Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode
advertisement
Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014 SKRIPSI Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat Oleh: ANINDITA UTARI NIM : 1110101000007 PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014 M / 1435 H CURICULUM VITAE IDENTITAS PRIBADI Nama Jenis Kelamin Tempat / Tanggal Lahir Alamat Agama No. Telp E-mail : Anindita Utari : Perempuan : Jakarta, 5 Mei 1992 : Kav.DKI Jl.Purwamadya II Blok V No.27, Cipedak, Jagakarsa, Jakarta Selatan : Muslim : 08568904530 : [email protected] RIWAYAT PENDIDIKAN 2010 - sekarang 2007 - 2010 2004 - 2007 1998 - 2004 1997 - 1998 : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta : SMAN 97 Jakarta : SMPN 41 Jakarta : SDS Pelita : TK Al-Ikhlas ORGANISASI 2008 - 2009 2008 - 2009 2012 - sekarang 2012 - sekarang : Rohis SMAN 97 : Ketua Kesenian SMAN 97 : Badan Eksekutif Remaja Masjid Al-Muhajirin : Sekretaris HACAMSA UIN Jakarta : PENGALAMAN KERJA Januari 2013 dan Juni 2013 : Pengalaman Belajar Lapangan di Puskesmas Kampung Sawah. Januari-Maret 2104 : Praktek Kerja (Magang) di RSUD Pasar Rebo vii KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusunan skripsi di Rumah Sakit Zahirah Tahun 2014 ini dapat diselesikan. Sholawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rassulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT. Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”. Penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Kedua orang tua tercinta, Mas Panji, Mas Rikad dan seluruh keluarga besar yang telah memberi dukungan materil dan nonmateril, memberi semangat, motivasi serta doanya. 2. Prof. Dr (HC). dr. M. K. Tadjudin, Sp. And., selaku Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Ibu Febrianti, M.Si., selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat. 4. dr. Yuli Prapancha Satar, MARS dan Fase Badriah SKM, M.Kes.Ph.D selaku pembimbing skripsi yang telah memberikan arahan dan bimbingannya. 5. Raihana Nadra Alkaff, SKM,M.MA, Ratri Ciptaningtyas, MHS dan Susanti Tungka, MARS selaku penguji sidang skripsi. 6. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis selama masa perkuliahan. viii 7. Direktur RS Zahirah yang telah memberikan izin penelitian skripsi di RS Zahirah. 8. Ibu Endah dan Staf Unit Farmasi RS Zahirah yang telah berkenan menerima, membantu dan memberikan informasi terkait penelitian. 9. Teman-teman Program Studi Kesehatan Masyarakat Angkatan 2010 khususnya MPK 2010 Angga, Anin, Bayti, Billa, Eno, Endah, Eliza, Fika, Furin, Ilma,Isni, Mawar, Nia, Nina, Tata,dan Ucup. Terima kasih atas kebahagiaan dan kesedihan yang kita lewati bersama. 10. Teman-teman Kebab terima kasih atas segala perhatian, kritik, saran dan motivasinya selama ini. 11. Terima kasih kepada semua pihak yang tidak bisa penulis tulis satu persatu yang telah memberikan doa serta semangat kepada penulis, senang dapat mengenal dan menjadi bagian dari kalian. Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Aamiin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Jakarta, Agustus 2014 Penulis ix DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ................................................................................................... i LEMBAR PERNYATAAN ....................................................................................... ii ABSTRAK ................................................................................................................. iii ABSTRACK .............................................................................................................. iv PERNYATAAN PERSETUJUAN ........................................................................... v LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................... vi RIWAYAT HIDUP PENULIS ................................................................................ vii KATA PENGANTAR ............................................................................................. viii DAFTAR ISI............................................................................................................... x DAFTAR TABEL ................................................................................................... xiv DAFTAR BAGAN ................................................................................................... xv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... xvi DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ xvii DAFTAR ISTILAH .............................................................................................. xviii BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang.......................................................................................... 1 1.2. Rumusan Masalah .................................................................................... 6 1.3. Pertanyaan Penelitian ............................................................................... 6 1.4. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 7 1.4.1. Tujuan Umum ................................................................................ 7 x 1.4.2. Tujuan Khusus ............................................................................... 7 1.5. Manfaat Penelitian .................................................................................... 8 1.5.1. Bagi Peneliti ................................................................................... 8 1.5.2. Bagi Rumah Sakit .......................................................................... 8 1.6. Ruang Lingkup Penelitian ........................................................................ 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 9 2.1. Manajemen Logistik ....................................................................................... 9 2.1.1. Definisi Manajemen Logistik ........................................................ 9 2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik ........................................................ 10 2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik ........................................................ 10 2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan ............. 12 2.1.3.2. Fungsi Penganggaran...................................................... 13 2.1.3.3. Fungsi Pengadaan ........................................................... 14 2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan ............................ 14 2.1.3.5. Fungsi Penyaluran .......................................................... 15 2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan ...................................................... 16 2.1.3.7. Fungsi Penghapusan ....................................................... 17 2.1.3.8. Fungsi Pengawasan/Pengendalian .................................. 17 2.2. Manajemen Persediaan ........................................................................... 18 2.3. Pengendalian Persediaan ........................................................................ 21 2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC .......................... 22 2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity ....................................................................................... 26 2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) 27 2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP) ........................................................................................... 28 2.4. Rumah Sakit ........................................................................................... 29 xi 2.4.1. Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit ............................................ 30 2.4.2. Kategori Rumah Sakit di Indonesia ................................................. 30 2.5. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ................................................... 31 2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ............................. 31 2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS ..................................... 32 2.6. Kerangka Teori ....................................................................................... 34 BAB III KERANGKA KONSEP ............................................................................ 36 3.1. Kerangka Konsep .................................................................................... 36 3.2. Definisi Istilah ......................................................................................... 38 BAB IV METODOLOGI PENELITIAN .............................................................. 43 4.1. Jenis Penelitian ....................................................................................... 43 4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 43 4.3. Informan Penelitian ................................................................................ 43 4.4. Pengumpulan Data.................................................................................. 44 4.4.1. Data Sekuder .............................................................................. 44 4.4.2. Data Primer................................................................................. 44 4.5. Validitas Data ......................................................................................... 44 4.6. Pengolahan Data ..................................................................................... 44 4.7. Penyajian Data ........................................................................................ 46 BAB V HASIL .......................................................................................................... 47 5.1. Gambaran Umum Rumah Sakit.............................................................. 47 5.1.1. Sejarah RS Zahirah ............................................................... 47 5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah ........................................ 48 5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah .................... 49 5.1.4. Sumber Daya Manusia .......................................................... 49 5.1.5. Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah ........................................ 51 5.2. Pengedalian Persediaan .......................................................................... 51 xii 5.3. Metode Analisis ABC............................................................................. 55 5.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ) ............................................ 59 5.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ..................................... 62 BAB VI PEMBAHASAN ........................................................................................ 67 6.1. Keterbatasan Penelitian .......................................................................... 67 6.2. Pengedalian Persediaan .......................................................................... 67 6.3. Metode Analisis ABC............................................................................. 70 6.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ) ............................................ 75 6.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ..................................... 76 BAB VII SIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 79 7.1. Simpulan ................................................................................................. 79 7.2. Saran ....................................................................................................... 80 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiii DAFTAR TABEL Nomor Tabel Tabel 2.1 Halaman Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan 25 Kasifikasi ABC Tabel 3.1 Definisi Istilah 38 Tabel 5.1 Jumlah Ketenagaan RS Zahirah 50 Tabel 5.2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret 55 Tahun 2014 Tabel 5.3 Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014 xiv 58 DAFTAR BAGAN Nomor Bagan Halaman Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik 11 Bagan 2.2 Kerangka Teori 35 Bagan 3.1 Kerangka Konsep 37 Bagan 5.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rs Zahirah 51 xv DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Matriks Transkrip Wawancara Lampiran 2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014 Lampiran 3 Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Tahun 2014 Lampiran 4 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Tahun 2014 Lampiran 5 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Tahun 2014 xvi DAFTAR SINGKATAN Dirjend = Direktorat Jenderal EOQ = Economic Order Quantity IFRS = Instalasi Farmasi Rumah Sakit PBF = Perusahaan Besar Farmasi Permenkes = Peraturan Menteri Kesehatan Kepmenkes = keputusan Menteri Kesehatan Menkes = Menteri Kesehatan RI = Republik Indonesia ROP = Reorder Point RS = Rumah Sakit SDM = Sumber Daya Manusia xvii DAFTAR ISTILAH Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out) Defekta = Pendokumentasian/pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesional kesehatan di rumah sakit Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu stok Stock out = Kekosongan stok xviii UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juli 2014 Anindita Utari, NIM : 1110101000007 Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014 xviii + (80) halaman, (5) tabel, (4) bagan, (5) lampiran ABSTRAK Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) bertanggung jawab dalam menyediakan perbekalan farmasi dengan jumlah yang cukup pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya, khususnya bagian Gudang Farmasi. Gudang Farmasi RS Zahirah belum optimal dalam melakukan penyediaan obat, yaitu belum adanya keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan obat sehingga terjadi stock out dan pembelian cito. Untuk itu perlu dilakukan pengendalian persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Jenis penelitian adalah kualitatif dan kuantitatif untuk mengetahui nilai investasi obat, mengetahui jumlah pemesan optimum dan waktu pemesanan kembali masing-masing obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Jenis data yang digunakan adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam dan data sekunder melalui telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat 13 jenis (9,77%) obat paten yang tergolong kelompok A, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten, 21 jenis (15,79%) obat paten yang tergolong kelompok B, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten dan 99 jenis (74,44%) obat paten yang tergolong kelompok C, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 9,19% dari total penggunaan obat paten. Jumlah pemesanan optimum untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 12-105 item, kelompok B mulai dari 7-110 item, sedangkan kelompok C mulai dari 0-298 item. Waktu pemesanan kembali untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 22-330 item, kelompok B mulai dari 5-54 item, sedangkan kelompok C mulai dari 2-46 item. RS perlu menggunakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang terintegrasi ke setiap unit sehingga mempermudah pengawasan/pengendalian obatobatan dan perlu menerapkan metode pengendalian obat agar tidak terjadi stock out dan pembelian cito. Kata Kunci: Pengendalian persediaan, obat paten, analisis ABC, Economic Order Quantity, Reorder Point Daftar Bacaan: 24 (1994-2013) STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES PUBLIC HEALTH PROGRAM STUDY HEALTH CARE MANAGEMENT Skripsi, Juli 2014 Anindita Utari, NIM : 1110101000007 Inventory Control of Patent Medicine using ABC Analysis Method, Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock and Reorder Point (ROP) in Pharmaceutical Warehouse of Zahirah Hospital 2014 xviii + (80) pages, (5) tables, (4) charts, (5) attachments ABSTRACT The Hospital Pharmacy Installation is responsible in providing pharmaceutical supplies with a sufficient amount of time is needed and the cost of that perfect humility, especially the pharmaceutical warehouse. Pharmaceutical werehouse of Zahirah Hospital is not optimal in doing the provision of medicine, the demand and availability of the drugs is not balance so the stock out and cito purchase is happened. So Zahirah Hospital need to manage the availability of the drugs to fix that problem. The type of this research was kualitatif and kuantitatif to determine the value investment of a drugs, determine the optimum order quantity and reorder time of patent medicine in the pharmaceutical warehouse at Zahirah Hospital. The primary data was obtained from indepth interviews and secondary data was obtained by reviewing the related document. The result showed that there were 13 types (9,77%) of patent medicines belonging to group A, namely by the use of budget of 70,12 % of total the use of budget patent medicine, 21 types (15,79%) of patent medicines belonging to group B, , namely by the use of budget of 20,68% of total the use of budget patent medicine and 99 types (74,44 %) of patent medicines belonging to group C, namely by the use of budget of 9,19% of total the use of budget patent medicine. The optimum order quantity for patent medicines that include group A ranging from 12-105 items, group B ranging from 7-110 items and group C ranging from 0-298 items. Reorder time for patent medicine which included group A ranging from 22-330 items, group B ranging from 5-54 items, and group C ranging from 2-46 items. The Hospital need to use integrated Hospital Management Information System to each unit. Because it will make supervision and management drugs more easier. And they need to implemented the drugs control method so the stock out and cito purchase will not happened . Keywords : Inventory control, patent medicine, ABC analysis, Economic Order Quantity, Reorder Point Bibliography : 24 (1994-2013) BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Upaya kesehatan bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Salah satu sarana kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan adalah rumah sakit. Berdasarkan Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Rumah sakit dengan organisasi di dalamnya harus dikelola dengan sebaikbaiknya agar dapat memberikan pelayanan kesehatan semaksimal mungkin, sehingga tercapai tujuan terciptanya derajat kesehatan yang optimal. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan obat (Sheina, 2010). Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan 1 2 kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dan merupakan instalasi yang memberikan pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Suciati, 2010). Pengelolaan tersebut diatur dalam manajemen logistik. Manajemen logistik menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011) adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas dan efisiensi pengelolaan logistik. Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan kegiatan yang bersifat rutin, mendesak dan periodik, artinya harus selalu tersedia serta tidak boleh kosong. Jika terjadi kekosongan maka dapat mengganggu kegiatan operasional rumah sakit (Imron, 2009). Menurut American Hospital Association (2011), 99,5% rumah sakit di negara tersebut mengalami satu atau lebih kekurangan obat dalam enam bulan terakhir (Januari-Juni 2011). Diantara rumah sakit yang mengalami kekurangan obat tersebut, hampir setengahnya mengalami kekurangan sebanyak 21 atau lebih obat. 82% dari RS menunda perawatan pasien akibat kekurangan obat dan lebih dari setengahnya tidak mampu menyediakan obat sesuai dengan resep yang diberikan. Selain itu sebagian besar rumah sakit tersebut melaporkan biaya obat meningkat sebagai akibat dari kekurangan obat (Fadhila, 2013). 3 Berdasarkan hasil penelitian Mellen dan Pudjiraharjo (2013), RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami oleh RSU Haji Surabaya, yaitu sebesar Rp 244.023.752. Hal serupa juga dialami oleh salah satu rumah sakit di Jakarta, yaitu RS Zahirah. RS Zahirah merupakan rumah sakit swasta yang beroperasi sejak tahun 2004 dengan visi terwujudnya rumah sakit yang unggul dalam pelayanan dengan manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi, masih terdapat masalah stock out obat yang dialami oleh RS Zahirah. Masalah stock out obat yang dialami RS Zahirah ini mengakibatkan sering dilakukannya pemesanan obat secara cito, artinya pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga. Namun sering terjadi keterlambatan pengiriman, sehingga terjadi pembelian obat di apotek luar RS Zahirah. Hal ini tentu menjadi sebuah kerugian, karena obat yang dipesan pada apotek luar harganya lebih mahal dibandingkan membeli ke distributor. Berdasarkan data yang diperoleh dari gudang farmasi RS Zahirah, terdapat 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat 164 jenis obat yang belum dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu dibutuhkan sehingga harus dibeli secara cito ke apotek luar. Rata-rata terdapat 6 jenis obat yang dibeli ke apotek luar setiap harinya. 4 Obat-obatan di RS Zahirah terdiri dari obat paten dan obat generik. Permintaan kedua jenis obat ini cukup tinggi. Namun dengan tingginya permintaan obat paten ini kurang diimbangi dengan persediaan yang cukup sehingga sering terjadi kekosongan (stock out) obat dan melakukan pemesanan secara cito ke apotek luar. Obat paten adalah obat milik suatu perusahaan dengan nama khas yang dilindungi hukum, yaitu merk terdaftar atau proprietary name (Tjay dan Raharjo, 2007). Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi RS Zahirah, selama ini pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis, tidak ada perhitungan secara khusus untuk melakukan pemesanan kembali dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan. Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Oleh sebab itu perlu dilakukan sebuah perhitungan untuk dapat menjawab tiga pertanyaan dasar tersebut. Metode yang tepat digunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut adalah metode analisis ABC untuk mengetahui obat yang menjadi prioritas untuk dikendalikan, metode EOQ untuk mengetahui berapa banyak obat yang harus dipesan dan dengan menggunkan metode ROP serta buffer stock untuk mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Metode analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan perangkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A (nilai investasi 5 tinggi), B (nilai investasi sedang) dan C (nilai investasi rendah). Metode ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan (Heizer dan Reider, 2010). Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Reorder Point (ROP) adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali agar terciptanya keseimbangan antara persediaan dengan permintaan sedangkan buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (John dan Harding, 2001) RS Zahirah yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan standar-standar layanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien, tentunya berupaya mengoptimalkan pelayanan farmasi dengan menyediakan obat dengan jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan serta dengan harga yang serendah-rendahnya. Diharapkan dengan penerapan metode pengendalian tersebut menjadi suatu solusi untuk meningkatkan pengendalian persediaan sehingga obat dapat disediakan dengan jumlah dan waktu yang tepat serta menghindari pemesanan secara cito dan pembelian ke apotek luar. 6 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, obat merupakan aspek terpenting dalam pelayanan farmasi, untuk itu perlu dilakukan pengelolaan yang baik. Permintaan obat paten di RS Zahirah pada triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014 cukup tinggi, namun hal itu tidak diimbangi dengan persediaan yang cukup sehingga menyebabkan terjadinya stock out obat dan pemesanan secara cito ke apotek luar. Hal ini tentu dapat merugikan rumah sakit karena pemesanan di apotek luar mengeluarkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan memesan langsung ke distributor. Masalah tersebut dapat dihindari jika pengendalian persedian obat dilakukan dengan baik. Selama ini tidak ada perhitungan secara khusus untuk mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali, pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis. Selain itu juga tidak ada perhitungan untuk buffer stock. Berdasarkan hal tersebut maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”. Penelitian ini difokuskan pada periode triwulan I tahun 2014 karena pada periode tersebut banyak mengalami stockout, yaitu sebanyak 164 obat. 1.3. Pertanyaan Penelitian 1. Bagaimana pengelompokkan obat paten berdasarkan nilai investasinya (kelompok A, B dan C) dengan menggunakan metode analisis ABC di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014? 7 2. Berapa banyak obat paten yang akan dipesan melalui perhitungan dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014? 3. Kapan seharusnya obat paten dipesan kembali (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out pada periode triwulan I tahun 2014? 1.4. Tujuan Penelitian 1.4.1. Tujuan Umum Mengetahui gambaran pengendalian persediaan obat paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quatity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah tahun 2014. 1.4.2. Tujuan Khusus 1. Mengetahui pengelompokkan obat paten yang menjadi kelompok A, kelompok B, dan kelompok C berdasarkan nilai investasinya di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 2. Mengetahui jumlah obat paten yang akan dipesan melalui perhitungan dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 3. Mengetahui waktu pemesanan kembali obat paten (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 8 1.5. Manfaat Penelitian 1.5.1. Bagi Peneliti 1. Dapat menerapkan keilmuan manajemen logistik yang diperoleh di bangku kuliah. 2. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tentang pengendalian obat di Rumah Sakit. 1.5.2. Bagi Rumah Sakit 1. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi. 2. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam penyusunan kebutuhan obat di Gudang Farmasi. 1.6. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui gambaran pengendalian persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014 dengan metode analisis ABC, EOQ, buffer stock, dan ROP. Penelitian akan dilakukan selama bulan Mei-Juli 2014 dengan desain penelitian kualitatif dan kuantitatif untuk mengetahui kelompok obat berdasarkan nilai investasinya, jumlah obat yang akan dipesan, titik pemesanan kembali dan jumlah stok pengaman. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapat melaui wawancara mendalam sedangkan data sekunder didapat melaui telaah dokumen. BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Logistik 2.1.1. Definisi Manajemen Logistik Logistik merupakan suatu ilmu atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih lanjut logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas meyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2002). Pengertian manajemen logistik menurut Bowersox (2004), adalah suatu ilmu bagaimana mendesain dan mengurus suatu sistem untuk mengawasi arus dan penyimpanan yang strategis bagi material, suku cadang dan barang jadi agar dapat diperoleh manfaat maksimum bagi organisasi. Menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011), manajemen logistik adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan. 9 10 2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik Sejalan dengan pengertian manajemen logistik tersebut, menurut Aditama (2002) tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang tepat dipakai, ke lokasi mana dibutuhkan, dan dengan total biaya terendah. Berdasarkan hal tersebut maka tujuan manajemen logistik dapat diuraikan dalam tiga tujuan, yaitu: a. Tujuan Operasional Tujuan operasional adalah tersedianya barang dalam jumlah yang tepat dan mutu yang baik pada saat dibutuhkan. b. Tujuan Keuangan Tujuan keuangan adalah tercapainya tujuan operasional biaya yang serendah-rendahnya. c. Tujuan Keamanan Tujuan pengamanan adalah tercapainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi. 2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik Menurut Seto (2004), fungsi-fungsi logistik terdiri dari perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan. Apabila lemah dalam perencanaan, misalnya dalam penentuan suatu item 11 barang yang berlebih atau kurang maka akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, kadaluarsa atau menumpuk. Sehingga harus selalu dijaga agar semua unsur di dalam siklus pengelolaan logistik sama kuatnya dan segala kegiatan tersebut harus selalu selaras, serasi dan seimbang. Berikut adalah siklus manajemen logistik: Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik (Seto, 2004) Perencanaan dan Penentuan kebutuhan Penganggaran Penghapusan Pengendalian/ pengawasan Pemeliharaan Pengadaan Penyaluran Penerimaan dan Penyimpanan 12 2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya. Penentuan kebutuhann merupakan perincian dari fungsi perencanaan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan barang/obat perjenis di apotek ataupun rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generiik (Seto,2004). Berdasarkan Dirjen Binekafarmasian dan Alat Kesehatan Kemenjes RI (2010) perencanaan kebutuhan dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode, yaitu: a. Metode Konsumsi Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. b. Metode Morbiditas/Epidemiologi Perhitungan kebutuhan dengan metode morbiditas didasarkan pada jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan yang harus dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time). 13 Langkah-langkah dalam metode ini adalah: Menentukan jumlah pasien yang dilayani Menentukan jumlah kunjungan berdasarkan prevalensi penyakit Menyediakan formiularium/standar/pedoman perbekalan farmasi Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia. c. Metode Kombinasi Kombinasi antara metode konsumsi dengan morbiditas disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Perencanaan biasanya dilakukan bulanan atau mingguan untuk mengendalikan persediaan dan tempat distribusi (Bowersox, 2004). 2.1.3.2. Fungsi Penganggaran Penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yakni mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pembatasan yang berlaku terhadapnya. Anggaran umumnya dipakai dalam periode satu tahun dan merupakan operasional dari institusi yang berisi ramalan pendapatan yang akan diterima dan pengeluaran yang terjadi pada tahun mendatang. Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian 14 penentuan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang (Seto, 2004). 2.1.3.3. Fungsi Pengadaan Fungsi pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik), maupun penganggaran. Dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan tersebut. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan (Seto, 2004). Menurut Kepmenkes No. 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. Pembelian dapat dilakukan secara tender oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi dan secara langsung dari pabrik/distribusi/pedagang besar farmasi/rekanan. 2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang 15 diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Dalam tim penerimaan farmasi harus ada tenaga farmasi yang terlibat. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa sesuai dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua persedian farmasi yang sudah diterima dan sudah dilakukan pemeriksaan harus segera disimpan di dalam sebuah ruang penyimpanan yang baik dan sesuai dengan standar. Tujuan penyimpanan adala memastikan bahwa persediaan kesehatan terjaga mutu dan keefektifannya dengan cara menciptakan kondisi fisik, higiene, dan infrastuktur yang diperlukan (PAHO/WHO, 2007). Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penyimpanan adalah: a. Memelihara mutu sediaan farmasi b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan d. Memudahkan pencarian dan pengawasan 2.1.3.5. Fungsi Penyaluran Pendistribusi merupakan salah satu fungsi dalam manajemen logistik dimana dilakukan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari tempat penyimpanan ke tempat pemakai (user) sehingga menjamin kelancaran pelayanan yang bermutu (Thaurani, 2008 dalam Maria 2010). 16 Kegiatan distribusi merupakan lanjutan dari proses penyimpanan. Menurut Subagya (1994), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian barang, yaitu: Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan Ketepatan barang logistik yang disampaikan Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan Ketepatan waktu penyampaian Ketepatan tempat penyampaian Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan Menurut Seto (2004) khusus menyangkut fungsi penyaluran untuk farmasi Rumah Sakit, beberapa hal yang dijadikan pegangan adalah dengan prinsip: Distribusi obat harus aman, efektif dan efisien Harus dapat menjamin: obat benar bagi penderita tertentu, dengan dosis yang tepat, pada waktu yang ditentukan dua cara penggunaan yang benar. 2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan suatu usaha atau proses kegiatan yang dilakukan untuk menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil barang inventaris. Pemeliharaan fasilitas yang dimiliki dilaksanakan sebagai upaya dalam mempertahankan kondisi 17 ekonomis guna berjalannya institusi rumah sakit (Thaurany, 2008 dalam Maria, 2010). Menurut Aditama (2002), pemeliharaan dilakukan terhadap barang-barang investasi. Pemeliharaan meliputi seluruh kegiatan penting untuk mempertahankan sistem atau produk tersebut tetap mempunyai nilai manfaat. 2.1.3.7. Fungsi Penghapusan Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan kadaluarsa perbekalan farmasi serta penangannya, IFRS harus diberi tahu setiap ada produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf medik. Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. 2.1.3.8. Fungsi Pengendalian/Pengawasan Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. (Aditama, 2002). Semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari fungsi perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, 18 penyaluran, pemeliharaan, dan penghapusan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan. 2.2. Manajemen Persediaan Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko dan ketidakpastian. Konsep yang ideal dari persediaan terdiri dari pengadaan suatu produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Sistem yang demikian tidak akan membutuhkan penumpukan bahan mentah atau bahan jadi untuk mengantisipasi penjualan di masa depan. walaupun sistem ini tidak praktis, namun penting diingat bahwa setiap dollar yang diinvestasikan dalam persediaan harus ditujukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Bowerox, 2004). Menurut Assauri (2004), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang masih dalam proses produksi. Adapun jenis-jenis persediaan, yaitu: 1. Batch Stock Batch stock merupakan persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungan yang diperoleh dari adanya batch stock adalah: a. Memperoleh potongan harga pada harga pembelian b. Memperoleh efisiensi produksi 19 c. Adanya penghematan di dalam biaya angkutan 2. Fluctuation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Bila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan ini dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. 3. Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan yang meningkat. Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan, antara lain (Assauri, 2004): a. Biaya Pemesanan (Ordering Costs) Biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barangbarang dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang. Jadi biaya ini berhubungan dengan pesanan tetapi sifatnya agak konstan, dimana besarnya biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada besarnya atau banyaknya barang yang dipesan. Biaya yang termasuk dalam biaya pemesanan ialah semua biaya yang dikelurkan dalam rangka mengadakan pemesanan bahan tersebut, diantaranya: 20 Biaya administrasi pembelian dan penempatan order Biaya pengangkutan dan bongkar muat Biaya penerimaan dan biaya pemeriksaan b. Biaya Penyimpanan (Holding Cost) Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan danya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya jumlah persediaan. Biaya yang termasuk dalam biaya ini ialah semua biaya yang timbul karena barang disimpan, yaitu biaya pergudangan yang terdiri dari: Biaya sewa gudang Upah dan gaji tenaga pengawas dan pelaksana pergudangan Biaya peralatan material dan yang lainnya c. Biaya Kekurangan Persediaan (Out of Stock Cost) Biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia. Selain itu juag dapat merupakan biaya-biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan tersebut. d. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (Capacity Associated Costs) 21 Biaya-biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, dan biaya penambahan atau pengurangan kapasitas atau bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu. 2.3. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan atau kata asingnya adalah Inventory Control, adalah fungsi managerial yang sangat penting karena persediaan/stok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar dalam pos aktiva lancar. Karena itu perlu dikendalikan dengan efektif dan efisien (Seto, 2004). Pengendalian persediaan merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan dari suatu rencana baik dengan pengaturan dalam bentuk tata laksana, yaitu: manual, standar, kriteria, ataupun prosedur melalui tindakan untuk memungkinkan optimasi dan penyelenggaraan suatu program oleh unsur dan unit terkait (Subagya, 1994). Menurut Herjanto (2008), sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai sserangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat. Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. 22 Teknik pengendalian merupakan hal yang terpenting dalam mengelola persediaan di gudang farmasi untuk menentukan obat mana yang harus diprioritaskan, berapa jumlah titik pengaman (buffer stock) persediaan yang harus ada, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (Reorder Point/ROP) (Sulastri, 2012). Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana menganggur yang besar (tertanam dalam persediaan), meningkatnya biaya penyimpanan, dan risiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena seringkali bahan/barang tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya penjualan bahkan hilangnya pelanggan (Herjanto, 2008). Keseimbangan antara permintaan dan persediaan diartikan bahwa persediaan itu lengkap tetapi yang perlu saja dilihat dari jumlah itemnya. Dilihat dari jumlah unitnya cukup tetapi tidak berlebihan. Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan salah satunya ditentukan oleh persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran, dimana obat yang laku keras (fast moving) supaya tersedia lebih banyak dan obat yang kurang laku (slow moving) disediakan dalam jumlah yang sedikit (Anief, 2001). 2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC Assauri (2004) menyatakan bahwa dalam penentuan kebijaksanaan pengawasan persediaan yang ketat dan agak longgar terhadap jenis-jenis bahan yang ada dalam persediaan, maka dapat digunakan metode analisis 23 ABC. Metode ini menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan. Metode ini adalah suatu analisa yang digunakan semata-mata untuk mengurutkan jumlah pemakaian, kemudian mengelompokkan jenis barang dalam suatu upaya mengetahui jenis pergerakan obat yang meliputi berbagai jenis, banyak jumlah serta pola kebutuhan yang berbeda-beda (Assauri, 2004). Metode analisis ABC ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang sangat mahal. Hasil analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan, antara lain (Heizer dan Reider 2010): 1. Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar daripada item yang lain. 2. Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat dibandingkan dengan kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan lebih sering. 3. Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi keterlambatan pengiriman. 4. Cycle counting, merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap record yang ada, dilaksanakan lebih sering untuk kelompok A, yaitu 24 1 bulan 1 kali, untuk kelompok B tiap 4 bulan, sedangkan kelompok C tiap 6 bulan. Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) klasifikasi persediaan berdasarkan pemakaian dan investasi dibagi atas 3 bagian, yaitu: 1. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya tinggi dengan persen (%) kumulatifnya 0-70% yang disebut fast moving dengan bobot = 3, yaitu kategori kelompok A. 2. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya sedang dengan persen (%) kumulatifnya 71-90% yang disebut moderate dengan bobot = 2, yaitu kategori kelompok B. 3. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya yang rendah dengan persen (%) kumulatifnya 91-100% yang disebut slow moving dengan bobot = 1, yaitu kategori kelompok C. Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%, kelompok B menyerap anggaran 20% dan kategori C menyerap anggaran 10%. Setelah item-item inventori dikelompokan ke dalam kelas A,B, dan C, selanjutnya pihak manajemen industri perlu memfokuskan perhatian pada item-item kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan perencanaan dan pengendalian item-item kelas A. Pihak manajemen industri juga dapat memanfaatkan klasifikasi ABC ini untuk merumuskan sistem manajemen inventori item, seperti ditunjukkan dalam tabel (Ganzpersz, 2006). 25 Tabel 2.1 Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan Klasifikasi ABC (Ganzpersz, 2006) Deskripsi Item Kelas Item Kelas Item Kelas A B C Utama Normal Cukup Pengendalian (kontrol) Ketat Normal Longgar Stok pengaman Sedikit Normal Cukup Akurasi peramalan Tinggi Normal Cukup 1-3 bulan 3-6 bulan 6-12 bulan Fokus perhatian manajemen kebutuhan Perhitungan inventori 2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Dua macam biaya yang dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan (Mardiyanto, 2009). 26 Menurut Heizer dan Render (2010), model EOQ adalah salah satu teknik kontrol persediaan tertua dan paling dikenal/teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan asumsi, yaitu: 1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen. 2. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu. 3. Tidak tersedia diskon kuantitas. 4. Biaya variabel hanya biaya untuk penyetelan/pemesanan dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu. 5. Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total. Dengan asumsi yang diberikan di atas biaya paling signifikan adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. jadi jika kita meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, kita juga akan meminimalkan biaya total. Seiring dengan meningkatnya kuantitas yang dipesan, jumlah pemesanan pertahunnya akan menururn namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan yang harus diurus lebih banyak. Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan optimum menurut Heizer dan Render (2010): Rumus : 27 Keterangan: Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan suatu periode S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun 2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) Menurut Rangkuty (1996), buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Pentingnya menghitung buffer stock karena seringnya terjadi pesanan baru datang setelah waktu tunggu/lead time terlampaui (misalnya terlambat dalam perjalanan karena banjir, putusnya jembatan atau bencana lainnya) dan seringnya terjadi peningkatan produksi (peningkatan layanan), keadaan ini akan berakibat terjadinya stock out yang selanjutnya akan mengganggunya proses produksi atau bagi rumah sakit terganggunya pelayanannya. Karena besarnya investasi untuk persediaan buffer stock terutama untuk obat-obatan yang mahal (gol A) maka buffer stock lebih diprioritaskan ke obat-obat vital dan langka (Rangkuty, 1996). Menurut Assauri (2004), jika buffer stock/safety stock dengan service level 98% (Z = 2,05) dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka perhitungannya adalah sebagai berikut: Rumus: 28 Keterangan: SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level d : Rata-rata pemakaian L : Lead time 2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP) Keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelyanan pada pasien dapat berlanjut. Terputusnya kemampuan pelayanan adalah karena persediaan sudah habis, oleh karena itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus sudah dilakukan, untuk itu dicari waktu yang tepat, pada saat mana pembelian harus dilakukan sehingga pelayanan tidak terputus. Tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis (Anief, 2001). Menurut John dan Harding (2001), pengendalian obat dengan Reorder Point (ROP), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sedian pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta Dengan mempertimbangkan safety stock maka perhitungan titik pemesanan kembali menurut Heizer dan Render (2010) adalah: Rumus: 29 Keterangan: ROP : Reorder Point d : permintaan harian L : lead time (waktu tunggu) SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock) 2.4. Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit juga merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta brtujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan yang dilakukan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif) yang dilaksanankan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan (Siregar, 2004 dalam Minarsih, 2011). 2.4.1. Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna 30 adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009, rumah sakit umum mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit. b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna. c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan. d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan. 2.4.2. Kategori Rumah Sakit di Indonesia Menurut kepemilikan dan penyelenggaraan rumah sakit, rumah sakit dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh pemerintah atau swasta yang dapat dibedakan sebagai berikut (Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit): a. Rumah Sakit Pemerintah dimiliki dan diselenggarakan oleh: 1) Departemen Kesehatan (Pusat) 2) Pemerintah Daerah Provinsi (Pemda) 3) Pemerintah Daerah Kabupaten dan Kota (Pemda) 31 4) TNI dan POLRI 5) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) b. Rumah Sakit Swasta dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh: 1) Yayasan yang sudah disahkan sebagai badan hukum 2) Badan hukum dimiliki oleh pemodal baik dalam negeri maupun asing 3) Badan hukum lain yang bersifat sosial 2.5. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) 2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian/unit/divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. IFRS dapat didefinisikan sebagai suatu departemen atau unit atau bagian di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang terdiri atas pelayanan paripurna, mancakup perencanaan; pengadaan; produksi; penyimpanan sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat inap dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit; pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis, mencakup pelayanan langsung kepeda penderita dan pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan (Siregar, 2004). 32 Berdasarkan UU Nomor 44 RI tahun 2009 tenteng Rumah Sakit, farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit. Instalasi farmasi adalah bagian dari rumah sakit yang bertugas menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit. 2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS a. Tujuan IFRS (Siregar, 2004): 1) Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat prifesi kesehatan dan kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi syarat. 2) Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai oleh apoteker rumah sakit yang memenuhi syarat. 3) Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penerapan dan pemeliharaan standar etika profesional, pendidikan dan pencapaian dan melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi. 4) Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan alam ilmu farmasetik pada umumnya. 5) Menyebarkan pengetahuan farmasi dengan mengadakan pertukaran informasi antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi dan spesialis yang serumpun. 33 6) Memperluas dan memperkuat kemampuan apoteker rumah sakit untuk secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi; mengembangkan dan memberikan pelaynan klinik; serta melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam program edukasi untuk praktisi kesehatan, penderita, mahasiswa dan masyarakat. 7) Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik farmasi rumah sakit kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi dan profesional kesehatan lainnya. 8) Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRS. 9) Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian. b. Tugas dan Tanggung Jawab IFRS Tugas utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit baik untuk penderita rawat tinggal, rawat jalan maupun untuk semua unit termasuk poliklinik rumah sakit. IFRS bertanggung jawab mengembangkan suatu pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk 34 memenuhi kebutuhan berbagai bagia/unit diagnosis dan terapi, unit pelayanan keperawatan, staf medik dan rumah sakit keseluruhan untuk kepentingan pelayanan penderita yang lebih baik. 2.6. Kerangka Teori Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Metode analisis ABC sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan, yaitu dengan mengelompokkan persediaan menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B, dan C (Heizer dan Reider, 2010). Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Selain menentukan jumlah barang yang dipesan, waktu pemesanan kembali juga perlu diketahui. Menurut John dan Harding (2001), Reorder Point adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali. Perhitungan ROP juga dapat dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah buffer stock (Heizer dan Reider, 2010). Menghitung buffer stock sangat penting karena seringnya terjadi pesanan baru datang setelah waktu tunggu/lead time terlampaui 35 dan seringnya terjadi peningkatan produksi yang akan berakibat terjadinya stock out (Rangkuty, 1996). Bagan 2.2 Kerangka Teori Jenis Persediaan Analisis ABC Kelompok A Kelompok B Jumlah Pemesanan Waktu Pemesanan Kelompok C : EOQ : ROP + buffer stock Sumber: Rangkuty (1996), John dan Harding (2001), Sabarguna (2004), Heizer dan Reider (2010) BAB III KERANGKA KONSEP 3.1. Kerangka Konsep Obat merupakan salah satu barang logistik/persediaan di rumah sakit. Agar dapat menyediakan obat dengan jumlah dan waktu yang tepat serta dengan total biaya terendah dibutuhkan pengelolaan yang efektif dan efisien terhadap obat tersebut. Pengendalian persediaan bertujuan untuk menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan demi kelancaran proses pelayanan. Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Berdasarkan hal tersebut pengendalian persediaan obat paten dalam penelitian ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisis ABC, Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangankan buffer stock. Metode ABC ini digunakan untuk menentukan kelompok persediaan obat paten berdasarkan kelompok A, B, dan C, sehingga akan menjawab pertanyaan obat mana yang menjadi prioritas untuk dikendalikan. Setelah obat dibagi kedalam kelompok A, B, dan C selanjutnya dilakukan pengendalian dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangkan buffer stock untuk menjawab pertanyaan 36 37 berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Bagan 3.1 Kerangka Konsep Pengendalian Persediaan Obat - Daftar nama obat paten - Harga obat paten - Jumlah pemakaian obat paten Pengelompokkan obat dengan metode analisis ABC Kelompok A - Kelompok B Perhitungan EOQ Perhitungan ROP + Buffer Stock Pengendalian Persediaan yang efektif dan efisien = batas penelitian Kelompok C 38 3.2. Definisi Istilah Tebel 3.1 Definisi Istilah No 1 Substansi Definisi Istilah Pengendalian Salah satu persediaan obat logistik berhubungan aktivitas siklus wawancara mendalam yang Instrumen Hasil Ukur Pedoman Pengendalian wawancara persediaan yang dengan dilakukan di Gudang dalam Farmasi RS Zahirah pengaturan persediaan obat Cara Pengambilan Data agar menjamin kelancaran pelayanan 39 pasien secara efektif dan efisien 2 Daftar nama obat Seluruh paten nama obat telaah dokumen paten yang digunakan Pedoman telaah Informasi nama obat dokumen paten yang digunaan di RS Zahirah periode di RS Zahirah triwulan I tahun 2014 periode triwulan I tahun 2014 3 Harga obat paten Harga obat paten per telaah dokumen Pedoman satuan dokumen Zahirah jenis di RS periode telaah Informasi harga obat paten per satuan jenis di RS Zahirah triwulan I tahun 2014 periode triwulan I tahun 2014 4 Jumlah pemakaian paten Jumlah pemakaian obat telaah dokumen obat paten per satuan jenis di RS Zahirah periode Pedoman dokumen telaah Informasi pemakaian paten per jumlah obat satuan 40 triwulan I tahun 2014 jenis di RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014 5 Pengelompokkan Pengelompokkan obat Jumlah pemakaian obat paten Menggunakan Kelompok obat obat dengan paten berdasarkan nilai periode triwulan I tahun 2014 Microsoft Excel paten yang termasuk metode analisis investasinya kelompok ABC memberikan untuk dikalikan dengan harga obat prioritas paten A, kelompok B, pada obat dengan nilai kelompok investasi tinggi berdasarkan dan C nilai investasi 6 Kelompok A Kelompok obat dengan Metode analisis ABC Menggunakan Informasi obat paten persen Microsoft Excel yang kumulatif 0- 70% 7 Kelompok B tergolong kelompok A Kelompok obat dengan Metode analisis ABC Menggunakan Informasi obat paten persen kumulatif 71- Microsoft Excel yang tergolong 41 90% 8 Kelompok C kelompok B Kelompok obat dengan Metode analisis ABC Menggunakan Informasi obat paten persen kumulatif 91- Microsoft Excel yang 100% 9 Perhitungan EOQ kelompok C Metode dalam Menggunakan rumus EOQ: pengendalian Menggunakan Jumlah Microsoft Excel optimum persediaan dengan cara menetapkan pesanan tergolong pemesanan untuk setiap kali pesan jumlah pada setiap kali pesan dengan biaya yang rendah 10 Perhitugan ROP + buffer stock - ROP= batas minimal Menggunakan rumus ROP: stok sehingga dilakukan persediaan Menggunakan Microsoft Excel harus - Waktu dilakukannya pemesanan ulang Menggunakan rumus buffer - Jumlah stok 42 pemesanan kembali - Buffer stock= persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekuranngan (stock out) obat stock: pengaman BAB IV METODOLOGI PENELITIAN 4.1. Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif dan kuantitatif dengan mengolah data kedalam sebuah rumus matematis. Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data sekunder merupakan hasil dari telaah dokumen untuk mendapatkan data namanama obat, harga obat dan jumlah pemakaian obat. Sedangkan data primer merupakan hasil wawancara mendalam dengan informan. Data sekunder yang sudah didapat akan diolah dan dihitung dengan menggunakan metode analisis ABC yang selanjutnya akan dihitung nilai EOQ, buffer stock, dan ROP. Semua hasil perhitungan tersebut kemudian akan diperkuat dengan analisa deskriptif berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan beberapa informan. 4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di RS Zahirah yang beralamat di Jalan Sirsak No.21, Jakarta Selatan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Mei-Juli 2014. 4.3. Informan Penelitian Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data adalah: 1. Kepala Instalasi Farmasi 2. Penanggung Jawab Gudang Farmasi 3. Staf Gudang Farmasi 43 44 Informan di atas dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki sesuai dengan topik penelitian yang diangkat, yaitu pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah dan informan telah bekerja selama lebih dari 5 tahun. 4.4. Pengumpulan Data 4.4.1. Data Sekunder Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen seperti, daftar nama obat paten, jumlah pemakaian obat paten dan harga obat paten di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 4.4.2. Data Primer Data primer diperoleh dari wawancara tentang pengendalian persediaan obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. 4.5. Validitas Data Dalam penelitian ini, peneliti melakukan upaya menjaga validasi data dengan melakukan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Triangulasi sumber dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara mendalam dengan tiga informan. Sedangkan triangulasi metode dilakukan dengan wawancara dan telaah dokumen. 4.6. Pengolahan Data a. Data yang dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan dicatat dan dibuat transkrip wawancara. Data yang dianggap kurang penting dan tidak berhubungan dengan penelitian direduksi. Kemudian hasil wawancara yang telah direduksi ditranskrip ke dalam matriks berdasaran pertanyaan penelitian. 45 b. Metode analisis ABC Penelitian ini diawali dengan mengumpulkan dan menginput data mengenai daftar nama obat, jumlah pemakaian obat dan harga obat paten selama tahun 2013 (Januari-Desember) dengan menggunakan Microsoft Excel. Kemudian obat dikelompokkan berdasarkan nilai investasinya. Nilai investasi obat dihitung dengan cara mengalikan jumlah pemakaian dengan harga masing-masing obat. Pengelompokkan obat dilakukan sebagai berikut: Kelompok A dengan persentase kumulatif 0-70% Kelompok B dengan persentase kumulatif 71-90% Kelompok C dengan persentase kumulatif 90-100% c. Perhitungan EOQ dilakukan berdasarkan rumus sebagai berikut: Keterangan: Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun d. Perhitungan buffer stock dilakukan dengan perhitungan sebagai berikut: 46 Keterangan: SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level d : Rata-rata pemakaian L : Lead time e. Perhitungan ROP dilakukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Keterangan: ROP : Reorder Point d : permintaan harian L : lead time (waktu tunggu) SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock) 4.7. Penyajian Data Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi berdasarkan kutipan hasil wawancara yang dibandingkan dengan teori tentang pengendalian persediaan obat dan untuk hasil perhitungan metode analisis ABC, EOQ, buffer stock, dan ROP akan disajikan dalam bentuk tabel. BAB V HASIL 5.1. Gambaran Umum Rumah Sakit 5.1.1. Sejarah RS Zahirah Pada awalnya Rumah Sakit Zahirah dibangun dengan status sebagai Rumah Sakit Ibu dan Anak demi membantu pemerintah menyukseskan program Indonesia Sehat 2010 dan turut membantu menciptakan masyarakat dan lingkungan yang sehat. Rumah Sakit Zahirah dikelola oleh tim manajemen profesional muda dengan tenaga medis yang berpengalaman. Rumah Sakit Zahirah beroperasi sejak Mei 2004 dengan izin operasional dari Dinas Kesehatan DKI Jakarta No.901. Seiring perkembangannya pada tahun 2006 Rumah Sakit Zahirah mulai menawarkan pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas (umum) dan secara perlahan berusaha mengubah statusnya dari Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) menjadi Rumah Sakit Umum (RSU Zahirah) dengan tipe C atas Surat Keputusan No. 009/ZAHIRAH/03/2007 tanggal 22 Maret 2007 yang ditetapkan oleh Direktur Utama Rumah Sakit Zahirah dr.Arjanty Wahidah Daud, MARS. 47 48 5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah 1. Visi Terwujudnya Rumah Sakit yang unggul dalam pelayanan dengan manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman. 2. Misi a. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan standarstandar pelayanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien. b. Meningkatkan profesionalisme dan keahlian manajemen dalam pelayanan kesehatan dan menyadari bahwa manusia adalah sumber daya yang terpenting dalam suatu organisasi melalui pendidikan dan pelatihan. Misi Khusus Menjadikan RS Zahirah sebagai unggulan rujukan pelayanan kesehatan anak di wilayah Jagakarsa dan sekitarnya. 3. Tujuan a. Mengupayakan kesembuhan para pasien secara optimal melalui prosedur dan tindakan yang dipertanggung jawabkan. b. Melakukan upaya pencegahan dan peningkatan derajat kesehatan. 49 5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah Untuk memberikan pelayanan unggulan yang maksimal kepada masyarakat, RS Zahirah menyediakan pelayanan dan fasilitas sebagai berikut: 1. Pelayanan Spesialis 2. Pelayanan Penunjang Medis a. Instalasi Radiologi b. Instalasi Fisioterapi c. Instalasi Farmasi d. Instalasi Laboratorium 3. Pelayanan Rawat Jalan 4. Pelayanan Rawat Inap 5. Instalasi Gawat Darurat 6. Kamar Bersalin 7. Kamar Operasi 5.1.4. Sumber Daya Manusia Didalam memberikan pelayanan kesehatan terhadap masyarakat tentunya harus ditunjang dengan sumber daya kesehatan, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Adapun sumber daya manusia yang dimiliki oleh RS Zahirah yaitu sebagai berikut: 50 Tabel 5.1 Jumlah Ketenagaan RS Zahirah No 1 2 3 4 5 6 7 Kualifikasi Jumlah Dokter Umum/UGD 10 Dokter Spesialis 21 Dokter Gigi 8 D III Keperawatan 32 SPK/SPR 5 Bidan 7 Apoteker 1 Asisten Apoteker 9 D III Gizi 1 SMK Tata Boga 5 Fisioterapi 2 Radiografer 2 Perekam Medis 2 S2 1 S1 13 D III/D II 5 D1 1 SLTA 41 SMP 1 Kelompok Tenaga Tenaga Medis Tenaga Keperawatan Tenaga Kefarmasian Tenaga Gizi Tenaga Keterapian Fisik Tenaga Keteknisian Medis Tenaga Non Kesehatan TOTAL Sumber: Profil RS Zahirah Tahun 2012 167 51 5.1.5. Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah merupakan salah satu dari Unit Penunjang Medis yang berada di bawah tanggung jawab Manajer Penunjang Medis. Unit Instalasi Farmasi yang dikepalai oleh seorang apoteker, membawahi Unit Gudang Logistik Farmasi dan Apotek. Unit Gudang Logistik Farmasi dikelola oleh 2 orang staf gudang dan apotek dikelola oleh 1 orang administrasi OK/VK, 3 orang administrasi apotek dan 9 orang pelayanan resep. Berikut merupakan struktur organisasi Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah: Bagan 5.1 Struktur Organisasi Unit Instalasi Farmasi Rs Zahirah Unit Instalasi Farmasi Apotek Gudang Logistik Farmasi Sumber: Profil RS Zahirah Tahun 2012 5.2. Pengendalian Persediaan Pengendalain/pengawasan yang dilakukan RS Zahirah adalah dengan melakukan stock opname setiap tiga bulan sekali, kartu stok sebagai pendataan keluar masuknya obat di gudang farmasi dan buku defekta sebagai pencatatan permintaan, pengiriman dan sisa stok di gudang farmasi. Dari pencatatan kartu stok dan buku defekta tersebut maka dapat terlihat berapa jumlah sisa stok yang tersedia. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut: 52 “Pengendalian disini ada kartu stock, biasanya obat yang sudah dipakai dilakukan pemotongan stock di kartunya agar terlihat obat mana yang sudah mau habis atau yang belum, kemudian kita disini juga ada yang namanya stock opname, stock opname itu semacam pengawasan obat, kita lihat obat-obat mana yang sudah kadaluarsa atau yang mendekati kadaluarsa, biasanya ini dilakukan 3 bulan sekali. terus ada buku defekta, kalau apotek butuh obat kita tulis di buku defekta itu untuk minta ke gudang.” “Kalau pengendalian disini dengan stock opname yang dilakukan 3 bulan sekali, terus kartu stok setiap pemberian ke apotik selalu dipotong stoknya, terus ada juga buku defekta, dari defekta itu kita siapkan obatnya terus ada pencatatannya, ada pemotongan stok, dari situ kita juga bisa mengetahui berapa yang keluar dan kalau sudah habis baru harus dilakukan pemesanan lagi.” “Kalau di gudang dilakukan pengecekkan setiap hari, dilakukan pencatatan di kartu stock, terus disini juga ada stock opname, disini stock opnamenya juga masih berjalan setiap 3 bulan sekali.” Dalam persediaan obat di Gudang Farmasi RS Zahirah, pengendalian persediaan tidak menggunakan metode khusus, yaitu hanya dengan melakukan stock opname, pencatatan pada kartu stok dan buku defekta. Hal ini sesuai dengan kutipan hasil wawancara berikut: “… stock opname itu yang kita lakukan setiap 3 bulan sekali.” “Metodenya tidak ada, hanya berdasarkan itu saja, stock opname, kartu stock.” “tidak ada disini” 53 Ada beberapa kendala yang dialami dalam melakukan pengendalian persediaan obat di RS Zahirah. Jumlah obat yang sangat banyak menjadi salah satu kendala dalam melakukan proses pengendalian obat karena membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan stock opname, kurang disiplin dalam mencatat kartu stok dan selain itu belum adanya sistem komputerisasi juga menjadi kendala yang dirasakan. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut: “Kendalanya karena obat disini banyak sekali jadi agak susah dan butuh waktu yang lama untuk melakukan pengendalian atau pengawasan. Seperti stock opname, kita biasanya melakukannya selama seminggu lebih karena banyaknya obat” “…kadang-kadang lupa memotong stock jadi stock otomatis tidak kepotong, tiba-tiba pas lagi besoknya yang mau dipakai lagi eeh barangnya kosong tapi stocknya masih ada di komputer.” “Kalau disini banyak ya mbak, terutama karena disini masih manual jadi sistemnya yang masih jadi kendala.” Kejadian seperti ini akan mengakibatkan tidak terkontrolnya persediaan obat dan sulit untuk menentukan waktu pemesanan karena tidak mengetahui jumlah stok yang tersedia, sehingga nantinya akan terjadi kekosongan obat. Selama pelayanan penyediaan obat di gudang farmasi sering mengalami kekosongan obat (stock out), bahkan hampir setiap hari, terutama pada obat paten. Stock out ini biasanya disebabkan karena adanya permintaan obat dari dokter yang tidak sesuai dengan obat yang biasa digunakan. Selain itu kosongnya obat di distributor juga menjadi salah satu penyebabnya. Berikut merupakan kutipan hasil wawancara mengenai stock out dengan informan: 54 “Stock out di sini sering sekali ya hampir setiap hari ada kekurangan obat, terutama pada obat patennya.” “Kekosongan obat sering terjadi di sini, biasanya karena dari distributornya memang kosong obat juga, terus untuk kekosongan yang lain itu, dokternya yang biasanya pakai dengan dosis atau merk tertentu tiba-tiba memakai dosis atau merk yang lain lagi jadi membuat kita harus mencari alternatifnya, itu yang kadang-kadang membuat stok kosong.” “Kalau kekosongan juga pernah, di sini lumayan sering ya kalau kekosongan obat, biasanya karena distributornya juga sedang kosong.” Stok obat yang sedang kosong, namun ada permintaan dari apotek, unit gudang farmasi akan mengusahakan mencari persamaan obat atau menyediakan obat dengan merk yang berbeda namun fungsi kandungan yang sama. Jika tidak terdapat obat yang sama atau dokter tetap ingin menggunakan obat tersebut unit gudang farmasi mengusahakan membeli ke rumah sakit lain atau ke apotek luar. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut: “Cari ke rumah sakit atau apotek lain di luar RS Zahirah.” “Biasanya kita telepon dokter yang bersangkutan dulu untuk memakai obat lain yang fungsinya sama yang ada di Zahirah, kalau dokternya mau kita pakai obat lain tersebut, tetapi kalau tidak mau kita harus cari ke rumah sakit atau apotek lain.” “…atau bisa juga kita cari ke apotek lain kalau dua-duanya memang lagi kosong.” 55 5.3. Metode Analisis ABC Perbekalan farmasi di RS Zahirah terdiri dari obat-obatan, alat kesehatan dan reagen. Dalam penelitian ini, jenis persediaan yang diteliti adalah obat-obatan khususnya obat paten dengan kemasan tablet dan kapsul. Berdasarkan telaah dokumen terdapat 133 jenis obat paten dengan kemasan tablet dan kapsul (lampiran 2). Berikut merupakan sebagian data obat paten dengan kemasan tablet dan kapsul yang digunakan oleh RS Zahirah, data harga obat paten dan jumlah pemakaian obat paten periode triwulan I (Januari-Maret 2014): Tabel 5.2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014 Nama Obat Satuan Pemakaian Januari Februari Total Maret Pemakaian Harga Obat Argesid Tablet 856 199 160 1215 Rp 1.645 Ascardia Tablet 283 412 463 1158 Rp 1.073 Aspar-K Tablet 7 0 0 7 Rp 2.922 Azomax Tablet 281 158 141 580 Rp 40.755 Berry Vision Tablet 0 0 0 0 Rp 3.257 Betaserc 24 Tablet 86 167 298 551 Rp 10.078 Buscopan Tablet 10 0 8 18 Rp 2.979 plus Tablet 40 0 0 40 Rp 4.117 Cal-95 Tablet 0 0 0 0 Rp 4.224 Cataflam 25 Tablet 10 0 0 10 Rp 3.081 Cataflam 50 Tablet 20 0 0 20 Rp 5.880 Buscopan dst. Sumber: Hasil Pengolahan Data Sekunder 56 Jenis obat yang disediakan di gudang farmasi RS Zahirah ditentukan berdasarkan formularium yang sudah ada. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan informan: “Untuk menentukkan jenis obat disini kita menggunakan formularium” “Itu berdasarkan formularium, jadi rumah sakit ini sudah mempunyai formularium obat sendiri” “Kalau disini berdasarkan formularium, yang saya stock yang sudah masuk dalam formularium” Penentuan kebutuhan obat di Gudang Farmasi RS Zahirah berdasarkan banyaknya jumlah pemakaian pada periode sebelumnya, yaitu berdasarkan metode konsumsi. Kelompok obat yang tergolong fast moving akan disediakan dengan jumlah yang lebih banyak begitupun sebaliknya, obat yang tergolong slow moving akan disediakan lebih sedikit untuk menghindari pemborosan. Berikut merupakan kutipan hasil wawancara dengan informan: “Berdasarkan yang sering dapakai saja, metode konsumsi berarti” “Berdasarkan kebutuhan dari apotek itu yang biasanya kita jadikan patokan” “Kita melakukan pemesanan berdasarkan kebutuhan dari apotek saja” Namun selama ini RS Zahirah belum pernah melakukan pengelompokkan obat dengan menggunakan data riil obat, baik itu pengelompokkan berdasarkan pemakaian maupun nilai investasinya. Pengelompokkan obat dilakukan hanya berdasarkan pengalaman. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan informan: 57 “Analisis ABC itu seperti sistem pareto ya? Kita belum menggunakan sistem itu di sini. Kalau fast moving, slow moving tidak ada pengelompokan khusus, tapi anak-anak apotek disini sudah tau mana obat yang kira-kira sering dipakai dan mana yang jarang dipakai” “Kalau untuk yang fast moving, slow moving kita belum dipisahkan cuma ya anak apotek dan kita anak logistik memang sudah mengetahui mana yang kirakira slow moving atau fast moving. Belum pernah sih kalau ABC itu” “Belum ada pengelompokkan khusus tapi kita mengetahuhi mana yang slow moving, mana yang fast moving, jadi ketika order kita tidak mengorder sebanyak yang fast moving.Oh ga pernah disini” Obat fast moving merupakan obat yang sering digunakan di RS Zahirah sedangkan obat slow moving merupakan obat yang jarang digunakan. Metode ABC menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan dan nilai investasi yang cukup besar yang mencakup lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan. Oleh karena itu, untuk menentukan pengelompokkan obat, peneliti melakukan studi analisis ABC dengan mengelompokkan obat berdasarkan nilai investasinya. Berikut adalah hasil analisis ABC obat paten berdasarkan nilai investasi tahun 2014. 58 Tabel 5.3 Analisis ABC berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode JanuariMaret Tahun 2014 Persentase Jumlah Jenis Obat Obat Kelompok A 13 9,77% 398.978.004 70,12% Kelompok B 21 15,79% 117.682.889 20,68% Kelompok C 99 74,44% 52.308.200 9.19% Total 133 100% 568.969.093 100% Jumlah Jenis Obat Nilai Investasi Persentase Kelompok (RP) Nilai Investasi Sumber: Hasil Pengolahan Data Sekunder Tabel di atas menunjukan kelompok obat paten berdasarkan nilai investasi (lampiran 3). Obat paten yang tergolong kelompok A adalah sebanyak 13 jenis obat atau 9,77% dari seluruh obat paten dengan nilai investasi sebesar Rp 398.978.004,00 atau 70,12% dari total investasi obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Obat paten yang tergolong kelompok B adalah sebanyak 21 jenis obat atau 15,79% dari seluruh obat paten dengan nilai investasi sebesar Rp 117.682.889,00 atau 20,68% dari total investasi obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Sedangkan obat paten yang tergolong kelompok C adalah sebanyak 99 jenis obat atau 74,44% dari seluruh obat paten dengan nilai investasi sebesar Rp 52.308.200,00 atau 9,19% dari total investasi obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Kendala dalam menentukan jenis persediaan yang dibutuhkan di gudang farmasi adalah adanya permintaan obat di luar formularium yang dilakukan oleh 59 dokter. Sehingga bagian gudang harus mengusahakan mencari obat tersebut. Berikut adalah kutipan wawancara mengenai kendala tersebut dengan informan: “Biasanya ada dokter yang meminta obat di luar formularium, jadi kita harus cari ke apotek lain” “Kadang-kadang dokter masih pakai di luar obat yang terdaftar di formularium, itu kendalanya” “Ada dokter yang minta obat tetapi tidak ada di formularium, jadi kita harus order obat yang diminta tersebut” 5.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Dalam pelaksanaan pemesanan obat di RS Zahirah tidak ada perhitungan khusus mengenai jumlah pemesanan. Jumlah pemesanan tergantung pada pemakaian bulan-bulan sebelumnya. Obat yang sering digunakan akan dipesan lebih banyak daripada obat yang jarang digunakan. Sebagaimana hasil wawancara dengan informan berikut ini: “Jumlah pesanan dilihat dari pemakaian bulan-bulan sebelumnya, berdasarkan hal tersebut kita bisa memperkirakan jumlah pesanan untuk bulan berikutnya, biasanya antara bulan sebelumnya tidak jauh berbeda jumlahnya” “Masih melihat berdasarkan bulan sebelumnya, jadi pemakaian di bulan sebelumnya besar atau tidak, kalau memang besar untuk obat jenis tertentu ya di bulan berikutnya kita harus pesan lebih banyak tetapi kalau pemakaian di bulan kemarin sedikit barati kita jangan terlalu banyak pesan di bulan berikutnya” 60 “Kita melihat rata-rata dari bulan-bulan sebelumnya, nanti terlihat hasilnya berapa, yasudah kita pesan segitu, kecuali kalau pasien lagi banyak ya kita tambahkan jumlah pesanannya” Hal ini dapat mengakibatkan pemborosan karena akan berisiko meningkatnya biaya pemesanan jika pemesanan dilakukan dalam jumlah yang sedikit atau meningkatkan biaya penyimpanan jika jumlah pemesanan terlalu banyak. Untuk mengetahui jumlah pemesanan yang optimum dalam setiap kali melakukan pemesanan obat paten di RS Zahirah, dapat diterapkan metode Economic Order Quantity (EOQ). Rumus untuk menentukan jumlah pemesanan optimum menurut Heizer dan Render (2010) adalah sebagai berikut: Keterangan: Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan suatu periode S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun Untuk menentukkan EOQ, diperlukan jumlah permintaan pada suatu periode, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Jumlah permintaan telah dihitung pada analisis ABC. Biaya pemesanan obat di RS Zahirah berdasarkan biaya telepon Menurut Kepala Instalasi Farmasi biaya pesan yang dikeluarkan oleh RS Zahirah sebesar Rp 2.000,00. Sedangkan biaya penyimpanan sebesar 26% dari harga per item (Heizer dan Reinder, 2010). 61 Setelah diketahui jumlah pemakaian obat, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, kemudian dilakukan perhitungan mengenai jumlah pemesanan optimum dalam setiap kali pemesanan (lampiran 4). Berikut merupakan contoh perhitungan EOQ pada obat Dexyclav Tab: Jumlah pemakaian periode Januari-Maret 2014 : 4.866 tablet Biaya Pemesanan : Rp 2.000,00 Biaya Penyimpanan : Rp 3.935,00 Maka Economic Order Quantity (EOQ) adalah: Jadi, jumlah pemesanan yang optimal dalam setiap kali memesan obat Dexyclav Tab adalah 70 tablet. Kendala yang dirasakan oleh bagian gudang farmasi dalam menghitung jumlah pemesanan adalah belum didukung oleh sistem informasi yang memadai sehingga masih kesulitan untuk mengetahui dan menghitung jumlah pemakaian obat setiap bulannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan dari informan: “…karena kita belum pernah menghitung juga, jadi tidak ada patokan yang benar-benar jelas tentang berapa banyaknya jumlah pemesanan dan karena disini kita masih manual jadi agak susah juga dalam menghitung pemakaian obat bulanan yang banyak” 62 “Sebenarnya karena disini belum terkomputerisasi itu juga menjadi kendala, karena kalau sudah berjalan jadi bisa melakukan perhitungan stockkan” “Jumlah pasiennya yang tidak bisa diprediksi, jumlah obat yang kita pesan segini kira-kira cukup atau tidak kalau tiba-tiba pasiennya banyak, itu saja yang suka bikin kita khawatir” 5.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock Waktu dilakukan pemesanan di RS Zahirah dilakukan setiap bulan, namun tidak ada jadwal pasti kapan akan dilakukan pemesanan. Pemesanan akan dilakukan berdasarkan kebutuhan saja, yaitu dilihat dari jumlah stok yang masih tersedia di gudang farmasi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan informan: “Jadwalnya sebulan sekali pasti kita melakukan pemesanan” “Jadwal pemesanan obat itu sebenarnya awal bulan dan akhir atau bisa juga pertengahan bulan, tergantung kebutuhan. Kita melihat dari pengeluaran sebelumnya, kalau memang obat tersebut banyak keluar kita lakukan lagi pemesanan tapi kalau tidak ada yang keluar kita tidak pesan lagi” “Oh kita tidak ada jadwal, yang penting sebulan sekali saja. Pokoknya kalau diliat stock sudah kosong atau hampir kosong baru kita order lagi” Untuk menentukan waktu pemesanan yang ideal untuk setiap jenis obat dapat digunakan perhitungan Reorder Point (ROP). Cara menghitung Reorder Point (ROP) menurut Heizer dan Render (2010) adalah: 63 Keterangan: ROP : Reorder Point d : permintaan harian L : lead time (waktu tunggu) SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock) Keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta (John dan Harding, 2001). Oleh sebab itu perlu dilakukan perhitungan mengenai buffer stock/safety stock terlebih dahulu agar dapat menentukan kapan mengajukan pemesanan kembali. Selama ini buffer stock yang tersedia di gudang farmasi RS Zahirah hanya berdasarkan perkiraan saja, tidak ada perhitungan khusus untuk menentukan buffer stock. Berikut merupakan kutipan hasil wawancara dengan informan: “Disini kita menyediakan buffer stock tetapi berdasarkan pengalaman saja, jumlahnya kira-kira saja, tidak ada hitung-hitungan yang pakai rumus khusus” “Buffer stocknya ada tetapi selama ini buffer stocknya hanya diperkirakan saja, belum ada hitungan mati untuk buffer stock, jadi masih berdasarkan perkiraan saja” 64 “Tidak ada, seharusnya ada perhitungannya kan ya, tetapi disini belum ada, paling kalau untuk buffer stock itu berdasarkan pengalaman, ya kira-kira saja” Untuk menentukan buffer stock, perlu mempertimbangkan target pencapaian kerja (service level). Menurut Assauri (2004), jika buffer stock/safety stock dengan service level 98% (Z = 2,05) dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka perhitungannya adalah sebagai berikut: Keterangan: SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level d : Rata-rata pemakaian L : Lead time Menurut informan lead time/waktu tunggu obat paling lama adalah 2 hari. Berikut merupakan kutipan hasil wawancara dengan informan: “Waktu tunggunya paling lama dua hari” “Waktunya tidak lama, paling sehari dua hari lah paling lama” “Dua hari paling lama” Berikut merupakan contoh perhitungan buffer stock untuk obat Dexyclav Tab: Jumlah pemakaian rata-rata (d) = 4.866 tablet/90 hari= 54 tablet 65 Z (98%) = 2,05 Buffer stock (SS) = = 2,05 x 54 x 2 = 221,67 atau 222 tablet Setelah menentukkan buffer stock, maka akan dilakukan perhitungan Reorder Point (ROP). Berikut merupakan contoh perhitungan Reorder Point (ROP) untuk obat Dexyclav Tab: ROP = (d x L) + SS = (54 x 2) + 222 = 330 tablet Jadi, Reorder Point (ROP) untuk obat Dexyclav Tab adalah 330 tablet. Berdasarkan perhitungan tersebut, artinya pada lead time/waktu tunggu selama 2 hari dengan pemakaian rata-rata 54, obat Dexyclav Tab dapat dilakukan pemesanan kembali ketika stok obat sudah mencapai 330 tablet. Kendala yang dirasakan oleh gudang farmasi dalam menentukan kapan waktu pemesanan kembali dilakukan adalah tidak adanya perhitungan buffer stock, belum adanya sistem informasi yang memadai dan keterlambatan distributor dalam mengirim obat. Berikut merupakan hasil wawancara dengan informan: “Karena masih manual kita jadi harus sering-sering cek kartu stock, dilihat obatnya sudah limit atau belum, kalau limit berarti kita harus pesan” 66 “Biasanya kendala dari distributornya, seperti banjir, otomatis semuanya jadi terlambat” BAB VI PEMBAHASAN 6.1. Keterbatasan Penelitian Penelitian dilakukan melalui studi pengendalian obat paten menggunakan data terkait obat paten selama periode triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014 di Rumah Sakit Zahirah. Keterbatasan dalam penelitian ini adalah komponen biaya penyimpanan (biaya gedung, biaya penanganan bahan, biaya pekerja dan biaya investasi) tidak dihitung secara rinci karena data tidak tersedia sehingga perhitungan biaya penyimpanan menggunakan teori Heizer dan Render (2010), yaitu 26% dari harga barang. 6.2. Pengendalian Persediaan RS Zahirah didukung oleh instalasi farmasi khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Zahirah. Agar ketersediaan obat dapat berjalan dengan baik, yaitu dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang terendah-rendahnya maka unit gudang farmasi RS Zahirah berupaya melakukan pengendalian persediaan. Dari hasil wawancara mendalam yang telah dilakukan kepada 3 orang informan, pengendalian persediaan yang dilakukan oleh unit gudang farmasi RS Zahirah adalah dengan melakukan stock opname, pencatatan pada kartu stok dan buku defekta. Stock opname di gudang farmasi RS Zahirah dilaksanakan setiap 3 bulan sekali untuk mengecek dan mencocokan kondisi fisik barang dengan kartu 67 68 stok. Selain itu melalui stock opname juga dapat diketahui obat yang mendekati kadaluarsa. Obat yang mendekati kadaluarsa akan diinformasikan kepada dokter agar digunakan terlebih dahulu atau dikembalikan kepada distributor. Hal ini sudah sesuai menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), yaitu stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilakukan. Kartu stok di gudang farmasi RS Zahirah merupakan pencatatan yang dilakukan setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa). Sedangkan buku defekta merupakan pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek. Obat yang diminta oleh apotek dicatat dalam buku tersebut, selanjutnya staf gudang farmasi memeriksa stok yang ada apakah cukup untuk memenuhi permintaan, setelah itu jumlah obat yang dikirim dan sisa stok yang ada di gudang farmasi dicatat dalam buku tersebut. Hal ini sesuai dengan Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan RI (2010) yang menjelaskan bahwa pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Di gudang farmasi RS Zahirah, pelayanan penyediaan obat untuk apotek sering tidak sesuai dengan kebutuhan/permintaan. Hal ini disebabkan karena stok obat yang tidak cukup (stock out) untuk memenuhui permintaan tersebut. Kekosongan obat ini menyebabkan dilakukannya pembelian obat ke apotek luar atau RS lain. Kondisi ini dapat mengakibatkan pemborosan, karena obat yang dibeli ke apotek luar atau RS lain tentunya mengeluarkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan membeli ke distributor. Seharusnya menurut Aditama 69 (2002), barang/bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi harus tersedia dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai dengan kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa kegiatan pelayanan penyediaan obat di gudang RS Zahirah belum berjalan dengan baik sesuai dengan teori yang ada. Kekosongan obat tersebut sebenarnya dapat dihindari jika dilakukan perencanaan/penentuan kebutuhan perbekalan farmasi secara terpadu. Hal ini sesuai menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), yaitu dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu diharapkan perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan. Berdasarkan hasil wawancara mendalam yang telah dilakukan dengan 3 informan, penentuan/perencanaan kebutuhan di RS Zahirah dilakukan dengan metode konsumsi, yaitu dengan melihat data pemakaian obat 3 bulan sebelumnya. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) perencanaan/penentuan kebutuhan dapat dilakukan dengan 3 metode, yaitu: metode konsumsi (data konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu), metode epidemiologi (berdasarkan pola penyakit), dan kombinasi (kombinasi antara metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang ada). Hal ini menunjukkan bahwa RS Zahirah menggunakan salah satu metode perencanaan berdasarkan Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010). 70 Dalam melakukan perencanaan obat di RS Zahirah juga dipegaruhi oleh kecepatan pergerakan obat, yaitu fast moving dan slow moving. Namun dalam menentukan obat yang tergolong fast moving atau slow moving tidak pernah dilakukan perhitungan, melainkan hanya berdasarkan pengalaman dan perkiraan. Belum adanya pembagian obat berdasarkan nilai investasi obat menyebabkan jumlah obat yang dipesan oleh RS Zahirah juga belum dibuat perencanaannya berdasarkan EOQ dan ROP. Sehingga dalam menentukan jumlah obat yang dipesan dan waktu pemesanan obat hanya berdasarkan perkiraan saja, akibatnya dapat terjadi kelebihan atau kekurangan obat yang dapat menyebabkan kerugian bagi pihak RS Zahirah. Untuk itu, gudang farmasi RS Zahirah memerlukan perhitungan sesuai dengan data riil kebutuhan pasien mengenai jumlah pemesanan dan waktu pemesanan yang tepat agar obat dapat tersedia dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang dibutuhkan serta diperoleh dengan harga yang serendah mungkin. Namun sebelum menentukan jumlah dan waktu pemesanan, perlu diketahui obat mana yang harus diprioritaskan untuk meningkatkan efisiensi persediaan. Sebagaimana menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. 