sistem pengendalian persediaan dan pengadaan obat di ifrs

SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN
DAN
PENGADAAN OBAT DI IFRS
Yohan Wahyudhi
Eghva Garilda O.V.
Dhien Setiani
Nurfitriyani
Him Ahmath
Ria Widyaswari
Warantia Citta C.P.
Arifin Santoso
Feolistin M.P.
FA/7514
FA/7734
FA/7756
FA/7833
FA/7909
FA/7717
FA/8875
FA/8882
FA/8889
Pengendalian Persediaan
Utk memperkecil total investasi pada persediaan & dapat menyediakan
produk yg benar untuk memenuhi permintaan pasien
Pengendalian persediaan yg tepat dapat menghindari
stock out&stock obat yg menumpuk
Akan tercapai apabila dapat menentukan:
(1) Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu waktu, (2)
kapan dilakukakan pemesanan ulang terhadap item tsb, (3) item mana yg
perlu dilakukan pengawasan
Analisis
ABC
Analisis
VEN
EOQ
• A→inventory sejumlah ±20% dr item tapi nilai investasi ±80% dr total nilai
inventory
• B→inventory sejumlah ±30% dr item tapi nilai investasi ±15% dr total nilai
inventory
• C→inventory sejumlah ±50% dr item tapi nilai investasi ±5% dr total nilai inventory
• V = obat-obatan yg sangat esensial ex: obat2 penyelamat
• E = obat-obatan yg bekerja kausal (obat yg bekerja pd sumber penyakit)
• N = obat-obatan penunjang
• Mudah digunakan tetapi didasarkan beberapa asumsi: permintaan,lead time,
dan biaya pemesanan diketahui& bersifat konstan, permintaan diterima dg
segera, tidak ada discount, dan tidak terjadi kehabisan stock
Siklus Pengadaan Obat
Menentukan jumlah
Tujuan seleksi obat
yang dibutuhkan
Menyesuaikan
kebutuhan dan dana
Pengumpulan
Memilih metode
informasi
pengadaan
pemakaian
Mencari dan memilih
pemasok
Menetukan
Menerima dan
memeriksa obatobatan
Monitor status
pemesanan
persyaratan kontrak
Tender Terbuka
Kelebihan: penetapan
harga yg lebih
menguntungkan
Tender Terbatas
Kelebihan: mengurangi
resiko lead time yg terlalu
panjang, harga masih bisa
dikendalikan
Metode
Pengadaan
Obat di IFRS
Negosiasi
Kelebihan: pengadaan
lebih sederhana, waktu
lebih pendek, digunakan u.
kontrak pengadaan jangka
panjang
Pengadaan Langsung
Kelebihan: paling
sederhana →
pembelanjaan sesuai yg
dibutuhkan
ANALISA KASUS
Analisa Kasus.docx
Pembahasan
A. SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN OBAT
 Dipilih pengadaan obat dengan metode langsung.
Alasan: lebih efisien (tak terjadi stock out), lebih
dinamis, dan realistis
Kelebihan: proses pengadaan lebih cepat dan
problem stock kosong barang lebih cepat teratasi

Pemantauan status pemesanan → memonitor
pengiriman barang → memastikan obat dan alat
kesehatan dapat dikirim tepat waktu (terutama
untuk obat-obat vital) →tidak terjadi keterlambatan
pengiriman yang dapat berakibat kerugian bagi
rumah sakit
Dalam penerimaan barang perlu dilakukan pemeriksaan:
- Kelengkapan dokumen pengiriman barang yg sah
(faktur lengkap, ada obat, jumlah batch, ED)
- ED obat yg diterima minimal 2 tahun
- Perbekalan farmasi yg diterima disertai MSDS
B. SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT
 Digunakan analisis ABC dan VEN → utk menentukan
obat yg tergolong prioritas, utama, dan tambahan
 Prioritas : harus diadakan tanpa memperdulikan sumber
anggaran (termasuk dlm kelompok AV, BV, dan CV)
 Utama : dialokasikan pengadaannya dari sumber dana ttt
(termasuk dlm kelompok AE, BE, dan CE)
 Tambahan : dialokasikan pengadaannya setelah obat
prioritas dan utama terpenuhi (termasuk dlm kelompok
AN, BN, dan CN)
Goal setting dalam pengendalian ABC VEN :
agar dana yang dikeluarkan dan obat yang didapatkan di IFRS
terkontrol dengan baik secara efektif dan efisien
Total dana utk perencanaan
kebutuhan obat
Dana yg tersedia utk pengadaan
obat
Rp 268.084.143,00
Rp 250.000.000,00
Dilakukan pengendalian persediaan obat dg skala prioritas
ABC VEN utk mendapatkan obat yg efektif&efisien serta
terhindar dr penyerapan anggaran obat non esensial yg terlalu
besar dan pembelian obat non esensial yg mahal
KOREKSI EFISIENSI BIAYA
a. Broad Ced inj. 1 gram
Ceftriaxon 1 gram inj.
