IF020 – IF015 – 3 SKS 1 PROYEK DAN MANAJEMEN PROYEK PERTEMUAN - 1 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI IF020 – IF015 – 3 SKS 2 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI SYSTEMS DEVELOPMENT PROJECTS FAIL • More than half of all systems development projects Fail (42% - Standish Group, 53% - General Accounting Office) – Canceled before completion – System is never used once finished – Doesn't provide the expected benefits • Most of the ones that don't fail: – Are delivered late – Are over budget – Don't provide the features promised 5 Company RECENT SIGNIFICANT IT FAILURES Year Outcome Hudson Bay (Canada) 2005 Inventory system problems lead to $33.3 million loss UK Inland Revenue 2004/5 $3.45 billion tax-credit overpayment caused by software errors Avis Europe PLC (UK) 2004 Enterprise resource planning (ERP) system cancelled after $54.5 million spent Ford Motor Co. 2004 Purchasing system abandoned after deployment costing approximately $400 M Hewlett-Packard Co. 2004 ERP system problems contribute to $160 million loss AT&T Wireless 2004 Customer relations management (CRM) system upgrade problems lead to $100M loss 6 KEUNIKAN DARI SOFTWARE Karakteristik Software Hardware Kompleksitas Tingkat kompleksitas dari produk software tinggi, dengan kemungkinan perubahan parameter dan fungsi yang sangat beragam Tingkat kompleksitas produk lain rendah, dengan kemungkinan perubahan parameter dan fungsi tidak beragam Visibilitas Produk Produk tidak terlihat dengan kasat mata, termasuk bila ada cacat (defect) dari produk Produk terlihat dengan kasat mata, termasuk bila ada cacat (defect) dari produk 7 8 IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PROYEK • PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa) • Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait JENIS KEGIATAN PROYEK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 10 1. Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek 2. Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal : Cakupan, Waktu, Biaya, Mutu. PRODUK PROYEK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 11 Produk antara Diserahkan sesuai jadwal sebelum proyek selesai Contoh: Hasil survei Hasil analisis Rancangan. Produk akhir Diserahkan pada akhir proyek. Contoh: • P/K dan jaringan terpasang • Sistem aplikasi terpasang, • Panduan bagi pengguna • Dokumentasi teknis sistem IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 12 SIFAT PROYEK • Sasaran unik. • Berlangsung sementara. • Perlu sumber daya dari berbagai bidang, baik dari dalam maupun dari luar organisasi oPersonil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll • Punya sponsor utama / pelanggan, yang: o menjadi penentu sasaran proyek o menjadi penentu dalam hal finansial IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 13 • Proyek mengandung ketidakpastian. Lingkungan proyek bisa berubah dan proyek harus merespon perubahan tersebut. oPergeseran sasaran proyek: misalnya karena waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi oPerubahan peraturan yang berasal dari stakeholder organisasi IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 14 • Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak luar proyek) oDana/sumber daya dalam hal jumlah dan ketersediaannya oWaktu pelaksanaan oCakupan MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3 kendala tersebut IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. • Anggaran membengkak • Waktu pelaksanaan lewat jadwal • 31 % gagal ditengah jalan • 16,2 % sukses FAKTOR UTAMA MASALAH (JIM JOHNSON) IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 1.Masukan dari pengguna kurang 2.Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap 3.Kebutuhan dan spesifikasinya berubah 4.Kurangnya dukungan eksekutif 5.Kurang kompeten teknologinya 6.Kekurangan sumberdaya 7.Harapan terlalu tinggi 8.Sasaran tidak jelas 9.Waktu terlalu singkat 10.Menggunakan teknologi baru MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA • Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya, serta sponsor bisa cepat menerima informasi • Pengguna dijadikan anggota tim • Pertemuan reguler proyek dengan pengguna • Pelaporan reguler dan tepat waktu • Lokasi pengembang sistem ‘dekat’ dengan pengguna IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 18 HARAPAN: Hubungan dg pelanggan lebih baik Selesai lebih cepat Biaya rendah Kualitas tinggi Produktivitas meningkat PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK Koordinasi meningkat Moral tim meningkat BAGAIMANA ??? IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 19 MANAJEMEN PROYEK DEFINISI menurut PMBOK (project management body of knowledge) Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan/ persyaratan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya Stakeholder = pemangku kepentingan STAKEHOLDER PROYEK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI (PEMANGKU KEPENTINGAN) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: > Sponsor > Tim proyek > Calon pengguna hasil proyek > Pelanggan > Staf pendukung > Pemasok > Pihak yang tidak menyetujui proyek Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik dengan para stakeholder MANAJER PROYEK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 21 • Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek • Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelola proyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis. IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 22 P M