Analisis Pola Komunikasi Organisasi Humas
advertisement
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA 2.1 State of The Art Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya, yang dapat memberikan kontribusi untuk kepentingan bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini diperlukan beberapa penelitian terdahulu yang bertujuan untuk mengumpulkan referensi yang terkait dengan penelitian ini.Literasi yang diambil ada kaitannya dengan Komunikasi Organisasi dalam melalui media komunikasi Beberapa penelitian tersebut disajikan dalam bentuk tabel dibawah ini. Tabel 2.1 State of The Art Tempat No Nama Peneliti dan Waktu 1. Judul Metode Penelitian Penelitian Kualitatif Hasil Penelitian Mohamad Jepara, Analisis Rifqy 2012 Tingkat tingkat penggunaan TIK pada UKM di Penggunaan Jepara pada tingkat sedang, cenderung Teknologi rendah. Hal ini ditunjukkan dari Informasi dan rendahnya kepemilikan peralatan TIK. Komunikasi Sedangkan pemanfaatan TIK memiliki Pada Usaha minat besar dalam memanfaatkan TIK Roosdhani Purwo Adi Wibowo Anna Widiastuti Kecil Menengah di Kab. Jepara Hasil penelitian ditemukan bahwa untuk mendukung bisnis yang dijalankannya. Kesimpulan yang diperoleh adalah tingkat kepemilikan fasilitas dan infrastruktur TIK oleh UKM pada tingkat sedang cenderung rendah, pemanfaatan TIK masih pada hal-hal yang bersifat umum belum secara sinergi untuk meningkatkan kinerja Tempat No Nama Peneliti dan Waktu Judul Metode Penelitian Penelitian Hasil Penelitian atau untuk mendukung pengolaan usaha secara efisien, persepsi responden terhadap kemanfaatan TIK pada bisnis tinggi, dan pengusaha UKM memiliki minat besar dalam mengadopsi TIK untuk mengelola bisnis yang dijalankannya. 2 Kirana Devi 2014 Pradysta Pola Kualitaif Berdasarkan hasil penelitian yang Komunikasi dilakukan dilapangan, maka dapat Organisasi dijelaskan bahwa komunikasi vertikal, komunikasi Pada Rumah horisontal, komunikasi Makan lintas saluran serta pola komunikasi Paradise Resto yang tercipta di rumah makan Paradise Di Gamping Resto berjalan lancar baik itu Yogyakarta komunikasi formal ataupun Dalam informalnya. Semua anggota Menciptakan organisasi dapat saling berkomunikasi Keharmonisan dan menyampaikan pesan dengan Karyawan baik. Hal ini dapat disimpulkan bahwa perusahaan mampu membentuk pola dan aliran komunikasi yang baik dan lancar sehingga mampu menciptakan hubungan yang harmonis diantara karyawan di rumah makan Paradise Resto 3 Nopillo 2014 Analisis Pola Komunikasi Organisasi Humas Pemerintah Kualitatif Hasil dari penelitian ini adalah menemukan berbagai pola atau bentuk komunikasi organisasi yang sedang Tempat No Nama Peneliti dan Waktu Judul Metode Penelitian Penelitian Kota Palangka Raya (Studi Deskriptif pada Organisasi Bagian Humas Pemerintah Kota Palangka Raya) Hasil Penelitian diterapkan di Bagian Humas Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Palangka Raya. Pola komunikasi organisasi yang terjadi di Bagian Humas Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Palangka komunikasi Raya langsung terdiri dari dan tidak langsung. Bentuk dari komunikasi langsung formal itu dan berupa komunikasi informal, sedangkan bentuk komunikasi tidak langsungnya ditandai dengan adanya penggunaan media komunikasi. penerapannya, Pada keberhasilan komunikasi organisasi itu dipengaruhi oleh budaya organisasi dan berbagai hambatan komunikasi organisasi di Bagian Humas Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Palangka Raya. 4 Alessandra Mazzei 2014 Internal Tindakan komunikatif Karyawan telah communication dikategorikan ke dalam: eksplorasi, for employee interpretasi, berbagi enablement: Strategi Strategies in memungkinkan dan komunikasi karyawan akting. internal untuk American and menjadi komunikator yang efektif. Italian Hasil dari penelitian tersebut adalah companies komunikasi internal yang berlangsung Tempat No Nama Peneliti dan Waktu Judul Metode Penelitian Penelitian Hasil Penelitian didalam perusahaan komunikator efektif. menghasilkan Namun hasil peneleitian ini, bukan hanya komunikator atau si pengirim pesan saja yang mampu berperan dengan baik , namun komunikasinya pun melakuka hal yang sama. 5 Alessandr a 2011 Mazzeu Internal Kualitatif Hasil dari penelitian tersebut adalah communication komunikasi internal yang berlangsung for employee didalam enablement: komunikator Strategies in peneleitian ini, bukan hanya komunikator American and atau si pengirim pesan saja yang mampu Italian Companies berperan perusahaan efektif. dengan menghasilkan Namun baik , hasil namun komunikasinya pun melakuka hal yang sama. 2.2 Landasan Konseptual 2.2.1 Proses Komunikasi Setiap komunikasi yang terjadi terdapat unsurnya, yang mana setiap unsur tersebut membetuk proses komunikasi. Tetapi sebelumnya apa saja yang menjadi unsur komunikasi tersebut? Unsur komunikasi meliputi: 1. Komunikator : seseorang yang menyampaikan suatu pesan, atau dengan kata lain pembicara. 