The Effect of the Qur`anic Recital: an AEP Study

Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS WEB PADA UNIT
CONTINUING EDUCATION CENTRE UNIVERSITAS KRISTEN PETRA
Agustinus Noertjahyana, Erwin Devin dan Ibnu Gunawan
Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131 Surabaya 60236
Email :[email protected]
ABSTRAK
Continuing Education Centre (CE) adalah salah satu unit yang berada di Universitas
Kristen Petra (UK Petra) yang bergerak di bidang pendidikan berkelanjutan. Tujuan dari unit
CE ini adalah untuk membantu para ilmuwan yang ada di UK Petra untuk dapat lebih
membagikan ilmu yang didapatkan kepada masyarakat umum dan secara khusus kepada alumni
dari UK Petra yang ingin terus belajar. Produk-produk pelatihan yang ditawarkan oleh CE
meliputi ilmu-ilmu yang dipunyai oleh ekspertis yang ada di UK Petra. Permasalahan yang
mendasar adalah dengan semakin berkembangnya unit CE ini maka diperlukan suatu aplikasi
untuk dapat mempermudah administrasi program-program pelatihan sehingga dapat
memberikan layanan yang lebih baik lagi bagi para pelanggan CE. Selama ini sistem pencatatan
data masih dilakukan secara manual baik dalam transaksi keuangan ataupun proses administrasi
sehingga seringkali menimbulkan kesalahan dan kesulitan di dalam melakukan penelusuran
akan data-data para pelanggan baik itu yang loyal, baru maupun calon pelanggan. Untuk itulah
hasil dari aplikasi yang dikembangkan dapat dipergunakan untuk pencatatan data peserta
pelatihan, data pengajar, proses transaksi kas baik itu kas kecil maupun bank, pembagian kelas,
perhitungan break-event point untuk masing-masing program pelatihan, history dari program
pelatihan yang pernah diikuti peserta serta mengarah kepada pembuatan laporan keuangan.
Keseluruhan program dikembangkan berbasis web sehingga memudahkan dalam proses
administrasi serta kemudahan instalasinya.
Kata kunci: Sistem informas berbasis web, Continuing Education, Aplikasi Web
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan teknologi, ketersediaan informasi menjadi semakin penting (Kadir,
1999). Oleh karena itu dibutuhkan informasi yang semakin cepat dan akurat.
Continuing Education Centre (CE) pada Universitas Kristen Petra yang bertanggung jawab
di dalam memberikan layanan pelatihan kepada mahasiswa Universitas Kristen Petra (UK
Petra) khususnya serta masyarakat pada umumnya juga dituntut untuk dapat meningkatkan
pelayanan terutama di dalam sistem informasinya. Proses untuk mendapatkan informasi saat ini
masih mengalami banyak kekurangan. Antara proses pendaftaran dan proses keuangan masih
belum terintegrasi dengan baik. Sehingga pihak manajemen sering harus menunggu ketika
meminta informasi antara proses pendaftaran dan keuangan. Oleh karena itu perlu adanya
sistem informasi yang dapat melakukan proses otomasi mulai dari proses pendaftaran hingga ke
proses keuangan.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-68
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
Sistem informasi berbasis Web yang belakangan terus berkembang menjadi salah satu solusi
yang akan dikembangkan untuk menangani permasalahan tersebut. Sistem informasi berbasis
Web dapat membantu tercapainya sistem yang terintegrasi baik itu mulai dari proses
pendaftaran online sampai dengan proses keuangan.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Proses Kegiatan CE
Masing – masing staff CE menjadi person in charge (PIC) yang menangani beberapa
program pelatihan. Untuk melakukan kegiatan operasional staf CE menggunakan komputer
yang terdiri dari beberapa program dengan menggunakan beberapa basis data, namun belum
terhubung antara satu dengan yang lain (Radjasa, 2005). Untuk pencatatan keuangan
menggunakan Microsoft Excel¸ untuk pencatatan peserta pelatihan menggunakan basis data
Microsoft Access.
Untuk menjalankan suatu kelas pelatihan dimulai dari pembuatan proposal program yang
diajukan dari jurusan yang ada di UK Petra. Lantas proposal tersebut dihandle oleh PIC yang
sudah ditunjuk. Berikutnya program pelatihan dipublikasikan kepada mahasiswa melalui
administrasi jurusan, serta kepada masyarakat melalui media cetak. Apabila peserta yang
mendaftar sudah memenuhi target sesuai dengan BEP (Break Event Point), maka kelas
pelatihan diadakan, apabila sebaliknya, maka kelas pelatihan ditunda. Pada akhir periode akan
dibuat laporan kegiatan untuk tiap program yang berisi laporan data program, laporan peserta,
presensi peserta dan berita acara (Radjasa, 2005).
