SISTEM PENGENDALIAN MUTU

SISTEM PENGENDALIAN MUTU
KANTOR JASA AKUNTANSI (KJA) Dr. SURYO PRATOLO & REKAN
A. Pendahuluan
Untuk menjamin Kantor Jasa Akuntansi (KJA) Dr. Suryo Pratolo & Rekan
bekerja secara profesional dan menjaga etika profesi, maka perlu disusun Sistem
Pengendalian Mutu (SPM). Dengan SPM ini akan didapatkan standar yang jelas
dalam menerima, melanjutkan atau menolak penugasan dari klien.
Dalam dokumen SPM ini akan diuraikan hal-hal berikut: Prosedur Penerimaan
Klien, Jaminan Mutu, Manajemen Risiko, Pengendalian Mutu Penugasan,
Independensi dan Penelaahan Mutu.
B. Prosedur Penerimaan Klien
Kantor Jasa Akuntansi (KJA) merupakan institusi yang memberikan jasa
kepada para klien, sehingga keberadaan klien bagi KJA merupakan peluang untuk
mendapatkan pendapatan, namun demikian tidak berarti semua calon klien yang
meminta atau akan menggunakan jasa KJA akan langsung dapat diterima. KJA Dr.
Suryo Pratolo & Rekan memiliki prosedur terhadap para calon klien yang akan
menggunakan jasa KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan, dengan terlebih dahulu menguji
integritas calon klien. Standar yang diberlakukan adalah KJA Dr. Suryo Pratolo &
Rekan hanya akan menerima klien yang memiliki manajemen dengan integritas yang
baik, hal ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko penugasan yang didapat dari
klien.
Terhadap calon klien KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan terlebih dahulu
melakukan identifikasi calon klien, apakah manajemen calon klien dapat dipercaya
dan bertanggung jawab. Proses untuk mendapatkan gambaran calon klien di atas
dapat dilakukan dengan berkomunikasi dengan KJA sebelumnya yang pernah
memberikan jasa kepada calon klien, mencari informasi dari pihak ketiga yang
diyakini memiliki informasi yang cukup dan pandangan obyektif terhadap calon klien,
atau dapat juga dilakukan dengan mengandalkan pada pengalaman dan pemahaman
KJA tentang calon klien tersebut.
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 1
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
Setelah gambaran profil calon klien diperoleh, langkah berikutnya adalah KJA
Dr. Suryo Pratolo & Rekan melakukan identifikasi penugasan, identifikasi dimaksud
adalah siapa yang akan menjadi pengguna informasi yang dihasilkan dari penugasan
tersebut, bagaimana prosepek hukum dan stabilitas keuangan calon klien, juga batas
lingkup penugasan.
Langkah selanjutnya KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan melakukan pendalaman
pemahaman calon klien terkait dengan potensi-potensi yang dapat memengaruhi
dalam pelaksanaan penugasan, memahami karakter manajemen dan pemiliknya
sehingga dapat dipertimbangkan kemungkinan perlunya perhatian khusus, atau
adanya potensi risiko yang tidak wajar, melalui langkah ini dapat direview dan
diperoleh informasi data mengenai calon klien lebih dalam.
Berdasarkan data dan informasi yang telah diperoleh, akan dilakukan
pertimbangan risiko calon klien sesuai dengan persyaratan penerimaan atau
penolakan klien. Jika berdasarkan informasi yang diperoleh mengarah pada
menerima klien, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan menunjuk tim yang akan
melaksanakan penugasan klien dengan mempertimbangkan independensi, keahlian,
pengetahuan tentang industri dan jumlah personel yang akan dilibatkan.
Jika kesimpulan awal adalah menerima calon klien maka akan diterbitkan
proposal persetujuan menerima klien, sebelum dibuat keputusan final penerimaan
klien akan dilakukan proses verifikasi, apakah tim yang akan menerima penugasan
setuju serta bersedia bertanggungjawab atas penugasan yang diberikan. Tim yang
ditunjuk harus senantiasa memiliki kewaspadaan terkait dengan integritas atau
ketidaksepahaman dengan manajemen klien atau direksi, dan selalu waspada
terhadap alasan profesional mengapa harus menolak atau tidak menerima
penugasan yang diberikan.
