APLIKASI PERSEDIAAN BARANG CV SEJAHTERA COMPUTER PALEMBANG Fery Dwi Prasetyo Mahasiswa Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang Pos-el : [email protected] Abstract : This thesis takes the title "Aplikasi Persediaan Barang pada CV Sejahtera Computer Palembang”. In data processing inventory consists of two processes , namely the transaction , the purchase and sale of goods , the process that has been ongoing is done in a simple or handwritten and in preparing reports takes a long time because the data of purchase and sale of goods made using the word & excel , process of searching data is also hampered because data storage is being kept in the general ledger . Given that process can slow employees , then made an Application Programming Visual Basic 6.0 . By analyzing the system and implement it. To create this application, we must prepare such equipment like hardware, software, and other necessities. The next step is to design a program that will be made, as the conclusion, this program can help the process of storing data item stock at SEJAHTERA COMPUTER Palembang. Keywords: Application, Inventory, Visual Basic. Abstrak : Tugas Akhir ini mengambil judul “Aplikasi Persediaan Barang pada CV Sejahtera Computer Palembang”. Dalam pengolahan data persediaan barang terdiri dari dua proses transaksi yaitu, transaksi pembelian dan penjualan barang, proses yang selama ini berlangsung masih dilakukan secara sederhana atau tulis tangan dan dalam pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena data pembelian dan penjualan barang dibuat menggunakan word & excel, proses pencarian data barang juga terhambat karena penyimpanan data masih di simpan di buku besar. Mengingat proses tersebut dapat memperlabat kerja karyawan, maka dibuatlah suatu Aplikasi Pemrograman Visual Basic 6.0. Dengan melakukan analisis sistem serta mengimplementasikannya, Untuk membuat aplikasi yang dimaksud yaitu dengan menyiapkan peralatan-peralatan seperti hardware, software, serta kebutuhan lainnya. Kemudian langkah berikutnya mendesain program yang akan dibuat, sebagai kesimpulan bahwa program ini dapat membantu proses penyimpanan stok data barang pada CV SEJAHTERA COMPUTER PALEMBANG. Kata Kunci : Aplikasi, Persediaan Barang, Visual Basic 1. dibagian gudang untuk stok persediaan PENDAHULUAN barang, dalam proses ini terdapat kendala Sejahtera Computer Palembang adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan komputer, adapun proses persediaan barang pada perusahaan ini dimulai dari melakukan pemesanan kepada supplier (MDP IT Superstore), kemudian barang-barang yang telah dipesan disimpan yang dihadapi seperti terjadi kesalahan dalam pencatatan ulang rekap data barang, persediaan barang barang, masuk pembuatan (faktur barang laporan masuk), laporan barang keluar (faktur barang keluar), selain itu untuk membuat seluruh laporan kegiatan membutuhkan waktu yang lama 1 karena proses pencatatan dapat dikatakan menggunakan aplikasi pemrograman Visual masih sangat sederhana. Basic 6.0 ?” Kendala lainya adalah tidak adanya backup Agar pembahasan lebih terarah serta data, sehingga bila buku-buku pencatatan tidak menyimpang dari pokok pembahasan, transaksi dan informasi barang rusak maka maka dalam penulisan tugas akhir ini perlu semua data akan hilang. Tentu hal tersebut dibatasi ruang lingkup pembahasan yang akan merugikan sekali bagi pihak Sejahtera meliputi : pengolahan data barang masuk, Computer. pengolahan data suplier, pengolahan data pelanggan dan pengolahan