchers yang sudah pernah dipakai sebelumnya dan menggunakan vouchers periode sebelumnya yang sudah diotorisasi dengan mengganti tanggalnya. 24. Membayar tagihan palsu, yang dibuat sendiri atau dengan bekerja sama dengan pihak lain. 25. Memperbesar jumlah invoice yang dilakukan dengan cara kolusi. 26. Membebankan pembelian pribadi pada perusahaan dengan jalan penyalahgunaan purchase order. 27. Membebankan nilai dari barang dagangan yang dicuri pada pelanggan yang fiktif. 28. Mengirimkan barang hasil curian kepada anak buat atau keluarga di rumah. 29. Memalsukan nilai persediaan untuk menutupi pencurian atau kelalaian yang dilakukan. 30. Mengambil cek yang seharusnya dibayarkan oada perusahaan atau pada penyuplai. 31. Memperbesar jumlah cek yang dibatalkan untuk menutupi jurnal-jurnal palsu. 32. Memasukkan ledger sheets yang fiktif. 33. Membuat penjumlahan (footing) yang salah pada buku penerimaan dan pengeluaran kas. 34. Dengan sengaja membuat suatu keadaan yang membingungkan dalam melakukan posting ke general ledger dan subledger. 35. Menjual barang-barang sisa proses produksi dan hasilnya dikantongi sendiri. 36. “Menjual” kunci pintu atau angka kombinasi dari safe deposit box atau brankas pada pihak luar. 37. Menciptakan saldo kredit pada buku besar dan mengubahnya menjadi kas. 38. Memalsukan bill of lading dan melakukan kolusi dengan perusahaan pelayaran. 39. Mendapatkan blangko cek dan membuat tanda tangan palsu. 40. Mengizinkan pemberian harga khusus atau hak khusus pada konsumen, atau memprioritaskan penyuplai tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan kick back comission. Proses Penyusunan Laporan Audit Internal Proses penyusunan laporan audit internal yang dimulai dari dikumpulkannya audit fidings sampai dengan dikeluarkannya final audit report, dapat dijelaskan sebagai berikut NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. KEGIATAN Selama pemeriksaan menemukan audit findings. Berupa minor deficiency findings maupun majordeficiency findings, yang dikumpulkan dalam list audit findings. Me-review list of audit findings dan memilih mana yang akan dimasukkan dalam konsep laporan. Menyusun konsep laporan Me-review konsep laporan. Memperbaiki konsep laporan yang sudah direview dan mendiskusikan poin-poin dalam konsep laporan dengan bagianbagian yang bersangkutan. Memperbaikim konsep laporan berdasarkan hasil diskusi dengan bagian yang bersangkutan. Me-review konsep laporan yang sudah diperbaiki dan menyerahkan kosep tersebut kepada audit manager. Me-review konsep laporan dan melakukan perubahan jika diperlukan. Mendiskusikan konsep laporan yang sudah diperbaiki dengan kepala bagian/ departement yang berkaitan. Memperbaiki konsep laporan berdasarkan hasil diskusi. AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL PELAKSANA Audit Staf Auditor In-Charge Auditor In-Charge Audit Supervisor Audit In-Charge Audit In-Charge Audit Supervisor Audit Manager dan Internal Audit Director Auditor In-Charge, Auditor Supervisor dan Auditor Manager Auditor In-Charge 4 11. 12. Me-review konsep yang sudah diperbaiki dan menyerahkan kepada internal audit director untuk ditandatangani. Menandatangani laporan pemeriksaan untuk diserahkan kepada Direksi. Audit Manager Internal Audit Director Deficiency finding menjelaskan sesuatu hal yang salah, atau sesuatu yang akan menjadi salah. Auditor juga dapat menjumpai transaksi-transaksi atau kondisi-kondisi yang secara intrinsik tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan. Contohnya, kesalahan yang banyak terjadi dalam memproses dokumen-dokumen secara manual menggambarkan terdapatnya defisiensi. Hal tersebut tidak bisa ditolerir dan harus dikoreksi (diperbaiki). Tetapi suatu usulan untuk mengomputerisasi sistem pengolahan data merupakan saran perbaikan, dan manajemen mempunyai hak untuk menyetujui atau menolak ususlan tersebut. Major deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan yang yang mengakibatkan hambatan bagi suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Misalkan tujuan dibagian utang adalah melakukan pembayaran untuk tagihan yang sudah jatuh tempo pada waktunya dan dalam jumlah yang sebenarnya. Kelemahan internal cintrol mengakibatkan terjadinya “double payment”. Minor deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan, yang