sop - PPID Kota Mataram
advertisement
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) PERLENGKAPAN BNN Kota Mataram 1. 2. 3. 4. 5. SOP SIMAK SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS SOP PENGHAPUSAN BARANG SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Disahkan Oleh Nama SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI BARANG MILIK NEGARA ( SIMAK BMN ) Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN 2. SOP Permintaan barang kebutuhan sehari-hari 3. SOP Penghapusan barang Peringatan: 1. Setiap Pengadaan harus segera diinput kedalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak terlewat saat SIMAK dilaporkan; 2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN dengan SAI sehingga data yang dilaporkan sesuai. Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik / Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, Aplikasi SIMAK BMN Pencatatan dan Pendataan: 1. Barang Persediaan 2. Alat Tulis Kantor 3. Barang Inventaris Kantor No Kegiatan PETUGAS BMN Kepala Kasubbag BNN Umum Kota Mataram Kelengkapan Waktu 1. Pengadaan Barang BMN BNN Kota Mataram Dokumen Pengadaan Barang 15 menit 2. Pengimputan Data 1. SP2D 2. Data barang inventaris diinput lengkap dgn penomoran dan lokasi barang 3. Data barang persediaan diinput masuk keluar per satuan barang Seluruh kontrak/SPK & SP2D semester berjalan 1. Laporan SAI; 2. Laporan SIMAK BMN 1 Jam 45 Menit 30 menit 3. Penyiapan laporan semesteran dan laporan tahunan 4. Rekonsiliasi Laporan SAI dengan Laporan SIMAK BMN Keterangan Mutu Baku 30 menit 30 menit Output Terpenuhi kebutuhan atas barang persediaan dan barang kebutuhan sehari-hari Ter-update-nya data SIMAK BMN Diperoleh SP2D Tersajinya laporan BMN dengan format dari aplikasi SIMAK BMN Tersajinya kesesuaian laporan SAI & SIMAK BMN Kepala BNN Kota Mataram Drs. H.Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013 FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI MULAI DOKUMEN PENGADAAN SP2D INPUT DATA BARANG LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN TAHUNAN REKONSILIASI LAPORAN SAI DAN SIMAK BMN SELESAI Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Disahkan Oleh Nama SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: 1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan prosedur; 2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan selama peminjaman harus bertanggungjawab atas kerusakan atau kehilangan barang; 3. Peminjam wajib mengembalikan barang tersebut dalam keadaan semula; 4. Barang sewaktu-waktu dapat ditarik apabila barang tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang mendesak Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Form Isian Peminjaman Pencatatan dan Pendataan: Mobilitas Barang Inventaris ( Peminjaman dan Pengembalian ) No Kegiatan 1. Pengajuan Peminjaman Barang Inventaris 2. Pengecekan ketersediaan barang mobile/barang pinjam 3. Persetujuan 4. Pengisian Form Peminjaman Barang Inventaris 5. Waktu peminjaman PETUGAS BMN Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram Keterangan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Surat Permohonan peminjaman barang Data Inventaris Gudang barang pinjam 15 menit Terpenuhinya surat permohonan peminjaman 15 menit Kepastian mengenai tersedianya barang yang akan dipinjam 1. Barang tersedia 2. Tak ada kebutuhan lain yg mendesak Formulir Peminjaman Barang Inventaris Maksimal peminjaman barang adalah 30 hari kalender 15 menit Tervalidasinya permohonan peminjaman 15 menit Terisinya Formulir Peminjaman Barang Inventaris Terpenuhinya persyaratan peminjaman waktu maksimal 10 menit Output Diketahui merk dan nomor barang Formulir rangkap 3 Bila masih dibutuhkan,dap at diperpanjang dengan mengisi kembali formulir peminjaman dengan catatan barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan lain 6. Input data/pencatatan peminjaman 7. Pengembalian barang 8. Input data/pencatatan pengembalian barang Formulir Peminjaman Barang Inventaris 1. Kondisi barang sesuai pada saat dipinjam 2. Membawa Formulir Peminjaman 3. Memeriksa barang yang dikembalika n oleh peminjam Formulir