teknologi infromasi dan sistem informasi manajemen

Modul ke:
15
TEKNOLOGI INFROMASI DAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(SIM)
Mengelola nilai bisnis dan perubahan
dalam TI
Fakultas
Pasca Sarjana
Program Studi
Magister
Akuntansi
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
Mengelola nilai bisnis dan perubahan dalam TI
1.
2.
3.
4.
Pentingnya Manajemen Proyek
Memilih Proyek
Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi
Mengelola Resiko Proyek
Information Technology & Management Information System, [email protected]
1.
Pentingnya Manajemen Proyek
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Proyek Macet dan Kegagalan Sistem
• Proyek
pengembangan
sistem
tanpa
manajemen yang baik setidaknya akan
mengalami beberapa konsekuensi berikut:
1.
2.
3.
4.
Anggaran yang sangat berlebih
Penguluran waktu yang tidak diharapkan
Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah di
antisipasi
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Proyek Macet dan Kegagalan Sistem
Konsekuensi Manajemen Proyek Yang Buruk
•
Tanpa pengelolaan yang baik, sebuah proyek pengembangan sistem
membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dan paling sering
melebihi anggaran yang dialokasikan. Sistem informasi yang dihasilkan
kemungkinan besar secara teknis inferior dan mungkin tidak mampu
menunjukkan manfaat apapun untuk organisasi.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Sasaran Manajemen Proyek
• Proyek adalah serangkaian aktivitas yang
berhubungan yang terencana untuk mencapai
sasaran bisnis tertentu.
• Proyek-proyek sistem informasi meliputi:
1. pengembangan sistem informasi baru
2. Perbaikan sistem yang sudah ada
3. Penggantian atau peningkatan infrastruktur TI
perusahaan
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Sasaran Manajemen Proyek
• Manajemen proyek mengacu pada penerapan
pengetahuan,keahlian, perangkat dan teknik
untuk mencapai sasaran tertentu dalam
batasan anggaran dan waktu yang ditentukan
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Sasaran Manajemen Proyek
• manajemen proyek
– Kegiatan meliputi perencanaan kerja, menilai risiko,
memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan, mengatur
pekerjaan, menetapkan tugas, mengendalikan pelaksanaan
proyek, melaporkan kemajuan, menganalisa hasil
– Lima variabel utama
1. cakupan
2. waktu
3. biaya
4. kualitas
5. risiko
Information Technology & Management Information System, [email protected]
2.
Memilih Proyek
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem
Informasi
• Struktur manajemen proyek sistem informasi
– Hirarki dalam perusahaan besar
• Kelompok strategis perusahaan perencanaan
– Bertanggung jawab untuk rencana strategis perusahaan
• Informasi komite sistem kemudi
– Ulasan dan menyetujui rencana untuk sistem di semua
divisi
• Kelompok manajemen proyek
– Bertanggung jawab untuk mengawasi proyek-proyek
tertentu
• tim proyek
– Bertanggung jawab untuk proyek sistem individu
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem
Informasi
•
Each level of management in the hierarchy is responsible for specific aspects of
systems projects, and this structure helps give priority to the most important
systems projects for the organization.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan
Rencana Bisnis
•
Sistem informasi berencana:
– Mengidentifikasi sistem proyek-proyek yang akan memberikan nilai
yang paling bisnis, link pengembangan rencana bisnis
– Jalan peta yang menunjukkan arah pengembangan sistem, termasuk:
• Tujuan rencana
• Rencana bisnis strategis pemikiran
• Sistem saat ini / situasi
• Perkembangan baru untuk mempertimbangkan
• strategi manajemen
• rencana pelaksanaan
• anggaran belanja
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan
Rencana Bisnis
• Dalam rangka untuk merencanakan secara efektif, perusahaan
perlu persediaan dan mendokumentasikan perangkat lunak,
perangkat keras, sistem yang ada
• Untuk mengembangkan efektif sistem informasi rencana,
organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua
jangka panjang dan kebutuhan informasi jangka pendek
• Analisis strategis atau faktor penentu keberhasilan (CSF)
pendekatan
• Melihat kebutuhan informasi yang ditentukan oleh sejumlah
kecil faktor penentu keberhasilan
• CSF industri otomotif mungkin termasuk styling, kualitas, biaya
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan
Rencana Bisnis
•
Faktor penentu keberhasilan
– Metode Principal:
• Wawancara dengan 3-4 manajer puncak untuk mengidentifikasi
tujuan dan menghasilkan CSF
• CSF Pribadi dikumpulkan ke sejumlah kecil CSF perusahaan
• Sistem dibangun untuk memberikan informasi tentang CSF
– Cocok untuk manajemen puncak, bangunan DSS dan ESS
– kekurangan:
• Tidak ada metode yang jelas untuk agregasi CSF dalam CSF
perusahaan
• Kebingungan antara CSF individu dan organisasi
• Bias terhadap manajer puncak
Information Technology & Management Information System, [email protected]
•
•
Pendekatan CSF bergantung pada
wawancara dengan manajer kunci
untuk mengidentifikasi CSF mereka.
