bab 7 teknologi komunikasi bisnis

BAB
TEKNOLOGI KOMUNIKASI BISNIS
7
Capaian Pembelajaran
Setelah Mempelajari Materi Ini Mahasiswa Akan Dapat:

Memahami peranan teknologi dalam komunikasi

Menyebutkan contoh-contoh alat bantu dalam komunikasi lisan dan tilisan

Menjelaskan manfaat dan kelemahan teknologi komunikasi
7.1 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia
dalam melakukan pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau
lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001;72). Teknologi telah menyusup ke dalam
setiap praktik bisnis serta menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi
yang semakin canggih.
Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya
kerja sama dengan berbagai pihak, kapanpun, dan di manapun berada.
Penggunaan internet, e-mail, voic mail, dan faks memudahan para pihak untuk
bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor
konvensional, tetapi bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Teknoligi
tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.
Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis.
Untuk membantu melakukan pemilihan tekologi komunikasi, Bovee dan Thill
(2003;29) memberikan pedoman:
1. Harapan penerima pesan
Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbagkan lebih lanjut
harapan penerima terhadap teknologi yang dipergunakan untuk mengirim pesan.
Ada yang menghendaki pesan melalui telpon, faks, dan e-mail.
63
2. Waktu dan biaya
Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknoligi yang dipergunakan.
Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telpon, faks, atau internet dengan
biaya yang relatif lebih mahal dari pada pengiriman lewat pos. Sementara itu
pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.
3. Sifat pesan
Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan komplek akan
lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan
yang memelukan gambar tentu tidak tepat bila dikirim melalui telpon.
4. Perlunya penampilan
Teknologi yang dipergunakan dala berkomunikasi seringkali dijadikan salah
satu indikator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan
tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas
kertas.
Pelaku bisnis diharapkan memiliki keterampilan dalam memanfaatkan
teknologi agar dapat berkomunikasi secara efeftif. Kemampuan untuk menangani
tantangan teknologi (misalnya kelebihan informasi dan keamanan data) juga
sangat diperlukan.
7.2 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS
Menurut Dewi (2007;43). Komunikasi bisnis pada umumnya barsifat resmi.
Pesan bisnis bisa dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting
biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat
ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin ketik manual atau elektronik, dicetak
dalam bentuk prin-out atau menggunaka e-mail. Saat ini hampir setiap perusahaan
telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software komputer
untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.
Word processor merupakan salah alat software yang banyak dipergunakan
sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya
sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks
dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuataan satu
64
dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan
proses editing.
Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk
menyiapkan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasikan teks
atau gambar yang sudah ada tanpa memerlukan pengetikan atau penggambaran
ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di scan
dilakukan dengan komputer.
Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak
dengan printer barwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa
diperintahkan untuk melakukan percetakan ulang atau penggandaan. Untuk
keperluan penggandaan dapat melakukan dengan mesin faks. Dengan alasan
efisiensi, biasanya penggandaan dalam jumlah banyak dilakukan mesin fotocopy.
Dan saat ini ada sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa
berfungsi sebagai printer, scanner, dan sekaligus fotocopy.
Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk
interval perusahaan yang badara dalam satu lokasi tertentu. Jaringan yang berada
dalam satu lokasi itu disebut LAN (Local Area Network). Jaringan yang lebih luas
untuk melakukan komunikasi antarlokal yang berjauhan disebut Wide Area
Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan
komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara
yang disebut internet.
Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh
individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan lembaga-lembaga lain di
seluruh dunia. Word wide web (www) merupakan bagian dari internet yang
banyak digunakan untuk mengakomodasi informasi berupa grafik. Informasi
biasanya disimpan dalam berbagai situs yang memiliki banyak halaman web.
Agar dapat membaca halaman web diperlukan perangkat lunak web browser
seperti Netscape Navigator atau Internet Explorer.
E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu unggulan internet yang paling
bermanfaat untuk bisnis. File berupa teks atau gambar, baik panjang atau pendek
bisa dikirim dengan cepat ke seluruh dunia melalui e-mail. E-mail juga telah
65
mendorong kerja sama yang lebih kuat antara karyawan dan meningkatkan
produktivitas karena mampu merampingkan proses komunikasi. E-mail telah
mengubah gaya komunikasi bisnis secara dramatis.
7.3 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI LISAN
Ada alat bantu komunikasi yang dapat dipergunakan secara individu dan ada yang
bisa dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon, dan voice mail merupakan
