perpustakaan - Repository - Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA
TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
Oleh:
Gevi Andriana Pujiningtyas
1313011
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2016
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
ii
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT atas
berkah dan rahmat-Nya-lah peneliti dapat menyelesaikan laporan Karya Tulis
Ilmiah ini.
Peneliti mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah
mendukung dan membantu peneliti, yaitu :
TA
N
R
A KA
1.
dr. KuswantoHardjo, M.Kes. selaku KetuaSekolah Tinggi Ilmu
A GYA
K
A I YO
Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
T YAN
S
U A.
2.
Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM.,MPH selaku Ketua Prodi
Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi
3.
P
P RAL
R
E DE
S
5.
N
sebagai penguji Karya Tulis Ilmiah;
E
SJ
E
K
I
T
4.
Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta sekaligus
Dwi Margawati, A.Md.,SKM selaku pembimbing akademik Karya
Tulis Ilmiah;
Agung Dwi Saputra, A.Md, SKM selaku Kepala Rekam Medis
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta;
6.
Seluruh Staf dan pegawai Rumah Sakit Bethesda sebagai
pembimbing lahan yang telah membimbing peneliti selama
melakukan Penelitian Karya Tulis Ilmiah dan menyusun laporan
Karya Tulis Ilmiah;
7.
Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi doa dan
semangat kepada peneliti;
iv
Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
8.
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, yang telah mendukung
dan membantu dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah.
Peneliti menyadari masih banyak kekurangan dalam laporan ini. Oleh sebab
itu, peneliti mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat
membangun untuk penyempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.
TA
N
R
A KA
Yogyakarta, Agustus 2016
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
v
DAFTAR ISI
Halaman Pengesahan ............................................. Error! Bookmark not defined.
Halaman Pernyataan............................................... Error! Bookmark not defined.
Kata Pengantar ....................................................................................................... iii
Daftar Isi................................................................................................................. vi
Daftar Tabel ......................................................................................................... viii
Daftar Gambar........................................................................................................ ix
Daftar Lampiran ...................................................................................................... x
TA
N
R
A KA
Daftar Singkatan..................................................................................................... xi
Intisari ................................................................................................................... xii
A GYA
K
A I YO
Abstrack ............................................................................................................... xiii
T YAN
S
U A.
BAB I Pendahuluan ................................................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
P RAL
R
E DE
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 4
C. Tujuan .......................................................................................................... 4
P
EN
J
E. Keaslian
S Penelitian ....................................................................................... 5
E
IK
BAB
STII Tinjauan Pustaka ........................................................................................ 9
D. Manfaat ........................................................................................................ 4
A. Tinjauan Teori .............................................................................................. 9
1.
Pengertian Rekam Medis .......................................................................... 9
2.
Kegunaan Rekam Medis .......................................................................... 9
3.
Tujuan Rekam Medis ............................................................................. 13
4.
Rekam Medis Rawat Inap ...................................................................... 14
5.
Retensi Rekam Medis ............................................................................. 16
6.
Penyusutan Rekam Medis ...................................................................... 19
7.
Pemusnahan Rekam Medis .................................................................... 19
8.
Scan Rekam Medis ................................................................................. 20
9.
Rekam Medis Elektronik ........................................................................ 21
10.
Unsur-unsur Manajemen..................................................................... 23
B. Landasan Teori ........................................................................................... 25
vi
C. Kerangka Teori........................................................................................... 26
D. Daftar Pertanyaan ....................................................................................... 26
BAB III Metode Penelitian ................................................................................... 27
A. Desain Penelitian ........................................................................................ 27
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 28
C. Data dan Sumber Data ............................................................................... 28
D. Definisi Operasional................................................................................... 29
E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 30
F.
Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 32
TA
N
R
A KA
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 32
A GYA
K
A I YO
H. Urutan Analisis .......................................................................................... 35
I.
Etika Penelitian .......................................................................................... 35
T YAN
S
U A.
BAB IV Hasil dan Pembahasan ............................................................................ 37
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................................. 37
1.
2.
3.
P RAL
R
E DE
Sejarah Rumah Sakit Bethesda ............................................................... 37
P
Performance Rumah Sakit ...................................................................... 38
N
E
SJ
Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda ........................................... 40
Sruktur
E Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda......... 41
K
I
SB.T Hasil ........................................................................................................... 42
4.
1.
Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 42
2.
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 50
3.
Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 55
C. Pembahasan ................................................................................................ 59
1.
Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 59
2.
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 63
3.
Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 67
BAB V Kesimpulan dan Saran.............................................................................. 74
A. Kesimpulan ................................................................................................ 74
B. Saran ........................................................................................................... 74
Daftar Pustaka ...................................................................................................... xiv
vii
Daftar Tabel
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis...............................................17
Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda.................37
Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Bethesda................38
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
viii
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Kerangka Teori Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis...................26
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda.......................................39
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda................40
Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis...................................................47
Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis.................................................48
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
ix
Daftar Lampiran
Lampiran 1. Inform Consent Subjek Penelitian
Lampiran 2. Chek List Panduan Observasi
Lampiran 3. Pedoman Wawancara
Lampiran 4. Hasil Wawancara
Lampiran 5. Gambar Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Lampiran 6. Gambar Ruang Scan Rekam Medis
T YAN
S
U A.
Lampiran 7. Gambar Mesin Scan Rekam Medis
P RAL
R
E DE
Lampiran 8. Surat Izin Studi Pendahuluan
P
N
Lampiran 9. Surat Izin Penelitian
E
SJ
E
K
I
T
Lampiran 10. Daftar Hadir Mengikuti Ujian Karya Tulis Ilmiah
S
Lampiran 11. Daftar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah
x
Daftar Singkatan
CT: Computerized Tomography
CTG: Cardio Topography
ECG: Electrocardiogram
EDI: Electronic Data Interchange
EEG: Electro Encephalography
EKG: Electro Kardiography
TA
N
R
A KA
EMR:Electronic Medical Record
A GYA
K
A I YO
ID: Identitas Diri
T YAN
S
U A.
IT: Information and Technologi
Kasi: Kepala Seksi
P RAL
R
E DE
KSP: Kepala Staf Pelaksana
P
EN
J
S
RM: Rekam
Medis
E
IK
RMIK:
ST Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
MRI: Magnetic Resonance Imaging
SDM: Sumber Daya Manusia
SK: Surat Keputusan
SP: Staf Pelaksana
SPO: Standar Prosedur Operasional
TDF: Terminal Dygit Filing
USG: Ultrasonography
VIP: Very Important Person
VVIP: Very Very Important Person
YAKKUM: Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum
xi
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis
Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Tahun 2016
Oleh
Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati²
Intisari
Latar Belakang. Pada bulan Maret tahun 2016 Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan
mesin scan. Pelaksanaan scan rekam medis belum sepenuhnya dilaksanakan, hal
ini membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang
penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam
medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis yang
bernilai guna tersebut rusak.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
Tujuan Penelitian. Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
P RAL
R
E DE
Metode Penelitian. Metode yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek
penelitian terdiri dari petugas filing dan kepala instalasi rekam medis. Objek
penelitian adalah SPO terkait retensi dan penyusutan rekam medis serta buku
panduan aplikasi e-rekam medis. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini
adalah observasi, wawancara dan studi dokumen.
P
N
E
SJ
E
K
I
T Pelaksanaan penyusutan rekam medis belum dilakukan secara rutin.
Hasil.
S
Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal karena hasil
scan rekam medis belum terhubung ke sistem rumah sakit. Hambatan dalam
Pelaksanaan scan rekam medis yaitu kurangnya sumber daya manusia (SDM),
belum dikeluarkannya standar prosedur operasional (SPO) scan rekam medis,
belum terdapat jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan rekam medis.
