PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Komunikasi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam
kehidupan manusia, karena
komunikasi merupakan dasar dari seluruh interaksi antara manusia. Kegiatan komunikasi
sudah menjadi kegiatan sehari-hari bagi manusia. Dimulai dari komunikasi pribadi,
kelompok, organisasi hingga komunikasi massa. Secara sederhana komunikasi
merupakan kegiatan untuk melakukan pertukaran ide, gagasan dari satu pihak kepada
lainnya.
Komunikasi yang yang dilakukan oleh orang-orang memiliki tujuan tertentu dan
berbagi makna serta sikap. Tanpa komunikasi tidak ada kelompok atau komunitas.
Dengan komunikasi sekelompok orang akan berbagi bentuk-bentuk komunikasi seperti
bahasa dan akan menyampaikan gagasan, sikap, persfektif serta pandangan.
Definisi komunikasi yang disampaikan oleh Stewart L. Tubbs dab Sylvia Moss 1
adalah :
“Komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.”
Proses pembentukan makna yang dilakukan dua orang atau lebih dapat
menemukan persamaan pengertian dan juga bisa tidak menemukan persamaan. Bila
pesan yang disampaikan antara dua orang atau lebih tersebut tidak terjadi pengertian dan
tidak menemukan persamaan maka komunikasi tersebut bisa dikatakan komunikasi yang
tidak efektif.
1
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu pengantar, Remaja Rosda Karya, Bandung, 2005, hal 69
Efektivitas sistem komunikasi sangat penting dan akan berdampak positif
terhadap kehidupan komunikasi pribadi, kelompok maupun kehidupan berorganisasi.
Untuk berkomunikasi dengan efektif, kita memerlukan pemahaman atas proses
komunikasi. Komunikasi tidak bisa diterapkan melalui cara yang sama bagi setiap
individu, kelompok maupun organisasi atau perusahaan.
Perusahaan pasti memiliki masalah komunikasi dengan publiknya. Dan untuk
penanganannya sebuah perusahaan atau organisasi akan membaginya menurut jenis
komunikasinya yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal
biasanya berhubungan dengan segala sesuatu yang berada di dalam perusahaan tersebut
seperti antara pemimpin, staf, sampai dengan karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal
adalah komunikasi dengan publik luar, antar organisasi seperti dengan publik di luar
organisasi.
Komunikasi yang dilakukan oleh bagian Komunikasi Eksternal dalam sebuah
perusahaan atau organisasi harus komunikasi yang efektif, informatif, persuasif dan itu
ditujukan bagi publik diluar perusahaan. Dan apabila hubungan antara publik diluar
dengan perusahaan baik maka akan memberikan satu keuntungan bagi perusahaan atau
juga agar dapat memperoleh publik yang baru sehingga jumlahnya bertambah dan bisa
jadi langganan baru, memperkenalkan produk dengan jangkauan yang lebih luas, serta
dapat memudahkan memecahkan persoalan yang terjadi antara publik dengan
perusahaan.
Perusahaan memiliki bagian yang akan membantu menyelesaikan masalah-masalah
komunikasi perusahaan dengan publiknya. Bagian tersebut adalah Public Relations.
Public Relations akan menyelenggarakan komunikasi internal dan eksternal antara
organisasi atau suatu perusahaan dengan publik untuk menciptakan saling pengertian dan
dukungan bagi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Public Relations memiliki definisi yang lebih spesifik, yang menekankan
tanggung jawab khusus, yang diberikan oleh Public Relations News 2:
Public Relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik,
mengidentifikasi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur seorang
individu atau sebuah organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan
suatu program tindakan untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik.
Kegiatan Public Relations memang memiliki peranan yang signifikan dalam
perusahaan. Kegiatan Public Relations merupakan salah satu penunjang utama atas
keberhasilan suatu kegiatan perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun perusahaan
swasta. Kehadiran Public Relations disadari menjadi kebutuhan yang penting dalam
menjalin hubungan dengan publik dan juga menjelaskan aktifitas perusahaan untuk
memperoleh dukungan publik, sehingga publik akan mengakui keberadaan perusahaan
tersebut.
