6.4 Estimate Activity resources

Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai
ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat
waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan
apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada
manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?
Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan
penyelesaian proyek tepat pada waktunya.
6.4 Estimate Activity resources
Proses memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber daya manusia, peralatan, atau
perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan.
Manfaat utama dari proses ini adalah untuk mengidentifikasi jenis, jumlah, dan karakteristik sumber
daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas yang memungkinkan perkiraan biaya dan
durasi yang lebih akurat.
INPUT
1. Schedule Management Plan
Mengidentifikasi tingkat akurasi dan satuan ukuran sumber daya yang akan diestimasi / diperkirakan
2. Activity List
Mengidentifikasi kegiatan yang akan membutuhkan sumber daya
3. Activity Attributes
Memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam memperkirakan sumber daya yang
diperlukan untuk setiap kegiatan dalam daftar kegiatan.
4. Resource calendars
Mengidentifikasi hari kerja dan shift dimana setiap sumber daya tertentu tersedia. Informasi pada
sumber daya (seperti sumber daya manusia, peralatan, dan material) yang berpotensi tersedia
selama periode kegiatan yang direncanakan, digunakan untuk memperkirakan pemanfaatan sumber
daya. Resource calendars menentukan kapan dan berapa lama sumber daya proyek diidentifikasi
akan tersedia selama proyek.
Pengetahuan ini mencakup pertimbangan atribut seperti pengalaman sumber daya dan / atau
tingkat keterampilan, serta berbagai lokasi geografis dari mana sumber berasal dan kapan mereka
mungkin tersedia.
5. Risk register
Risk event dapat mempengaruhi pilihan sumber daya dan ketersediaan. Update ke daftar risiko
disertakan dengan dokumen proyek update.
6. Activity cost Estimates
Biaya sumber daya dapat mempengaruhi pilihan sumber daya.
7. Enterprise Environmental Factors
Dapat mempengaruhi proses Estimate Activity Resources mencakup, lokasi sumber daya,
ketersediaan, dan keterampilan.
8. Organizational Process Assets
• Kebijakan dan prosedur mengenai kepegawaian,
• Kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan penyewaan dan pembelian persediaan dan
peralatan, dan
• Informasi historis mengenai jenis sumber daya yang digunakan untuk pekerjaan serupa di proyekproyek sebelumnya.
TOOLS AND TECHNIQUES
1. Expert Judgment
Penilaian ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan sumber daya terkait dengan proses ini.
Setiap kelompok atau orang dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan sumber daya dan
estimasi dapat memberikan keahlian tersebut.
2. Alternative Analysis
Banyak jadwal kegiatan memiliki metode alternatif untuk pencapaian. Mereka termasuk
menggunakan berbagai tingkat kemampuan sumber daya atau keterampilan, ukuran yang berbeda
atau jenis mesin, alat yang berbeda (tangan lawan otomatis), dan membuat keputusan rent-or-buy
mengenai sumber daya.
3. Published Estimating data
Beberapa organisasi secara rutin mempublikasikan tingkat produksi diperbarui dan biaya unit
sumber daya.
4. Bottom-up Estimating
Metode digunakan untuk menentukan anggaran atau perkiraan definitif selama tahap perencanaan
dan pada awal setiap tahap proyek.
Metode ini menggunakan Struktur Perincian Kerja (WBS) yang dikembangkan selama tahap
perencanaan proyek. Perkiraan diciptakan untuk semua tugas pada tingkat terendah WBS dan
kemudian ini diakumulasi untuk menentukan perkiraan untuk keseluruhan proyek.
5. Project Management Software
Project management software seperti scheduling software tool memiliki kemampuan untuk
membantu merencanakan, mengatur, dan mengelola kolam sumber daya dan mengembangkan
estimasi sumber daya.
OUTPUT
1. Activity resource requirements
Mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dalam paket
pekerjaan. Persyaratan ini kemudian dapat dikumpulkan untuk menentukan sumber daya
diperkirakan untuk setiap paket pekerjaan dan setiap periode kerja.
2. Resource Breakdown Structure
Sebuah representasi hirarkis sumber daya berdasarkan kategori dan jenis. contoh kategori sumber
daya termasuk tenaga kerja, material, peralatan, dan perlengkapan. Jenis sumber daya dapat
mencakup tingkat keterampilan, tingkat kelas, atau informasi lainnya sesuai dengan proyek. Struktur
rincian sumber daya berguna untuk mengatur dan melaporkan data jadwal proyek dengan informasi
pemanfaatan sumber daya.
3. Project documents updates
•
Activity list,
•
Activity attributes, dan
•
Resource calendars.