2. Komunikan : Seseorang yang menerima suatu pesan, dengan istilah lain pendengar. 3. Pesan : Informasi yang disampaikan dari pembicara kepada pendengar. 4. Media : Suatu informasi yang disampaikan dari pembicara kepada pendengar. 5. Feedback : Umpan balik dari pendengar kepada pembicara. Dari unsur-unsur tersebut akan membentuk suatu proses komunikasi, yang mana dijelaskan dengan gambar berikut ini: Gambar 2.1 Proses komunikasi Dari gambar tersebut menjelaskan bahwa suatu proses komunikasi dibentuk karena adanya seorang penyampai pesan (komunikator) menyampaikan informasinya kepada penerima pesan (komunikan) baik melalui media maupun tidak. Setelah informasi disampaikan, komunikan mengumpanbalikkan kepada komunikator berupa respon/tanggapan. (Riswanto, 2011) Menurut Harold D. Lasswell, dalam definisi komunikasi juga menyebutkan pula unsur-unsur komunikasi, “Komunikasi pada dasarnya suatu proses yang menjelaskan siapa ? mengatakan apa ? dengan saluran apa ? kepada siapa ? dengan akibat atau hasil apa ?”. ( Lasswell,2001). 2.2.2 Media Komunikasi Internal Berkomunikasi dengan anggota organisasi menjadi penting untuk menyamakan pemahaman antara pimpinan suatu organisasi dengan anggotanya sehingga keduanya saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, untuk menyamakan pemahaman diperlukanlah sutu komunikasi internal. Komunikasi internal meliputi kegiatan merancang program komunikasi yang efektif agar diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi, mulai dari top management hingga office boy. (Bewinda, 2008). Media internal dibuat dan diterbitkan sebagai salah satu alat komunikasi internal, maka karyawan dapat menyalurkan perasaannya dan dapat pula mengetahui segala sesuatu mengenai perusahaan. Dengan demikian, hubungan antar karyawan maupun dengan pimpinan/ atasan akan berlangsung baik. Secara umum, ada empat fungsi media internal (Bewinda : 2008) yaitu : 1 Sebagai media komunikasi internal. 2 Ajang komunikasi khusus bagi karyawan. 3 Media pelatihan dan pendidikan. 4 Nilai tambah bagi tim pengelola. Teknologi komunikasi komputer seperti surat elektronik (e-mail, videoconferencing, voice messaging, dan faksimil, mengubah cara kita bekerja. Komunikasi bermedia komputer memegang peranan sentral dalam transformasi organisasi. Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatanhambatan karena ruang dan waktu, jadi lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapa pun, dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung dengan kantor mereka, atau mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi hilang. Karena hubungan yang melekat dekat proses komunikasi organisasi, komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi. Jadi implikasi sistem komunikasi bermedia komputer harus menjadi perhatian pokok semua orang yang tertarik pada komunikasi organisasi. (Pace & Faules, 2010). Sifat utama surat elektronik atau komputer adalah kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala ruang dan waktu. Selain itu memberi kesempatan untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi seseorang. Dengan hubungan surat elektronik, arah dan pola-pola komunikasi menjadi tidak terbatas. Ruang, waktu, dan lokasi geografis tidak menjadi masalah lagi dalam proses komunikasi. Surat elektronik memberi alternatif kepada bentuk komunikasi tradisional, akses seseorang kepada pegawai menjadi lebih luas, kini pesan-pesan dapat dikirimkan ke belahan dunia lainnya dalam beberapa menit, serta dapat diarahkan untuk banyak tujuan dan pegawai. (Pace & Faules, 2010). Akibat komunikasi berbantuan komputer, batasan-batasan organisasional menjadi tidak terlalu relevan. Jaringan komputer memungkinkan karyawan untuk melompati tingkat-tingkat vertikal dalam organisasi, bekerja purna waktu d rumah atau di tempat lain selain di fasilitas yang dioperasikan secara organisasional, dan melakukan komunikasi terus-menerus dengan orang-orang di organisasi lain. Periset pasar yang ingin mendiskusikan suatu isu dengan direktur pemasaran (yang secara hierarkis tiga tingkat diatasnya) dapat melompati orang-orang diantaranya dan mengirimkan e-mail secara langsung. Dengan demikian, status hierarki tradisional, yang sebagian besar ditentukan oleh tingkatan dan akses secara mendasar dihapuskan. (Robbins & Judge, 2008) Ada beberapa jenis komunikasi berbantuan komputer yang saat ini menjadi salah satu alat komunikasi penting bagi perusahaan seperti e-mail, pesan instan, koneksi intranet dan ekstranet serta konferensi video (Robbins & Judge , 2008). Alat komunikasi ini sudah mulai menggeser penggunaan surat, memo, dan panggilan telepon yang dulu sering digunakan untuk berhubungan dengan para pemasok, pembeli maupun antar sesama karyawan. E-mail