walaupun tidak sampai menghambat pencapaian tujuan dari suatu (unit) organisasi, namun perlu dilaporkan kepada manajemen, karena kalau tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan. Misalnya tidak digunakannya imprest fund system untuk petty cash. Laporan internal auditor pada umumnya berisi audit findings dan recommendation karena itu perlu dibahas mengenai kedua hal tersebut. Contoh Laporan Internal Auditor Laporan harus dibuat secara jelas, mudah dimengerti, logis, dan menarik. Untuk itu auditor harus selalu meningkatkan kemampuan teknis pembuatan laporan. Berikut ini disajikan contoh laporan yang biasa dibuat oleh IAD. Dari Kepada Perihal Periode KONDISI KRITERIA PENYEBAB : Kepala Bagian Internal Audit : Direksi PT RENIKU : Temuan Pemeriksaan Mengenai Uuang Muka Perjalaanan. : Tahun 2011 : Terdapat uang muka perjalanan yang jumlahnya melampaui batas yang diperbolehkan. Kami menemukan 133 uang muka perjalanan dari 175 uang muka perjalanan yang kami periksa, jumlahnya melampaui jumplah yang diperbolehkan yaitu Rp 2.500.000,- jumlah tersebut berkisar antara Rp 2.640.000,- s.d. Rp 4.750.000,- total kelebihan adalah ± Rp 300.000,: Kebijakan tertulis dari Direktur Keuangan menyatakan bahwa uang muka perjalanan dinas maksimum sebesar Rp 2.500.000,: Kepala Bagian Keuangan memberikan uang muka berdasarkan formulir permintaan uang muka yang sudah diotorisasi oleh marketing supervisor. Otorisasi dari supervisor biasanya diberikan dengan mudah tanpa AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 5 AKIBAT KOMENTAR MANAJEMEN memperhatikan batas maksimum yang bisa diberikan. : Banyak salesman yang meminta uang muka perjalanan melibihi jumlah yang dibutuhkan dan pertanggungjawabannya sering terlambat. Bahkan ada salesman yang sudah berhenti, tetapi masih belum mempertanggungjawabkan uang mukanya. : Bagian Akuntansi akan menindaklanjuti masalah uang muka perjalanan yang melampaui jumlah maksimum dan yang lama belum dipertanggungjawabkan. Supervisor akan diinstruksikan supaya lebih ketat dalam mengotorisasi uang muka perjalanan. Jakarta, 25 April 2012 Esti Br. Sihombing (Audit Manager) AUDIT EKSTERNAL Audit eksternal adalah pemeriksaan eksternal dari laporan keuangan yang dipersiapkan oleh organisasi. Biasanya audit eksternal ini diadakan untuk tujuan hukun (untuk memenuhi persyaratan hukum). Auditor eksternal biasanya juga dipekerjakan untuk melakukan tugas khusus tambahan (misalnya penyelidikan penipuan). Tujuan dari audit eksternal adalah untuk memastikan laporan tahunan memberi gambaran yang tepat dan sebenarnya mengenai kondisi keuangan organisasi; dan bahwa dana yang dimiliki telah digunakan sesuai dengan tujuan yang sudah dijelaskan dalam konstitusi. Tujuan audit eksternal BUKAN: Menyelidiki tindak penipuan Mempersiapkan laporan Memberikan sertifikat yang bertuliskan “tidak ada masalah” Membuktikan sistem kontrol internal yang digunakan sudah efektif Mencari bukti bahwa laporan telah dibuat 100% tanpa kesalahan Alasan mengapa audit eksternal perlu untuk dilakukan adalah, agar masyarakat dapat mengakses informasi tentang penanganan sumber daya ekonomi umum karena masyarakat memang memiliki hal untuk itu. Karena tak semua orang, terutama bagi para awam kesulitan memahami transaksi keuangan dalam bentuk laporan yang rumit, sehingga dibutuhkan jasa seorang profesional untuk memeriksa informasi sekaligus melakukan analisis dalam laporan keuangan tersebut. Untuk memperkecil peluang terjadinya kesalahan di masa mendatang sehingga manajemen perlu melakukan verifikasi akurasi laporan keuangan. Laporan keuangan yang benar akan membantu menambah kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan atau organisasi terkait, termasuk untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Penyajian laporan keuangan dengan benar sesuai standar adalah kewajiban di mata hukum, dan sebagai warga negara yang baik selayaknya kita patuh terhadap hukum dan peraturan yang telah diatur. Dan terakhir, audit eksternal akan membantu mengidentifikasi bila sistem yang dijalankan selama ini masih kurang efektif dan efisien. AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 6 Apa saja yang dikerjakan? Auditor memiliki waktu yang terbatas dalam menyelesaikan pekerjaannya, sehingga mereka