BAB 2 LANDASAN TEORI 2. 1 Teori – teori Umum Sebelum

advertisement
BAB 2
LANDASAN TEORI
2. 1
Teori – teori Umum
Sebelum melakukan penelitian, seorang peneliti perlu menyusun
kerangka teori. Fungsi dari teori dalam melakukan penelitian adalah membantu
peneliti menerangkan fenomena sosial atau fenomena alami yang menjadi pusat
perhatian peneliti. Teori merupakan himpunan konstruk (konsep), definisi, dan
proposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dengan
menjabarkan relasi di antara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala
tersebut. (Rachmat, 2008:43) Dengan adanya kerangka teori peneliti akan
memiliki landasan dalam menetukan tujuan penelitiannya.
Teori-teori yang relevan dengan penelitian ini adalah komunikasi,
komunikasi interpersonal, komunikasi organisasi, komunikasi organisasi formal,
komunikasi vertikal (downward communicaton & upward communication).
2.1.1
Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari
kata Latin communis yang berarti “sama”, sedangkan communico, communication,
atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah
pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal komunikasi, yang
10
11
merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi
menyarankan bahwa suatu pikiran, makna, atau suatu pesan dianut secara sama.
(Deddy Mulyana, 2007: 46).
Komunikasi menurut Harold Laswell yang diterjemahkan oleh Suprapto
(2011: 6) mengatakan bahwa, “Komunikasi adalah proses yang menggambarkan
siapa (who), mengatakan apa (says what), dengan cara apa (in what channel),
kepada siapa (to whom), dengan efek apa (with what effect)”
Komunikasi dapat diartikan juga sebagai bentuk interaksi manusia yang
saling berpengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja.
Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga
dalam ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi (Cangara, 2002:20)
Jadi menurut peneliti, komunikasi adalah suatu proses interaksi manusia
antara dua orang atau lebih dimana di dalam proses tersebut ada siapa yang
memberikan informasi (who), pertukaran pesan atau informasi (says what),
menggunakan cara apa (in what channel), kepada siapa pesan disampaikan (to
whom), dengan efek apa (with what effect), serta tidak hanya dibatasi pada
komunikasi dengan bahasa verbal saja, tetapi ekspresi wajah, lukisan, seni,
maupun tekonologi dengan tujuan berbagi makna atau pemikiran (idea).
2.1.2
Komunikasi Interpersonal
Berbicara mengenai suatu organisasi, tidaklah terlepas dari karyawan
yang berada di dalam organisasi tersebut. Apabila kita amati, komunikasi yang
berlangsung sehari-hari dalam organisasi, kita akan melihat adanya proses
12
komunikasi interpersonal di antara anggota-anggota organisasi dari tingkatan
manajemen puncak (top management) hingga karyawan operasional di tingkat
paling rendah. Meskipun komunikasi interpersonal juga berlangsung pada proses
komunikasi tertulis, namun pengaruhnya terhadap sikap dan perilaku anggotaanggota organisasi lebih terasa pada proses komunikasi tatap muka dibandingkan
dengan komunikasi tertulis.
Komunikasi Interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara
seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang
yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005:158-159).
Menurut Devito, komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan
oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil
orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan
umpan balik segera (Effendy, 2003:30).
Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah
komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap
paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang,
karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung,
komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat
komunikasi
dilancarkan,
komunikator
mengetahui
secara
pasti
apakah
komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat
memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya
(Sunarto, 2003:13)
13
Jadi menurut peneliti, komunikasi interpersonal adalah proses pengiriman
dan penerimaan pesan-pesan antara dua orang atau lebih, dengan beberapa efek
dan beberapa umpan balik seketika. Komunikasi interpersonal ini merupakan
komunikasi yang paling efektif karena feedback cepat diberikan, jika berlangsung
tatap muka dapat melihat komunikasi non verbal dari komunikan. Komunikasi
interpersonal sangat berpengaruh dalam organisasi karena karyawan dengan
atasan akan menggunakan komunikasi interpersonal untuk memperlancar aliran
komunikasi antara atasan dan bawahan (downward communication) ataupun
sebaliknya (upward communication).
2.1.2.1
Klasifikasi Komunikasi Interpersonal
Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan
klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial,
interogasi atau pemeriksaan dan wawancara.
a. Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota
famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional
yang kuat.
b. Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang
secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi
pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua
orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat
di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya.