6.3. Metode Analisis ABC Menurut Sabarguna (2005), ciri logistik/persediaan rumah sakit, yaitu spesifik (obat, alkes, film, rontgen, dan lain-lain), harga yang variatif, dan jumlah item yang sangat banyak. Begitupun dengan RS Zahirah, perbekalan farmasi 71 yang tersedia terdiri dari obat-obatan, alat kesehatan dan reagen. Setiap perbekalan farmasi tersebut memiliki harga dan jumlah pemakaian yang berbeda per itemnya. Obat yang digunakan di RS Zahirah terdiri dari obat generik dan obat paten, keduanya memiliki tingkat pemakaian yang tinggi. Namun tingkat pemakaian obat paten yang tinggi tidak diimbangi dengan jumlah persediaan yang cukup, terutama pada kemasan tablet dan kapsul. Berdasarkan hasil telaah dokumen terdapat 133 jenis obat paten dengan kemasan tablet dan kapsul di RS Zahirah. Setiap jenis obat tersebut memiliki karakteristik yang berbeda baik dari jumlah pemakaian maupun harga, yang keduanya menentukan nilai investasi obat. Sehingga diperlukan perlakuan yang berbeda terhadap setiap jenis obat terutama pada obat dengan nilai investasi tinggi. Hal ini sesuai menurut Heizer dan Reider (2010), apabila bahan diperlakukan sama rata, maka tindakan tersebut terkadang akan merugikan perusahaan karena terdapat perbedaan nilai mata uang dari bahan yang dipergunakan. Oleh sebab itu diperlukan pengelompokkan obat berdasarkan nilai investasinya agar dapat menentukkan prioritas persediaan. Untuk menentukkan prioritas persediaan cara yang paling umum digunakan adalah dengan analisis ABC. Penentuan persediaan obat yang dilakukan oleh unit gudang farmasi RS Zahirah berpedoman pada formularium rumah sakit sebagai dasar penyusunan kebutuhan obat. Namun permintaan obat di luar formularium masih terjadi. Hal ini disebabkan adanya kasus penyakit baru yang diderita pasien, sehingga obatnya belum terdapat pada daftar formularium rumah sakit. Menurut Seto (2004), penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada 72 daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit. Hal ini menunjukkan bahwa RS Zahirah dalam melakukan penentuan kebutuhan dilakukan sesuai dengan teori menurut Seto (2004), yaitu dengan menggunakan formularium rumah sakit, namun belum sepenuhnya dapat terlaksanan dengan baik, karena masih adanya kasus permintaan obat di luar formularium rumah sakit. Berdasarkan hasil wawancara dengan 3 informan yang telah dilakukan, dalam penentuan kebutuhan di RS Zahirah dilakukan berdasarkan banyaknya jumlah pemakaian pada periode sebelumnya. Kelompok obat yang tergolong fast moving akan disediakan dengan jumlah yang lebih banyak, begitupun sebaliknya, obat yang tergolong slow moving akan disediakan lebih sedikit. Namun dalam pelaksanaannya untuk menentukan obat yang fast moving atau slow moving dan obat dengan nilai investasi tinggi atau nilai investasi rendah tidak ditentukan menggunakan analisis ABC. Menurut Assauri (2004), metode ABC ini menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan. Hasil analisis ABC investasi yang disajikan pada tabel 5.3, bahwa obat paten yang termasuk kelompok A hanya 9,77% dari seluruh jenis obat paten yang diminta oleh apotek, namun obat ini menyerap anggaran rumah sakit paling banyak dibandingkan obat paten lainnya, yaitu sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten. Obat paten yang termasuk kelompok B jumlahnya lebih banyak dibanding dengan kelompok A, yaitu 15,79% dari 73 seluruh jenis obat paten yang diminta oleh apotek dan menyerap anggaran lebih sedikit dibandingkan kelompok A, yaitu sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten. Sedangkan obat yang termasuk kelompok C merupakan jenis obat yang paling banyak, yaitu 74,44% dari seluruh jenis obat paten yang diminta apotek, namun menyerap anggaran paling sedikit, yaitu 9,19% dari total penggunaan anggaran untuk obat paten. Analisis ABC adalah untuk memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang sangat mahal (Heizer dan Render, 2010). Oleh sebab itu pengendalian yang dapat dilakukan untuk masing-masing kelompok adalah sebagai berikut: 1. Kelompok A Persediaan obat yang tergolong kelompok A di RS Zahirah sebanyak 13 jenis (9,77%) obat dengan pemakaian anggaran 70,12% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Menurut Heizer dan Render (2010), kelompok A merupakan barang dengan jumlah fisik kecil dengan nilai investasi yang besar, sehingga obat tersebut harus memiliki kontrol persediaan yang lebih ketat, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan lebih sering. Pengawasan fisik dapat dilakukan lebih ketat dan secara periodik setiap satu bulan. 74 2. Kelompok B Persediaan obat yang tergolong kelompok B di RS Zahirah sebanyak 21 jenis (15,79%) obat dengan pemakaian anggaran 20,68% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Menurut Heizer dan Render (2010), kelompok B merupakan barang dengan jumlah fisik dan nilai investasi yang sedang, sehingga obat yang tergolong kelompok B memerlukan perhatian yang cukup penting setelah kelompok A. Perlu dilakukan pengawasan fisik yang dilakukan secara periodik setiap 4 bulan sekali. 3. Kelompok C Persediaan obat yang tergolong kelompok C di RS Zahirah sebanyak 99 jenis (74,44%) obat dengan pemakaian anggaran 9,19% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RS Zahirah. Hal ini menunjukkan lebih dari 70% obat yang beredar di RS Zahirah justru memiliki nilai investasi yang kecil, sehingga RS Zahirah perlu mengkaji ulang perencanaan obat-obatannya untuk melihat item obat manakah yang tidak berjalan dan mencari tahu penyebab tidak berjalannya obat. Obat-obat yang tidak diperlukan karena sudah banyaknya obat dengan jenis yang sama dapat dipertimbangkan untuk dihilangkan, sehingga RS Zahirah juga dapat menghemat biaya penyimpanan obat. Menurut Heizer dan Reinder (2010), kelompok C merupakan barang dengan jumlah fisik yang besar namun nilai investasi yang kecil. Sehingga obat yang tergolong kelompok C tidak memerlukan pengendalian ketat seperti kelompok A dan B. 75 Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan tidak ketat dan cukup sederhana. Pengawasan fisik dapat dilakukan setiap 6 bulan sekali. Obat dengan kelompok A dan B menyerap biaya investasi sebesar 90% dari total investasi, sehingga memerlukan perhatian khusus pada pengendalian persediaan agar selalu dapat dikontrol. 6.4. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Dalam melakukan pemesanan obat di RS Zahirah tidak ada perhitungan khusus mengenai jumlah pemesanan. Jumlah pemesanan tergantung kebutuhan dari apotek. Hal ini dapat mengakibatkan pemborosan karena akan berisiko meningkatnya biaya pemesanan jika pemesanan dilakukan dalam jumlah yang sedikit atau meningkatkan biaya penyimpanan jika jumlah pemesanan terlalu banyak. Oleh sebab itu diperlukan perhitungan yang tepat untuk mengetahui jumlah pemesanan optimum, yaitu dengan metode Economic Order Quantity (EOQ). Dengan menerapkan metode ini maka akan membantu manajemen untuk mengambil keputusan jumlah pemesanan agar tidak terjadi investasi berlebihan yang tertanam dalam persediaan dan tidak mengalami kekurangan persediaan. Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Dua macam biaya yang dipertimbangkan dalam model EOQ adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan (Mardiyanto, 2009). Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total, untuk meminimalkan biaya total persediaan maka dapat dilakukan dengan cara meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. 76 Menurut Heizer dan Render (2010), seiring dengan meningkatnya kuantitas barang yang dipesan, maka jumlah pemesanan pertahunnya akan menurun namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah persediaan yang harus diurus lebih banyak. Untuk itu jumlah pemesanan harus dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Sehingga menurut Seto (2004), untuk menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis, harus diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan dan biaya-biaya penyimpanan. Pada lampiran 4 diketahui jumlah pemesanan optimum untuk masingmasing obat paten di RS Zahirah. Sebagai contoh obat Dexyclav Tab, berdasarkan perhitungan, jumlah pemesanan yang paling ekonomis untuk obat ini adalah sebanyak 70 tablet setiap kali pemesanan. Jumlah ini akan menggunakan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang paling sedikit sehingga merupakan jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Dalam menjalankan metode EOQ ini yang bertujuan untuk mendapatkan jumlah pemesanan yang optimum tentunya harus didukung oleh sistem informasi yang dapat mengetahui jumlah pemakaian setiap obat setiap periode. Sistem informasi di RS Zahirah belum berjalan secara maksimal sehingga belum bisa memberikan informasi mengenai jumlah pemakaian setiap obat tersebut. Hal ini menjadi kendala yang dirasakan oleh gudang farmasi RS Zahirah, sehingga jumlah pemesanan hanya berdasarkan perkiraan. 6.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock Dalam menentukkan waktu pemesanan kembali di RS Zahirah tidak menggunakan perhitungan khusus. Obat akan dipesan jika jumlah stok di gudang farmasi sudah hampir habis. Sehingga sering terjadi kekosongan obat ketika obat 77 tersebut dibutuhkan. Obat harus selalu tersedia setiap saat dibutuhkan agar pelayanan kepada pasien tetap berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus dilakukan. Hal ini sesuai dengan Anief (2001), yaitu keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelayanan pada pasien dapat berlanjut. Untuk itu perlu dicari waktu yang tepat, pada saat dimana pembelian harus dilakukan sehingga pelayanan tidak terputus, tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis. Untuk mencari waktu yang tepat dapat dilakukan dengan perhitungan Reorder Point (ROP). Waktu pemesanan kembali ditetapkan agar persediaan dapat menutupi kebutuhan persediaan selama masa tenggang/menunggu pesanan tiba. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), lead time adalah waktu tunggu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima. Berdasarkan hasil wawawncara dengan 3 informan yang telah dilakukan waktu tunggu yang dibutuhkan oleh RS Zahirah dari waktu pemesanan sampai barang datang adalah 2 hari. Menurut John dan Harding (2010), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta. Oleh sebab itu perlu dilakukan perhitungan mengenai buffer stock/safety stock terlebih dahulu agar dapat menentukan kapan mengajukan pemesanan kembali. 78 Selama ini buffer stock yang tersedia di RS Zahirah hanya berdasarkan perkiraan, tidak ada perhitungan khusus. Menurut Rangkuty (1996), buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Dalam menentukkan buffer stock, perlu mempertimbangkan target pencapaian kerja (service level) dan standar lead time yang diketahui. Menurut Assauri (2004), service level untuk menghitung buffer stock adalah 98% dengan nilai Z sebesar 2,05. Sedangkan lead time/waktu tunggu obat paling lama di RS Zahirah adalah 2 hari. Pada lampiran 5 diketahui besar buffer stock dan ROP untuk masing-masing obat paten. Sebagai contoh obat Dexyclav Tab, berdasarkan perhitungan besar buffer stock obat Dexyclav Tab adalah 222 tablet dan Reorder Point-nya adalah 330 tablet. Artinya, pemesanan obat Dexyclav Tab akan dilakukan jika stok obat tersebut mencapai 330 tablet. Jumlah tersebut merupakan titik/jumlah ideal dilakukannya pemesanan ulang agar terhindar dari kekurangan stok karena permintaan yang meningkat. Kendala yang dirasakan oleh gudang farmasi dalam menentukan waktu pemesanan kembali adalah tidak adanya perhitungan buffer stock karena belum adanya sistem informasi yang memadai sehingga waktu pemesanan tergantung dengan kondisi stok yang tersedia di gudang. BAB VII SIMPULAN DAN SARAN 7.1. Simpulan 1. Pengendalian/pengawasan persediaan yang dilakukan di gudang farmasi RS Zahirah yaitu melalui stock opname, kartu stok dan buku defekta. Pengendalian persediaan obat paten belum menggunakan metode pengendalian khusus, seperti analisis ABC untuk prioritas persediaan, Economic Order Quantity (EOQ) untuk menentukan jumlah pemesanan optimum, Reorder Point (ROP) dan buffer stock untuk menentukan waktu pemesanan yang ideal. 2. Berdasarkan analisis ABC investasi, terdapat 13 jenis (9,77%) obat paten yang tergolong kelompok A, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten, 21 jenis (15,79%) obat paten yang tergolong kelompok B, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten dan 99 jenis (74,44%) obat paten yang tergolong kelompok C, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 9,19% dari total penggunaan obat paten. 3. Berdasarkan metode Economic Order Quantity (EOQ), jumlah pemesanan optimum untuk 13 obat paten yang termasuk kelompok A bervariasi mulai dari 12-105 item. Jumlah pemesanan optimum untuk 21 obat paten yang termasuk kelompok B mulai dari 7-110 item. 79 80 Sedangkan jumlah pemesanan optimum untuk 99 obat paten yang termasuk kelompok C mulai dari 0-298 item. 4. Berdasarkan metode mempertimbangkan Reorder buffer stock Point (ROP) diperoleh titik dengan pemesanan kembali/waktu pemesanan kembali untuk 13 obat paten yang termasuk kelompok A bervariasi mulai dari 22-330 item. Titik pemesanan kembali/waktu pemesanan kembali untuk 21 obat paten yang termasuk kelompok B mulai dari 5-54 item. Sedangkan titik pemesanan kembali/waktu pemesanan kembali untuk 99 obat paten yang termasuk kelompok C mulai dari 2-46 item. 7.2. Saran 1. Perlu adanya sistem informasi untuk dapat menghasilkan informasi mengenai jumlah pemakaian setiap obat, baik perbulan, triwulan atau tahunan, agar memudahkan dalam menyusun kebutuhan persediaan obat. Seperti penggunaan sistem informasi manajemen rumah sakit yang terintegrasi ke setiap unit sehingga mempermudah pengawasan/pengendalian obat-obatan. 2. Perlu diterapkan metode analisis ABC untuk memberikan prioritas yang berbeda terhadap setiap kelompok obat karena obat dengan nilai investasi tinggi memerlukan sistem pengendalian yang lebih ketat dbandingkan obat dengan nilai investasi rendah. 3. Perlu diterapkan metode EOQ dan ROP untuk menghindari terjadinya kekosongan obat karena selama ini RS Zahirah sering mengalami kekosongan obat. DAFTAR PUSTAKA Aditama, Tjandra Yoga. 2002. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. Jakarta: UI-Press Anief, Mohamad. 2001. Manajemen Farmasi. Cetakan I. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Bowersox, Donald J. 2004. Manajemen Logistik Integrasi Sistem-Sistem Manajemen Fisik dan Material. Jakarta: Bumi Aksara Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI. 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit Fadhila, Rahmi. 2013. Studi Pengendalian Persediaan Obat Generik Melalui Metode Analisis ABC, EOQ dan ROP di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin Tahun 2013. Jakarta: Skripsi UIN Fajarwati. 2011. Gambaran Sistem Pengelolaan Penyimpanan Barang Logistik di Unit Logistik Sub Bagian Pelaksana Rumah Tangga RSUD Budhi Assih Tahun 2011. Depok: Skripsi UI Heizer, Jay dan Render, Barry. 2010. Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi. Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo Johns, DT dan Harding, HA. 2001. Manajemen Operasi untuk Meraih Keunggulan Kompetitif. Jakarta: PPM Kepmenkes RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 Tentang Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit Mardiyanto, Handono. 2009. Intisari Manajemen Keuangan. Jakarta: Grasindo Mellen dan Pudjiharjo. 2013. Faktor Penyebab dan Kerugian Akibat Stockout dan Stagnant Obat di Unit Logistik RSU Haji Surabaya. Surabaya: Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 1 Nomor 1 Minarsih, Mike. 2011. Hubungan Beban Kerja Perawat dengan Produktifitas Krja Perawat di IRNA Non Bedan (Penyakit Dalam) RSUP DR.M.Djamil Padang Tahun 2011. Padang: Skripsi Universitas Andalas PAHO/WHO. 2007. Manajemen dan Logistik Bantuan Kemanusiaan dalam Sektor Kesehatan. Cetakan I. Jakarta: EGC Rangkuty, F. 1996. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada Seto, Soerjono. 2004. Manajamen Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press Sheina, Baby. 2010. Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. Yogyakarta: Jurnal KesMas UAD Volume 4 Nomor 1 Siregar. 2004. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC Subagya. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta: CV Haji Masaguna Suciati, Susi. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Depok: Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan Volume 9 Nomor 1 Sulastri. 2002. Pengendalian Persediaan Obat Antibiotik dengan Metode Analisis Pemakaian, Buffer Stock dan Reorder Point di Unit Gudang Farmasi RS Haji Jakarta Thun 2011. Depok: Skripsi UI Tjay, Tan Han dan Raharjo, Kirana. 2007. Obat-Obat Penting Khasiat, Penggunaan dan Efek-Efek Sampingnya. Edisi Keenam. Jakarta: PT Gramedia Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Lampiran 1 PEDOMAN WAWANCARA Identitas Responden Jabatan : Kepala Instalasi Farmasi (Informan1) Pertanyaan 1. Bagaimana perencanaan persediaan obat yang diterapkan di RS Zahirah? 2. Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 3. Metode apa yang digunakan dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 4. Bagaimana pengendalian persediaan obat yang diterapkan di gudang farmasi RS Zahirah? 5. Siapa saja yang terlibat dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 6. Ada metode khusus yang digunakan dalam melakukan pengendalian persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? 7. Dalam pengendalian persediaan apakah ada kebijakan mengenai besar stok minimum, maksimum dan buffer stock? 8. Apakah pernah mengalami stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 9. Solusi apa yang dilakukan jika terjadi stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 10. Kendala apa saja yang ditemui dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 11. Bagaimana menentukan jenis obat yang harus disediakan di gudang farmasi RS Zahirah? 12. Apakah ada pengelompokkan jenis obat di gudang farmasi RS Zahirah? Pernah dilakukan analisis ABC? 13. Bagaimana kendala dalam menentukan jenis persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 14. Bagaimana menentukan jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? Apakah ada perhitungan khusus? 15. Apa saja yang mempengaruhi jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 16. Pemesanan dilakukan lewat apa? Berapa waktu yang diperlukan dalam pemesanan? 17. Bagaimana kendala dalam menentukan jumlah pemesanan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 18. Kapan jadwal pemesanan/pembelian obat dilakukan? Bagaimana menentukan waktu pemesanan untuk setiap jenis obat? 19. Berapa lead time/waktu tunggu pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 20. Bagaimana kendala dalam menentukan waktu pemesanan/pembelian obat? PEDOMAN WAWANCARA Identitas Responden Jabatan : Penanggung Jawab Gudang Farmasi (Informan 2) Pertanyaan 1. Bagaimana perencanaan persediaan obat yang diterapkan di RS Zahirah? 2. Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 3. Metode apa yang digunakan dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 4. Bagaimana pengendalian persediaan obat yang diterapkan di gudang farmasi RS Zahirah? 5. Siapa saja yang terlibat dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 6. Ada metode khusus yang digunakan dalam melakukan pengendalian persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? 7. Dalam pengendalian persediaan apakah ada kebijakan mengenai besar stok minimum, maksimum dan buffer stock? 8. Apakah pernah mengalami stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 9. Solusi apa yang dilakukan jika terjadi stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 10. Kendala apa saja yang ditemui dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 11. Bagaimana menentukan jenis obat yang harus disediakan di gudang farmasi RS Zahirah? 