contoh alat bantu komunikasi lisan individu.
Secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan menggunakan alat bantu :
1. Teleconference
Untuk dapat melakukan pertemuan atau rapat penting, para peserta rapat tidak
harus berkumpul di satu tempat tertentu. Tekknologi teleconference dapat
membantu berlangsungnya pertemuan antara beberapa orang yang berada di
wilayah yang berjauhan. Peralatan yang dipergunakan dalam konferensi jarak jauh
tanpa bertatap muka disebut audiconference. Sementara bila mereka bisa saling
bertatap
dalam
jarak
jauh,
maka
peralatan
yang
digunakan
disebut
videoconference.
2. Presentation system
Apabila peserta pertemuan berkumpul di satu tempat tertentu, peralatan
presentasi sangat membantu jalannya komunikasi, contoh perlatan presentasi yang
paling sederhana:
 Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara
langsung material presentasi berupa plastik transparan yang ditulis tangan
atau dicetak dengan printer.
 Slide Projector, menggunakan material presentasi berupa film slide
 Direct Projector, projektor yang dapat memproyeksikan plian paper (kertas
biasa) secara langsung (tanpa harus dikopi terlebih dulu ke plastik
transparasi).
 LCD Projector, merupakan peralatan proyeksi yang bisa menggunakan
berbagai input, misalnya plain paper, tranparancy, video, audio, CD/VCD
player, komputer, dan handycam.
66
Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan tergantung
pada jumlah paserta, atau input presentasi, luas ruangan, dan keadaan cahaya
dalam ruangan pertemuan.
Selain antar individu dan kelompok, komunikasi massa juga melibatkan alat-alat
komunikasi lisan mekanik. Seperti film, radio, dan televisi. Televisi mampu
manyita lebih banyak perhatian tanpa mengenal usia, pekerjaan, jenis kelamin,
dan pendidikan. Hal itu disebabkan televisi mampu menyatukan antara audio dan
visual serta kemampuannya dalam memainkan warna. Di samping itu penonton
leluasa menentukan sendiri saluran mana yang paling disenangi. Walupun
demikian, televisi ternyata belum mampu menggeser radio.
7.4 PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP KOMUNIKASI
Perkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisnis dan
menghadirkan tantangan baru. Selanjutnya, pengaruh positif teknologi akan
diuraikan sebagai manfaat dan pengaruh negatif diuraikan sebagai kelemahan.
4.4.1 Manfaat Teknologi komunikasi
Menurut Bovee dan Thill (2002;390), manfaat teknologi dalam komunikasi:
1. Meningkatka aliran komunikasi
Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih
banyak.
2. Mempermudah komunikasi
Individu dan organisasi semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya
teknologi.
3. Mengubah struktur organisasi
Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi.
Berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu
lokasi dalam suatu pertemuan formal.
4. Menurunkan biaya komunikasi
Teknologi
mempermudah
pembuatan
dan
pendistribusian
informasi.
Mudahnya pembuatan dan pendistribusian informasi akan mengakibatkan
menurunnya biaya komunikasi.
67
4.4.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi
1. Kelebihan Informasi
Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses semua
informasi yang diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui feks,
telepon, voice mail, radio, televisi, koran, dan internet. Akibatnya terjadi kesulitan
dalam membedakan antara informasi ang berguna dengan yang tidak berguna dab
semakin banyak waktu dihabiskan untuk menangani informasi yang diterima.
Ketidakmampuan
dalam
menangani
kelebihan
informasi
justru
dapat
mangakibatkan turunnya produktivitas.
2. Keamanan Data
Sebelum menggunakan komputer, file dokumen perusahaan biasanya dibuat
dalam bentuk kertas dan disimpan di suatu ruangan yang terkunci. Tidak
sembarang orang dapat mengakses data perusahaan. Pengambilan dan
penyimpanan file dilakukan dengan suatu sistem pengamanan yang sangat ketat.
Kini, data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas ke bentuk data
elektronik.oleh karena itu perusahaan diharapkan terus meningkatkan sistem
keamanan data elektronik. Misalnya, dengan kata kunci (password), mematikan
komputer bila tidak digunakan, atau menggunakan sandi untuk alamat E-mail
rahasia.
3. Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan
Menganggap bahwa e-mail bersifat amat pribadi merupakan hal yang keliru.
Teknologi telah memungkinkan berpindahnya e-mail secara cepat. E-mail sering
kali terkirim kepada orang yang tidak tepat.
Sebuah survey yang dilakukan oleh American Management association
menunjukkan bahwa 35% perusahaan di Amerika serikat mengawasi pekerja
dengan merekam telepon atau voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan
(Bovee dan Thill,2002;390).
Perusahaan memiliki hak legal untuk memonitor web, e-mail, dan file di
dalam komputer yang dipergunakan karyawan untuk bekerja. E-mail bisa
dipergunakan sebagai barang bukti di pengadilan.
68
4. Kurangnya Hubungan Antarindividu
Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam berkomunikasi.
Frekuensi berkomunikasi secara langsung atau tatap muka menjadi semakin
berkurang. Hal itu mengakibatkan berkurangnya kepuasan hubungan sosial
antarindividu.
PERTANYAAN
1. Apakah yang dimaksud dengan teknologi komunikasi
2. Mengapa teknologi diperlukan dalam komunikasi bisnis
3. Jelaskan adakah pengaruh teknologi terhadap komunikasi bisnis
4. Jelaskan manfaat teknologi komunikasi bisnis terhadap kemajuan
organisasi.
5. Jelaskan efisien manakah pembuatan data dengan manual atau
mnggunakan teknologi. Dan berikan contoh perbedaannya.
6. Jelaskan peranan internet dalam organisasi bisnis.
7. Jelaskan adakah hambatan bila organisasi menggunakan teknologi
komunikasi. Dan berikan contohnya.
69
70