Management 8e. - Robbins and Coulter

Manajemen Umum
PERTEMUAN 13
Komunikasi Dalam Organisasi
Apa Komunikasi Itu?
• Komunikasi
 Penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
 Penyampaian
maksud suatu pesan yang diterima
dalam suatu bentuk yang dapat diterjemahkan oleh
penerima.
 Memahami pesan belum tentu penerima setuju dengan
pesan.
 Komunikasi Interpersonal
 Komunikasi
antara dua orang atau lebih
 Komunikasi Organisasi
 Semua
pola, jaringan, dan sistem komunikasi ke dalam
suatu organisasi.
Budiarsa dharmatanna
13–2
Komunikasi
• Proses yang digunakan manusia dalam usaha
untuk berbagi arti lewat pesan simbolik
• Proses yang menggambarkan orang-orang
bermaksud memberikan pengertian melalui
pengiriman berita secara simbolis, dapat
menghubungkan para anggota di berbagai
organisasi
Budiarsa dharmatanna
13–3
Pentingnya Komunikasi Bagi Manajer
• Komunikasi merupakan proses melalui fungsifungsi manajemen
• Komunikasi adalah kegiatan bagi para manajer
mencurahkan sebagian besar proporsi waktu
mereka
Budiarsa dharmatanna
13–4
Unsur-unsur Komunikasi
•
•
•
Suatu kegiatan untuk membuat seseorang
mengerti
Suatu sarana pengaliran informasi
Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di
antara individu
Budiarsa dharmatanna
13–5
Peran Komunikasi Bagi Manajer
• Peran Antar Pribadi
 Manajer bertindak sebagai figur dan pemimpin dari
unit organisasi yang berinteraksi dengan pihak lain
dalam dan luar organisasi.
• Peran Informasi
 Manajer mencari informasi tentang segala hal yang
mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung
jawab mereka.
• Peran Keputusan
 Manajer harus dapat mengambil keputusan dan
mengkomunikasikan keputusan kepada pihak yang
membutuhkan.
Budiarsa dharmatanna
13–6
Empat Fungsi Komunikasi
Pengendalian
Motivasi
Fungsi-fungsi
Komunikasi
Informasi
Budiarsa dharmatanna
Ungkapan Emosi
13–7
Empat Fungsi Komunikasi
• Pengendalian
 Tindakan komunikasi formal dan informal untuk
mengendalikan perilaku individu dalam organisasi.
• Motivasi
 Komunikasi yan jelas bagi karyawan apa yang harus
dilakukan, bagaimana sebaiknya mereka melakukan,
dan dapatkah mereka melakukan untuk
meningkatkan kinerja
Budiarsa dharmatanna
13–8
Empat Fungsi Komunikasi
• Ungkapan Emosi
 Interaksi sosial dalam bentuk komunikasi kelompok
kerja yang menyediakan cara bagi karyawan untuk
menunjukkan diri mereka sendiri.
• Informasi
 Individu dan kelompok kerja yang membutuhkan
informasi untuk membuat keputusan atau bekerja.
Budiarsa dharmatanna
13–9
Proses Komunikasi Interpersonal
Pesan
Media
Penerima
Encoding
Kegaduhan
Pengirim
Pesan
Umpan Balik
Budiarsa dharmatanna
13–10
Komunikasi Interpersonal
• Proses Komunikasi
 Tujuh unsur yang terlibat dalam menyampaikan
maksud dari satu orang ke orang lain.
Budiarsa dharmatanna
13–11
Komunikasi Interpersonal
• Pesan
 Sumber: maksud yang akan disampaikan
• Encoding
 Mengubah pesan menjadi simbol
• Saluran
 Media yang dilalui pesan
• Decoding
