MODUL PERKULIAHAN Manajemen Kinerja Performance Management: Process & Strategic Planning Fakultas Program Studi Tatap Muka Program Pascasarjana Magister Teknik Industri 02 Kode MK Disusun Oleh B21537EL Dr. Sawarni Hasibuan, M.T. Abstract Kompetensi - Performance Management Process - Performance Management and Linking Performance Management to the Strategic Plan Able to: conduct a job analysis and write a job description; explain the interrelated component of performance management process; explain the employee’s and manager’s responsibility in performance process phase; conduct an environmental analysis; create organizational-and unit-level mission and vision statements; describe the relationship between a unit’s vision, mission, goals, and strategies and individual job descriptins. Performance Management Process Proses Manajemen Kinerja adalah suatu proses berkelanjutan terkait dengan komponenkomponen yang saling terkait satu sama lain dalam memberikan dampak terhadap sistem manajemen kinerja keseluruhan. Komponen-komponen dari proses manajemen kinerja terdiri dari (1) prasyarat (prerequisities), (2) perencanaan kinerja (performance planning), (3) pelaksanaan kinerja (performance execution), (4) penilaian kinerja (performance assessment), (5) review kinerja (perfroamnce review), dan (6) perbaikan kinerja dan kontrak (renewal and recontracting performance) seperti diilustrasikan pada Gambar 1. Prerequisities Performance Renew and Recontracting Performance Planning Performance Review Performance Execution Performance Assessment Gambar 1 Proses Manajemen Kinerja 1. Prerequisities Ada dua prasyarat penting yang diperlukan sebelum sistem manajemen kinerja diimplementasikan, yaitu (1) pengetahuan mengenai misi dan tujuan strategis organisasi dan (2) pengetahuan tentang pekerjaan yang akan dilakukan. Pengetahuan terhadap misi dan tujuan strategis organisasi merupakan hasil perencanaan strategis. Perencanaan strategis memungkinkan organisasi merumuskan secara jelas tujuan atau alasan keberadaan organisasi, tujuan yang ingin dicapai di masa depan, dan strategi apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Sekali tujuan organisasi ditetapkan, maka dilakukan penjabaran tujuan pada masing-masing departemen selaras dengan organisasi tersebut. Proses yang sama dilakukan hingga ke unit level terendah hingga setiap pekerja memiliki sekelompok tujuan yang mendukung tujuan organisasi. 2015 2 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Prasyarat penting kedua adalah pemahaman tentang pekerjaan dalam bentuk pertanyaan. Hal ini dilakukan melalui analisis pekerjaan (job analysis). Job analysis adalah proses penentuan komponen kunci dari suatu pekerjaan tertentu, terkait aktivitas, tugas, produk, jasa, dan proses. Job analysis merupakan prasyarat dasar dari semua sistem manajemen kinerja. Tanpa job analysis akan sulit memahami tugas-tugas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Jika kita tidak mengetahui keahlian apa yang diperlukan pekerja untuk suatu pekerjaan, kita tak akan tahu apa yang harus dievaluasi dan bagaimana evaluasi dilakukan. Data-data untuk job analysis dikumpulan dari observasi, kuesioner, atau interview terhadap pekerja dan yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Salah satu contoh kuesioner job analysis dapat dilihat di http://www.delawarepersonnel.class/ forms/jaq/jaq.shtml. Hasil dari job analysis adalah informasi mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan serta pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill), dan kemampuan (ability) yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu (KSAs). Knowledge terkait dengan informasi yang diperlukan untuk penyelesaian suatu pekerjaan, tetapi tidak cukup memadai untuk pekerjaan. Skills menunjukkan atribut yang dibutuhkan yang biasanya diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan di masa lalu. Ability terkait dengan kemampuan fisik, emosi, intelektual, dan psikologi dalam menyelesaikan pekerjaan. Deskripsi pekerjaan (job description) adalah prasyarat kunci bagi semua sistem manajemen kinerja karena memberikan kriteria yang diperlukan untuk mengukur kinerja. Kriteria tersebut biasanya dapat dikategorikan ke dalam empat kategori: (1) kualitas, (2) kuantitas, (3) efektifitas biaya, dan (4) target waktu. Ilustrasi job description suatu pekerjaan disajikan seperti pada Box 1 berikut ini. BOX 1 JOB DESCRIPTION ……………………………… DESKRIPSI - SKILLS - TUGAS - ABILITY - . 