BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Mutu Dalam ISO 9000
advertisement
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Mutu Dalam ISO 9000:2005, kualitas didefinisikan sebagai kumpulan dari karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang ditetapkan. 2.2 Pengertian Manajemen Mutu Dalam ISO 9000:2005, manajemen kualitas didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengatur sebuah organisasi mengenai kualitas. 2.3 Delapan Prinsip Manajemen Mutu Dalam ISO 9000:2005, terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang dapat digunakan oleh manajemen tingkat atas untuk meningkatkan kinerja organisasi. Prinsip tersebut antara lain : 1. Fokus pada pelanggan Organisasi / perusahaan tergantung pada pelanggan mereka, yang merupakan kunci untuk meraih keuntungan dan pandangan mereka menentukan kelangsungan hidup organisasi. 2. Kepemimpinan Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari perusahaan (organisasi). Mereka harus menciptakan dan 10 memelihara lingkungan internal agar orang – orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan organisasi. 3. Keterlibatan sumber daya manusia Orang-orang di semua tingkatan adalah inti dari sebuah organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi. 4. Pendekatan proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas-aktivitas dan sumber–sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. 5. Pendekatan sistem ke manajemen Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem yang memberikan kontribusi kepada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan. 6. Pengembangan terus-menerus Perbaikan terus-menerus dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. 7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisa data dan informasi. 8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan 11 kemampuan organisasi dan pemasoknya dalam menciptakan nilai tambah. 2.4 Pendekatan Sistem Manajemen Mutu Dalam ISO 9000:2008, Suatu pendekatan untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu terdiri dari beberapa langkah seperti: 1. Menentukan kebutuhan dan harapan dari pelanggan dan pihakpihak lain yang berkepentingan. 2. Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu organisasi. 3. Menentukan proses dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu. 4. Menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu. 5. Menetapkan metode untuk mengukur efektivitas dan efisiensi dari setiap proses. 6. Menerapkan langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk menentukan efektivitas dan efisiensi dari setiap proses. 7. Mencegah nonconformities dan menghilangkan sebab-sebabnya. 8. Membuat dan menerapkan suatu proses untuk peningkatan terusmenerus dari sistem manajemen mutu. 2.5 Model Dari Sistem Manajemen Mutu Berbasis Proses Dalam ISO 9001:2008 terdapat model untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan yang ditunjukkan pada gambar berikut di bawah ini: 12 Gambar 2.1 Model Sistem Manajemen Mutu Berbasis Proses Dari model proses di atas dapat disimpulkan bagaimana kebutuhan dari konsumen sangat penting dalam sistem manajemen mutu. Kebutuhan dari konsumen dipenuhi oleh pihak menajemen menggunakan sumber daya yang ada. Produk yang dihasilkan diukur, dianalisa, lalu dikembangkan yang nantinya akan menjadi acuan bagi pihak manajemen. 13 2.6 Manfaat Dari Sistem Manajemen Mutu Menurut Vincent Gasperz (2005), Manfaat dari penerapan ISO 9001 secara umum adalah: 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi secara sistematik. 2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001 dapat meningkatkan image perusahaan dan telah siap bersaing dalam memasuki pasar global. 3. Menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan. 4. Perusahaan yang telah besertifikat ISO 9001 akan dicari oleh pelanggan potensial yang mempunyai bidang usaha yang sama sebagai pemasok mereka, dengan cara menghubungi lembaga registrasi. Maka hal ini berarti membuka kesempatan pasar baru bagi perusahaan. 5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik. 6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan. 7. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru. 8. Meningkatkan semangat pegawai karena adanya kejelasan kerja sehingga mereka dapat bekerja lebih efisien. 14 2.7 Klausul-Klasul Dalam ISO 9001:2008 1. Ruang lingkup 1.1 Umum ISO 9001 merinci persyaratan sistem manajemen mutu, dimana organisasi: • perlu menunjukkan kemampuannya menyediakan produk secara konsisten memenuhi kebutuhan pelanggan dan syarat perundangan dan peraturan yang berlaku. • bermaksud meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, yang meliputi proses untuk perbaikan sistem berkelanjutan dan jaminan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan perundangan dan peraturan yang berlaku. 1.2 Penerapan Semua syarat standar ini bersifat umum dan dapat diterapkan untuk semua organisasi, tanpa melihat jenis, ukuran dan produk yang dihasilkan. Bila ada syarat yang tidak dapat diterapkan karena sifat organisasi dan produknsya, maka ia dapat dipertimbangkan untuk dikesampingkan / pengecualian (Exclusion). Bila ada yang dikeluarkan, pernyataan kesesuaian terhadap standar tidak dapat diterima jika pengecualian ini diluar klausul 7 dan pengecualian tersebut tidak mempengaruhi kemampuan 15 organisasi atau tanggung jawabnya untuk menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan syarat perundangan serta peraturan yang berlaku. 2. Acuan standar Dokumen acuan berikut sangat diperlukan untuk penerapan dokumen ini. Untuk acuan yang bertanggal, hanya edisi yang disebutkan yang berlaku. Untuk acuan yang tidak bertanggal, edisi terakhir dokumen acuan yang berlaku. ISO 9000:2005, sistem manajemen mutu – Azas dan Kosakata. 3. Definisi Untuk tujuan dokumen ini, istilah dan definisi dijelaskan dalam ISO 9000. Melalui teks standar internasional ini, Istilah produk, juga dapat berarti jasa. 4. Syarat manajemen mutu 4.1 Syarat umum Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan secara terus-menerus memperbaiki efektivitasnya sesuai dengan syarat standar. Organisasi harus: a. Menetapkan proses-proses yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu dan menerapkannya di seluruh organisasi. 16 b. Menetapkan rangkaian dan interaksi proses tersebut. c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan pengoperasian dan pengendalian proses tersebut efektif. d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk pengoperasian dan pemantauan proses tersebut. e. Memantau serta mengukur jika perlu dan menganalisa proses proses tersebut. f. Melakukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan serta untuk perbaikan berkelanjutan dari proses tersebut. Proses tersebut harus dikelola organisasi sesuai dengan syarat standar internasional. Bila organisasi memilih mensubkontrakkan berbagai proses yang persyaratan, mempengaruhi maka kesesuaian organisasi harus produk terhadap memastikan cara mengendalikan proses tersebut. Tipe dan luas dari pengendalian yang diterapkan untuk proses yang disubkontrakkan harus ditetapkan dalam sistem manajemen mutu. Catatan: 1. Proses yang diperlukan sistem manajemen mutu tersebut mencakup proses aktivitas manajemen, ketersediaan sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisis dan perbaikan. 