2.2 Perhitungan Break Event Point (BEP)
Perhitungan Break-Even Point (BEP) digunakan untuk menghitung estimasi pengeluaran dan
pendapatan agar dapat diketahui jumlah minimum peserta yang harus dicapai agar suatu
program pelatihan dapat dijalankan (Radjasa 2005).
Perhitungan BEP dimulai dengan menghitung jumlah pengeluaran yang terbagi menjadi
biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap meliputi : Overhead : ruang, listrik (per jam), Gaji,
promosi dan sekretariat (per jam), Dokumentasi (per program), Annual Fee/Up Grade, Honor
Koordinator (per program), Honor PIC (per program), Honor Laboran (per jam), Honor
Assisten (per jam) serta Honor Pengajar (per jam). Sedangkan biaya variabel adalah biaya yang
dipengaruhi oleh jumlah peserta, yang meliputi : Overhead Komputer (per jam), Biaya
Sertifikasi, Biaya Sertifikat, Biaya Konsumsi (per pertemuan), Perlengkapan serta Makalah (per
pertemuan).
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-69
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
Total pengeluaran dihitung dari total biaya variabel dan biaya tetap. Sedangkan pemasukan
didapat dari biaya pendaftaran untuk tiap peserta.
2.3 Analisis Permasalahan
Berdasarkan sistem yang digunakan saat ini muncul permasalahan sebagai berikut :
a. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dikarenakan harus mengolah data yang
terpisah untuk masing-masing proses kegiatan.
b. Adanya kesulitan dalam mengetahui history program yang pernah diikuti oleh peserta.
c. Adanya kesulitan dalam mengontrol pembayaran angsuran bagi peserta yang mengangsur
karena data pendaftaran dan pembayaran harus dicari terlebih dahulu.
2.4 Analisis Kebutuhan
Mengacu kepada analisis permasalahan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa CE
membutuhkan :
a. Sistem yang dapat mencatat data transaksi harian CE.
b. Sistem yang dapat mencatat data calon peserta, peserta, alumni, dan instansi. Juga dapat
mengetahui program apa saja yang pernah diikuti oleh peserta.
c. Sistem yang dapat membuat laporan secara cepat dan akurat.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk mengembangkan sistem yang dibutuhkan CE maka ada beberapa langkah yang
dilakukan yaitu : melakukan desain Data Flow Diagram, Desain Entity Relationship Diagram,
Desain Struktur Basis Data serta desain menu sistem informasi.
3.1 Desain Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah diagram pemodelan yang menggambarkan aliran
data dari sebuah proses. DFD adalah alat yang dapat menunjukan aliran data secara logis, yaitu
masukan dan keluaran melalui proses – proses yang terjadi dalam sistem (Kadir 1999).
Sebuah Data Flow Diagram (DFD) digambarkan mulai dari yang paling global yaitu dengan
menggunakan context diagram hingga ke tingkat yang lebih rinci: level 0, level 1, dan
seterusnya. (McLeod, 2001). Context diagram menempatkan sistem dalam konteks lingkungan
dan hanya terdiri dari satu simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem. Context diagram
pada sistem informasi CE dapat dilihat pada Gambar 1.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-70
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
formulir pendaftaran
pembayaran
Kepala
CE
Peserta
bukti pembayaran
0
Sistem
Informasi
Administrasi
konfirmasi pembatalan
pembatalan pendaftaran
laporan program
laporan kas
+
rekening koran
form pembukaan kelas
rincian bep
Bank
form penutupan kelas
PIC
Pengajar
berita acara
Gambar 1. Context Diagram
Dalam context diagram tersebut terdapat lima external entity yang memiliki input
maupun output dari sistem, yakni :
ƒ
Entity Peserta, memberikan input berupa formulir pendaftaran, pembayaran dan pembatalan
pendaftaran. Output yang diterima berupa bukti pembayaran dan konfirmasi pembatalan.
ƒ
Entity Kepala CE, menerima output berupa laporan program dan laporan kas.
ƒ
Entity PIC, memberikan input berupa form pembukaan kelas, rincian BEP, dan form
penutupan kelas.
