analisis dan perancangan sistem informasi untuk mengelola proyek

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI UNTUK MENGELOLA
PROYEK OUTSOURCE PADA PT PLN
(PERSERO) UIP IV
Priska Uci Handayani Putri, Sugiarto Hartono, Armanto
Witjaksono
Jl. Maharta V Blok A14 No.16, 085711164298, [email protected]
Abstrak
Pembangunan proyek pada perusahaan di Indonesia yang meliputi kegiatan perencanaan
dan penjadwalan pekerjaan pembangunan. Dibutuhkan perancangan Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) yang baik untuk menunjang pembangunan proyek pada perusahaan. Tujuan
penulisan ialah untuk mengidentifikasi masalah dan kelemahan serta merancang usulan
sistem informasi akuntansi pada proses bisnis pembangunan proyek PT PLN (PERSERO)
UIP IV. Metode perancangan menggunakan pendekatan analisis dan perancangan
berorientasi objek (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Analisis dilakukan untuk
menemukan masalah-masalah terkait manajemen proyek pada perusahaan. Dari analisis
tersebut, diperoleh solusi atas masalah-masalah yang teridentifikasi, serta dirancangnya
sebuah sistem informasi akuntansi sebagai solusi atas masalah yang ada. Berdasarkan
analisis dan perancangan sistem, maka dihasilkan sebuah sistem informasi akuntansi yang
dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah pada proses bisnisnya.
(PU)
Kata Kunci : Manajemen proyek, Sistem Informasi Akuntansi, OOAD, Unified Process
Abstract
Construction projects at companies in Indonesia includes planning and scheduling of
construction work. It takes the design of Accounting Information Systems (AIS) which is
good to support development projects in the company. The purpose of this study was to
identify problems and weaknesses as well as the proposed design of accounting information
systems in business process development project at PT PLN (Persero) UIP IV. The design
method using the approach of object-oriented analysis and design (OOAD) with Unified
Process approach. The analysis was performed to find the problems related to the project
management in the company. From the analysis, the obtained solution to the problems
identified, and designing an accounting information system as a solution to existing
problems. Based on the analysis and design of the system, it produced an accounting
information system that can assist companies in overcoming the problems in business
processes. (PU)
Keywords : Management projects, Accounting Information System, OOAD, Unified Process
PENDAHULUAN
Seiring berjalannya waktu, kebutuhan masyarakat akan informasi yang cepat dan tepat juga
semakin meningkat. Kebutuhan akan informasi ini menuntut para penyedia informasi untuk bekerja
lebih, dalam menyediakan informasi terbaru kepada masyarakat. Penerapan sistem informasi
akuntansi dalam perusahaan yang bergerak dalam pengelolaan proyek masih sangat minim.
Pembangunan proyek yang tidak terlepas dari perencanaan dan penjadwalan ini memerlukan adanya
informasi yang akurat untuk membantu penyelesaian proyek sesuai tenggat waktunya. Maka penting
bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan pembangunan untuk melakukan
perencanaan dan penjadwalan untuk setiap aktivitas produksi dan pembangunan mereka, karena hal
tersebut dapat berpengaruh pada performa aktivitas perusahaan.
PT PLN (PERSERO) UIP IV merupakan salah satu Project Implementation Unit yang
didirikan oleh PT PLN (PERSERO) untuk melaksanakan pekerjaan terkait pembangunan jaringan. PT
PLN (PERSERO) UIP IV bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan dan supervisi teknis. Tujuan
utama produktivitas PT PLN (PERSERO) UIP IV adalah memastikan pembangunan proyek dapat
diselesaikan tepat waktu, tepat mutu, tepat biaya dan ramah lingkungan.
Dalam penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Novaf Trisnawati, Lenna Wahyuni, dan
Agustina (2010) dalam tugas akhirnya yang berjudul “Analisis dan Perencanaan Proyek Sistem
Konsolidasi Keuangan pada PT. XYZ oleh PT. Ebiz Cipta Solusi” membahas mengenai pembuatan
sistem konsolidasi keuangan dalam pembangunan proyek. Sedangkan dalam tugas akhir yang
dilakukan oleh Welly, David Chandra, dan Hainiek Jeksen Saputra (2009) yang mengambil judul
“Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Pengendalian Anggaran pada PT. Nakami Kinema
Cemerlang” membahas mengenai peran sistem basis data untuk membantu pengendalian anggaran
pada proyek perusahaan. Setelah dilakukan perbandingan terhadap dua penelitian terdahulu, penelitian
ini memiliki ruang lingkup yang cukup luas, yang dapat menyempurnakan penelitian-penelitian
sebelumnya. Dalam penulisan ini diberikan usulan sebuah sistem informasi yang dapat digunakan
untuk melakukan pengelolaan terhadap proyek perusahaan yang pekerjaan konstruksinya dilakukan
oleh vendor. Diberikan usulan form penilaian kinerja vendor yang dapat digunakan oleh perusahaan
dalam melakukan seleksi terhadap vendor untuk melakukan pekerjaan konstruksi. Laporan-laporan
yang diusulkan berupa Laporan Jurnal dan Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan yang dapat
membantu perusahaan dalam mengelola pekerjaan pembangunan.
