PTIK - Bahan Ajar Ilmu Perpustakaan

SISTEM INFORMASI
A. Ridwan Siregar
SUB POKOK BAHASAN
• Menejelaskan tentang sistem informasi dan perannya di
dalam organisasi
• Menguraikan tingkatan manajemen, lima fungsi dasar
manajer, dan jenis keputusan yang dibuat pada setiap
tingkatan
• Membedakan antara sistem pemrosesan transaksi, sistem
informasi manajemen untuk manajemen menengah, sistem
pengambilan keputusan, sistem informasi eksekutif, dan
sistem pakar
• Menguraikan secara ringkas apa yang dilakukan oleh pusat
informasi
• Menjelaskan perbedaan antara fasilitas komputer terpusat,
terdesentralisasi, dan tersebar
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
2
SISTEM INFORMASI
• Sistem informasi berbasis komputer (CBS) terdiri dari 6
bagian:
–
–
–
–
–
–
Perangkat keras
Perangkat lunak
Data/informasi
Prosedur
Komunikasi, dan
Manusia
• Komponen keempat termasuk panduan (manual) dan
prosedur dan standar untuk pemrosesan data ke dalam
bentuk informasi yang dapat dipergunakan
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
3
SISTEM INFORMASI
• Prosedur adalah serangkaian langkah-langkah spesifik yang
dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih kegiatan
pemerosesan informasi
• Prosedur pemrosesan tersebut bisa hanya dilakukan oleh
pengguna atau kombinasi dari pengguna dan spesialis
komputer
• Suatu bisnis terbentuk dari banyak prosedur,
dikelompokkan secara logis ke dalam sistem
• Jenis sistem informasi dalam organisasi adalah bervariasi
tergantung pada sifat dan struktur organisasi tersebut
• Sistem umum yang terdapat pada hampir semua organisasi
termasuk: sistem penggajian, kepegawaian, akuntansi, dan
inventaris
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
4
SISTEM INFORMASI
• Organisasi menerima data dari berbagai sumber,
termasuk pelanggan yang membeli produk atau
jasa, vendor yang memasok bahan-bahan, bank,
badan pemerintah, dan perusahaan asuransi, dsb
• Sistem informasi membantu organisasi
memeroses semua data ke dalam informasi yang
lengkap dan dapat dipergunakan
• Salah satu tujuan terpenting dari sistem informasi
adalah memenuhi kebutuhan manajemen
terhadap pengetahuan
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
5
MANAJEMEN
• Manajemen biasanya merujuk pada semua
individu dalam suatu organisasi yang memberikan
kepemimpinan dan pengarahan dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian,
supervisi (penyeliaan), dan pengawasan seluruh
kegiatan organisasi
• Setiap fungsi manajemen terlibat dalam
pengambilan keputusan
• Untuk membuat keputusan, manajer
membutuhkan informasi yang disediakan oleh
sistem informasi
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
6
FUNGSI UTAMA MANAJEMEN
– Kegiatan perencanaan mengharuskan manajer
memformulasikan tujuan dan sasaran dan
mengembangkan rencana jangka pendek dan rencana
jangka panjang untuk mencapai tujuan tersebut
– Tanggung-jawab manajemen dalam hal
pengorganisasian termasuk pengembangan struktur
organisasi dan kerangka standar, prosedur, dan
kebijakan yang dirancang untuk menjalankan kegiatan
organisasi yang berjalan
– Tanggung-jawab manajemen dalam hal kepegawaian
adalah mengidentifikasi kebutuhan personil organisasi
dan menseleksi personil dan melatih staf
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
7
FUNGSI UTAMA MANAJEMEN
– Penyeliaan merujuk pada tanggung jawab manajemen
untuk mensuvervisi pegawai, bimbingan dan konseling
yang merupakan suatu keharusan untuk menjaga para
pekerja tetap memiliki motivasi kerja yang tinggi dan
bekerja produktif menuju pencapaian sasaran
organisasi
– Pengawasan berkaitan dengan tanggung-jawab
manajemen untuk memantau kinerja organisasi dan
ekonomi serta lingkungan bisnis sehingga langkahlangkah dapat diambil untuk memperbaiki kinerja dan
keuntungan, dan memodifikasi rencana jika
diperlukan sebagai respons terhadap pasar