12. Apakah ada pengelompokkan jenis obat di gudang farmasi RS Zahirah? Pernah dilakukan analisis ABC? 13. Bagaimana kendala dalam menentukan jenis persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 14. Bagaimana menentukan jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? Apakah ada perhitungan khusus? 15. Apa saja yang mempengaruhi jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 16. Pemesanan dilakukan lewat apa? Berapa waktu yang diperlukan dalam pemesanan? 17. Bagaimana kendala dalam menentukan jumlah pemesanan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 18. Kapan jadwal pemesanan/pembelian obat dilakukan? Bagaimana menentukan waktu pemesanan untuk setiap jenis obat? 19. Berapa lead time/waktu tunggu pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 20. Bagaimana kendala dalam menentukan waktu pemesanan/pembelian obat? PEDOMAN WAWANCARA Identitas Responden Jabatan : Staf Gudang Farmasi (Informan 3) Pertanyaan 1. Bagaimana perencanaan persediaan obat yang diterapkan di RS Zahirah? 2. Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 3. Metode apa yang digunakan dalam perencanaan/penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 4. Bagaimana pengendalian persediaan obat yang diterapkan di gudang farmasi RS Zahirah? 5. Siapa saja yang terlibat dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 6. Ada metode khusus yang digunakan dalam melakukan pengendalian persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? 7. Dalam pengendalian persediaan apakah ada kebijakan mengenai besar stok minimum, maksimum dan buffer stock? 8. Apakah pernah mengalami stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 9. Solusi apa yang dilakukan jika terjadi stock out/over stock di gudang farmasi RS Zahirah? 10. Kendala apa saja yang ditemui dalam pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 11. Bagaimana menentukan jenis obat yang harus disediakan di gudang farmasi RS Zahirah? 12. Apakah ada pengelompokkan jenis obat di gudang farmasi RS Zahirah? Pernah dilakukan analisis ABC? 13. Bagaimana kendala dalam menentukan jenis persediaan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 14. Bagaimana menentukan jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? Apakah ada perhitungan khusus? 15. Apa saja yang mempengaruhi jumlah pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 16. Pemesanan dilakukan lewat apa? Berapa waktu yang diperlukan dalam pemesanan? 17. Bagaimana kendala dalam menentukan jumlah pemesanan di gudang farmasi RS Zahirah? Apa solusi yang dilakukan? 18. Kapan jadwal pemesanan/pembelian obat dilakukan? Bagaimana menentukan waktu pemesanan untuk setiap jenis obat? 19. Berapa lead time/waktu tunggu pemesanan obat di gudang farmasi RS Zahirah? 20. Bagaimana kendala dalam menentukan waktu pemesanan/pembelian obat? Lampiran 1 Matriks Transkrip Wawancara NO 1 Pertanyaan Jawaban Informan 1 Informan 2 Informan 3 Bagaimana Penentuan persediaan obat itu Kalau perencanaan obat itu.. karena Kalau perencanaannya biasanya perencanaan/penentuan sesuai dengan obat yang sering disini masih manual ya, kita liat kita ngeliat rata-rata stock, persediaan obat yang digunakan atau yang sering catatan stok yang keluar per bulan kebetulan kan saya yang ngorder diterapkan di RS Zahirah? diresepkan oleh dokter. untuk apotik di dalam buku defekta. jadi udah tau berapa stock rata-rata Misalnya apotik minta obat 50 dan yang harus di pesan setiap bulan, di gudang juga ada 50, yaudah kita kalau misalnya pasien lagi banyak kasih ke apotik 50, berati stok di nanti bisa ketauan dari jumlah gudang habis kan, nah kalau sudah penjualan di apotik. Yaa begitu kita harus order. berdasarkan permintaan dari apotik Berdasarkan kebutuhan dari apotik itu yang kita jadiin acuan sebagai itu yang biasanya kita jadikan perencanaan pemesanan sebagai patokan untuk perencanaan. Jadi persediaan. obat yang biasa dapakai aja. Kemudian setelah dibuat perencanaan tersebut, baru kita ke apoteker, ke komisaris sama manajer penunjang medis untuk dicek setelah itu baru dipesan obatnya. 2 3 Siapa saja yang terlibat Apoteker, logistik, manajer Kalau yang terlibat tadi sih kaya Yang terlibat itu orang-orang dalam penunjang medis dan keuangan. orang logistiknya jelas, terus abis logistik, apoteker, manajer perencanaan/penentuan itu apotekernya terus manajer penunjang medis, selanjutnya sih kebutuhan obat di gudang penunjang medis dengan komisaris ke manajer keuangan. farmasi RS Zahirah? dan bagian keuangan. Metode apa yang Kalau perencanaan itu Metodenya ada cuma kita belum Metodenya apa yaa? Ga ada sih digunakan dalam berdasarkan yang sering dapakai gunain itu, masih pake manual, metodenya. Ya itu pokonya kita perencanaan/penentuan aja, eemm.. metode konsumsi karena sistem disini juga belum melakukan pemesanan berdasarkan kebutuhan obat di gudang berarti. terkomputerisasi, jadi agak ribet. kebutuhan dari apotek aja. farmasi RS Zahirah? Dulu sih sempet pernah dikasih tau metodenya, tapi memang belum dijalanin. Nama metodenya waktu itu apa yaa.. ada hitunghitungannya gitu tapi saya lupa tuh. 4 5 Bagaimana pengendalian Pengendalian disini ada kartu Kalau pengendalian disini yaa Kalau di gudang sih dilakukan persediaan obat yang stock, biasanya obat yang sudah paling dengan stock opname yang pengecekkan setiap hari, dilakukan diterapkan di gudang dapakai dilakukan pemotongan dilakukan 3 bulan sekali, terus pencatatan di kartu stock, farmasi RS Zahirah? stock di kartunya biar ketauan kartu stok setiap pemberian ke pencatatan di kartu stock itu kan obat mana yang sudah mau habis apotik selalu dipotong stoknya, nah juga bisa jadi acuan juga sih, terus atau yang belum, kemudian kita dari kartu stok itu kita bisa melihat disini juga ada stock opname, disini juga ada yang namanya barang yang keluar, terus ada juga disini stock opnamenya juga masih stock opname, stock opname itu buku defekta, defekta itu dijalanin berjalan setiap 3 bulan sekali. kaya semacam pengawasan obat, untuk apotik seminggu dua kali kita liat obat-obat mana yang eemm.. tapi terserah apotik juga sih sudah kadaluarsa atau yang bisa sehari sekali kalau mau mendekati kadaluarsa, biasanya defekta, dari defekta itu kita siapin ini dilakukan 3 bulan sekali. terus obatnya terus ada pencatatannya, ada buku defekta, kalau apotek ada pemotongan stok, dari situ kita butuh obat kita tulis di buku juga bisa tau berapa yang keluar defekta itu untuk minta ke dan kalau sudah habis baru harus gudang. dilakukan pemesanan lagi. Siapa saja yang terlibat Semuanya terlibat, mulai dari Kalau dalam pengendalaian yaa Kalau stock opname itu semuanya dalam pengendalian saya sebagai kepala farmasi, semuanya terlibat, bagian logistik ya, terus kalau buat defekta itu persediaan obat di gudang sampai anak-anak apotek yang dan apotik juga ikut terlibat. anak apotek, soalnya kita kan farmasi RS Zahirah? lain dan anak-anak gudang juga cuma ngasih obat aja ke apotek. ikut terlibat. 6 Ada metode khusus yang Yaa itu stock opname itu yang Metodenyaa… eemm.. ga ada sih, digunakan dalam kita lakukan setiap 3 bulan sekali. ya paling berdasarkan itu aja, stock melakukan pengendalian opname, kartu stock. Oiya persediaan di gudang pengambilan obat ke setiap depo itu farmasi RS Zahirah? juga ada pencatatan buktinya, jadi Heeemm.. ga ada tuh disini kita selalu input untuk data. Ya berdasarkan itu aja sih pengendaliannya. 7 Dalam pengendalian Disini sih kita nyediain buffer Buffer stocknya ada tapi selama ini Ga ada sih, harusnya ada persediaan apakah ada stock tapi ya berdasarkan buffer stocknya hanya diperkirakan perhitungannya kan ya, tapi disini kebijakan mengenai besar pengalaman aja, jumlahnya kira- aja sih, belum ada hittungan mati belum ada tuh yang kaya gitu, stok minimum, kira aja, ga ada hitung-hitungan untuk buffer stock, jadi masih paling kalau untuk buffer stock itu maksimum dan buffer yang pakai rumus khusus. Kalau berdasarkan perkiraan aja. Kalau berdasarkan pengalaman, ya kira- stock? stock minimum dan maksimum untuk besar minimun maksimum kira aja gitu. kita ga ada tapi ya kalau di dalam kita ga ada. kartu stock sudah terlihat obat mau habis yaa itu yang dijadiin patokan untuk melakukan pemesanan. 8 Apakah pernah Stock out disini sering sekali ya Kalau untuk stock over kebetulan Stock over iya pernah dulu. Kalau mengalami stock out/over hampir setiap hari ada itu, eem.. itu terjadi kalau misalnya kekosongan juga pernah, disini sih stock di gudang farmasi kekurangan obat, terutama pada tiba-tiba dokternya resign atau apa lumayan sering ya kalau RS Zahirah? obat patennya. Kalau sudah jadi otomatis obatnya sudah tidak kekosongan obat, biasanya karena kosong gitu ya kita harus usaha dipakai oleh dokter itu atau ngga distributornya juga lagi kosong. mencarinya, bisa dari rumah sakit obatnya expired di depo lain baru lain atau apotek lain di luar rs ketahuan pas lagi adain stock zahirah. opname ruangan setiap 3 bulan sekali itu aja sih. Kekosongan obat sering terjadi di sini, biasanya sih karena dari distributornya memang kosong obat juga, mulai dari bahan bakunya yang susah atau ada pergantian distributor, nah itu yang kadangkadang infonya kita belum dapat, terus untuk kekosongan yang lain itu, dokternya yang biasanya pakai dengan dosis atau merk tertentu tiba-tiba pakai dosis atau merk yang lain lagi jadi membuat kita harus cari alternatifnya, itu sih yang kadang-kadang bikin stock kosong. 9 10 Solusi apa yang dilakukan Yaa itu kita cari ke rumah sakit Biasanya sih kita telepon dokter Kita cari di pedagang keduanya, jika terjadi stock out/over atau apotek lain di luar rs zahirah. yang bersangkutan dulu buat pakai kan kalau PBF itu kan resmi dari stock di gudang farmasi obat lain yang fungsinya sama yang pabrik ditunjuk PBF ini sebagai RS Zahirah? ada di zahirah, kalau dokternya penyalur obatnya, nah kalau mau yaudah kita pakai obat lain pedagang kedua ini kaya reseller tapi kalau ga mau yaa kita harus dari PBFnya itu, atau bisa juga kita cari ke rumah sakit atau apotek cari ke apotek lain kalau dua- lain. duanya memang lagi kosong. Kalau disini sih banyak ya mbak Kendala apa saja yang Kendalanya sih karena obat disini Kendalanyaa… oiya kadang- ditemui dalam banyak sekali jadi agak susah dan kadang untuk obat keluar itu karena ya, terutama karena disini masih pengendalian persediaan butuh waktu yang lama buat disini ngga 24 jam jadi anak apotek manual jadi sistemnya yang masih obat di gudang farmasi RS melakukan pengendalian atau masih ngambil tuh kadang-kadang jadi kendala. Zahirah? pengawasan. Kaya misalnya lupa motong stock jadi stock stock opname, kita biasanya otomatis ngga kepotong, tiba-tiba melakukannya selama seminggu pas lagi besoknya yang mau lebih karena banyaknya obat itu. dipakai lagi eeh barangnya kosong tapi stocknya masih ada di komputer, gitu aja sih. 11 Bagaimana menentukan Buat menentukkan jenis obat Itu berdasarkan formularium, jadi Kalau disini berdasarkan jenis obat yang harus disini kita menggunakan rumah sakit ini sudah mempunyai formularium, yang saya stock ya disediakan di gudang formularium. farmasi RS Zahirah? formularium obat sendiri, kaya yang udah masuk dalam sekarang lagi dibikin formularium formularium. yang baru, jadi nanti angket-angket obat diserahkan sama dokter nanti dokter maunya make mana dan dokternya juga harus konsisten untuk make obat itu terus jadi kita ngorder pun sesuai dengan yang dokter pakai. 12 Apakah ada Analisis ABC itu kaya sistem Kalau untuk yang fast moving, Belum ada pengelompokkan pengelompokkan jenis pareto ya? Hmmm kita belum slow moving kita belum dipisahin khusus tapi kita tau mana yang obat di gudang farmasi RS menggunakan sistem itu disini. Cuma ya anak apotek dan kita anak slow moving, mana yang fast Zahirah? Pernah Kalau fast moving, slow moving logistik memang sudah tau mana moving, jadi begitu order kita ga dilakukan analisis ABC? ga ada pengelompokan khusus, yang kira-kira slow moving atau mengorder sebanyak yang fast tapi anak-anak apotek disini fast moving. moving. sudah tau mana obat yang kira- Belum pernah sih kalau ABC itu Oh ga pernah disini. kira sering dipakai dan mana yang jarang dipakai. 13 Bagaimana kendala dalam Biasanya ada dokter yang minta Karena masih proses formularium Ya paling itu, ada dokter yang menentukan jenis obat di luar formularium, jadi kita yang baru di sini, karena emang minta obat tapi ga ada di persediaan di gudang harus cari ke apotek lain. kan formularium kita setahun formularium, jadi kita harus farmasi RS Zahirah? Apa sekali, jadi kadang-kadang dokter solusi yang dilakukan? masih make di luar obat yang ngorder obat yang diminta itu. terdaftar di formularium, itu sih kendalanya jadi kita harus nyari obat yang dokter mau pakai dan melakukan pengadaan di luar formularium. 14 Bagaimana menentukan Jumlah pesanan sih diliat dari Ya itu seperti yang tadi saya bilang, Kita melihat rata-rata dari bulan- jumlah pemesanan obat di pemakaian bulan-bulan sebenrnya di sini ada bulan sebelumnya, nanti kan gudang farmasi RS sebelumnya, dari situ kita bisa perhitungannya cuma masih belum katauan tuh hasilnya berapa, Zahirah? Apakah ada memperkirakan jumlah pesanan dijalanin perhitungan itu, jadi yaudah kita pesan segitu, kecuali perhitungan khusus? untuk bulan berikutnya, biasanya sifatnya masih melihat berdasarkan kalau pasien lagi banyak ya kita antara bulan sebelumnya tidak bulan sebelumnya, jadi pemakaian tambahin jumlah pesanannya. jauh berbeda jumlahnya. kita itu bulan sebelumnya besar ga, Kalau perhitungan khusus sih ga Oh kalau disini berdasarkan kalau memang besar untuk obat ada, kita cuma liat dari bulan perkiraan aja, ga ada hitung- jenis tertentu ya di bulan berikutnya sebelumnya aja. hitungannya. kita harus pesan lebih banyak tapi kalu misalnya pemakaian di bulan kemarin sedikit barati kita jangan terlalu banyak pesan di bulan berikutnya. 15 Apa saja yang Jumlah pasien sama resep dokter. Yaa paling dari jumlah permintaan Biasanya ya pasiennya mbak, mempengaruhi jumlah apotik sih yang paling pengaruh kalau pasiennya lagi banyak berati pemesanan obat di gudang banget. jumlah pesanannya harus farmasi RS Zahirah? 16 Pemesanan ditambah. dilakukan Biasanya sih anak logistik lewat apa? Berapa waktu mesennya lewat telepon. Kalau yang diperlukan Pemesanan obat sih biasanya lewat Lewat telepon, kalau berapa telepon ya, paling yaa sekitar 15 lamanya itu tergantung sih ya dalam waktunya berapa lama ya? Yaa ga menitan lah kalau melakukan pemesanan? lama-lama sih, 10 menit ada lah, pemesanan ke setiap distributor. kurang lebihnya sih sekitar segitu. mbak, biasanya kalau telepon itu ya lumayan sih ya 10-15 menitan, soalnya kan kita juga harus cros check apa yang kita pesan, jadinya sekitar 15 menitan lah. 17 Bagaimana kendala dalam Kendalanya karena kita belum Sebenarnya karena disini belum Jumlah pasiennya yang ga bisa menentukan jumlah pernah menghitung juga, jadi terkomputerisasi itu juga menjadi diprediksi, jumlah obat yang kita pemesanan di gudang tidak ada patokan yang benar- kendala, karena kan kalau misalnya pesan segini kira-kira cukup ga ya farmasi RS Zahirah? Apa benar jelas tentang berapa sudah berjalan jadi bisa ngadain tuh kalau tiba-tiba pasiennya banyak, solusi yang dilakukan? banyaknya jumlah pemesanan yang namanya perhitungan stock- itu aja sih yang suka bikin kita dan karena disini kita masih kan. was-was. manual jadi agak susah juga mau menghitung pemakaian obat bulanan yang segitu banyaknya. 18 Kapan jadwal Jadwalnya sebulan sekali pasti Jadwal pemesanan obat itu Oh kita sih ga ada jadwal, yang pemesanan/pembelian kita melakukan pemesanan. sebenarnya awal bulan sama akhir penting sebulan sekali aja. obat dilakukan? atau bisa juga pertengahan bulan, Pokonya kalau diliat stock udah Bagaimana menentukan tergantung kebutuhan sih ya. kosong atau hampir kosong baru waktu pemesanan untuk Kita melihat dari pengeluaran kita order lagi. setiap jenis obat? sebelumnya, kalau emang obat tersebut banyak keluar kita lakukan lagi pemesanan tapi kalau tidak ada yang keluar ya kita ga usah pesan lagi. 19 Berapa lead time/waktu Waktu tunggunya paling lama Waktunya ga lama sih ya, paling Dua hari paling lama. tunggu pemesanan obat di dua hari. yaa sehari dua hari lah paling lama. Bagaimana kendala dalam Yaa itu karena masih manual kita Kalau kendala waktu pemesanan Ngga sih, biasanya sih kendala dari menentukan waktu jadi harus sering-sering cek kartu obat ga ada sih kayaknya. distributornya, kaya misalkan pemesanan/pembelian stock, diliat obatnya sudah limit banjir, otomatis semuanya jadi obat? atau belum, kalau limit ya berati ngaret. gudang farmasi RS Zahirah? 