ƒ
Entity Pengajar, memberikan input berupa berita acara.
ƒ
Entity Bank, memberikan input berupa rekening koran.
3.2 Desain Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk merancang konsep model data (Kadir,
1999). ERD mendokumentasikan data dalam bentuk entity dan menunjukkan relasi diantara
entity yang ada.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-71
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
angsuran
mengangsur
<M>
<pi> I
id_angsuran
no_angsuran
I
tanggal_jatuh_tempo
D
tanggal_bayar
D
MN
jumlah_angsuran
VA10
jenis_transaksi
pendaftaran
id_angsuran <pi>
total_bayar
tunggakan
jenis_pemb
jenis_transaksi
tanggal_bayar
status_lunas
status_lulus
nilai
status_daftar
keterangan
biaya
<M>
<pi> I
id_biaya
nama_biaya
VA50
jumlah_biaya
MN
VA10
per
VA10
jenis_biaya
membidangi
mendaftar
MN
MN
VA10
VA10
D
VA5
VA5
I
VA5
VA100
id_biaya <pi>
bidang_program
penugasan
menambah
no_bidang
<pi> I
<M>
nama_bidang
VA100
program
diikuti
<pi> I
<M>
id_program
no_program
I
nama_program
VA100
no_bidang <pi>
detail_kelas
id_program <pi>
memiliki
menghadiri
jenis_program
id_jenisprogram
<pi> I
<M>
nama_jenisprogram
VA20
presensi
<M>
id_presensi <pi> I
pertemuan
I
tanggal
D
VA30
jam
TXT
pengajar
TXT
peserta
TXT
materi
TXT
sumary
id_jenisprogram <pi>
bank
<M>
<pi> I
id_bank
no_rekening
VA20
nama_bank
VA100
VA20
jenis_rekening
login
magang
kas_ce
mhs_magang
<M>
<pi> I
id_kas
no_rekening
VA20
tanggal_transaksi
D
MN
jumlah
MN
saldo
VA100
keterangan
<pi> VA10 <M>
nrp_magang
nama_perusahaan
VA100
VA10
jenis_kelamin
VA20
tempat_lahir
D
tanggal_lahir
VA100
alamat
VA20
kota
VA15
telepon
VA15
hp
VA40
email
VA100
keterangan
id_kas <pi>
id_login <pi>
digunakan
id_ruang
<pi> I
<M>
nama_ruang
VA20
id_ruang <pi>
jadwal_ruang
<M>
id_jadwal <pi> I
tanggal
D
VA30
jam
VA100
kegiatan
id_jadwal <pi>
mengajar
pihak_terkait
hubungan VA20
honor
MN
pengajar
transaksi
<pi> I
<M>
id_login
username
VA30
password
VA30
status
VA20
ce_id <pi>
kode_kelas <pi>
id_presensi <pi>
id_bank <pi>
ruang
<pi> VA10 <M>
kode_kelas
jml_pertemuan
I
jml_jam_pertemuan
I
fee
MN
I
jml_min_peserta
VA200
jadwal
VA20
pic
VA20
koordinator
VA20
laboran
VA20
status_program
I
profit_jurusan
D
tgl_mulai
D
tgl_akhir
D
tgl_bep
peserta
<M>
<pi> VA8
ce_id
background
VA20
bid_keahlian
VA50
nrp
VA8
nama
VA50
tempat_lahir
VA20
tanggal_lahir
D
VA10
jenis_kelamin
VA100
alamat
VA20
kota
VA15
telepon
VA15
hp
VA40
email
VA5
pendidikan
VA20
jabatan
VA20
status
VA20
informasi
VA100
keterangan
D
tgl_aktif
VA30
password
nrp_magang <pi>
wakil
<M>
<pi> I
id_pengajar
nama_perusahaan
VA100
marital
VA11
tempat_lahir
VA20
tanggal_lahir
D
VA10
jenis_kelamin
VA100
alamat
VA20
kota
VA15
telepon
VA15
hp
VA40
email
VA5
pendidikan
VA50
bid_keahlian
VA100
spesialis
VA20
jabatan
VA100
keterangan
D
tgl_aktif
D
tgl_nonaktif
id_pengajar <pi>
perusahaan
<pi> I
<M>
id_perusahaan
nama_perusahaan
VA100
bidang_usaha
VA100
alamat_perusahaan
VA100
kota_perusahaan
VA20
telepon_perusahaan
VA15
fax_perusahaan
VA15
email_perusahaan
VA50
keterangan
VA100
mewakili
id_perusahaan <pi>
Gambar 2. Entity Relationship Diagram
3.3 Implementasi Sistem
Sistem informasi CE ini dikembangkan dengan berbasis Web menggunakan basis data
MySQL serta bahasa pemrograman PHP. PHP adalah bahasa pemrograman pada sisi server
(server side) yang dirancang khusus untuk web. Melalui halaman HTML, script PHP dapat
sisipkan dan akan dijalankan setiap halaman HTML tersebut diakses (Welling and Thompson,
2003).