 Menterjemahkan ulang pesan pengirim
• Gangguan
 Segala gangguan yang terjadi pada penyampaian,
penerimaan, atau umpan balik pesan
Budiarsa dharmatanna
13–12
Distorsi Dalam Komunikasi
• Encoding Pesan
 Pengaruh dari keahlian, kemampuan, dan
pengetahuan dari pengirim atas proses pengkodean
suatu pesan.
 Sistem budaya—sosial si pengirim.
• Pesan
 Simbol yang digunakan untuk membawa maksud
suatu pesan
 Isi dari pensan itu sendiri
 Pilihan dari bentuk pesan
 Gangguan dalam suatu pesan
Budiarsa dharmatanna
13–13
Distorsi Dalam Komunikasi
• Saluran
 Berbagai saluran yang dipilih pengirim untuk
membawa suatu pesan
• Penerima
 Pengaruh keahlian, sikap, dan pengetahuan
sipenerima atas proses pengkodean suatu pesan
 Sistem budaya—sosial si penerima
• Lingkaran Umpan Balik
 Distorsi saluran komunikasi mempengaruhi tingkat
pengembalian pesan dari penerima ke pengirim
Budiarsa dharmatanna
13–14
Metoda Komunikasi Interpersonal
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tatap muka
Telepon
Rapat kelompok
Presentasi resmi
Memo
Surat tradisional
Mesin faks
Majalah karyawan
Kaset dan video
Budiarsa dharmatanna
•
•
•
•
•
•
Hotlines
E-mail
Konferensi komputer
Voice mail
Teleconferences
Videoconferences
13–15
Evaluasi Metoda Komunikasi
• Umpan balik
• Kapasitas kompleks
• Potensi keluasan
• Kerahasiaan
• Kemudahan encoding
Kemudahan decoding
Budiarsa dharmatanna
• Kendala ruang—waktu
• Biaya
• Kehangatan interpersonal
• formalitas
• Kemampuan discan
• Waktu konsumsi
13–16
Komunikasi Interpersonal
• Komunikasi Nonverbal
 Komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata.
 Suara
dengan maksud tertentu atau peringatan
 Images
yang mengendalikan atau mendorong perilaku
 Perilaku
situasional yang membawa suatu maksud
 Bahasa Tubuh: gerak-gerik, ekspresi wajah, dan
gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan maksud.
 Intonasi Verbal: penekanan seseorang pada katakata atau kalimat yang menyampaikan maksud.
Budiarsa dharmatanna
13–17
Penghalang Komunikasi Interpersonal
Penyaringan
Budaya Nasional
Bahasa
Emosi
Komunikasi
Interpersonal
Kebanjiran
Informasi
Perilaku
Defensif
Budiarsa dharmatanna
13–18
Penghalang Keefektifan Komunikasi
Interpersonal
• Penyaringan
 Manipulasi informasi agar lebih menyenangkan bagi
si penerima.
• Emosi
 Sikap yang tidak acuh dan proses pemikiran objektif
serta pergantian penilaian perasaan ketika
menterjemahkan pesan.
• Kebanjiran Informasi
 Informasi yang diolah melebihi kapasitas
pemrosesan.
Budiarsa dharmatanna
13–19
Penghalang Keefektifan Komunikasi
Interpersonal
• Perilaku Defensif
 Ketika terancam, akan bereaksi dengan cara
mengurangi kemampuan untuk saling pengertian.
• Bahasa
 Maksud yang berbeda dimana pengirim
menggunakan kata-kata yang dapat menyebabkan
salah arti suatu pesan.
• Budaya Nasional
 Budaya mempengaruhi bentuk, formalitas,
keterbukaan, pola, dan penggunaan informasi dalam
komunikasi.
Budiarsa dharmatanna
13–20
Hambatan Komunikasi Efektif