20 kita harus pesan. Lampiran 3 Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Investasi Tahun 2014 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Nama Obat Starcef 200 mg Dexyclav Starcef 100 mg Wlaflox Pantozol 40 mg Azomax Volequin Lycoxy Narfoz 4 Vectrin Plavix Folamil Genio Vometa Zaldiar Livercare Ezygard Natavit Glucophage XR Metrison Narfoz 8 Eazycall Satuan tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet Jumlah Pemakaian 2296 4866 2399 1953 1282 580 486 3210 729 2282 321 2641 2571 829 1195 1240 2151 2334 2301 184 1511 Harga Obat Rp 37,180 Rp 15,134 Rp 25,025 Rp 16,445 Rp 24,514 Rp 40,755 Rp 37,150 Rp 5,440 Rp 19,633 Rp 5,506 Rp 33,676 Rp 3,922 Rp 3,575 Rp 10,797 Rp 6,915 Rp 6,578 Rp 3,479 Rp 3,089 Rp 2,932 Rp 31,460 Rp 3,795 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Nilai Investasi 85,365,280 73,642,044 60,034,975 32,117,085 31,426,948 23,637,900 18,054,900 17,462,400 14,312,457 12,564,692 10,809,996 10,358,002 9,191,325 8,950,713 8,263,425 8,156,720 7,483,329 7,209,726 6,746,532 5,788,640 5,734,245 Persentase 15.00% 12.94% 10.55% 5.64% 5.52% 4.15% 3.17% 3.07% 2.52% 2.21% 1.90% 1.82% 1.62% 1.57% 1.45% 1.43% 1.32% 1.27% 1.19% 1.02% 1.01% Persentase Kumulatif 15.00% 27.94% 38.49% 44.13% 49.65% 53.80% 56.97% 60.04% 62.56% 64.77% 66.67% 68.49% 70.11% 71.68% 73.13% 74.56% 75.88% 77.15% 78.34% 79.36% 80.37% Kelompok Obat A A A A A A A A A A A A A B B B B B B B B 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 Betaserc 24 Amobiotik Mefinter 500 Mucosta Zeufor 500 mg Hp-Pro Nomesis Rimstar 4 FDC Dexaflox Dexacef Radin Flagyl Moloco B12 Methycobal 500 mg Ritez Dextamin Gluvas 2mg Urdafalk Inhipraz 15 Gluvas 3mg Inbion Imboost forte Lasix 40 Zemyc 50 mg Argesid Lifezar Omz tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet 551 1477 1179 903 345 1055 980 562 119 372 1493 498 870 872 702 1347 550 233 252 320 1577 671 432 71 1215 211 109 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 10,078 3,575 4,490 5,691 14,515 4,667 4,719 8,033 35,750 10,725 2,503 7,201 3,961 3,796 4,648 2,320 5,577 12,951 11,440 7,293 1,392 3,163 4,860 28,600 1,645 8,756 15,730 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 5,552,978 5,280,275 5,293,710 5,138,973 5,007,675 4,923,685 4,624,620 4,514,546 4,254,250 3,989,700 3,736,979 3,586,098 3,446,070 3,310,112 3,262,896 3,125,040 3,067,350 3,017,583 2,882,880 2,333,760 2,195,184 2,122,373 2,099,520 2,030,600 1,998,675 1,847,516 1,714,570 0.98% 0.93% 0.93% 0.90% 0.88% 0.87% 0.81% 0.79% 0.75% 0.70% 0.66% 0.63% 0.61% 0.58% 0.57% 0.55% 0.54% 0.53% 0.51% 0.41% 0.39% 0.37% 0.37% 0.36% 0.35% 0.32% 0.30% 81.35% 82.28% 83.21% 84.11% 84.99% 85.86% 86.67% 87.46% 88.21% 88.91% 89.57% 90.20% 90.81% 91.39% 91.96% 92.51% 93.05% 93.58% 94.09% 94.50% 94.89% 95.26% 95.63% 95.99% 96.34% 96.66% 96.96% B B B B B B B B B B B B B C C C C C C C C C C C C C C 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 Curcuma Ozen Proris Quidex Ascardia Gluvas 1 mg Fg Troches Stomacer 20 mg Imodium KSR Glucophage 500 Lanfix 100 Simarc 2 mg Rimactazid Paed Urinter Pharflox 400 mg Folamil Harnal Ocas Buscopan plus INH 300 Voltadex 25 mg Cataflam 50 Pharflox 200 mg Reotal Voltadex 50 mg Arcoxia 120 mg Buscopan tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet 1985 240 1083 96 1158 420 884 97 596 223 440 849 323 200 111 20 225 15 40 952 393 20 8 10 141 4 18 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 835 6,197 1,258 14,491 1,073 2,932 1,162 10,487 1,445 3,484 1,526 750 1,859 2,846 4,397 19,663 1,202 16,848 4,117 165 393 5,880 11,869 10,677 644 17,303 2,979 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 1,657,475 1,487,280 1,362,414 1,391,136 1,242,534 1,231,440 1,027,208 1,017,239 861,220 776,932 671,440 636,750 600,457 569,200 488,067 393,260 270,450 252,720 164,680 157,080 154,449 117,600 94,952 106,770 90,804 69,212 53,622 0.29% 0.26% 0.24% 0.24% 0.22% 0.22% 0.18% 0.18% 0.15% 0.14% 0.12% 0.11% 0.11% 0.10% 0.09% 0.07% 0.05% 0.04% 0.03% 0.03% 0.03% 0.02% 0.02% 0.02% 0.02% 0.01% 0.01% 97.25% 97.51% 97.75% 97.99% 98.21% 98.43% 98.61% 98.79% 98.94% 99.08% 99.20% 99.31% 99.42% 99.52% 99.61% 99.68% 99.73% 99.77% 99.80% 99.83% 99.86% 99.88% 99.90% 99.92% 99.94% 99.95% 99.96% C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 Cataflam 25 Ferofort INH Ciba 300 INH Ciba 400 ISDN Ossoral 200 Stimuno Aspar-K Rimcure Paed Adalat 10 mg Adalat oros 30 Amaryl 1 Amaryl 2 Anvomer B6 Arcoxia 60 mg Berry Vision Cal-95 Catapres Cedocard 5 Celestamin Cobazim 1000 Depakote Er 250 Dopamet Duvaldilan Gluvas 4mg Harnal D Hi-Bone tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet 10 30 35 40 559 40 11 7 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 3,081 1,961 845 1,101 114 1,430 2,593 2,922 3,432 3,183 9,498 3,458 6,304 2,789 12,296 3,257 4,224 4,660 1,478 5,045 3,153 8,173 2,288 6,578 8,509 13,571 3,542 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 30,810 58,830 29,575 44,040 63,726 57,200 28,523 20,454 20,592 - 0.01% 0.01% 0.01% 0.01% 0.01% 0.01% 0.01% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 99.97% 99.98% 99.99% 100.00% 100.01% 100.02% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 Imunos Ilos Inhipraz 30 Interhistin Lesichol 175 mg Methycobal 250 mg Nislev Ossoral 800 Pantocer 20 mg Primolut-N Primperan Pronicy Provital plus Retivit Retivit plus Rimcure 3 FDC Abilify Sporacid Tensivask 10 mg Tensivask 5 mg Thiamycin 500 mg Thromboaspilet Tramal Transamin 250 mg Vitamam 1 Vitamam 2 Zolter 400 mg tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 6,325 11,404 17,545 787 5,364 3,385 44,350 5,577 13,900 5,129 1,573 283 2,842 4,023 4,023 6,864 67,915 28,171 13,585 7,007 4,290 872 7,150 1,973 1,898 2,259 10,725 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp - 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 130 131 132 133 Zoter 200 mg Fluimucyl Folas Gcm forte tablet kapsul tablet tablet 0 0 0 0 Rp Rp Rp Rp 6,149 5,744 824 16,002 Rp Rp Rp Rp - 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 100.03% 100.03% 100.03% 100.03% C C C C Lampiran 4 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok A tahun 2014 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nama Obat Starcef 200 mg Dexyclav Starcef 100 mg Wlaflox Pantozol 40 mg Azomax Volequin Lycoxy Narfoz 4 Vectrin Plavix Folamil Genio Vometa Jumlah Pemakaian 2296 4866 2399 1953 1282 580 486 3210 729 2282 321 2641 2571 Biaya Pemesanan Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Biaya Penyimpanan Rp 9,667 Rp 3,935 Rp 6,507 Rp 4,276 Rp 6,374 Rp 10,596 Rp 9,659 Rp 1,414 Rp 5,105 Rp 1,432 Rp 8,756 Rp 1,020 Rp 930 EOQ 31 70 38 43 28 15 14 95 24 80 12 102 105 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok B Tahun 2014 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Nama Obat Zaldiar Livercare Ezygard Natavit Glucophage XR Metrison Narfoz 8 Eazycall Betaserc 24 Amobiotik Mefinter 500 Mucosta Zeufor 500 mg Hp-Pro Nomesis Rimstar 4 FDC Dexaflox Dexacef Radin Flagyl Moloco B12 Jumlah Pemakaian 829 1195 1240 2151 2334 2301 184 1511 551 1477 1179 903 345 1055 980 562 119 372 1493 498 870 Biaya Pemesanan Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Rp 2,000 Biaya Penyimpanan Rp 2,807 Rp 1,798 Rp 1,710 Rp 905 Rp 803 Rp 762 Rp 8,180 Rp 987 Rp 2,620 Rp 930 Rp 1,167 Rp 1,480 Rp 3,774 Rp 1,213 Rp 1,227 Rp 2,089 Rp 9,295 Rp 2,789 Rp 651 Rp 1,872 Rp 1,030 EOQ 34 52 54 98 108 110 9 78 29 80 64 49 19 59 57 33 7 23 96 33 58 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok C Tahun 2014 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Nama Obat Methycobal 500 mg Ritez Dextamin Gluvas 2mg Urdafalk Inhipraz 15 Gluvas 3mg Inbion Imboost forte Lasix 40 Zemyc 50 mg Argesid Lifezar Omz Curcuma Ozen Proris Quidex Ascardia Gluvas 1 mg Fg Troches Stomacer 20 mg Imodium KSR Glucophage 500 Lanfix 100 Simarc 2 mg Rimactazid Paed Urinter Pharflox 400 mg Folamil Harnal Ocas Buscopan plus INH 300 Voltadex 25 mg Cataflam 50 Pharflox 200 mg Reotal Jumlah Pemakaian Biaya Pemesanana 872 Rp 2,000 702 Rp 2,000 1347 Rp 2,000 550 Rp 2,000 233 Rp 2,000 252 Rp 2,000 320 Rp 2,000 1577 Rp 2,000 671 Rp 2,000 432 Rp 2,000 71 Rp 2,000 1215 Rp 2,000 211 Rp 2,000 109 Rp 2,000 1985 Rp 2,000 240 Rp 2,000 1083 Rp 2,000 96 Rp 2,000 1158 Rp 2,000 420 Rp 2,000 884 Rp 2,000 97 Rp 2,000 596 Rp 2,000 223 Rp 2,000 440 Rp 2,000 849 Rp 2,000 323 Rp 2,000 200 Rp 2,000 111 Rp 2,000 20 Rp 2,000 225 Rp 2,000 15 Rp 2,000 40 Rp 2,000 952 Rp 2,000 393 Rp 2,000 20 Rp 2,000 8 Rp 2,000 10 Rp 2,000 Biaya Penyimpanan Rp 987 Rp 1,208 Rp 603 Rp 1,450 Rp 3,367 Rp 2,974 Rp 1,896 Rp 362 Rp 822 Rp 1,264 Rp 7,436 Rp 428 Rp 2,277 Rp 4,090 Rp 217 Rp 1,611 Rp 327 Rp 3,768 Rp 279 Rp 762 Rp 302 Rp 2,727 Rp 376 Rp 906 Rp 397 Rp 195 Rp 483 Rp 740 Rp 1,143 Rp 5,112 Rp 313 Rp 4,380 Rp 1,070 Rp 43 Rp 102 Rp 1,529 Rp 3,086 Rp 2,776 EOQ 59 48 95 39 17 18 26 132 57 37 6 107 19 10 191 24 115 10 129 47 108 12 80 31 67 132 52 33 20 4 54 4 12 298 124 7 3 4 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 Voltadex 50 mg Arcoxia 120 mg Buscopan Cataflam 25 Ferofort INH Ciba 300 INH Ciba 400 ISDN Ossoral 200 Stimuno Aspar-K Rimcure Paed Adalat 10 mg Adalat oros 30 Amaryl 1 Amaryl 2 Anvomer B6 Arcoxia 60 mg Berry Vision Cal-95 Catapres Cedocard 5 Celestamin Cobazim 1000 Depakote Er 250 Dopamet Duvaldilan Gluvas 4mg Harnal D Hi-Bone Imunos Ilos Inhipraz 30 Interhistin Lesichol 175 mg Methycobal 250 mg Nislev Ossoral 800 Pantocer 20 mg Primolut-N Primperan Pronicy 141 4 18 10 30 35 40 559 40 11 7 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 167 4,499 775 801 510 220 286 30 372 674 760 892 828 2,469 899 1,639 725 3,197 847 1,098 1,212 384 1,312 820 2,125 595 1,710 2,212 3,528 921 1,645 2,965 4,562 205 1,395 880 11,531 1,450 3,614 1,334 409 74 58 2 10 7 15 25 24 275 21 8 6 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 Provital plus Retivit Retivit plus Rimcure 3 FDC Abilify Sporacid Tensivask 10 mg Tensivask 5 mg Thiamycin 500 mg Thromboaspilet Tramal Transamin 250 mg Vitamam 1 Vitamam 2 Zolter 400 mg Zoter 200 mg Fluimucyl Folas Gcm forte 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 739 1,046 1,046 1,785 17,658 7,324 3,532 1,822 1,115 227 1,859 513 493 587 2,789 1,599 1,493 214 4,161 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lampiran 5 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok A Tahun 2014 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nama Obat Starcef 200 mg Dexyclav Starcef 100 mg Wlaflox Pantozol 40 mg Azomax Volequin Lycoxy Narfoz 4 Vectrin Plavix Folamil Genio Vometa Jumlah Jumlah Pemakaian Pemakaian per Hari 2296 26 4866 54 2399 27 1953 22 1282 14 580 6 486 5 3210 36 729 8 2282 25 321 4 2641 29 2571 29 Lead Time 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Z 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 Buffer Stock 105 222 109 89 58 26 22 146 33 104 15 120 117 ROP 156 330 163 132 87 39 33 218 49 155 22 179 174 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok B Tahun 2014 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Nama Obat Zaldiar Livercare Ezygard Natavit Glucophage XR Metrison Narfoz 8 Eazycall Betaserc 24 Amobiotik Mefinter 500 Mucosta Zeufor 500 mg Hp-Pro Nomesis Rimstar 4 FDC Dexaflox Dexacef Radin Flagyl Moloco B12 Jumlah Pemakaian 829 1195 1240 2151 2334 2301 184 1511 551 1477 1179 903 345 1055 980 562 119 372 1493 498 870 Jumlah Pemakaian per Hari 9 13 14 24 26 26 2 17 6 16 13 10 4 12 11 6 1 4 17 6 10 Lead Time 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Z Buffer Stock 2.05 38 2.05 54 2.05 56 2.05 98 2.05 106 2.05 105 2.05 8 2.05 69 2.05 25 2.05 67 2.05 54 2.05 41 2.05 16 2.05 48 2.05 45 2.05 26 2.05 5 2.05 17 2.05 68 2.05 23 2.05 40 ROP 20 29 30 50 54 53 6 36 14 35 28 22 10 25 24 15 5 10 35 13 21 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok C Tahun 2014 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Nama Obat Methycobal 500 mg Ritez Dextamin Gluvas 2mg Urdafalk Inhipraz 15 Gluvas 3mg Inbion Imboost forte Lasix 40 Zemyc 50 mg Argesid Lifezar Omz Curcuma Ozen Proris Quidex Ascardia Gluvas 1 mg Fg Troches Stomacer 20 mg Jumlah Pemakaian 872 702 1347 550 233 252 320 1577 671 432 71 1215 211 109 1985 240 1083 96 1158 420 884 97 Jumlah Pemakaian per Hari 10 8 15 6 3 3 4 18 7 5 1 14 2 1 22 3 12 1 13 5 10 1 Lead Time 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Z 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 Buffer Stock 40 32 61 25 11 11 15 72 31 20 3 55 10 5 90 11 49 4 53 19 40 4 ROP 21 18 32 14 7 8 9 37 17 12 4 29 7 4 46 7 26 4 28 11 22 4 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 Imodium KSR Glucophage 500 Lanfix 100 Simarc 2 mg Rimactazid Paed Urinter Pharflox 400 mg Folamil Harnal Ocas Buscopan plus INH 300 Voltadex 25 mg Cataflam 50 Pharflox 200 mg Reotal Voltadex 50 mg Arcoxia 120 mg Buscopan Cataflam 25 Ferofort INH Ciba 300 INH Ciba 400 ISDN Ossoral 200 Stimuno Aspar-K 596 223 440 849 323 200 111 20 225 15 40 952 393 20 8 10 141 4 18 10 30 35 40 559 40 11 7 7 2 5 9 4 2 1 0 3 0 0 11 4 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 27 10 20 39 15 9 5 1 10 1 2 43 18 1 0 0 6 0 1 0 1 2 2 25 2 1 0 15 7 12 21 9 6 5 2 7 2 3 23 11 2 2 2 5 2 2 2 3 3 3 14 3 2 2 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 Rimcure Paed Adalat 10 mg Adalat oros 30 Amaryl 1 Amaryl 2 Anvomer B6 Arcoxia 60 mg Berry Vision Cal-95 Catapres Cedocard 5 Celestamin Cobazim 1000 Depakote Er 250 Dopamet Duvaldilan Gluvas 4mg Harnal D Hi-Bone Imunos Ilos Inhipraz 30 Interhistin Lesichol 175 mg Methycobal 250 mg Nislev Ossoral 800 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 Pantocer 20 mg Primolut-N Primperan Pronicy Provital plus Retivit Retivit plus Rimcure 3 FDC Abilify Sporacid Tensivask 10 mg Tensivask 5 mg Thiamycin 500 mg Thromboaspilet Tramal Transamin 250 mg Vitamam 1 Vitamam 2 Zolter 400 mg Zoter 200 mg Fluimucyl Folas Gcm forte 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 2.05 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Lampiran 2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014 No Nama Obat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Abilify Adalat 10 mg Adalat oros 30 Amaryl 1 Amaryl 2 Amobiotik Anvomer B6 Arcoxia 120 mg Arcoxia 60 mg Argesid Ascardia Aspar-K Azomax Berry Vision Betaserc 24 Buscopan Buscopan plus Cal-95 Cataflam 25 Cataflam 50 Catapres Cedocard 5 Celestamin Cobazim 1000 Curcuma Depakote Er 250 Dexacef Dexaflox Dextamin Dexyclav Dopamet Duvaldilan Eazycall Ezygard Ferofort Satuan tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet Pemakaian Total Januari Februari Maret Pemakaian 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 719 496 262 1477 0 0 0 0 4 0 0 4 0 0 0 0 856 199 160 1215 283 412 463 1158 7 0 0 7 281 158 141 580 0 0 0 0 86 167 298 551 10 0 8 18 40 0 0 40 0 0 0 0 10 0 0 10 20 0 0 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 195 1790 1985 0 0 0 0 82 132 158 372 37 30 52 119 896 176 275 1347 1471 1518 1877 4866 0 0 0 0 0 0 0 0 502 467 542 1511 428 282 530 1240 0 30 0 30 Harga Obat Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 67,915 3,183 9,498 3,458 6,304 3,575 2,789 17,303 12,296 1,645 1,073 2,922 40,755 3,257 10,078 2,979 4,117 4,224 3,081 5,880 4,660 1,478 5,045 3,153 835 8,173 10,725 35,750 2,320 15,134 2,288 6,578 3,795 6,578 1,961 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 Fg Troches Flagyl Fluimucyl Folamil Folamil Genio Folas Gcm forte Glucophage 500 Glucophage XR Gluvas 1 mg Gluvas 2mg Gluvas 3mg Gluvas 4mg Harnal D Harnal Ocas Hi-Bone Hp-Pro Ilos Imboost forte Imodium Imunos Inbion INH 300 INH Ciba 300 INH Ciba 400 Inhipraz 15 Inhipraz 30 Interhistin ISDN KSR Lanfix 100 Lasix 40 Lesichol 175 mg Lifezar Livercare Lycoxy Mefinter 500 Methycobal 250 mg Methycobal 500 mg Metrison Moloco B12 Mucosta tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet 148 143 0 0 810 0 0 130 819 190 176 145 0 0 15 0 0 0 206 336 0 517 317 0 0 112 0 0 75 63 295 156 0 20 275 1285 348 0 225 641 225 265 398 193 0 145 585 0 0 30 690 98 144 115 0 0 0 0 252 0 188 151 0 475 329 0 0 75 0 0 176 104 305 144 0 85 300 1027 693 0 316 721 240 289 338 162 0 80 1246 0 0 280 825 132 230 60 0 0 0 0 803 0 277 109 0 585 306 35 40 65 0 0 308 56 249 132 0 106 620 898 138 0 331 939 405 349 884 498 0 225 2641 0 0 440 2334 420 550 320 0 0 15 0 1055 0 671 596 0 1577 952 35 40 252 0 0 559 223 849 432 0 211 1195 3210 1179 0 872 2301 870 903 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 1,162 7,201 5,744 1,202 3,922 824 16,002 1,526 3,089 2,932 5,577 7,293 8,509 13,571 16,848 3,542 4,667 11,404 3,163 1,445 6,325 1,392 165 845 1,101 11,440 17,545 787 114 3,484 750 4,860 5,364 8,756 6,915 5,440 4,490 3,385 3,796 2,932 3,961 5,691 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 Narfoz 4 Narfoz 8 Natavit Nislev Nomesis Omz Ossoral 200 Ossoral 800 Ozen Pantocer 20 mg Pantozol 40 mg Pharflox 200 mg Pharflox 400 mg Plavix Primolut-N Primperan Pronicy Proris Provital plus Quidex Radin Reotal Retivit Retivit plus Rimactazid Paed Rimcure 3 FDC Rimcure Paed Rimstar 4 FDC Ritez Simarc 2 mg Sporacid Starcef 100 mg Starcef 200 mg Stimuno Stomacer 20 mg Tensivask 10 mg Tensivask 5 mg Thiamycin 500 mg Thromboaspilet Tramal Transamin 250 mg Urdafalk tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet 167 23 760 0 339 36 30 0 25 0 255 8 10 79 0 0 0 359 0 96 372 10 0 0 120 0 0 45 367 74 0 819 661 0 76 0 0 0 0 0 0 26 340 80 695 0 271 55 10 0 60 0 463 0 10 76 0 0 0 415 0 0 538 0 0 0 0 0 0 269 222 47 0 767 724 1 21 0 0 0 0 0 0 87 222 81 696 0 370 18 0 0 155 0 564 0 0 166 0 0 0 309 0 0 583 0 0 0 80 0 6 248 113 202 0 813 911 10 0 0 0 0 0 0 0 120 729 184 2151 0 980 109 40 0 240 0 1282 8 20 321 0 0 0 1083 0 96 1493 10 0 0 200 0 6 562 702 323 0 2399 2296 11 97 0 0 0 0 0 0 233 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 19,633 31,460 3,479 44,350 4,719 15,730 1,430 5,577 6,197 13,900 24,514 11,869 19,663 33,676 5,129 1,573 283 1,258 2,842 14,491 2,503 10,677 4,023 4,023 2,846 6,864 3,432 8,033 4,648 1,859 28,171 25,025 37,180 2,593 10,487 13,585 7,007 4,290 872 7,150 1,973 12,951 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 Urinter Vectrin Vitamam 1 Vitamam 2 Volequin Voltadex 25 mg Voltadex 50 mg Vometa Wlaflox Zaldiar Zemyc 50 mg Zeufor 500 mg Zolter 400 mg Zoter 200 mg kapsul tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet 36 437 0 0 207 250 10 780 577 111 25 61 0 0 25 620 0 0 150 106 10 774 737 283 25 80 0 0 50 1225 0 0 129 37 121 1017 639 435 21 204 0 0 111 2282 0 0 486 393 141 2571 1953 829 71 345 0 0 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 4,397 5,506 1,898 2,259 37,150 393 644 3,575 16,445 10,797 28,600 14,515 10,725 6,149