METODE PENELITIAN
Metode penulisan yang digunakan dalam membuat tugas akhir ini meliputi :
1. Metode Pengumpulan Data
a. Studi Kepustakaan (Literature Study)
Menggunakan beberapa buku sebagai sumber untuk referensi yang mendukung keperluan
penelitian.
b. Studi Lapangan (Field Research Method)
1) Survey
Melakukan survey kepada pihak yang terlibat langsung di perusahaan untuk
mengetahui sistem dan prosedur yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan
dan proses pengelolaan pekerjaan proyek yang sedang berjalan.
2) Wawancara
Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada karyawan perusahaan
yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses pengelolaan pekerjaan proyek
untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan.
2.
Metode Analisis dan Perancangan
Dalam melakukan analisis, metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and
Design (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam
perancangan sistem informasi usulan terbagi menjadi :
a. Inception
Membangun sistem baru yang bertujuan meningkatkan kegiatan operasional perusahaan
dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan.
Dalam tahapan ini, akan dibuat suatu proses bisnis usulan, menentukan ruang lingkup
sistem, dan membuat perkiraan biaya dan jadwal.
b. Elaboration
Menjalankan sistem usulan yang telah didefinisikan sebelumnya, memfinalisasi ruang
lingkup, membuat desain, dan melakukan pengujian dari arsitektur sistem usulan. Dalam
tahapan ini, akan didapatkan biaya dan jadwal aktual dari perancangan sistem usulan.
c. Construction
Melakukan finalisasi terhadap desain sistem usulan yang telah dibuat pada tahap
sebelumnya, meminimalisir risiko yang muncul dari sistem usulan, serta memastikan sistem
usulan siap disebarkan. Dalam tahapan ini, akan ada pendetailan terhadap validasi data,
tampilan awal disesuaikan dengan pengguna dan menyelesaikan fungsi pemeliharaan data.
d. Transition
Melakukan perubahan dari sistem lama menjadi sistem baru. Fase ini tidak dilakukan,
karena penulisan berupa usulan rancangan dan belum merubah sistem yang sedang
berjalan.
HASIL DAN BAHASAN
Penulisan tugas akhir dilakukan memiliki lingkup atas sistem informasi terkait penyusunan anggaran
tahunan pembiayaan proyek, pengadaan jasa konstruksi, pengawasan pelaksanaan proyek, penutupan
proyek, dan pembuatan laporan. Berikut adalah bahasan dan hasil dari lingkup penulisan ini :
I. Inisiasi Proyek
Pembangunan proyek diawali dari adanya perencanaan pembangunan proyek oleh Kantor
Induk. Kantor Induk menyerahkan tanggung jawab pembangunan proyek sepenuhnya kepada
PLN UIP IV. Kantor Induk sebelumnya telah membuat rancangan konstruksi pembangunan
proyek dan membuat surat perintah pembangunan proyek. Surat perintah pembangunan proyek
diterima oleh General Manager PLN UIP IV yang akan menyetujui pembangunan proyek.
Setiap tahunnya General Manager akan membuat rencana jadwal kerja dan anggaran perusahaan
berdasarkan rencana-rencana pembangunan proyek, untuk mendapatkan estimasi biaya dan
waktu penyelesaian pekerjaan pembangunan proyek. Rencana jadwal kerja dan anggaran
perusahaan yang disusun oleh General Manager dimasukkan dalam sebuah Rencana Kerja
Anggaran Perusahaan (RKAP). RKAP yang disusun oleh General Manager berisikan asumsi
anggaran biaya perusahaan yang akan dikeluarkan selama satu tahun. RKAP dan perintah kerja
kemudian diserahkan kepada Manager Perencanaan untuk ditindaklanjuti.