17 2. “Proses subkontrak” diidentifikasi sebagai satu kebutuhan untuk sistem manajemen mutu organisasi tetapi dipilih untuk dilakukan oleh pihak luar organisasi. 3. Jaminan pengendalian “proses yang disubkontrakkan” tidak membebaskan tanggung jawab organisasi untuk memenuhi semua persyaratan pelanggan, peraturan dan perundangan. Jenis dan luas dari pengendalian yang diterapkan terhadap proses yang disubkontrakkan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti: a. Potensi dampak dari proses yang disubkontrakkan terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk yang memenuhi persyaratan. b. Tingkat pengendalian bila proses tersebut ditanggung bersama. c. Kemampuan pencapaian pengendalian yang perlu melalui aplikasi 7.4. 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi: a. Pernyataan terdokumentasi mengenai kebijakan mutu dan sasaran mutu. b. Sebuah pedoman mutu. c. Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan standar ini. 18 d. Dokumen, termasuk catatan / record, yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses-prosesnya secara efektif. Catatan: 1. Istilah prosedur terdokumentasi berarti prosedur ditetapkan, Dokumen didokumentasikan tunggal boleh dan dipelihara. dipergunakan untuk persyaratan satu atau lebih prosedur. Persyaratan untuk sebuah prosedur terdokumentasi boleh dicakup oleh lebih dari satu dokumen. 2. Tingkat dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara satu organisasi dengan yang lain karena: a. Ukuran organisasi dan jenis aktivitas organisasi. b. Kompleksitas proses dan interaksinya. c. Kompetensi personil. 3. Dokumentasi dapat berupa berbagai bentuk atau jenis media. 4.2.2 Pedoman mutu Organisasi harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang mencakup: 1. Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk perincian dan alasan berbagai pengecualian. 19 2. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan sistem manajemen mutu, atau mengacu pada mereka. 3. Gambaran interaksi diantara proses-proses sistem manajemen mutu. 4.2.3 Pengendalian dokumen Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Catatan mutu merupakan jenis dokumen khusus dan harus dikendalikan sesuai syarat (4.2.4). Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan pengendalian yang diperlukan: a. Untuk menyetujui dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan. b. Untuk meninjau dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali. c. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi. d. Untuk memastikan bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan. e. Untuk memastikan bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali. f. Untuk memastikan bahwa dokumen berasal dari luar yang ditentukan oleh organisasi, yang diperlukan 20 untuk perencanaan dan pelaksanaan sistem manajemen mutu, telah diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan. g. Untuk mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan untuk berbagai tujuan. 4.2.4 Pengendalian catatan mutu Catatan mutu dibuat untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap manajemen mutu syarat secara dan efektif. bekerjanya Organisasi sistem harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang penyimpanan, diperlukan perlindungan, untuk identifikasi, pelacakan, lama penyimpanan dan penyusunan catatan mutu. Catatan mutu harus masih dapat dibaca, dapat dikenal dan dapat dilacak. 5. Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen manajemen Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu dan memperbaiki efektivitasnya secara terus-menerus dengan: a. Komunikasi ke seluruh anggota organisasi mengenai pentingnya memenuhi syarat pelanggan demikian juga perundangan dan peraturan. 21 b. Menetapkan kebijakan mutu. c. Memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan. d. Mengadakan tinjauan manajemen. e. Memastikan ketersediaan sumber daya. 5.2 Fokus pada pelanggan Manajemen puncak harus memastikan bahwa syarat pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan maksud untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1). 5.3 Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a. Sesuai dengan tujuan organisasi. b. Mencakup suatu komitmen untuk memenuhi syarat dan memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu secara terus menerus. c. Memberikan suatu kerangka untuk pembuatan dan tinjauan sasaran mutu. d. Dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh anggota organisasi. e. Ditinjau kesesuaiannya secara terus-menerus. 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk perlunya memenuhi syarat produk (lihat 7.1a), ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang sesuai 22 dalam organisasi. Sasaran mutu harus dapat diukur dan sesuai dengan kebijakan mutu. 5.4.2 Perencanaan sistem mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa: a. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan dalam upaya memenuhi syarat yang ditunjukkan dalam 4.1, demikian juga sasaran mutu b. Bila perubahan sistem manajemen mutu direncanakan dan diterapkan, maka integritas sistem manajemen mutu tetap dipelihara 5.5 Tanggung jawab, wewenang, komunikasi 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab, wewenang dan hubungan timbal balik ditentukan dan dikomunikasikan dalam organisasi. 5.5.2 Wakil manajemen Manajemen puncak harus menugaskan seorang anggota manajemen, terlepas dari tanggung jawab lain, harus mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a. Memastikan bahwa proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu, telah ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara 23 b. Pelaporan ke manajemen puncak mengenai kinerja sistem manajemen mutu dan berbagai keperluan untuk perbaikan c. Memastikan pentingnya peningkatan kesadaran mengenai persyaratan pelanggan diseluruh organisasi. Catatan : Tanggung jawab wakil manajemen dapat meliputi hubungan dengan pihak luar mengenai masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Komunikasi internal Manajemen puncak harus memastikan proses komunikasi yang tepat, dilaksanakan didalam organisasi dan komunikasi berlangsung mengenai efektivitas sistem manajemen mutu. 5.6 Tinjauan manajemen 5.6.1 Umum Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada kurun waktu yang direncanakan, untuk memastikan bahwa kesesuaian, kecukupan dan efektivitasnya masih berlangsung. Tinjauan ini harus meliputi penilaian kesempatan untuk melakukan perbaikan dan perlunya untuk melakukan perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan 24 mutu dan sasaran mutu. Catatan tinjauan manajemen harus dipelihara (lihat 4.2.4). 