analisis dan perancangan aplikasi basis untuk administrasi siswa

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI
BASIS UNTUK ADMINISTRASI SISWA DAN
GURU BERBASIS WEB PADA SMAN 90
JAKARTA
Bintang Palupi Bellani
Universitas Bina Nusantara
Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530
Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644
[email protected]
Ismayantih
Universitas Bina Nusantara
Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530
Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644
Abstrak
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan analisa dan perancangan sistem basis data terhadap
proses penjadwalan, penilaian, absensi dan penyusunan program belajar. Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah tahap analisis meliputi wawancara secara langsung pada pihak terkait untuk
mendapatkan informasi yang berkaitan dengan aplikasi ini, tahap perancangan yang terdiri dari
perancangan basis data (perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan
perancangan basis data fisikal) dan perancangan aplikasi, serta tahap studi pustaka. Hasil yang dicapai
adalah program administrasi siswa dan guru berbasis web untuk proses administrasi yang meliputi
penjadwalan, penilaian, absensi dan program belajar. Kesimpulan adalah dapat mempermudah pihak
sekolah meliputi siswa, wali kelas, guru mata pelajaran, wali murid, kesiswaan, kurikulum dan guru piket
dalam mengakses informasi mengenai sekolah.(BI)
Kata kunci: web, administrasi, SMAN 90, siswa, guru
Pendahuluan
Sejak era globalisasi kebutuhan akan teknologi informasi semakin meningkat, peningkatan
tersebut mengakibatkan teknologi pada dunia pendidikanpun semakin berkembang. Hal tersebut dapat
mempengaruhi pola pembelajaran dan mutu pendidikan yang diberikan. Namun hal ini harus ditunjang
oleh software(perangkat lunak), hardware(perangkat keras) dan brainware(operator) yang baik sesuai
kebutuhan.Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua
pekerjaannya sehingga muncul istilah komputerisasi yang menggantikan cara penulisan tangan dengan
komputer, karena komputer merupakan alat elektronik yang mengolah data dengan cepat, akurat dan
dirancang untuk menyimpan data secara otomatis.
SMAN 90 merupakan sekolah tingkat menengah atas yang berlokasi di Jalan Sabar Petukangan
Selatan Pesanggrahan Jakarta Selatan. SMAN 90 merupakan sekolah yang masih menggunakan sistem
manual dalam penulisan data dan pemberitahuan beragam informasi seperti pengumuman nilai, jadwal
pelajaran dan jadwal ujian masih diberitahukan melalui guru yang bersangkutan atau papan pengumuman.
Hal ini menyebabkan penyampaian informasi ke siswa/i kurang efisien. Wali murid yang bersangkutan
juga kurang mengetahui informasi yang berkaitan dengan sekolah. Sama halnya seperti pemberitahuan
informasi sekolah, sistem yang digunakan untuk absensi masih menggunakan sistem manual, dimana
proses tersebut masih menggunakan tulisan tangan dan belum menggunakan sistem komputerisasi.
Mereka mengetahui jumlah absensi hanya ketika setelah pengambilan hasil indeks prestasi (raport).
Dengan informasi sebuah lembaga dalam hal ini sekolah dapat mengetahui tingkat produktifitas,
kemajuan dan aktifitas yang terjadi pada siswa/i-nya. Oleh sebab itu dalam sekolah diperlukan sebuah
sistem informasi yang dapat mengelola data dan merangkum data yang berhubungan dengan akademik
dan kepegawaian. Dengan berdasarkan sistem yang sudah ada pada SMAN 90 yang masih kurang efektif
dan efisien, dirancang sebuah sistem basis data yang akan digunakan dalam pemberitahuan informasi
seperti penilaian, penjadwalan, absensi dan materi belajar..
Metodologi
Metode Analisis
Teknik pengumpulan data dan informasi secara langsung pada SMAN 90 Jakarta, dilakukan
dengan melakukan wawancara kepada bagian – bagian yang terlibat dalam pengerjaan proyek yang
bertujuan untuk mengetahui kebutuhan dari pihak SMAN 90 Jakarta dan mengetahui sistem yang sedang
berjalan terkait dengan proses penjadwalan, penilaian, absensi, dan penyusunan program belajar.
Melakukan analisis survei terhadap hasil surver yang telah diperoleh untuk menemukan serta
permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan.
Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk sistem yang akan dibuat.
Berikut merupakan flowchart dari sistem yang sedang berjalan.