Menghadapi suatu masalah, seorang petugas Public Relations harus dapat
mengetahui publik mana yang terlibat dalam masalah. Dalam berbagai situasi atau
keadaan ketika seorang petugas Public Relations menghadapi suatu masalah dalam
perusahaan, harus bisa memperhatikan publik sehingga keeksisan perusahaan tersebut
dapat terjaga karena keeksisan perusahaan akan terus berlangsung ketika publik masih
tetap memberikan kepercayaan penuh terhadap satu perusahaan.
Masalah komunikasi dalam perusahaan memang merupakan masalah yang cukup
rumit dan membutuhkan penyelesaian yang tepat. Dan setiap perusahaan pasti akan
mengalami masalah seperti itu.
2
H.Frazier Moore, Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus, Masalah, Remaja Rosda Karya, Bandung, 1987,
hal 6
Pertamina EPTC sebagai salah satu anak perusahaan PT. Pertamina (Persero)
memiliki masalah dengan publiknya. Anak perusahaan yang memiliki spesialisasi dalam
manajemen data di Pertamina ini memiliki masalah dalam melakukan penerapan
manajemen data dengan para publiknya khususnya dengan publik eksternal.
Salah satu anak perusahaan Pertamina ini memiliki publik baik dari internal
maupun eksternal. Publik internal Pertamina EPTC merupakan bagian-bagian yang
termasuk dalam Pertamina EPTC itu sendiri seperti Data Geomatika, Geofisika dan lain
sebagainya.
Publik eksternal Pertamina EPTC merupakan unit-unit bisnis PT. Pertamina yaitu
unit bisnis Hulu dan Hilir serta perusahaan-perusahaan migas lainnya baik asing maupun
lokal yang ada di Negara Indonesia. Untuk unit bisnis Hulu Pertamina terdiri dari
beberapa bagian yaitu Pertamina EP, Pertamina Geothermal Energy (PGE), Pertagas,
Pertamina Hulu Energi (PHE), Drilling Service Hulu (DS) dan Pertamina EPTC itu
sendiri.
Banyaknya jumlah publik Pertamina EPTC membawa berbagai jenis, sifat dan
karakter yang berbeda-beda. Dan apabila dikaitkan dengan pekerjaan, Pertamina EPTC
memiliki cara yang berbeda-beda dalam menghadapi para publiknya. Dalam melakukan
manajemen data terutama dengan publik eksternal, Pertamina EPTC berusaha melakukan
komunikasi yang efektif.
Publik eksternal yang paling banyak berhubungan dengan Pertamina EPTC adalah
Pertamina EP. Pertamina EP merupakan salah unit bisnis Hulu Pertamina untuk
eksplorasi dan produksi dan Pertamina EP adalah pengguna manajemen data terbanyak
bagi EPTC.
Pertamina EPTC menetapkan prosedur atau tata cara dalam melakukan penerapan
manajemen data di EPTC. Hal itu berlaku bagi semua pengguna data termasuk kepada
Pertamina EP sebagai pengguna data paling banyak. Manajemen data yang dilakukan
tersebut dilaksanakan guna kelancaran dan ketertiban manajemen data-data yang masuk
dan keluar EPTC. Dalam pelaksanaan pengelolaan manajemen data yang berada pada
Pertamina EPTC dengan publiknya dibutuhkan suatu komunikasi yang baik, yang
bersifat timbal balik sehingga terjadi dua arah dan menguntungkan kedua belah pihak.
. Komunikasi antara Pertamina EPTC dengan Pertamina EP serta publik eksternal
lainnya kadang mengalami hambatan, terutama dalam hal manajemen data yang
diterapkan bagi para publiknya. Yang menjadi hambatan mengenai manajemen data bagi
EPTC adalah ketika para publiknya tidak mengikuti peraturan yang telah ditetapkan dan
bertindak semaunya sendiri dalam hal peminjaman, pengiriman data kepada EPTC.