Peminjaman barang Inventaris yang telah ditandai oleh pengadministrasi barang pinjam 1 jam 55 menit 15 menit 15 menit Terimput/tercatatnya data peminjaman barang Dikembalikannya barang pinjam sesuai waktu peminjaman yang tercantum dalam formulir Keadaan barang pinjam sesuai kondisi saat dipinjam 15 menit Terimput/tercatatnya data pengembalian barang Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013 FLOWCHART SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS MULAI PENGAJUAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG TIDAK PERSETUJUAN KASUBBAG TATA USAHA YA PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG INPUT/CATAT PEMINJAMAN BARANG WAKTU PEMINJAMAN MAKSIMAL 30 HARI KURANG CUKUP PENGEMBALIAN BARANG PENGECEKAN BARANG TIDAK OKHILANG = TGR INPUT/CATAT PENGEMBALIAN BARANG RUSAK = PERBAIKAN SELESAI Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK BMN Peringatan: 1. Pelaksanaan Penghapusan Barang harus mengerti benar mengenai peraturan yang berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut; 2. Akan menjadi beban pengelola barang jika tidak dilakukan penghapusan. Disahkan Oleh Nama SOP PENGHAPUSAN BARANG Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik / Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang Opname Fisik Barang Inventarisasi Pembuatan daftar perkiraan harga Pengajuan usul penghapusan kepada Kepala BNN Kota Mataram disertai data pendukung yang diperlukan Pengajuan permohonan kepada departemen keuangan Persetujuan/penolakan/kekurangan data dari departemen keuangan disertai foto barang Penghapusan data barang dari SIMAK BMN No Kegiatan 1. Pembentukan panitia penghapusan 2. Opname fisik barang inventaris PETUGAS BMN Kasubbag UMum Kepala BNN Kota Mataram Kelengkapan Pendokumentasian barang yang hendak dihapus Waktu Output 30 menit 30 menit Terbentuknya Panitia Penghapusan Terpenuhinya kelengkapan data barang inventaris untuk pengajuan usul penghapusan Terpenuhinya kelengkapan data barang inventaris untuk pengajuan usul penghapusan Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 3. Pembuatan daftar perkiraan harga Dilengkapi data nilai perolehan barang dan tahun pengadaan 45 menit 4. Pengajuan usul penghapusan kepada Kepala BNN Kota Mataram 1. Surat permohonan penghapusan 2. Keterangan Kondisi & lokasi barang 3. Harga & tahun perolehan dan nilai barang saat ini 4. Dokumen kepemilikan 5. KIB 6. Foto Barang Bundel lampiran yang telah diajukan oleh panitia penghapusan 30 menit 5. Pengajuan permohonan penghapusan kepada Departemen Keuangan Keterangan Mutu Baku 1 hari Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 6. Persetujuan/penolakan dari Departemen Keuangan Surat persetujuan/penola kan/kekurangan data dari Depkeu 3 hari 7. Penghapusan barang dari daftar inventaris SIMAK BMN dokumen penghapusan 30 menit Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 1. tersajinya data penghapusan pada aplikasi 2. tercantumnya data penghapusan pada laporan BMN semesteran & tahunan Bila tidak disetujui disertai alas an Bila telah mendapat persetujuan dari Depkeu 4 hari 2 Jam 45 Menit Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013 FLOWCHART SOP PENGHAPUSAN BARANG MULAI PEMBENTUKAN PANITIA OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS PENGAJUAN USUL PENGHAPUSAN KEPADA KEPALA BNN KOTA MATARAM PENGAJUAN PERMOHONAN PENGHAPUSAN KEPADA DEPKEU PENGHAPUSAN BARANG DARI DAFTAR BMN PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN SELESAI DATA LENGKAP ALASAN LAIN YANG MENYEBABKAN PENGHAPUSAN TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN, SESUAI PERATURAN Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK Peringatan: 1. Pengadministrasian barang persediaan dapat mengurangi jumlah barang yang diminta apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan sehari-hari; 2. Terdapat barang-barang tertentu yang permintaannya dibatasi jumlah dan waktu. Disahkan Oleh Nama SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, form bon barang, kartu persediaan Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pengisian Form bon barang yang ditandatangani oleh