akan berkonsentrasi dalam menguji viliditas dari beberapa sampel transaksi dan hasilnya daripada mengecek semuanya dengan membabi buta. Walaupun auditor harus independen, meskipun demikian mereka menyediakan jasa yang akan dibayar dengan uanganda memiliki hak untuk mendapatkan hasil kerja sesuai dengan uang yang anda bayar. Audit akan menghasilkan sebuah laporan yang ditujukan kepada anggota-anggota dan akan memberi sebuah ‘opini audit’ mengenai ‘kebenaran dan kewajaran’ laporan keuangan (dari kondisi organisasi dan kegiatan-kegiatan selama periode tersebut). Jika auditor tidak setuju dengan hasil laporan keuangan yang diberikan organisasi maka auditor dapat menyatakan dalam laporannya bahwa, menurut opini mereka, laporan tersebut tidak baik. Jika auditor menawarkan beberapa penyesuaian atau perubahan pada rancangan laporan keuangan, maka hal ini harus disetujui oleh Dewan. Laporan audit diberikan kepada para anggota dan biasanya diterima pada saat Rapat Umum Tahunan. Auditor juga biasanya sering menyediakan Surat Manajemen. Surat manajemen terpisah dari laporan audit, dan ditujukan kepada bagian manajemen. Laporan ini menerangkan kelemahan yang terjadi dalam sistem kontrol internal dan memberikan rekomendasi bagaimana memperbaikinya. Manajer mempunyai kesempatan untuk merespon hasil temuan yang dijabarkan pada surat manajemen dan menjelaskan langkah apa yang akan diambil. Auditor tidak memeriksa seluruh laporan keuangan satu demi satu secara mendetail karena akan membutuhkan waktu yang sangat lama, sementara mereka hanya memiliki waktu yang terbatas dalam menyelesaikan tugasnya. Jadi auditor hanya menguji beberapa sample transaksi untuk mengetahui validitasnya. Setelah proses auditing selesai akan dihasilkan suatu laporan kepada anggota atau publik yang menggambarkan suatu opini audit tentang akurasi dan kewajaran laporan keuangan tersebut, termasuk keadaan perusahaan atau organisasi dan aktifitas-aktifitas selama jangka waktu yang dimaksud. Jadi jika auditor mendapatkan bahwa laporan keuangan suatu perusahaan atau organisasi tidak baik, maka auditor berhak menyatakan hal tersebut dalam laporan hasil auditing sesuai dengan opini mereka. Setelah itu auditor akan memberikan konsultasi untuk melakukan perubahan atau penyesuaian pada rancangan laporan keuangan yang akan disetujui oleh Dewan. Auditor juga pada umumnya akan membuat Surat Manajemen yang diperuntukkan bagi divisi manajemen yang memuat kelemahan atau kurang efektifnya sistem kontrol intern. Dalam surat tersebut juga tercantum solusi yang merupakan rekomendasi dari auditor cara memperbaiki kondisi tersebut. Manajer kemudian akan melakukan feed back dan menjabarkan langkah perbaikan yang kemudian akan dilakukan. Sangat penting untuk menyatakan secara jelas ruang lingkup pertanggungjawaban auditor setiap saat akan dilakukan proses auditing. Hal ini meliputi periode waktu dan kesatuan ekonomi yang AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 7 dimaksud. Hubungan antara Audit Internal dan Audit Eksternal Pentingnya hubungan dari audit internal dan audit eksternal tercermin pula dalam Standar Internasional dari Pemeriksaan (610 - "Consdering the work internal audit "), yang menstandarkan , antara lain: an tujuan yang berbeda dari auditor eksternal yang diberi tugas untuk melaporkan secara independen terhadap laporan keuangan. Tujuan fungsi audit internal itu bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan manajemen. Perhatian utama dari auditor eksternal adalah apakah laporan keuangan itu bebas dari salah saji yang bersifat material; audit internal untuk mengidentifikasi dan menilai risiko salah saji yang bersifat material dalam laporan keuangan dan untuk merancang dan melaksanakan prosedur audit selanjutnya. pemeriksaan intern yang relevan dengan penilaian risiko auditor eksternal; an audit internal lebih efektif bila pertemuan diadakan pada interval yang sesuai selama periode tersebut. Auditor eksternal memiliki akses informasi yang relevan dengan laporan audit internal. Perhatian auditor internal dapat mempengaruhi pekerjaan auditor eksternal. Demikian pula, auditor eksternal biasanya akan menginformasikan auditor internal dari setiap hal-hal signifikan yang dapat mempengaruhi audit internal AUDIT INTERNAL DAN AUDIT EKSTERNAL 8