yang memiliki harga yang lebih murah. Sehingga untuk
pengadaan Ceftriaxon 1 gram inj. menjadi 1302 vial.
b. Taxegram inj. 1 gram
Cefotaxim 1 gram inj.
yang memiliki harga yang lebih murah. Sehingga untuk
pengadaan Cefotaxim 1 gram inj. menjadi 362 vial.
c. Opinacea tablet, Zegavit tablet, dan Glisodin kapsul
vitamin C tablet
yang memiliki harga yang lebih murah. Satu tablet Opinacea
sebanding dengan 4 tablet vitamin C, 1 tablet Zegavit
sebanding dengan 4 tablet vitamin C, 1 kapsul Glisodin
sebanding dengan 4 tablet vitamin C. Sehingga untuk
pengadaan vitamin C tablet menjadi 19 box.
Cont’d…
d. Cernevit Inj.
Neurobion 5000 inj. yang memiliki
harga yang lebih murah. Sehingga untuk pengadaan
Neurobion 5000 inj. menjadi 22 ampul.
Dana yang tersisa dialokasikan untuk pengadaan obat
dengan kategori vital ataupun esensial. Dalam kasus ini
yaitu Alopurinol 100mg (total Alopurinol yang diadakan
adalah 31 box) dan Ceftriakson inj (total Ceftriakson inj.
yang diadakan adalah 1328 vial).
Total kebutuhan dana utk pengadaan obat dari hasil
efisiensi
Rp 249.995.149,00.
Penerapan sistem
FIFO dan FEFO
disertai
dokumentasi
pencatatan tanggal
kadaluarsa yg
lengkap
Kontrol yg ketat
untuk obat-obat
kategori A vital dan
esensial
Pengendalian
persediaan
obat
Lampiran…
Sebelum koreksi.docx
Setelah koreksi.docx
KESIMPULAN
1. Kasus RSUD X tipe C dilakukan pengadaan obat dengan metode
langsung karena lebih efisien, lebih dinamis, dan realistis.
2. Pemantauan status pemesanan dilakukan untuk memonitor
pengiriman barang guna memastikan obat dan alat kesehatan
dapat dikirim tepat waktu.
3. Pada kasus digunakan analisis ABC dan VEN untuk menentukan
obat yang tergolong prioritas, utama dan tambahan.
4. Total dana pada kasus untuk kebutuhan obat dari perencanaan
adalah Rp 268.084.143,00 sedangkan dana yang tersedia untuk
pengadaan obat di RSUD X adalah Rp Rp 250.000.000,00.
5. Pengendalian persediaan dikelola dengan metode ABC VEN
untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien serta terhindar
dari penyerapan anggaran obat non esensial yang terlalu besar
dan pembeliannnya yang mahal.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2008, Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Dirjen
Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI, Jakarta.
Dinas Kesehatan Sulawesi Selatan, Peraturan Pengadaan Obat,
http://dinkessulsel.go.id/new/images/pdf/Peraturan/kmk%20pengadaan%20o
bat%20639-2003.pdf, 8 Oktober 2011.
Indrajit, R. E, Djokopranoto, R, 2005, Manajemen Persediaan,
Gramedia, Jakarta
Quick, J, 1997, The Selection, Distribution and use of
pharmaceuticals In Managing Drug Supply, 2nd edition, hal 273286, Kumarian Press Book on International Development.