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
8
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
• Sistem informasi manajemen (MIS) terdiri dari prosedur
pemerosesan berbasis komputer atau manual yang menyajikan
informasi berguna, lengkap, dan tepat waktu
• Cakupan suatu MIS secara umum meliputi organisasi secara
keseluruhan dan melayani para manajer pada 3 tingkatan:
– Manajemen tingkat bawah (operasional)
– Manajemen menengah (taktis)
– Manajemen puncak (strategis)
• Tujuan utama MIS adalah memenuhi kebutuhan manajer terhadap
informasi yang
– Lebih ringkas dan relevan terhadap keputusan spesifik yang diperlukan
untuk dilakukan
– Tersedia segera dan bernilai dalam proses pengambilan keputusan
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
9
TINGKAT MANAJEMEN DAN
KEPUTUSAN YANG DIAMBIL
• Manajemen tingkat bawah (lower management) adalah
yang terbesar, menangani keputusan yang kebanyakan
dalam kerangka waktu yang relatif sempit
– disebut juga manajemen penyeliaan (suvervisory management)
– mengaktualisasikan rencana menajemen menengah dan
mengontrol operasi harian yaitu aktifitas sehari-hari yang
menjaga deruman organisasi
– contoh: kepala pelayanan sirkulasi, kepala pengadaan, dan
kepala pengatalogan dalam suatu perpustakaan
• Manajer pada level ini mengambil keputusan terstruktur
yang yang telah diatur sebelumnya dan bersifat rutin
• Contoh keputusan yang diambil misalnya apakah
keanggotaan seseorang masih berlaku atau tidak
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
10
TINGKAT MANAJEMEN DAN
KEPUTUSAN YANG DIAMBIL
• Manajemen tingkat menengah (middle management) menangani
keputusan yang mencakup sesuatu yang lebih luas dalam hal waktu dan
memerlukan pengalaman yang lebih
• Manajemen menengah memerlukan informasi untuk melakukan reviu,
peringkasan, dan analisis terhadap data historis untuk membantu
perencanaan dan pengawasan operasi dan pengimplementasian kebijakan
yang telah diformulasikan oleh manajemen puncak
• Informasi diberikan kepada manajemen menengah dalam bentuk
– Laporan ringkas yang menunjukkan jumlah dan kecenderungan
– Laporan eksepsi (pengecualian) yang menunjukkan data yang tidak biasa
(normal)
• Laporan disampaikan secara periodik, atas permintaan (on-demand), atau
yang dibuat hanya ketika kondisi tertentu terjadi
• Keputusan yang diambil biasanya bersifat semi-terstruktur (sebagian
tersturuktur dan sebagian di luar prosedur yang telah ditetapkan
sebelumnya
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
11
TINGKAT MANAJEMEN DAN
KEPUTUSAN YANG DIAMBIL
• Manajemen puncak (top management) menangani keputusan yang
mencakup sesuatu yang sangat luas dalam hal cakupan dan
kerangka waktu
• Contoh: chief executive officier (CEO), presiden, inspektur, chief
information officier (CIO), executive vice president,dan mitra senior
• Manajemen puncak terdiri dari beberapa orang yang berpengaruh
dalam empat fungsi dasar dalam suatu bisnis yaitu pemasaran,
akuntansi dan keuangan, produksi, dan penelitian dan
pengembangan
• SIM organisasi harus mampu menghasilkan informasi untuk
manajemen puncak sesuai kebutuhan baik secara periodik, atas
permintaan, maupun berdassarkan suatu peristiwa
• Keputusan yang diambil biasanya tidak tertstruktur, suatu
keputusan yang bersifat sangat kompleks
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
12
PERAN SIM DALAM ORGANISASI
• Menyediakan informasi (laporan) untuk membantu
manajer melakukan aktifitas yang berkaitan dengan bidang
sepesifik yang menjadi tanggung-jawab mereka
• Menyediakan informasi bidang di fungsi bisnis yang
membuat manajer dapatmengkoordinasikan aktifitas
bagian-bagian dalam bidang tersebut
• Fungsi-fungsi yang umum dalam suatu organisasi, termasuk
–
–
–
–
–
–
PTIK
Akuntansi dan keuangan
Produksi
Pemasaran dan penjualan
Sumber daya manusia
Pelayanan informasi (desain dan sistem informasi pendukung)