data barang Dari permasalahan diatas maka dibuatlah suatu “Aplikasi Persediaan Barang Pada Sejahtera Computer Palembang” keluar. Data tersebut akan diolah menjadi laporan menggunakan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0. maka Adapun tujuan pelaksanaan penelitian kesalahan pencatatan barang dapat dihindari yang berjudul “Aplikasi Persediaan Barang atau Pada Sejahtera Computer Palembang” ini Dengan dibuatnya aplikasi diminimalisir dan ini tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan data, dalam adalah sebagai berikut : pembuatan laporan pun tidak membutuhkan Merancang dan membangun suatu aplikasi waktu yang dapat dipergunakan dengan baik dan yang lama, seluruh data dibutuhkan dapat dengan yang mudah ditampilkan, Dengan adanya aplikasi ini dapat mempercepat proses pekerjaan admin, ditetapkan. Manfaat Penelitian kepala gudang maupun pimpinan, sehingga dapat 1. dapat CV Sejahtera computer Palembang. dijadikan bahan yang ada pembahasan penulisan tugas akhir yaitu “Bagaimana membuat suatu aplikasi yang akan mutu dan pelayanan pelanggan. untuk dalam mempermudah meningkatkan Berdasarkan uraian diatas, penulis masalah Dapat menghasilkan informasi barang secara tepat, cepat dan akurat sehingga menyelesaikan permasalahan yang ada pada merumuskan sesuai dengan prosedur yang telah pencatatan maupun pembuatan laporan sehingga dapat meringankan benar 2. Mempermudah dalam mendapatkan informasi mengenai data suplier dan pelanggan. mempercepat proses pengolahan data pada Sejahtera Computer Palembang dengan 2 2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Investigasi Sistem 1. Studi Awal b. Belum ada aplikasi yang dapat membuat pengolahan data persediaan barang mudah dipahami oleh admin. Tahap analisis sistem berjalan dalam 2. pengolahan data persediaan barang yang ada Prosedur Sistem yang Berjalan Laporan studi awal harus pada CV Sejahtera computer Palembang ini menjelaskan prosedur pengoperasian sistem masih melakukan pencatatan ke dalam buku yang berjalan pada tingkat yang paling awal. besar kemudian hasil nya disimpan di map- Sistem yang diterapkan CV Sejahtera map berupa dokumen arsip. Hal ini cmputer masih dilakukan secara sederhana menyebabkan lambatnya pembuatan laporan hal ini yang menyebabkan sering terjadi serta pekerjaan yang dilakukan oleh admin kesalahan pencatatan data, dalam pembuatan dalam mengolah data persediaan barang laporan butuh waktu yang lama dalam dikarenakan admin tersebut harus mencari menyelesaikannya, Data yang tersimpan data persediaan barang secara sederhana. juga tidak terjamin karena disimpan di arsip Dalam pengolahan data persediaan barang atau pembukuan. sering terjadi kesalahan penulisan data oleh admin yang menangani data data barang 3. masuk, barang keluar dan menghambat proses pengolahan data di bidang tersebut. Yang perlu diperhatikan agar Alternatif Pemecahan Masalah Laporan studi awal harus dapat menentukan pilihan yang disarankan. Apabila yang direkomendasikan adalah studi pengolahan data persediaan barang berjalan kelayakan, lebih yang masalah atau lebih harus diusulkan untuk dihasilkan lebih cepat, tepat dan akurat. Dan dibahas lebih lanjut pada kegiatan studi uraian diatas adapun masalah yang dihadapi kelayakan. efektif, efisien dan data satu alternatif pemecahan oleh CV Sejahtera computer Palembang Sistem yang ingin diterapkan di CV dibidang persediaan barang ini sebagai Sejahtera computer, Pencatatan dilakukan berikut: secara a. Data persediaan barang ini di tulis oleh pencatatan data tidak terjadi dan pembuatan admin dicatat di buku besar dan dalam laporan tidak membutuhkan waktu yang membuat laporan menggunakan Microsoft lama, adapun data yang tersimpan dapat di Word backup sehingga tidak terjadi kehilangan dan Microsoft Excel (Aplikasi perkantoran), setelah ditulis lalu dicetak terkomputerisasi agar kesalahan ataupun kerusakan data. dengan printer. 