07a-perencanaan-sdm-2009

MANAJEMEN PROYEK
PERANGKAT LUNAK
IF015 – 3 SKS
© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260
Website: http://fti.bl.ac.id Email: [email protected]
PERTEMUAN – 7/1
PERENCANAAN dalam
MANAJEMEN S.D.M PROYEK
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
2
MANAJEMEN S.D.M
 Karyawan adalah sumberdaya perusahaan
 Sebagai sumberdaya:
 Digunakan secara efisien
 Penggunaannya harus efektif
 Hal-hal penting dalam manajemen Sumber
Daya Manusia
 Motivasi
 Daya / kekuatan dan pengaruh
 Peningkatan efektivitas
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
3
MOTIVASI SDM
 Pemenuhan terhadap kebutuhan karyawan
dipakai sebagai motivator
 Hirarki kebutuhan menurut Maslow: (dari yang
terendah)
1.Kebutuhan fisiologis
2.Kebutuhan keamanan
3.Kebutuhan sosial
4.Kebutuhan dihargai
5.Kebutuhan aktualisasi diri
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
4
MOTIVASI S.D.M.
 Faktor higiene menurut Herzberg:
1. Pencapaian dan penghargaan
2. Tanggung jawab
3. Kemajuan
4. Pertumbuhan
Faktor tersebut di atas, apabila tidak ada,
menimbulkan ketidakpuasan, apabila ada,
menjadi motivator
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
5
TEORI X (KLASIK)
McGREGOR (1960)
 Karyawan tidak menyukai dan berusaha
menghindari kerja.
 Manajer harus memaksa, mengancam dan
mengawasi dengan ketat
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
6
TEORI Y (HUBUNGAN ANTAR MANUSIA)
McGREGOR (1960)
 Karyawan bukannya tidak menyukai kerja,
tetapi memandang kerja sebagai sesuatu
hal yang alami, sebagaimana halnya
bermain dan beristirahat.
 Hal yang paling memuaskan adalah:
1. Dihargai
2. Aktualisasi diri
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
7
TEORI Z
WILLIAM OUCHI (1981)
 Motivasi sangat dipengaruhi oleh:
 Kepercayaan atasan terhadap karyawan
 Karyawan ingin hasil kerjanya bermutu
 Pendapat karyawan dihargai dengan
pengambilan keputusan secara kolektif
 Nilai-nilai budaya diindahkan
 Ada :
 Rotasi kerja
 Perluasan ketrampilan
 Generalisasi
 Pelatihan berkelanjutan
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
8
DAYA DAN PENGARUH
5 daya utama dalam organisasi:
1. Daya untuk memaksakan
2. Daya yang berlegitimasi
3. Daya berdasar keahlian
4. Daya berdasar penghargaan
5. Daya referen (berbasis karisma)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
9
9 DASAR PENGARUH
(HJ
THAMLAIN & DL WILEMON)
1.Kewenangan (otoritas), sesuai hirarkhi
2.Penugasan: kemampuan untuk menentukan
penugasan
3.Anggaran: punya otoritas menentukan alokasi
dana
4.Promosi: punya pengaruh dalam kenaikan
jabatan
5.Dana: menentukan penghasilan
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
10
9 DASAR PENGARUH
(HJ
THAMLAIN & DL WILEMON)
6.Penalti: menentukan konsekuensi tindakan
7.Tantangan kerja: menentukan pekerjaan yg
menantang
8.Keahlian: memiliki pengetahuan khusus
9.Keakraban: memiliki hubungan yang akrab
Manajer jangan hanya mengandalkan kewenangan,
dana, penalti, tetapi juga penugasan, anggaran,
promosi, tantangan kerja, keahlian , dan keakraban
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
11
COVEY’S 8 HABITS:
PENINGKATAN EFEKTIVITAS
1.Be proactive: Take initiative, be responsible.
(Jadilah proaktif: berinisiatif, bertanggung jawab).
2. Put first things first: Use discipline to put off
today's pleasures for greater future pleasures.
(menempatkan hal pertama menjadi yang
dikerjakan pertama: menggunakan disiplin untuk
menunda kesenangan hari ini untuk kesenangan
masa depan yang lebih besar).
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
12
COVEY’S 8 HABITS:
PENINGKATAN EFEKTIVITAS
3. Begin with the end in mind: Develop a mental
image of how projects, including your life, will turn
out.