Penelitian dan pengembangan
Modul-13: Sistem Informasi
13
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
• Gaya manajemen adalah bervariasi
• Seorang manajer adakalanya mengikuti instink
mereka dan menangani situasi berdasarkan kasus
demi kasus, atau melakukan pendekatan
sistematis
• Lima langkah dalam pengambilan keputusan
–
–
–
–
–
PTIK
Pengenalan masalah dan identifikasi
Identifikasi dan evaluasi alternatif
Pemilihan alternatif
Bertindak
Menindak-lanjuti keputusan yang diambil
Modul-13: Sistem Informasi
14
JENIS INFORMASI YANG DIBUTUHKAN
DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
• Informasi dihasilkan oleh pemerosesan data yang berasal dari 3 sumber:
– Data yang dihasilkan secara internal (dihasilkan dengan sistem pemerosesan
data organisasi)
– Data yang disediakan oleh manajemen tingkat bawah dan menengah
– Data yang dihasilkan secara eksternal (dihasilkan oleh sumber-sumber di luar
organisasi)
• Informasi yang dihasilkan pada semua level manajemen harus:
–
–
–
–
–
–
–
–
PTIK
Benar (akurat)
Lengkap (mencakup semua data yang relevan)
Mutakhir (current)
Ringkas (mencakup hanya data yang relevan)
Jelas (dapat dimengerti)
Cost-effective (diperoleh dengan efisien)
Time-sensitive (didasarkan pada historis, mutakhir/informasi ke depan)
Bermakna dan berguna
Modul-13: Sistem Informasi
15
JENIS SISTEM INFORMASI DAN
KELOMPOK YANG DILAYANI
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
16
JENIS SISTEM INFORMASI
• Sistem Pemerosesan Transaksi (TPS)  mendukung
aktifitas harian
• Sistem Informasi Manajemen (MIS)  memberikan
informasi kepada manajemen menengah dengan informasi
yang diambil dari semua database organisasi
• Sistem Pendukung Keputusan (DSS)  serangkaian
program komputer khusus yang menyediakan alat dan
untuk membantu manajer dalam menganalisis informasi
dari manajemen level bawah dan menengah dan dari luar
organisasi
• Sistem Pakar (ES)  serangkaian program komputer yang
melakukan suatu tugas pada suatu tingkat kepakaran
manusia
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
17
JENIS SISTEM
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
18
HUBUNGAN ANTAR SISTEM
ESS
PTIK
MIS
DSS
KWS
TPS
Modul-13: Sistem Informasi
19
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
SUATU SIM
• Dalam pengembangan suatu SIM, tim pengembangan
proyek mengikuti tahapan siklus pengembangan sistem
(SDLC)
• Suatu pengembangan SIM yang berhasil memerlukan:
– Rencana jangka pendek dan panjang organisasi
– Komitmen dari manajemen untuk mengalokasikan personil
dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan pengembangan
– Staf spesialis teknis dengan keterampilan yang diperlukan
untuk mengembangkan bagian-bagian berbasis komputer
dari sistem didasarkan pada masukan dari pengguna
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
20
PUSAT INFORMASI
• Pusat informasi adalah sebuah bagian dalam
bagian SIM organisasi yang menawarkan kepada
karyawan perangkat keras dan perangkat lunak,
pelatihan perangkat lunak dan membantu
mendapatkan data dari sistem komputer lain dan
memberikan batuan teknis
• Pusat informasi didirikan sebagai bagian dari
sistem informasi organisasi
• Orang yang bertanggung-jawab pada pusat
informasi adalah CIO
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
21
PENGORGANISASIAN FASILITAS
KOMPUTER
• Fasilitas komputer tersentralisasi  ketika satu
bagian komputer menyediakan pemerosesan
data dan pelayanan sistem informasi
• Fasilitas komputer terdesentralisasi  ketiga
suatu organisasi menggunakan fasilitas komputer
terpisah untuk melayani kebutuhan dari setiap
unit organisasi utama
• Fasilitas komputer terdistribusi  kombinasi dari
fasilitas komputer tersentralisasi dan
terdesentralisasi
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
22
• Terima kasih
PTIK
Modul-13: Sistem Informasi
23