8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Data, Sistem

8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Data, Sistem, Informasi, Sistem, Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Data
Data merupakan catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari
datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam bahasa
ilmiah fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat
diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain.
Data juga dapat diartikan sebagai representasi fakta dunia nyata yang mewakili
suatu obyek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan
sebagainya; yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, text, gambar, bunyi,
atau kombinasinya. (Fathansyah, 1999)
Dalam pokok bahasan manajemen pengetahuan, data dicirikan sebagai sesuatu
yang bersifat mentah dan tidak memiliki konteks. Dan intinya data itu adalah suatu
fakta-fakta tertentu sehingga menghasilkan suatu kesimpulan dalam menarik suatu
keputusan.
Universitas Sumatera Utara
9
2.1.2 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah
ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi,
dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem merupakan jaringan daripada elemen-elemen yang saling berhubungan
membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem
tersebut. (Jhon J. Longkutoy, 1996)
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang
berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum
misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen
kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu
negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara
tersebut.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam
forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan
pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian
yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan
di antara mereka.
Universitas Sumatera Utara
10
2.1.2.1 Karakteristik Sistem
a. Memiliki Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu
mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem
dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya
suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan
sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri
sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem
akuntansi adalah subsistemnya.
b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Universitas Sumatera Utara
11
c. Lingkungan Luar Sistem
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
e. Masukan Sistem
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam
system komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
f. Keluaran Sistem
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
g. Pengolah Sistem
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang
diinginkan.
h. Sasaran Sistem
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Universitas Sumatera Utara
12
2.1.2.2 Klasifikasi Sistem
1. Sistem Abstrak
Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik
(sistem teologia)
2. Sistem Fisik
Merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem
produksi, dan lain-lain)
3. Sistem Alamiah
Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar
angkasa, sistem reproduksi, dan lain-lain)
4. Sistem Buatan Manusia
Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut humanmachine system (contoh:
sistem informasi)
5. Sistem Tertentu
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat
diramalkan (contoh: sistem komputer)
Universitas Sumatera Utara
13
6. Sistem Tak Tentu
Merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung unsur probabilitas.
7. Sistem Tertutup
Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari
pihak luarnya.
8. Sistem Terbuka
Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.1.3 Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki
makna tertentu bagi penggunanya. Oleh sebab itu, informasi merupakan salah satu
sumber daya penting dalam suatu organisasi.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata
Sutabri, 2003)
Dalam globalisasi ini, informasi merupakan salah satu kunci kesuksesan bagi
kelangsungan
hidup
pada
instansi-instansi pemerintah,
perusahaan,
ataupun
organisasi. Dengan menggunakan teknologi informasi, maka informasi dapat diakses
Universitas Sumatera Utara
14
dengan mudah ke seluruh penjuru dunia, seperti melalui internet. Informasi dapat
direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai
sinyal berdasarkan gelombang.
Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi
bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman,
atau instruksi.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sebuah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling
berhubungan yang membentuk suatu komponen yang di dalamnya mencakup input
process-output yang berhubungan dengan pengelolahan informasi.
Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi. (Abdul Kadir, 2003)
Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan
informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini
memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model manajemen dan basis data.
Universitas Sumatera Utara
15
2.2 Konsep Dasar Database
2.2.1 Pengertian Database
Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama.
Contohnya: data mahasiswa, data dosen, dan lain-lain. Demikian juga kumpulan dari
data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat
dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data politeknik elektronika.
Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam
data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan)
data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut
dengan database.
Database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara suatu file
sehingga membentuk satu bangunan data yang menginformasikan satu perusahaan,
instansi dalam batasan tertentu. (Harianto Kristanto, 2004)
Jadi database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel
tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. Contoh: database
akademik, database perusahaan, dan lain-lain. Berikut ini terminologi atau istilah
yang dipergunakan dalam database :
a. Database
Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
b. Data
Fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
Universitas Sumatera Utara
16
c. Tabel
Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.
d. Field
Disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item
data.
e. Record
Disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel,
misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari
beberapa kolom/field.
f. Byte
Merupakan atribut dari field yang berupa karakter yang membentuk nilai dari
sebuah field.
g. Bit
Adalah bagian terkecil dari data secara keseluruhan yaitu berupa karakter ASCII nol
atau satu yang merupakan komponen byte.
2.2.2 Tujuan Database
Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai
tujuan, yaitu:
1. Membuat agar user mudah mendapatkan data.
2. Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.