3 2.2 Analisis Sistem yang dikeluarkan lebih sedikit, waktu 1. Studi Kelayakan yang diperlukan dapat di persingkat, Studi kelayakan merupakan proses biaya yang dikeluarkan untuk laporan dapat mempelajari dan menganalisa masalah yang pembuatan akan diteliti dengan keinginan yang dicapai diminimalkan dan pada akhirnya akan untuk mendapatkan data yang lengkap, diberikan keuntungan bagi pihak yang dalam penelitian menggunakan beberapa terkait yaitu CV Sejahtera computer metode pengumpulan data supaya data yang Palembang. diperoleh dapat memberikan informasi yang maksimal dalam pembuatan persediaan barang pada CV aplikasi c. Sejahtera Sistem yang baru akan mengubah cara computer Palembang. Faktor-faktor Faktor Operasional kerja yang harus untuk persediaan pengolahan yang lebih baik data dan dipertimbangkan dalam melakukan studi menghasilkan data yang lebih cepat kelayakan adalah sebagai berikut : dan akurat. a. Faktor Teknis Dari sisi perangkat keras, Sejahtera 2. Menentukan Kebutuhan Sistem Baru Agar computer memiliki satu unit computer aplikasi pengolahan data tetapi dalam pemanfaatannya belum persediaan barang ini dapat memberikan maksimal maka dari itu penulis ingin hasil maksimal, diperlukan perangkat keras membuat aplikasi persediaan barang, (Hardware) dan perangkat lunak (software) dengan adanya aplikasi ini diharapkan adalah sebagai berikut : dapat mendukung proses pendataan barang dan menyajikan laporan. a. Perangkat Keras (Hardware) Dari sisi perangkat lunak, program Perangkat keras yang diperlukan yang akan dibuat ini akan dirancang terdiri dari satu unit komputer dengan sedemikian komponen-komponen sebagai berikut : untuk memiliki rupa sehingga dioperasikan tetapi kehandalan mudah tetap dalam penggunaannya kelak. 1. Processor Intel Pentium CPU P6200 2.13GHz 2.13GHz 2. Hard Disk 160 GB 3. Disk Drive b. Faktor Ekonomi Dengan menggunakan program yang akan di bangun ini, tenaga dan pikiran 4. Memory (RAM) 1 GB 5. Keyboard and Mouse 6. Printer 4 b. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan terdiri dari : 1. Windows 7 Profesional Sebagai sistem operasi 2. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tools Pemrograman 3. Microsoft Office Access sebagai aplikasi basis data. 2003 4. Microsoft Visio sebagai aplikasi bantu perancangan desain program 5. Crystal Report 8 sebagai aplikasi pengolahan data untuk penulisan laporan. 3. Model Sistem beberapa alat bantu yang digunakan tersebut akan diolah menjadi sebuah laporan yang akan diberikan kepada pimpinan 2. DFD Level 0 Data Flow Diagram Level 0 ini menggambarkan keseluruhan proses dalam aplikasi persediaan yang terjadi antara entitas admin dan pimpinan mulai dari proses input data master, proses transaksi sampai pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan. Entitas admin akan melakukan login ke aplikasi persediaan dan kemudian memproses data master barang, supplier, pelanggan dan admin, data pelanggan akan di input oleh admin setelah itu baru dapat dilakukan proses transaksi. Data supplier akan di input oleh admin dalam perancangan sistem yaitu Diagram setelah itu baru dapat dilakukan