Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi - D idi S upriyadi

Manajemen Proyek dan
Teknologi Informasi
Disampaikan oleh : Didi Supriyadi
Pertemuan ke-3
Kuliah Manajemen Proyek STI
Program Studi S1 Informatika – ST3 Telkom
Purwokerto
Learning Objectives
• Setelah membaca bab ini, Anda akan dapat:
– Menggambarkan sistem pandang manajemen proyek dan bagaimana hal itu
berlaku untuk proyek teknologi informasi
– Memahami organisasi, termasuk empat frame, struktur organisasi, dan budaya
organisasi
– Jelaskan mengapa manajemen pemangku kepentingan dan komitmen manajemen
puncak sangat penting untuk proyek yang sukses
– Memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan membedakan
antara pengembangan proyek dan pengembangan produk
– Diskusikan atribut yang unik dan sifat beragam teknologi informasi proyek
– Jelaskan tren terbaru yang mempengaruhi manajemen proyek TI, termasuk
globalisasi, outsourcing, dan virtual tim
A Systems View of Project Management
• Project can’t be run in Isolation.
– Jika manajer proyek memimpin proyek dalam isolasi, tidak mungkin
bahwa proyek-proyek akan pernah benar-benar melayani kebutuhan
organisasi.
• Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan
manajer proyek perlu mempertimbangkan proyek-proyek dalam
konteks organisasi yang lebih besar.
• Untuk menangani situasi yang kompleks secara efektif, manajer
proyek perlu menggunakan sistem pemikiran/Systems Thinking
untuk mengambil pandangan holistik proyek dan memahami
bagaimana kaitannya dengan organisasi yang lebih besar.
A Systems Approach
• Pendekatan sistem muncul pada 1950-an untuk
menggambarkan pendekatan yang lebih analitis untuk
manajemen dan pemecahan masalah
– Manajemen harus melihat bagaimana proyek berhubungan dengan
seluruh organisasi
• Tiga bagian meliputi:
– Sistem filsafat: model keseluruhan untuk memikirkan hal-hal seperti
sistem. Systems are sets of interacting components working
within an environment to fulfill some purpose.
– Analisis sistem: pendekatan pemecahan masalah
– Sistem manajemen: penentuan bisnis, teknologi, dan masalah
organisasi sebelum membuat perubahan ke sistem
Three Sphere Model for Systems Management
• Ide
sederhana
menangani
tiga
bidang manajemen
sistem – bisnis,
organisasi,
dan
teknologi -- dapat
memiliki
dampak
besar pada pemilihan
dan
pengelolaan
proyek
dengan
sukses.
Understanding Organizations
• Organisasi dapat dilihat seperti memiliki empat frame yang berbeda:
struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolik:
Structural frame: Focuses on
roles and responsibilities,
coordination and control.
Organization charts help define
this frame.
Human resources frame:
Focuses on providing
harmony between needs of
the organization and needs
of people.
Political frame: Assumes
organizations are coalitions
composed of varied individuals
and interest groups. Conflict and
power are key issues.
Symbolic frame: Focuses on
symbols and meanings
related to events. Was it
good the CEO came to the
kickoff meeting? Culture is
important, particularly in
international projects.
What went Wrong?
• Banyak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) proyek gagal karena masalah organisasi,
bukan masalah teknis. Misalnya, Grosir toko kelontong Sobeys Kanada ditinggalkan toko
suppliernya selama dua tahun, $ 90.000.000 sistem ERP karena masalah organisasi.
– Sebagai Dalhousie University Associate Professor Sunny Marche menyatakan, "Masalah
membangun sistem yang terintegrasi yang dapat menampung orang yang berbeda merupakan
tantangan yang sangat serius. “Anda tidak dapat menceraikan teknologi dari masalah sosial
budaya. Mereka memiliki peran yang sama. “
• Orang-orang di berbagai belahan perusahaan memiliki istilah yang berbeda untuk berbagai item.
