RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTORY

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI INVENTORY & PREDIKSI JUMLAH PEMBELIAN BARANG PADA
KOPERASI PEGAWAI TELEKOMUNIKASI
Arseto Pramono, Progam Studi S1 Sistem Informasi STIKOM SURABAYA
Moch Arifin, Progam Studi S1 Sistem Informasi STIKOM SURABAYA
Sistem inventory merupakan aktiva lancar suatu perusahaan . Pada Umumnya proses suatu inventory yang dilakukan secara manual kadang-kadang terasakan menjemukan, karena suatu data
harus dicatat dan diproses secara berulang-ulang dalam menyusun sebuah laporan. Dengan adanya pencatatan dan pemrosesan suatu data yang berulang-ulang ini sering sekali suatu laporan atau
informasi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan menjadi terlambat untuk disajikan.tentunya hal ini akan berakibat kurang baik terhadap jalannya suatu perusahaan dengan tanpa disertai data
prediksi jumlah pembelian barang berdasarkan data penjualan data barang periode sebelumnya.
Latar Belakang Masalah.
Badan usaha Koperasi Pegawai Telekomunikasi (KOPEGTEL) terletak di
Jalan Raya Ijen No 14 Mojokerto. Badan usaha ini bergerak untuk mendukung kebutuhan
dari perusahaan telekomunikasi cabang Mojokerto mulai kebutuhan tenaga kerja kontrak
sampai barang untuk kantor kantor cabang PT Telekomunikasi ( TELKOM ) area
Mojokerto.
Pada bagian inventory di KOPEGTEL, bertugas mengolah dan mengatur
data stok barang didalam gudang. Namun selama ini bagian inventory dalam proses
kinerjanya, mengalami kesulitan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya aplikasi sistem
informasi komputerisasi. Akibatnya dalam hal mengolah dan mengatur proses jumlah
pembelian barang, jumlah penjualan barang, retur barang serta prediksi jumlah pembelian
data barang tidak maksimal.
Untuk proses pembelian jumlah barang KOPEGTEL ke suplier pada
periode yang akan datang, bagian inventory mengalami kesulitan memprediksi jumlah
pembelian barang karena masih dilakukan secara manual, begitu juga untuk proses retur
dan penjualan, bagian inventory mengalami kesulitan penambahan atau pengurangan
jumlah stok barang dari hasil transaksi berdasarkan no faktur transaksi, karena proses
transaksi masih dilakukan secara manual.
Berdasarkan permasalahan di atas, bagian inventory membutuhkan
aplikasi yang mampu memberikan kemudahan dalam pengelolaan inventory barang di
gudang dan prediksi jumlah pembelian yaitu dengan rancang bangun sistem informasi
inventory dan prediksi jumlah pembelian barang pada KOPEGTEL
Data stok gudang adalah data yang disajikan oleh bagian gudang untuk
mengetahui jumlah stok barang yang ada, untuk bagian ini sangat penting karena data ini
sangat berguna untuk melihat data jumlah barang dalam transaksi.
e. Data prediksi jumlah pembelian barang.
Data prediksi jumlah pembelian barang adalah data yang disajikan bagian
pembelian. Data prediksi jumlah pembelian barang digunakan sebagai data perkiraan
untuk melakukan jumlah pembelian barang yang dilakukan oleh bagian pembelian
barang. Proses prediksi jumlah pembelian menggunakan metode rata-rata bergerak
tunggal (Single Moving Average)
Berikut merupakan gambar dari flowchart rancang bangun sistem
inventory dan prediksi jumlah pembelian barang pada koperasi pegawai telekomunikasi.
Dimana sistem ini melakukan transaksi diantaranya yaitu. Transaksi pembelian barang,
dengan melihat data prediksi jumlah pembelian barang dengan melihat hasil jumlah
pembelian barang dengn menggunakan metode single moving average, data tersebut
dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan order jumlah pembelian barang ke
supplier sehingga dalam pengelolaan jumlah stok barang tidak mengalami kekurangan
maupun kelebihan jumlah barang yang ditampung dalam gudang. Kemudian transaksi
penjualan barang retur barang dan perubahan stok retur dalam proses ini dikelola secara
komputerisasi dengan menampung data dari hasil proses transaksi tersebut. Lalu
kemudian melalukan perubahan data jumlah stok barang yang ada digudang. Berikut alur
sistem flowchart dapat dilihat pada gambar ini
Gambaran Umum Sistem
Berikut merupakan gambar dari flowchart prediksi jumlah pembelian
barang menggunakan metode rata-rata bergerak atau (single moving average ) pada
Koperasi Pegawai Telekomunikasi. Berikut alur sistem flowchart Perhitungan Metode
Single Moving Average dapat dilihat pada gambar
Model pengembangan.