Usulan yang diberikan dalam proses inisiasi proyek adalah dengan adanya form untuk
mencatat seluruh biaya untuk setiap rencana pekerjaan, maka pengawasan biaya dapat dilakukan
dengan lebih baik. Berikut adalah rancangan form untuk mencatat RKAP dan rincian biaya untuk
setiap pekerjaan :
Gambar 1 User Interface Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP)
Gambar 2 User Interface untuk mencatat rincian anggaran biaya untuk setiap rencana pekerjaan
Gambar 3 Rancangan Print Out Rincian Anggaran Biaya
II. Perencanaan Pekerjaan Pembangunan Proyek
Berdasarkan RKAP dan perintah kerja yang diterima dari General Manager, Manager
Perencanaan kemudian menyusun rencana tahapan kerja dan anggaran biaya yang dapat
direalisasikan dari anggaran perusahaan yang tertera dalam RKAP. Manager Perencanaan lalu
melakukan survey langsung ke lokasi-lokasi terkait pekerjaan pembangunan proyek. Untuk
setiap lokasi yang akan disewakan atau dibeli untuk keperluan pekerjaan pembangunan,
Manager Perencanaan menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Hukum, Komunikasi dan
Pertanahan untuk mengurus segala proses pembebasan lahan dan perijinan pembangunan proyek
di lahan tersebut. Setelah ijin pembangunan proyek atas lahan didapatkan, Bagian Lelang akan
mengadakan lelang pekerjaan untuk mendapatkan vendor yang akan melakukan pekerjaan
pembangunan. Setelah lelang selesai dilaksanakan, maka Manager Perencanaan membuat
sebuah kontrak pekerjaan dengan vendor terpilih.
Kontrak pekerjaan berisikan tanggal pekerjaan mulai dilaksanakan, tanggal penyelesaian
proyek, biaya pekerjaan yang telah disetujui kedua pihak, termin pembayaran (berdasarkan
termin progress atau dibayar lunas), serta jatuh tempo akhir pembayaran pekerjaan
pembangunan. Setelah kontrak disepakati dan ditandatangani oleh General Manager PLN UIP
IV dan Direktur vendor terpilih, Manager Perencanaan menyusun jadwal yang akan dimasukkan
dalam sebuah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) berisikan tahapan-tahapan pekerjaan yang dibagi
menjadi 4 tahapan (kemudian disebut progress). Setiap progress pekerjaan, memiliki termin
pekerjaan pembangunan proyek yang berbeda-beda. Setiap progress pekerjaan akan memiliki
jatuh tempo progress pekerjaan, yang menjadi acuan penyelesaian pekerjaan pembangunan
proyek oleh vendor di setiap tahapannya. RKA kemudian diserahkan kepada Kantor Induk yang
akan menyetujui RKA pekerjaan pembangunan proyek tersebut.
Pada proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan, perusahaan tidak memiliki dokumen
khusus untuk mencatat rincian pekerjaan pembangunan yang sedang dilakukan, setiap
pengawasan dilakukan hanya berdasarkan laporan vendor dan RKA yang dibuat oleh Manager
Perencanaan. Maka, diusulkan adanya form pekerjaan pembangunan proyek untuk mencatat
rincian pekerjaan pembangunan proyek dan mencatat hasil progress pekerjaan yang dilakukan
oleh vendor.
Gambar 4 User Interface pekerjaan pembangunan proyek
III. Pembangunan Proyek
Sesuai dengan tenggat waktu yang disebutkan dalam kontrak, vendor akan memulai
pekerjaan pembangunan proyek yang ditugaskan oleh Kantor Induk. Pekerjaan vendor akan
diawasi sepenuhnya oleh supervisor. Supervisor dipilih dari Unit Pelaksana Konstruksi yang
ditugaskan dalam perjalanan dinas untuk melakukan pengawasan secara langsung ke lokasi
pekerjaan pembangunan. Dalam pengawasannya, supervisor memastikan pekerjaan dilakukan
sesuai dengan tahapan pembangunan yang tertera dalam RKA. Setiap pekerjaan mencapai suatu
tahapan dan termin progress tertentu, vendor akan mengirimkan laporan progress kepada
supervisor.
Supervisor akan mengecek kembali kesesuaian laporan pekerjaan dengan jatuh tempo
progress pekerjaan yang ada. Setelah dinyatakan tepat waktu, maka Supervisor akan membuat
Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP). BAPP kemudian akan diserahkan kepada
Manager Perencanaan dan Bagian Akuntansi. Apabila dinyatakan terlambat, maka supervisor
akan melaporkan keterlambatan pekerjaan kepada Manager Perencanaan dan vendor terkait,
Manager Perencanaan kemudian akan menetapkan denda keterlambatan sesuai kontrak, dan
vendor terkait akan meneruskan pekerjaan yang terlambat tersebut.
Pada saat pembangunan proyek dikerjakan, vendor dapat mengajukan amandemen
pekerjaan proyek yang berisikan perubahan atas kontrak yang telah dibuat sebelumnya.
