Audit dan Penutupan Proyek

Salah satu alat evaluasi
 Adalah pemeriksaan menyeluruh
terhadap manajemen proyek:
metodologi, prosedur, anggaran,
pengeluaran dan progress pekerjaan
 Tujuan: jika ada masalah cepat
diketahui, dan jika ada masalah cepat
dapat diatasi

Pemberi
dana
GOI
AUDITOR
Loan/Grant
Loan/Grant +
Pendamping
Akuntabilitas
Pengelolaan
Keuangan Yang Baik
Info Pengelolaan
Sesuai/
Tidak dg Agrmt
Perbaikan Sistem
Pengelolaan
Laporan Audit
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pendahuluan (tujuan proyek)
Status sekarang (biaya, jadwal, kemajuan,
kualitas)
Status proyek di waktu yang akan datang
(laporan auditor mengenai kemajuan proyek,
rekomendasi mengenai aspek teknis, jadwal
dan anggaran terhadap pekerjaan tersisa)
Isu-isu manajemen yang penting
(pembahasan singkat mengenai tawar
menawar antara biaya, jadwal dan
performansi)
Analisis risiko (risiko proyek dan akibatnya)
Keterbatasan, asumsi (yang mendasari
laporan)
INITIATING
PROCESS
PLANNING
PROCESS
CONTROLLING
PROCESS
(Arrows represent flow of
documents and documentable
items)
EXECUTING
PROCESS
CLOSING
PROCESS
TOTAL PROJECT LIFE CYCLE
TIME
ACCOMPLISH
PLAN
PHASE I
CONCEPT
CONCEIVE
(C)
GATHER DATA
IDENTIFY NEED
ESTABLISH:
- GOALS & OBJECTIVES
- BASIC ECONOMICS:
FEASIBILITY
- STAKEHOLDERS
- RISK LEVEL
- STRATEGY
- POTENTIAL TEAM
GUESSTIMATE RESOURCES
IDENTIFY ALL
ALTERNATIVES
PRESENT PROPOSAL
OBTAIN APPROVAL FOR
NEXT PHASE
PHASE 2
DEVELOPMENT
DEVELOP
(D)
APPOINT KEY TEAM
MEMBERS
CONDUCT STUDIES
DEVELOP SCOPE BASELINE
- END PRODUCT (S)
- QUALITY STANDARDS
- RESOURCES
- ACTIVITIES
ESTABLISH:
- MASTER PLAN
- BUDGET, CASH FLOW
- WBS
- POLICIES &
PROCEDURES
ASSESS RISK
CONFIRM JUSTIFICATION
PRESENT PROJECT BRIEF
OBTAIN APPROVAL TO
PROCEED
PHASE 3
IMPLEMENTATION
EXECUTE
(E)
SET UP:
- ORGANIZING
- COMMUNICATIONS
MOTIVATE TEAM
DETAIL TECHNICAL
REQUIREMENT
ESTABLISH:
- WORK PACKAGES
- DETAILED SCHEDULE
- INFORMATION CONTROL
SYSTEM
PROCURE GOODS &
SERVICES
EXECUTE WORK PACKAGES
DIRECT/MONITOR/
FORECAST/CONTROL:
- SCOPE
- QUALITY
- TIME
- COST
RESOLVE PROBLEM
PHASE 4
TERMINATION
FINISH
(F)
FINALIZED PRODUCT (S)
REVIEW AND ACCEPT
SETTLE FINAL A/C’S
TRANSFER PRODUCT
RESPONSIBILITY
EVALUATE PROJECT
DOCUMENT RESULTS
RELEASE/REDIRECT
RESOURCES
REASSIGN PROJECT TEAM
•
•
•
•
Isi Laporan Keuangan
Pelaksanaan Kegiatan Proyek
Hasil Kegiatan Proyek
Bila Terjadi KKN adalah Tanggung jawab
Proyek itu Sendiri
•
General Audit atas Laporan Keuangan
– Untuk menyatakan pendapat atas penyajian
laporan keuangan apakah sudah sesuai
dengan standar penyajian yang berlaku
•
Audit Kinerja
– Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan
sudah mencapai tujuan dengan tetap
mengacu kepada prinsip pelaksanaan
anggaran 3E
•
Audit Kepatuhan
– Untuk menilai tingkat kepatuhan pelaksanaan
kegiatan terhadap ketentuan yang berlaku

Entry Meeting
 Penyerahan Surat Tugas
 Pembahasan Ruang Lingkup


Pelaksanaan Audit
Exit Meeting
 Notisi Audit
 Berita Acara Pembahasan

Penyusunan Laporan
 Laporan proyek:
 Individual/Dukungan
 Konsolidasi

Tindak Lanjut
 Penyelesaian rekomendasi oleh pihak proyek
 Pengiriman bukti tindak lanjut oleh pihak proyek
 Pengujian bukti tindk lanjut oleh pihak auditor


Laporan kepada manajemen perusahaan
tentang pelaksanaan proyek
Isi laporan:
› Ringkasan mengenai status proyek
› Bagian-bagian di mana koreksi dilakukan
› Perubahan jadwal, ramalan mengenai jadwal dan
biaya
› Kemungkinan masalah yang akan timbul, solusi dan
akibatnya
› Situasi biaya saat ini
› Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada

Dapat pula dibuatkan laporan kepada
user/client dari pelaksanaan proyek
1.
2.
3.
4.
Karena pekerjaan memang sudah
selesai sesuai perjanjian kontrak
Lebih menguntungkan proyek
dihentikan daripada dilanjutkan
(karena beberapa faktor yang tidak
bisa dikendalikan)
Tidak mampu mencapai performansi
yang diinginkan
Proyek dihentikan, tetapi dibentuk divisi
tetap untuk melanjutkan pekerjaan lain
yang mirip menjadi kegiatan rutin




Proyek dikatakan berhenti apabila pekerjaan
proyek sudah sampai pada titik tertentu
dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan
yang lebih lanjut
Merupakan tahap yang kritis, menentukan
berhasil tidaknya proyek yang dilaksanakan
Terencana, dengan prosedur yang sistematis
Tidak dilakukan karena ketidaksiapan untuk
melanjutkan pekerjaan proyek atau dilakukan
secara mendadak
PENUTUPAN
PROYEK
PENGADAAN
ORGANISASI DAN
PERSONALIA
DEMOBILISASI
AUDIT
PENYELESAIAN
KLAIM
GAMBAR DESAIN
LAPORAN
KEUANGAN
WARRANTY DAN
GUARANTY
DOKUMEN PROYEK
CATATAN ASET
PENYEDIAAN SUKU
CADANG
ENGINEERING
FINANSIAL DAN
AKUNTANSI
MANUAL OPERASI
DAN
PEMELIHARAAN
LAPORAN
PENUTUPAN
SERAH TERIMA
HASIL PROYEK
PENILAIAN
PRESTASI
PENUGASAN
PERSONIL
(REASSIGNMENT)