Pada inventory berikut ini akan disajikan tentang proses komputerisasi
suatu inventory untuk melakukan pengolahan data transaksi yang digunakan untuk
memperoleh informasi tentang:
a. Data transaksi pembelian
Data transaksi pembelian ini adalah data transaksi untuk mengetahui
seluruh data pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian dalam periode transaksi
tertentu.
b. Data transaksi penjualan.
Data transaksi penjulan ini adalah transaksi untuk mengetahui seluruh data
penjualan yang dilakukan oleh bagian staff unit dalam periode transaksi tertentu.
c. Data retur penjualan dan data retur pembelian.
Data retur penjualan ini adalah sebuah data retur yang disajikan untuk
mengetahui seluruh data retur penjualan barang di gudang .
d. Data stok barang
mulai
Bandingkan nilai
kesalahan dari prediksi
jumlah pembelian
(MAD)terkecil antara
jumlah n
Total nilai
kesalahan
Input data jumlah
penjualan barang
(Xi)
Hitung nilai
kesalahan absolut
|Xi-Fi| atau |ei|
Hitung rata-rata
bergerak (Fi)
Nilai prediksi
jumlah
pembelian
Nilai prediksi jumlah
pembelian
selesai
Total nilai
kesalahan
absolut
Hitung
MAD =|ei| / n
Hitung nilai
kesalahan
(Xi-Fi)
Gambar Flowchart Perhitungan Metode Single Moving Average
0
Rancang Bangun Sistem Informasi
Inventory Dan Prediksi Jumlah
Pembelian Barang
Mulai
Studi lapangan
Studi pustaka
History transaksi
penjualan
sebelumnya
Data jumlah
penjualan
3
SUB SISTEM
PEMBELIAN JUMLAH
BARANG
2
SUB SISTEM
PENJUALAN JUMLAH BARANG
4
SUB SISTEM RETUR
5
SUB SISTEM LAPORAN
transaksi
pembelian
Transaksi
retur
transaksi
penjualan
1
SUB SISTEM
MAINTENANCE
MASTER
pembelian barang
Data retur barang
Penjualan barang
Data jumlah
retur pembelian
Data jumlah
retur penjualan
Data jumlah
penjualan
Metode Single moving
average
1.1
1.2
CEK DATA MASTER
ENTRY DATA
MASTER
2.1
PENGECEKAN
PERMINTAAN
BARANG
2.2
PENJUALAN
BARANG
3.1
PERHITUNGAN
PREDIKSI JUMLAH
PEMBELIAN
3.2
PEMBELIAN
4.1
RETUR PEMBELIAN
4.2
UPDATE RETUR
PEMBELIAN
4.4
4.3
UPDATE RETUR
PENJUALAN
RETUR PENJUALAN
Perubahan jumlah
stok barang
Rumus single moving average
M
t
 Y t 1 
( yt  y
t -1
 y
t-2
 .....  y t  n  1 )
History pengelolaan
inventory barang
n
selesai
Data prediksi jumlah
pembelian barang
Gambar Flowchart alur sistem informasi inventory dan prediksi jumlah pembelian
barang.