Salah satu contoh hambatan yang terjadi yaitu ketika surat, memo, transmittal atau
email yang menjadi salah satu media tertulis untuk melakukan pengiriman, permintaan
data tidak disertakan pada saat pengguna data EPTC meminta data. Dan publik eksternal
dimana salah satunya Pertamina EP pun kadang melakukan hal seperti itu.
Hambatan yang didapat oleh Pertamina EPTC terjadi karena beberapa hal. Yang
pertama adanya sifat anak perusahaan Pertamina yang merasa lebih superior atau lebih
baik dibanding anak perusahaan lainnya sehingga mereka bisa berbuat sesuai keinginan
mereka sendiri dan mereka ingin lebih diperhatikan sehingga apa yang mereka minta
kepada Pertamina EPTC harus didahulukan.
Beraneka ragamnya sifat dan karakter dari berbagai anak perusahaan yang menjadi
publik eksternal bagi EPTC menjadi hambatan yang kedua. Karena jumlah publik yang
banyak, Pertamina EPTC tidak bisa langsung menangani publiknya sekaligus.
Dibutuhkan cara untuk melakukan komunikasi yang efektif guna memahami apa yang
diinginkan oleh publik EPTC.
Permasalahan yang dihadapi oleh Pertamina EPTC bukan merupakan masalah yang
bisa diselesaikan dalam jangka waktu yang pendek. Solusi yang perlu diambil dan
dijalankan oleh EPTC memerlukan waktu yang bertahap. Hambatan yang kompleks
merupakan masalah terbesar yang dihadapi oleh EPTC. Semua publik eksternal EPTC
memiliki ciri tersendiri yang harus diperhatikan dan dipelajari oleh Pertamina EPTC agar
dapat mengatasi hambatan yang dihadapinya dalam melakukan penerapan manajemen
data.
Komunikasi yang dilakukan oleh Pertamina EPTC dengan publiknya terutama
dengan Pertamina EP merupakan komunikasi eksternal karena komunikasi yang
dilakukan adalah komunikasi dengan khalayak di luar EPTC. Dalam hal ini, EP
merupakan publik eksternal EPTC.
Pertamina EPTC mencoba mencari solusi atas permasalahan yang timbul. Karena
permasalahan datang dari publik eksternal, maka EPTC melakukan kegiatan-kegiatan
komunikasi eksternal untuk menyelesaikan permasalahan atau hambatan yang muncul
bagi perusahaan.
Data dan Geomatika EPTC merupakan salah satu bagian yang berada dalam tubuh
EPTC dan memiliki tugas untuk melakukan komunikasi dengan para pengguna data
EPTC atau publik EPTC baik internal maupun eksternal. Orang-orang Data dan
Geomatika terdiri dari staf-staf ahli ilmu kebumian yang mengerti mengenai tata cara
menerima hingga menyimpan data-data di EPTC.
Pertamina EPTC merasa apabila hubungan antara publik diluar dengan perusahaan
baik maka akan memberikan satu kepercayaan bagi EPTC, sehingga peraturan yang di
tetapkan oleh EPTC akan dapat dengan mudah diterima dan dijalankan oleh publik
eksternal EPTC dimana salah satunya adalah Pertamina EP.
Peneliti memilih untuk melakukan penelitian mengenai efektivitas komunikasi
eksternal dalam menerapkan manajemen data di EPTC ini adalah karena adanya
fenomena atau permasalahan yang menarik akan penerapan mengenai manajemen data
yang di tetapkan oleh EPTC dimana sampai sejauh ini masih belum bisa diterima dan
dijalankan dengan baik oleh semua pihak yang terlibat baik dari EPTC terutama publik
eksternal EPTC. Peraturan yang dibuat oleh Pertamina EPTC untuk publik eksternal
EPTC belum bisa dijalankan sesuai dengan keinginan manajemen EPTC.