2015 3 KNOWLEDGE - Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2. Performance Planning Setiap pekerja perlu memiliki pengetahuan tentang sistem manajemen kinerja. Realitanya, awal dari setiap siklus kinerja diawali dari pertemuan antara pekerja dengan supervisornya untuk mendiskusikan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakan suatu pekerjaan yang disepakati bersama. Dalam diskusi mengenai rencana kinerja tersebut dibahas dua hal yaitu hasil kerja (results) dan perilaku kerja (behaviors), serta rencana pengembangan (development plan). Results Hasil kerja (results) adalah apa yang harus dikerjakan atau luaran yang harus dihasilkan pekerja. Penentuan results memperhatikan tanggungjawab kunci dari suatu pekerjaan yang umumnya diterjemahkan dari deskripsi pekerjaan. Diskusi terhadap tujuan-tujuan penting dan terukur dari suatu pekerjaan menghasilkan standar kinerja. Standar kinerja memberikan informasi mengenai kinerja yang dapat dicapai dan tidak dapat dicapai (kaitannya dengan kualitas, kuantitas, biaya, dan waktu). Behaviors Walaupun pengukuran hasil kerja (results) adalah penting, jika hanya fokus pada hasil kerja dapat memberikan bias atau gambaran yang tidak utuh mengenai kinerja pekerja. Misalnya, beberapa pekerjaan sulit untuk mencapai tujuan atau standar. Beberapa pekerjaan misalnya memiliki kendali dalam mengerjakan suatu pekerjaan tetapi tidak memiliki kendali terhadap hasilnya. Behaviors, atau bagaimana suatu pekerjaan dikerjakan, merupakan hal penting dalam tahap perencanaan. Diskusi mengenai behaviors menghasilkan kompetensi yang dapat diukur dalam KSAs yang kritis dalam menentukan perolehan hasil kerja. Contoh kompetensi adalah kemampuan menulis atau komunikasi, berfikir kreatif, dan lain sebagainya. Development Plan Tahap penting sebelum masuk ke tahap review kinerja adalah pekerja dan supervisor memiliki kesepakatan tentang rencana pengembangan terkait hasil kerja dan perilaku kerja. Diskusi mengenai hasil kerja (results) memperhatikan tanggungjawab kunci, tujuan khusus dari setiap tanggungjawab, dan standar kinerja. Diskusi perilaku kerja memperhatikan kompetensi yang diperlukan (dalam KSAs). Rencana pengembangan memuat deskripsi area yang memerlukan pengembangan dan tujuan yang harus dicapai di setiap area. 2015 4 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 3. Performance Execution Walaupun pekerja merupakan penanggungjawab utama terhadap pelaksanaan kinerja, manajer juga perlu berkontribusi untuk keberhasilan pekerjaan tersebut. Monitoring kinerja dari rekan kerja diidentifikasi sebagai kompetensi kunci oleh Pusat Standar Kinerja (www.management-standards.com Unit B5). Pada Tabel 1 dirangkum area yang merupakan tanggungjawab dari pekerja dan manajer dalam pelaksanaan kinerja. Tabel 1 Tahap pelaksanaan kinerja: Area tanggungjawab pekerja dan manajer. Pekerja Manajer Komitmen untuk mencapai tujuan Observasi dan dokumentasi Feedback dan coaching kinerja secara terus-menerus Perubahan-perubahan (tujuan, standar, dan tanggungjawab) Komunikasi dengan manajer Feedback Pengumpulan dan penyampaian data kinerja Persiapan riview kinerja Sumberdaya Reinforcement 4. Performance Assessment Pada tahap assessment, baik pekerja dan manajer bersama-sama bertanggungjawab melakukan evaluasi terhadap perilaku yang diharapkan dan hasil yang harus dicapai. Walaupun banyak sumber dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi kinerja, (misalnya rekan kerja, bawahan), pada banyak kasus atas langsung yang mengumpulkan informasi kinerja. Dalam hal ini dinilai juga tujuan mana dalam rencana pengembangan yang dapat dicapai. Adalah penting bagi pekerja dan manajer terlibat dalam proses assessment. Manajer melakukan form penilaian, demikian juga pekerja melakukakan pengisian form penilaian. Apabila pekerja dan atasannya berpartisipasi aktif pada tahap assessment akan menghasilkan informasi yang dapat digunakan secara produktif untuk masa depan. Keterlibatan pekerja pada proses ini akan menghasilkan kepemilikan dan komitmen pekerja terhadap sistem kinerja. 