komunikasi organisasi dan aliran informasi

07
Modul ke:
Fakultas
Ilmu
Komunikasi
Program Studi
Public Relations
KOMUNIKASI
ORGANISASI DAN
ALIRAN INFORMASI
Pokok Bahasan
1. Hambatan Komunikasi Organisasi
2. Penyebaran Pesan
Dr. Inge Hutagalung
HAMBATAN KOMUNIKASI
• Dalam suatu organisasi sering kali terjadi salah
pengertian antara satu anggota dengan anggota
lain atau antara atasan dengan bawahan
mengenai pesan yang disampaikan dalam
berkomunikasi. Sehingga menimbulkan apa yang
disebut sebagai hambatan komunikasi.
• Hambatan komunikasi adalah kekurangan
ketepatan atau perbedaan arti diantara yang
dimaksudkan oleh si pengirim (komunikator)
dengan interpretasi si penerima (komunikan).
FAKTOR PENYEBAB
HAMBATAN KOMUNIKASI
Faktor Personal
• Faktor yang terdapat dalam diri si pengirim dan si
penerima pesan. Dalam hal ini adalah faktor persepsi
yaitu proses pengamatan, pemilihan,
pengorganisasian, rangsangan yang sedang diamati
dan membuat interpretasi atas apa yang diamati
Faktor situasional
• Faktor situasional merupakan faktor yang berada di
luar diri individu yang dinamakan faktor organisasi
CARA MENGURANGI
HAMBATAN KOMUNIKASI
• Menetapkan lebih dari satu saluran
komunikasi.
• Menciptakan prosedur untuk mengimbangi
distorsi.
• Menghilangkan pengantara antara pembuat
keputusan dnegan pemberi informasi.
• Mengembangkan pembuktian gangguan pesan
ALIRAN INFORMASI
• Salah satu tantangan dalam komunikasi
organisasi adalah penyampaian informasi ke
seluruh bagian organisasi, dan bagaimana
menerima informasi dari seluruh bagian
organisasi. Proses ini berhubungan dengan
aliran informasi. Aliran informasi dapat
membantu menentukan iklim dan moral
organisasi, yang pada gilirannya akan
berpengaruh pada aliran informasi.
ALIRAN INFORMASI
• Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah
sebuah proses dinamik. Dimana dalam proses
tersebut, pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan,
dan diinterpretasikan. Proses penyampaian
dan penerimaan pesan dalam organisasi akan
terus berlangsung, karena komunikasi dalam
organisasi sangat dibutuhkan untuk
kelangsungan hidup organisasi.
PENYEBARAN PESAN
Penyebaran Pesan Secara Serentak
• Sebagian besar dari komunikasi organissai
berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya
melibatkan sumber pesan dan penerima. Meskipun
demikian, seringkali seorang manajer menginginkan
agar informasi disampaikan kepada lebih dari satu
orang, misalnya terkait perubahan jadwal kerja dalam
sebuah kelompok.
• Bila pesan yang sama harus disampaikan di beberapa
tempat yang berbeda pada saat yang sama, haruslah
dibuat rencana untuk penyebaran pesan secara
serempak
PENYEBARAN PESAN
Penyebaran Pesan Secara Berurutan
• Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan
bentuk penyebaran diadik. Lebih lanjut, penyebaran
pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa
berbicara kepada siapa”.
• Informasi akan diterima di tempat yang berbeda dan
pada waktu yang berbeda. Individu dalam hal ini akan
menyadari adanya informasi tersebut, hal mana
dapat menimbulkan masalah salam koordinasi.
ORGANISASI DAN LINGKUNGAN
• Terdapat dua cara adaptasi lingkungan yang
dapat dilakukan oleh organisasi. Cara pertama
adalah melalui perubahan internal, yaitu
dengan menyesuaikan struktur internal
organisasi, pola kerja, perencanaan, dan aspek
internal lainnya terhadap karakteristik
lingkungan. Cara kedua adalah dengan
berusaha untuk menguasai dan mengubah
kondisi lingkungan sehingga menguntungkan
bagi organisasi.
PERUBAHAN INTERNAL
Kompleksitas Struktur Organisasi
• Jika lingkungan bertambah kompleks, maka
organisasi juga harus menjadi lebih kompleks
agar mampu menghadapinya. Setiap elemen
dari lingkungan perlu dihadapi oleh suatu
bagian khusus dari organisasi. Karena itu,
organisasi yang terdapat pada lingkungan
yangkompleks seharusnya memiliki lebih
banyak bagian maupun jenis tugas.
PERUBAHAN INTERNAL
Peredam (buffers)
• Organisasi sebagai suatu inti teknis pelaksana
produksi dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam.
Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas
utama organisasi, Inti teknis ini dikelilingi oleh
sejumlah bagian peredam yang bertugas untuk
meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap
segmen lingkungan digunakan satu bagian peredam
secara khusus. Bagian peredam ini berusaha
membuat kondisi inti teknis menjadi seperti sebuah
sistem tertutup agar bisa berfungsi dengan cara yang
paling efisien.
PENGENDALIAN LINGKUNGAN
• Dalam hubungannya dengan lingkungan, selain
beradaptasi, organisasi juga bisa berusaha untuk
menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya.
• Terdapat dua cara yang dapat ditempuh oleh
organisasi untuk menguasai ataupun mengendalikan
lingkungan, yaitu: pertama, mengusahakan
terciptanya hubungan yang baik dengan elemenelemen terpenting dari lingkungannya; kedua,
berusaha mengendalikan ataupun membentuk
lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa
menguntungkan bagi organisasi.
Terima Kasih
Semoga Sukses Selalu