Hambatan Organisasional



Tingkatan hirarki
Wewenang manajerial
Spesialisasi
Budiarsa dharmatanna
13–21
Hambatan Komunikasi Efektif

Hambatan Antar Pribadi



Mendengar apa yang kita ingin dengar
Mengabaikan informasi yang bertentangan
dengan apa yang kita ketahui
Menilai sumber
Budiarsa dharmatanna
13–22
Mengatasi Penghalang Keefektifan
Komunikasi Interpersonal
• Gunakan Umpan Balik
• Menyederhanakan Bahasa
• Menyimak dengan aktif
• Kendala Emosi
• Perhatikan Isyarat nonverbal
Budiarsa dharmatanna
13–23
Mengatasi Penghalang Keefektifan
Komunikasi Interpersonal
• Gunakan komunikasi tatap muka
• Peka terhadap dunia penerima pesan
• Gunakan bahasa yang langsung dan sederhana
Budiarsa dharmatanna
13–24
Jenis Komunikasi Organisasi
• Komunikasi Formal
 Komunikasi yang terjadi dalam rancangan kerja
organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
• Komunikasi Informal
 Komunikasi yang tidak didefinisikan oleh struktur
organisasi.
 Komunikasi
itu memberi kesempatan para karyawan
untuk memuaskan kebutuhan mereka akan interaksi
sosial.
 Komunikasi dapat meningkatkan kinerja organisasi
dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif yang
sering lebih cepat dan efisien.
Budiarsa dharmatanna
13–25
Aliran Komunikasi
K
e
a
t
a
s
Budiarsa dharmatanna
Lateral
K
e
b
a
w
a
h
13–26
Aliran Komunikasi
• Komunikasi ke bawah
 Komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke
para karyawan.
• Komunikasi ke atas
 Komunikasi yang mengalir ke atas dari karyawan ke
manajer.
Budiarsa dharmatanna
13–27
Aliran Komunikasi
• Komunikasi Lateral (Horizontal)
 Komunikasi yang terjadi antara semua karyawan di
tingkatan organisasi yang sama.
• Komunikasi Diagonal
 Komunikasi yang memotong bidang kerja dan
tingkatan organisasi.
Budiarsa dharmatanna
13–28
Jenis Jaringan Komunikasi
• Jaringan Komunikasi
 Berbagai pola arus komunikasi organisasi vertikal
dan horizontal.
• Jaringan Rantai
 Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando
formal, baik ke bawah maupun ke atas.
• Jaringan Roda
 Komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang
kuat dan mudah dikenal dan orang lain atau tim kerja.
• Jaringan Semua saluran
 Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua
anggota tim kerja.
Budiarsa dharmatanna
13–29
Teknologi Informasi
• Manfaat Teknologi
Informasi (IT)
 Meningkatkan kemampuan
untuk memantau kinerja tim
dan individu
 Membuat keputusan yang
lebih baik berdasarkan
informasi yang lebih lengkap
 Lebih banyak kolaborasi dan
pembagian informasi
 Lebih banyak pekerja yang
di-access
Budiarsa dharmatanna
13–30
Teknologi Informasi
• Sistem Jaringan Komputer
 Keterkaitan komputer dan individu
untuk menciptakan karingan organisasi
dalam berkomunikasi dan berbagi
informasi.
 E-mail
 Instant
messaging
 Voice-mail
 Fax machines
 Electronic Data Exchange (EDI)
 Teleconferencing
 Videoconferencing
Budiarsa dharmatanna
13–31
Teknologi Informasi
• Jenis-jenis Sistem Jaringan
 Intranet
 Jaringan
komunikasi organisasi yang
menggunakan teknologi internet dan
dapat di akses hanya oleh para
karyawan organisasi.
 Extranet
 Jaringan
komunikasi organisasi yang
menggunakan internet dan memberi
kesempatan para pengguna yang
berwenang di dalam organisasi untuk
berkomunikasi dengan pihak luar
tertentu.
Budiarsa dharmatanna
13–32
Bagaimana IT Mempengaruhi Organisasi
• Menghilangkan batasan jarak dan waktu
• Menyediakan pembagian informasi
• Mengintegrasikan pekrja dan pengambilan
keputusan
• Menciptakan masalah dengan batasan yang
dapat diterima bagi karyawan.
Budiarsa dharmatanna
13–33
Tugas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jelaskan pentingnya komunikasi dalam organisasi ?
Apa yang dmaksud dengan komunikasi ?
Sebutkan unsur-unsur komunikasi dalam organisasi ?
Jelaskan proses komunikasi !
Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis komunikasi ?
Apa perbedaan komunikasi formal dam komunikasi
informal ?
7. Jelaskan hambatan dalam komunikasi efektif !
8. Bagaimana mengatasi hambatan terhadap komunikasi
antar pribadi dalam organisasi !
Budiarsa dharmatanna
13–34