pembuatan program aplikasi administrasi
advertisement
PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI ADMINISTRASI INFORMASI DATA SUPPLIER DI BIRO LOGISTIK PT INDISI BANDUNG (DEVELOPING OF INFORMATION ADMINISTRATION APPLICATION PROGRAM FOR SUPPLIER DATA AT BIRO LOGISTIK IN PT INDISI BANDUNG) TUGAS AKHIR Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Oleh: Desi Rizky Apriany 095211004 POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012 A man is but the product of his thoughts. What he thinks, he becomes. Mahatma Gandhi Sakit dalam perjuangan itu hanya sementara. Bisa jadi Anda rasakan dalam semenit, sejam, sehari, atau setahun. Namun jika menyerah, rasa sakit itu akan terasa selamanya Lance Armstrong How little a thing can make us happy when we feel that we have earned it. Mark Twain All life is an experiment. The more experiments you make the better. Ralph Waldo Emerson Kadang keberhasilan baru akan tiba setelah kesulitan dialami. Maka jangan menyerah dalam menggapai keberhasilan walau kesulitan menghadang. Mario Teguh As we let our own light shine, we unconsciously give other people permission to do the same. Marianne Williamson The greatest value in life is not what you get, the greatest value in life is what you become. Jim Rohn KATA PENGANTAR Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan anugrah-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul: “Pembuatan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier di Biro Logistik PT INDISI Bandung”. Adapun tujuan dari penulisan laporan adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung. Selama menyusun laporan ini Penulis merasa masih menemui beberapa kesulitan dan hambatan, mengingat terbatasnya kemampuan dan pengetahuan penulis baik dari segi materi maupun penyajian. Diharapkan Laporan Tugas Akhir yang telah dibuat dapat bermanfaat bagi para pembaca di berbagai kalangan khususnya mahasiswa. Kritik dan saran yang membangun selalu diharapkan untuk menjadikan laporan ini lebih baik. Bandung, Juni 2012 Penulis UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penulisan Tugas Akhir, penulis mendapatkan banyak dorongan serta bantuan dari berbagai pihak sehingga laporan ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Allah SWT, atas segala rahmat-Nya yang tak terhingga dalam segala hal. 2. Papa dan Mama tercinta, Moh. Gandjar Laksana dan K. Kurniasih yang telah memberikan doa dan dukungan baik moril maupun materil sehingga dapat menyelesaikan laporan ini. 3. Drs. Mukaram, M.Ed.M. selaku dosen pembimbing yang selalu mengarahkan dan memberikan petunjuk dalam menyusun Tugas Akhir yang baik. Terima kasih atas masukan dan waktu yang telah diberikan hingga saya menyelesaikan laporan ini. 4. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si selaku ketua jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. 5. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 6. Surono, BA.SE selaku wali dosen yang selalu mengingatkan untuk mengerjakan Tugas Akhir. 7. Segenap dosen dan karyawan jurusan Administrasi Niaga yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam penyelesaian laporan ini. 8. Bapak Henry Idamanta, Ibu Reta Juwita, Bapak Cecep Barliana serta segenap karyawan PT INDISI Bandung. Terima kasih atas segala hal selama penulis melaksanakan observasi di Biro Logistik. 9. Kakakku tersayang Devi Riany Lestari dan Yogie Pujiramadhan yang telah memberikan motivasi dalam penulisan laporan ini. 10. R. Iqbal Aditiant Maulana tersayang yang telah membantu dan memberikan warna keceriaan ketika lelah datang dalam proses pembuatan hingga laporan ini selesai pada waktunya. 11. Teman-teman seperjuangan bimbingan Tugas Akhir, Dhea, Reni dan Angga yang telah saling mendukung dan berbagi info dalam menyusun laporan. 12. Teman-teman kelas 3 AB D3 terbaik, terima kasih telah membantu dan 13. Semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat disebutkan satu persatu. memberi saran dalam penyelesaian laporan ini. DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR ............................................................................................ i UCAPAN TERIMA KASIH ................................................................................ ii DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ vi DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii ABSTRAK ........................................................................................................... ix ABSTRACT ............................................................................................................x BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1 1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................1 1.2 Identifikasi Proyek ................................................................................3 1.3 Tujuan dan Manfaat ..............................................................................3 1.4 Sistematika Penulisan ...........................................................................4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................6 2.1 Administrasi ..........................................................................................6 2.1.1 Pengertian Administrasi ...............................................................6 2.1.2 Ciri Pokok Administrasi ...............................................................6 