E-mail menggunakan internet untuk menyampaikan dan menerima teks serta dokumen yang diolah dan dihasilkan oleh komputer. Pertumbuhannya sungguh spektakuler. Sebagian besar e-mail datang dalam bentuk spam (iklan e-mail yang tidak diminta atau materi yang tidak dikehendaki lainnya) dan e-mail yang mengganggu (penipuan di internet yang dimulai dengan pesan e-mail bohong). Meskipun demikian, alasan kita tetap menggunakan e-mail meski ada e-mail sampah adalah karena bagi kebanyakan dari kita, e-mail merupakan sebuah cara berkomunikasi yang tidak tergantikan. Sebagai sebuah alat komunikasi, e-mail memiliki daftar manfaat yang panjang. Pesan-pesan dalam e-mail dapat ditulis, diubahm dan disimpan dengan cepat. Pesanpesan tersebut dapat didistribusikan kepada satu atau seribu orang dengan hanya sekali mengeklik mouse komputer kita. Pesan-pesan itu dapat dibaca secara keseluruhannya, sesuai dengan waktu yang diinginkan penerima. Selain itu, biaya pengiriman sebuah pesan e-mail formal bagi para karyawan hanya sedikit bila dibandingkan dengan biaya yang mencetak, memperbanyak dan mendistribusikan sepucuk surat atau brosur yang setara dengannya. E-mail tentu saja bukannya tanpa kekurangan. E-mail dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. Email juga hanya sedikit memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak tersampaikan melalu e-mail. Dengan kata lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Sifat alamiah e-mail yang dingin dan berjarak memicu timbulnya “spiral konflik” yang didapati mampu meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkan komunikasi tatap muka. Banyak orang jadi bisa mengatakan hal-hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka katakan kepada seseorang secara langsung. Pesan instan Pesan instan (Instant Messaging-IM) yang telah popular di antara para remaja selama lebih dari satu dasawarsa, sekarang dengan cepat bergerak ke dunia bisnis. Pesan instan pada dasarnya adalah e-mail real-time. Karyawan membuat suatu daftar berisi rekan kerja dan kawan-kawan yang ingin mereka ajak komunikasi, kemudian mereka tinggal mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar komputer mereka, mengetik sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muincul pada layar si penerima. IM merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para manajer untuk tetap berhubungan satu dengan yang lain. Namun IM tidak dapat menggantikan email. E-mail mungkin masih merupakan alat terbaik untuk menyampaikan pesan lebih panjang yang perlu untuk disimpan. IM lebih dipilih untuk mengirimkan satu atau dua baris pesan yang hanya akan memenuhi kotak masuk e-mail. Sisi buruknya, beberapa pengguna IM merasakan teknologi ini mengusik dan mengganggu. Munculnya pesan IM online yang terus menerus bisa membuat karyawan sulit untuk berkomunikasi dan fokus. Para manajer khawatir bahwa IM akan digunakan oleh para karyawan untuk mengobrol dengan teman dan rekan kerja mengenai isu-isu non-pekerjaan. 2.2.3 Network Communication Saluran dimana arus informasi sangat penting sekali kita bergerak melampaui kelompok dua atau tiga orang. cara kelompok struktur itu sendiri akan menentukan kasus dan ketersediaan dengan yang anggota dapat mengirimkan informasi. Terdapat 5 jaringan komunikasi (network communication) umum (Robins, 2009) : Gambar 2.2 Model Jaringan Komunikasi 1. Chain Di lima anggota organisasi, rantai akan mewakili lima tingkat hirarki dimana komunikasi tidak bisa bergerak lateral, hanya atas dan ke bawah. dalam organisasi formal, jenis organisasi akan ditemukan di direct-line hubungan otoritas tanpa penyimpangan. misalnya, petugas penggajian melapor kepada atasan penggajian, yang pada gilirannya melaporkan kepada manajer akuntansi umum, yang melaporkan ke controller, yang melaporkan kepada manajer pabrik 2. Wheel Wheel mewakili atasan dengan empat bawahan. Namun, tidak ada interaksi antara bawahan. semua komunikasi disalurkan melalui atasan. 3. Circle Memungkinkan anggota untuk berinteraksi dengan anggota sebelah, tapi tidak lebih. itu merupakan hirarki tiga tingkat di mana ada komunikasi antara atasan dan bawahan, dan lintas komunikasi pada tingkat terendah. 4. All-channel Memungkinkan masing-masing subjek untuk bebas berkomunikasi dengan yang lain. jaringan dibahas, itu adalah yang paling terstruktur. semua anggota bebas untuk berbagi sudut pandang mereka. 5. “Y” Merupakan jaringan terbalik, kita dapat melihat dua bawahan melaporkan kepada atasan, dengan dua tingkat hirarki masih di atas supervisor. ini, pada dasarnya, hirarki empat tingkat. 