surat umum - BLOGdetik

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA
SURAT UMUM
NAMA ANGGOTA:
*NURISA
*NOVI RIZMAYANTI
*RULLY ALFIANSYAH
*SITI AISYAH
*SITI ZAKIAH I
*TERRY MULYANTI
10
SURAT UMUM
1. Sekilas tentang surat
Adalah Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan
Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan .
Fungi surat.
1. sebagai alat untukmenyampaikan pemberitauan, permintaan atau permohonan, buah pikiran
gagasan.
2. sebagai alat bukti tulis.
3. sebagai alat untuk mengikat.
4. sebagai bukti historis.
5. sebagai pedoman kerja.
Jenis surat.
Jenis surat dibagi menjadi :
Jenis surat dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya,antara lain :
1. Surat resmi / Dinas
2. Surat tidak resmi / Pribadi
3. Surat setengah Resmi
Jenis surat menurut isinya,antara lain :
1. Surat Keluarga / Pribadi
2. Surat Sosial dan Umum
3. Surat Dinas
4. Surat setengah resmi
5. Surat niaga
Jenis surat menurut tujuannya,antara lain :
1. Surat perintah
2. Surat permohonan
3. Surat pemberitahuan
4. Surat penawaran
5. Surat keterangan
6. Surat keputusan
Bentuk Surat.
Bentuk surat adalah Pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 6 macam bentuk surat,yaitu :
1. Bentuk lurus penuh.
2. Bentuk lurus.
3. Bentuk setengah lurus.
4. Bentuk surat bertekuk.
5. Bentuk resmi Indonesia lama.
6. Bentuk resmi Indonesia Baru.
Bagian – bagian surat resmi :
1. Kepala surat / Kop surat.
2. Tanggal surat.
3. Nomor.
Lampiran.
Hal.
Sifat / Derajat surat.
4. Alamat yang dituju.
5. Salam Pembuka.
6. Isi,terdiri dari : Pembuka
Isi
Penutup
7. Salam penutup.
8. Indentitas pengirim,TTD,stempel.
9. Tembusan.
2. Surat Umum
Adalah surat yang di tujukan kepada orang banyak baik dalam suatu organisasi maupun orang
di luar organisasi yang memiliki maksud seperti mengajak, meminta, permohonan dan lain-lain.
Contoh surat umum dan sosial :
1.
SURAT UNDANGAN
Dalam surat undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk mengahadiri suatu acara.
Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluaasi , rapat persencanaan, ataupun
acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisahan akaryawan, peresmian gedung, halal
bilhalal, syukuran, promosi dan sebagainya.
Hal-hal yang harus di cantumkan dalam surat undangan :
Alasan (mengapa penulis mengirim undangan).
Biasanya disampaikan dengan ucapan seperti:
“Untuk menindaklanjuti hasil rapat tanggal 20 April yang lalu…”
“Sebagai rasa syukur atas keberhasilan usaha kita…”
Acara (apabila perlu dengan susunan atau rincian acara)
Acara ini perlu diketahui agar pembaca biasa menimbang apakah perlu menghadiri undangan
tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda
rapat juga dilampirkan agar para calon peserta biasanya mempersiapkan diri, biasanya disampaikan
dengan ungkapan seperti”
“…kami akan menyelenggarakan syukuran.”
“…kami akan menyelenggarakan Rapat Perencanaan Strategi Tahap II.”
Waktu
Waktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jam, tanggal, dan hari agar calaon
peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersebut. Dalam
peruses proofreading surat undangan sebaiknya waktu dijadikan Hot spot yang perlu diteliti dengan
cermat agar tidak terjadi kekeliruan. Kekeliruan dalam penulisan waktu bias mengakibatkan
kekecewaan, bahkan kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai
berikut:
Hari
Tanggal
: Senin
: 17 Maret 2001
Waktu
: 19:00-21.30
Tempat
Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang,
dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai
waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan
penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.
Persyaratan peserta/hadirin
Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh
calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas
yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan , waktu kehadiran, rekan atau orang lain
yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat
undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat
penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya.