5.6.2 Masukan tinjauan Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi mengenai: a. Hasil audit. b. Umpan balik pelanggan. c. Kinerja proses dan kesesuaian produk. d. Status tindakan pencegahan dan perbaikan. e. Tindak lanjut pelaksanaan tinjauan manajemen sebelumnya. f. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. g. Rekomendasi untuk perbaikan. 5.6.3 Keluaran tinjauan Hasil tinjauan manajemen harus mencakup berbagai keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a. Perbaikan efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya. b. Perbaikan produk yang berkaitan dengan syarat pelanggan. c. Kebutuhan sumber daya. 25 6. Manajemen sumber daya 6.1 Ketentuan sumber daya Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan: a. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan memperbaiki efektivitasnya secara terus menerus b. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi syarat pelanggan 6.2 Sumber daya manusia 6.2.1 Umum Personil yang melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk harus cakap berdasarkan pendidikan yang tepat, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman. Catatan: Kesesuaian dengan persyaratan produk dapat dipengaruhi secara langsung atau tidak langsung oeh personil yang melaksanakan tugas dalam sistem manajemen mutu. 6.2.2 Kecakapan, pelatihan dan kesadaran Organisasi harus: a. Menentukan kecakapan yang diperlukan bagi personil yang melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk. 26 b. Jika perlu, memberikan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk mendapatkan kompetensi yang diperlukan. c. Mengevaluasi efektivitas tindakan yang dilakukan. d. Memastikan bahwa personil menyadari relevansi dan pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana andil mereka terhadap pencapaian sasaran mutu. e. Memelihara catatan yang sesuai mengenai pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4). 6.3 Prasarana Organisasi memelihara harus prasarana menentukan, yang diperlukan menyediakan untuk dan mencapai kesesuaian produk terhadap persyaratan. Prasarana meliputi, jika berlaku misalnya: a. Gedung, ruang kerja, dan keperluan terkait lainnya. b. Peralatan untu memproses, baik perangkat keras maupun perangkat lunak. c. Sarana pendukung seperti sistem transportasi, komunikasi atau informasi. 6.4 Lingkungan kerja Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap syarat produk. 27 Catatan: istilah “lingkungan kerja” terkait dengan kondisi dimana perkerjaan dilakukan termasuk fisik, lingkungan dan faktor lain (seperti kebisingan, temperatur, kelembaban, pencahayaan atau cuaca). 7. Realisasi produk 7.1 Perencanaan realisasi produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses-proses yang dibutuhkan untuk merealisasikan produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan syarat proses-proses sistem manajemen mutu yang lain (lihat 4.1) Dalam perencanaan realisasi produk, organisasi harus menentukan hal hal berikut: a. Sasaran mutu dan persyaratan produk. b. Kebutuhan untuk menetapkan proses-proses, dokumen dan menyediakan sumber daya khusus untuk produk. c. Verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan aktivitas pengujian khusus yang diperlukan untuk produk dan kriteria produk yang sesuai. d. Catatan yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi syarat (lihat 4.2.4 ). Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai dengan metode pelaksanaan organisasi. 28 Catatan: a. Sebuah dokumen yang menetapkan proses sistem manajemen mutu (termasuk proses realisasi produk) dan sumber daya untuk diterapkan terhadap produk khusus, proyek atau kontrak, dapat ditunjuk sebagai rencana mutu. b. Organisasi juga dapat menerapkan syarat klausul 7.3 untuk mengembangkan proses realisasi produk. 7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan 7.2.1 Penetapan syarat yang berhubungan dengan produk Organisasi harus menentukan: a. Syarat yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk syarat pengiriman dan aktivitas setelah pengiriman. b. Syarat yang tidak ditetapkan oleh pelanggan, tetapi penting untuk kegunaan yang ditentukan atau diharapkan, bila diketahui. c. Syarat undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk. d. Berbagai syarat tambahan yang dianggap perlu oleh organisasi. Catatan: Aktivitas “pasca pengiriman” termasuk, sebagai contoh tindakan dalam ketentuan garansi, kewajiban kontrak seperti jasa perawatan, dan jasa tambahan seperti recycling atau pembuangan akhir. 29 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang terkait dengan produk Organisasi harus meninjau syarat yang berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi berjanji untuk menyediakan produk ke pelanggan (sebagai contoh pengajuan tender, penerimaan kontrak atau order, penerimaan perubahan kontrak atau order) dan harus memastikan bahwa: a. Syarat produk ditentukan. b. Syarat kontrak atau order yang berbeda dari sebelumnya, telah diputuskan. c. Organisasi mempunyai kemampuan memenuhi syarat yang ditentukan. Catatan hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan tersebut harus dipelihara (lihat 4.2.4). Saat pelanggan tidak memberikan persyaratan terdokumentasi, syarat pelanggan harus dikonfirmasi oleh organisasi sebelum penerimaan. Saat syarat produk diubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen yang terkait juga diubah dan personil yang terkait mengetahui perubahan syarat tersebut. 30 Catatan : Dalam beberapa keadaan, seperti penjualan melalui internet, tinjauan formal tidak praktis dilakukan untuk setiap order. Dengan demikian tinjauan dapat mencakup informasi produk yang relevan seperti katalog atau bahan iklan. 7.2.3 Komunikasi pelanggan Organisasi harus menentukan dan melaksanakan rencana yang efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan yang berkenaan dengan: a. Informasi produk. b. Penanganan permintaan, kontrak atau order, termasuk perubahan. c. Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan. 7.3 Desain dan pengembangan 7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk. Dalam perencanaan desain dan pengembangan produk, organisasi harus menentukan: a. Tahap desain dan pengembangan. b. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai dengan setiap tahap desain dan pengembangan. 31 c. Tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan. Organisasi harus mengelola hubungan diantara berbagai kelompok berbeda yang terlibat dalam desain dan pengembangan untuk memastikan komunikasi yang efektif dan penugasan tanggung jawab yang jelas. Jika sesuai, output perencanaan harus selalu diperbaharui, sebagai kemajuan desain dan pengembangan. Catatan: Tinjauan design dan pegembangan, verifikasi dan validasi mempunyai tujuan berbeda. Mereka dapat dilaksanakan dan dicatat secara terpisah atau dalam gabungan, jika sesuai untuk produk dan organisasi. 