Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Biaya
Proyek
Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Outline
• definisi
• Proses manajemen biaya
• project selection methods
– net present value analysis
– weighted scoring model
– balanced scorecard
• scope planning process & scope statement
• scope definition process & wbs
• scope verification and scope change control
Proses Manajemen Waktu Proyek
• Proses-proses :
– Definisi Aktivitas
– Pengurutan aktivitas
– Perkiraan lama aktivitas
– Pembuatan Jadwal
– Pengendalian Jadwal
definisi
• Biaya (biasanya dlm unit mata uang) adalah
sumber daya yang dikorbankan untuk
mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang
diberikan sebagai ganti
• Manajemen Biaya Proyek mencakup
proses-proses yang dibutuhkan untuk
menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai
budget yang sudah disetujui
Proses Manajemen Biaya
• Perencanaan SD  apa dan berapa banyak SD
yang harus digunakan
• Estimasi Biaya  estimasi biaya dan SD yang
diperlukan
• Cost budgeting  alokasi estimasi biaya ke
masing-masing item pekerjaan (grs dasar
pengukuran performansi)
• Pengendalian Biaya  pengendalian perubahan
terhadap budget proyek
Perencanaan Sumber Daya
• Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi
perencanaan sumber daya
• Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:
– Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam proyek
tersebut ?
– Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup proyek
yang akan mempengaruhi sumber daya ?
– Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan yang
sama?
– Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka
mendapatkan orang, peralatan, dan material
yang mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?
Estimasi Biaya
• Output penting dari manajemen biaya proyek
adalah estimasi biaya
• Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat
dan teknik untuk membantu membuat estimasi
biaya tersebut
• Membuat rencana manajemen biaya yang
menggambarkan bagaimana variansi biaya akan
dikelola dalam proyek juga penting
Jenis estimasi
Type of Estimate
Kapan Dilakukan
Kenapa Dilakukan
Rough Order of
Magnitude (ROM)
Sangat Awal dalam
siklus hidup proyek,
seringkali 3-5 tahun
sebelum proyek
seleseai
Awal, 1–2 tahun
Memberikan
perkiraan biaya
kasar untuk memilih
proyek
–25%, +75%
Memasukkan uang
ke dalam rencana
budget
Memberikan detil
pembelian, estimasi
biaya aktual
–10%, +25%
Budgetary
Definitive
Akhir proyek, kurang
dari 1 tahun
Akurasi
–5%, +10%
Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya
• 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya:
– Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek
yang serupa sebelumnya sebagai dasar estimasi baru
– bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item
pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk
mendapatkan jumlah total
– parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model
matematika untuk estimasi biaya
Cost Budgeting
• Cost budgeting mencakup alokasi estimasi
biaya proyek ke masing-masing item
pekerjaan dan memberikan garis dasar
biaya
Step cost budgeting
• Cost aggregation  estimasi dimasukkan
ke dalam WBS yang bersesuaian
• Cash reserve  jika sudah mengevaluasi
resiko, sisihkan cash reserve untuk
menanggulangi resiko tersebut
• Buat baseline
• Update cost plan
Pengendalian Biaya
• Pengendalian Biaya Proyek mencakup :
– Mengawasi kinerja biaya
– Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang
tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya
yang direvisi
– Memberikan informasi kepada stakeholders
mengenai perubahan yang disetujui yang akan
memperngaruhi biaya
• Tujuan utama dari pengendalian biaya  apa
yang perlu dirubah sehingga biaya tidak
melebihi anggaran
• Alat yang digunakan  Earned value
management
Earned Value Management (EVM)
• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek
yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan
biaya
• Berdasarkan garis dasar (rencana original plus
perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan
seberapa baik proyek mencapai tujuannya
• Kita harus memasukkan informasi aktual secara
periodik untuk bisa menggunakan EVM.
Istilah-istilah dalam EVM
• Planned Value (PV), disebut juga budget,
adalah bagian dari estimasi biaya total yang
telah disetujui yang direncanakan untuk
digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu
tertentu
• Actual cost (AC), adalah total biaya langsung
dan tidak langsung yang tercakup dalam
penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu
• Earned value (EV), adalah estimasi nilai dari
pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan
Untuk menghitung PV
1. Tentukan BAC (Budget at Completion)
2. PV=BAC*Planned Complete (%)
3. EV=BAC*Actual Complete (%)
AC > PV ?
Contoh
• Untuk membangun sebuah kafe, total anggaran yang
diberikan client adalah 100 juta, waktu yang diperlukan
adalah 2 bulan, saat ini sudah akhir bulan ke 1
– BAC ?
– PV ?
• Pada saat client mendatangi lokasi, ternyata pekerjaan
baru selesai 40 %
– EV ?
Tepat jadwal atau molor ?
•
•
SPI (Scheduled Performance Index)
SPI = EV / PV  SPI = 1 tepat jadwal
SV = (Scheduled Variance)
SV = EV-PV  seberapa tepat atau
seberapa molornya dari jadwal
• SPI dan SV ?
• Tepat jadwal atau molor ?
• Jika molor apa yang harus dilakukan ?
Tepat atau melebihi anggaran?
• CPI (Cost Performance Index)
CPI = EV / AC  1 tepat anggaran
• CV (Cost Variance)
CV = EV – AC  melihat seberapa besar
kelebihan atau kekurangan kita dari
anggaran
• Anggaran yang dipakai pada akhir bulan
ke 1 adalah 57,5 juta
• CPI & CV ?
• Tepat anggaran atau tidak ?
• Jika membengkak apa yang harus
dilakukan ?
Forecast
• Meramalkan total biaya yang dikeluarkan
hingga proyek selesai – EAC (Estimate at
Completion)
• EAC = BAC / CPI
• ETC (Estimates to Complete)  seberapa
banyak uang yang mungkin akan
dipergunakan dalam proyek
• ETC = EAC – AC
• VAC (Variance at Completion) 
seberapa membengkaknya biaya proyek
dan apakah client mampu memenuhi
biaya tersebut ?
• VAC = BAC - EAC
Contoh
• EAC ?
• ETC ?
• VAC ?
Post test
• Proyek anda memiliki total anggaran
sebesar 30 juta. Sejauh ini anda telah
mempergunakan 17,5 juta dari anggaran
keseluruhan, tim sudah merampungkan
40% pekerjaan, tetapi jadwal pada
rencana proyek mengharuskan rampung
50 %
•
•
•
•
•
•
Proyek molor ?
Kita masih memiliki waktu sisa ?
Kita perlu melakukan crashing schedule ?
Melebihi anggaran ?
Anggaran masih sisa ?
Kita perlu mencari jalan untuk memotong
anggaran ?