Contoh surat undangan :
PANITIA PERAYAAN MILAD PT. INDO IT
Bandung 27, Juli 2009
Nomor : A/PANPELMILAD/1/2009
Hal : Undangan
Lampiran : 1
Kepada Yth :
Seluruh Staf PT. INDO IT
Di Tempat
Dengan Hormat
Assalamua'alaikum Wr.Wb, segala puja dan puji hanyalah milik Allah, yang selalau memberi rahmat dan
taufiknya kepada kita, shalawat dan salam selalau tercurah kepada junjungan kita semua, pemimpin
ummat Nabiyullah Muhammad Saw, keluarga, para sahabatnya, dan seluruh umat-Nya sampai akhir
zaman.
Sehubungan telah 5 tahun berdirinya perusahaan PT. INDO IT yang Alhamdulillah dari semenjak berdiri
sampai sekarang terus mengalami kemajuan dan perbaikan dari tingkat Manejemen Perusahaan sampai
ke segi moral karyawan perusahaan PT. INDO IT di masyarakat.
Oleh sebab itu untuk mensyukuri atas keberhasilan itu PT. INDO IT mengadakan PERAYAAN MILAD PT.
INDO IT yang ke 5, dan mengundang kepada seluruh Staf dan kariyawan PT. INDO IT.
Perayaan PERAYAAN MILAD PT. INDO IT yang ke 5 itu Insya Allah akan diadakan pada :
Hari/Tanggal
Waktu
Tempat
Acara
: Minggu 2 Juli 2009
: 08.00-14.00 WIB
: Gedung serbaguna PT. INDO IT
: Terlampir
Atas kehadiran dan perhatiannya seluruh Staf dan kariyawan PT. INDO IT kami ucapkan terima kasih
Sekretaris
PERAYAAN MILAD PT. INDO IT
Nur Santi
Ketua
PERAYAAN MILAD PT. INDO IT
Dadi Firman
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan termasuk surat informatif karena surat ini menyampaikan fakta
(berupa keputusan atau kejasian) yang dianggap perlu diketahui oleh pembacanya. Prinsip
terpenting dalam penulisan surat pemberitahuan adalah kejelasan. Artinya, informasi yanag
disampaikan harus rinci dan spesifik. Selain jelas informasi yang disampaikan juga harus logis.
Garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut:
 Bagian pembuka
Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak
menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.
 Bagian tengah
Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea
tengah dengan rinciannya.
 Bagian penutup
Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber
informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan,
Okefood
Lambang Makanan Bergizi
No: 15/PEMB/I/01
15 Januari 2001
Yth. Para Distributor “Mie Oke”
Di Seluruh Indonesia
Hal : Penyesuaian Harga
Dengan hormat,
Sehubungan dengan meningkatnya harga tepung terigu sebesar 15 persen sejak 15 Desember 2000,
biaya produksi kami jadi membengkak. Oleh karena itu, dengan amat terpaksa kami memutuskan untuk
menyesuaikan harga jual “Mie Oke”.
Adapun rincian penyesuaian harga tersebut adalah sebagai berikut:
No
Jenis Produk
Harga Lama/bks
Harga Penyesuaian/bks
1
Mie Oke Goreng
Rp 700,00
Rp 800,00
2
Mie Oke Ayam Bawang
Rp 700,00
Rp 750,00
3
Mie Oke Jumbo
Rp 800,00
Rp 950,00
Rabat untuk distributor besar tetap 10 pesen per bungkus. Kenaikan ini berlaku mulai tanggal 31 Januari
2001. Untuk para distributor yang memesan produk “Mie Oke” sebelum tanggal tersebut masih
diberlakukan harga lama.
Demikian, apabila masih ada hal-hal yang kurang jelas silakan menghubungi bagian pelayanan pelanggan
kami pada nomor 88967021, 8896703 atau e-mail: [email protected]
Hormat kami,
Agung Setiadi
Manajer Pemasaran
AS/cr
3. Surat Pengumuman
Surat pengumuman hampir sama dengan surat pemberitahuan, yaitu berisi informasi.
Perbedaannya adalah luasnya khalayak yang dituju. Surat pengumuman ditujukan kepada
khalayak yang lebih luas dibanding surat pemberitahuan.selain itu, surat pengumuman tidak
bisa ditujuka kepada perorangan, sedangkan surat pemberitahuan bisa ditujukan kepada
perorangan. Surat pengumuman bersifat terbuka, boleh diketahui siapa saja, sehingga sering
ditempel di papan pengumuman. Sedangkan surat pemberitahuan bisa bersifat tertutup atau
rahasia.