7.3.2 Masukan desain dan pengembangan Masukan yang berkenaan dengan syarat produk harus ditentukan dan catatannya dipelihara (lihat 4.2.4). Masukan ini harus meliputi: a. Syarat fungsional dan kinerja. b. Syarat undang-undang dan peraturan yang berlaku. c. Bila dapat diterapkan, informasi yang diperoleh dari desain sebelumnya yang sama. d. Syarat lain pengembangan. yang penting untuk desain dan 32 Masukan ini harus ditinjau kecukupannya. Syarat harus lengkap, tidak bermakna ganda dan tidak bertentangan satu dengan yang lain. 7.3.3 Output desain dan pengembangan Output desain dan pengembangan harus tersedia dalam bentuk yang sesuai untuk pelaksanaan verifikasi terhadap masukan desain dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dilepaskan. Output desain dan pengembangan harus: a. Memenuhi syarat masukan desain dan pengembangan. b. Memberikan informasi yang tepat bagi pembelian, produksi dan ketentuan jasa. c. Memuat atau menunjukkan kriteria penerimaan produk. d. Merinci karakteristik produk yang penting bagi keamanan dan penggunaan yang tepat. Catatan: Informasi untuk ketentuan produksi dan jasa dapat meliputi rincian untuk pemeliharaan (preservation) produk. 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan Tinjauan secara sistematis pada setiap tahap desain dan pengembangan harus dilakukan sesuai dengan perencanaan yang dijadwalkan: 33 a. Untuk mengevaluasi kemampuan hasil desain dan pengembangan untuk memenuhi syarat. b. Untuk mengidentifikasi berbagai masalah dan mengusulkan tindakan yang diperlukan. Peserta tinjauan semacam itu harus meliputi perwakilan fungsi terkait dari tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau. Catatan hasil tinjauan dan berbagai tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah disusun (lihat 7.3.1), untuk memastikan bahwa hasil desain dan pengembangan telah memenuhi syarat masukan desain dan pengembangan. Catatan hasil verifikasi dan berbagai tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan harus dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi syarat untuk aplikasi yang ditentukan atau maksud kegunaannya, jika diketahui. Bila dapat dilakukan, validasi harus lengkap sebelum pengiriman 34 atau membuat produk. Catatan hasil validasi dan berbagai tindakan yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Perubahan desain dan pengembangan harus diidentifikasi dan catatannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, jika sesuai, dan disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan perubahan desain dan pengembangan harus meliputi evaluasi pengaruh perubahan pada bagian unsur utamanya dan produk yang telah dihasilkan. Catatan hasil tinjauan perubahan dan berbagai tindakan yang penting harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan syarat pembelian yang ditentukan. Jenis dan tingkat pengendalian yang diterapkan pada pemasok dan produk yang dibeli harus tergantung pada pengaruh produk yang dibeli terhadap realisasi berikutnya atau produk akhir. Organisasi harus mengevaluasi dan menseleksi pemasok berdasarkan kemampuan mereka memasok produk yang sesuai dengan syarat organisasi. Kriteria untuk seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang harus 35 ditetapkan. Rekaman hasil evaluasi dan berbagai tindakan yang timbul dari evaluasi harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.4.2 Informasi pembelian Informasi pembelian harus menggambarkan produk yang akan dibeli, bila sesuai meliputi: a. Syarat untuk menyetujui produk, prosedur, proses dan peralatan. b. Syarat kualifikasi personil c. Syarat sistem manajemen mutu Organisasi harus memastikan kecukupan syarat yang ditentukan sebelum membicarakan dengan pemasok. 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli Organisasi harus menetapkan dan melaksanakan inspeksi atau aktivitas lain yang perlu untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi syarat yang ditentukan. Bila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi d itempat pemasok, organisasi harus menyatakan rencana verifikasi yang dimaksud dan metode kelulusan produk di dalam informasi pembelian. 7.5 Syarat produksi dan jasa 7.5.1 Pengendalian syarat produksi dan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan persyaratan produksi dan jasa di dalam kondisi terkendali. Jika dapat diterapkan, kondisi terkendali harus meliputi: 36 a. Tersedianya informasi yang menggambarkan karakteristik produk. b. Tersedianya instruksi kerja, jika perlu. c. Penggunaan peralatan yang sesuai. d. Ketersediaan dan penggunaan alat pemantau dan pengukur. e. Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran. f. Pelaksanaan kelulusan, pengiriman produk dan aktivitas sesudah pengiriman. 7.5.2 Validasi proses produksi dan jasa Organisasi harus melakukan validasi berbagai proses produksi dan jasa bila output hasilnya tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan atau pengukuran pada tahap berikutnya dan sebagai akibatnya, kekurangannya hanya terlihat sesudah produk digunakan atau jasa disampaikan. Validasi harus menunjukkan kemampuan proses tersebut untuk mendapatkan hasil yang direncanakan. Organisasi harus menetapkan perencanaan proses tersebut, jika dapat diterapkan meliputi: a. Kriteria yang ditetapkan untuk meninjau menyetujui proses. b. Peralatan dan kualifikasi personil yang disetujui. c. Penggunaan metode dan prosedur khusus. dan 37 d. Syarat untuk catatan (lihat 4.2.4). e. Validasi ulang. 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur Bila sesuai, organisasi harus mengidentifikasi produk dengan cara yang sesuai di seluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasi status produk berkenaan dengan syarat pemantauan dan pengukuran di seluruh realisasi produk. Bila mampu telusur merupakan suatu syarat, organisasi harus mengendalikan identifikasi unik produk dan memelihara catatannya (lihat 4.2.4). Catatan: Dalam beberapa sektor industri, manajemen konfigurasi merupakan sarana yang dipakai untuk memelihara identifikasi dan mampu telusur. 7.5.4 Milik pelanggan Organisasi harus berhati-hati terhadap milik pelanggan, pada saat ia dalam pengendalian organisasi atau digunakan oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga milik pelanggan yang tersedia untuk digunakan atau digabungkan ke dalam produk. Jika milik pelanggan hilang, rusak atau didapatkan tidak sesuai digunakan, organisasi harus melaporkannya ke pelanggan dan memelihara catatannya (lihat 4.2.4). 38 Catatan : Milik pelanggan termasuk “kepemilikan intelektual” dan data personil. 7.5.5 Pelindungan produk Organisasi harus menjaga kesesuaian produk selama pemrosesan internal dan pengiriman ke tujuan yang dimaksud untuk mempertahankan kesesuaian terhadap persyaratan. Jika berlaku, pemeliharaan ini harus meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan. Pemeliharaan juga harus diterapkan untuk komponen penyusun produk. 