3. Menghapus data yang berlebihan.
4. Melindungi data dari kerusakan fisik.
5. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.
Universitas Sumatera Utara
17
2.2.3 Keuntungan Database
Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:
1. Mengurangin pemborosan tempat.
2. Integritas data dapat selalu terjaga.
3. Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.
4. Hubungan data dapat dapat ditingkatkan (data relatability)
5. Salah satu komponen yang sangat penting dalam sistem informasi karena
merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
2.2.4. Ciri-ciri Database
Adapun ciri-ciri database adalah:
1. Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.
2. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus
dengan mudah dan terkontrol.
3. Data terpisah dari program.
Era permulaan database ditandai dengan pengulangan data, ketergatungan
data, kepemilikan data yang tersebar. Konsep-konsep database adalah sebagai berikut:
a. Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file.
b. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan
mencapai independensi data.
Universitas Sumatera Utara
18
c. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam
struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.
d. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan
kamus yang terpisah secara fisik dari program.
e. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.
2.3 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0
2.3.1 Pengertian Visual Basic
Visual Basic adalah sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan
(development environment) yang berjalan di atas sistem operasi windows. (Pardosi,
2003)
Bahasa pemrograman adalah sekumpulan perintah atau instruksi yang
dimengerti oleh komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu. Bahasa
pemograman ini kaya akan feature dan kelebihan-kelebihan yang dapat membantu
kita membuat berbagai macam tipe/jenis aplikasi/program yang berbeda. Sifat bahasa
pemrogramannya adalah event driven, artinya program akan berjalan jika ada respon
dari pemakai berupa event/ kejadian tertentu.
Saat event terjadi, maka kode yang akan berhubungan dengan event akan
dijalankan. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman, sering juga
disebut sebagai sarana untuk menghasilkan program aplikasi berbasis windows. Dalam
Universitas Sumatera Utara
19
visual basic, pembuatan aplikasi dimulai dengan memperkirakan kebutuhan,
merancang tampilan, dan selanjutnya diikuti dengan pembuatan kode program.
2.3.2 Komponen Utama Visual Basic
1. Baris Menu
Baris menu berfungsi untuk menjalankan suatu perintah atau fungsi pengembangan
project VB. Menu-menu ini dikelompokkan kedalam kelompok-kelompok tertentu
yang akan membantu kita melakukan design aplikasi.
Gambar 2.1 Baris Menu
Berikut penjelasan mengenai pengelompokkan-pengelompokkan menu-menu tersebut:
a. File : terdiri dari perintah-perintah untuk membuka, menutup, menyimpan, mencetak, mengcompile project yang sedang kita kerjakan
b. Edit : kumpulan perintah yang membantu kita memanipulasi penulisan code
(listing program)
c. View : terdiri dari perintah untuk melihat/berpindah antar window di dalam
lingkungan pengembangan
d. Project : sekumpulan perintah untuk menambah component Project (Form,
Module, dll) dan tempat dimana kita akan men-set-up properties Project
Universitas Sumatera Utara
20
e. Format : perintah-perintah untuk memanipulasi Control yang terdapat pada sebuah
Form
f. Debug : Sekumpulan perintah yang berguna untuk melacak bugs ataupun melacak/
trace listing program yang sedang kita kerjakan line-per-line
g. Run : perintah untuk menjalankan, pause dan menghentikan jalannya Program/
aplikasi
h. Tools : terdiri dari wizard-wizard yang sangat membantu pengembangan aplikasi
i.
Add-Ins : sekumpulan component/wizard yang bisa digunakan dalam pembuatan
aplikasi
j.
Window : kumpulan window-window yang terdapat di dalam Project
k. Help : berisi file-file bantuan/help dan tentang Visual Basic itu sendiri
2. Toolbar
Berisi icon-icon yang mewakili perintah-perintah yang terdapat di dalam Menu Bar
(shortcut). Toolbar ini secara default berisi perintah-perintah umum untuk
memanipulasi project.
Gambar 2.2 Toolbar
Universitas Sumatera Utara
21
3. Jendela Form
Merupakan tempat yang digunakan untuk merancang tampilan aplikasi yang sedang
dibuat. Kita dapat meletakkan kontrol pada form. Seperti: tombol, check box, radio
button, memo label, panel dan sebagainya.
Gambar 2.3 Jendela Form
4. Jendela Kode
Jendela code adalah salah satu jendela yang sangat penting di dalam Visual Basic.
