prosedur pengendalian dokumen

PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman : PT-KITSBS-01 : 00 : April : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN
DIBUAT OLEH
No
Nama
Jabatan
1.
RM. Yasin Effendi
PLT DM ADM Umum & Fas
2.
Abdan Syukro
PLT DM Akuntansi
3.
Bambang SA
PLT DM HAR
4.
Nursalim
PLT DM Enjiniring
Tanda Tangan
MENYETUJUI
No
Nama
Jabatan
1.
Andi Aziz
Wakil Manajemen
2.
Hendra Noviar
Manajer Enjiniring
3.
Ikram
Manajer Produksi
4.
Tosni Karo Karo
Manajer Keuangan
5.
Muhammad Syafrudin
Manajer SDM & UMUM
Tanda Tangan
MENGESAHKAN
No
Nama
Jabatan
1.
Ruly Firmansyah
General Manager
Tanda Tangan
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman : PT-KITSBS-01 : 00 : April : ii dari iv DAFTAR ISI
Uraian
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................
ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 3
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 7
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman : PT-KITSBS-01 : 00 : April : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI
No
Unit Kerja
Salinan Dokumen No.
1.
Wakil Manajemen/Sekretariat SMT
MASTER
2.
Seluruh Karyawan
Softcopy
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman : PT-KITSBS-01 : 00 : April : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No
Tgl
Hlm
Uraian yang diubah
Uraian Perubahan
Disahkan
oleh
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman : PT-KITSBS-01 : 00 : April : v dari iv KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
1.
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
1 dari 8
Tujuan
Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan
dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin
keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri.
2.
Ruang Lingkup
Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan
dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi
kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel.
3.
4.
Referensi
3.1
Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.
3.2
Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.
3.3
Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.
3.4
Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.
Definisi
4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang
digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen
Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor
Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam
menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan,
seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.
5.
Ketentuan Umum
5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut :
5.1.1. Dokumen Internal
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
2 dari 8
1. Kebijakan Perusahaan
2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu
3. Manual Terpadu
4. Prosedur Terpadu
5. Instruksi Kerja
6. Formulir
5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti:
a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya
b. Acuan Kerja alat
c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel
5.2 Status Dokumen :
1. Dokumen Asli
: adalah
dokumen
asli
yang
disimpan
oleh
Sekretariat SMT sebagai master. Dokumen asli
ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan
”ASLI” yang ada dalam cover dokumen.
2. Salinan Terkendali
: adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan
kepada pengguna dokumen yang tercantum
dalam Daftar Dokumen Internal sebagai panduan
penerapan sistem yang ditandai dengan stempel
merah ”SALINAN TERKENDALI” dan dituliskan
nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna
dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar
Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik
salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada
revisi baru. Stempel “SALINAN TERKENDALI”
tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT
melalui sistem online.
3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan
kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam
Daftar
Dokumen
Internal,
ditandai
dengan
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
3 dari 8
stempel merah ”UNTUK INFORMASI” yang ada
dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak akan
menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku
apabila ada revisi baru.
4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku.
Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel
”TIDAK
BERLAKU”
warna
merah.
Dokumen
internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris
SMT sampai 3 revisi terakhir.
5.3 Aturan Pengesahan Dokumen
Dokumen
Manual Terpadu
Prosedur Terpadu
Instruksi Kerja
6.
Dibuat Oleh
Sekretariat SMT
Sekretariat
SMT/
Deputi
Manajer
Sekretariat
SMT/ Supervisor
Atas
Diperiksa Oleh
Wakil Manajemen
Wakil Manajemen/
Manajer Bidang
Disetujui Oleh
General Manager
General Manager
Sekretariat SMT
Wakil
Manajemen/
Manajer bidang
Uraian Prosedur
6.1 Pembuatan Dokumen Internal
6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk
pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen.
Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara
menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen
melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya.
6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari
pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen.
6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan
mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan,
persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
4 dari 8
6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan
tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan
didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT.
6.2 Penerbitan Dokumen
Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran
Mutu dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format
sebagai berikut :
XX-KITSBS-YY
dimana :
XX
= kode dokumen.
KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian
Selatan
YY
= nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur,
menggunakan format dua digit dan untuk masing-masing
jenis dokumen dimulai dari angka 01
ZZZ
=
nomor
urut
dokumen
untuk
IK
dan
Formulir,
menggunakan format tiga digit dan untuk masing-masing
jenis dokumen dimulai dari angka 001
6.2.1. Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode
dan nomor formulir, sebagai berikut :
FR- <kode dokumen terkait> - ZZZ
Contoh : FR-PT-KITSBS-01-001,
FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu
Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari
Prosedur Pengendalian Dokumen.
6.2.2. Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut :
Kode
Jenis Dokumen
MT
PT
Manual Terpadu
Prosedur Terpadu
IK
Instruksi Kerja
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
5 dari 8
6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan
tanggal pada saat mulai diterbitkan.
6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah
pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PTKITSBS-01-01)
6.3 Perubahan Dokumen
6.3.1. Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk
melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen.
6.3.2. Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik
dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang
diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati
untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang
mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan.
6.3.3. Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka
di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan
kepada Wakil Manajemen.