Dengan penggunaan scan rekam medis, rumah sakit mempunyai backup data
terhadap berkas yang sudah mengalami penyusutan, tidak ada rasa khawatir akan
kehilangan data medis apabila sewaktu-waktu diperlukan, penyimpanan data
medis pasien menjadi lebih aman.
Kata Kunci: penyusutan rekam medis, scan rekam medis.
¹Mahasiswa Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
²Pembimbing Akademik Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
xii
Implementation of Medical Records Depreciation
in Bethesda Yogyakarta Hospital 2016
Author
Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati²
Abstract
Background: In March 2016 Bethesda Hospital in Yogyakarta began to
implement medical records file depreciation using a scan machine.The
implementation of the medical recordsscan has not been fully implemented. This
makes useful files accumulate and onlyinactive medical records files are stored in
thestorage space. The longer useful medicalrecordsfilesare stored, the easier it is
for them to be damaged.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Research Purposes. Know the implementation of medical records depreciationin
BethesdaHospital inYogyakarta.
T YAN
S
U A.
Research Methods. The method used in this research is descriptive research
using a qualitative approach. The subjectsof the research werea filing officer and
the head of the medical recordss department. The objects of this study are SOP
related retention and electronic medical records deprecitation along with a
guidebook for e-medical records application. The methods of data collection were
enacted through observation, interviews, and documentation.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
Result. Implementation of the depreciation of medical records has not been done
routinely. Medical records scans have not been implemented optimallybecause the
medical records scans have not been connected to the hospital system. The
obstacles facing the implementation of medical records scansare the lack of
human resources, standard operating procedures (SOPs) for medical records
scanning, and no special maintenance schedule for the medical records scan
machine. Through the use of medical records scans the hospital can back up data
to for depreciating files, there is no sense to worry about losing medical data at
any time when necessary, and the patient's medical data storage becomes more
secure.
S
Keywords: medical records, depreciation, medical records scanning
¹Diploma III Medical Records and Health Information student at Achmad Yani
College of Health Science Yogyakarta.
²Diploma III Medical Records and Health Information lecturer at Achmad Yani
College of Health Science Yogyakarta.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan UU No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, pada
hakekatnya Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan berkas
rekam medis yang berfungsi sebagai pendokumentasian kesehatan pasien
T YAN
S
U A.
yang harus dijaga oleh bagian rekam medis. Berdasarkan PerMenKes No.
P RAL
R
E DE
269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan
P
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
N
E
J
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
S
E
IK
ST Berdasarkan Ismainar dalam buku Manajemen Unit Kerja tahun 2015,
suatu berkas rekam medis sebagai bukti tertulis atas segala tindakan
pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan pasien selama pasien
berkunjung atau dirawat di rumah sakit. Rekam medis juga melindungi
kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga
kesehatan lainnya. Maka dari itu rekam medis menjadi sumber ingatan yang
harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan
laporan rumah sakit.
1
2
Berkas rekam medis mempunyai masa simpan sehingga berkas rekam
medis harus mengalami penyusutan rekam medis. Menurut Rustiyanto dan
Rahayu (2011), penyusutan rekam medis merupakan suatu proses
pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen
rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana
dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai
nilai guna.
TA
N
R
A KA
Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mempunyai beberapa
A GYA
K
A I YO
tahap, yaitu dimulai dari pemindahan rekam medis aktif ke inaktif, penilaian
T YAN
S
U A.
rekam medis bernilai guna dan tidak ada nilai guna, rekam medis yang tidak
P RAL
R
E DE
bernilai guna serta rekam medis rusak / tidak terbaca dimusnahkan.
P
Sedangkan untuk rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu
N
E
SJ
disimpan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Seiring perkembangan zaman,
S
E
K
I
T
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mengikuti kemajuan teknologi
elektronik dengan dilaksanakannya transaksi elektronik dengan sistem
elektronik sehingga menghasilkan dokumen elektronik.
Berdasarkan UU No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik, teknologi elektronik adalah suatu teknik untuk mengumpulkan,
menyiapkan,
menyimpan,
memproses,
mengumumkan,
menganalisis,
dan/atau menyebarkan informasi. sedangkan transaksi elektronik adalah
perbuatan hukum yang dilakukan dengan komputer, jaringan komputer,
dan/atau media elektronik lainnya. Dokumen elektronik adalah setiap
informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
3
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui
komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, peta, gambar, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
kode akses, simbol atau perforasi, yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah sakit yang sudah
TA
N
R
A KA
terakreditasi paripurna. Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 6-11
A GYA
K
A I YO
Juni 2016 penyusutan di rumah sakit Bethesda belum sepenuhnya
T YAN
S
U A.
dilaksanakan, sehingga terdapat berkas inaktif yang menumpuk di ruang
P RAL
R
E DE
penyimpanan berkas inaktif. Pada bulan Maret tahun 2016 rumah sakit
P
Bethesda mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan
N
E
SJ
scanner. Pelaksanaan scan belum sepenuhnya dilaksanakan, hal ini membuat
S
E
K
I
T
berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang
penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam
medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis
yang bernilai guna tersebut rusak.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka peneliti tertarik untuk membuat
penelitian dengan judul “Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah
Sakit Bethesda Tahun 2016”.
4
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah
yang ingin penulis kemukakan adalah “Bagaimana pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di rumah sakit Bethesda?”
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di
rumah sakit Bethesda Yogyakarta.
2. Tujuan Khusus
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
a. Mengetahui prosedur pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif.
RP RAL
b. Mengetahui
pelaksanaan
penyusutan
rekam
medis
inaktif
PEJENDE
menggunakan scanner.
c. Mengidentifikasi masalah penggunaan scan rekam medis.
S
E
IK
ST
D. Manfaat
1. Bagi Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Sebagai bahan evaluasi untuk rumah sakit dalam pelaksanaan
penyusutan dan pemusnahan rekam medis.
2. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan sehingga
peneliti memperoleh perbedaan apa yang dipelajari di kampus
dengan apa yang dipelajari di lapangan kerja mengenai dunia kerja
rekam medis dan informasi kesehatan.
5
b. Meningkatkan kemampuan dalam bersosialisasi dengan lingkungan
kerja.
3. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai sarana untuk memperoleh informasi dan menambah
referensi mengenai keadaan umum usaha di bidang rekam medis dan
informasi kesehatan.
4. Bagi Peneliti lain
TA
N
R
A KA
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk
A GYA
K
A I YO
pengembangan penelitian lain yang relevan.
E. Keaslian Penelitian
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
1. Kartono (2010) dengan judul “Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif
di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”
P
EN
J
SLatar belakang: Berkas rekam medis inaktif pada rak penyimpanan
S
E
K
I
T
tidak selamanya akan disimpan, karena jumlah rekam medis di rumah
sakit terus bertambah. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu
upaya yang dilakukan pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi
penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Rumah sakit
Panti Rini mempunyai dua ruang penyimpanan rekam medis aktif. Karena
ruang tersebut sudah penuh ada sebagian rekam medis inaktif yang
disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai dekat rak
penyimpanan. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut
rumah sakit melakukan pemusnahan. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui persiapan pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif
6
di rumah sakit Panti Rini Kalasan dari segi SDM dan Fasilitasnya dan
mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas rekam medis rawat
inap inaktif yang akan dimusnahkan.
Perbedaan penelitian adalah terdapat pada tujuan penelitian. Pada
penelitian Kartono (2010), tujuannya adalah untuk mengetahui persiapan
pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif dari segi SDM dan
Fasilitasnya serta mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas
TA
N
R
A KA
rekam medis rawat inap inaktif yang akan dimusnahkan. Sedangkan tujuan
A GYA
K
A I YO
dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui pelaksanaan
T YAN
S
U A.
penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di rumah sakit
P RAL
R
E DE
Bethesda Yogyakarta.
