manager Penyusunan Proposal Proyek Business Incubator Centre

Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Proposal ?
Penawaran tertulis…
…Rencana yang bisa
direalisasikan…
…ditawarkan ke orang
untuk dipertimbangkan
lain
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Dua Pendekatan
Reaktif
Menjawab undangan/tender
…prosesnya lebih terbatas
Proaktif
Mengirimkan penawaran
spekulatif
…lebih bebas
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tip untuk pendekatan Reaktif
1. Bacalah dengan seksama Letter of
Invitation, termasuk terms of
reference (TORs)
2. Pahami kebutuhan client
3. Putuskan untuk menawar atau tidak
4. Masukkan penawaran yang Compliant
dan attractive
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tip untuk pendekatan proaktif
• Kaji kebijakan dan prioritas client
• Sasaran client & pengambil
keputusan yang tepat
• Pahami persyaratan dan instruksi
penawaran client
• Masukkan penawaran yang relevan
dan menarik
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Pada setiap kasus
• Proposal adalah penawaran bisnis
• Penyusunan proposal perlu dikelola
seperti proyek internal
• Setiap proposal perlu memiliki SDM
yang berkompeten yang dicalonkan
sebagai manager
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tahap-Tahap Penyusunan Proposal
1. Perencanaan dan koordinasi
2. Mengunjungi client
3. Penulisan dan pengeditan proposal
4. Produksi dan pengiriman
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi
 Analisis TOR
 Pembuatan Draft struktur proyek +
format, struktur dan isi proposal
 Pembuatan draft input proyek: waktu,
SDM, ketrampilan, manajemen, logistik
 Penjadwalan input proposal : waktu, SDM,
ketrampilan
 Asumsi biaya dan harga dasar untuk
proyek dan penawaran finansial
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tahap 2: Kunjungan Client

Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi
proposal, taktik

Pengembangan pendekatan, metoda, rencana
kerja, manajemen, tatap muka dengan client

Menjalin hubungan, pertemuan dengan client
dan rekanan

Penetapan struktur tim dan input yang
diusulkan

Keputusan tentang lokasi penyusunan dan
produksi proposal
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tahap 3: Penulisan Proposal
 Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan
and manajemen
 Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll
 Ringkasan proposal
 Kaji dan edit tulisan
 Terjemahkan (jika diperlukan)
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tahap 4: Produksi dan Pengiriman
 Word processing, penandatanganan
 Penjilidan
 Pencetakan Text/graphics
 Pemeriksaan and perbanyakan proposal
 Logistik pengiriman and pemasukkan
penawaran
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Struktur dasar dari proposal bersaing (I)
Cover
Fungsi ? Informasi kunci
Bagian Depan
Halaman judul, surat pengantar,
Ringkasan
Organisasi dan Isi Proyek
Bab 1
Tujuan
Identifikasi konsultan
Matrik tanggapan TOR
outline struktur tim
Matrix pengalaman tim
Resume CV
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Struktur dasar dari proposal bersaing (II)
Bab 2
Pemahaman proyek
Bab 3
Metodologi dan program kerja
Bab 4
Staffing dan organisasi
Bab 5
Pengalaman Proyek
Bab 6
Anggaran/informassi Anggaran
Lampiran
Full CV/TOR/bahan lain
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Ringkasan Proyek
 Ringkas dan padat (satu halaman)
 Fokus pada pesan inti
 Hanya mencakup hal-hal penting
yang memperkuat pesan inti
 Berikan dampak ke struktur
 Yakinkan bahwa client
membacanya
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Bab 1: Bagian Awal
 Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client,
kinerja dan pengalaman kita
 Nyatakan tujuan dan manfaat proposal
 Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal
pengalaman)
 Garisbawahi your selling points
 Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita
 Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau
tabel)
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan)
 Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek …
 Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk
menunjukkan “kekuatan” dari pendekatan kita
 Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan
konteks pekerjaan
 Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan
tanggung jawabnya
 Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja
 Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program
kerja
 Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari
aspek macro ke mikro.
 Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas :
nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan
pemilihan, input/output. Gunakan daftar.
 Jelaskan key selling points
 Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV
 Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek
 Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan
ringkasannya pada bagian pendahuluan
 Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek
sebelumnya
 Buatlah ringkasan proyek yang menarik
 Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran
 Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll)
 Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat
anggarannya (buat check-list)
 Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian
anggaran
 Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan
informasi proyek menjadi bermanfaat disini
 Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau
per aktifitas)
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Tip Tambahan: Menulis dan
mengedit efektif
 Proposal adalah penawaran bisnis
bukan laporan: kembangkan template
proposal
 Buatlah proposal mudah dibaca:
presentasi menarik, grafik yang kreatif,
dan konsisten
 Buatlah proposal yang mudah
dipahami: hindari jargon, jelas, tajam
 Bahasa yang baku dan benar
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Apa yang seharusnya kita tawarkan ?
 Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri
 Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan
 Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan
 Energi dan inovasi
 Kejelasan tujuan, sinergi bisnis
 Pengurangan resiko dan potensi kerugian
 Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja
client
Business Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Penyusunan Proposal Proyek
Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi ?
 Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan
cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client?
 Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya?
 Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan
jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client?
 Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang
terbaik dalam melaksanakan pekerjaan ??
 Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal
dengan resiko minimal ?