proses Konteks, Diagram level 0, Diagram level 1, transaksi, Entitas pimpinan akan menerima Entity Relationship Diagram. semua laporan transaksi 1. Diagram Konteks Merupakan gambaran sistem yang Gambar 2. Diagram Level 0 3. DFD Level 1 Proses 1.0 dirancang secara umum. Untuk lebih jelas Data Flow Diagram Level 1 proses maka harus dijabarkan ke level selanjutnya 1.0 ini menggambarkan proses input master sampai gambaran sistem yang dibuat selesai dalam aplikasi persediaan yang dilakukan ke level akhir. Adapun gambar diagram oleh admin konteks Aplikasi Persediaan Barang pada master CV Sejahtera Computer adalah sebagai pelanggan, master suplier. mulai dari proses input data barang,master admin, master berikut: Gambar 1. Diagram Konteks Pada diagram konteks semua data master dan trasaksi akan di inputkan oleh admin, kemudian data master dan transaksi Gambar 3. Diagram 1 Proses 1.0 4. DFD Level 1 Proses 2.0 Data Flow Diagram 1 proses 2.0 ini menggambarkan proses transaksi dalam 5 Barang aplikasi persediaan yang dilakukan oleh admin mulai dari proses input data Transaksi barang masuk dan transaksi barang keluar. 3 Satuan Text 15 Satuan 4 HargaBeli Number Harga Beli 5 HargaJual Number 6 Stok Number Long Integer Long Integer Integer Gambar 4. Diagram 1 Proses 2.0 5. Harga Jual Stok Tabel Penjualan terdiri dari 10 field yaitu DFD Level 1 Proses 3.0 Data Flow Diagram Level 1 proses 3.0 ini menggambarkan proses laporan masuk dalam aplikasi persediaan yang diterima oleh pimpinan mulai dari laporan NoFaktur, Tgl, KodeKonsumen, NamaKonsumen,KodeBarang, NamaBarang, Jumlah, Tabel HargaJual, barang menyimpan Total, keluar semua ID_ADMIN. berfungsi barang untuk keluar dan sebagai berikut rincian desainnya master dan laporan transaksi. Tabel 2. Desain Tabel Penjualan N o 1 Nama Field Type Nofaktur 2 Tgl untuk 3 mengembangkan struktur data yang saling 4 berhubungan untuk 5 KodeKonsume n NamaKonsume n KodeBarang merancang suatu tabel database pembuatan 6 suatu program. Gambar 5. Diagram Level 1 Proses 3.0 b. Diagram ER Diagram ER dan digunakan digunakan Text Ukura n 15 Date/Tim e Text Keteranga n Nomor Faktur Tanggal 5 Text 30 Text 7 NamaBarang Text 30 7 8 Jumlah HargaJual Number Number 9 Total Number 10 ID_ADMIN Text Integer Long Integer Long Integer 5 Kode Konsumen Nama Konsumen Kode Barang Nama Barang Jumlah Harga Jual Gambar 6. Diagram ER c. Desain Tabel Id Admin Tabel Pelanggan terdiri dari 4 field Tabel Data Barang terdiri dari 6 field yaitu KodeBarang, NamaBarang, Satuan, HargaBeli, HargaJual, Stok dan KodeBarang sebagai Primary key Total tabel data barang yaitu Kode, Nama, Alamat, Tlp dan Kode sebagai Tabel 1. Desain Tabel Barang No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 KodeBarang Text 7 2 NamaBarang Text 50 Kode Barang, Nama key, tabel pelanggan berfungsi untuk menyimpan seluruh data pelanggan dan berikut ini rincian desainnya berfungsi untuk menyimpan seluruh data barang Berikut ini rincian desainnya Primary Tabel 3. Desain Tabel Pelanggan No Type Ukuran Keterangan 1 Nama Field Kode Text 6 2 Nama Text 30 3 4 Alamat Tlp Text Text 50 12 Kode Pelanggan Nama Konsumen Alamat Telepon 6 Tabel Login Admin desain tabel ini 3 KodeSuplier Text 6 dimaksudkan sebagai sarana untuk Admin 4 NamaSuplier Text 30 yang ingin menginput data atau ,menghapus 5 KodeBarang Text 7 data persediaan barang pada CV. Sejahtera 6 NamaBarang Text 30 Computer Palembang terdiri dari 9 field 7 Jumlah Number yaitu NAMA, STATUS, 8 Harga Number PASS, EMAIL, QUESTION1, JAWAB1, 