2.2.4 Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi (organizational communication) mencakup komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara lingkungan yang besar dan luas. Jenis komunikasi ini sangat bervariasi karena komunikasi organisasi juga meliputi komunikasi interpersonal (percakapan antara atasan dan bawahan), kelompok kecil (kelompok kerja yang mempersiapkan laporan), dan komunikasi dengan menggunakan media (memo internal, e-mail, dan konferensi jarak jauh). Oleh karenanya, organisasi terdiri atas kelompok yang diarahkan oleh tujuan akhir yang sama (West & Turner, 2008). Hal yang membedakan komunikasi organisasi dengan komunikasi lainnya adalah adanya hierarki dalam hampir semua organisasi. Evert Rogers dalam buku Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasi mengatakan bahwa Suatu alasan yang penting untuk mempelajari organisasi ialah bahwa komunikasi tersebut terjadinya sangat tergantung pada struktur. Suatu struktur organisasi cenderung mempengaruhi proses komunikasi dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan komunikasi antar sesamanya.” (Thoha, 2012). Sedangkan menurut West & Turner dalam bukunya yang berjudul Pengantar Teori Komunikasi : Analisis dan Aplikasi mengatakan bahwa hierarki (hierarchy) adalah prinsip-prinsip pengaturan dimana orang diberikan urutan di atas atau di bawah yang lain (West & Turner, 2008). Dari dua definisi mengenai hierarki diatas, dapat di simpulkan bahwa suatu struktur organisasi atau hierarki merupakan suatu prinsip pengaturan mengenai siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan dan sangat mempengaruhi proses komunikasi yang ada di dalam perusahaan tersebut. 1.2.4.1 Arus Komunikasi Organisasi 1. Komunikasi ke Bawah Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita berangapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai, namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen. Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya : a. informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b. informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan. c. informasi mengenai kebijakan dan praktik – praktik organisasi. d. informasi mengenai kinerja pegawai e. informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Sedangkan untuk pemilihan metode dan media dalam proses komunikasi ke bawah dapat dilakukuan melalui: a. tulisan saja b. lisan saja c. tulisan diikuti lisan d. lisan diikuti tulisan. Komunikasi ke bawah merupakan arus komunikasi dalam organisasi dimana arah aliran informasi mengalir dari atasan kepada bawahan. Komunikasi ke bawah yang berlangsung dari atasan kepada bawahan merupakan arus komunikasi yang perlu untuk dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Hal tersebut dikarenakan terdapat cukup banyak hal penting yang harus disampaikan oleh atasan kepada bawahan dalam arus komunikasi ke bawah. Sehingga untuk karyawan atau bawahan dapat memahami apa yang dimaksudkan oleh atasannya, atasan harus mampu mengkomunikasikan dan menyampaikan hal tersebut di atas dengan baik dan terbuka. Dimana hal tersebut bertujuan agar pesan dapat dikirim oleh atasan dan diterima oleh bawahan dengan tepat. 2. Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup (Abdullah,2008) : i. kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi di pekerjakan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa. ii. masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab. iii. berbagai gagasan untuk perubahan dan saran – saran perbaikan. iv. perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa. Komunikasi ke atas menjadi sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Dikatakan penting karena beberapa alasan, diantaranya : a. Aliran inromasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang – orang lainnya; b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan oleh mereka; c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi – operasi sebenarnya; d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran – saran mengenai operasi organisasi; e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah; f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut. Komunikasi ke atas merupakan arus komunikasi yang berlangsung dari bawahan kepada atasan. Dalam kegiatan komunikasi arus ke atas ini juga terdapat beberapa jenis kegiatan yang dilakukan dan informasi yang disampaikan dari bawahan kepada atasannya. Dalam kegiatan yang dilakukan dan dalam penyampaian informasi dari bawahan kepada atasan tidak luput dari adanya hambatan – hambatan di dalamnya. Dimana hambatan – hambatan tersebut dapat membuat kegiatan komunikasi arus ke atas terlihat sulit untuk dilakukan. Hambatannya pun beragam, maka bawahan sebisa mungkin harus dapat mengatasi dan melewati hambatan – hambatan yang ada agar proses komunikasi arus ke atas dapat berlangsung dengan baik dan terbuka. Dapat dikatakan bahwa komunikasi arus ke atas merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan. Karena terdapat beberapa hal yang menjadikan komunikasi arus ke atas itu penting. Mengingat betapa pentingnya