CSF individu dikumpulkan untuk
mengembangkan CSF untuk seluruh
perusahaan. Sistem kemudian dapat
dibangun
untuk
memberikan
informasi tentang
CSF ini.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Analisis Portofolio
• analisis portofolio
– Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem
alternatif
– Persediaan semua sistem informasi proyek dan aset
organisasi
– Setiap sistem memiliki profil risiko dan manfaat
• Tinggi manfaat, risiko rendah
• Tinggi manfaat, risiko tinggi
• Rendah-manfaat, risiko rendah
• Rendah-manfaat, risiko tinggi
– Untuk meningkatkan laba atas portofolio, risiko
keseimbangan dan kembali dari investasi sistem
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Analisis Portofolio
•
Perusahaan harus memeriksa
portofolio mereka dari proyek
dalam hal potensi keuntungan
dan
kemungkinan
risiko.
Beberapa jenis proyek harus
dihindari sama sekali dan
orang lain berkembang pesat.
Tidak ada campuran ideal.
Perusahaan di industri yang
berbeda memiliki profil yang
berbeda.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Model Penilaian
• model penilaian
– Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif,
terutama ketika banyak kriteria yang ada
– Memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan menghitung total
tertimbang
CRITERIA
WEIGHT
SYSTEM A %
SYSTEM A
SCORE
SYSTEM B %
SYSTEM B
SCORE
Online order entry
4
67
268
73
292
Customer credit check
3
66
198
59
177
Inventory check
4
72
288
81
324
Warehouse receiving
2
71
142
75
150
ETC
GRAND TOTALS
3128
Information Technology & Management Information System, [email protected]
3300
3.
Menentukan Nilai Bisnis Sistem
Informasi
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi
• Biaya sistem informasi dan manfaat
– Manfaat nyata:
• Dapat diukur dan ditetapkan nilai moneter
• Sistem yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat
ruang:
• Sistem transaksi dan administrasi
– Manfaat tak berwujud:
• Tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan
keuntungan diukur dalam jangka panjang
– Misalnya, layanan pelanggan yang lebih efisien,
pengambilan keputusan ditingkatkan
• Sistem yang mempengaruhi pengambilan keputusan:
– ESS, DSS, sistem kerja kolaboratif
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi
•
Modal anggaran untuk sistem informasi
– Model penganggaran modal:
• Nilai ukuran investasi dalam proyek-proyek investasi modal jangka
panjang
• Mengandalkan mengukur perusahaan
– arus kas keluar
» Pengeluaran untuk hardware, software, tenaga kerja
– arus kas masuk
» peningkatan penjualan
» mengurangi biaya
– Ada berbagai model penganggaran modal digunakan untuk
proyek TI: Metode Payback, tingkat pengembalian investasi,
nilai sekarang bersih, tingkat pengembalian internal akuntansi
(IRR)
Information Technology & Management Information System, [email protected]
• Model nyata pilihan harga (ROPM)
– Dapat digunakan ketika aliran pendapatan masa depan
proyek TI tidak pasti dan muka biaya tinggi
– Penggunaan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri
keuangan
– Memberikan keleluasaan untuk tahap investasi TI atau
menguji air dengan proyek percontohan kecil atau
prototipe untuk memperoleh lebih banyak pengetahuan
tentang risiko sebelum berinvestasi di seluruh pelaksanaan
• Keterbatasan model keuangan
– Jangan memperhitungkan sosial dan dimensi organisasi
yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat
Information Technology & Management Information System, [email protected]
4.