Guru bidang kurikulum
Guru mata pelajaran
Wali kelas
MULAI
Proses pengumpulan
data untuk pembuatan
jadwal mata pelajaran
yang disesuaikan oleh
kalender akademik
dari dinas pendidikan
Daftar guru mata
pelajaran untuk
masing masing
pelajaran di
masing masing
kelas
Daftar kelas dan
data siswa
masing masing
kelas
Draft jadwal mata
pelajaran
Menerima
konfirmasi
langsung dari
guru mata
pelajaran dan
melakukan
pendataan
Proses penentuan
jumlah shift setiap
mata pelajaran untuk
masing masing kelas
sesuai dengan
ketentuan dinas
pendidikan
Guru mata
pelajaran yang
tidak bisa hadir di
hari tertentu
melakukan
konfirmasi
langsung kepada
bagian kurikulum
Daftar guru yang
berhalangan hadir
untuk hari hari
tertentu
Jadwal mata pelajaran
yang terdiri dari mata
pelajaran dan jumlah
shift yang diajarkan di
masing masing kelas
Proses pembuatan jadwal guru
yang mengajar berdasarkan
jadwal pelajaran, daftar guru
untuk masing masing kelas, guru
yg berhalangan hadir dan siswa
yang di ajarkan
Jadwal mata
pelajaran,jumlah
shift, siswa yang
diajarkan dan
guru yang
mengajar (3)
(3)
(2)
Jadwal mata
pelajaran,jumlah shift,
siswa yang diajarkan dan
guru yang mengajar (1)
Jadwal mata
pelajaran,jumlah
shift, siswa yang
diajarkan dan
guru yang
mengajar (2)
Jadwal
disimpan
kedalam
arsip
SELESAI
Gambar 1 Diagram Prosedur Penjadwalan
Diumumkan
kepada siswa
Gambar 2 Diagram Prosedur Penilaian
Gambar 3 Diagram Prosedur Absensi
Gambar 4 Diagram prosedur penambahan program belajar
Metode Perancangan
Metode yang digunakan adalah metode perancangan basis data (perancangan basis data
konseptual, logikal, dan fisikal), serta Entity Relational Diagram, State Transition Diagram, dan
perancangan layar.
Hasil dan Bahasan
Evaluasi 8 Golden Rules
Evaluasi yang dihasilkan berdasarkan 8 Golden Rules antara lain:
•
Berusaha untuk konsisten
Aspek-aspek seperti menu, warna, tulisan, dan urutan tindakan dalam web ini sudah
konsisten.
•
Memungkinkan pelayanan untuk semua user
Dalam web ini, setiap halaman sudah menggunakan fungsi yang universal. Seperti ketika
pengguna ingin login, sudah menggunakan form yang sering digunakan di web pada umumnya.
•
Memberikan umpan balik yang informatif
Web ini sudah memberikan umpan balik yang informatif. Hal ini dapat dilihat pada menu
login dimana bila pengguna lupa mengisikan kolom kata sandi, maka akan keluar pesan "kata
sandi kosong".
•
Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir)
Adanya umpan balik (feedback) informatif yang diberikan di bagian akhir pada penambahan
jadwal pelajaran.
•
Memberikan pencegahan kesalahan yang sederhana
Dalam pengisian form terdapat pesan error ketika format data yang dimasukkan oleh
pengguna tidak sesuai dengan format yang sudah ditentukan.
•
Memungkinkan pembalikan aksi yang mudah
Pada halaman jadwal pelajaran, adanya fasilitas bila pengguna tidak sengaja masuk ke
dalam suatu halaman yang tidak diinginkannya, atau bila pengguna ingin kembali ke layar
sebelumnya.
•
Mendukung pusat kendali internal (internal locus of control)
Web ini menyediakan kebebasan penuh bagi pengguna untuk melakukan pengubahan.
Setiap tahapan memerlukan input-an dan penekanan tombol dari pengguna, sehingga dapat
dikatakan pengguna memegang control secara penuh.
•
Mengurangi beban ingatan jangka pendek
Untuk mengurangi beban memori jangka pendek, web ini menggunakan susunan yang
sederhana sehingga mudah dimengerti.
Evaluasi Basis Data
Evaluasi yang dilakukan melalui lima kriteria yang telah diuji-coba, yaitu Domain Integrity, Entity
Integrity, References Integrity, Enterprise Constraint dan Security.
•
Domain Integrity
Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain
yang telah ditentukan sebelumnya. Hal-hal yang di uji :
a.
Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Kewarganegaraanpada tabel kewarganegaraan
adalah Integer.
b. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_MataPelajaran pada tabel mata pelajaran adalah
Integer.
c. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Materi pada tabel materi adalah Integer.
d. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Agama pada tabel agama adalah Integer.
e. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Pendidikan pada tabel pendidikan adalah Integer.
f. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JadwalPelajaran pada tabel jadwal pelajaran
adalah Integer.
g. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ujian pada tabel ujian adalah Integer.
h. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Nilai pada tabel nilai adalah Integer.
i. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Absensi pada tabel absensi adalah Integer.
j. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JenisKelamin pada tabel jenis kelamin adalah
Integer.
k. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_JadwalPelajaranDetail pada tabel jadwal
pelajaran detail adalah Integer.
l. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_ThnkAkademik pada tabel tahun akademik
adalah Integer.
m. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ruang pada tabel ruang adalah Integer.
n. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Kelas pada tabel kelas adalah Integer.
o. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Ujiandetail pada tabel ujian detail adalah Integer.
p. Domain atribut yang ditetapkan untuk Id_Nilaidetail pada tabel nilai detail adalah Integer.
Hasil dari evaluasi domain integrity menunjukan bahwa seluruh tabel yang diuji telah
memiliki domain integrity yang tepat.
•
Entity Integrity
Pengujian dilakukan pada seluruh tabel dan dipastikan bahwa tidak ada atribut dari suatu
primary key yang bernilai ‘NULL’ dan tidak ada record yang sama pada primary key suatu
strong entity. Contoh dari evaluasi entity integrity adalah primary key pada tabel Siswa tidak
boleh bernilai ‘NULL’ dan entity Siswa merupakan strong entity maka harus diuji bahwa tidak
ada dua record yang sama didalam tabel tersebut .
Hasil evaluasi entity integrity menunjukan bahwa tabel yang ada memenuhi kriteria lulus uji.
•
•
•
References Integrity
Hal yang diuji adalah setiap tabel yang berhubungan, terdapat foreignkey dalam tabel yang
terhubung tersebut dan nilai foreign key harus sesuai dengan primarykey pada tabel yang
terhubung. Sebagai contoh, tabel nilai terhubung dengan tabel nilaidetail yang sesuai dengan
primarykey tabel nilai (Id_Nilai).
Evaluasi referential integrity membuktikan bahwa seluruh tabel telah terhubung dengan baik
dimana terdapat foreignkey dan primarykey tersebut sesuai dengan primarykey tabel yang
terhubung . Jika seluruh tabel telah terhubung, dengan baik dan benar maka tidak akan di
tampilkan pesan error pada saat dilakukan transaksi seperti ketika melakukan insert, update, dan
delete.
Enterprise Constrain
Hasil dari evaluasi enterprise constrain sistem telah sesuai karena tidak adanya enterprise
constrain.
Security
Hasil dari evaluasi security menunjukan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba,
kesemuanya telah dapat berjalan sesuai dengan makanisme yang di tentukan. Yaitu dengan
membagi hak akses program sesuai dengan tingkatan user.
Evaluasi Pengguna
Dengan menggunakan metode wawancara terhadap pengguna yang telah melakukan uji coba pada
aplikasi, maka hasil evaluasi sebagai berikut:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, jadwal ujian, nilai, absensi, profil, dan materi
menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan siswa dalam mengakses informasi mengenai
data diri, nilai, jadwal pelajaran, jadwal ujian, absensi dan materi.
Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, masukkan nilai, dan tambah materi menunjukan
bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru mata pelajaran dalam melihat jadwal pelajaran,
memasukkan nilai, dan menambah materi.
Dengan adanya menu lihat, ubah, dan tambah yang meliputi data guru, tahun akademik, jadwal
pelajaran, jadwal ujian, mata pelajaran, ruang, kelas menunjukan bahwa aplikasi ini dapat
memudahkan guru bidang kurikulum dalam melihat, mengubah, dan menambah data-data
tersebut.
Dengan adanya menu lihat dan tambah yang meliputi data siswa dan absensi menunjukan bahwa
aplikasi ini dapat memudahkan guru bidang kesiswaan dalam melihat dan menambah data
tersebut.
Dengan adanya menu lihat profil siswa, nilai siswa, dan absensi siswa menunjukan bahwa
aplikasi ini dapat memudahkan wali kelas dalam mengontrol prestasi belajar setiap kelas yang
dipimpinnya.
Dengan adanya tambah absensi menunjukkan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan guru piket
dalam menambah absensi setiap siswa.
Dengan adanya menu lihat jadwal pelajaran, jadwal ujian, nilai, absensi, profil, dan materi
menunjukan bahwa aplikasi ini dapat memudahkan wali murid dalam mengakses informasi
tentang informasi mengenai anaknya.