5. Performance Review Tahap review kinerja melibatkan pertemuan antara pekerja dan manajer untuk mereview hasil kerja mereka. Pertemuan penilaian (appraisal) penting karena menyediakan kesempatan formal dimana pekerja menerima feedback terhadap hasil pekerjaannya. Disamping penting bagi manajemen kinerja, pertemuan appraisal sering juga disebut 2015 5 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id sebagai “Achilles” sandungan dari proses kinerja. Hal tersebut dikarenakan banyak manajer yang tidak nyaman memberikan feedback terhadap kinerja, terlebih jika kinerja tersebut rendah. Jack Welch, CEO dari General Electric pertama, menemukan bahwa hanya 5 persen dari 2000 manajer yang mengakui memberikan penilaian jujur terhadap bawahannya dan feedback perbaikan kinerja secara langsung. Praktek menghindar memberikan negative feedback bagi pekerja bisa menghasilkan bias dan merusak moral pekerja terbaik. Pada banyak kasus, pertemuan appraisal mereview masa lalu apa yang telah dikerjakan (results) dan bagaimana pekerja melakukannya (behaviors). Pertemuan appraisal mestinya tidak hanya fokus pada masa lau (apa yang telah dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya), tetapi juga masa kini (kompensasi apa yang akan diterima atau berkurang sebagai hasil kinerja) dan masa depan (tujuan dan rencana pengembangan yang akan dicapai pada tahap review berikutnya). Ada enam tahapan yang direkomendasikan Aguinis (2010) menghasilkan proses review kinerja yang efektif: 1. Identifikasi apa yang dilakukan dengan baik atau buruk oleh pekerja dengan memperhatikan perilaku positif dan negatif. 2. Memintakan feedback dari pekerja terkait dengan perilaku tersebut, dengan memperhatikan reaksi dan penjelasan dari pekerja. 3. Mendiskusikan implikasi dari ada/tidak adanya perubahan perilaku. Positif feedback baik, tetapi pekerja perlu memperhatikan apa yang akan terjadi jika kinerja buruk masih terjadi. 4. Menjelaskan kepada pekerja bagaimana ketrampilan sebelumnya membantu mengatasi masalah pekerja saat ini. 5. Menyepakati satu action plan. Mendorong pekerja untuk meningkatkan kinerja dengan memberi pertanyaan-pertanyaan terhadap “Ide yang dimiliki untuk mencapai kinerja tertentu”. 6. Merencanakan pertemuan untuk menindaklanjuti dan menyepakati perilaku, tindakan, sikap yang akan dievaluasi. 6. Performance Renew and Recontracting Tahap akhir dari proses kinerja adalah perbaruan dan kontrak ulang kinerja. Esensinya, tahap ini identik dengan komponen perencanaan kinerja. Perbedaan utama adalah bahwa tahap perbaruan dan kontrak ulang (renewal and recontracting) kinerja digunakan internal dan informasi diperoleh dari tahap-tahap sebelumnya. 2015 6 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Misalnya, beberapa tujuan kurang realistik untuk dicapai akibat perkembangan ekonomi yang tidak diduga sebelumnya. Kondisi ini akan menyebabkan penyesuaian tujuan yang akan direview pada periode berikutnya. Proses manajemen kinerja merupakan suatu siklus yang berawal dari prerequisities dan berakhir dengan perbaruan dan kontrak ulang kinerja. Siklus tersebut tidak selesai setelah tahap perbaruan dan kontrak ulang kinerja. Karena ada dinamika perubahan pasar, preferensi dan kebutuhan perubahan konsumen, perubahan produk. Ada kebutuhan untuk terus-menerus memonitor prerequisities sehingga tahap perencanaan kinerja, dan semua tahap berikutnya, sejalan dengan tujuan strategis organisasi. Yang perlu diingat, tujuan utama dari sistem manajemen kinerja adalah mendorong pencapaian tujuan organisasi yang lebih luas. Performance Management and Strategic Planning Sistem manajemen kinerja yang baik akan mendorong pekerja menghasilkan kontribusi signifikan dan penting bagi tujuan strategis organisasi. Apabila kontribusi bagi organisasi atas dan unit prioritas jelas, sistem manajemen kinerja akan menerima dukungan penting dari manajemen atas. Tanpa dukungan manajemen atas, system manajemen kinerja tidak akan berhasil. Defenisi dan Tujuan Perencanaan Strategis Perencanaan Strategis adalah satu proses yang menggambarka tujuan organisasi, menilai hambatan-hambatan yang akan dihadapi dalam mencapai tujuan tersebut, dan memilih pendekatan untuk mencapai