P
Persamaan dari penelitian ini adalah terletak pada jenis penelitian
S
EN
J
yang S
digunakan
E
TIK
yaitu penelitian deskriptif kualitatif dan metode
pengambilan data yaitu wawancara dan observasi.
2. Dewi Rahayu (2012) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan
Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk”
Latar Belakang: Pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif
mempunyai beberapa tahap, yaitu dimulai dari pemilahan dan
pemindahan, penilaian, menscan, dan pemusnahan. Peneliti melakukan
observasi dengan tujuan mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan
rekam medis inaktif, mengidentifikasi pelaksanaan penilaian rekam medis
inaktif, mengamati pengalih media rekam medis inaktif dengan
7
menggunakan scanner, mengidentifikasi pelaksanaan pemusnahan rekam
medis inaktif. Dalam melakukan pemindahan rekam medis inaktif, belum
tersedianya ruangan khusus untuk rekam medis inaktif.
Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan penelitian. Pada
penelitian Dewi Rahayu (2012), tujuan penelitian adalah untuk
mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif dan
penilaian rekam medis inaktif. Pada penelitian Dewi Rahayu (2012) belum
TA
N
R
A KA
terdapat ruangan khusus untuk penyimpanan rekam medis inaktif.
A GYA
K
A I YO
Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui
T YAN
S
U A.
pelaksanaan penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di
P RAL
R
E DE
rumah sakit Bethesda Yogyakarta.
P
Persamaan penelitian ini adalah terdapat pada metode pengambilan
EN
J
yaitu wawancara
S
IKE
data
dan observasi. Penelitian ini juga mengamati
ST pelaksanaan penyusutan menggunakan scanner
sebagai pengalih media
rekam medis.
3. Siti Soleha (2014) dengan judul “Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi
Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta”
Latar belakang: Penelitian ini membahas mengenai kegiatan
penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Haji Jakarta. Tujuan
penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses
penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit
Haji Jakarta. Metode penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif
8
berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini
menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai jadwal
retensi arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak
Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.
Perbedaan penelitian adalah pada penelitian Siti Soleha (2014)
membahas tentang kegiatan penyusutan arsip rekam medis, sedangakan
penelitian ini, peneliti ingin mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam
TA
N
R
A KA
medis dengan menggunakan scanner di Rumah Sakit Bethesda
A GYA
K
A I YO
Yogyakarta.
T YAN
S
U A.
Persamaan penelitian adalah terdapat pada metode penelitian yaitu
P RAL
R
E DE
metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini
membahas tentang penyusutan berkas rekam medis.
P
N
E
SJ
S
E
K
I
T
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Rumah Sakit Bethesda
Rumah sakit Bethesda diresmikan pada tanggal 20 Mei 1899 oleh
Dr. J. Gerrit Scheurer dengan nama PETRONELLA ZIENKENHUIS.
Pada tanggal 28 Juni 1950 diganti dengan nama Rumah Sakit Bethesda
TA
N
R
A KA
(kolam penyembuhan).
A GYA
K
A I YO
Rumah Sakit Bethesda tergabung dalam suatu yayasan yang
T YAN
S
U A.
menaungi rumah sakit-rumah sakit Kristen, yang bernamaYAKKUM
P RAL
R
E DE
(Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum). Yayasan ini resmi berdiri
P
pada tanggal 1 Februari 1950. Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah
N
E
SJ
sakit
swasta
terbesar
S
E
K
I
pendidikan.Rumah
T
di
Yogyakarta
dengan
tipe
B
non
sakit dengan fasilitas layanan kesehatan yang
lengkap. Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah terakreditasi KARS
versi 2012 dan lulus paripurna.. Rumah Sakit Bethesda memiliki
kapasitas tempat tidur sebanyak 445 tempat tidur.
37
38
2. Performance Rumah Sakit
a. Rawat Inap
Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda
Tahun
2011
2012
2013
2014
2015
BOR (%)
67,65
70,62
75,94
64,75
62,03
LOS (Hari)
5,0
5,1
5,0
TOI (Hari)
2,66
2,36
BTO (Kali)
44,35
Jumlah pasien
TA
N
R
A KA
4,7
4,3
2,79
2,98
A GYA
K
A I YO
1,74
ST YAN
45,64
50,51
46,13
46,54
PU
20.262
.
A
L
22.425
20.526
20.709
108.639
114.763
123.063
105.168
100.755
GDR (%)
51,15
53,99
51,10
54,56
57,66
NDR (%)
26,70
26,11
29,74
34,79
34,19
19.513
R DERA
E
P EN
dirawat (orang)
J
S
E
Hari Perawatan
IK(hari)
ST
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
39
b. Rawat Jalan
Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat JalanRumah Sakit Bethesda
Tahun
2011
2012
2013
2014
2015
Kunjungan Poliklinik
223.347
144.129 176.519 191.586 215.529
35.101
33.439
(Orang)
Kunjungan IGD
35.407
34.388
35.270
TA
N
R
A KA
(Orang)
A GYA
K
A I YO
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
S
E
K
I
T
ST
PENGURUS YAKKUM
BIDANG
REKAM MEDIK &
INFORMASI
KESEHATAN
SEKSI
ETIKA MUTU &
PROFESIONALIS
ME
KEPERAWATAN
BAGIAN
PEMELIHARAAN
SARANA &
PRASARANA
SEKSI
PELAYANAN
PASIEN
SEKSI ASUHAN
KEPERAWATAN
BAGIAN
SEKRETARIAT
SEKSI
PENGOLAHAN
REKAM MEDIK &
STATISTIK
INSTALASI GAWAT DARURAT
INSTALASI BEDAH SENTRAL
INSTALASI RAWAT JALAN
INSTALASI RAWAT INAP
BAGIAN
SUMBER DAYA
MANUSIA
BIDANG
PENGELOLAAN
LINEN TERPADU
BAGIAN
RUMAH TANGGA
BAGIAN
INFORMASI DAN
TEKNOLOGI
INSTALASI
KESEHATAN
LINGKUNGAN
WAKIL DIREKTUR
KEUNGAN
BAGIAN
AKUNTANSI
BAGIAN
KEUANGAN
BAGIAN
HUBUNGAN
MASYARAKAT&
MARKETING
SUB BAGIAN
PERENCANAN
&PENGENDALIAN
KEUANGAN
SUB BAGIAN
ADMINISTRASI
KEUANGAN PASIEN
NGINAP
SEKSI
LOGISTIK
KEPERAWATAN
INSTALASI RAWAT INTENSIF
WAKIL DIREKTUR
PERSONALIA & UMUM
INSTALASI FARMASI
INSTALASI GIZI
INSTALASI LABORATORIUM
INSTALASI RADIOLOGI
INSTALASI REHABILITASI MEDIK
KOMITE MEDIK
SATUAN
PENGAWAS
INTERN
UNIT USAHA
PENINGKATAN
KESEHATAN
MASYARAKAT
PUSAT STUDI
MANAJEMEN
RUMAH SAKIT
TIM MUTU
RUMAH SAKIT
40
INSTALASI PUSAT STERILISASI
PERLENGKAPAN MEDIK
PASTORAL
SUB BAGIAN
PIUTANG
3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda
BIDANG
PERAWATAN
WAKIL DIREKTUR
PENUNJANG MEDIK
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda
SJ
A
AN ART
KA GYAK
TA I YO
US . YAN
RP AL A
PE ENDER
IKE
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
WAKIL DIREKTUR
PELAYANAN MEDIK
DIREKTUR
RUMAH SAKIT BETHESDA
41
4. Sruktur Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda
STRUKTUR ORGANISASI BIDANG REKAM MEDIS
RS BETHESDA YOGYAKARTA
TAHUN 2016
WAKIL DIREKTUR
PELAYANAN MEDIS
Dr. Dijah P. Sekarmeranti, M.Kes, Sp.An
Pjs. KEPALA BIDANG RM
Agung Dwi Saputro, AMd
TA
N
R
A KA
KASI PENGOLAHAN RM DAN
STATISTIK
Rahmawati Kwawi L, AMdPerKes
KASA PENERIMAAN PASIEN DAN
FILLING
Darsono, AMdPerKes, S.ST
KSP Penerimaan Pasien
Yulia Maria Yuliestina
A GYA
K
A I YO
KSP PENGOLAHAN RM
Nugrohowati S.