Amandemen yang dibuat oleh vendor dapat berupa perubahan bahan-bahan material, jadwal
pekerjaan pembangunan, atau biaya kontrak. Setelah menerima amandemen dari vendor, maka
PLN UIP IV akan meninjau alasan diterbitkannya amandemen oleh vendor dan
menyetujui/menolak amandemen yang diberikan oleh vendor. Berdasarkan amandemen yang
ada, PLN UIP IV dapat melakukan perubahan terhadap kontrak (apabila terdapat perubahan nilai
kontrak) atau terhadap RKA (apabila terdapat perubahan jadwal).
Perhitungan denda keterlambatan atas pekerjaan terlambat oleh vendor :
Nilai Kontrak
Terkait dengan adanya pengajuan amandemen oleh vendor yang dapat mengubah RKA
atau nilai kontrak, maka sistem yang diusulkan dapat mencatat persetujuan amandemen yang
dapat merubah RKA ataupun kontrak pekerjaan. User dapat langsung memilih apakah ada
perubahan RKA atau perubahan kontrak yang terjadi akibat amandemen yang telah disetujui
oleh General Manager.
Gambar 5 User Interface persetujuan amandemen
IV. Penutupan Proyek
Setelah pekerjaan dinyatakan selesai, vendor akan membuat laporan pekerjaan selesai yang
diserahkan kepada supervisor. Supervisor akan melakukan pengecekkan kembali untuk
memastikan kesesuaian laporan pekerjaan selesai dengan kontrak pekerjaan untuk terakhir
kalinya. Setelah dinyatakan sesuai, supervisor akan membuat Berita Acara Pekerjaan Selesai
(BAPS). BAPS akan diserahkan ke Manager Perencanaan. Apabila dinyatakan tidak sesuai,
maka supervisor akan meminta vendor terkait untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak
yang ada. Setelah supervisor mengeluarkan BAPS, vendor akan mengirimkan tagihan
pembayaran akhir kepada PLN UIP IV. Manager Perencanaan akan memberikan BAPS kepada
General Manager yang akan menyerahkan hasil pekerjaan kepada Kantor Induk. General
Manager kemudian membuat Berita Acara Serah Terima Proyek (BASTP) yang menyatakan
serah terima proyek dari PLN UIP IV ke Kantor Induk. General Manager PLN UIP IV
kemudian akan menyerahkan hasil pekerjaan pembangunan dan BASTP kepada Kantor Induk.
Setelah proyek selesai, diusulkan adanya penilaian kinerja vendor yang dapat digunakan
untuk membantu melakukan seleksi vendor untuk proyek lainnya. Berikut adalah form penilaian
kinerja vendor yang diusulkan :
Gambar 6 User Interface penilaian kinerja vendor
V. Pembayaran Tagihan dan Pencatatan Jurnal
Pada saat melakukan pengawasan langsung ke lokasi pekerjaan pembangunan, supervisor
ditugaskan dalam perjalanan dinas dimana Manager Perencanaan akan membuat Surat
Perjalanan Dinas yang berisikan tugas pengawasan yang dilakukan di lokasi pekerjaan
pembangunan. Berdasarkan Surat Perjalanan Dinas, Bagian Akuntansi akan mencatat biayabiaya yang terkait perjalanan dinas supervisor, untuk dilaporkan sebagai biaya tidak langsung
atas pekerjaan pembangunan proyek.
Vendor akan mengirimkan tagihan kepada PLN UIP IV berdasarkan termin pembayaran
yang telah ditetapkan pada kontrak. Apabila termin pembayaran berdasarkan termin progress,
maka tagihan akan dikirimkan setelah supervisor mengecek hasil progress. Apabila termin
pembayaran menyatakan dibayar lunas, maka vendor akan mengirimkan tagihan ketika proyek
telah selesai dan supervisor telah mengecek hasil akhir proyek. Berdasarkan tagihan yang
dikirimkan oleh vendor, maka Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran atas pekerjaan
kepada vendor dan membuat Bukti Pembayaran. Bukti Pembayaran tersebut lalu diserahkan
kepada Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal terkait pengeluaran kas. Bagian
Akuntansi akan membuat Laporan Jurnal untuk diserahkan ke Manager Akuntansi.
Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan yang berisi
progress pekerjaan yang dikerjakan oleh vendor. Di dalam laporan juga disebutkan biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar pekerjaan yang dibayar sesuai dengan termin
progress yang ada. yang muncul selama pekerjaan pembangunan dilaksanakan pada saat vendor
melaporkan progress yang dicapai dalam pekerjaan pembangunan proyek terkait.