14
c. Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada
dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari
yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barangbarang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk
mengetahui kebenarannya.
d.
Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di
mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab.
Misalnya atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari
informasi mengenai suatu pekerjaannya.
2.1.3
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal
maupun informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari
komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga
komunikasi interpersonal dan adakalanya juga komunikasi publik. Komunikasi
formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke
bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi
informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar
sejawat, juga termasuk gossip.
Istilah organisasi bersumber dari kata Latin organization yang berasal
dari kata kerja yang juga merupakan kata Latin, organizare, yang berarti “to form
as or into a whole consisting of independent or coordinated parts” (membentuk
15
sebagai atau menjadi keseluruhan dan bagian-bagian yang saling bergantung atau
terkoordinasi) (Effendy,2003:114)
Dengan kata lain, secara harfiah organisasi berarti paduan dari bagianbagian yang saling bergantung satu sama lainnya. Definisi organisasi menurut
Rogers dan Rogers yaitu : “Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan
pembagian tugas” (Rogers dan Rogers dalam Effendy, 2003:114). Rogers dan
Rogers memandang organisasi sebagai suatu struktur yang melangsungkan proses
pencapaian tujuan yang telah ditentukan, dimana operasi dan instruksi di antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya berjalan secara harmonis, dinamis
dan pasti.
Menurut Pace dan Faules, “Suatu pendekatan subjektif memandang
organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang-orang. Organisasi terdiri dari
tindakantindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang-orang.
Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus
berubah yang dilakukan antara orang-orang antara yang satu dengan lainnya dan
tidak eksis secara terpisah dari orang-orang yang perilakunya membentuk
organisasi tersebut. Sedangkan pandangan objektif menyarankan bahwa sebuah
organisasi adalah sesuatu yang bersifat fisik dan kongkret, dan merupakan struktur
dengan batasbatas yang pasti. Istilah “organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu
yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan”
(Mulyana,2005:11).
16
Pernyataan Pace dan Faules tersebut memperlihatkan bahwa dalam
pandangan subjektif organisasi merupakan kegiatan yang dilakukan orangorang
yang satu sama lain saling berinteraksi. Sedangkan pandangan objektif
menganggap organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun
kedudukan yang memungkinkan semua individu tersebut memiliki perbedaan
posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di samping itu,
dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Mengacu pada pendapat Aristoteles dalam jurnal ilmiah karya Gail
Winslow (2010), komunikasi merupakan sebuah proses bukan peristiwa. Pesan
harus sesuai kepada target dan disebarluaskan melalui berbagai saluran untuk
didengar dan yang lebih penting, dipertahankan. Kemudian membuat program
komunikasi internal untuk meluruskan strategi bisnis, menghasilkan komitmen
karyawan, teknologi yang memanfaatkan dan memelihara tindakan yang
menimbulkan kepercayaan.
Sedangkan Goldhaber mengemukakan bahwa: ”Komunikasi organisasi
adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan
hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan
yang
tidak
pasti
atau
selalu
berubah-ubah”
(Goldhaber
dalam
Muhammad,2002:67).
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan
pertukaran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari
17
suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan (Pace dan Faules dalam Mulyana,2005:31).
Definisi di atas memperlihatkan bahwa adanya pertunjukan dan
pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi. Pertunjukan dan pertukaran pesan
merupakan penyampaian dan penerimaan informasi yang menurut Pace dan
Faules, dalam penyampaian dan penerimaan informasi ke seluruh unit-unit
organisasi merupakan salah satu tantangan besar dalam organisasi. Proses
penyampaian dan penerimaan informasi berhubungan dengan aliran informasi.
Dengan landasan pengertian komunikasi dan organisasi sebagaimana
yang telah diuraikan di atas, maka terdapat batasan tentang komunikasi
organisasi, yaitu komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi
dalam konteks organisasi. Atau dengan definisi yang disebutkan Goldhaber,
komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages
within a network of independent relationship) (Sendjaja, Rahardjo dan
Pradekso,2004:133).
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas
komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan
suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip
dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
18

kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu
atasan

rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak
dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang
diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai
suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.

divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu
derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran
organisasi dengan suatu cara efisien.

tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak
untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan
keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat
yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umummelalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terusmenerus.