T YAN
S
U A.
RP RAL
Staf Pelaksana Admisi
- Avin Puspajati
- Brigita Yuli
- Suji Lestari
- Ratnaning Tri Utami
- Yayuk OK, AMdPerKes
- Kristina S, AMdPerKes
- Koko
- Christian Budi
- Rina
PEJENDE
S
E
IK
ST
Staf Pelaksana TPP Rajal
- Puji Lestari
- Eliya Christanti
- Eliya Heni S
- Christina Suci W
Staf Pelaksana Assembling
Amin Satmoko
KSP SKM dan Pelaporan
Zakarias K, Amd, S.Sos
Staf Pelaksana SKM
- Eliana Hartanti
- Jesica
Staf Pelaksana Koding
- Ranny A, AmdPerKes
- Vidyawati, SKM
SP Kelengkapan RM
Giman Iswanto
SP. Sensus Harian RI
Philipus Edy P
SP. P. Klaim Jamkesmas
Bunga
Staf Pel. Sensus Harian RJ
Daniel Suharta
KSP Filling
Yuliari Enda P
Staf Pelaksana Filling
- Emannuel Limanto
- Sumariyah
- Sri Rahayuningsih
- Margaretha Dyah S
- Slamet Riyadi
SP. Distribusi Form RM
Cecilia Suhartati
Distribusi RM
- Jumini
- Sumardi
- Theresia Tining
- Suprihatin
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
42
B. Hasil
1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta mempunyai 4 ruang
penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan I dan II untuk
menyimpan rekam medis aktif, ruang penyimpanan III dan IV untuk
menyimpan rekam medis inaktif. Sistem penyimpanan berkas rekam
medis yang digunakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah
menggunakan
sistem
Terminal
Digit
TA
N
R
A KA
Filling
(TDF),
tetapi
A GYA
K
A I YO
penggunaannya berbeda karena bukan menggunakan dua nomor digit,
T YAN
S
U A.
tetapi satu nomor digit yang digunakan sebagai kunci pengambilan
P RAL
R
E DE
berkas rekam medis di rak penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam
medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah sentralisasi, yaitu
P
N
E
SJ
penyimpanan berkas rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu
S
E
lokasi
K
I
T
dan dalam satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga
digunakan sistem warna penomoran berkas rekam medis agar mudah
mengidentifikasi apabila ada berkas rekam medis yang berada tidak pada
rak penyimpanan yang semestinya.
Rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta setiap hari
selalu bertambah. Tempat penyimpanan rekam medis terbatas, sehingga
dengan bertambahnya rekam medis setiap hari membuat tempat
penyimpanan rekam medis menjadi tidak rapi sehingga pelayanan rekam
medis menjadi terhambat. Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta telah dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003,
43
2002, 2001, 2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai
dengan kebijakan rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali.
Tetapi pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
dilakukan dalam waktu 11 tahun sekali, yaitu dilakukan pada tahun 2004
dan tahun 1993.
Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun 2004,
perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di tahun 2016.
Hal tersebut diperkuat dengan wawancara yang dilakukan oleh peneliti
kepada responden 1, yaitu:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
Kalau yang sudah kita lakukan itu untuk berkas 2004 kebawah, 2003,
2002, 2001, 2000, sama 90an akhir itu mbak, heem. Kalau terakhir ya
2004 itu. Kalau yang saya ketahui baru satu kalau untuk tahun
periode yang sebelumnya saya saya tidak tahu.
P RAL
R
E DE
Agustus,2016
P
Responden 1
N
E
SJ
S
E
K
I
T
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
Itu selama saya disini sudah, tahun 1993 sudah pernah dan 2003
pernah ya pemusnahannya
Agustus,2016
Responden 2
Berdasarkan pengamatan dan studi dokumen pada Standar
Prosedur Operasional Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah
44
Sakit Bethesda Yogyakarta, prosedur penyusutan dimulai dengan retensi,
yaitu petugas akan memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas
rekam medis aktif yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal
kunjungan terakhir. Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal
selama 2 tahun baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan
penyusutan/pemusnahan.
Setelah pelaksanaan retensi, petugas melakukan pemilahan-
TA
N
R
A KA
pemilahan lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi.
A GYA
K
A I YO
Berkas yang dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian,
T YAN
S
U A.
pendidikan, administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah)
P RAL
R
E DE
sesuai dengan kasus khusus atau kasus umum. Kasus khusus yaitu berkas
P
yang berhubungan dengan kasus hukum, misal kasus kriminal,
N
E
SJ
pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran kandungan.
E
K
I
Kasus
tertentu yang bernilai tinggi keilmuan kedokteran, misal kasus
T
S
HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ
kelamin; operasi plastik; kasus pelayanan sterilisasi; SARS; flu burung;
dan sebagainya.
Pemilahan berkas yang harus dipertahankan untuk kasus khusus
semua berkas akan disimpan selamanya. Sedangkan untuk kasus umum,
lembar yang harus dilestarikan adalah lembar ringkasan masuk keluar,
resume,
laporan
operasi,
persetujuan
atau
penolakan
tindakan
kedokteran, surat pernyataan pulang paksa, identitas bayi baru lahir, hasil
pemeriksaan laboratorium/ radiologi, sisanya dimusnahkan. Setelah
45
dilakukan pemilahan, petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah
kedalam formulir pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang
RMIK selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal
Digyt Filing.
Prosedur pelaksanaan pemusnahan rekam medis yaitu Kepala
Bidang RMIK mengusulkan kepada direktur untuk pembentukan tim
pemusnahan rekam medis dalam bentuk SK (Surat Keputusan), yang
TA
N
R
A KA
terdiri dari unsur bidang RMIK, Sekretariat, dan bagian lain yang terkait.
A GYA
K
A I YO
Tim pemusnah akan menentukan jadwal pemusnahan, membuat daftar
T YAN
S
U A.
pertelaan dalam bentuk tabulasi data yang berisi (No, No RM, tahun,
P RAL
R
E DE
tanggal terakhir berkunjung, diagnosa akhir). Pemusnahan rekam medis
P
dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak ketiga dan
N
E
SJ
disaksikan tim pemusnahan. Untuk rekam medis yang sudah rusak atau
E
K
I
tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan cara terlebih dahulu
T
S
membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur. Petugas akan
membuat berita acara pemusnahan berkas RM . Berita acara yang asli
akan disimpan oleh rumah sakit, lembar kedua akan dikirm kepada
yayasan.
Sebelum dilaksanakan penyusutan harus ada perencanaan dengan
membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif
rawat inap yang sudah disimpan selama 2 tahun dipilah supaya diketahui
mana yang harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan. Untuk
lembar inaktif rawat jalan akan dimusnahkan.Pelaksanaan penyusutan
46
dari tahun 2004 hingga sekarang belum pernah dilaksanakan kembali
karena adanya kendala keterbatasan tenaga. Hal tersebut diperkuat
dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden
1,yaitu:
Prosedur? Kalau prosedurnya kalau sebenarnya kita harusnya
penyusutan kan e setelah dari pemilihan berkas inaktif terus kita
simpan selama 2 tahun itu nanti harusnya dilakukan penyusutan,
karena kita kendala untuk tenaga jadi selama bera berapa tahun ya?
