dasar-dasar manajemen dan struktur organisasi
advertisement
DASAR-DASAR MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI Ditulis Dalam Rangka Mengikuti Mata kuliah Pengantar Bisnis Oleh Kelompok VI A No NIM Nama 50 201510160311050 Octa Cyntya Dewi 20 201510160311020 Rosy Ardiana 45 201510160311045 Inggit Silviana Sari 08 201510160311008 Della Devinta Putri Universitas Muhammadiyah Malang Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Manajemen I A Tahun 2015/2016 Kata Pengantar Bismillahir Rahmanir Rahim Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT. Karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis telah dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Dasar-Dasar Manajemen dan Struktur Organisasi”. Penulisan ini merupakan tugas wajib untuk mengikuti mata kuliah Pengantar Bisnis semester 1 dan juga kami berterimakasih pada Bapak Muh Buswari selaku Dosen mata kuliah Pengantar Bisnis di Jurusan Manajemen Universitas Muhammadiyah Malang yang telah memberikan tugas ini kepada kami. Penulis sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Dasar-Dasar Manajemen dan Struktur Organisasi. Dengan materi pengertian manajemen, dasar-dasar manajemen meliputi perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian, dan struktur manajemen. Penulis sadar bahwa karya tulis ini jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak. Dengan iringan doa semoga makalah ini bisa bermanfaat dalam pengembangan pendidikan dan wacana berpikir kita bersama. Amin Malang, 7 Oktober 2015 Penulis ii DAFTAR ISI Judul ..................................................................................................................................... i Kata Pengantar..................................................................................................................... ii Daftar Isi .......................................................................... Error! Bookmark not defined.ii Daftar Gambar ..................................................................................................................... v BAB I Pendahuluan ............................................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................... 1 1.3 Tujuan Masalah......................................................................................................... 2 BAB II Gambaran Umum ................................................................................................... 3 2.1 Pengertian Manajemen ............................................................................................. 3 2.2 Fungsi Manajemen .................................................................................................... 4 2.2.1 Perencanaan .................................................................................................... 4 2.2.1.1 Manfaat Perencanaan ......................................................................... 6 2.2.1.2 Perencanaan Strategis dan Perencanaan Taktis .................................. 6 2.2.1 Pengorganisasian (Organizing) ...................................................................... 7 2.2.2.1 Langkah – Langkah Dalam Pengorganisasian ...................................... 8 2.2.3 Pengarahan ...................................................................................................... 9 2.2.3.1 Sifat Individu Dalam Organisasi ......................................................... 9 2.2.3.2 Teori Motivasi Dalam Organisasi ....................................................... 10 2.2.4 Kepemimpinan .............................................................................................. 10 2.2.5 Pengkoordinasian .......................................................................................... 11 iii 2.2.3 Pengendalian ................................................................................................. 12 2.2.3.1 Langkah-Langkah Dalam Pengendalian ............................................ 12 2.2.3.2 Cara-Cara Yang Baik Dalam Pengendalian ....................................... 12 2.2.3.1 Luasnya Pengendalian ....................................................................... 13 2.2.3.2 Karakteristik Sistem Pengendalian ..................................................... 14 2.3 Tugas-Tugas Manajemen ........................................................................................ 15 2.4 Struktur Organisasi ................................................................................................. 16 BAB III Analisis Dasar-Dasar Manajemen dan Organisasi ............................................. 21 3.1 Organisasi Memerlukan Manajemen ...................................................................... 