Kasubbag Umum; Pengecekan ketersediaan barang yang diminta di Gudang Barang Persediaan; Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi kantor sehari-hari; Persetujuan dari Kasubbag Umum; Pemberian barang kebutuhan sehari-hari dengan item dan jumlah yang telah disetujui; Pengisian Kartu Persediaan Input data pada SIMAK No PETUGAS BMN Kegiatan 1. Pengisian form bon barang 2. Pengecekan ketersediaan barang di Gudang Barang Persediaan 3. Evaluasi kewajaran permintaan 4. Persetujuan 5. Pemberian barang 6. Pengisian Kartu Persediaan 7. Update SIMAK dan Input data Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram Mutu Baku Keterangan Kelengkapan Waktu Form bon barang harus ditandatangani oleh Kasubbag Umum Barang yang tersedia 15 menit Terpenuhinya permintaan barang 10 menit Terdapatnya kepastian ketersedian barang Data kebutuhan sehari-hari setiap bagian Form bon barang ditandatangani 15 menit Form bon barang: a. Tandatangan pemberi barang b. Tandatangan penerima barang Form bon barang yang telah lengkap ditandatangani pihak-pihak terkait Kartu Persediaan 10 menit Terlaksananya evaluasi permintaan dalam batas wajar Persetujuan permintaan barang sehari-hari Terlaksananya pemenuhan kebutuhan barang sehari-hari 30 menit Output 15 menit Tersajinya data pengeluaran barang kebutuhan sehari-hari 20 menit Terinputnya data barang kebutuhan sehari-hari 1 Jam 55 Menit Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013 FLOWCHART SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI MULAI PENGISIAN FORM BON BARANG DITANDATANGANI KASUBBAG UMUM PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI GUDANG BARANG PERSEDIAAN EVALUASI KEWAJARAN PERMINTAAN PERSETUJUAN KASUBBAG UMUM PEMBERIAN BARANG PERMINTAAN PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN UPDATE DAN INPUT DATA KE SIMAK SELESAI Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK Peringatan: 1. Pendistribusian barang sebaiknya segera dilakukan untuk menghindari penumpukan barang pada gudang perlengkapan; 2. Pendistribusian barang diajukan sesuai dengan pengajuan permohonan barang Disahkan Oleh Nama SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum. 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengadaan barang sesuai kebutuhan Penentuan pendistrubusian dan skala prioritas Penomoran Barang Inventaris Berita Acara Serah Terima Barang Daftar Inventaris Ruangan Rekapitulasi barang inventaris No Kegiatan 1. Pengadaan barang 2. Penentuan pendistribusian dan skala prioritas 3. Penomoran Barang Inventaris 4. Penyerahan barang inventaris 5. Update Daftar isian ruangan 6. Rekapitulasi Barang Inventaris 7. Input data penomoran dan lokasi barang kedalam SIMAK PETUGAS BMN Kepala Kasubbag BNN Umum Kota Mataram Keterangan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat permohonan permintaan barang 1. Tanggal surat permintaan barang 2. Jabatan pemohon 1. Update data penomoran yang ada 2. Pemberian label nomor disetiap barang Berita Acara Serah Terima Barang 1. Data penomoran 2. Berita acara serah terima barang 30 menit Terpenuhinya permintaan barang inventaris sesuai kebutuhan Terdapatnya kepastian ketersediaan dan tujuan pendistribusian barang 1. Penomoran 2. Berita acara serah terima barang 3. Daftar isian ruangan 1. Data penomoran 2. Berita acara 30 menit 30 menit 20 menit Tersajinya data barang sesuai jenis dan nomor urutnya 20 menit Tersajinya data dokumen pendistribusian Terpenuhinya Daftar Isian Ruangan sesuai dengan data pendistribusian barang 30 menit 30 menit Tersajinya laporan kondisi inventaris secara riil dan tertib administrasi Tersajinya data penomoran dan lokasi barang pada aplikasi Di Update Daftar Isian Ruangan paling lama 6 bulan sekali serah terima barang 3 Jam 10 Menit SIMAK Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013 FLOWCHART SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN MULAI DOKUMEN PENGADAAN PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG DAN SKALA PRIORITAS PENOMORAN BARANG INVENTARIS PENYERAHAN BARANG INVENTARIS UPDATE DAFTAR ISIAN RUANGAN REKAPITULASI BARANG INVENTARIS INPUT DATA KE SIMAK BMN SELESAI