9 Total Number QUESTION2, JAWAB2. akses ID_ADMIN 10 ID_ADMIN Text Long Integer Long Integer Long Integer 5 ID_ADMIN, Kode Suplier Nama Suplier Kode Barang Nama Barang Jumlah Harga Total Id Admin sebagai primaykey. Tabel data Suplier terdiri dari 4 field yaitu KodeSuplier, NamaSuplier, Alamat, Tabel 4. Desain Tabel Login N Nama Filed Type Ukura Keterangan o n 1 ID_ADMIN Text 5 Id admin 2 NAMA Text 20 Nama 3 STATUS Text 15 Status 4 PASS Text 20 Password 5 EMAIL Text 30 Email 6 QUESTION1 Text 50 Question1 7 JAWAB1 Text 50 Jawab1 8 QUESTION2 Text 50 Question2 9 JAWAB2 Text 50 Jawab2 Tlp, Nofaktur, Tgl, KodeSuplier, NamaSuplier, KodeBarang, NamaBarang, Jumlah, Harga, Total, ID_ADMIN. tabel barang masuk berfungsi untuk menyimpan seluruh data barang masuk dan berikut ini suplier berfungsi untuk menyimpan data suplier dan berikut ini rincian desainnya Tabel 6. Desain Tabel Suplier No 1 Nama Field KodeSuplier Type Text Ukuran 7 2 NamaSuplier Text 30 3 4 Alamat Tlp Text Text 50 12 3. HASIL 1. Menu Utama Keterangan Kode Suplier Nama Suplier Alamat Telpon Menu utama merupakan tampilan Tabel Pembelian terdiri dari 10 field yaitu tabel utama dari aplikasi yang dibuat, pada menu utama terdapat beberapa submenu pilihan yang dapat dipanggil dengan cara mengklik salah satu submenu tersebut. Tampilan dapat dilihat seperti gambar berikut ini. rincian desainnya Gambar 7. Menu Utama Tabel 5. Desain Tabel Pembelian N o 1 Nama Field Type Ukuran Keterangan Nofaktur Text 15 2 Tgl Date/Tim e Nomor Faktur Tanggal 2. Form Master Barang Form master barang merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data barang yang ada pada CV Sejahtera Computer 7 Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk Gambar 10. Form Master Pelanggan mempermudah operasi terhadap data barang, Pendataan barang terdiri dari : Kode Barang, 5. Form Master Admin Nama Barang, Satuan, Harga Beli, Harga Jual Form master admin merupakan form dan Stok. Hasil penambahan data akan tersimpan yang berfungsi untuk mendata seluruh data pada file master barang. admin yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data admin, Gambar 8. Form Master Barang Pendataan admin terdiri dari : Kode, Username, Status, Password, Email, Question1, Jawab, Question2 dan Jawab Hasil penambahan data 3. Form Master Supplier akan tersimpan pada file master admin. Form master suplier Merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data suplier yang ada pada CV Sejahtera Computer Gambar 11. Form Master Admin Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data suplier, 6. Form Master Pembelian Pendataan suplier terdiri dari : Kode Supplier, Form master barang masuk merupakan Nama Supplier, alamat dan telepon. Hasil form yang berfungsi untuk mendata seluruh data penambahan data akan tersimpan pada file pembelian master supplier. Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi yang ada pada CV Sejahtera untuk mempermudah operasi terhadap data pembelian. Pendataan pembelian terdiri dari : No Gambar 9. Form Master Supplier 4. Form Master Pelanggan Form pelanggan merupakan form Faktur, Tanggal, Kode Suplier, Nama Suplier, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga, SubTotal. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master barang masuk. yang berfungsi untuk mendata seluruh data pelanggan yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data Gambar 12. Form Master Pembelian 7. Form Master Penjualan pelanggan. Pendataan pelanggan terdiri dari : Form master barang keluar merupakan Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, alamat form yang berfungsi untuk mendata seluruh data dan telepon. Hasil penambahan data akan penjualan yang ada pada CV Sejahtera Computer tersimpan pada file master pelanggan. Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data penjualan. 8 Pendataan penjualan terdiri dari : No Faktur, Gambar 15. Form Laporan Penjualan Barang Tanggal, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga, SubTotal. Hasil penambahan data 11. Laporan Master Barang akan tersimpan pada file master barang keluar Gambar 16. Laporan Master Barang Gambar 13. Form Master Penjualan 8. Form Laporan Master Barang Form laporan master barang digunakan 12. Laporan Master Pembelian Barang a. Harian Gambar 17. Laporan Pembelian Barang Harian untuk mencetak laporan data barang. b. Mingguan Gambar 13. Form Master Penjualan Gambar 18. Laporan Pembelian Barang 9. Mingguan Form Laporan Pembelian Barang c. Bulanan Form laporan barang masuk digunakan untuk mencetak laporan data barang masuk Gambar 19. Laporan Pembelian Barang Bulanan harian, mingguan, bulanan. Laporan Barang MasukLaporan barang masuk dimulai dari laporan harian dengan 13. Laporan Penjualan Barang a. Harian memilih tanggal berapa yang akan dicetak. Laporan mingguan memilih tanggal awal dan tanggal akhir. Laporan bulanan memilih bulan berapa dan tahun berapa yang akan dicetak. Gambar 20. Laporan Pembelian Barang Harian b. Mingguan Gambar 21. Laporan Penjualan Barang Mingguan Gambar 14. Form Laporan Pembelian Barang c. 10. Bulanan Form Laporan Penjualan Barang Gambar 22. Laporan Penjualan Barang Bulanan Laporan barang keluar dimulai dari laporan harian dengan memilih tanggal berapa 14. Form Ganti Password yang akan dicetak. Laporan mingguan memilih tanggal awal dan tanggal akhir. Form ganti password digunakan untuk mengubah password admin dan user pada 9 aplikasi persediaan. Cara menggunakannya pada ketikkan nama user, password lama, masukkan password baru dan konfirmasi passord baru. CV Sejahtera Computer Palembang. 3. Informasi yang di hasilkan mengenai data barang, data supplier, data pelanggan, data barang masuk dan Gambar 23. Form Ganti Password barang keluar yang dibuat ini memiliki 15. Form Backup Database ketelitian yang lebih baik serta data Form backup database digunakan untuk membackup semua data CV Sejahtera computer yang tersimpan keamanannya lebih terjamin. Palembang pada aplikasi persediaan agar tidak DAFTAR RUJUKAN terjadinya kehilangan data akibat kerusakan sistem aplikasi. Indrajani. (2011), Perancangan Basis Data dalam Gambar 24. Form Backup Database 4. Allin1, PT. Elek Media Konsep Sistem Komputindo : Jakarta. SIMPULAN Sutabri, Setelah melakukan dan merumuskan Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta. pemecahan masalah yang dihadapi oleh CV Sejahtera Computer Palembang, maka dapat diambil kesimpulan yang Sutabri, Tata. Tata. (2012). (2012). Analisis Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta. menyangkut pelaksanaan dan pemanfaatan komputer khususnya pencatatan persediaan barang. Dalam hal ini merupakan laporan hasil dari tugas akhir penulis. Adapun kesimpulan dari pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Aplikasi yang dihasilkan merupakan sebuah program aplikasi persediaan barang yang menggunakan dibuat aplikasi dengan pemrograman Visual Basic 6.0 2. Dengan adanya program aplikasi yang baru ini akan dapat meningkatkan kinerja para karyawan yang dapat memperlancar proses persediaan barang 10