2.1.3 Fungsi Administrasi .....................................................................7 2.2 Data dan Informasi ................................................................................8 2.2.1 Pengertian Data ............................................................................8 2.2.2 Pengertian Informasi ....................................................................9 2.2.3 Karakteristik Informasi ..............................................................10 2.2.4 Manfaat Informasi ......................................................................11 2.2.5 Database.....................................................................................11 2.2.6 Supplier ......................................................................................13 2.3 Perancangan Sistem ............................................................................14 2.4 Flow Chart System ..............................................................................15 2.5 Data Flow Diagram (DFD) ................................................................18 2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................................20 2.7 Alat Bantu Proyek ...............................................................................22 BAB III HASIL PROYEK .................................................................................26 3.1 Rancangan Proyek ...............................................................................26 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ....................................................26 3.1.1.1 Gambaran Singkat Biro Logistik PT INDISI Bandung .31 3.1.2 Perancangan DFD (Data Flow Diagram) ..................................32 3.1.3 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram).....................40 3.1.4 Perancangan Flowchart ..............................................................40 3.1.5 Perancangan Database ...............................................................47 3.2 Prosedur Kerja ....................................................................................47 3.3 Pembuatan Proyek ...............................................................................50 3.3.1 Pembuatan Struktur Menu Program ...........................................50 3.3.2 Pembuatan Desain Tampilan Program .......................................51 3.3.3 Pembuatan Database ..................................................................55 3.3.4 Pembuatan Proyek Baru Pada Software Visual Basic 6.0 ..........55 3.4 Hasil Kegiatan .....................................................................................56 3.4.1 Hasil Observasi Kondisi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung ..................................................................56 3.4.2 Hasil Perancangan Dan Pembuatan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung ...................................................................58 3.4.3 Kelebihan Dan Kekurangan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung ....64 3.5 Pembahasan .........................................................................................65 3.5.1 Kondisi Awal Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung ....................................................................................65 3.5.2 Perancangan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung .............................66 3.5.3 Pembuatan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung .............................67 3.5.4 Kelebihan dan Kekurangan Program Aplikasi Administrasi Informasi Data Supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung ....68 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................69 4.1 Kesimpulan .........................................................................................69 4.2 Saran ...................................................................................................70 DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................71 LAMPIRAN LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 6 LAMPIRAN 7 LAMPIRAN 8 LAMPIRAN 9 DAFTAR LAMPIRAN Surat Permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Surat Persetujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Surat Keterangan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Surat Rekomendasi Perusahaan Formulir Kegiatan Bimbingan Transkrip Wawancara Form Uji Coba Contoh Data Supplier di Biro Logistik PT INDISI Bandung Bukti Hadir Sidang Tugas Akhir DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1 Jenjang Data .................................................................................... 