Perhitungan biaya tidak langsung (overhead) atas pekerjaan pembangunan proyek :
Biaya tidak langsung (overhead) = Biaya kepegawaian + Biaya administrasi + Biaya
perjalanan dinas + Biaya lain-lain
Pencatatan jurnal oleh Bagian Akuntansi :
1) Pada saat vendor mengirimkan tagihan :
Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP)
Hutang Usaha
Hutang PPN
2) Pada saat membayar tagihan :
Hutang Usaha
Bank
Hutang PPN
Kas Negara
Kas Negara
Bank
3) Pada saat proyek selesai :
Aktiva Tetap
PDP
Overhead
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
Pada sistem berjalan, pembayaran dilakukan setelah vendor mengirimkan tagihan
pembayaran. Pada sistem usulan, bagian akuntansi akan membuat tagihan pembayaran sesuai
termin kontrak yang berlaku, sehingga bagian keuangan dapat langsung melakukan pembayaran.
Gambar 7 User Interface tagihan pembayaran
Gambar 8 Rancangan Print Out tagihan pembayaran
Gambar 9 User Interface bukti pembayaran
Gambar 10 Rancangan Print Out bukti pembayaran
Sistem usulan dapat menghasilkan Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan dan Laporan
Jurnal yang merupakan laporan-laporan yang diberikan perusahaan kepada Kantor Induk sebagai
pemberi perintah kerja.
Gambar 11 Rancangan Print Out Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan
Gambar 12 Rancangan Print Out Laporan Jurnal
SIMPULAN DAN SARAN
I.
Simpulan
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi
akuntansi manajemen proyek pada PT. PLN (PERSERO) UIP IV, permasalahan pemecahan
masalah pada proses bisnisnya dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.
Dengan adanya rincian pekerjaan pembangunan dapat membantu tugas supervisor
dalam melakukan pengawasan pekerjaan.
2.
Dengan adanya pembagian tugas dalam pengawasan pekerjaan dapat mengurangi
terjadinya kecurangan dalam pencatatan hasil pekerjaan.
3.
Dengan adanya sistem informasi untuk mengelola proyek outsource yang
terkomputerisasi dan terintegrasi dapat mempermudah pengolahan data menjadi
informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
4.
Terkait kurangnya pengendalian internal terhadap keamanan informasi yang tersedia di
dalam dokumen-dokumen terkait pekerjaan pembangunan, dimana seluruh karyawan
dapat mengakses dokumen-dokumen yang seharusnya tidak dapat diakses oleh
karyawan tersebut. Pengendalian internal dapat ditingkatkan dengan memberlakukan
pembatasan hak akses di dalam sistem ini, sehingga petugas tetap memiliki otoritasnya
masing-masing sesuai dengan bidang kerjanya.
II. Saran
Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi untuk
mengelola proyek outsource, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk
memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan:
1.
Perusahaan perlu melakukan pengujian terhadap sistem informasi akuntasi usulan
sebelum sistem diterapkan secara penuh. Pengujian juga dapat dijadikan pengenalan
bagi para karyawan terhadap sistem baru yang akan diterapkan pada perusahaan.
2.
Perusahaan perlu mengadakan pelatihan bagi karyawan sebelum sistem diterapkan agar
dapat mengoperasikan sistem dengan baik, serta menambah pemahaman karyawan akan
cara kerja sistem yang akan menunjang tingkat keberhasilan penerapan sistem yang
baru.
3.
Perusahaan perlu melakukan maintenance infrastruktur dan backup data yang
mendukung sistem terkomputerisasi tersebut untuk mencegah kerusakan dan kehilangan
data yang akan mengganggu kinerja sistem tersebut.
4.
Perusahaan diharapkan selalu melakukan evaluasi sistem informasi akuntansi secara
berkala untuk memastikan bahwa sistem yang diimplementasi telah berjalan sesuai
dengan prosedur. Apabila terdapat perubahan atau pengembangan proses bisnis,
pengembangan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan untuk disesuaikan dengan
proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan saat itu.
REFERENSI
Marchewka, J. T. (2008). Information Technology Project Management. Kindle Edition.
Mardiasmo. (2009). Perpajakan : Edisi Revisi 2009. Yogyakara : Andi.
Rama, & Jones. (2006). Accounting Information Systems. Canada: Thomson South-Western.
Satzinger, Jackson, & Burd. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process.
Boston: Cengage Learning.
RIWAYAT PENULIS
Full Name
: Priska Uci Handayani Putri
Gender
: Female
Birth Place / Date : Jakarta / 18 September 1991
Bachelor’s Degree in Accounting and Information System at Bina Nusantara University