Diagram berjenjang
5.1
5.2
5.2
5.4
PEMBUATAN
LAPORAN
PEMBELIAN
PEMBUATAN
LAPORAN
PENJUALAN
PEMBUATAN
LAPORAN RETUR
PEMBUATAN
LAPORAN UPDATE
RETUR
Gambar Diagram berjenjang sistem informasi inventory dan prediksi jumlah pembelian
barang koperasi pegawai telekomunikasi
Conceptual Data Model
Unit
Bag ian
Id_Bag ian
Nama_Bag ian
mempunyai_unit
Id_Unit
Nama_Unit
Alamat
No_Telepon
penjualan_unit
supliyer_barang
Supliyer
supliyer harga
Id_Supliyer
Nama_Supliyer
Alamat
Kontak
retur_pemb_supliyer
Trans_Pembelian
Id_Trans_Pembelian
Kode_Faktur
Tang g al_Pembelian
Total
Jenis_Barang
Id_JenisBarang
Nama_Jenis_Barang
Data_Barang
Id_Barang
Nama_Barang
Satuan
Tang g al_Update_Harga
Jumlah_stok
Stok_Minimum
Keterangan
Mempunyai_jenis_barang
Trans_Penjualan
Id_Trans_Penjualan
Tgl_Penjualan
Keterangan_Penjualan
TotalHarg a_Penjualan
mempunyai_supliyer
mempunyai_id_penjualan_retur
Melakukan_retur_pembelian
Mempunyai_Detail_Penjualan
Detail_Penjualan
Jumlah_Penjualan
HARGA_SATUAN_PENJUALAN
Sub_Total_Pembelian
Barang_Trans_Penjualan
mempunyai_detail_retur_pembelian
Data_Barang_Retur_Penjualan
Barang_Retur_Pembelian
Detail_Pembelian
Jumlah_Pembelian
HARGA_SATUAN_PEMBELIAN
Sub_Total_Pembelian
harga barang Melakukan_pembelian_barang
Trans_Retur_Pembelian
Id_Trans_Retur_Pembelian
Tang g al_Trans_Retur_Pembelian
harga
PERSENJUALBARU
PERSENJUALLAMA
HARGAJUALBARU
HARGAJUALLAMA
HARGABELIBARU
HARGABELILAMA
Trans_Retur_Penjualan
Id_Trans_Retur_Penjualan
Tang g al_Trans_Retur_Penjualan
Detail_Retur_Pembelian
Jumlah_Retur_Pembelian
Keterangan_ReturPembelian
Sub_Total_Retur_Pembelian
Mempunyai_Detail_ReturPembelian
Detail_Retur_Penjualan
Jumlah_Retur_Penjualan
Keterangan_ReturPenjualan
Mempunyai_Detail_ReturPenjualan
Gambar Conceptual Data Model Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory dan
prediksi Jumlah Pembelian Barang Pada Koperasi Pegawai Telekomunikasi.
Phiysical Data Model
J ENIS_BARANG
ID_J ENISBARANG
c har(10)
NAMA_JENIS_BARANG
varchar(50)
UNIT
ID_UNIT
c har(10)
ID_BAGIAN
c har(10)
NAMA_UNIT
varchar(50)
ALAMAT
varchar(50)
NO_T ELEPON
varchar(50)
I D_ JENI SB ARA NG = I D_JE NI S BA RA NG
I D_ BA G I AN = I D_B A G IA N
BAGIAN
ID_BAGIAN
c har(10)
NAMA_BAGIAN
varchar(50)
SUPLIYER
ID_SUPLIYER
c har(10)
NAMA_SUPLIYER
varchar(50)
ALAMAT
varchar(50)
KONT AK
varchar(50)
I D_ SUPL IY ER = I D_SUP LI YE R
I D_ SUPL IY ER = I D_SUP LI YE R
T RANS_PEMBELIAN
ID_T RANS_PEMBELIAN
c har(10)
ID_SUPLIYER
c har(10)
KODE_FAKT UR
varchar(50)
T ANGGAL_PEMBELIAN
ti mestamp
T OT AL
i nteger
I D_ UNI T = I D_UNI T
T RANS_PENJ UALAN
ID_T RANS_PENJUALAN
c har(10)
ID_UNIT
c har(10)
T GL_PENJ UALAN
ti mestamp
KET ERANGAN_PENJ ULAN
varchar(50)
T OT ALHARGA_PENJ UALAN
varchar(50)
I D_ SUPL IY ER = I D_SUP LI YE R
ID_BARANG
ID_J ENISBARANG
ID_SUPLIYER
NAMA_BARANG
SAT UAN
T ANGGAL_UPDAT E_HARGA
J UMLAH_ST OK
ST OK_MINIMUM
KET ERANGAN
c har(10)
c har(10)
c har(10)
varchar(50)
varchar(50)
date
i nteger
i nteger
varchar(50)
I D_ TRANS_ PE MBE LI A N = I D_TRA NS _P EMB EL IA N