Bila semua langkah di atas mengarah pada kesimpulan yang meyakinkan, KJA
Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan memutuskan menerima, melanjutkan atau menolak
klien, setelah mendapatkan dan mempertimbangkan seluruh informasi yang
dibutuhkan serta pertimbangan dari risiko klien. Apabila keyakinan mengarah pada
persetujuan untuk menerima klien, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan akan membuat
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 2
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
laporan persetujuan penerimaan klien yang ditandatangani oleh klien dan pimpinan
tim.
C. Jaminan Mutu
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan dalam menjalankan penugasan selalu
memegang teguh terhadap kualitas jasa yang dikerjakan. Kualitas merupakan cermin
kompetensi penyedia jasa yang harus ditunjukkan kepada para pengguna jasa, oleh
karena itu para tenaga profesional yang ada di KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan wajib
mematuhi dan melaksanakan kode etik. Tenaga profesional harus handal dan
memiliki kemampuan, kompetensi dan komitmen untuk mematuhi seluruh etika
yang ada.
Setiap penugasan akan diberikan kepada tenaga profesional yang memiliki
tingkat pelatihan dan keahlian teknis yang memadai, dan sekurang-kurangnya akan
ditunjuk satu orang staf yang dinilai tepat untuk menjadi penanggung jawab setiap
penugasan. Untuk memastikan setiap penugasan dilaksanakan dengan sebaikbaiknya, dibuat ketentuan bahwa penugasan harus dikomunikasikan kepada para
staf yang terlibat dalam penugasan tersebut.
Dalam melaksanakan tugas, staf harus melakukan konsultasi secara cukup
dan sebaik-baiknya agar diperoleh informasi sesuai kebutuhan dari pihak-pihak yang
memiliki pengetahuan, kompetensi dan pemikiran atau pertimbangan yang
memadai. Konsultasi dilakukan dengan merujuk pada pedoman prosedur yang harus
dirujuk yaitu, dapat mengungkap identifikasi masalah dan informasi khusus serta
mengungkap masalah yang kompleks dan tidak biasa. Tugas konsultasi untuk dapat
mengungkap berbagai informasi, diberikan kepada personal atau staf yang memiliki
kemampuan dan kewenangan dan hasil konsultasi harus didokumentasi secara
memadai.
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan meyakini bahwa kualitas penugasan sangat
ditentukan oleh kualitas SDM yang terlibat dalam proses pengerjaan suatu
penugasan, untuk itu proses rekruitmen staf dilakukan dengan standar kualifikasi
dan pedoman evaluasi SDM potensial yang mampu dipekerjakan. Dengan adanya
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 3
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
sistem, kebijakan dan prosedur yang jelas akan menjadikan staf bekerja secara
profesional, memiliki kompetensi dan integritas.
Profesionalitas staf dalam melaksanakan tugas sangat ditentukan oleh proses
pengembangan profesi mereka, untuk itu KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan selalu
melaksanakan program pengembangan staf baik secara internal maupun eksternal.
Pelatihan dilakukan baik dengan cara on the job training maupun off the job training.
Program dan kriteria dalam pengembangan kapasitas staf selalu dikomunikasikan
kepada seluruh staf. Untuk mengikuti perkembangan terkini terkait standar
akuntansi maupun standar profesional bila ada peraturan baru akan segera
disampaikan kepada staf.
Dalam mewujudkan jenjang karir yang jelas kepada staf, KJA Dr. Suryo Pratolo
& Rekan menerapkan program promosi jabatan dan juga evaluasi kinerja staf.
Berdasarkan Key performance indicator (KPI) yang telah ditetapkan, staf akan
senantiasa dievaluasi kinerjanya, bila berkinerja baik sesuai KPI yang telah
ditetapkan, staf akan mendapatkan promosi dengan pemberian tanggungjawab yang
lebih tinggi lagi, sebaliknya bila staf menunjukkan kinerja yang jelek, maka akan
dilakukan pembinaan, peringatan hingga pemberhentian.
D. Manajemen Risiko
Untuk memastikan organisasi berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip
profesionalisme, terdapat berbagai ketentuan terkait dengan manajemen risiko
organisasi dan penugasan, yaitu: pertama, adanya pedoman penerimaan dan
penolakan klien. harus dipastikan klien memiliki integritas yang baik, untuk
menghindari memperoleh penugasan dari klien yang meragukan integritasnya.