7.6 Pengendalian alat pemantau dan pengukur Organisasi harus menentukan pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan alat pemantau dan pengukur yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap syarat yang ditentukan. Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan dengan cara yang sesuai dengan syarat pemantauan dan pengukuran. Dimana perlu, untuk memastikan hasil yang sahih, alat pengukur harus: a. Dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya, pada rentang waktu yang ditentukan, atau sebelum digunakan, terhadap standar ukuran yang dapat dirunut ke standar ukuran internasional atau nasional; bila tidak ada standar semacam 39 itu, dasar yang digunakan untuk kalibrasi dan verifikasi harus dicatat (lihat 4.2.4). b. Disetel atau disetel ulang seperlunya. c. Mempunyai identifikasi untuk menentukan status kalibrasi. d. Terlindung dari penyetelan yang menyebabkan hasil pengukuran tidak sahih lagi. e. Terlindung dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan. Disamping itu, organisasi harus menilai dan mencatat keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila alat tersebut didapatkan tidak sesuai dengan syarat. Organisasi harus melakukan tindakan yang tepat terhadap alat tersebut dan berbagai produk yang dipengaruhinya. Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4). Ketika digunakan dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan yang ditentukan, kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi pelaksanaan yang dikehendaki, harus dipastikan. Hal ini harus dilakukan sebelum mulai dipakai dan dikonfirmasi ulang ketika diperlukan Catatan : Konfirmasi kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi pelaksanaan yang dikehendaki secara khusus meliputi verifikasi dan manajemen konfigurasinya untuk memelihara kesesuaian penggunaanya. 40 8. Pengukuran , analisa dan perbaikan 8.1 Umum Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, analisa dan proses perbaikan yang diperlukan: a. Untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan produk. b. Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu. c. Untuk memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu secara terus-menerus. Hal ini harus meliputi penentuan metode yang dapat diterapkan, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya. 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Sebagai salah satu ukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan, seperti apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini harus ditetapkan. Catatan: Pemantauan persepsi pelanggan dapat mencakup masukan dari sumber-sumber seperti survey kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai mutu produk yang 41 dikirim, pandangan pengguna, pujian, tuntutan garansi, laporan pedagang. 8.2.2 Internal audit Organisasi harus melakukan audit internal pada rentang waktu yang direncanakan untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu: a. Sesuai dengan rencana yang telah disusun (lihat 7.1), terhadap syarat standar internasional ini dan terhadap syarat sistem manajemen mutu yang ditetapkan organisasi. b. Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif dimana sebuah prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan perencanaan dan pelaksanaan audit, pembuatan catatan dan pelaporan hasil. Catatan audit dan hasilnya harus dipelihara (lihat 4.2.4) manajemen yang bertanggung jawab untuk area yang sedang diaudit dan harus menjamin bahwa perbaikan dan tindakan perbaikan dilakukan tanpa penundaan untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. Aktivitas tindak lanjutnya harus meliputi verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2). 42 Catatan : Lihat ISO 19011 sebagai pedoman 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi harus mempergunakan metode yang sesuai untuk pemantauan dan bila dapat diterapkan, pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode ini harus menunjukkan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak dicapai, maka, jika sesuai, tindakan perbaikan dan pencegahan harus dilakukan. Catatan: Ketika menentukan metode yang sesuai, dianjurkan bahwa organisasi memperhatikan jenis dan tingkat pemantauan dan pengukuran yang tepat untuk setiap proses terkait dengan dampak mereka terhadap kesesuaian persyaratan produk dan terhadap efektivitas sistem manajemn mutu. 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk membuktikan bahwa syarat produk dipenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap proses realisasi produk yang tepat sesuai dengan perencanaan yang disusun (lihat 7.1). Bukti kesesuaian terhadap kriteria kesesuaian harus dipelihara. Catatan 43 harus menunjukkan orang yang berwenang meluluskan produk untuk disampaikan ke pelanggan (lihat 4.2.4). Pelepasan produk dan pengiriman jasa ke pelanggan harus tidak dilakukan sampai semua perencanaan yang disusun (lihat 7.1) telah diselesaikan dengan memuaskan, sebaliknya kalau tidak, terlebih dahulu disetujui oleh personil yang berwenang dan dimana memungkinkan dapat dilakukan oleh pelanggan. 8.3 Pengendalian produk tidak sesuai Organisasi harus menjamin bahwa produk yang tidak sesuai persyaratan produk, telah diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak dikehendaki. Sebuah prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk menentukan pengendalian dan tanggung jawab dan wewenang terkait dengan produk tidak sesuai. Dimana berlaku, organisasi harus memperlakukan produk tidak sesuai dengan satu atau lebih cara berikut: a. Dengan melakukan tindakan untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang ditemukan. b. Dengan pengesahan penggunaan, pelepasan atau penerimaan dibawah konsesi oleh otoritas yang relevan dan, bila dapat diterapkan, dilakukan oleh pelanggan. c. Dengan melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian atau penggunaan seperti yang ditetapkan semula. 44 d. Dengan melakukan tindakan yang tepat terhadap pengaruh atau potensi pengaruh ketidaksesuaian, ketika ketidaksesuaian produk terdeteksi sesudah pengiriman atau penggunaan telah dimulai. Bila produk tidak sesuai diperbaiki, ia harus diverifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan. Catatan sifat ketidaksesuaian dan berbagai tindakan yang dilakukan sesudahnya, termasuk konsesi, harus dipelihara (lihat 4.2.4). 8.4 Analisa data Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisa data yang tepat untuk menunjukkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu dan untuk mengevaluasi perbaikan berkelanjutan efektivitas sistem manajemen mutu yang dapat dilakukan. Hal ini harus meliputi data yang diperoleh sebagai hasil pemantauan dan pengukuran dan dari sumber relevan lainnya. Analisa data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan a. Kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1). b. Kesesuaian terhadap persyaratan produk (lihat 7.2.1). c. Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk kesempatan untuk tindakan pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4). d. Pemasok (lihat 7.4). 45 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkelanjutan Organisasi harus secara terus-menerus memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, dan tinjauan manajemen. 8.5.2 Tindakan perbaikan Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dalam usaha mencegah kejadian berulang. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan kebutuhan: a. Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan). b. Penetapan penyebab ketidak sesuaian. c. Evaluasi kebutuhan tindakan untuk menjamin bahwa ketidaksesuaian tidak terjadi lagi. d. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. e. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4). f. Peninjauan tindakan perbaikan yang dilakukan. 46 8.5.3 Tindakan pencegahan Organisasi harus menentukan tindakan untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian, dalam usaha untuk mencegah hal tersebut terjadi. Tindakan pencegahan harus tepat untuk mencegah masalah-masalah yang mungkin terjadi. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan kebutuhan: a. Penentuan ketidaksesuaian yang mungkin dan penyebab mereka. b. Evaluasi perlunya tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. c. Penentuan dan penerapan tindakan yang diperlukan. d. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4). e. Peninjauan efektivitas tindakan pencegahan yang dilakukan. 2.8 Definisi Penilaian Prestasi Menurut Hasibuan (2007, p87), yang dimaksud penilaian prestasi adalah kegiatan manajer untuk mengevaluasi perilaku kerja karyawan serta menetapkan kebijaksanaan selanjutnya. Di mana penilaian perilaku meliputi kesetiaan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, loyalitas, dedikasi dan partisipasi karyawan. 47 Sedangkan menurut Sikula (Hasibuan, 2007, p87), penilaian prestasi kerja adalah evaluasi sistematis terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan ditujukan untuk pengembangan. 2.9 Tujuan Penilaian Prestasi Menurut Hasibuan (2007, p89), tujuan dari penilaian prestasi kerja karyawan adalah sebagai berikut: 1. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi, demosi, pemberhentian dan penetapan besarnya balas jasa. 2. Untuk mengukur prestasi kerja, yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam pekerjaannya. 3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan di dalam perusahaan. 4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengawasan, kondisi kerja serta peralatan kerja. 5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan pelatihan bagi karyawan yang berada di dalam organisasi. 6. Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga mendapatkan performance kerja yang baik. 7. Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan (supervisor, managers, administrator) mengobservasi perilaku bawahan (subordinate) supaya diketahui minat dan kebutuhannya. 48 8. Sebagai alat untuk bisa melihat kekurangan atau kelemahan-kelemahan di masa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya. 9. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan. 10. Sebagai alat untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan karyawan dan dengan demikian dapat dijadikan bahan pertimbangan agar bisa diikutsertakan dalam program latihan kerja tambahan. 11. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan. 12. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian pekerjaan (job description). 2.10 Pengertian Sistem McLeod dan Schell, diterjemahkan oleh Teguh, H. (2004, p9) mengatakan, “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Menurut O’Brien (2003, p8), sistem adalah kumpulan dari komponenkomponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan memasukkan input dan menghasilkan output dalam suatu proses transformasi yang teratur. 2.11 Pengertian Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek Berdasarkan Mathiassen et al. (2000, p. 4-5) pengertian object adalah suatu entitas yang memiliki identity, state, dan behavior. Sedangkan menurut Lau (2001, p. 1) object merupakan abstraksi baik untuk hal-hal konseptual maupun fisik. Objek memiliki keadaan dan identitas yang melekat. Menurut 49 Mathiassen et al (2000, p26), kita harus mengerti kondisi dari user dengan lengkap dan penuh. Untuk mencapai ini, kita harus melakukan banyak diskusi dan mempunyai prinsip “hargailah situasi”. Situasi ini dapat digambarkan dengan Rich Picture. Mathiassen et al. (2000, p. 14-15) menjelaskan empat buah aktivitas utama dalam analisa dan perancangan berorientasi objek yang digambarkan dalam Gambar 2.2 berikut ini. Gambar 2.2 Aktivitas Utama dalam OOAD 2.12 Rich Picture Menurut Mathiassen (2000, p26), rich picture adalah gambar informal yang menyajikan pengertian ilustrator tentang situasi.. Menggambar rich picture sebaiknya dimulai dengan entitas-entitas yang penting seperti orang, objek, tempat, organisasi, peran, dan tugas. Setelah kita mendeskripsikan entitas yang relevan, kita mendeskripsikan hubungan di antara 50 entitas-entitas tersebut. Proses adalah hubungan yang paling fundamental dalam rich picture. Struktur adalah cara lain untuk melihat relasi antar entitas dalam rich picture. Struktur mendeskripsikan aspek dari situasi yang bersifat lebih stabil atau sulit untuk berubah. 2.13 System Definitions Definisi sistem mendeskripsikan konteks dari solusi yang terkomputerisasi. FACTOR Criterion dapat digunakan untuk menggambarkan definisi sistem. FACTOR Criterion terbagi menjadi 6 elemen, yaitu: a. Functionality : fungsi dari suatu sistem yang mendukung fokus application domain. b. Application domain : bagian dari organisasi yang mengadministrasi,memonitor atau mengontrol problem domain. c. Condition : dalam kondisi seperti apa sistem akan dibangun dan digunakan. d. Technology : teknologi yang digunakan untuk menghasilkan sistem dan dengan teknologi seperti apa sistem akan berjalan. e. Objects : objek utama dalam problem domain. f. Responsibility : tanggung jawab keseluruhan sistem yang berhubungandengan konteks. 2.14 Analisis Problem Domain Menurut Mathiassen et al (2000, p 6), problem domain adalah bagian dari konteks yang diatur, dimonitor, atau dikontrol oleh sistem. Mathiassen et al (2000, p45) menjelaskan bahwa yang perlu diperhatikan dalam analisis problem 51 domain adalah informasi apa saja yang akan terlibat karena model dari problem domain menyediakan bahasa yang diperlukan untuk mengekspresikan kebutuhan dari sistem. Kegiatan dalam analisis problem domain dapat dilihat dalam gambar 2.3 berikut ini. Gambar 2.3 Kegiatan dalam analisis problem domain 2.14.1 Classes Menurut Bennet et al. (2002, p.591) class adalah deskripsi dari kumpulan objek yang secara logis serupa sehubungan dengan behavior dan struktur datanya. 