tujuan. Tujuan utama perencanaan strategis adalah mengalokasikan sumberdaya untuk memberikan keunggulan bersaing bagi organisasi. Intinya, rencana strategis menyediakan blueprint yang menentukan bagaimana organisasi akan mengalokasikan sumberdaya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara garis besar ada beberapa tujuan perencanaan strategis, yaitu: 1. Membantu mendefenisikan identitas organisasi 2. Membantu organisasi mengantisipasi masa depan 3. Membekali kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan lingkunga 4. Memberikan fokus dan alokasi sumberdaya yang lebih baik 2015 7 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 5. Menghasilkan budaya kerjasama dalam organisasi 6. Mempertimbangkan peluang dan kesempatan baru 7. Memberikan pekerja informasi untuk kegiatan harian Keterkaitan Manajemen dan Rencana Strategis Informasi dari perencanaan strategis tidak menjamin akan digunakan secara efektif sebagai bagian dari sistem manajemen kinerja. Tak terhitung banyaknya organisasi yang mengahabiskan banyak waktu untuk membuat rencana strategis tetapi tidak ditindaklanjuti dengan tindakan konkrit. Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa strategi dijabarkan hingga level terendah di organisasi dan mendorong tindakan konkrit, diperlukan upaya untuk mengaitkan rencana strategis dengan kinerja individu. Gambar 2 memberikan kerangka kerja keterkaitan antara rencana strategi organisasi, rencana strategi unit, job description, serta kinerja individu dan tim. Rencana strategis organisasi termasuk pernyataan misi dan visi, serta tujuan dan strategi untuk mencapai misi dan visi. Strategi dihasilkan dari partisipasi seluruh level manajer. Semakin tinggi tingkat keterlibatan manajer akan semakin mampu manajer menghasilkan strategi yang lebih favorable. Segera setelah strategi organisasi dihasilkan, manajer senior memulai pertemuan dengan manajer departemen atau unit untuk mengembangkan pernyataan visi, misi, tujuan dan strategi pada level unit. Isu kritis dalam hal ini adalah memastikan bahwa setiap unit atau departemen membuat visi, misi, tujuan, dan strategi yang sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan strategi organisasi. Job description perlu diperbaiki agar sejalan dengan prioritas organisasi. Akhirnya, sistem manajemen kinerja termasuk hasil, perilaku, dan rencana pengembangan, sejalan dengan prioritas organisasi dan departemen, serta job deskripsi individu. 1. Perencanaan Strategis Pengembangan rencana strategi organisasi memerlukan analisis yang cermat terhadap lingkungan persaingan organisasi, posisi dan tujuan organisasi saat ini, pengembangan tujuan strategis organisasi, disain rencana tindak dan implementasi, alokasi sumberdaya (SDM, organisasi, fisik) yang akan meningkatkan peluang tercapainya tujuan organisasi yang telah dibuat. Ada beberapa tahap yang harus dipertimbangkan dalam membantu keberhasilan pembuatan rencana strategis, yaitu (1) melakukan analisis lingkungan, (2) membuat misi organisasi, (3) membuat visi organisasi, (4) menetapkan tujuan, (5) mengembangkan strategi untuk memenuhi visi dan misi serta mencapai tujuan. 2015 8 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Rencana Strategis Organisasi -Misi -Visi -Tujuan -Strategi Rencana Strategis Unit -Misi -Visi -Tujuan -Strategi Job Description -Tugas -Knowledge -Skills -Abilities Kinerja Individu dan Tim -Results -Behaviors -Development Plan Gambar 2 Keterkaitan Antara Rencana Strategis Organisasi dan Unit, Job Description, serta Kinerja Individu dan Tim. 1.1 Analisis Lingkungan Analisis lingkungan mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal dengan tujuan memahami isu-isu besar terkait dengan industri dimana organisasi beroperasi sehingga keputusan yang tepat dapat dihasilkan dalam konteks yang lebih luas. Analisis lingkungan eksternal memperhatikan peluang (opportunities) dan ancaman (threats), sementara analisis lingkungan internal mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan organisasi. Faktor-faktor eksternal yang dapat dipertimbangkan dalam analisis lingkungan adalah: 2015 9 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Ekonomi Politik/Hukum Sosial Teknologi Pesaing Pelanggan Pemasok Faktor-faktor internal