Efektivitas komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC ini menarik
untuk dilakukan karena komunikasi eksternal ini ditujukan bagi publik diluar EPTC yang
berjumlah sangat banyak serta beraneka ragam. Banyak kegiatan yang bisa dilakukan
oleh EPTC dalam rangka efektivitas komunikasi eksternal ini dari berbagai aspek guna
menanggulangi masalah atau hambatan yang terjadi di Pertamina EPTC.
Efektivitas komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC akan
menjadi salah satu solusi atas permasalahan yang muncul dan menjadi hambatan akan
pekerjaan EPTC bagi para publik eksternal.
Banyaknya unit bisnis dan perusahaan migas asing di Indonesia memberikan warna
tersendiri bagi Pertamina EPTC dalam memberikan cara yang efektif untuk melakukan
komunikasi eksternal mengenai manajemen data yang ditetapkan oleh EPTC.
Manajemen data yang dikelola oleh EPTC memiliki nilai yang berharga karena
data-data tersebut merupakan aset bagi perusahaan dan negara. Apabila terdapat
kesalahan dalam manajemen data-data tersebut akan memberikan kerugian yang cukup
besar bagi perusahaan. Oleh karena itu manajemen data yang diterapkan dan ditetapkan
oleh EPTC harus bisa di taati dan dijalankan dengan baik oleh EPTC dan publiknya.
Peneliti mengkhususkan untuk meneliti efektivitas komunikasi eksternal mengenai
penerapan manajemen data di dalam Pertamina EPTC terhadap publik eksternal EPTC
khususnya Pertamina EP. Karena dengan adanya penerapan tersebut terdapat berbagai
efek yang timbul, hambatan yang dirasakan dan diselesaikan oleh EPTC kepada
publiknya.
Dari permasalahan tersebut maka peneliti membuat judul penelitian:
“Efektivitas komunikasi eksternal di Pertamina EPTC dalam menerapkan
manajemen data”.
1.2 Rumusan Masalah
Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas, maka peneliti merumuskan masalah
penelitiannya sebagai berikut:
“Bagaimana efektivitas komunikasi eksternal di Pertamina EPTC dalam
menerapkan manajemen data?”
1.3. Tujuan Penelitian dan Kegunaan Penelitian
1.3.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektivitas komunikasi eksternal
di Pertamina EPTC dalam menerapkan manajemen data.
1.3.2. Kegunaan Penelitian
1.3.2.1. Kegunaan Akademis
Signifikasi penelitian secara akademis yaitu diharapkan dapat memberikan
kontribusi terhadap pihak-pihak fakultas ilmu komunikasi, seperti untuk menambah
acuan bagi mahasiswa lain yang melakukan penelitian tentang sejenis. Selain itu
diharapkan dapat menambah pengetahuan mengenai ilmu komunikasi khususnya jurusan
Public Relations, menjelaskan mengenai salah satu bagian komunikasi yaitu komunikasi
eksternal baik dalam suatu perusahaan, organisasi dan sebagainya
beserta contoh
permasalahan dan solusinya
1.3.2.2. Kegunaan Praktis
Signifikasi penelitian secara praktis adalah dengan komunikasi yang baik yaitu
komunikasi yang efektif, informatif dan persuasif. PT. Pertamina (Persero) terutama unit
bisnis EPTC (Exploration and Production Technology Center) mengetahui bagaimana
cara untuk menjalin hubungan yang baik dengan publiknya terutama dengan publik
eksternal EPTC dan mendapatkan efektivitas dalam menerapkan manajemen data di
Pertamina EPTC bagi publik-publiknya sehingga Pertamina EPTC dapat mencapai tujuan
sesuai yang diharapkan. Komunikasi eksternal yang dijalankan oleh Pertamina EPTC
akan memberikan solusi atas permasalah yang timbul dan menjadi hambatan kegiatan
EPTC.