Analisis ini diperlukan agar terhindar dari penugasan yang melanggar prinsip
independensi. Apabila berdasarkan analisis dinyatakn klien layak untuk menerima
penugasan darinya, maka dilakukan perikatan secara tertulis, yang mencantumkan
lingkup penugasan yang dideskripsikan secara jelas dan akurat, tanggungjawab
dalam hal kebenaran dan keakuratan data yang diberikan klien. Untuk kelancaran
penugasan, maka semua proses kegiatan harus didokumentasi secara memadai, dan
laporan hanya dapat diberikan kepada pihak-pihak yang semestinya. Kedua, adanya
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 4
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
pedoman kepastian mutu dan kebijakan etika. Dalam pedoman staf harus ditegaskan
untuk berhati-hati terkait dengan tindakan yang berpotensi menjadi kewajiban
hukum. Harus dipastikan penugasan dilaksanakan oleh staf profesional yang memiliki
keahlian teknis. Ketiga, pengendalian mutu. Kepada staf yang mendapatkan
penugasan harus diingatkan kembali tentang prosedur perencanaan tugas. Keempat,
prinsip independensi, staf harus berhati-hati dengan berbagai hal yang berpotensi
melanggar ketentuan/prinsip independensi. Kelima, harus dipastikan hasil pekerjaan
dilaporkan sesuai dengan data dan informasi yang didapatkan dan laporan disusun
sesuai dengan standar yang berlaku.
Penelaahan mutu, ini dilakukan untuk memastikan semua kertas kerja telah
terdokumentasi dengan baik, ada rview secara periodik dan inspeksi yang dilakukan
oleh staf yang tepat, prosedur ini dilakukan dalam rangka manajemen risiko
pelaksanaan penugasan.
E. Pengendalian Mutu Penugasan
Sebagai organisasi profesional, KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan harus dapat
memberikan keyakinan yang cukup bahwa pelaksanaan penugasan memenuhi
standar mutu yang telah ditetapkan, oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian
mutu penugasan yang terdiri dari dua bagian yaitu supervisi dan inspeksi. Supervisi
mencakup kebijakan dan prosedur mengenai pengendalian mutu atas pelaksanaan
penugasan, untuk memastikan pelaksanaan penugasan memenuhi standar mutu
yang telah ditetapkan. Inspeksi merupakan kebijakan dan prosedur terkait dengan
pengendalian mutu dalam inspeksi.
Standar mutu dalam supervisi pengendalian mutu penugasan meliputi
prosedur perencanaan, prosedur mempertahankan standar mutu dan prosedur
review kertas kerja untuk tiap laporan penugasan. dalam prosedur perencanaan
akan ditunjuk staf yang bertanggungjawab untuk melaksanakan fungsi perencaan
penugasan yang bertugas untuk membuat membuat pengembangan usulan program
kerja, penentuan kebutuhan staf dan kompetensi yang dibutuhkan, dan melakukan
estimasi waktu yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan. Tahap selanjutnya
adalah membuat prosedur untuk mempertahankan standar mutu agar terlaksana
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 5
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
dalam penugasan, yang meliputi, supervisi dilakukan secara memadai pada semua
tingkatan organisasi dan semua staf memanfaatkan lembar isian yang telah disusun.
Tahap berikutnya adalah prosedur review kertas kerja, yang meliputi pedoman
review kertas kerja dan dokumentasi proses review, penunjukkan pe-review yang
memiliki kompetensi dan tanggungjawab yang cukup, memastikan pekerjaan telah
dilaksanakan dengan lengkap sesuai prosedur, adanya review untuk setiap laporan
penugasan yang akan diterbitkan, penunjukkan pe-review laporan yang akan
diterbitkan yang tidak terkait dengan penugasan yang sedang direview, memastikan
laporan yang akan diterbitkan telah didukung bukti pekerjaan dan simpulan kertas
kerja yang sesuai dengan ketentuan KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan.
Standar mutu dalam inspeksi meliputi lingkup inspeksi dan isi program
inspeksi. Inspeksi dilakukan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur
pengendalian mutu telah dilaksanakan secara efektif, dan dilakukan oleh staf sesuai
kualifikasi yang ditetapkan. Inspeksi juga dilakukan untuk menguji kepatuhan
terhadap kebijakan dan prosedur pengendalian mutu dan review kesesuaian dengan
penugasan tertentu yang diberikan oleh KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan, untuk
selanjutnya dilaporkan temuan-temuan inspeksi dan tindakan pemantauannya
kepada manajemen.