yang dapat dipertimbangkan dalam analisis lingkungan adalah: Struktur organisasi Budaya organisasi Politik Proses Skala usaha Pelanggan Pemasok Setelah isu-isu eksternal dan internal dipertimbangkan, informasi dikumpulkan berhubungan dengan peluang (opportunities), ancaman (threats), kekuatan (strengths), dan kelemahan (weakness). Informasi ini digunakan untuk membuat gap analysis, yang menganalisis lingkungan eksternal kaitannya dengan lingkungan internal. Kondisi peluang dan ancaman lingkungan eksternal dihadapkan pada kekuatan dan kelemahan lingkungan internal menghasilkan situasi berikut (urutan dari yang paling kompetitf hingga kurang kompetitif): 1. Opportunity + Strength = Leverage 2. Opportunity + Weakness = Constraint 3. Threat + Strength = Vulnerability 4. Threat + Weakness = Problem 1.2 Misi Pernyataan misi memberikan informasi tentang tujuan organisasi dan ruang lingkup kegiatannya. Pernyataan misi yang baik menjawab pertanyaan berikut: 2015 10 Kenapa organisasi didirikan? Sejauh mana ruang lingkup organisasi? Siapa yang menjadi pelanggan organisasi? Produk dan jasa apa yang ditawarkan organisasi? Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 1.3 Visi Visi organisasi adalah pernyataan mimpi organisasi di masa depan, akan menjadi seperti apa organisasi di masa depan (sekitar 10 tahun yang akan datang). Pernyataan visi umumnya dibuat setelah pernyataan misi mampu dihasilkan karena sebelumnya perlu tahu tujuan organisasi sebelum memberikan gambaran organisasi di masa depan. Pada banyak kasus, pernyataan visi basanya memasukkan dua komponen yaitu core ideology dan visi masa depan. 1.4 Tujuan Setelah organisasi menganalisis peluang dan ancaman lingkungan eksternal serta kekuatan dan kelemahan lingkungan internal, misi dan visi juga telah dirumuskan, tahap selanjutnya adalah mengembangkan tujuan yang realistik untuk mencapai misi organisasi. Tujuan diimplementasikan. memberikan informasi spesifik bagaimana misi akan Tujuan juga bisa menjadi sumber motivasi dan memberikan target kinerja yang terukur bagi pekerja. Tujuan juga memberikan dasar yang baik dalam pengambilan keputusan untuk luaran yang diinginkan. Akhirnya, tujuan memberikan kerangka bagi pengukuran kinerja karena akan memungkinkan untuk membandingkan apa yang harus dicapai dan apa yang mampu dicapai setiap unit, kelompok, dan unit. 1.5 Strategi Setelah mengetahui apa yang menjadi tugas organisasi (misi), apa yang diinginkan organisasi di masa depan (visi), dan tahapan antara mencapai misi (goals), maka yang berikutnya adalah bagaimana memenuhi visi dan misi dan bagaimana mencapai tujuan. Hal ini dilakukan dengan memilih strategi, yang mendeskripsikan rencana bagaimana direncanakan. prosedur untuk nmencapai tujuan-tujuan yang telah Strategi biasanya memperhatikan isu-isu pertumbuhan, bertahan, turnaround, stabilitas, inovasi, leadership, dibandingkan yang lainnya. Fungsi sumberdaya manusia (SDM) organisasi memainkan peran penting dalam mengembangkan dan menerapkan strategi sehingga visi dan misi organisasi terwujud. Secara khusus fungsi SDM dapat memberikan kontribusi dalam hal-hal berikut: a. Mengkomunikasikan pengetahuan tentang rencana strategis. b. Merumuskan KSA yang diperlukan untuk implementasi strategi. c. Mengusulkan system reward 2015 11 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 2. Pengembangan Rencana Strategis pada Unit Level 3. Job Description 4. Kinerja Individu dan Tim Daftar Pustaka Aguinis, H. (2008). Performance Management. 2nd ed., New York, New York : Prentice Hall. Merchant, K., van Der Stede, W. (2007). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluations, and Incentives, 2nd ed., New York: Prentice Hall. Verweire, K., Van Den Berghe, L. (2004). Integrated Performance Management. London: Sage Publication. American National Standard for Human Resource Management (2012). Performance Management Standard. Alexandria: The Society for Human Resource Management U. S. Department of Health and Human Services (2012). Performance Management and Measurement. http://www.hrsa.gov/quality/toolbox/508pdfs/performancemanagementandmeasurem ent.pdf 2015 12 Performance Management Dr. Ir. Sawarni Hasibuan, M.T. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id