2004 sampai sekarang tidak dilakukan penyusutan karena kendala di
tenaga. Kalau prosedurnya ya setelah dari inaktif itu nanti ya dipilah
jadi mana yang harus di disimpan mana yang bisa dihancurkan.
Kalau yang rawat jalan kan otomatis dihancurkan, yang rawat inap ya
dipilih nanti yang resume, ringkasan masuk keluar seperti yang
discan itu kan udah ada daftarnya, heeh kalau ada tindakan operasi ya
disimpen lembar laporan operasinya, hasil pemeriksaan lab, ya itu
kalau bayi lahir ya e ada cap apa namanya cap kaki bayi kalau kasus
e perkosaan memang itu harus kita simpen semuanya.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
Agustus,2016
N
Responden 1
E
SJ
S
E
K
I
T
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
Ya prosedur detailnya kan harus buat tim dulu penyebab pemusnahan
setelah itu nanti itu ada timnya, ada dari rekam medis ada dari Ipal,
ada dari e pimpinan rumah sakit, udah buat tim nanti buat schedulnya
terus ke pusmarsa. Biasanya tenaga khusus untuk penyusutan setelah
itu baru dijalankan, itu kalau e sudah sampai ke tahap pemusnahan
nanti akan dipenuhi dengan pihak ketiga dibuat berita acara. Jadi
mesti ada perencanaan.
Agustus,2016
Responden 2
47
Prosedur pelaksanaan penyusutan berdasarkan SOP Retensi dan
Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda tergambar dalam
diagram Penyusutan Rekam Medis sebagai berikut:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
S
E
K
I
T
48
Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis
Mulai
Pemilahan BRM oleh
Petugas Penyusutan
IYA
Apakah BRM
Aktif?
iya
Penyimpanan ke rak
penyimpanan aktif
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
tidak
T YAN
S
U A.
RP RAL
Apakah isi RM
inaktif merupakan
kasus khusus?
iya
PEJENDE
ST
S
E
IK
Penyimpanan ke rak
penyimpanan inaktif
tidak
Apakah RM
inaktif masih
bernilai guna?
tidak
iya
Apakah RM
inaktif bernilai
guna rusak?
tidak
iya
Pemusnahan
RM inaktif
Selesai
Sumber: SPO Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit
Bethesda Yogyakarta.
49
Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis
Mulai
Pembentukan tim
pemusnahan rekam medis
Penentuan jadwal pemusnahan
rekam medis
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Pembuatan daftar pertelaan pemusnahan rekam
medis
(No, No. RM, Tahun, Tgl terakhir berkunjung,
Diagnosa akhir )
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
Pemusnahan rekam medis dengan
EN
J
S
cara dibakar atau dicacah
E
K
I
T
S
Pembuatan berita acara
pemusnahan Rekam Medis
Selesai
Sumber: SPO Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta.
50
2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner
Rekam medis yang sudah mengalami penyusutan di Rumah Sakit
Bethesda Yogyakarta disimpan menggunakan mesinscan yang digunakan
untuk mengscan berkas rekam medis inaktif yang sudah disusutkan pada
tahun 1993 dan tahun 2004. Pelaksanaan scan belum terdapat petugas
khusus yang bertanggung jawab untukscan berkas rekam medis sehingga
berkas rekam medis inaktif yang bernilai guna tinggi masih menumpuk di
ruang penyiimpanan berkas rekam medis inaktif.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumen pada buku
T YAN
S
U A.
panduan aplikasi e-rekam medisyang terdapat di ruang scan, prosedur scan
P RAL
R
E DE
berkas rekam medisyaitu:
P
a. Petugas akan log in user name dan password,
ST
EN
J
b. Petugas
S memilih
E
IK
icon dokumen baru dan mengklik icon external
lookup untuk mencari data dari berkas rekam medis yang akan di
scan. Apabila dalam pencarian tidak ditemukan data pasien yang
dicari, maka petugas akan membuat dokumen baru dengan mengisi
data pasien sesuai dengan kolom yang ada,
51
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
c. Petugas akan menyimpan dokumen lalu klik arsip baru dan masukkan
P RAL
R
E DE
nama file pada kolom nama file (diisi dengan nomer register pasien)
P
setelah itu klik tombol scan dan tunggu proses scan berjalan,
N
E
SJ
S
E
K
I
T
52
d. Sesudah proses scan berjalan lalu petugas mengklik tombol simpan
setelah itu isi tanggal kunjungan pasien, kode diagnosis pasien dan
jenis kunjungan pasien setelah itu simpan data kembali.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih dahulu
N
E
J
melakukan
S penyusutan dengan melakukan pemilahan lembar rekam medis.
E
TIK
Sehingga tidak semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses
S
scan. Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap
inaktif yang akan dipilah yaitu:
Kasus Umum:
a. Ringkasan masuk dan keluar;
b. Resume medis;
c. Identifikasi bayi baru lahir;
d. Laporan operasi;
e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;
53
f. Surat pernyataan pulang paksa;
g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,
MRI);
h. Persetujuan rawat inap;
i. Pengantar jenazah;
j. Surat kematian;
k. Visum.
Kasus Khusus:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb
T YAN
S
U A.
b. Pasien orang asing
P RAL
R
E DE
c. Operasi plastik
d. Penyakit jiwa
P
N
E
SJ
e. Sterilisasi
S
E
K
I
T
Sistem pelaksanaan scan rekam medis belum terintegrasi dengan
sistem rumah sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat
inap inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat
inap aktif yang setelah selesai dirawat inap. Pelaksanaan scan untuk rawat
jalan belum dilaksanakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
dikarenakan keterbatasan tenaga dalam melakukan scan rekam medis. Hal
tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti
kepada responden 1, yaitu:
54
Kalau yang sudah dilakasanakan disini itu semuanya. Jadi yang
inaktif sama yang aktif. Jadi kalau yang inaktif kita ambil dari
gudang belakang yang tipis-tipis itu, itu kan sudah dipilah-pilah jadi
sudah disusut tinggal discan aja, tapi kalau yang aktif itu yang habis
rawat inap setelah proses indeks selesai itu nanti kita scan untuk yang
rawat inap sementara untuk yang rawat inap dulu yang rawat jalan
belum.
Agustus,2016
Responden 1
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Masih aktif juga kita scan, itu kan e pasien yang paska rawat inap
setelah dicoding e di assembling, coding, index sebelum disimpan
kan discan dulu. Jadi didapat dari dua sisi. Dari yang sudah lama
sama yang sekarang masih aktif.
T YAN
S
U A.
RP RAL
Agustus,2016
Responden 2
PEJENDE
SBerkas
E
IK
rekam medis yang sudah discan akan tetap disimpan
ST semampu rumah sakit. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara
yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
Tetap disimpan, selamanya, kalau untuk yang udah disusut itu tetap
disimpan kalau yang tidak terpakai memang harus disendirikan terus
dihancurkan bisa.