arus komunikasi ke atas, alangkah baiknya apabila suatu organisasi atau perusahaan mampu mewujudkan kegiatan komunikasi arus ke atas agar atasan menjadi tahu tentang apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh para bawahannya dan atasan juga dapat mengapresiasi apa yang telah dilakukan dan dicapai oleh bawahannya. Sehingga bawahan dapat semakin termotivasi dan juga dapat meningkatkan kinerja mereka di organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja. Planty dan Machaver (Pace & Faules, 2010) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi ke atas, yaitu: 1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan. Meskipun kerahasiaan dan keterusterangan memperkokoh semua program komunikasi efektif, penyelia dan manajer harus merangsang, mendorong dan mencari jalan untuk mengembangkan komunikasi ke atas; 2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan. Bawahan harus memberi dan meminta informasi dari tingkat yang lebih tinggi terlepas dari bagaimana segala sesuatu berjalan. Penyelia dan manajer harus mau menerima informasi kepada bawahan dan memberi tanggapan atas apa yang mereka terima, terlepas dari apakah organisasi berfungsi lancar atau sedang mendapat gangguan; 3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin. Tanpa menghilangkan kesempatan bagi setiap pegawai untuk melakukan kontak dengan dan didengar oleh manajer di setiap tingkat, informasi harus mengalir ke atas melalui organisasi mengikuti tahap – tahap yang biasa dan rutin. Masalah dan permohonan informasi harus berjalan ke atas melalui organisasi sampai menemui orang yang dapat melakukan tindakan; bila orang tersebut dapat memberi informasi atau menyelesaikan masalah, aliran komunikasi ke atas tidak perlu berjalan lebih jauh lagi daripada orang tersebut; 4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah. Perbedaan dalam interpretasi dan persepsi atau peristiwa harus diperhitungkan. Jabatan seseorang dalam organisasi mendorongnya untuk memandang segala sesuatu secara berbeda dan memberi makna yang berlainan pula atas yang dilihatnya itu. Perbedaan dalam nilai – nilai dan prioritas menghasilkan perbedaan dalam dugaan dan kesimpulan. Mendengarkan dengan tujuan untuk memahami apa yang dimaksud oleh seseorang adalah dasar bagi komunikasi ke atas yang efektif; 5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara obyektif. Manager harus menyediakan waktu untuk mendengarkan bawahan secara obyektif. Kebiasaan mendengarkan dengan jengkel, menunjukkan bahwa komunikasi ke atas sebenarnya tidak dikehendaki. Mendengarkan yang disampaikan bawahan, memudahkan dan mengurangi ketegangan bawahan, menunjukkan maksud menerima dan kesediaan untuk mendengarkan pendapat yang bertentangan, kritik – kritik dan cara pandang yang berlainan; 6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah. Mendengarkan aktif dapat memancing munculnya gagasan – gagasan baru, tetapi kegagalan untuk melakukan tindakan hanya menciptakan kemarahan dan merusak ketulusan dalam komunikasi ke atas. Bila harus dilakukan perubahan – perubahan dalam kebijakan atau tindakan, sekadar mendengarkan tanpa melakukan suatu penyesuaian dapat menghapuskan gagasan komunikasi ke atas. Bila tidak ada tindakan yang dapat diambil, bawahan harus diberi tahu dan diberi alasan mengapa perubahan – perubahan tidak dapat dilakukan; 7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi. Metode komunikasi ke atas yang paling efektif adalah kontak tatap muka setiap hari dan percakapan diantara penyelia dan bawahan. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa dalam pelaksanaannya, komunikasi arus ke atas memiliki beberapa prinsip yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan komunikasi arus ke atas di suatu organisasi atau perusahaan. Beberapa prinsip tersebut diantaranya adalah program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan, program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan, program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin, program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah, program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara obyektif, program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah, program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi. 3. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan – rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu – individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Adapun tujuan komunikasi horizontal : a. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja; b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan; c. Untuk memecahkan masalah; d. Untuk memperoleh pemahaman bersama; e. Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan; f. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Komunikasi horisontal memegang peranan penting dalam pembinaan hubungan di antara para pegawai dan mendorong terciptanya unit kerja yang padu. Para pegawai yang tingkatnya sama, yang sering berinteraksi, tampaknya lebih sedikit mengalami kesulitan dalam memahami satu sama lainnya. Interaksi antar sejawat menghasilkan dukungan emosional dan psikologis. Hambatan – hambatan pada komunikasi horisontal banyak persamaannya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Ketiadaan kepercayaan di antara rekan – rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai yang sama tingkatnya dalam organisasi dengan sesamanya. Dapat diketahui bahwa komunikasi horizontal merupakan proses komunikasi yang terjadi antara rekan sejawat, rekan yang memiliki otoritas yang sama antar satu dengan yang lainnya yang berlangsung di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Komunikasi horizontal juga tidak luput dari hambatan – hambatan yang dapat mengganggu proses berlangsungnya kegiatan komunikasi ini. 4. Komunikasi Lintas – Saluran Abdullah (2008) Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas – batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagian – bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberi nasihat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai di semua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang – orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak memiliki otoritas lini untuk mengarahkan orang – orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan – gagasan mereka. Namun, mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi, mereka dapat menjunjung bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal. Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Unit pelatihan dan pengembangan, misalnya, berhubungan dengan produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, dan teknik juga dengan pelanggan, untuk pelatihan pelanggan. Spesialis staf sering berhubungan dengan manajemen puncak, yang memungkinkan mereka memperpendek rangkaian sistem otoritas. 1.2.4.2 Fungsi Komunikasi Organisasi Stewart L. Tubs-Sylvia Moss dalam buku Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek mendefinisikan komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi: Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama. (Abdullah, 2008) menjelaskan bahwa terdapat beberapa fungsi komunikasi dalam organisasi diantaranya sebagai berikut: 1. Fungsi produksi dan pengaturan Artinya, komunikasi yang terutama berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan dan membantu organisasi menacapai tujuan produksi (produk, jasa – jasa dsb) adalah berorientasi pengaturan dan produksi. Contoh komunikasi produksi adalah informasi penjualan, pesan pengawasan mutu, anggaran, dan pesan – pesan kebijaksanaan dan pengaturan yang menunjukkan kepada para anggota organisasi mengenai bagaimana melaksanakan tugas – tugas mereka. Fungsi komunikasi ini meliputi pesan yang memungkinkan para manajer dan para anggota organisasi untuk: a. Menentukan sasaran dan tujuan; b. Merumuskan bidang masalah; c. Menilai prestasi; d. Mengkoordinir tugas – tugas yang secara fungsional saling bergantung; e. Menentukan standard hasil prestasi; f. Mengomando, menunjukkan kepada pegawai apa yang harus dilakukan, memberi perintah; g. Memberikan instruksi, menunjukkan kepada pegawai bagaimana melaksanakan suatu perintah, mengembangkan prosedur, dan memahami kebijaksanaan; h. Memimpin dan mempengaruhi. 2. Fungsi pembaharuan Fungsi ini menjadikan organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan – perubahan yang terjadi dalam lingkungannya. Untuk itu suatu organisasi membuat rencana – rencana baru, aktivitas – aktivitas baru, program – program baru, pengarahan yang baru, proyek – proyek yang baru, dan saran – saran mengenai produksi baru. Rencana – rencana ini misalnya disampaikan pada waktu pertemuan – pertemuan pemecahan masalah, pembuatan rencana dan pada waktu rapat – rapat dengan anggota organisasi. Pesan yang disampaikan itu termasuk kategori pesan pembaharuan. Dengan adanya komunikasi sebagai fungsi pembaharuan, dapat membantu para anggota dalam organisai untuk beradaptasi serta menerima adanya perubahan – perubahan yang terjadi dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja. Sehingga mereka dapat lebih siap untuk menghadapi peruabahan – perubahan tersebut. Karena telah diadakannya proses komunikasi mengenai perubahan yang terjadi. 