• Orang memiliki pekerjaan sehari-hari yang harus dilakukan dan tidak ingin mengambil waktu yang
diperlukan untuk mendapatkan sistem baru untuk bekerja
– Sistem ERP Sobeys ditutup selama lima hari dan karyawan berebut untuk saham rak berpotensi
kosong di beberapa toko selama berminggu-minggu. Kegagalan sistem biaya Sobey ini lebih dari
$ 90.000.000 dan menyebabkan pemegang saham untuk mengambil hit 82 sen setelah pajak per
saham. *
Organizational Structures
• Terkait dengan frame politik dan struktural
• Tiga struktur organisasi dasar
– Fungsional: manajer fungsional melaporkan kepada CEO
– Proyek: manajer program melapor ke CEO
– Matrix: jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek;
personil sering melaporkan ke dua atau lebih bos; Struktur
dapat menjadi lemah, seimbang, dan matriks yang kuat
Functional, Project, and Matrix
Organizational Structures
Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007
11
Pengaruh Struktur Organisasi di Proyek
Project
Characteristics
Organizational Structure Type
Functional
Matrix
Balanced
Matrix
Low to
Moderate
15-60%
Project
Little or none
Weak
Matrix
Limited
Virtually none
0-25%
Functional
manager
Functional
manager
Mixed
Project
manager
Project
manager
Project manager’s
role
Part-time
Part-time
Full-time
Full-time
Full-time
Common title for
project manager’s
role
Project
Coordinator/
Project
Leader
Part-time
Project
Coordinator/
Project
Leader
Part-time
Project
Manager/
Project
Officer
Part-time
Project
Manager/
Program
Manager
Full-time
Project
Manager/
Program
Manager
Full-time
Project manager’s
authority
Percent of
performing
organization’s
personnel assigned
full-time to project
work
Who controls the
project budget
Project
management
administrative staff
PMBOK Guide, 2000, 19, and PMBOK Guide 2004, 28.
Strong
Matrix
Moderate
to high
50-95%
High to
almost total
85-100%
Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007
Organizational Structures
• Manajer proyek memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek murni dan
hampir tidak ada wewenang pada struktur fungsional murni
• Seorang pemimpin proyek dalam organisasi fungsional yang memerlukan dukungan yang
kuat dari beberapa area fungsional yang berbeda, harus meminta manajemen puncak
sponsorship
– sponsor harus meminta dukungan dari semua manajer fungsional yang relevan untuk memastikan bahwa
mereka bekerja sama dan bahwa orang-orang yang memenuhi syarat yang tersedia untuk bekerja sesuai
kebutuhan
• Meskipun Project Manager memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek, hal
ini sering tidak efisien bagi perusahaan secara keseluruhan
– Menugaskan staf penuh waktu untuk proyek dapat menyebabkan underutilization dan / atau kesalahan
alokasi sumber daya
•
Sebuah penuh waktu teknis penulis yang tidak memiliki pekerjaan pada hari tertentu adalah sumber daya terbuang
•
Menggunakan pendekatan sistem mungkin menyebabkan PM untuk menyarankan mempekerjakan kontraktor independen untuk melakukan
menulis daripada menggunakan karyawan penuh-waktu, sehingga menghemat uang
Organizational Culture
• Sama seperti struktur organisasi mempengaruhi kemampuannya untuk
mengelola, begitu juga budaya organisasi.
• budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai,
dan perilaku yang menjadi ciri fungsi yang dari sebuah organisasi
• Banyak ahli percaya penyebab banyaknya masalah perusahaan “tidak
struktur atau staf” tapi budaya
– Bahkan dalam satu organisasi, budaya satu departemen mungkin
berbeda dari budaya lain departemen (teknologi vs keuangan)
• Beberapa budaya membuatnya lebih mudah untuk mengelola proyek
Sepuluh Karakteristik Budaya Organisasi1
• Identitas Anggota*
• Toleransi resiko*
• Kelompok
• Kriteria penghargaan*
penekanan*
• Toleransi konflik*
• Orang fokus
• Means-ends
• Integrasi Unit*
orientation
• Kontrol
• Open-systems focus*
1 as per Stephen P. Robbins
*Proyek kerja adalah yang paling sukses dalam budaya
organisasi di mana barang-barang yang kuat / tinggi dan
item lainnya yang seimbang
Manajemen Pemangku Kepentingan
• Manajer Proyek harus menyediakan waktu untuk
mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan
semua pemangku kepentingan proyek
• Menggunakan empat frame dari organisasi dapat membantu
memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan
– Sejak organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, proyek
mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional dan manajer
proyek lain dengan menggunakan beberapa sumber daya
• Senior eksekutif / manajemen puncak adalah stakeholder
sangat penting
Pentingnya Komitmen Top Manajemen
• Beberapa studi telah menemukan bahwa salah satu faktor kunci yang terkait
dengan hampir semua keberhasilan proyek adalah komitmen dan dukungan
PM menerima
• Seorang manajer senior, disebut juara, bertindak sebagai pendukung utama
untuk proyek tersebut
– Memastikan sumber daya yang memadai disediakan - uang, sumber daya manusia,
visibilitas
– Bantuan PM memenuhi kebutuhan spesifik pada waktu yang tepat - menyadari bahwa
masalah-masalah tak terduga dapat dan akan timbul dan dukungan yang diperlukan
untuk mengatasinya
– Seperti kebanyakan proyek TI melintasi area fungsional, membantu dalam memperoleh
kerjasama dari orang di bagian lain dari organisasi; melawan pertempuran politik
– Mentor dan pelatih PM pada isu-isu kepemimpinan karena kebanyakan PM IT tidak
berpengalaman dalam manajemen
Perlu untuk komitmen Organisasi Teknologi Informasi (TI)
• Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap IT, akan sulit
untuk proyek TI untuk sukses
• Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi
dalam organisasi membantu proyek IT
• Menugaskan orang-orang non-IT untuk proyek TI juga
mendorong lebih banyak komitmen
• Beberapa CEO mengambil peran kepemimpinan yang kuat
dalam mempromosikan penggunaan teknologi informasi dalam
organisasi mereka
Perlunya Standar Organisasi
• Standar dan pedoman membantu manajer proyek menjadi
lebih efektif
• Senior manajemen dapat mendorong:
– Penggunaan formulir standar dan perangkat lunak untuk
manajemen proyek
– Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana
proyek atau memberikan informasi status
– Penciptaan kantor manajemen proyek atau pusat keunggulan untuk
membantu PMS mencapai tujuan proyek
– Pengembangan jalur karir untuk PM dan / atau membutuhkan
sertifikasi PMP
Tahapan Proyek dan Siklus Hidup Proyek
• Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek
yang mendefinisikan:
–
–
–
–
Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase
Kiriman apa yang akan diproduksi dan kapan
Siapa yang terlibat dalam setiap fase
Bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui karya yang
dihasilkan dalam setiap fase
• A deliverable adalah produk atau jasa yang dihasilkan
atau disediakan sebagai bagian dari proyek
Lebih lanjut tentang Tahapan Proyek
• Pada fase awal dari siklus hidup proyek:
– kebutuhan sumber daya biasanya termurah
– Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi
– stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk
mempengaruhi proyek
• Dalam fase tengah siklus hidup proyek:
– Kepastian menyelesaikan proyek meningkatkan
– Sumber daya Lainnya dibutuhkan
• Tahap akhir dari siklus hidup proyek berfokus pada:
– Memastikan bahwa persyaratan proyek bertemu
– sponsor menyetujui penyelesaian proyek
Phases of the Traditional
Project Life Cycle
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional
• tahap konsep - manajer menjelaskan secara singkat proyek
– Mengembangkan tingkat sangat tinggi atau Ringkasan rencana untuk proyek
menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasari
– Perkiraan biaya kasar dikembangkan dan gambaran pekerjaan yang terlibat dibuat
– Sebuah struktur rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan
aktivitas kerja ke dalam berbagai tingkat tugas
• WBS merupakan dokumen penyampaian berorientasi yang mendefinisikan ruang lingkup total proyek
• Tom Walters seharusnya membentuk sebuah komite fakultas dan staf untuk
mempelajari konsep peningkatan penggunaan teknologi di kampus
– Mereka mungkin telah mengembangkan rencana manajemen yang termasuk awal, proyek
yang lebih kecil untuk menyelidiki cara-cara alternatif untuk meningkatkan penggunaan
teknologi
• Menyiapkan laporan yang mempelajari apa yang kampus yang sama melakukan, survei mahasiswa, staf
dan dosen dan memperkirakan dampak menggunakan teknologi lebih lanjut tentang biaya dan
pendaftaran.
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional
• tahap pengembangan - tim proyek menciptakan rencana manajemen
proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat dan WBS lebih
menyeluruh.