I Project Management Institute (PMI): • Organisasi internasional bagi para manajer proyek • Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). • Mendefinisikan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PMBOK • Mencakup 9 bidang pengetahuan/knowledge area • Pada masing-masing knowledge area diatas, ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan. • Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi : 1. Kelompok proses memulai 2. Kelompok proses me 3. Kelompok proses rencanakan melaksanakan 4. Kelompok proses memonitor & mengontrol 5. Kelompok proses menutup 9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPA N MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBELIAN PROYEK PIRANTI & TEKNIK PROYEK BERHASIL KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK 25 IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MENUTUP PROYEK MEMONITOR & MENGONTROL PROYEK MELAKSANAAN PROYEK MERENCANAKAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 26 KELOMPOK PROSES MELAKSANAKAN INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES MERENCANAKAN KELOMPOK PROSES MENUTUP KELOMPOK PROSES MEMULAI AWAL FASE KELOMPOK PROSES MEMONITOR & MENGONTROL WAKTU AKHIR FASE IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 28 PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek. IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 29 SIKLUS HIDUP PROYEK Dapat dipandang sebagai kegiatan yang terkait dengan kelayakan proyek, diikuti dengan kegiatan yang terkait dengan akuisisi proyek (proyek diterima dan dilaksanakan) fokus pada hasil kerja KONSEP PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI (PELAKSANAAN) MENGAKHIRI (CLOSE OUT) KELAYAKAN PROYEK AKUISISI PROYEK ( FOKUS PADA PERENCANAAN ) ( FOKUS PADA PENYERAHAN HASIL KERJA ) IF020 – IF015 – 3 SKS 30 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI SIKLUS HIDUP PRODUK • Kegiatan dalam proyek yang terkait dengan produk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk • Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 31 Contoh: siklus hidup produk pada pengembangan SI: • Model air terjun, memiliki tahapan linear • Model spiral Boehm, memiliki tahapan iteratif • Model bertumbuh, makin lama PRODUK makin lengkap • Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan 4 fase, yaitu: perencanaan kebutuhan; desain oleh pengguna; konstruksi; pengalihan sistem (cut over). • Model dengan prototipe • Extreme programming, analisa dan desain tidak dimodelkan, se-olah2 langsung pemrograman MANAJEMEN PROYEK & DISIPLIN ILMU LAIN IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 32 Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek PENGETAHUAN & PRAKTEK MANAJEMEN PROYEK KONSEP MANAJEMEN UMUM: FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL PERENCANAAN Menyusun kegiatan dengan seluruh kebu-tuhannya untuk mencapai tujuan tertentu PENGORGANISASIAN Menyusun organisasi dengan tugas, fungsi, dan hubungan antar komponen untuk melaksanakan pencapaian tujuan PENEMPATAN PERSONIL Menetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi PENGARAHAN PENGAWASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI Melakukan kegiatan yg senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya Melakukan monitoring, membandingkan hasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukan tindakan korektif dan preventif IF020 – IF015 – 3 SKS 33 PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG) IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 34 1. Peran interpersonal • Figurehead kegiatan seremonial • Leader memotivasi • Liaison mewakili dalam urusan bisnis 2. Peran informasional • Monitor memantau kinerja • Disseminator mendistibusikan informasi • Spokesperson juru bicara, keluar PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG) IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 35 3. Peran keputusan • Entrepreneur peningkatan sesuai kebutuhan • Disturbance handler menangani gangguan • Resource allocator mengalokasikan sumberdaya • Negotiator melakukan negosiasi internal & eksternal MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN UMUM IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 36 Persamaan antara proyek dengan operasi organisasi • Punya sasaran • Sumber daya terbatas • Punya rencana dan anggaran biaya IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 37 Tidak semua pengetahuan dalam manajemen umum dipakai, karena adanya perbedaan Kegiatan Proyek Unik, tidak berulang Kegiatan operasi Berulang Pola waktu Sementara Terus menerus Fokus pelaksanaan Integrasi berbagai Sebagai kegiatan kegiatan dan sumber sehari-hari daya IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 38 PROYEK SEBAGAI SISTEM • Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyuisyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek • Manajer proyek perlu memahami proyek secara holistik • Proyek punya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. • Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup, melakukan pertukaran dengan lingkungannya KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI DAN PROYEK IF020 – IF015 – 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 1.Organisasi berbasis proyek • Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek • Organisasi menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain • Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya. 2.Organisasi yang tidak berbasis proyek. • Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah.