Jendela ini digunakan untuk menuliskan program yang berupa instruksi-instruksi.
Gambar 2.4 Jendela Kode
Universitas Sumatera Utara
22
5. Toolbox
Berisi control-control yang dapat kita pakai/letakkan di dalam sebuah form. Secara
default berisi control-control umum yang sudah disiapkan oleh VB. Kita dapat
menambahkan sendiri control-control yang kita inginkan.
Gambar 2.5 Toolbox
6. Jendela Project
Jendela Project adalah jendela yang menampilkan semua file dalam project yang kita
buat. Pada jendela project terdapat tipe-tipe file, seperti form, modul, class dan
sebagainya.
Gambar 2.6 Jendela Project
Universitas Sumatera Utara
23
7. Jendela Properties
Properties Window akan memperlihatkan semua properti yang tersedia pada sebuah
object/control/component yang sedang aktif (focus). Kita dapat melakukan manipulasi
properties terhadap objek-objek tersebut. Secara default properti-properti itu diurutkan
berdasarkan abjad.
Gambar 2.7 Jendela Properties
8. Jendela Form Layout
Merupakan tempat untuk menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada
layar monitor. Posisi form ini merupakan petunjuk dimana aplikasi ditampilkan dan
juga dapat mengatur letak formnya.
Gambar 2.8 Jendela Form Layout
Universitas Sumatera Utara
24
2.3.3 Tipe Data dalam Visual Basic 6.0
Berikut ini, tipe-tipe data yang terdapat dalam Visual Basic 6.0:
1. Integer
Integer merupakan tipe data numerik yang berupa bilangan bulat dan memiliki
range nilai -32.768 s.d 32.767.
2. Byte
Byte merupakan tipe data yang berupa nilai bilangan bulat positif, dan memiliki
range nilai antara 0 s.d 255.
3. Decimal
Decimal merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai desimal dan
mempunyai ketepatan hingga 28 angka desimal.
4. Boolean
Boolean merupakan tipe data logika yang hanya memiliki nilai true dan false.
5. String
String merupakan tipe data teks. Dalam Visual Basic, karakteristik dari tipe data
string ini ditulis diantara tanda kutip (“”).
Universitas Sumatera Utara
25
6. Single
Single merupakan tipe data pecahan, dengan range nilai -3.402823e+38 s.d
3.402823e+38.
7. Double
Double
merupakan
tipe
data
pecahan,
dengan
range
nilai
-
1.7976931348622E+308 s.d 1.7976931348622E+308.
8. Date
Date merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai tanggal, bulan,
dan tahun.
9. Currency
Currency merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai mata uang,
baik dalam bentuk dolar maupun sejenisnya.
10. Long
Long merupakan tipe data numerik yang berupa bilangan bulat dan memiliki range
nilai -2.147.483.648 s.d 2.147.483.648.
11. Object
Object merupakan tipe data yang mampu menyimpan object seperti object form
kontrol, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
26
12. Variant
Variant merupakan tipe data yang akan menyesuaikan dengan kebutuhan nilainya.
Jika sebuah variabel tidak dideklarasikan tipe datanya, maka secara otomatis
Visual Basic akan mendeklarasikan variabel tersebut dengan tipe data variant.
2.3.4 Variabel dalam Visual Basic 6.0
Setiap data yang disimpan dalam komputer memerlukan variabel sebagai suatu tempat
untuk menyimpan nilai dari data tersebut, dan nilai dari suatu variabel dapat berubahubah selama proses program.
Dalam penamaan suatu variabel tidak boleh terdapat dua atau lebih variabel
yang memiliki nama yang sama, pemberian nama variabel harus unik. Hal ini
bertujuan agar tidak terjadi kesalahan pada program. Dalam Visual Basic dikenal
adanya istilah variabel lokal dan variabel global. Variabel lokal adalah variabel yang
dikenal hanya pada satu bagian program saja. Nilai data yang terdapat di dalamnya
hanya hidup ketika bagian program tersebut dijalankan. Sedangkan, variabel global
adalah variabel yang dikenal pada seluruh bagian program dan waktu hidupnya selama
program dijalankan.
Selain itu, masih ada aturan-aturan dalam penamaan sebuah variabel dalam
Visual Basic 6.0, yaitu sebagai berikut:
a. Tidak boleh lebih dari 255 karakter
b. Nama harus unik. Tidak boleh menggunakan kata yang telah ada ataupun
terdaftar dalam Visual Basic 6.0, seperti: dim, max, min, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
27
c. Tidak boleh menggunakan spasi atau titik(.) diantara kata.
d. Harus dimulai dari huruf, bukan angka, ataupun karakter lainnya.