6.3.4. Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka
langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen.
6.3.5. Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen
dengan
mempertimbangkan
proses
bisnis
perusahaan,
peraturan
perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain
yang terkait.
6.3.6. Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT
melakukan proses pendokumentasian, yaitu :
a. Melakukan editing dokumen
b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam
Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05)
c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FRKITSBS-02-01) terkait
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
6 dari 8
d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan
pengesahan dokumen
e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar
dokumen internal
f.
Memberikan nomor salinan
g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-04)
h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan
untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku.
i.
Menyimpan bukti penyerahan dokumen
j.
Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah pada dokumen
asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir
sebagai referensi.
6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal
6.4.1. Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN
(Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar
Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang.
6.4.2. Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang
agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal.
6.4.3. Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan
pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan
daftar dokumen eksternal yang baru.
6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku.
6.5.1. Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama
dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari
penggunaan (perhatikan 6.3.6.j)
6.5.2. Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan
dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU” dengan warna merah, sedangkan
dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor
Revisi
Tgl
Hal
:
:
:
:
PT-KITSBS-01
00
April
7 dari 8
untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03).
6.5.3. Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli
yang masih berlaku.
6.5.4. Penarikan, penyimpanan
dan pemusnahan dokumen
tidak berlaku
dilakukan oleh Sekretariat SMT
6.5.5. Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal
6.6 Sistem Online
Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/
perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan
dan penerbitan dokumen SMT online.
7.
Lampiran
7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01)
7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06)
7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05)
7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)
7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)
DAFTAR DOKUMEN MASTER
No.
Nomor Dokumen
Judul Dokumen
Penyusun
No. formulir
: FR-PT-KITSBS-01-01
No. revisi
Tanggal
: 00
: April
Halaman
:
Tanggal
berlaku
Status revisi
…………, ………………
Dibuat oleh,
DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI
BAGIAN : ……………………
No.
No. Dokumen
Judul Dokumen
Penyusun
No. formulir
: FR-PT-KITSBS-01-02
No. revisi
Tanggal
: 00
: April
Halaman
:
Tanggal
Berlaku
Status Revisi
…………, ………………
Dibuat oleh,
FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN
Nomor : ……/.........../…./…..
Kepada Yth.
…………………………………………………………….
…………………………………………………………….
No. formulir
No. revisi
Tanggal
Halaman
: FR-PT-KITSBS-01-03
: 00
: April
:
Tanggal :
Bersama ini kami sampaikan dokumen tersebut di bawah ini :
No.
Nomor Dokumen
Judul dokumen
Status Revisi
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Sekretariat SMT
………………………..
Dokumen tersebut di atas telah kami terima
Penerima dokumen
Tanggal :
Unit kerja :
FORMULIR SURAT PERNYATAAN
No. formulir
No. revisi
Tanggal
Halaman
: FR-PT-KITSBS-01-04
: 00
: April
:
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
:
Jabatan
:
Alamat
:
Perusahaan :
Selaku pemegang dokumen – dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan
memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan.
No.
Nomor dokumen
Judul dokumen
Status revisi
Setuju/Tidak setuju *) diberikan
Wakil Manajemen,
Pemegang dokumen
(……………………………..)
(………………………..)
DAFTAR DOKUMEN
INTERNAL/EKSTERNAL*)
No.
Judul Dokumen
Pengarang /
Penerbit
No. formulir
No. revisi
Tanggal
Halaman
: FR-PT-KITSBS-01-05
: 00
: April
:
Tahun
penerbitan
Pemegang
dokumen
*) Coret yang tidak perlu
…………, ………………
Dibuat oleh,
FORMULIR PERMINTAAN
PERUBAHAN DOKUMEN
No. Dokumen
No. formulir
No. revisi
Tanggal
Halaman
: FR-PT-KITSBS-01-06
: 00
: April
:
Revisi / Tanggal
Judul Dokumen
Usulan Perubahan
Bagian / Butir
Uraian perubahan
Alasan perubahan
…………….., …………………
_______________________
PENINJAUAN DOKUMEN
Hasil Tinjauan
Setuju dengan usulan tersebut di atas
Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan ……………
No.
Nama
Jabatan
Tanda Tangan
FORMAT SAMPUL DOKUMEN
No. dokumen
No. revisi
Tanggal
Halaman
: PT-KITSBS-01-Lamp ii
: 00
: April
:
<SISTEM MANAJEMEN>
<JUDUL DOKUMEN>
Nomor
:
XX-STAR-YY
Revisi
:
01
Tanggal
:
09 Agustus 2012
Halaman
:
... dari ….
Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin
dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu
FORMAT STEMPEL DOKUMEN
1.
No. dokumen
No. revisi
Tanggal
Halaman
: PT-KITSBS-01-Lamp iii
: 00
: April
:
Format Stempel Dokumen Asli (Warna Biru, Ukuran Huruf 36 pt)
MASTER
2.
Format Stempel Dokumen Terkendali (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)
TERKENDALI
Salinan No ….
3.
Format Stempel Dokumen Kadaluarsa (Warna Merah, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)
KADALUARSA
Tanggal :
4.
Format Stempel Dokumen Eksternal (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt)
BERLAKU