2.14.2 Structure Menurut Mathiassen et al (2000, p69-77), terdapat 4 structure yang digunakan dalam membuat model problem domain, yaitu: a. Generalisasi 52 Generalisasi adalah kelas umum yang menjelaskan property umum yang dimiliki oleh suatu kelompok dari kelas-kelas khusus. b. Cluster Cluster adalah kumpulan class-class yang berhubungan. c. Agregasi Agregasi adalah objek yang lebih besar (keseluruhan) terdiri dari sejumlah objek-objek (bagiannya) d. Asosiasi Asosiasi adalah relasi yang berarti diantara sejumlah objek-objek 2.14.1 Behavior Tugas utama dalam kegiatan ini adalah menggambarkan pola perilaku (behaviour pattern) dan atribut dari setiap kelas. (Mathiassen, (2000, p89)) Behavioral pattern ini digambarkan dengan menggunakan Statechart Diagram. Menurut Mathiassen (2000, p93) ada 3 notasi untuk behavioural pattern yaitu: • Sequence, dimana event muncul satu per satu secara berurutan. • Selection, dimana terjadi pemilihan satu event dari sekumpulan event yang muncul. • Iteration, dimana sebuah event muncul sebanyak nol atau berulang kali 53 .2.15 Analisis Application Domain Menurut Mathiassen et al (2000, p115-117), application domain adalah organisasi yang mengadministrasi, memonitor, dan mengawasi problem domain. Application domain ini terdiri dari 3 bagian utama, yaitu usage, function, dan interface. Kegiatan dalam analisis application domain dapat dilihat dalam gambar 2.4 berikut ini. Gambar 2.4 Kegiatan dalam analisis Application domain 2.15.1 Usage Mathiassen (2000, p117), berpendapat bahwa Usage adalah bagaimana sistem berinteraksi dengan orang dan sistem lain yang ada di dalam konteks. Usage memiliki 2 elemen utama, yaitu: 54 a. Actor, adalah abstraksi dari pengguna atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. b. Use case, adalah pola interaksi antara sistem dengan aktor dalam application domain. Menurut Whitten (2001, p655) sequence diagram adalah penggambaran secara grafis bagaimana objek-objek berinteraksi satu dengan yang lainnya melalui message-message yang dilakukan dari suatu use case atau operasi. Menurut Simon Bennet (2002, p234) Sequence Diagram adalah penggambaran interaksi antara object yang disusun dalam sebuah susunan waktu yang dapat digambar pada detil level yang berbeda dan untuk menemukan tingkatan level yang berbeda pada siklus pengembangannya. 2.15.2 Functions Menurut Mathiassen et al (2000, p138), function adalah fasilitas untuk membuat sebuah model menjadi berguna bagi actor. Ada 4 tipe function, yaitu: a. Update function adalah function yang diaktifkan oleh event dari problem domain dan menghasilkan perubahan dari state model. b. Signal function adalah fungsi yang diaktifkan oleh perubahan state model dan menghasilkan reaksi dalam konteks. c. Read function adalah fungsi yang diaktifkan dengan adanya kebutuhan informasi oleh actor dalam melakukan tugas dan sistem akan menampilkan informasi yang diinginkan. 55 d. Compute function adalah fungsi yang diaktifkan oleh adanya kebutuhan informasi oleh actor dalam melakukan tugas dan terdiri dari perhitungan sejumlah informasi. 2.15.3 Interfaces Menurut Mathiassen et al (2000, p151), interface adalah fasilitas yang membuat model sistem dan functions menjadi tersedia bagi actor. Interface ini ada 2 macam, yaitu: a. User interface adalah interface yang menghubungkan sistem dengan user. b. System interface adalah interface yang menghubungkan sistem dengan sistem lainnya. 2.16 Architectural Design Menurut Mathiassen et al. (2000, p173), tujuan dari architectural design adalah untuk menstruktur sistem yang terkomputerisasi. Kegiatan dalam Architectural Design dapat dilihat dalam gambar 2.5 berikut ini. Gambar 2.5 Kegiatan dalam Architectural Design 56 Menurut Mathiassen et al. (2000, p173), 3 aktivitas yang terdapat pada Architectural Design adalah sebagai berikut: 2.16.1 Criteria Menurut Mathiassen et al. (2000, p177), tujuan dari criteria adalah untuk mengatur prioritas perancangan. Konsepnya adalah : • Criterion : Properti yang diinginkan dari architecture. • Conditions : kesempatan dan batas technical, organizational danhuman yang terlibat dalam suatu tugas. Menurut Mathiassen et al. (2000, p178) terdapat 12 jenis kriteria software: 1. Usable Adalah kemampuan sistem untuk beradapatasi dengan konteks organisasi,tugas dan teknis. 2. Secure Adalah kemampuan untuk melakukan pencegahan terhadap akses yang tidak berwenang. 3. Efficient Adalah penggunaan secara ekonomis terhadap fasilitas technical platform. 4. Correct Adalah sesuai dengan kebutuhan dan tepat guna. 57 5. Reliable Adalah ketepatan dalam melakukan suatu fungsi. 6. Maintainable Adalah biaya untuk perbaikan sistem. 7. Testable Adalah biaya untuk memastikan sistem bekerja sesuai dengan yang diinginkan. 8. Flexible Adalah biaya untuk modifikasi sistem telah berjalan. 9. Comprehensible Adalah usaha yang diperlukan untuk memperoleh pengertian akan suatu sistem. 10. Reusable Adalah potensi untuk menggunakan sistem pada bagian sistem lain yang saling berhubungan. 11. Portable Adalah kemampuan sistem untuk dapat dipindahkan ke technical platform yang lain. 12. Interoperable Adalah kemampuan untuk coupling sistem ke dalam sistem yang lain. 2.16.2 Component Menurut Mathiassen et al (2000, p189), component architecture adalah struktur sistem dari komponen-komponen yang saling 58 berhubungan. Sementara component itu sendiri adalah kumpulan dari bagian program yang membangun suatu keseluruhan dan mempunyai tanggung jawab yang jelas. Secara umum, komponen ada 4 macam, yaitu model component, function component, user interface component, dan system interface component. Pola arsitektur yang biasa digunakan adalah pola lapisan (layer). Menurut Mathiassen et al (2000, p193), desain dari masingmasing komponen menggambarkan tanggung jawab masing-masing dan hubungan ke atas dan ke bawah. Dalam mengeksplorasi pola arsitektur, yang perlu diperhatikan adalah ketika menemukan distribusi geografis, rancangan harus mempertimbangkan pola client-server architecture. Bentuk yang dapat digunakan adalah sebagaiberikut: Tabel 2.1 Perbedaan Bentuk Distribusi dalam Client-server Architecture Client Server Architecture U U+F+M Distributed Presentation U F+M Local Presentation U+F F+M Distributed Functionality U+F M Centralized Data U+F+M M Distributed Data U+F+M U+F+M Decentralized Pattern 59 2.16.3 Process Architecture Menurut Mathiassen et al (2000, p209), process architecture adalah struktur dari eksekusi sistem yang terdiri dari proses-proses yang saling berhubungan. Processor adalah alat yang akan menjalankan program. Modul fisik dari program yang akan dijalankan ini yang disebut program component. Active object adalah objek yang telah ditugaskan sebuah proses. Tujuan dari process architecture ini adalah untuk menyusun struktur dari eksekusi pada level fisik. Oleh karena itu, yang harus diperhatikan dalam pembuatan process architecture ini adalah mendistribusikan component pada processor dengan baik agar mencegah terjadinya bottleneck. Process architecture ini dapat digambarkan dengan menggunakan deployment diagram. 