Berikut contoh surat pemberitahuan,
PT BIJAK BESTARI
Jl.Ahmad Yani No. 78 Jakarta 155574. Tlp: 7891011, 7891012;Faks: 7891013
E-mail: [email protected]: http://www.bijak-best.co.id
PENGUMUMAN
No: 25/DIRUT/I/2001
10 Januari 2001
Seluruh Karyawan PT Bijak Bestari
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kabar yang beredar bahwa pada tanggal 15 Januari 2001 akan terjadi
kerusakan besar yang melanda Jakarta, maka dengan ini direksi memutuskan untuk meliburkan seluruh
karyawan dan menghentikan aktivitas kerja perusahaan pada hari tersebut.
Seluruh karyawan diminta untuk masuk kembali pada tanggal 16 Januar 2001 dengan tetap
mempertimbangkan keadaan yang berkembang.
Demikian harap diperhatikan dan seluruh karyawan diminta untuk menjaga keselamatan dirinya masingmasing serta rekan-rekannya.
Tertanda,
Agus Bendusana, MM
Direktur Utama
AB/su
4. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan
ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler)
atau semua orang yang di tuju mendapat surat yang sama isinya.
Ditinjau dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran dibagi menjadi dua:
1. Edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas, missal edaran dari bank untuk nasabah;
2. Edaran kepada banyak orang yang tidak terbatas jumlahnya, misalnya promosi barang.
Perbedaan surat edaran dengan surat pengumuman yaitu pada cara penyebarannya:
 Surat edaran: dilakukan dengan berpindah tangan dalam suatu organisasi sehingga jumlah
penerimaannya dapat diketahui.
 Surat pengumuman: memasangnya di papan pengumuman atau didalam Koran/ majalah
sehingga jumlah penerima informasi tidak dapat diketahui dengan pasti.
5. Surat keterangan
Surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Isinya menyangkut aktivitas
manusia sehingga surat ini paling banyak dibuat. Pembagian surat keterangan dari segi isi dan
derajat kepentingannya:
 Surat keterangan biasa
 Surat referensi
 Surat rekomendasi
 Surat pernyataan
6. Surat Janji Temu
Surat janji temu merupakan surat yang berisi keterangan mengenai kapan realisasi
pertemuan antar dua perusahaan atau lebih guna membicarakan berbagai masalah, missal masalah
bisnis.
7. Surat Tempahan
Istilah tempahan digunakan untuk membedakannya dengan istilah pesanan, walaupun
keduanya memiliki makna yang sama.
8. Surat permohonan
Surat permohonan merupakan surat yang digunakan oleh seseorang untuk memohon
sesuatu kepada orang lain.
Kata mohon kurang tepat bila digunakan untuk diberi suatu barang atau benda, kata ini
lebih tepat digunakan untuk mengharap jasa dari orang lain. Kata yang tepat untuk mengharap
diberi suatu benda atau barang adalah minta. karenanya jika ingin meminta sesuatu, kita
menggunakan surat permintaan, sedangkan untuk mengharapkan jasa kita menggunakan surat
permohonan.
SOAL LATIHAN
Pada tanggal 01 November 2010, PT. INDO SEDAP memberikan surat pemberitahuan kepada
seluruh SUPER MARKET yang ada di wilayah Jawa Barat dan Bali. Untuk menyesuaikan harga
produknya dengan perincian sebagai berikut :
No
1
2
3
Nama Produk
Mie Indo “Rasa Sambal Pete”
Indo Sirup Mengkudu 1 liter
Indo Hot 100ml
Harga Lama
Rp 1.500,00/bks
Rp 8.000,00/botol
Rp 5.000,00/botol
Harga Penyesuaian
Rp 2.000,00/bks
Rp 8.999,00/botol
Rp 5.555,00/botol
Dengan keterangan :
-rabat untuk distributor 5 % /produk
-kenaikannya berlaku mulai 05 November 2010
-distributor yang memesan harga tersebut sebelum tanggal yang telah di tentukan masih di
kenai haraga lama
-untuk informasi lebih lanjut hubungi pelayanan pelanggan kami pada no 087770305637 dan
e-mail : PT.IndoSedap.co.id