3. Fungsi pemasyarakatan atau pemeliharaan Artinya, aktivitas – aktivitas komunikasi yang menyangkut: harga diri para anggota organisasi; imbalan dan motivasi pegawai; moral; hubungan antar-pribadi mereka dalam organisasi. Agar pegawai betah dalam suatu organisasi dan berprestasi memadai, mereka hendaklah memperoleh pengalaman menyenangkan dalam organisasi itu. Imbalan itu dapat berupa uang, prestise, status, pekerjaan menarik, identifikasi dengan produk organisasi, dan faktor kepuasan seperti terlibat dalam pengambilan keputusan. Komunikasi sosial meliputi informasi yang menunjang hubungan seseorang dengan lingkungan fisik dan manusia. Misalnya, informasi yang menyokong pandangan anda tentang diri anda sendiri sebagai orang yang kompeten dan berguna adalah bersifat menyatukan dan memperkuat harga diri anda. Fungsi sosial dari komunikasi membantu membangun harapan bersama dengan para anggota organisasi, harapan mengenai satu sama lain, pekerjaan yang akan dilaksanakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan itu, dan kontek organisasional dan lingkungan dimana organisasi itu berada. Upacara (rituals), dan prosedur adalah cara – cara para anggota organisai mengembangkan harapan bersama yang menyatukan mereka bersama sebagai bagian dari organisasi. Oleh karena fungsi sosial dari komunikasi itulah para anggota organisasi mengenal dan bergaul satu sama lain sebagai anggota organisasi itu. Hanya dengan komunikasi sosial atau komunikasi pemeliharaan pegawai dapat terlibat secara pribadi dalam sasaran suatu organisasi. Fungsi pemasyarakatan atau pemeliharaan dalam kegiatan komunikasi organisasi mampu mempersatukan pegawai yang yang satu dengan pegawai lainnya. Bukan hanya itu, melalui fungsi pemasyarakatan atau pemeliharaan dapat juga menunjang hubungan seseorang dengan lingkungan fisik di sekitarnya. Sehingga dapat membuat para anggota organisasi nyaman berada di dalam lingkup organisasi atau perusahaan. 4. Fungsi tugas Artinya, aktivitas – aktivitas komunikasi yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas – tugas organisasi oleh anggota organisasi. Pesan ini mencakup pemberian informasi kepada karyawan untuk melakukan tugas mereka secara efisien, seperti aktivitas pemberian latihan kepada karyawan, memberikan orientasi bagi karyawan baru, penentuan tujuan dan aktivitas lainnya yang berkenaan dengan produksi, pelayanan, pemasaran dan sebagainya. Atau dengan kata lain fungsi tugas dapat dikatakan sebagai pesan yang berhubungan dengan output sistem yang diinginkan oleh organisasi. Dengan adanya komunikasi di dalam suatu organisasi atau perusahaan, segala informasi yang berkenaan dengan bagaimana seharusnya karyawan atau pegawai melakukan pekerjaan dan melaksanakan tugas mereka secara efisien mampu disampaikan dengan baik kepada para pegawai. Sehingga karyawan atau pegawai dalam fungsi ini mampu membantu mewujudkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja. 5. Fungsi perintah Artinya, komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah”. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. Di dalam kegiatan komunikasi yang berlangsung pada suatu organisasi atau perusahaan, terdapat pesan berisi perintah yang biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan atau antar sesama pegawai yang sama tingkatannya. Kemudian dapat diketahui bahwa fungsi perintah dapat menghasilkan koordinasi diantara sejumlah anggota dalam suatu organisasi atau perusahaan. 6. Fungsi relasional Artinya, komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain”. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara, misalnya kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya keterampilan dalam hubungan antarpesona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya. Fungsi relasional tidak kalah penting dari fungsi – fungsi lain dalam kegiatan komunikasi organisasi. Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, hubungan diantara anggota organisasi berperan untuk meningkatkan kinerja pegawai. ketika hubungan yang terjalin antar pegawai di dalam organisasi atau perusahaan terjalin dengan baik, maka anggota dalam organisasi atau perusahaan pun dapat merasa nyaman berada di dalam organisasi atau perusahaan tersebut, sehingga dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih giat dan lebih baik lain. 7. Fungsi manajemen ambigu Artinya, pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya, motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. 2.2.4.2 Hambatan Dalam Komunikasi Organisasi Kendala atau hambatan lumrah ditemukan dan terjadi dimana saja, terlebih dalam suasana organisasi yang melibatkan banyak anggota. Ada enam macam hambatan komunikasi yang dijelaskan Wursanto (Abdullah, 2008) dan hambatan tersebut dapat dilihat di bawah ini: 1) Hambatan Teknis Kurangnya sarana dan prasarana dalam organisasi termasuk termasuk dalam hambatan teknis. Selain itu, kondisi fisik yang tidak memadai, dan penguasaan teknik dan metode komunikasi yang kurang juga termasuk dalam hambatan teknis. 2) Hambatan Perilaku Adanya perilaku negatif partisipan seperti sifat apriori, emosi, otoriter, ketidak mauan untuk berubah, egosentris. 