2.17 Component Design Menurut Mathiassen et al. (2000, p231), tujuan component design adalah untuk menetapkan sebuah implementasi pada sebuah architectural framework. Kegiatan dalam component Design dapat dilihat dalam gambar 2.6 berikut ini Gambar 2.6 Kegiatan dalam component Design 60 2.17.1 Model Component Menurut Mathiassen et al (2000, p235), model component adalah bagian dari sistem yang menjalankan model dari problem domain. Pembuatan desain dari model component ini didasarkan oleh model berorientasi objek yang didapatkan dari proses analisis. Model ini menggambarkan problem domain dengan menggunakan class, objek, struktur dan behavior. Tugas utama dari model component adalah untuk merepresentasikan event yang ada dengan menggunakan mekanisme yang tersedia dalam bahasa pemrograman berorientasi objek. Menurut Mathiassen et al (2000, p239), private event adalah event yang hanya melibatkan satu objek dari problem domain. Private event yang terjadi dalam sequence dan selection direpresentasikan sebagai atribut dalam class. Sedangkan private event yang terjadi dalam iteration direpresentasikan dalam class baru yang merupakan agregasi dari class tersebut. Common event adalah event yang melibatkan lebih dari satu objek. Cara untuk merepresentasikan common event ada beberapa cara dalam sebuah class diagram, kerena common event ini melibatkan lebih dari satu class. Oleh karena itu, pilihlah bentuk yang paling sederhana dari antara pilihan tersebut. Setelah mendapatkan class diagram yang sudah direvisi, sekarang adalah waktunya untuk mempertimbangkan bagaimana cara menyederhanakannya. 2.17.2 Function Component Menurut Mathiassen et al (2000, p251), function component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasi kebutuhan fungsional. 61 Operation adalah sebuah proses yang ditempatkan di class dan dijalankan melalui objek dari class. Ada 4 macam function, yaitu update, read, compute, dan signal. Penempatan function ada 2 cara, yaitu ditempatkan di dalam modelclass atau ditempatkan di function-class. Untuk function-function yang hanya melibatkan satu model-class saja, maka cukup ditempatkan di model-class sebagai operation. Sedangkan untuk function yang melibatkan beberapa modelclass sekaligus perlu ditempatkan di functionclass untuk kemudian dihubungkan ke model-class yang telibat. (Mathiassen at al, 2000, p260-262) Dalam membuat function component semua function yang complex perlu didefinisikan (dibuat spesifikasinya) agar tidak terjadi ketidakpasitian dalam proses pembuatan. Sementara,untuk function yang simple, penjelasan detail ini tidak diperlukan karena secara implicit pembuat program sudah mengerti maksud dari function tersebut sehingga tidak perlu melakukan usaha yang sia-sia. (Mathiassen et al, 2000, p264) 2.17.3 Connecting Components Tujuan dari connecting components menurut Mathiassen et al. (2000, p271) adalah untuk menggabungkan system components. Ada 2 konsep dalam connenting component yaitu : a. Coupling Merupakan suatu ukuran seberapa dekat 2 classes atau components terhubungkan. 62 b. Cohesion Merupakan ukuran seberapa dekat class atau component saling terkait satu sama lain. 2.18 Delapan Aturan Emas Perancangan User Interface Untuk merancang user interface yang interaktif diperlukan suatu aturan tertentu biasanya dikenal dengan 8 aturan emas, yang terdiri dari: 1. Rancangan yang dibuat harus selalu konsisten Rangkaian tindakan yang konsisten diperlukan dalam situasi yang terminology-nya mirip harus digunakan pada promp, menu dan layer help, warna, tampilan, kapitalisasi, font, dan sebagainya yang konsisten harus diterapkan. Pengecualian dalam pembuatan password, tidak boleh berulang. 2. Memungkinkan bagi user untuk menggunakan shortcuts Bila frekuensi penggunaan meningkat, keinginan user untuk mengurangi jumlah interaksi dan mempercepat interaksi. Singkatan, tombol – tombol khusus, perintah khusus, dan fasilitas makro sangat berguna bagi para pengguna yang sering menggunakan komputer. 3. Dapat memberikan umpan balik yang informative Setiap tindakan yang dilakukan oleh user harus memiliki umpan balik. Presentasi visual objek yang diinginkan memberikan perubahan yang berarti secara eksplisit. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir Rangkaian kegiatan harus dikelompokkan ke dalam kelompok – kelompok dengan awalan, pertengahan, dan akhir. Umpan balik yang informatif pada saat suatu kelompok kegiatan selesai memberikan user 63 kepuasan, perasaan lega, dan tanda bahwa kegiatan tersebut sudah selesai dan siap melanjutkan kekelompok kegiatan berikutnya. 5. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga user tidak dapat melakukan kesalahan atau error serius. Bila terdapat kesalahan atau error, sistem harus dapat mendeteksi kesalahan tersebut dan memberikan solusi penanganan yang mudah, membangun dan spesifik. 6. Mengijinkan pembatalan aksi (undo) dengan mudah Fitur ini mengurangi kecemasan karena user tahu bahwa apabila user melakukan kesalahan, maka bisa dikembalikan ke kondisi sebelum kesalahan dibuat sehingga mendorong user untuk berani mencoba hal–hal dan pilihan– pilihan yang belum dikenal. 7. Mendukung pengaturan fokus secara internal Kegiatan system yang mengejutkan, rangkaian entry data yang salah, ketidakmampuan melakukan suatu kegiatan dapat melakukan dan mengakibatkan terciptanya rasa cemas serta ketidakpuasan. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Keterbatasan kemampuan manusia memproses informasi dalam jangka pendek (seperti ungkapan Sigmund Freud, salah seorang psikoanalis dimana manusia hanya bisa mengingat tujuh plus - minus dua informasi) memerlukan display yang mudah diingat dan frekuensi pergerakan window dikurangi. 64 2.19 Fishbone Diagram Diagram sebab akibat adalah suatu diagram yang menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal. diagram sebab akibat dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu. Diagram sebab akibat ini sering disebut diagram tulang ikan (fish bone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan. atau diagram Ishikawa (Ishikawa diagram) karena pertania kali diperkenalkan oleh Prof Kaoni Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1953. 2.20 Kerangka Pikir Berdasarkan paparan teori diatas, penulis akan menganalisa sistem yang berjalan sehingga diketahui kekurangan dari sistem yang berjalan tersebut. Setelah itu, penulis akan mewawancara setiap aktor untuk mengkonfirmasi serta meminta masukan sekaligus mendiskusikan prosedur-prosedur yang diperlukan dalam membuat sistem manajemen mutu serta sistem yang baik berdasarkan ISO 9001:2008. Setelah konseptual beserta prosedur-prosedur dari sistem telah jelas, penulis merancang sebuah sistem terkomputerisasi untuk mendukung proses yang telah direkayasa ulang serta sistem manajemen mutu yang telah dibuat.