(Mulailah dengan memikirkan akhirnya:
mengembangkan gambaran mental cara
melaksanakan proyek, termasuk kehidupan anda,
akan berubah)
4. Think win/win: There's plenty for all.
berpikir menang/menang: ada banyak untuk semua
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
13
COVEY’S 8 HABITS:
PENINGKATAN EFEKTIVITAS
5. Seek first to understand, then to be
understood: Listen more, speak less.
6. Synergize: The whole is greater than the
parts.
7. Sharpen the saw: Improve physically,
mentally, emotionally and spiritually.
8. Find your voice, and inspire others to find
theirs: Don't ignore that longing to make a
difference.
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
14
MANAJEMEN S.D.M. PROYEK
Kegiatan untuk mendapatkan manfaat/ efektivitas
tertinggi dlm penggunaan personil proyek
Waspadai:
 Sifat sementara pada proyek:
o Hubungan antar personal dapat berbeda
pada proyek yang berbeda
o Sifat dan jumlah stakeholder dapat berbeda
pada fase/tahap yang berbeda
 Kegiatan administrasi perlu untuk mendukung
penilaian kesesuaian hasil proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
15
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU
DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan
modifikasi)
KEBUTUHAN
&
HARAPAN
MANAJM
CAKUPAN
PROYEK
MANAJM
WAKTU
PROYEK
MANAJM
BIAYA
PROYEK
MANAJM
MUTU
PROYEK
PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
STAKEHOLDER
MANAJM
SDM
PROYEK
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJM
KOMUNIKASI
PROYEK
MANAJM
RESIKO
PROYEK
BERHASIL
MANAJM
PEMBELIAN
PROYEK
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
16
KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
17
PROSES-PROSES
DALAM MANAJEMEN SDM PROYEK
1
Perencanaan
SDM proyek
KLP PROSES
PELAKSANAAN
2
Penerimaan anggota
tim proyek
3
Membangun
tim proyek
KLP PROSES
MONITORING & PENGAWASAN
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
KLP PROSES
PERENCANAAN
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
4
Mengelola
Tim proyek
18
PERENCANAAN SDM PROYEK
PENGERTIAN UMUM
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan,
 Peran dalam proyek,
 Tanggung jawab,
 Hubungan pelaporan
 Membuat rencana manajemen penentuan
staf
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
19
Masukan
MERENCANAKAN SDM PROYEK
1. Faktor lingkungan perusahaan seperti
budaya dan struktur organisasi
2. Aset proses organisasi (template, daftar
pengecekan misalnya tentang kompetensi,
pelatihan, dll)
3. Rencana manajemen proyek, misalnya
tentang persyaratan sumberdaya untuk
melaksanakan kegiatan proyek.
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
20
Piranti & Teknik
MERENCANAKAN SDM PROYEK
1. Struktur organisasi dan deskripsi masing-
masing posisi
2. Jejaring (networking): formal dan informal
komunikasi
3. Teori organisasi: teknik menyusun
organisasi, membagi pekerjaan, dll
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
21
Hasil
MERENCANAKAN SDM PROYEK
1. Penunjukan peran dan tanggung jawab: peran,
kewenangan, tanggung jawab, kompetensi.
Pertimbangkan cakupan proyek, untuk
menjamin semua kegiatan proyek tertangani
dengan baik
2. Rencana manajemen personalia: meliputi
akuisisi, jadwal tugas, pemutusan hubungan,
kebutuhan pelatihan, penilaian & penghargaan,
kesesuaian dengann aturan pemerintah dll,
perlindungan keamanan
3. Bagan organisasi proyek
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
22
Contoh bagan organisasi proyek TI dengan skala besar (Schwalbe:
ITPM, 2004)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
23
Proses pendefinisian pekerjaan
dan penugasannya (Schwalbe: ITPM, 2004)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
24
Responsibility Assignment Matrix (RAM)
(Schwalbe: ITPM, 2004)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
25
Responsibility Assignment Matrix
memperlihatkan peran pemangku kepentingan (stakeholder)
(Schwalbe: ITPM, 2004)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
26
R A C I Chart
(Schwalbe: ITPM, 2004)
R = responsibility, only one R per task
A = accountability
C = consultation
I = informed
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
27
Histogram sumberdaya
(Shwalbe: ITPM, 2004)
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
28
Ke materi
selanjutnya