I D_ BA RA NG = ID_B ARA NG
DET AIL_PENJUALAN
ID_T RANS_PENJUALAN
ID_BARANG
J UMLAH_PENJUALAN
HARGA_SAT
UAN_PENJUALAN
I D_ BA RA NG = ID_B ARA
NG
SUB_T OT AL_PEMBELIAN
I D_ BA RA NG = ID_B ARA NG
I D_ BA RA NG = ID_B ARA NG
I D_ TRANS_ PE MBE LI A N = I D_TRA NS _P EMB EL IA N
DET AIL_PEMBELIAN
ID_T RANS_PEMBELIAN
ID_BARANG
J UMLAH_PEMBELIAN
HARGA_SAT UAN_PEMBELIAN
SUB_T OT AL_PEMBELIAN
c har(10)
c har(10)
i nteger
i nteger
i nteger
c har(10)
c har(10)
i nteger
i nteger
i nteger
i nteger
i nteger
i nteger
T RANS_RET UR_PEMBELIAN
ID_T RANS_RET UR_PEMBELIAN
ID_T RANS_PEMBELIAN
T ANGGAL_T RANS_RETUR_PEMBELIAN
DET AIL_RET UR_PEMBELIAN
ID_T RANS_RET UR_PEMBELIAN
c har(10)
ID_BARANG
c har(10)
ID_SUPLIYER
c har(10)
J UMLAH_RET UR_PEMBELIAN
i nteger
KET ERANGAN_RET URPEMBELIAN
varchar(50)
SUB_T OT AL_RET UR_PEMBELIAN
i nteger
c har(10)
c har(10)
i nteger
i nteger
i nteger
I D_ TRANS_ PE NJ UA LA N = I D_TRA NS _P ENJUALA N
I D_ BA RA NG = ID_B ARA NG
HARGA
ID_BARANG
ID_SUPLIYER
PERSENJUALBARU
PERSENJUALLAMA
HARGAJUALBARU
HARGAJUALLAMA
HARGABELIBARU
HARGABELILAMA
I D_ TRANS_ PE NJ UA LA N = I D_TRA NS _P ENJUALA N
I D_ SUPL IY ER = I D_SUP LI YE R
DAT A_BARANG
T RANS_RET UR_PENJ UALAN
ID_T RANS_RET UR_PENJ UALAN
c har(10)
T ANGGAL_
date
c har(10)
c har(10)
date
DET AIL_RET UR_PENJ UALAN
ID_T RANS_RET UR_PENJ UALAN
c har(10)
c har(10)
ID_T RANS_PENJUALAN
c har(10)
J UMLAH_RET UR_PENJ UALAN
i nteger
KET ERANGAN_RET URPENJ UALAN
varchar(50)
I D_ TRANS_ RE TUR_PE
MB ELI A N = I D_T RA NS _RET UR_P EMB E LI AN
ID_BARANG
I D_ TRANS_ RE TUR_PE NJUA LA N = I D_T RA NS _RET UR_P ENJUAL AN
Gambar Phiysical Data Model Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory dan
prediksi Jumlah Pembelian Barang Pada Koperasi Pegawai
Telekomunikasi.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang telah dilakukan dapat diperoleh beberapa
kesimpulan sebagai berikut :
1.
Rancang bangun sistem inventory dan prediksi jumlah pembelian barang pada
Koperasi Pegawai Telekomunikasi dapat membantu pihak dalam mengolah data, sebagai
pihak KOPEGTEL yang melakukan pengorganisasian data.
2.
Rancang bangun sistem inventory dan prediksi jumlah pembelian barang pada
Koperasi Pegawai Telekomunikasi, dapat diterapkan pihak dalam mengolah data jumlah
inventory dan prediksi jumlah pembelian barang.
3.
Berdasarkan hasil uji coba dengan menggunakan metode Single Moving Avegare
dapat diketahui bahwa metode ini dapat diterapkan dalam aplikasi untuk membantu
mengambil keputusan jumlah prediksi pembelian barang periode kedepan.
4.
Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa setiap hasil nilai jumlah prediksi
pembelian barang memiliki karakteristik data time series yang berbeda.
5.
Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu
menghasilkan laporan pembelian jumlah barang, laporan penjualan jumlah barang,
laporan jumlah barang retur serta laporan prediksi pembelian per barang, sesuai yang
diharapkan KOPEGTEL.