Agustus,2016
Responden 1
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
55
Tetap kita simpan, kalau yang kita scan lembar-lembar penting yang
kita scan tetap masih kita simpan sampai e semampunya. Jadi
memang peraturan Permenkes 269 2008 itu 5 tahun terus bisa
dimusnahkan tapi e kalau kita ya itu minimal lah ya minimal 5 tahun,
tapi kalau kita bisa menyimpan lebih lama itu lebih baik, jadi
meskipun lembar-lembar lain kita musnahkan, tapi itu yang sudah
kita scan sebagai rekap data, tetap kita simpan semampu kita. Yang
sudah discan itu bisa saja dimusnahkan tapi selama masih bisa
disimpan kita simpan, karena sebetulnya kan kita musnahkan juga
gak papa, kita kan sudah punya scannya tapi kita masih simpan.
Agustus,2016
Responden 2
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis
a. Manusia (Sumber Daya Manusia)
P RAL
R
E DE
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, bahwa tidak
P
EN
J
S pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang
petugas
E
IK
terdapat petugas khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai
ST
khusus untuk melaksanakanscan rekam medis. Hal tersebut diperkuat
dengan hasil wawancara yang dilaksanakan oleh peneliti kepada
responden 1, yaitu:
Belum ada, itu cuman kontrak. Heem belum ada besok mungkjin kita
rencanakan, karena kan selanjutnya e semua berkas rekam medis itu
kan e kita nganu kita scan jadi data-datanya semaksimal mungkin
nanti kita backup dengan scan untuk rencana kedepan, tapi untuk saat
ini masih jalan e yang inaktif sama yang habis mondok sementara itu.
Yang kontrak Cuma satu.
Agustus,2016
Responden 1
56
b. Metode
Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi di
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO retensi dan
penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat SPO
Scan
Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja dibuat jadi
belum diperlihatkan. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara
yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
TA
N
R
A KA
SOPnya sudah ada. SOPnya kan baru, kita baru ketik belum di belum
di share kan. Karna ya itu tadi, kita masih baru, itu baru berapa bulan
yang make scan itu, baru berapa bulan ya, 3-4 bulan lah itu. Baru kok
itu, jadi kita masih proses, istilahnya proses untuk mencari backupan
data.
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
Agustus,2016
P
Responden 1
N
E
SJ
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara
Eyang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
K
I
T
S
Sudah.
Agustus,2016
Responden 2
c. Mesin
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, alat-alat
yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam medis sudah cukup
untuk untuk mendukung proses pelaksanaan scan rekam medis.
Terdapatprint scan
yang dapat melakukan scanning pada lembar
57
rekam medis dalam jumlah banyak dalam satu kali scan.Mesin scan
mengalami error apabila digunakan untuk scan lembar rekam medis
yang telah lama sehingga harus mengulang proses scan dari
awal.Jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat,
tetapi sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT. Hal tersebut
diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti
kepada responden 1, yaitu:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
Kalau selama ini belum si, harusnya ada tapi selama ini kalau gak ada
keluhan gak ada yang itu. Kalau ada keluhan baru kita lapor.
Agustus,2016
T YAN
S
U A.
Responden 1
P RAL
R
E DE
P
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
N
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
E
SJ
S
E
K
Mesin
I
T
scan itu e pemeliharaan ada sesuai dengan jadwal
pemeliharaan dari IT, satu bulan sekali. Ya errornya kan masih dalam
batas terorir itu wajar, alat error tapi error kan langsung bisa
diperbaiki tidak sampai berhari-hari atau error penggunaan, biasanya
kertas yang kita scan kan banyak kertas berdebu, tapi kalu apa
kertasnya kertas yang masih baru ya tidak. Tapi ya itu masih
istilahnya errornya masih dalam batas toleransi, artinya ya masih
dalam batas wajar, alat bisa saja error-error.
Agustus,2016
Responden 2
d. Uang
Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan
untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan
rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan dan
58
dua komputer. Hal tersebut dikuatkan dengan hasil wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
Iya...
Agustus,2016
Responden 2
e. Material
TA
N
R
A KA
Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari
A GYA
K
A I YO
yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat
T YAN
S
U A.
terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak
P RAL
R
E DE
penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record(EMR) yaitu
P
N
E
SJ
dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki
S
Ekemampuan
K
I
T
untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data
medis pasien.Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat
sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual, apabila rumah
sakit mengimplementasikan EMR maka rumah sakit tidak perlu
tempat khusus untuk menyimpan rekam medis dalam bentuk kertas.
Penyusutan rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak
keuntungan,
yaitu:
tidak
memerlukan
tempat
khusus
untuk
penyimpanan rekam medis; mudah dalam retrieval jika dibutuhkan
bentuk form asli; pelaksanaan scan rekam medis juga mudah
dioperasikan.
59
C. Pembahasan
1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan oleh
peneliti, prosedur penyusutan sebelum dilaksanakan penyusutan harus
ada perencanaan dengan membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan
dilakukan pada berkas inaktif rawat inap yang sudah disimpan selama
2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang harus disimpan dan mana
TA
N
R
A KA
yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif rawat jalan akan
dihancurkan.
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
Hal tersebut diperkuat dengan hasil pengamatan dan studi
P RAL
R
E DE
dokumentasi pada Standar Prosedur Operasional Retensi dan
P
Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta,
ST
EN
J
prosedur
S penyusutan
E
IK
dimulai dengan retensi, yaitu petugas akan
memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis aktif
yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir.
Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal selama 2 tahun
baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan
penyusutan/pemusnahan. Petugas melakukan pemilahan-pemilahan
lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi. Berkas yang
dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian, pendidikan,
administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah) sesuai
dengan kasus khusus atau kasus umum. Setelah dilakukan pemilahan,
petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah kedalam formulir
60
pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang RMIK
selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal Digyt
Filing.Berkas yang tidak bernilai guna dimusnahkan, pemusnahan
rekam medis dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak
ketiga dan disaksikan tim pemusnahan.
Hal tersebut sesuai dengan buku Rustiyanto dan Rahayu
(2011), alur dari penyusutan berkas rekam medis dimulai dari
TA
N
R
A KA
pemindahan berkas rekam medis aktif ke berkas rekam medis inaktif,
A GYA
K
A I YO
TIM pemusnahan akan melaksanakan penilaian berkas rekam medis,
T YAN
S
U A.
berkas rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu akan
P RAL
R
E DE
disimpan, sedangkan berkas rekam medis yang tidak ada nilai guna
P
dan rekam medis rusak / tidak terbaca akan dimusnahkan.
N
E
SJ
S
E
K
I
T
Lembar rekam medis yang bernilai guna yaitu:
Kasus Umum:
a. Ringkasan masuk dan keluar;
b. Resume medis;
c. Identifikasi bayi baru lahir;
d. Laporan operasi;
e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;
f. Surat pernyataan pulang paksa;
g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,
MRI);
61
h. Persetujuan rawat inap;
i. Pengantar jenazah;
j. Surat kematian;
k. Visum.
Kasus Khusus:
a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb
b. Pasien orang asing
TA
N
R
A KA
c. Operasi plastik
d. Penyakit jiwa
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
e. Sterilisasi
P RAL
R
E DE
P
Hal tersebut sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
N
E
SJ
Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis
E
K
I
T Pengadaan Formulir Rekam Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam
S
Medis Di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas
rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang
telah 2 tahun inaktif.
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis
inaktif:
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian;
62
2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan,
dan iptek;
3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.
c. Lembar rekam medis yang dipilah:
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume
3) Lembar operasi
4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup
5) Lembar persetujuan
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
6) Lembar kematian
P RAL
R
E DE
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam
P
medis inaktif;
N
E
SJ
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau
S
E
K
I
T
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan;
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite
rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat
senior dan petugas lain yang terkait.
Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah
dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003, 2002, 2001,
2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai kebijakan
rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali. Pelaksanaan
penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan dalam
waktu 11 tahun sekali, penyusutan sudah pernah dilakukan pada tahun
63
2004 dan tahun 1993. Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun
2004, perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di
tahun 2016.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) periode waktu yang
harus dilalui sebelum suatu record dapat dihapus atau dihilangkan
berdasarkan pada jenis penyakit pasien dan jenis kunjungan pasien
berbeda-beda, tidak semua penyakit disusutkan dalam waktu 10 tahun.
TA
N
R
A KA
2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner
A GYA
K
A I YO
Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi pada
T YAN
S
U A.
buku panduan aplikasi e-rekam medis yang terdapat di ruang scan,
P RAL
R
E DE
prosedur scan rekam medis merupakan penerapan EMR, dengan scan
P
rekam medis membuat lembar rekam medis dapat disimpan kedalam
N
E
SJ
software. Sesuai dengan pendapat (Amsyah,2005), bahwa sistem
E
K
I
T penyimpanan pencintraan (imaging) adalah suatu proses mengubah
S
atau mentransfer gambar dalam bentuk kertas atau film (radiolog)
ataupun
gambar
medis
(radiology)
ataupun
gambar
medis
(EKG,EEG,CTG,USG, dan lain-lain) kedalam software melalui data
digital seperti scanner/ pencitraan.
Scan rekam medis yang dilaksanakan di Rumah Sakit
Bethesda Yogyakarta membuat penyimpanan data berbasis komputer
menjadi lebih aman. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), salah
satu kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis
komputer tersebut yaitu keamanan data. Keamanan dokumen akan
64
lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang
menggunakan ID pengguna dan password. Demikian juga penggunaan
komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan
blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit
dimasuki akses-akses yang ilegal. Kemudahan dalam melakukan back
up data kedalam disket atau Compact Disc (CD) juga akan membuat
data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer,
TA
N
R
A KA
data masih bisa diselamatkan melalui back up tersebut.
A GYA
K
A I YO
Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih
T YAN
S
U A.
dahulu melakukan pemilahan lembar rekam medis. Sehingga tidak
P RAL
R
E DE
semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses scan.
P
Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap
N
E
SJ
aktif dan inaktif yang akan dipilah yaitu:
S
E
K
I
T
Kasus Umum:
a. Ringkasan masuk dan keluar;
b. Resume medis;
c. Identifikasi bayi baru lahir;
d. Laporan operasi;
e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;
f. Surat pernyataan pulang paksa;
g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,
MRI);
65
h. Persetujuan rawat inap;
i. Pengantar jenazah;
j. Surat kematian;
k. Visum.
Kasus Khusus:
a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb
b. Pasien orang asing
c. Operasi plastik
d. Penyakit jiwa
e. Sterilisasi
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
Sistem scan rekam medis belum terintegrasi sistem rumah
P
sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat inap
N
E
SJ
inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat
E
K
I
T inap aktif yang baru selesai dirawat inap.
S
Pelaksanaan penyusutan menggunakan scan, lembar rekam
medis yang dipilah sudah mengacu padaSurat Edaran Dirjen
Pelayanan Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan
Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, lembar medis yang dipilah pada
tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan
sebagai berikut:
a. Ringkasan masuk dan keluar;
66
b. Resume;
c. Lembar operasi;
d. Lembar identifikasi bayi lahir hidup;
e. Lembar persetujuan; dan
f. Lembar kematian.
Menurut Permenkes No. 269 tahun 2008 pasal 8 ayat (2)
disebutkan bahwa setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis
TA
N
R
A KA
dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
tindakan medis.
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
Lembar-lembar yang dipilah di Rumah Sakit Bethesda
P RAL
R
E DE
Yogyakarta telah mengacu pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis
P
N
E
SJ
Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam
S
EMedis di Rumah Sakit.
K
I
T
Sebelum menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan
rekam medis, dampak yang ada untuk berkas rekam medis, yaitu:
terbatasnya ruang penyimpanan untuk berkas rekam medis,
terbatasnya rak penyimpanan untuk berkas rekam medis, adanya
kekhawatiran akan kehilangan informasi medis yang berdampak pada
aspek hukum.
Setelah menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan
rekam medis mempunyai beberapa manfaat, yaitu: rumah sakit
mempunyai backupdata terhadap berkas yang sudah mengalami
67
penyusutan, tidak memerlukan banyak ruang penyimpanan berkas
rekam medis, tidak menyita banyak rak penyimpanan berkas rekam
medis,tidak ada rasa khawatir akan kehilangan data medis apabila
sewaktu-waktu diperlukan. Dengan scan rekam medis membuat
penyimpanan data medis menjadi lebih aman.
3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis
a. Man (Sumber Daya Manusia)
TA
N
R
A KA
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36
A GYA
K
A I YO
Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), tenaga
T YAN
S
U A.
kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam
RP RAL
bidang
kesehatan
serta
memiliki
pengetahuan
dan/atau
PE ENDE
keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk
ST
IK
jenis
J tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya
S
E
kesehatan.
Menurut Hariandja (2007), sumber daya manusia (SDM)
merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu
perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena
itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi
dalam perubahan yang dikenal dengan sumber daya manusia.
Manajemen
SDM
didefisinikan
dengan
penentuan
dan
pelaksanaan berbagai aktifitas, policy, dan program yang bertujuan
untuk
mendapatkan
tenaga
kerja,
pengembangan,
dan
68
pemeliharaan
dalam
meningkatkan
dukungannya
terhadap
peningkatan efektifitas organisasi dengan cara yang secara etis dan
sosial dapat dipertanggungjawabkan. Aktifitas berarti melakukan
berbagai kegiatan, misalnya perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, pengarahan, dan lain-lain. Menentukan berbagai
policy sebagai arah tindakan seperti lebih mengutamakan sumber
dari dalam untuk mengisis jabatan yang kosong, memberikan
TA
N
R
A KA
kesempatan pada setiap orang untuk mengisi jabatan dan lain-lain.
A GYA
K
A I YO
Tujuan SDM adalah untuk meningkatkan produktifitas pegawai,
T YAN
S
U A.
mengurangi tingkat absensi, mengurangi tingkat perputaran kerja,
P RAL
R
E DE
atau meningkatkan loyalitas para pegawai pada organisasi.
P
Berdasarkan wawancara dengan petugas rekam medis serta
N
E
SJ
S
E
K
I
T
observasi yang dilakukan peneliti, bahwa tidak terdapat petugas
khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai petugas
pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang khusus
untuk melaksanakan scan rekam medis. Sehingga dengan
bertambahnya rekam medis baru setiap hari yang tidak seimbang
dengan pelaksanaan scan rekam medis karena kurangnya petugas
membuat rekam medis inaktif menumpuk.
b. Metode
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36
Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), SPO adalah
suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk
69
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu dengan memberi langkah
yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk
melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat
oleh Fasilitas Pelayanan Kesehatan berdasarkan Standar Profesi.
Menurut Sabarguna dan Listiani (2008), pelayanan yang
dijalankan harus mempunyai aturan tertentu, baik secara lisan atau
secara tulisan, aturan operasional sehari-hari, penting dibuat secara
tertulis kepentingan berikut:
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
1) Kejelasan tindakan, dalam rangka latihan pegawai dan
T YAN
S
U A.
pembinaan pegawai,
P RAL
R
E DE
2) Pegawai jelas hak dan kewajiban minimal yang harus
P
dikerjakan,
N
E
SJ
S
E
K
I
T
3) Akan merupakan salah satu unsur dalam rangka menilai proses
pelayanan,
4) Secara berkelanjutan bisa dievaluasi dan ditingkatkan.
Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan dan studi
dokumentasi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO
retensi dan penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat
SPO Scan Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja
dibuat jadi belum diperlihatkan..
c. Mesin
Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan
peneliti, alat-alat yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam
70
medis sudah cukup untuk untuk mendukung proses pelaksanaan
scan rekam medis. Terdapat print scanneryang dapat melakukan
scanning pada lembar rekam medis dalam jumlah banyak dalam
satu kali scan.Mesin scan mengalami error apabila digunakan
untuk scan lembar rekam medis yang telah lama. Jadwal
pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat, tetapi
sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT.
TA
N
R
A KA
Rumah Sakit Bethesda sudah menerapkan penggunaan scan
A GYA
K
A I YO
rekam medis, dengan begitu Rumah Sakit Bethesda memanfaatkan
T YAN
S
U A.
tekhnologi yang ada sesuai dengan perkembangan zaman. Hal
P RAL
R
E DE
tersebut telah mengacu pada Undang-undang Republik Indonesia
P
Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,
N
E
SJ
S
E
K
I
T
Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan
dengan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik
lainnya.Teknologi
informasi
mengumpulkan,
menyiapkan,
adalah
suatu
menyimpan,
teknik
untuk
memproses,
mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi.
Suatu system informasi terdiri data, manusia, dan proses
serta kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak dan
teknologi komunikasi atau yang dikenal dengan teknologi
informasi (IT). Pengguna systeminformasi terlibat dengan tiga
tahap yaitu pemasukan data, pemrosesan dan pengeluaran
informasi. Para pengguna akan memanfaatkan systemuntuk
71
berbagai kebutuhan, karena itu systemharus bisa memenuhi
berbagai kebutuhan tersebut. (Hatta,2013)
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta menerapkan EMR
dengan media scan rekam medis. Scan rekam medis di Rumah
Sakit Bethesda Yogyakarta dilaksanakan untuk rekam medis rawat
inap inaktif maupun aktif. Dengan menerapkan EMR media scan,
penyimpanan rekam medis menjadi lebih aman juga tidak menyita
TA
N
R
A KA
banyak tempat untuk menyimpan rekam medis. Meskipun Rumah
A GYA
K
A I YO
Sakit Bethesda sudah menerapkan EMR tetapi Rumah Sakit
T YAN
S
U A.
Bethesda masih tetap mempertahankan rekam medis manual.
P RAL
R
E DE
d. Uang
P
Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan
N
E
SJ
S
E
K
I
T
untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan
rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan
dan dua komputer.
Program yang sudah disusun harus disertai anggaran yang
dibutuhkan. Anggaran digitalisasi harus disesuaikan dengananalisis
kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan.
Peralatan menjadi sangat penting karenamenjadi faktor utama
penyedot terbanyakalokasi anggaran (Sugiharto, 2010) pada jurnal
Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015).
72
e. Material
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai
cara diantaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya
preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan
yang
memadai
dan
memenuhi
syarat/standar
gedung
penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungn fisik dan nilai
informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya,
TA
N
R
A KA
upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/ arsip melalui
A GYA
K
A I YO
pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif.
T YAN
S
U A.
Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan
P RAL
R
E DE
jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya
P
dengan restorasi, duplikasi atau digitalisasi (Sugiharto, 2010) pada
N
E
SJ
S
E
K
I
T
jurnal Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015).
Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari
yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat
terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak
penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record (EMR) yaitu
dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki
kemampuan untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data
medis pasien. Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat
sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual. Penyimpanan
rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak keuntungan,
73
yaitu: mudah dalam retrieval jika dibutuhkan bentuk form asli;
pelaksanaan scan rekam medis juga mudah dioperasikan,
penyimpanan data medis pasien menjadi lebih aman.
TA
N
R
A KA
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
S
E
K
I
T
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pelaksanaan penyusutan belum optimal. Jadwal penyusutan rekam medis
belum sesuai dengan jadwal retensi berdasarkan jenis penyakit pasien.
Pelaksanaan penyusutan rekam medis dilakukan dalam jangka waktu 11
tahun yaitu pada tahun 2004 dan tahun 1993. Pelaksanaan perencanaan
TA
N
R
A KA
penyusutan dengan scanning belum terencana dengan baik pada tenaga
A GYA
K
A I YO
maupun target penyelesaian scan rekam medis.
T YAN
S
U A.
2. Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal,
P RAL
R
E DE
karena sistem scan rekam medis belum terintegrasi dengan Sistem
P
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
N
E
SJ
3. SPO Scan Rekam Medis belum diperlihatkan atau belum dicantumkan
E
K
I
pada
SPO rumah sakit. Mesin scan sering error tetapi belum terdapat
T
S
jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan.
B. Saran
1. Mengingat keterbatasan rak dan ruang penyimpanan rekam medis,
sebaiknya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis
dilakukan secara rutin sesuai dengan jenis penyakit pasien yang terdapat di
jadwal retensi dan direncanakan dengan baik termasuk tenaga dan target
penyelesaian scan rekam medis sehingga dapat menunjang kualitas
pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
74
75
2. Pelaksanaan scan sebaiknya tidak hanya untuk rekam medis rawat inap
tetapi juga rawat jalan. Hasil rekam medis yang telah di scan sebaiknya
dapat diakses atau bisa terintegrasi di Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIMRS). Dengan begitu dokter atau perawat dapat dengan
mudah melihat rekam medis pasien.
3. Sebaiknya SPO Scan Rekam Medis segera dikeluarkan supaya sudah
terdapat acuan untuk pelaksanaan scan rekam medis. Sebaiknya dibuat
TA
N
R
A KA
jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan walaupun terjadinya error
A GYA
K
A I YO
pada mesin scan masih dalam tahap wajar.
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
S
E
K
I
T
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2005). Manajmenen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Basuki, L.S. (2005). Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius
[Diakses melalui google books tanggal 20 Juli 2016]
Bungin, B. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana
Citra, B.S dan Khasanah, Z. (2015). Pencitraan (Imaging) Berkas Rekam Medis
Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota Yogyakarta. Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia, Volume 3, No. 1, Hal. 71-72.
TA
N
R
A KA
Departemen Kesehatan RI. (1995). Surat Edaran Dirjen Yanmed
No.Hk.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
A GYA
K
A I YO
T YAN
S
U A.
Hariandja, Marihot T.E. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT
Grasindo.
P RAL
R
E DE
Hatta, R.G. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
P
EN
J
S Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: Budi Utama
Ismainar, H.
(2015).
E
K melalui google books tanggal 21 Juni 2016]
I[Diakses
ST
Herujito, M.Y. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta : PT Grasindo.
Margret, K.A. (2004). Electronic Health Records. American Health Information
Management Association.
Moleong, L.J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Notoatmodjo, S. (2010). MetodologiPenelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
PeraturanMenteriKesehatanRepublik
2008 tentangRekamMedis.
Indonesia
Nomor269/MENKES/Per/III/
Rustiyanto, E dan Rahayu, W.A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Sabarguna, B.S dan Listiani, N. (2008). Organisasi dan Manajemen Rumah Sakit.
Yogyakarta: Konsorsium RS Islam Jawa Tengah.
xiv
Sudra, R.I. (2014). Sistem Retensi Rekam Medis. Diakses melalui
http://ranocenter.weebly.com/blog-ranocenter/sistem-retensi-rekam-medis.
[Diakses tanggal 08 Juni 2016].
Sugiarto, A dan Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Sugiyono. (2015). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Undang- Undangnomor 44 tahun 2009 tentangRumahSakit.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
TA
N
R
A KA
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentag Tenaga
Kesehatan.
A GYA
K
A I YO
Varsha et al. (2015). “Fishbone Diagram”. World Journal of Pharmaceutical
Research. Amrutvahini College of pharmacy.
T YAN
S
U A.
P RAL
R
E DE
P
N
E
SJ
E
K
I
T
S
xv