13 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT INDISI Bandung .......................................30 Gambar 3.2 DFD Level Context ..........................................................................33 Gambar 3.3 DFD level 0 ......................................................................................34 Gambar 3.4 DFD level 1 Proses 1 Pengolahan Data User ..................................35 Gambar 3.5 DFD level 1 Proses 2 Pengolahan Data Supplier ............................36 Gambar 3.6 DFD level 1 Proses 3 Pengolahan Data Barang...............................38 Gambar 3.7 DFD level 1 Proses 4 Cetak Laporan ..............................................39 Gambar 3.8 Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) ..........................40 Gambar 3.9 Flowchart Login. .............................................................................41 Gambar 3.10 Flowchart Input Data......................................................................42 Gambar 3.11 Flowchart Hapus Data ...................................................................43 Gambar 3.12 Flowchart Edit Data ......................................................................44 Gambar 3.13 Flowchart Cari Data .......................................................................45 Gambar 3.14 Flowchart Laporan . .......................................................................46 Gambar 3.15 Prosedur Kerja .................................................................................48 Gambar 3.16 Pembuatan Desain Tampilan Program ...........................................51 Gambar 3.17 Desain Menu Login .........................................................................51 Gambar 3.18 Desain Menu Utama ........................................................................52 Gambar 3.19 Desain Form Data Barang ...............................................................53 Gambar 3.20 Desain Form Data Supplier .............................................................53 Gambar 3.21 Desain Form Data User ..................................................................54 Gambar 3.22 Desain Menu Laporan .....................................................................54 Gambar 3.23 Form Data Barang ...........................................................................55 Gambar 3.24 Form Data Supplier .........................................................................55 Gambar 3.25 Tampilan Software Visual Basic 6.0 ...............................................56 Gambar 3.26 Flowchart Kondisi Awal Data Supplier ..........................................58 Gambar 3.27 Tampilan Login ...............................................................................59 Gambar 3.28 Tampilan Menu Utama....................................................................60 Gambar 3.29 Tampilan Data Barang ....................................................................60 Gambar 3.30 Tampilan Data Supplier ..................................................................61 Gambar 3.31 Tampilan Data User ........................................................................62 Gambar 3.32 Tampilan Menu Laporan .................................................................62 Gambar 3.33 Tampilan Laporan Print Preview ....................................................63 Gambar 3.34 Tampilan Menu Ganti Password.....................................................63 DAFTAR TABEL Hal 2.1 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flowchart ................16 Tabel Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 2.5 Tabel 3.1 Simbol DFD .........................................................................................18 Hubungan One to One ........................................................................20 Hubungan One to Many ......................................................................21 Hubungan Many to Many.....................................................................22 Database ..............................................................................................47 ABSTRAK Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna dan memberikan manfaat bagi penerima informasi dan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pada saat ini atau masa yang akan datang. Diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah data menjadi sebuah informasi agar informasi dapat digunakan dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi tersebut. Dalam perencanaan pengadaan material atau peralatan proyek dibutuhkan dengan cepat informasi mengenai data supplier yang menyediakan material atau peralatan proyek yang dibutuhkan. Data supplier Biro Logistik PT INDISI Bandung berupa data yang berbentuk kertas, sehingga dalam pencarian data dibutuhkan waktu yang lama dikarenakan data dibaca satu-persatu. Selain itu penambahan data supplier, data ditulis di kolom kosong sehingga tidak dalam tersusun sesuai abjad nama supplier. Untuk mendukung pencarian data supplier dengan cepat dan tepat, dibuatlah program aplikasi data supplier meliputi pengolahan dan pencarian data supplier dan data barang. Hasil pembuatan program aplikasi data supplier ini adalah form data barang, form data supplier digitasi, form data user dan sebagai hasil akhir program aplikasi adalah laporan mengenai data barang, data supplier dan data user. Manfaat dari program aplikasi ini adalah mempercepat dan mempermudah dalam mengolah, mencari dan menyajikan laporan data supplier. Selain itu, program aplikasi data supplier yang telah dibuat dilengkapi dengan buku panduan untuk memberikan petunjuk bagi perusahaan dalam mengoperasikan program aplikasi. Dalam pengembangan program aplikasi ini sebaiknya perusahaan menambahkan field specification barang agar dalam pencarian data lebih mudah dan merinci. Kata Kunci: aplikasi, data supplier, informasi, program. ABSTRACT Information is data that has been processed into forms that are meaningful and provide benefits to recipients of