Aplikasi ini sudah menghasilkan data yang saling terintegrasi satu sama lain.
Semua data mengenai penjadwalan, penilaian, absensi, dan program belajar sudah dapat diakses
dalam satu aplikasi sehingga memudahkan dalam pencarian informasi dan menunjukkan bahwa
aplikasi ini sudah mencakup pendataan yang terorganisir.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Berdasarkan pembahasan dan hasil analisis yang telah dilakukan pada bab – bab sebelumnya,
maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Pihak sekolah khususnya guru bidang kurikulum, kesiswaan, guru mata pelajaran, guru piket,
wali kelas dapat dimudahkan dalam mencari informasi mengenai jadwal pelajaran, jadwal ujian,
nilai, materi dan absensi.
2. Mempermudah siswa dalam mengakses informasi mengenai hasil nilai ulangan harian atau nilai
ujian yang sudah dilakukan oleh siswa sebelumnya.
3. Mempermudah siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran, jadwal mata
pelajaran maupun jadwal ujian sekolah.
4. Mempermudah siswa dalam mengetahui jumlah absensi masing – masing.
5. Mempermudah siswa dalam mengetahui materi belajar untuk setiap mata pelajaran.
6. Mempermudah guru mata pelajaran dalam menyampaikan materi pembelajaran yang akan
diajarkan, memasukkan nilai untuk setiap siswa, dan mengetahui informasi mengenai jadwal
mengajar .
7. Mempermudah wali kelas dalam mengontrol prestasi belajar setiap siswa di kelasnya.
8. Mempermudah bagian kurikulum dalam mengolah data penjadwalan, kelas, ruang, mata
pelajaran, dan data guru pada tahun ajaran yang sedang berjalan.
9. Mempermudah bagian kesiswaan dalam mengolah data dan absensi siswa.
10. Mempermudah guru piket dalam mengolah data mengenai absensi.
11. Mempermudah wali murid untuk mengetahui informasi sekolah.
Saran
Berikut ini terdapat beberapa saran yang bisa dijadikan masukan untuk pengembangan lebih
lanjut :
1.
Diharapkan sistem administrasi siswa dan guru secara online ini dapat menyediakan fungsi tanya
jawab atau forum diskusi, sehingga dalam penyampaiannya materi yang kurang dapat dilakukan
di forum tersebut.
2.
3.
4.
Sebaiknya sistem administrasi ini selalu di maintenance secara rutin agar selalu dapat mengikuti
kurikulum pembelajaran yang selalu berubah – ubah.
Sistem keamanan harus lebih ditingkatkan untuk pengembangan sistem administrasi online ini.
Perlu keaktifan dari semua pihak agar sistem ini tetap berjalan dan mampu memberikan
informasi.
Referensi
Castagnetto, J., Rawat, H., Schumann, S., Scollo, C., & Veliath, D. (2000). Professional PHP
Programming. Wrox Press Ltd.
Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design,
Implementation and Management, 5th Edition. Pearson Addison-Wesley.
Galitz, W. O. (2007 Third Edition). The Essential Guide to User Interface Design: An Introduction to
GUI Design Principles and Techniques. Wiley Publishing, Inc.
Jeffrey L. Whitten, L. D. (2004). Metode Design & Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta: ANDY.
Kamus Bahasa Indonesia Online. (t.thn.). Diambil kembali dari Kamus Bahasa Indonesia Online:
www.KamusBahasaIndonesia.org
Kroenke, D. M., & Auer, D. J. (2011). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation
12th Edition. Pearson.
Maslakowski, M., & Butcher, T. (2000). Teach Yourself MySQL in 21 days. Sams Publishing.
Ngoen, T. S. (2009). Algoritma dan struktur data Bahasa C. Mitra Wacana Media.
Purbo, O. W. (2008). Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Kelas X Semester I. Jakarta:
Kementerian Negara Riset dan Teknologi.
Raymond McLeod, J. ,. (2004). Management Information System. Prentice Hall.
Roger S. Pressman, P. (2005). Software Engineering: Appractitioner's Approach Sixth Edition. McGrawHill Higher Education.
Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the user interface: strategies for effective humancomputer interaction. Pearson Education, Inc.
Sumathi, D. S., & Esakkirajan, S. (2007). Fundamentals of Relational Database Management Systems.
Springer.
Riwayat Penulis
Bintang Palupi Bellani lahir di kota Jakarta pada 21 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013.
Ismayantih lahir di kota Jakarta pada 13 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas
Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013.