21 3.2 Kepentingan Manajemen Bagi Organisasi ............................................................. 21 BAB IV Penutup ................................................................................................................ 23 4.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 23 4.2 Pendapat Kelompok ................................................................................................ 23 iv DAFTAR GAMBAR Gambar 1 ............................................................................................................................. 3 Gambar 2 ............................................................................................................................. 4 Gambar 3 ............................................................................................................................. 9 Gambar 4 ........................................................................................................................... 11 Gambar 5 ........................................................................................................................... 16 Gambar 6 ........................................................................................................................... 18 v BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada saat sekarang ini istilah Manajemensudah banyak dikenal di Negara kita Indonesia, baik dikalangan masyarakat secara luas maupun kalangan Perguruan Tinggi. Dikalangan Perguruan Tinggi sendiri, ternyata hamper semua disiplin ilmu (fakultas) telah mengajarkan Ilmu Manajemen. Dan kita tidak pernah terlepas yang namanya manajemen apakah itu dalam skala besar maupun kecil dan itu terjadi di kehidupan sehari-hari kita, orang yang memiliki jiwa manajemen yang baik akan mampu memanajemen suatu kegiatan dengan baik pula. Juga terlihat pula disetiap organisasi masyarakat baik yang mencari keuntungan maupun lembaga-lembaga sosial, hamper semuanya menyadari akan arti pentingnya Ilmu. Manajemen yang diterapkan di dalam organisasi, untuk memperlancar tuganya sehari-hari. Di dalam manajemen tidak terlepas dari namanya orang lain atau organisasi sebab organisasi merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam memanaje suatu kegiatan. Oleh karena itu jika seorang manajer memiliki jiwa organizing yang baik maka dia kana mampu mengelompokkan seseorang sesuai pada tempatnya sehingga perwujudan “The Right Man The Right Place” bisa terlaksana dengan baik. Oleh karena itu organizing memiliki peran penting dalam membantu kesuksesan manajer Organisasi sangat perlu dimiliki oleh setiap manajer baik itu memanajemen diri sendiri dan orang serta perusahaan dalam skala kecil maupun besar. 1.2 Rumusan Masalah a. Bagaimana dasar-dasar manajemen? b. Bagaimana bentuk-bentuk dari organisasi? c. Bagaimana prinsip yang dimiliki oleh organisasi? d. Bagaimana bagan struktur organisasi? e. Mengapa setiap organisasi memerlukan manajemen? 1 1.3 Tujuan Masalah a. Mendeskripsikan dasar-dasar manajemen. b. Mendeskripsikan bentuk-bentuk dalam organisasi. c. Mendeskripsikan prinsip yang dimiliki oleh organisasi. 2 BAB II Gambaran Umum Dasar-Dasar Manajemen dan Struktur Organisasi 2.1 Pengertian Manajemen Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ‘menagement’, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. (Anonim, 2014) Gambar 1 Konseptual Pengertian Manajemen (Handoko, 1991:10) Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri atas kegiatan-kegiatan perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumberdaya yang lain. Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut : 1. Mengetahui adanya persoalan 2. Mendefinisikan persoalan 3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi 4. Menyusun alternative penyelesaian 5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian 3 6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut 2.2 Fungsi Manajemen Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya Gambar 2: Gambar 2 Konseptual Dasar-dasar Manajemen (Zailani dan Antowijoyo, 1989:4) Manajemen memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : 2.2.1 Perencanaan (Planning) Perencanaan sebenarnya adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk berpikir lebih dahulu tentang apa yang dilakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang melaksanakan serta bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut Fungsi ini merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja. Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk : a. Sasaran Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai. Misalnya akan mengadakan pengurangan biaya produksi sebanyak 6% dalam waktu dua tahun atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8%,dan sebagainya. Jadi semua kegiatan akan diarahkan pada sasaran ini. 4 b. Kebijakan Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan seorang perancang pakaian adalah hanya membuat atau merancang pakaian berselera tinggi dengan bahan-bahan yang pilihan. c. Strategi Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketetapan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu di perhatikan dalam strategi ini. d. Prosedur Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan e. Aturan Yaitu merupakana bagian dari Prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur. f. Program Merupakan kombinasi antar kebijakan, prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget. Perencanaan disini dapat meliputi: - Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan yang maksimal. - Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Apakah akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dagang pinjaman (kredit). - Menentukan jumlah perkerja yang akan ditark dan dipekerjakan dalam perusahaan. 2.2.1.1 Manfaat Perencanaan 1. Dapat memberikan arah dan arti tujuan bagi perusahaan. 2. Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidakpastian serta perubahan di masa mendatang. 3. Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, sehingga akan mempermudah pengawasan. 4. Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang. 5 Dengan perencanaan akan dapat diminimumkan resiko-resiko dan memperkirakan peluang yang dapat dijangkau. 5. Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan. Di dalam menyusun suatu perencanaan perlu diperhatikan hal-hal berikut : - Supaya diingat meskipun kadangkala waktu dan kesempatan untuk membuat perencanaan itu terbatas, tetapi hendaknya dapat dibuat suatu rencana yang terperinci dan realistis, sehingga pelaksanaannya mudah dan tidak banyak penyimpangan. - Biasanya rencana sudah dibuat agar fleksibel, mudah mengikuti perubahan. Oleh karena itu, perlu diimbangi adanya tindak lanjut apabila rencana tersebut mengalami hambatan. - Jika perusahaan akan membuat suatu rencana, maka perlu disesuaikan jumlah dana yang tersedia untuk itu, sebab diperlukan biaya-biaya misalnya untuk penelitian pasar,sebaga dasar perencanaan penjualan dan lain-lain. 2.2.1.2 Perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis. 1. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisis dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan : Misi, atau alasan keberadaan suatu organisasi Sasaran, atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi Strategi, atau upaya (Aktivitas) untuk mencapai sasaran yang diinginkan Alokasi sumber daya, yaitu mendistribusikan sumber daya pada aktivitas yang tepat untuk mencapai sasaran Sifat-sifat perencanaan strategis 1. Menyangkut kurun waktu yang panjang 2. Menyangkut persoalan dasar organisasi 3. Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan managerial sehari-hari 4. Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan 5. Pada umumnya, perencanaan strategis merupakan kegiatan puncak 6 Faktor-faktor yang mempengaruhi semakin pentingnya perencanaan strategis a. Peningatan perubahan teknologi b. Semakin rumitnya tugas managerial c. Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks d. Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya yang akan datang, sehingga memerlukan suatu perencanaan yang masak untuk pengambilan keputusan 2. Perencanaan Taktis Perencanaan taktis antara lain mencakup kegiatan : Membuat anggaran tahunan (divisi), Departemen, Proyek Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasi strategi perusahaan Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional 2.2.2 Pengorganisasian (Organizing) Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personaliadan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Mengorganisasikan merupakan bagian manajemen yang memiliki arti: membagi pekerjaan diantara Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal.Hubungan informal menyangkut hubugan manusiawi, di luar dinas atau bersifat tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja secara resmi ( kedinasan ). Biasanya ditunjukkan dengan suatu bagan organisasi. Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal yaitu : - Tanggung Jawab Hal ini merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.Barang kali bisa diarahkan terjadinya spesialisasi dalam bekerja. - Wewenang 7 Masudnya adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang harus dijalankan oleh seseorang yang merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan sesuatu. Sebaiknya wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab yang dipikulnya. - Pertanggung jawaban Apabila wewenang berasal dari pimpinanya itu alirannya dari atas ke bawah, maka pertanggungjawaban ini berasal dari bawah ke atas.Disini pertanggungjawaban merupakan laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang( atasan ). 