2.1.4
Komunikasi Organisasi Formal
Komunikasi
dalam
organisasi
juga
dapat
digolongkan
menjadi
komunikasi formal dan komunikasi informal. Dasar dari penggolongan ini adalah
19
gaya, tatakrama, dan pola aliran informasi dalam perusahaan (Abdullah Masmuh,
2010:14)
Komunikasi organisasi formal terjadi bila pesan-pesan atau informasi
dikirimkan, ditransfer, dan diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi
yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi; yang biasanya disebut rantai
komando. (Abdullah Masmuh, 2010:14)
Mengacu pada pendapat Miftah Thoha (2010) seperti yang dikutip dalam
jurnal ilmiah, komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang
mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur
organisasi.
Dalam komunikasi organisasi formal terdapat pula komunikasi ke bawah,
komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran atau
diagonal.
Di dalam skripsi ini, yang dibahas oleh peneliti adalah komunikasi ke
bawah
(downward
communication).
communication)
dan
komunikasi
ke
atas
(upward
20
2.1.5 Komunikasi ke bawah (Downward Comunication)
2.1.5.1 Definisi Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para
atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Menurut Davis, komunikasi ke bawah
dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan
berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya
kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para
pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok
manajemen (Wayne Pace & Don F. Faules, 2005:184). Menurut Lewis (1987)
komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap,
membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena
salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan
mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
(Arni Muhammad, 2007:108)
Mengacu pada teori model komunikasi Shanon Weaver seperti yang
dikutip oleh Mulyana (2007:149-150) hal ini melukiskan dimana suatu sumber
menciptakan pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran
kepada
penerima yang mencipta ulang pesan tersebut, dimana gangguan akan selalu ada
dalam saluran bersama pesan tersebut yang diterima oleh penerima Sementara
itu, titik berat komunikasi organisasi seringkali bergerak ke arah manajerial yang
perhatian utamanya adalah komunikasi ke bawah, kemudian komunikasi ke atas
dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu ( Pace & Faules, 2005:185;191).
21
Mengacu pada pendapat Lisa Ward, ketika terjadi sebuah krisis ekonomi
dalam perusahaan komunikasi ke bawah sangatlah penting untuk dilakukan,
pemimpinlah yang langsung mengkomunikasikan masalah yang terjadi,
menetapkan visi untuk masa depan dan memotivasi para pekerja mereka.
Sehingga
perusahaan
mereka
mampu
mempertahankan
(atau
bahkan
meningkatkan) tingkat keterlibatan karyawan, dan dapat terlepas dari krisis.
Gambar 2.1. Komunikasi ke bawah
Direktur Utama
Manajer
Pemasaran
Manajer
Produksi
Divisi
Penjualan
Divisi
Promosi
Divisi
Pabrik
Manajer
Keuangan
Divisi
Penelitian
Divisi
Divisi
Akuntansi Pendanaan
Manajer
SDM
Divisi
Divisi
Karyawan
Sumber: Peneliti
2.1.5.2 Tipe Komunikasi ke bawah
Menurut Katz & Kahn ada lima jenis informasi yang biasa
dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, sebagai berikut (Pace & Faules,
2005:185) :
22
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Hal ini dijelaskan pula di dalam buku Komunikasi Organisasi karangan
Dr. Arni Muhammad dimana secara umum komunikasi ke bawah dapat
diklasifikasikan menjadi lima tipe yaitu (Arni Muhammad, 2007: 108-109) :
1) Instruksi Tugas
Instruksi tugas / pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada
bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan
bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi bisa berupa perintah
langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu,
alat – alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan – pesan
tugas dan sebagainya.
2) Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan
aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam
organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari
komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan
mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya
pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan
memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila
23
pimpinan mengganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi
diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional
yang banyak.
3) Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan
raisonal. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas
dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota
organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4) Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan
dengan praktik – praktik organisasi, peraturan – peraturan organisasi,
keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan
intruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah
contoh dari pesan informasi.
5) Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan
individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana
dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap
melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan
yang
mengkritik
pekerjaannya,
berarti
pekerjaannya
sudah
memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaanya karyawan kurang baik
24
balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap
karyawan tersebut.
Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur
hierarki dalam organisasi. Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan itu
bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut turut. Yang perlu diperhatikan
oleh juga ketika pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah, pimpinan
hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan
dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
2.1.5.3 Metode Komunikasi ke bawah
Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan
berbagai metode. Pace mengemukakan empat klasifikasi metode untuk itu yaitu :
metode lisan, tulisan, gambar, dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar
(Muhammad,2007:114).
Menurut Level & Galle ada enam kriteria yang sering digunakan untuk
memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai, yaitu :
1. Ketersediaan. Metode – metode yang tersedia dalam organisasi
cenderung dipergunakan. Setelah menginvertasikan metode yang
tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat
ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
25
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk
penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan
atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak,
metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan, yang
penting informasi cepat sampai.
3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan
paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang
ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan
sekadar
menyampaikan
informasi,
dapat
dilakukan
dengan
pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan
masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknik tertulis adalah
metode yang dipilih.
5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah
dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi
tersebut.
Dalam
lingkungan
pelatihan
mungkin
diinginkan
menggunakan metode yang memungkinkan dan mendorong peserta
pelatihan untuk bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam
kasus seperti ini, pertemuan tatap-muka, mungkin menjadi metode
yang dipilih.
6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan
pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima
untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang
26
tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan
pemahaman pegawai yang menerimanya. Brosur – brosur yang berkilat
– kilat sebaiknya tidak digunakan bila komunikator merasa tidak
mampu membuatnya; bila tingkat pendidikan pegawai terbatas,
instruksi manual yang rumit mungkin bukan metode yang baik
digunakan (Pace dan Don F, 2005:187-188).
Selanjutnya mana metode yang paling efektif dan paling sering digunakan
oleh pimpinan telah pula diteliti oleh para ahli. Level mengadakan survei
mengenai pemakaian berbagai macam metode yang dikombinasikan dengan
situasi tertentu dalam organisasi. Metode yang diteliti adalah metode lisan saja,
tulisan saja, lisan kemudian diikuti tulisan dan metode tulisan yang diikuti lisan.
Dari hasil surveinya ini disimpulkan bahwa metode yang paling efektif adalah
metode lisan pada 6 situasi dari 10 situasi. (Lihat tabel 2.1)
Selain dari itu juga ditemukan bahwa metode lisan saja yang paling
efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau menyelesaikan
perselisihan di antara anggota organisasi.
Metode tulisan saja yang paling efektif digunakan untuk memberikan
informasi yang memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan
informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal.
27
Tabel. 2.1. Metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan
pegawai dalam sepuluh situasi berbeda
No
SITUASI
PALING EFEKTIF
1.
Penyampaian informasi yang
memerlukan tindakan segera
pegawai
Lisan diikuti tulisan.
PALING TIDAK
EFEKTIF
Tulisan saja.
2.
Informasi yang memerlukan
tindakan pegawai pada waktu
mendatang
Tulisan saja.
Lisan saja.
3.
Penyampaian informasi yang
bersifat umum
Tulisan saja.
Lisan saja.
4.
Penyampaian arahan atau
perintah perusahaan
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
5.
Penyampaian informasi
mengenai perubahan
kebijakan perusahaan yang
penting
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
6.
Penyampaian kemajuan kerja
kepada penyelia langsung
anda
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
7.
Promosi kampanye keamanan
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
8.
Pemberian pujian kepada
pegawai atas prestasi kerjanya
Lisan diikuti tulisan.
Tulisan saja.
9.
Pemberian teguran kepada
pegawai
atas
kelalaian
kerjanya.
Lisan saja.
Tulisan saja.
10.
Penyelesaian perselisihan di
antara para pegawai mengenai
masalah kerja
Lisan saja.
Tulisan saja.
Sumber: Dale L. Level, Jr., “Communication Effectiveness: Method and Situation”,
Journal of Bussiness Communication
28
Hasil penelitian Level yang menyatakan metode yang paling efektif
adalah metode lisan diikuti tulisan, disokong oleh hasil penelitian Dahle. Mereka
juga menyatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan metode tulisan saja
kurang efektif (Muhammad, 2007:115-116).
Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah
sebagai berikut :
1. Metode Lisan
a) rapat, diskusi, seminar, konferensi
b) wawancara
c) telepon
d) kontak interpersonal
e) laporan lisan
f) ceramah
2. Metode Tulisan
a) surat
b) memo
c) telegram
d) majalah, surat kabar
e) deskripsi pekerjaan
f) panduan pelaksanaan pekerjaan
g) laporan tertulis
h) pedoman kebijaksanaan
29
3. Metode Gambar
a) grafik
b) poster
c) peta
d) slide
e) film
f) foto
(Muhammad, 2007: 116)
2.1.5.4 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke
bawah (downward communication)
Arus komunikasi atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar.