– Jika pada fase Konsep menyarankan bahwa laptop adalah salah satu cara untuk
meningkatkan penggunaan teknologi di kampus, maka penelitian lebih lanjut akan
diperlukan dalam fase ini untuk menentukan beli / sewa, jenis perangkat keras dan
perangkat lunak, berapa banyak biaya siswa, bagaimana menangani pelatihan dan
pemeliharaan, dll
– Jika fase konsep menyarankan bahwa laptop tidak cara untuk pergi, proyek tersebut
akan dibatalkan pada saat itu sehingga menghemat waktu dan uang
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional
• Implementation- tim proyek menciptakan perkiraan biaya yang sangat
akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan dan memberikan laporan
kinerja kepada stakeholder
– Memperoleh hardware dan software, memasang peralatan jaringan yang diperlukan,
memberikan laptop kepada siswa, menciptakan suatu proses untuk mengumpulkan biaya,
memberikan pelatihan, dll
• Fakultas perlu mempertimbangkan bagaimana untuk mengambil keuntungan dari laptop, keamanan
mempersiapkan potensi masalah, penerimaan memasukkan ini dalam merekrut brosur, dll
• Close-out - semua pekerjaan selesai, penerimaan pelanggan dari seluruh
proyek
– Tim proyek harus mendokumentasikan pengalaman mereka pada proyek
– Survei siswa, fakultas, administrasi pada dampak teknologi
Siklus Hidup Produk
• Produk juga memiliki siklus hidup
• Sistem Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu
kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam
mengembangkan dan memelihara sistem informasi
• Proyek pengembangan sistem dapat mengikuti:
– Prediksi siklus hidup: ruang lingkup proyek dapat diartikulasikan
secara jelas dan jadwal dan biaya dapat diprediksi
• Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek berusaha untuk mengklarifikasi
persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain
• Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak
bekerja
Model Prediksi Siklus Hidup
• Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek untuk berusaha mengklarifikasi
persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain
• Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak bekerja
untuk jangka
• model waterfall : telah didefinisikan dengan baik, tahap linear pengembangan sistem
dan dukungan
• Model spiral: menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan menggunakan
pendekatan iteratif atau spiral daripada pendekatan linear
• Model Incremental build : menyediakan untuk pengembangan progresif software
operasional
• Model Prototyping : digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk memperjelas
kebutuhan pengguna
• Rapid Application Development (RAD) Model: digunakan untuk menghasilkan
sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas
Siklus Hidup Produk
– Siklus hidup Adaptive Software Development (ASD): persyaratan
tidak dapat dengan jelas dinyatakan, proyek yang misi didorong dan
komponen berdasarkan, menggunakan siklus berbasis waktu untuk
bertemu tanggal Target
hasil pembangunan dengan menciptakan komponen yang
menyediakan fungsionalitas yang ditentukan oleh kelompok usaha
sebagai kebutuhan ini ditemukan dalam pendekatan yang lebih
bebas-bentuk
Persyaratan dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif dan
pengembangan risiko didorong dan mengubah toleran untuk
mengatasi dan menggabungkan daripada mengurangi risiko
Siklus Hidup Produk
• proyek TI besar biasanya terdiri dari beberapa proyek yang
lebih kecil, lebih mudah dikelola, terutama ketika ada banyak
ketidakpastian yang terlibat
– Beberapa aspek manajemen proyek yang perlu dilakukan selama
setiap fase dari siklus hidup produk
• Tahap perencanaan Sistem untuk sistem informasi baru, dapat mencakup
sebuah proyek untuk menyewa sebuah perusahaan konsultan luar untuk
membantu mengidentifikasi dan mengevaluasi strategi potensial untuk
mengembangkan aplikasi bisnis tertentu
• Tahap implementasi mungkin termasuk sebuah proyek untuk menyewa
programmer dari sistem
• Close-out fase mungkin termasuk sebuah proyek untuk mengembangkan dan
menjalankan beberapa sesi pelatihan bagi pengguna dari aplikasi baru
Ulasan Pentingnya Tahapan Manajemen Proyek
• Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap tahapan proyek untuk
melanjutkan ke berikutnya
• Tinjauan manajemen, juga disebut Phase exits atau kill points,, harus
dilakukan setelah setiap fase, untuk mengevaluasi kemajuan proyek,
kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan
organisasi
– Pada akhir fase konsep, tim proyek bisa menyajikan informasi untuk fakultas, presiden dan
anggota staf lain yang dijelaskan pilihan yang berbeda untuk meningkatkan penggunaan
teknologi, analisis apa yang dilakukan perguruan tinggi kompetitor dan hasil survei
pendapat stakeholder lokal pada subjek permasalahan. Hasil kurang baik bisa
mengakibatkan menghentikan proyek pada saat itu dan tidak berinvestasi lebih banyak
waktu, tenaga dan uang.
Konteks Proyek IT
• Proyek TI bisa sangat beragam dalam hal ukuran,
kompleksitas, produk yang dihasilkan, daerah aplikasi, dan
kebutuhan sumber daya
• Anggota tim proyek TI sering memiliki latar belakang dan
keahlian
• Proyek IT menggunakan beragam teknologi yang berubah
dengan cepat; bahkan dalam satu bidang teknologi, orang
harus sangat khusus