information and as a basis for current or future decision making. Needed a system that can process data into an information so that information can be used appropriately and in accordance with user needs. In planning for the procurement of materials or project equipment needed to quickly information about the data supplier who provides materials or projects equipment needed. Data supplier PT INDISI Bandung Logistics Division of the data in the form of paper, so that the data search takes a long time because the data is read one by one. Besides the addition of a data supplier, data is written in the blank so name the supplier not arranged alphabetically. To support the for data suppliers quickly and precisely, made an application program search suppliers include the data processing and searching data supplier and goods. The results of the application program making is a goods of data form, supplier of data digitization form, users of data form, and as a result of the end application program is a report on the data goods, data suppliers and data users. The benefits of this application program is to accelerate and simplify the process, finding and presenting the report the data supplier. In addition, the application program that has made is equipped with a manual book to provide guidance for the company to operate the application program. In developing this application program should add a field specification goods company in the search for data more easily and detailing. Keywords: applications, suppliers data, information, program. DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulfikli. (2001). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Amsyah, Zulkifli. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Amsyah, Zulfikli. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi perkantoran untuk manajer dan staff. Jakarta: Visi Media. J. Simanjuntak, Payaman. (2009). Manajemen Hubungan Industrial. Jala Permata Aksara: Jakarta Kallaus, Norman dan B.Lewis Keeling. (2001). Administrative Management (9th Ed). United Kingdom: South Western. Office Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju Nugroho, Eko. (2008). Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi, & Perkembangannya. Yogyakarta: Andi Nuraida, Ida. (2008). Manajemen administrasi perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Prawirosentono, Suyadi. (2009). Manajemen operasi (analisis dan studi kasus). Jakarta. Bumi aksara. PT INDISI Engineering & Construction-Trading. Company Profile. Bandung PT INDISI Engineering & Construction-Trading. Job Description. Bandung Quible, Zane K. (2001). Administrative Office Management an Introduction (Seventh Edition). New Jersey: Prentice Hall. Sedarmayanti. (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: CV Mandar Maju. Manajemen Silalahi, Ulbert. (2009). Studi Tentang Ilmu Administrasi Konsep, Teori & Dimensi. Bandung: Sinar Baru Algensindo. Sukoco, Badri Manir. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern. Jakarta: Erlangga. Sutabri, Tata. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Winarno, Wing Wahyu. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP (unit penerbit dan percetakan) AMP YKPN Maddy. (t.t) Pengertian Supplier. Diakses tanggal 17 http://ammarawirausaha.blogspot.com/2010/02/pemasok.html Mei 2012 Komponen Visual Basic 6.0. (t.t) Diakses tanggal 19 Mei 2012 http://tips-belajarinternet.blogspot.com/2009/09/komponen-visual-basic-60.html CURRICULUM VITAE Lengkap Nama : Desi Rizky Apriany Nama Panggilan : Desi Jenis Kelamin : Perempuan Tempat, tanggal lahir : Bandung, 13 April 1991 Alamat : Jl. Rancaherang No. 2 RT 08 RW 01 Kel. Sarijadi Kec. Sukasari Bandung 40151 Nomor telepon : 08562161213 / 022-2015124 Email : [email protected] Status : Belum menikah Tinggi, Berat Badan : 158 cm, 50 kg Agama : Islam PENDIDIKAN FORMAL No. Sekolah Tahun Kelulusan Bidang studi 1. SMPN 44 Bandung 2006 - 2. SMAN 2 Bandung 2009 IPS 3. Politeknik Negeri Bandung 2012 Administrasi Bisnis PENDIDIKAN INFORMAL KAN FORMA Tahun 2009 2009 2009 2010 Kursus/Presetasi Natiquet Training Latihan Dasar Kedisiplinan Program Pengenalan Kehidupan Kampus (PPKK) Outbond Student and Gathering (Outstanding) Seminar ‘Everyone Can be a Leader’ Seminar wirausaha ‘COASTER’ Table Manner 2010 Beauty Class G. H. Universal Hotel Bandung POLBAN 2012 English Proficiency POLBAN 2009 2010 2010 Tempat POLBAN POLBAN POLBAN Pelaksana POLBAN Kalifa Syari’a Consultant POLBAN POLBAN CANOE POLBAN HMAN POLBAN Administrasi Bisnis 2008 POLBAN dan G.H.Universal Hotel POLBAN dan Sariayu Martha Tilaar UPT Bahasa POLBAN PENGALAMAN KERJA Waktu Organisasi/Keterangan Agustus-November 2011 Praktek kerja lapangan di Unit Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum dan Keuangan Politeknik Negeri Bandung 1 Feb 2012-30 April 2012 Praktek kerja lapangan di PT Indisi Engineering & Construction-Trading Bandung PENGALAMAN ORGANISASI Tahun Organisasi/Keterangan 2004 Bendahara Majalah Dinding “Fousma” SMPN 44 Bandung 2005 Bendahara Majelis Perwakilan Kelas SMPN 44 Bandung 2006 Bendahara “Pagelaran 344” SMPN 44 Bandung 2007 Anggota Kesekretariatan Super Bazzar ‘Level 2’ SMAN 2 Bandung 2007 Sekretaris Karang Taruna ‘PAKU PAYUNG’ 2010 Anggota Divisi Pajak Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga 2011 Ketua Divisi Pajak Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga 2011