Arus komunikasi ini dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain sebagai
berikut:
1.
Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan
gangguan dalam pesan.
2.
Kepercayaan pesan terhadap tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan
daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.
Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan
30
secara tertulis. Hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan itu
akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk tulisan.
3.
Pesan yang berlebihan
Karena banyaknya pesan yang dikirimkan secara tertulis maka
karyawan dibebani oleh memo-memo, bulletin, surat pengumuman
dan lain-lain sehingga banyak sekali pesan yang harus dibaca oleh
karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya
cenderung untuk tidak membacanya.
Banyak karyawan hanya
membaca pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya yang
lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4.
Pemilihan waktu
Pemilihan waktu mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan
hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman
pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Bila pesan dikirimkan tidak pada saat yang dibutuhkan oleh
karyawan maka mungkin akan mempengaruhi efektivitasnya.
5.
Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya
diterima oleh mereka. Penyaringan pesan disebabkan oleh
bermacam-macam faktor, diantaranya perbedaan persepsi diantara
karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan
perasaan kurang percaya kepada supervisor. Menurut Melinger,
31
karyawan yang kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin
menghambat pesan supervisi. (Muhammad, 2007:110)
2.1.6 Komunikasi ke atas (Upward Communication)
2.1.6.1 Definisi Komunikasi ke atas
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir
dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat
yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada
pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari
Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan
moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan
(Muhammad, 2004, p.116).
Gambar 2.2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Direktur Utama
Manajer
Produksi
Divisi
Penjualan
Divisi
Promosi
Manajer
Keuangan
Manajer
Pemasaran
Divisi
Pabrik
Divisi
Penelitian
Divisi
Divisi
Akuntansi Pendanaan
Manajer
SDM
Divisi
Divisi
Karyawan
Sumber: Peneliti
32
Pentingnya komunikasi ke atas disebabkan beberapa alasan, menurut
Sharma seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:190) aliran informasi ke atas
memberi informasi berharga untuk pembaharuan keputusan oleh mereka yang
mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang – orang lainnya.
Sedangkan menurut Planty dan Machaver seperti dikutip oleh Pace dan Don
(2005:190) komunikasi ke atas menambahkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan
pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran – saran mengenai operasi
organisasi.
Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas
menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari
bawahan mereka yang (Pace dan Faules, 2005:190):
1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan tentang pekerjaan
mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu
mendatang.
2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan
bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.
3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit
mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.
4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang
pekerjaan mereka/rekan kerja mereka, dan organisasi.
33
2.1.6.2 Fungsi Komunikasi ke atas
Menurut Pace komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai
tertentu, fungsinya sebagai berikut :
1.
Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan
bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana
baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
2. Arus komunikasi ke atas memberi informasi yang berharga bagi
pembuatan keputusan.
3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan
terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk
menanyakan pertanyaan, mengajukan ide–ide dan saran–saran tentang
jalannya organisasi.
4. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus
muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah
bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi
yang ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah –
masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam
tugas – tugasnya dan organisasi. (Pace dan Faules, 2005:190)
Smith mengatakan komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi
pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang
34
disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan
untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi
departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2007:117).
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada
atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.
Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan
saran dan mengajukan pertanyaan Komunikasi ini mempunyai efek pada
penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan
pembaruan (Muhammad, 2004, p.116).
2.1.6.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke
atas (upward communication)
Arus komunikasi bawahan kepada atasan tidaklah selalu berjalan lancar,
bahkan seringkali mengalami hambatan yang dikarenakan beberapa alasan.
Menurut Sharma, seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:191-192) ada empat
alasan tersebut yaitu:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan
mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan
cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah
sepakat dengan penyelia mereka.
35
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah
pegawai. Pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer mereka
tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak
memberikan tanggapan terhadap masalah pegawai dan mungkin
menahan komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka
terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan
pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberikan
penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar
saluran komunikasi ke atas tetap terbuka.
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan
tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi
penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat
menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak tanggap
pada apa yang dikatakan bawahan tersebut.