Mengelola Resiko Proyek
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dimensi Resiko Proyek
• Dimensi risiko proyek
– Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh:
• ukuran proyek
– Ditunjukkan dengan biaya, waktu, jumlah unit
organisasi dipengaruhi
– Kompleksitas organisasi juga merupakan masalah
• struktur proyek
– Terstruktur,
persyaratan
yang
ditetapkan
menjalankan risiko yang lebih rendah
• Pengalaman dengan teknologi
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Manajemen Perubahan
• perubahan manajemen
– Diperlukan untuk membangun sistem yang
berhasil
– Sistem informasi baru memiliki dampak perilaku
dan organisasi yang kuat
• Perubahan bagaimana informasi digunakan
sering menyebabkan distribusi baru otoritas dan
kekuasaan
• Perubahan organisasi internal melahirkan
perlawanan dan oposisi
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Manajemen Perubahan
• implementasi
– Semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi,
manajemen, dan rutinisasi dari suatu inovasi
• Agen perubahan: Salah satu peran analis sistem
– Mengubah konfigurasi, interaksi, kegiatan pekerjaan, dan
hubungan kekuasaan kelompok organisasi
– Katalis untuk seluruh proses perubahan
– Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pihak
yang terlibat menerima perubahan yang dibuat oleh sistem
baru
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Manajemen Perubahan
• Peran pengguna akhir
– Dengan tingkat tinggi keterlibatan pengguna
• Sistem yang lebih mungkin untuk memenuhi
persyaratan
• Pengguna lebih mungkin untuk menerima sistem
• User-desainer kesenjangan komunikasi:
– Pengguna dan spesialis sistem informasi
– Latar belakang yang berbeda, kepentingan, dan prioritas
– Berbeda kesetiaan, prioritas, kosakata
– Kekhawatiran yang berbeda mengenai sistem baru
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Manajemen Perubahan
• Dukungan manajemen dan komitmen
– Persepsi positif oleh pengguna dan staf teknis
– Memastikan dana yang cukup dan sumber daya
– Penegakan perubahan organisasi diperlukan
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Manajemen Perubahan
• Tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi
enterprise dan BPR proyek (hingga 70% untuk BPR)
– Implementasi yang buruk dan perubahan praktek
manajemen
• Kekhawatiran karyawan tentang perubahan
• Perlawanan oleh manajer kunci
• Mengubah fungsi pekerjaan, karir, praktik perekrutan
• Merger dan akuisisi
– Tingkat kegagalan sama tinggi proyek-proyek integrasi
– Penggabungan dari sistem dua perusahaan membutuhkan:
• Perubahan organisasi yang cukup besar
• Proyek sistem yang kompleks
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
• Mengontrol faktor risiko
– Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan
identifikasi sifat dan tingkat risiko proyek
– Setiap proyek kemudian dapat dikelola dengan alat dan
pendekatan manajemen risiko diarahkan untuk tingkat risiko
– Mengelola kompleksitas teknis
• Alat integrasi internal
– Pemimpin proyek dengan pengalaman teknis dan
administrasi
– Anggota tim yang sangat berpengalaman
– Pertemuan tim sering
– Mengamankan pengalaman teknis di luar perusahaan jika
diperlukan
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
•
The Gantt Chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial masing-masing
orang yang bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal untuk setiap tugas. Ringkasan
sumber daya menyediakan manajer yang baik dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan
untuk setiap orang yang bekerja pada proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek
dijelaskan di sini adalah proyek administrasi data.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
•
The Gantt chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial masing-masing orang yang
bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal untuk setiap tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan
manajer yang baik dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan untuk setiap orang yang bekerja pada
proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek dijelaskan di sini adalah proyek administrasi data.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
•
Ini adalah PERT Bagan sederhana untuk membuat situs Web yang kecil. Ini menunjukkan
urutan tugas proyek dan hubungan tugas dengan mendahului dan tugas.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
•
Meningkatkan keterlibatan pengguna dan mengatasi resistensi pengguna
– Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja
tim implementasi untuk pengguna di semua tingkatan organisasi
• Keterlibatan aktif pengguna
• Responsif tim implementasi untuk pengguna
– Resistensi pengguna untuk perubahan organisasi
• Pengguna dapat percaya bahwa perubahan merugikan kepentingan
mereka
• Counterimplementation:
strategi
yang
disengaja
untuk
menggagalkan pelaksanaan sistem informasi atau inovasi dalam
suatu organisasi
• Misalnya, tingkat kesalahan meningkat, gangguan, omset, sabotase
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
• Strategi untuk mengatasi resistensi pengguna
– partisipasi pengguna
– Pendidikan pengguna dan pelatihan
– Fatwa dan kebijakan manajemen
– Insentif untuk kerjasama
– Peningkatan antarmuka pengguna akhir
– Penyelesaian
masalah
organisasi
pengenalan sistem baru
Information Technology & Management Information System, [email protected]
sebelum
Mengontrol Faktor Resiko
• Merancang untuk organisasi
– Proyek sistem informasi harus mengatasi cara di mana organisasi
berubah dengan sistem baru
• perubahan prosedural
• fungsi pekerjaan
• struktur organisasi
• hubungan kekuasaan
• struktur kerja
– Ergonomi: Interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja
• Desain pekerjaan
• masalah kesehatan
• Antarmuka pengguna akhir
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
• Analisis dampak organisasi
– Bagaimana sistem akan mempengaruhi struktur
organisasi, sikap, pengambilan keputusan, operasi
• Desain sociotechnical
– Membahas masalah-masalah manusia dan
organisasi
• Set terpisah dari solusi desain teknis dan sosial
• Desain akhir adalah solusi yang terbaik baik dan
memenuhi tujuan teknis dan sosial
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Mengontrol Faktor Resiko
• Perangkat lunak manajemen proyek
– Dapat mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
– kemampuan untuk
• Mendefinisikan, pemesanan, tugas editing
• Menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas
• pelacakan kemajuan
– Microsoft Project 2010
• Kebanyakan perangkat lunak manajemen proyek yang
digunakan secara luas
• PERT, Charts Gantt, analisis jalur kritis
– Peningkatan SaaS, open-source software manajemen
proyek
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Kepustakaan
1. Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012, Management Information System : Managing
The Digital Firm.
2. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2008, Accounting Information System. Global
Edition
3. James A. Hall, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 5,Salemba Empat, Jakarta
4. Krismiaji, 2013 Sistem Informasi Akuntansi, edisi 4, YKPN, Yogyakarta.
Anjuran :
1. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif Keunggulan
Kompetitif, Baduose Media
2. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Techopreneurship, Dalam Perspektif Bisnis Online, Baduose
Media.
3. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta Cipta
Mandiri, Jogyakarta,.
4. HM. Jogiyanto, 2002, Analisis & Disain Sistem Infromasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Jogyakarta : Penerbit ANDI.
5. James A. Brain, 2005, Introduction to Information System, Perspektif Bisnis dan Managerial
(terjemahah), Salemba Empat.
Information Technology & Management Information System, [email protected]
Wassalamu ‘alaikum, wr, wb
Information Technology & Management Information System, [email protected]