2.2.2.1 Langkah – langkah dalam Pengorganisasian a. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Misalkan: pembelian peralatan produksi, penempatan tenaga yang akan menjaga / menjalankan alat tersebut. b. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas- aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang/ sekelompok orang. c. Mengkombinasikan pekerja anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisien. d. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. e. Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah – langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas¥. Beberapa Keuntungan adanya Pengorganisasian yang baik: (1) Dapat terjalin polahubugan yang baikantarorganisasi, antar anggota organisasinya serta antar anggota organisasi dengan organisasi, sehingga dapat mempermudah pencapaian tujuan organisasi. (2) Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya. Karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas. 2.2.3 Pengarahan Arti dari pengarahan itu sendiri adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan kea rah tercapainya tujuan. Oleh karena itu, di sini manajer atau pemimpin di tuntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan putunjuk atau nasehat, berfikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas sert memberikan stimulasi 8 kepada para karyawan. Dengan demikian kegiatan Pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian Motivasi kepada para anggota organisasi, Kepemimpinan serta Pengembangan Komunikasi. Gambar 3 Manajemen Atas Dasar Kerangka Ilmu Pengetahuan yang Sistematis (Handoko, 1991:6) 2.2.3.1 Sifat Individu dalam Organisasi Beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan para pekerja: ①. Kebiasaan serta emosi penting sekali untuk menerangkan kelakuan manusia dan akal bersifat sekunder. ②. Manusia menginginkan pujian untuk pekerjaan yang dilaksanakan apabila mereka pantas memperolehnya. ③. Para pekerja ingin mendapat pengawas yang terpercaya dan dapat menimbulkan rasa hormat mereka. ④. Para pekerja ingin memanfaatkan kemampuan mereka yang maksimal dan menikmati kepuasan atas hasil kerja mereka itu. ⑤. Perlu dihindarkan adanya perubahan-perubahan kerja yang mendadak. Kemudian, yang disebut dengan Motivasi ialah proses pemberian motif (penggerak kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi secara efisien dapat tercapai. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah: — Kebutuhan pribadi. 9 — Tujuan dan persepsi individu atau kelompok. — Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi. 2.2.3.2 Beberapa Teori Motivasi a. Teori Motivasi Klasik (Fredick W. Taylor) b. Teori Motivasi Kebutuhan ( Abraham H. Maslow) c. Teori X dan teori Y ( Douglas Mc. Gregor) 2.2.4 Kepemimpinan Organisai adalah suatu pengaturan orang yang secara sengaja diciptakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan tiga ciri umum yang dipunyainya, yaitu: manusia, tujuan, dan struktur. Setiap organisasi terdiri atas beberapa orang manusia untuk menjalankan pekerjaan agar organisasi tersebut dapat mencapai sasarannya (jika hanya satu orang yang berkerja bukanlah organisasi). Setiap organisasi mempunyai tujuan tertentu yang biasanya diungkapkan dalam rangka sebuah sasaran (serangkaian sasaran) yang ingin dicapai oleh organisasi. Semua organisasi mengembangkan struktur secara sengaja agar semua anggota dapat melaksanakan pekerjaan mereka. Struktur itu dapat terbuka dan luwes tanpa batasan yang jelas dan tegas mengenai kewajiban jabatan atau ketaatan yang kaku pada setiap pengaturan jabatan yang tegas. Singkatnya suatu jaringan kerja sederhana yang terdiri atas hubungan kerja longgar (struktur) tersebut dapat bersifat lebih rasional dengan peraturan dan uraian. Misalnya salah satu anak perusahaan independent General Motors, Saturn Corporation, bisa mewakili ciri penampilan organisasi kontemporer dengan pengaturan kerja yang luwes, tim kerja karyawan, sistem komunikasi terbuka, dan gabungan pemasoknya. Yaitu proses pengarahan yang dapat memotivasi orang lain untuk bekerja kearah pencapaian tujuan tertentu. Dengan adanya kekuasaan inilah bawahan bersedia tunduk pada pemimpinnya (atasannya). Terdapat 7 (tujuh) dasar Kekuasaan (Power) ①. Kekuasaan Legitimasi (Legitimate Power) ②. Kekuasaan Keahlian (Expert Power) ③. Kekuasaan Referensi (Referent Power) ④. Kekuasaan Penghargaan (Reward Power) ⑤. Kekuasaan Paksaan (Coercive Power) ⑥. Kekuasaan Informasi (Information Power) 10 ⑦. Kekuasaan Hubungan (Connection Power) Gambar 4 Penataan Kerja 2.2.5 Pengkoordinasian Suatu organisasi disusun untuk mencapai satu tujuan bersama. Hal ini dapat menimbulkan perbedaan pendapat yang akhirnya dapat mempengaruhi