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ke atas antara
lain adalah :
1. Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan
pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.
2. Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan
oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan dari pada komunikasi
yang bersifat negatif.
36
3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung
kebijaksanaan yang baru.
4. Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu
langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5. Komunikasi ke atas lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai
daya tarik secara intuitif bagi penerima. (Muhammad, 2001:119).
2.1.6.4 Prinsip-Prinsip Komunikasi ke Atas
Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Machaver adalah
sebagai berikut :
1. Program komunikasi ke atas langsung terus-menerus
2. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin.
3. Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan
dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih
rendah.
4. Program komunikasi ke atas yang efektif, memerlukan pengambilan
tindakan berespon terhadap masalah.
5. Program komunikasi yang efektif, memerlukan pendengaran yang
obyektif.
6. Program komunikasi ke atas yang efektif, menggunakan bermacammacam
media
dan
metode
(Muhammad,Arni 2001:121)
untuk
memajukan
informasi
37
2.2
Teori – teori Khusus
Ada beberapa teori khusus yang mendukung peneliti dalam melakukan
penelitian. Teori khusus ini merupakan bagian dari teori komunikasi organisasi,
dimana teori inilah yang dapat membantu peneliti dalam mendalami fenomena
sosial yang terjadi dalam ruang lingkup penelitian.
2.2.1 Teori Struktur Organisasi
2.2.1.1 Definisi struktur organisasi
Dalam konteks desain organisasi, struktur organisasi didefinisikan
sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja
jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau
tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Robbins dan Coulter mendefinisikan struktur organisasi sebagai
penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dan dikelompokkan secara formal.
Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif
terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Coulter,
2005:254).
Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan
mendesain struktur organisasi. Keenam elemen tersebut meliputi :
1. Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam
organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
38
2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan
pekerjaan secara bersama-sama
3. Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang
membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan
siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri
merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk
memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut
dipatuhi
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh
seorang manajer secara efisien dan efektif
5. Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat
pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam
organisasi
6. Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam
organisasi dilakukan. (Stephen P. Robbins, 2003:176)
2.2.1.2. Desain organisasi
1. Struktur Sederhana (simple structure)
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar
departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang
terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.
39
Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di
mana manajer dan pemilik adalah sama.
Kekuatan
kesederhanaanya.
utama
dari
Cepat,
struktur
fleksibel,
tidak
sederhana
ini
mahal
untuk
terletak
dikelola,
pada
dan
akuntabilitasnya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah tidak bisa diterapkan
pada organisasi yang besar. Hal ini karena ketika diterapkan pada organisasi
yang besar dimana formalisasi-nya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi
akan menyebabkan kelebihan beban (overload) informasi di puncak.
Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena tergantung kepada satu
orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi. (Stephen P. Robbins,
2003:186-188)
2. Struktur Birokrasi
Struktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi
yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang
sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen
fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan
keputusan mengikuti rantai komando.
Kekuatan
utama
birokrasi
adalah
terletak
pada
kemampuannya
menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien. Menyatukan
beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional menghasilkan
skala ekonomi, duplikasi yang minim pada personel dan peralatan, dan karyawan
40
memiliki kesempatan untuk berbicara “dengan bahasa yang sama” di antara
rekan-rekan sejawat mereka.
Sedangkan kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam
mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi, kurang inovatif dan birokrasi
hanya efisien sepanjang karyawan menghadai masalah-masalah yang sebelumnya
sudah diatur dengan jelas cara penyelesaiannya. Artinya, ketika dihadapkan pada
permasalahan baru, struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena
diperlukan aturan-aturan baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut.
(Stephen P. Robbins, 2003:188-189)
3. Struktur Matrik
Struktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang
ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur
ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang,
labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll.
Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan
para
spesialis,
yang
meminimalkan
jumlah
yang
diperlukan
sembari
memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk
seluruh produksi. Kelemahan departementalisasi fungsional adalah sulit
mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan
mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.
41
Karakteristik struktur matrik ia mematahkan konsep kesatuan komando.
Karyawan yang berada dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal manajer
produksi dan manajer fungsional).