3) Hambatan Bahasa Penggunaan tanpa menghiraukan kemampuan bawahan akan menimbulkan salah pengertian. Maka kalimat sederhana, singkat dan jelas, serta tata bahasa yang benar dan kemampuan menyesuaikan diri dengan lawan bicara merupaka hal mutlak yang harus disanggupi komunikator agar salah pengertian dapat diminimalisir. 4) Hambatan Struktur Hambatan struktur berasal dari perbedaan tingkat dalam struktur organisasi yang menimbulkan perasaan sungkan ketika berhadapan dengan pimpinan. 5) Hambatan Jarak Jarak menjauhkan pengirim dan penerima pesan dan tentu saja memakan waktu yang lebih lama. Sarana komunikasi yang memadai sangat dibutuhkan untuk kecepatan dan ketepatan penyampaian pesan yang terhalang oleh jarak ini. 6) Hambatan Latar Belakang Perbedaan latar belakang tak jarang menimbulkan gap antara anggota, atasan dengan bawahan. Latar belakang yang dimaksud bisa merupakan latar belakang sosial dan latar belakang pendidikan. Melalui penjelasan Wursanto tersebut dapat disimpulkan bahwa hambatan – hambatan dalam komunikasi organisasi adalah hambatan teknis, hambatan perilaku, hambatan bahasa, hambatan struktur, hambatan jarak, dan hambatan latar belakang. Dalam proses pengaplikasiannya, komunikasi organisasi mempunyai beberapa hambatan dari aspek – aspek tertentu. Hambatan – hambatan tersebut dapat menjadi penyebab terganggunya keberlangsungan proses komunikasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Hambatan dalam komunikasi organisasi dapat mengakibatkan pesan yang disampaikan 1.2.5 Kerjasama Sebagai makhluk sosial, manusia tidak dapat dipisahkan dari komunitasnya dan setiap orang di dunia ini tidak ada yang dapat berdiri sendiri dalam melakukan segala aktivitas untuk memenuhi kebutuhannya, tanpa adanya bantuan dari orang lain. Secara alamiah manusia melakukan interaksi dengan lingkungannya, baik sesama manusia maupun dengan makhluk hidup lainnya. Kerjasama pada intinya menunjukkan adanya kesepakatan diantara dua oang atau lebih yang saling menguntungkan. Kerjasama biasa dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk melakukan suatu aktivitas bersama, dimana aktivitas yang dilakukan secara bersama – sama tersebut adalah bertujuan untuk mencapai suatu tujuan yang dimiliki oleh suatu organisasi. Menurut Thomson dan Perry dalam Keban (2011:28), kerjasama memiliki derajat yang berbeda, mulai dari koordinasi dan kooperasi (cooperation) sampai pada derajat yang lebih tinggi yaitu collaboration. Perbedaannya terletak pada kedalaman interaksi yang dilakukan, integrasi, komitmen dan kompleksitas dimanacooperation terletak pada tingkatan yang paling rendah. Sedangkan collaboration pada tingkatan yang paling tinggi. Kerjasama dapat dijadikan suatu alat bagi para pegawai, dapat mendorong para pegawai agar dapat bekerja lebih produktif, efektif dan efisien. Kemudian di dalam kerjasama yang terjalin antar satu pegawai dengan pegawai lainnya, terdapat komunikasi yang berlangsung di dalamnya. Kerjasama yang ada di dalam sebuah organisasi dapat terbentuk karena didukung oleh adanya pertukaran informasi atau pesan yang disampaikan oleh satu pegawai kepada pegawai lainnya. Pertukaran informasi tersebut dapat menambah kedekatan atau relasi yang baik antar sesama pegawai. Sehingga situasi yang kondusif pun dapat muncul untuk mendukung keberlangsungan arus komunikasi organisasi. Selain itu, dengan adanya komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi, arus komunikasi yang mengalir dari atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan, antar rekan sejawat yang berada pada tingkat otoritas yang sama, maupun komunikasi yang mengalir antar unit/bidang satu dengan unit/bidang lainnya dapat menciptakan kerjasama antar atasan dengan bawahan dan sebaliknya, antar rekan sejawat, maupun antar unit/bidang satu dengan unit/bidang lainnya. 2.3 Kerangka Pemikiran Komunikasi Organisasi Media Komunikasi Internal Network Communication Gambar 2.3 Kerangka Pemikiran (Sumber : Pemikiran Peneliti) Kerjasama Karyawan Setiap kegiatan dalam perusahaan tidak terlepas dari komunikasi. Komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi besar akan semakin kompleks. Karena proses komunikasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan besar melibatkan banyak individu sehingga perusahaan harus memberikan fasilitas untuk dapat membuat proses komunikasi dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Salah satu cara yang sering digunakan adalah melalui media. Media internal yang digunakan harus mengjangkau seluruh karyawan sehingga jaringan komunikasinya (network communication) di dalam sebuah perusahaan atau organisasi bisa menghubungkan setiap individu dengan individu lain di dalam satu divisi atau divisi lainnya. Apabila setiap individu dapat terhubung langsung dengan individu lainnya maka akan memperkecil kendala ruang dan waktu dalam proses komunikasi dan dapat membentuk kerjasama karyawan yang lebih baik.