6.5 Estimate Activity durations
Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu
dengan estimasi sumber daya.
Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan jumlah waktu setiap kegiatan yang
diperlukan untuk menyelesaikan, yang merupakan input utama ke dalam proses Develop Schedule.
INPUT
1. Schedule Management Plan
Mendefinisikan metode yang digunakan dan tingkat akurasi bersama dengan kriteria lain yang
diperlukan untuk memperkirakan durasi aktivitas termasuk siklus update proyek.
2. Activity List
Mengidentifikasikan kegiatan yang akan membutuhkan perkiraan durasi.
3. Activity Attributes
Memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam jangka waktu yang diperlukan untuk
memperkirakan setiap kegiatan dalam activity list.
4. Activity resource requirements
Perkiraan activity resource requirements akan berpengaruh pada durasi kegiatan. Karena sumber
daya yang diperlukan berpengaruh terhadap durasi kegiatan.
5. Resource calendars
Mempengaruhi durasi kegiatan jadwal karena ketersediaan sumber daya yang spesifik, jenis sumber
daya, dan sumber daya dengan atribut tertentu.
6. Project Scope Statement
Asumsi :

Existing conditions,
•
Availability of information, and
•
Length of the reporting periods.
Kendala :
•
Available skilled resources, and
•
Contract terms and requirements.
7. Risk register
Memberikan daftar risiko, bersama dengan hasil analisis risiko dan perencanaan respon rIsiko.
8. Resource Breakdown Structure
Menyediakan struktur hirarki sumber daya yang di identifikasi dari resource category dan resource
type.
9. Enterprise Environmental Factors
•
Duration estimating databases and other reference data,
•
Productivity metrics,
•
Published commercial information, dan
•
Location of team members.
10. Organizational Process Assets
•
Historical duration information,
•
Project calendars,
•
Scheduling methodology, and
•
Lessons learned.
TOOLS AND TECHNIQUES
1. Expert Judgment
Dapat memberikan informasi estimasi durasi atau jangka waktu yang direkomendasikan aktivitas
maksimum dari proyek serupa sebelumnya. Penilaian ahli juga dapat digunakan untuk menentukan
apakah akan menggabungkan metode estimasi dan bagaimana mendamaikan perbedaan di antara
mereka.
2. Analogous Estimating
Teknik untuk memperkirakan durasi atau biaya suatu kegiatan atau proyek menggunakan data
historis dari kegiatan atau proyek. Dengan menggunakan parameter dari proyek sebelumnya yang
serupa, seperti durasi, anggaran, ukuran, berat, dan kompleksitas, sebagai dasar untuk
memperkirakan parameter atau ukuran yang sama untuk proyek masa depan.
3. Parametric Estimating
Teknik memperkirakan dimana algoritma yang digunakan untuk menghitung biaya dan durasi
berdasarkan historical data dan project parameters.
4. Three-Point Estimating
Ketepatan satu titik estimasi durasi aktivitas dapat ditingkatkan dengan mempertimbangkan
ketidakpastian estimasi dan risiko. Program evaluation and review technique (PERT) menggunakan
tiga perkiraan untuk menentukan berbagai perkiraan untuk durasi aktivitas ini
•
Most likely(tM). Perkiraan ini didasarkan pada durasi kegiatan
•
Optimistic(tO). Durasi kegiatan berdasarkan analisis skenario kasus terbaik untuk kegiatan
tersebut.
•
Pessimistic(tP). Durasi kegiatan berdasarkan analisis skenario terburuk untuk kegiatan
tersebut.
tE, dapat dihitung dengan menggunakan rumus. Dua rumus yang digunakan adalah triangular dan
beta distributions.
•
triangular distribution. tE = (tO + tM + tP)/ 3
•
Beta distribution(from the traditional PERT technique). tE = (tO + 4tM + tP)/ 6
5. Group decision-Making techniques
Berguna untuk melibatkan anggota tim untuk meningkatkan akurasi perkiraan dan komitmen
terhadap perkiraan muncul.
6. Reserve Analysis
Sebuah teknik analisis untuk menentukan fitur penting dan hubungan komponen dalam rencana
manajemen proyek untuk membangun cadangan selama jadwal, anggaran, perkiraan biaya atau
dana untuk sebuah proyek.
OUTPUT
1. Activity duration Estimates
Penilaian kuantitatif dari jumlah kemungkinan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu kegiatan. Perkiraan Durasi tidak termasuk kelambatan.
2. Project documents updates
•
Activity attributes
•
Asumsi yang dibuat dalam mengembangkan kegiatan durasi perkiraan, seperti tingkat
keterampilan dan ketersediaan, serta dasar perkiraan untuk jangka waktu.