Kelemahan utama dari struktur matrik adalah sering menyebabkan
kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran
sekaligus dapat menciptakan konflik. (Stephen P. Robbins, 2003:189-191)
2.3
Kerangka Pikir
Manusia sebagai tenaga kerja atau pegawai agar tambah tumbuh dan
berkembang dengan baik secara bersemangat dalam melakukan aktivitas kerjanya
maka sangat penting perusahaan atau organisasi memberikan perhatiannya kepada
pegawai dengan perhatian yang baik. Pegawai akan dapat menjalankan fungsinya
dengan baik sehingga prestasi kerja pegawai dapat meningkat dan mendorong
pencapaian tujuan organisasi. Salah satu faktor yang mempengaruhi semangat kerja
pegawai adalah komunikasinya.
Komunikasi dengan karyawan merupakan salah satu faktor yang secara
tidak langsung berpengaruh terhadap semangat kerja pegawai, baik secara vertikal,
horizontal maupun diagonal. Terutama dalam berkomunikasi antara atasan kepada
bawahan (downward communication) dan dari bawahan kepada atasan (upward
communication). Komunikasi dalam organisasi yang efektif akan tercapai jika
informasi, ide, pesan maupun gagasan disampaikan dengan jelas, dipersepsi,
dimengerti dan dilaksanakan sama dengan maksud si pengirim pesan.
42
Komunikasi memberikan keterangan tentang pekerjaan yang membuat
pegawai bertindak leluasa dan dengan perasaan tanggung jawab pada diri sendiri dan
pada waktu bersama mengembangkan semangat kerja dalam organisasi sehingga
dapat mencapai apa yang ditargetkan perusahaan.
Dengan adanya komunikasi diharapkan para pegawai dapat bekerja dengan
baik, maka dapat meningkatkan kinerja perusahaan, baik dalam profit maupun
manajemen organisasi. Secara sistematis dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.3 Kerangka Pikir
Dalam komunikasi organisasi ada lima bentuk perpindahan informasi yang
terjadi, yaitu:
Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke atas
Komunikasi horisontal
Komunikasi lintas saluran
Komunikasi informal, pribadi atau selentingan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke atas
Ada masalah
Ada masalah
Mengacu pada teori umum dan khusus
Strategi mengatasi permasalahan komunikasi ke bawah dan ke atas
Mencapai tujuan perusahaan dan
meningkatkan kinerja perusahaan
Sumber : Peneliti
43
Keterangan Gambar:
Ada lima bentuk perpindahan informasi dalam komunikasi organisasi
yaitu, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal,
komunikasi lintas saluran, komunikasi informal, pribadi atau selentingan. Akan
tetapi yang dibahas dalam skripsi ini hanya komunikasi ke bawah dan komunikasi
ke atas.
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para
atasan atau pimpinan kepada bawahan. Komunikasi ke bawah biasa digunakan
untuk penyampaian pesan yang berkenaan dengan tugas – tugas dan pemeliharaan
hubungan. Sedangkan Komunikasi ke atas menunjukkan arus pesan yang mengalir
dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke
atas biasa digunakan untuk memberikan balikan, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan.
Ada masalah yang sering dihadapi di PT. Dwi Kencana Motor. Masalah
yang sering muncul di dalam komunikasi ke bawah yaitu, kejelasan pesan,
frekuensi, ketepatan waktu penerimaan pesan, keterbatasan memori karyawan
dalam mengingat pesan, kurang tanggap karyawan setelah menerima pesan, dan
sikap pegawai bila belum jelas terhadap maksud pembicaraan. Sedangkan dalam
komunikasi ke atas masalah yang terjadi adalah, kejelasan isi komunikasi, kurang
tanggapnya atasan terhadap saran yang diberikan, kesempatan berkomunikasi
dengan atasan, ketepatan waktu penyampaian pesan, dan sikap pegawai bila
mengalami kesulitan dalam pekerjaan.
44
Strategi yang dipakai untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan
mengurangi hambatan komunikasi yang terjadi dalam PT. Dwi Kencana Motor
melalui penyaringan, persepsi selektif, perasaan, dan bahasa. Selain itu mengurangi
hambatan yang disebabkan oleh faktor organisasi dan faktor personal. Sehingga
dapat mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan PT. Dwi
Kencana Motor. Dimana peningkatan kinerja seharusnya terlihat dari komunikasi
yang bisa berjalan dengan baik, karyawan menjadi lebih cekatan dan tanggap
dalam menerima pesan, dan atasan menjadi terbuka serta selalu mengadakan
meeting progress untuk mendengarkan karyawan.
Download