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-72
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
Kelebihan PHP antara lain :
a. PHP merupakan produk open source, yang artinya user dapat menggunakan, mengubah
dan mendistribusikan tanpa harus membayar lisensi.
b. PHP adalah dapat digunakan pada berbagai macam sistem operasi, termasuk
didalamnya Linux, varian Unix (HP-UX, Solaris, dan OpenBSD), Microsoft Windows,
Mac OS X, RISC OS, dan lainnya.
c. PHP juga dapat dijalankan dengan berbagai macam web server yang ada saat ini, seperti
Apache, Microsoft Internet Information Server (IIS), Personal Web Server (PWS),
Netscape, Oreilly Website Pro server, Caudium, Xitami, OmniHTTPd, dan lainnya.
Basis data yang digunakan adalah MySQL dikarenakan bersifat bersifat opensource dengan
banyak keunggulan dan sedikit kelemahan. MySQL sendiri pertama kali ditemukan oleh
Michael Widenius pada tahun 1979 (Welling and Thompson, 2003).
Contoh untuk tampilan pada halaman utama dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Contoh halaman utama
Peserta yang terdaftar akan mendapatkan CE Id. CE Id didapatkan secara otomatis dengan
format YYXXXX (YY = kode tahun 2 digit, XXXX = no urut peserta per kode tahun YY). Pada
form penambahan peserta, bidang peminatan didapat dari tabel bidang. Tujuan dari bidang
peminatan ini adalah untuk mengetahui latar belakang keahlian peserta. NRP wajib diisi apabila
peserta adalah mahasiswa aktif UK.Petra. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-73
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
Gambar 4. Penambahan Data Peserta
Untuk proses pendaftaran suatu program pelatihan, maka staff CE akan memasukkan datadata terkait dengan proses perhitungan BEP. Proses perhitungan BEP ini diperlukan untuk
menentukan apakah kelas pelatihan dapat dijalankan atau tidak. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Proses Perhitungan BEP
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-74
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
Setiap kegiatan akan menghasilkan laporan kegiatan. Contoh laporan kegiatan dapat dilihat
pada Gambar 6.
Gambar 6. Laporan Kegiatan
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari sistem informasi yang dikembangkan dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
•
Sistem informasi dapat membantu pencatatan data peserta, data pengajar, data mahasiswa
magang, dan data perusahaan.
•
Proses perhitungan BEP dapat dilakukan secara otomatis sehingga dapat langsung diketahui
jumlah peserta minimum untuk masing-masing kelas pelatihan.
•
Staff CE dapat mengetahui secara cepat informasi mengenai jadwal penggunaan kelas, data
kelas, berita acara, dan history data kelas yang pernah diikuti peserta.
•
Staff CE dapat lebih cepat mengetahui informasi mengenai data pendaftaran, angsuran, dan
pembayaran peserta.
•
Laporan keuangan dapat dibuat lebih cepat dikarenakan proses pendaftaran sampai dengan
proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan secara otomatis.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-75
Prosiding
Seminar Nasional Sains dan Teknologi-II 2008
Universitas Lampung, 17-18 November 2008
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul. (1999). Basis data. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Kadir, Abdul. (2001). Dasar pemrograman web dinamis menggunakan PHP.
ANDI.
Yogyakarta:
McLeod Jr., Raymond and Schell, George. (2001). Management information system. New
Jersey: Prentice Hall.
Radjasa, Febiana. (2005). Perancangan dan pembuatan sistem informasi administrasi di
Continuing Education Centre Universitas Kristen Petra, TA no 02000322/INF/2005,
Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra.
Welling, Luke and Thompson, Laura. (2003). PHP and MySQL web development. Indianapolis:
Sams Publishing.
ISBN : 978-979-1165-74-7
II-76