keputusan-keputusab yang akan diambil oleh manajemen. Koordinasi adalah suatu proses pengintergrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang terpisah (departemen/bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan fungsi koordinasi ini manajer mengusahakan agar: — Lingkungan organisasi turut mendukung tugas itu — Penerapan prinsip-prinsip koordinasi pada setiap anggota organisasi yaitu: a. Harus terjalin hubungan antar anggota organisasi, baik vertical maupun horizontal. b. Harus dipupuk prinsip kerjasama antar anggota organisasi agar diperoleh adanya informasi timbal balik. Dengan adanya fungsi koordinasi maka akan diperoleh manfaat: ①. Terjadinya efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian 11 ②. Adanya suasana kerja yang tenteram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap anggota organisasi. ③. Terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi. ④. Menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi ⑤. Menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam pekerjaan. 2.2.6 Pengendalian (Controlling) Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpanganpenyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. Proses pengendalian mencatat perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya dalam organisasi yang memungkinkan manajer melihat lebih awal adanya penyimpangan. 2.2.6.1 Langkah-langkah dalam proses pengendalian: 1. Menetapkan standard an metode untuk mengukur prestasi 2. Mengukur prestasi kerja. Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulangulang yang frekuensinyya tergantung pada jenis aktivitasnya 3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar 4. Mengambil tindakan korektif 2.2.6.2 Cara-cara Pengendalian yang baik a. Pengendalian harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan Untuk masing-masing kegiatan, cara pengendaliannya berbeda-beda pula, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda-beda. b. Pengendalian harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan Apabila sesuatu penyimpangan ditunda atau terlambat pengatasannya maka akibat yang terjadi kesalahan itu akan semakin parah sehingga semakin rumit tindakan kolektif yang harus dilakukan. c. Pengendalian harus berorientasi jauh kedepan Untuk mengetahui yang akan datang maka manajemen perlu membuat perkiraan atau ramalan situasi yang mungkin akan terjadi berkaitan dengan organisasi. 12 d. Pengendalian harus akurat dan objektif Manusia dalam melakukan pengendalian seringkali bertindak subjektif atau keputusan yang diambil dipengaruhi oleh reaksi pribadi. Oleh karena itu agar pengendalian yang dilakukan itu objektif, maka diperlukan suatu ukuran sebagai pedoman pelaksanaanya. e. Pengendalian harus fleksibel Di dalam melaksanakan pengendalian, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan. f. Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi Apabila salah satu bagian membuat suatu kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersamasama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi. g. Pengendalian harus ekonomis Perlu diingat bahwa pengendalian adalah alat untuk mencapai tujuan, sehingga biaya-biaya pengendalian perlu diusahakan agar seminimal mungkin. h. Pengendalian harus mudah dimengerti Cara-cara pengendalian harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh pelaksana pengendalian itu, sehingga akan mudah untuk dimengerti. i. Pengendalian harus diikuti dengan tindakan koreksi Cara pengendalian yang baik harus dapat menunjukan letak penyimpangan yang terjadi, siapa yang harus bertanggung jawab serta alternatif untuk tindakan koreksi manakah yang akan digunakan. 2.2.6.3 Luasnya Pengendalian Secara singkat, Pengendalian dapat dilakukan pada bidang: a. Produksi Di bidang ini pengendalian dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. b. Pemasaran Tugas bagian pemasaran pada suatu perusahaan mulai terasa saat produk akan dikirim ke pasar/konsumen. Oleh karena itu biasanya pengendalian pemasaran juga dimulai dari sini. c. Keuangan Bidang Keuangan harus ditangani dengan cepat dan tepat, pengelolaan dan pengendalian yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam kesulitan keuangan. d. Personalia 13 Sebetulnya pengendalian untuk para pekerja ini semakin terasa kompleks dibandingkan dengan pengendalian untuk bagian lain, sebab semakin lama kondisi tenaga kerja akan semakin maju sehingga pengendaliannyapun memerlukan perhatian tersendiri. 2.2.6.4 Karekteristik Sitem Pengendalian Yang Efektif 1) Akurat, maksudnya setiap data dari sitem pengendalian harus akurat sebab jika tidak maka akan mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengkoreksi suatu penyimpangan. 