F. Independensi
Pelaksanaan penugasan yang diberikan oleh klien harus dijalankan secara
independen, dan KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan harus memastikan kepada seluruh
staf disemua tingkatan organisasi harus mampu mempertahankan sikap indenendennya, ini dilakukan dengan mewajibkan semua staf disemua tingkatan organisasi wajib
memenuhi kode etik, dan menugaskan beberapa staf untuk memberikan panduan
dan bertanggungjawab untuk menjaga masalah independensi ini, kemudian
menyiapkan dokumentasi penyelesaian hal-hal yang terkait dengan persoalan
independensi dan melakukan konsultasi dengan sumber atau pihak berwenang
terkait dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku.
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan juga membuat jalur komunikasi untuk
diseminasi kebijakan dan prosedur terkait independensi kepada semua staf disemua
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 6
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
tingkatan, menyediakan literatur yang mengulas masalah independensi yang berasal
dari kalangan profesional, regulator maupun organisasi profesi. KJA Dr. Suryo Pratolo
& Rekan juga melakukan pemantauan atas kepatuhan terhadap kebijakan dan
prosedur independensi, dan menunjuk seorang staf yang memiliki tanggungjawab
yang baik untuk menyelesaikan atas berbagai pengecualian dari ketentuan
independensi dengan tingkat kewenangan yang memadai, KJA Dr. Suryo Pratolo &
Rekan juga melakukan review secara periodik untuk memastikan apabila terdapat
transaksi antara KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan dengan klien jumlah transaksi tidak
mengurangi independensi.
Untuk memastikan adanya independensi dalam penugasan, disusun juga
prosedur pemerolehan bukti yang memadai, karena opini dan rekomendasi yang
diberikan wajib didasarkan pada data dan informasi yang cukup sebagai dasar yang
rasional. Adanya dokumentasi semua kertas kerja yang terkait dengan penugasan,
dan dilakukan closing conference dengan klien mengenai hasil penugasan yang
dilaksanakan.
G. Penelaahan Mutu
Untuk memastikan prosedur mutu telah dilakukan dan diterapkan secara
efektif, perlu dilakukan penelaahan mutu yang meliputi, review setiap laporan
penugasan yang akan dikeluarkan, review pedoman pengendalian mutu secara
periodik, melakukan komunikasi atas setiap perubahan pedoman pengendalian
mutu, melakukan monitoring dan pendidikan profesionalisme staf secara
berkelanjutan, melakukan review pengembangan dan pelatihan staf secara teratur,
melakukan review terhadap pekerjaan yang dilakukan asisten oleh staf yang
berkemampuan setara untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan
kebijakan
dan
prosedur
yang
ada,
memastikan
semua
pekerjaan
telah
didokumentasi dengan baik, dan simpulan yang dibuat konsisten dengan hasil
pekerjaan.
Penelaahan mutu juga dilakukan terhadap program inspeksi, hal ini terkait
dengan penentuan tujuan, penyiapan petunjuk inspeksi, review program
pelaksanaan inspeksi, menetapkan frekuensi dan waktu pelaksanaan inspeksi,
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 7
SISTEM PENGENDALIAN MUTU
menetapkan prosedur penyelesaian atas ketidaksepakatan yang mungkin timbul
diantara reviewer dengan staf pelaksana atau manajemen, dan menetapkan
kualifikasi staf pelaksana inspeksi dan cara pemilihannya.
Dalam penetapan batas lingkup dan isi program inspeksi dilakukan
penelaahan atas penetapan tanggungjawab pemilihan staf inspeksi, melakukan
review atas penugasan untuk memastikan kesesuaian dengan standar penilaian,
kebijakan dan prosedur pengendalian mutu. Melakukan pembahasan temuan
inspeksi terkait unit, fungsi departemen yang direview dan dengan staf manajemen
yang bersangkutan, melaporkan temuan dan rekomendasi dan tindakan perbaikan
yang harus dilakukan atau direncanakan kepada manajemen.
KJA Dr. Suryo Pratolo & Rekan
Page 8