2.3.5 Konstanta dalam Visual Basic 6.0
Konstanta merupakan variabel yang memiliki nilai tetap. Konstanta digunakan untuk
menyimpan nilai-nilai yang bersifat tetap, seperti nilai phi, dan ketetapan-ketetapan
dalam rumus fisika maupun matematika yang lainnya.
2.3.6 Keistimewaan Visual Basic 6.0
Keistimewaan Visual Basic 6.0 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer
studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan
Visual J++
2. Memliki kompiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih
cepat dan lebih efisien dari sebelumnya
3. Memiliki beberpa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana
yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan otomatisasi tugastugas tertentu
4. Tambahan tombol-tombol baru yang lebih canggih serta meningkatkan kaidah
struktur bahasa Visual Basic
5. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih banyak.
Universitas Sumatera Utara
28
6. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database
yang berkemampuan tinggi.
7. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi yang disesuaikan dengan kebutuhan
pemakainya.
2.3.7 Kelemahan Visual Basic 6.0
Walaupun Visual Basic mempunyai banyak kelebihan, tetapi tetap saja mempunyai
kekurangan/ kelemahan. Kelemahan-kelemahan ini sebenarnya disebabkan oleh
keterbatasan Visual Basic dalam "mengambil" fungsi-fungsi yang bersifat low-level
yang berhubungan dengan hardware maupun Operating System (Windows) itu sendiri,
antara lain:
1. File Distribusi runtime-nya lebih besar dari kepunyaan C/C++.
2. Tidak mempunyai fungsi-fungsi untuk mengambil feature-feature dari OS
sebanyak C/C++.
2.4 Sekilas tentang Microsoft Office Access 2007
2.4.1 Pengertian Microsoft Office Access 2007
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis
data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi
Universitas Sumatera Utara
29
Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft
PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database
Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke
dalam Microsoft Office System 2007. Microsoft Access dapat menggunakan data yang
disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine,
Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang
mendukung standar ODBC.
Para pengguna/ programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik
pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat
bantu pemrograman berorientasi objek. Microsoft Access 2007 merupakan aplikasi
yang digunakan untuk merancang dan mengelola database dengan sangat mudah.
Kemampuan dan kemudahan fasilitas yang dimiliki membuat kita serasa dimanjakan
oleh berbagai fitur dan fasilitas yang tersedia di dalam Microsoft Access 2007.
2.4.2 Istilah-istilah dalam Microsoft Office Access 2007
A. Database
Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi,
perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu.
Universitas Sumatera Utara
30
B. DBMS
Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke
database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan memelihara
database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh dan
menyimpan informasi dalam database.
C. RDBMS
Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil
informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS
merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk
memanipulasi database.
D. Primary Key
Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi
kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key
menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama
lainnya (unik). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian
(searching), pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih
cepat.
E. Query
Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah
distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ).
Universitas Sumatera Utara
31
F. DDL dan DML
1. DDL
Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa
khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa
tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data )
atau Data Directory.
2. DML
Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :
a. Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data
b. Penyisipan Informasi baru ke Bata Data
c. Penghapusan Informasi dari Basis Data
d. Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data
G. SQL
Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis
data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO yang
dikenal dengan sebutan SQL86.
H. Record / Tuple
Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masingmasing tipe
data dari item data ini berbeda-beda.
Universitas Sumatera Utara
32
I. Field
Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data
Base.
2.4.3 Fitur Microsoft Office Access 2007
Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah
kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL);
query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL
dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara
langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan
dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram
form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah
versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP
Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari
Microsoft Jet Database Engine.
Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit,
Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure.
Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database
Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan
beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure,
meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya.
Universitas Sumatera Utara
33
Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika
terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama
modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan
sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through
dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam
RDBMS yang mendukungnya.
Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft
Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data
berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis
berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL
Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan
menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam
server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints
dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di
dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel
dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program
tersebut.
2.4.4 Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box
Launchers
Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button,
Quick Access Toolbar, dan Dialog Box Launchers.
Universitas Sumatera Utara
34
A. Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access 2007
berfungsi untuk membuka menu.
B. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi
kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan.
C. Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap
Group pada masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher
tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan Group
tersebut akan dibuka.
Universitas Sumatera Utara