2) Tepat waktu, yaitu informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan segera pula di evaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan. 3) Objektif dan Komprehensif Di sini informasi dalam sitem pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakan. Dipusatkan pada titik pengendalian stretegis 4) Ekonomis, maksudnya biaya untuk implementasi system pengendalian sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sitem itu. 5) Fleksibel, yaitu untuk semua organisasi system pengendalian itu harus fleksibel sehingga organisasi akan lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru. 6) Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi Idealnya adalah jika sistem pengendalian itu dapat menghasilkan prestasi kerja yang tinggi di antara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa, mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai kemajuan. 7) Dapat dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi 2.3 Tugas-tugas Manajemen Untuk memimpin, seorang manajer memerlukan kualifikasi tertentu yaitu: a. Kecerdasan Seorang manajer diharapkan memiliki kemampuan berpikir yang lebih luas dari bawahannya b. Kemampuan Memimpin 14 Ini merupakan sifat yang seharusnya dimiliki seorang manajer, karena tanpa adanya kemampuan untuk memimpin, maka akan mengurangi kewibawaannya. c. Kemampuan berkomunikasi Dalam hal ini seorang pemimpin disamping menerima laporan, kuluhan maupun saran dari bawahan, juga tuntut harus mampu mengadakan komunikasi ke bawah yaitu, memberikan perintah, petunjuk dan sebagainya d. Berpikir logis Setiap manajer dituntut untuk memecahkan masalah-masalah secara logis, tidak emosional. e. Mengenal Kultur setempat Hal ini penting agar perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dapat menyesuaikan diri dengan adat-istiadat dan kebudayaan setempat. f. Ketahanan Moral Moral yang tinggi sangat menunjang kewibawaan seorang manajer, oleh karena itu hal ini mutlak diperlukan. g. Bersikap adil Seorang pemimpin harus berusaha berlaku adil terhadap siapapun, jika seseorang bersalah harus ditegur atau dikenakan sanksi (tata tertib perusahaan). h. Inisiatif Hal ini diperlukan sekali terutama menyangkut pengembangan produk perusahaan agar menjadi pendahulu (pelopor) dari perusahaan lain supaya dapat diciptakan ide-ide baru untuk pengembangan usaha. 15 Gambar 5 Sistem Pembagian Kerja Manajemen (Zailani dan Antowijoyo, 1989:14) 2.4 Struktur Organisasi Pengorganisasian struktur manajemen Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Pengertian Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. 1. Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi: a. Organisasi Formal Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. b. Organisasi Informal 16 Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain. Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubunganhubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi. Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda : a) Organisasi Informal Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka. b) Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal. c) Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan. d) Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal. Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal. 3. Contoh struktur Organisasi 17 Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional Fungsionalisme struktural adalah sebuah sudut pandang luas dalam sosiologi dan antropologi yang berupaya menafsirkan masyarakat sebagai sebuah struktur dengan bagian-bagian yang saling berhubungan. ①. Teori fungsionalisme struktural adalah suatu bangunan teori yang paling besar pengaruhnya dalam ilmu sosial di abad sekarang. Tokoh-tokoh yang pertama kali mencetuskan fungsional yaitu August Comte, Emile Durkheim dan Herbet Spencer. ②. Teori struktural fungsional berkaitan erat dengan sebuah struktur yang tercipta dalam masyarakat. Struktural – fungsional, yang berarti struktur dan fungsi. Artinya, manusia memiliki peran dan fungsi masing – masing dalam tatanan struktur masyarakat Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan. a. Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut. 18 b. Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur. c. Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah. Kelebihan: 1) Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil. 2) Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas. 3) Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik. 4) Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya. 5) Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya. Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional Struktur Fungsional Kelemahan : 1. Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi. 2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan. 3. Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan. 4. Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan. Struktur Divisional Kelemahan: 1. Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas. 2. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan. 3. Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi. 4. Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan. 5. Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu. 19 6. Duplikasi sumberdaya lintas divisi. 7. Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi. 8. Koordinasi yang buruk lintas divisi. 9. Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak. 10. Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan 20 BAB III Analisis Dasar-Dasar Manajemen Dan Struktur Organisasi 3.1 Setiap Organisasi Memerlukan Manajemen Manajemen sebenarnya tidak hanya diperlukan di dalam suatu perusahaan saja, tetapi sebaliknya setiap organisasi macam apapun memerlukan manajemen, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Bahkan organisasi yang bergerak dibidang sosial seperti Panti Asuhan, Rumah Sakit dan lain sebagainya, selalu memerlukan manajemen dalam setiap usahanya demi kelancaran tugas sehari-harinya. Setiap organisasi di dalam mencapai tujuan yang telah dicanangkan/ditetapkan sebelumnya, akan berhasil bila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mampu untuk mengorganisir, memberikan pengarahan-pengarahan kerja, mengkoordinir dalam usaha untuk melaksanakan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, serta organisasi tersebut mampu pula untuk melaksanakan pengawasan dalam pelaksanaan kerja. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik, kemungkinan besar organisasi tersebut akan mengalami suatu kegagalan. Ini disebabkan oleh karena perencanaan pada hakekatnya menetapkan apa yang akan dilakukan, bagaimana serta siapa yang melakukan, sebelum pekerjaan itu sendiri dilaksanakan. Untuk melaksanakannya, maka perlulah dibentuk suatu organisasi yang tepat sebab dengan adanya organisasi yang tepat dapatlah dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja yang baik, sehingga mendukung pelaksanaan kerja dan mencegah adanya kesemrawutan (kesimpang-siuran) dalam pelaksanaan kerja serta meniadakan adanya pekerjaan yang rangkap. Meski kita sadar, bahwa keberhasilan suatu organisasi pada umumnya, terutama atau khususnya terhadap tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, hanya dapat diharapkan apabila ada suatu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian serta pengawasan, namun yang pelu dipertanyakan kemudian adalah bentuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian serta pengawasan yang bagaimanakah yang dapat mendukung 3.2 Kepentingan Manjemen Bagi Organisasi Seseorang yang mempunyai 5 pohon jeruk mungkin untuk memelihara, memetik serta menjual hasil kebunnya tersebut dapatlah ditangani sendiri. Sehinggga dalam hal ini kemungkinan orang tersebut belum memerlukan manajemen. Namun apabila jumlah pohonnya berkembang menjadi banyak, katakanlah 100 pohon, maka ia tidak dapat melaksanakan tugasnya sendiri. 21 Oleh sebab itu, semakin besar bentuk suatu organisasi maka dituntut adanya kemampuan manajemen yang lebih baik, terutama kemampuan teknis, sebab tidak semua pekerjaan terseut dapat dilakukan sendiri. Sebagai contoh dalam bidang kemiliteran seorang temtama atau prajurit meskipun pandai dalam bertempur mungkin akan sulit bila dijadikan komandan suatu pasukan yang cukup besar yang dalam menjalankan tugasnya memerlukan pengawasan yang matang serta pengawasan yang baik. 22 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 1. Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur efektifitas kegiatannya. 2. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang pandai dalam mengelola faktor produksi yang ada dalam perusahaannya 3. Faktor-faktor yang dibutuhkan oleh perusahaan ialah tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, modal dan pasar atau dalam bahasa Inggrisnya “6M” (Man, Material, Mechines, methods, Money and Market). Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen. 4. Didalam dasar-dasar manajemen terdapat struktur jalur, fungsional, organisasi jalur. 5. Fungsi-fungsi seorang manajer, maka tampaklah diantara planning dan controlling terdapat berbagai fungsi seperti Forecasting, Creating, Decision Making, Organizing, Staffing, Assembling, Directing, Commanding, Leading, Motivating, Communicating 4.2 Pendapat Kelompok 1. Unsur-unsur manajemen perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian. Jika salah satu hilang maka fungsi-fungsi tersebut bukan fungsi manajemen. 2. Fungsi dann aturan manajemen adalah satu jadi apabila ada yang kurang dari mereka maka tidak akan balance. 3. Dalam perencanaan manajemen semua komponen sebaiknya harus ada apabila (sasaran, kebijakan strategis, prosedur, aturan dan program salah satunya hilang maka perencanaan tidak seimbang karena semua komponen saling berkaitann dan mempunyai peran masingmasing yang mendukung manajemen (planning) 4. Manajemen dalam perusahaan berfungsi untuk Forecasting, Creating, Decision Making, Organizing, Staffing, Assembling, Directing, Communicating. Untuk perusahaan yang lebih baik. 23 Commanding, Leading, Motivating, DAFTAR PUSTAKA Louis, David. 2013. Pengantar Bisnis Kontenporer. Jakarta: Salemba Empat Djati, John. 1998. Manajemen Umum Sebuah Pengantar. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta Sunarto. 2003. Pengantar Bisnis. Yogyakarta: Amus Yogyakarta Murti. John. 1998. PengantarBisnis (Dasar-dasar Ekonomi Perusahaan). Yogyakarta: Liberty Yogyakarta Sumber Internet : http://id.wikipedia.org/wiki/Fungsionalisme_struktural http://filsafat.kompasiana.com/2013/04/15/teori-struktural-fungsional--546379.html http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob2.htm http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt http://machdans-manajemen.blogspot.com/2011/06/actuating.html http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/ http://www.frijal.com/2013/03/pentingnya-perencanaan.html https://www.google.com/#q=Prinsip+Actuating&start=10 http://joemarnioye.blogspot.com/2013/02/makalah-fungsi-manajemen- actuating.html 24 25 Lampiran: Study Kasus Merck Pun Kunjung Baik Dalam sebuah rapat umum pemegang saham yang diadakan beberapa tahun lalu, CEO Merck, Ray Gillmartin, menyampaikan visinya tentang masa depan. Perusahaan tersebut baru saja mengalami tiga kuartal dengan pendapatan rendah dan sebelumnya baru membatalkan dua program riset obat yang menjanjikan. Ketika mendengar bahwa rencana pemulihan Ray berfokus pada pembuatan tiga vaksin, para pemegang saham bersikap septis, vaksin secara historis belum pernah dipandang sebagai produk penting. Dalam waktu lima bulan, Ray dipecat dari jabatan CEO. Saat ini, setelah melewati periode yang diwarnai oleh kinerja saham yang buruk dan gugatan hukum atas salah obatnya yang menjanjikan, Merck kembali ke jalur yang benar. Ironisnya , semuanya dimulai dalam pengawasan Ray. Semua obat yang ia umumkan akhirnya disetujui oleh Food and Drug Administration (FDA). Secara keseluruhan, obat-obatan ini akan menghasilkan pendapatan tahunan senilai 7 milliar dolar. Jelas bahwa vaksin akan jauh lebih sukses daripada yang dibayangkan oleh para skeptis Belum lama ini, Merck menunjukkan kinerja yang baik dalam semua bidang. Perusahaan ini mendapat izin dari FDA untuk jumlah obat-obatan yang lebih banyak dari yang diproduksi para kompetitornya. Perusahaan ini juga memenangkan hamper semua gugatan atas Vioxx, obat arthritis yang dihubungkan dengan serangan jantung dan stroke sehingga ditarik dari pasaran. Penyelesaian komperhensif dicapai pada November 2007 dengan nilai 4.85 miliar dolar, jauh lebih kecil daripada perkiraan sebelumnya. Saham perusahaan juga naik 75 persen selama periode ini. Sebagian besar kesuksesan Merck disebut-sebut berkat kepemimpinan CEO saat ini, Richard Clark: Richard membawa perusahaan tersebut melewati krisis Vioxx, dengan mengadakan pertemuan secara rutin dengan sekelompok kecil pegawai. Ia membubarkan klik yang telah membentuk dan mengabadikan “satu Merck”, sebuah frase yang sering ia gunakan. Richard mengatakan, “Sejak kami membicarakan tentang waralaba obat tertentu, saya menginginkan agar peneliti, staf pemasaran, dan staf produksi duduk dalam satu ruangan. Sejumlah pegawai lain berkonstribusi secara signifikan bagi pemulihan Merck. Ilmuan pertama Petter Kim mereovasi laboratorium Merck yang dahulu sangat produktif, namun menjadi stagnan dan tidak berdaya laba. Peter mengubah budaya insular di Merck, yang jarang melakukan merger 26 dan aliansi yang mendapat momentum di industry. Ia mengembangkan system baru bagi para ilmuwan Merck untuk mengindetifikasi senyawa kimia yang menjanjikan pada berbagai referensi ilmiah. Richard juga membujuk para ilmuwan untuk menggunakan koneksi yang mereka miliki Meski Merck telah mengalami pemulihan signifikan berbagai tantangan pada masa depan masih harus dihadapi Vytonin, obat antikolestrol terlaris yang diproduksi melalui ventura ternama dengan Schering-Prough, kini tengah diawasi dengan ketat. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh kedua perusahaan ini yang sebelumnya tidak dirilis menemukan bahwa obat tersebut tidak bekerja sesuai dengan apa yang diiklankannya. Efek samping tersebut menyebabkan saham kedua perusahaan itu anjlok yang menurunkan penjualan Vytorin, dan memicu potensi sejumlah gugatan class-action. Merck yakin bahwa tantangan ini jauh lebih mudah dibandingkan berbagai masalah yang pernah mereka alami. 27
