Hayatur Rahmi - Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Program Studi

eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
Studi Kualitatif di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
Hayatur Rahmi¹, Sukaesih², Nurmaya Prahatmaja³
Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Padjadjaran
Corresponding Author : [email protected]
Abstract
This study discussed the dynamic active records management personel agency in West Java
Province. The purpose of this study was to find out how the creation, storage, recovery,
maintenance and security, as well as depreciation records for active records management
activities take place. The research was carried out on Archival Unit Personnel Agency of
West Java Province. The method used in this study is a qualitative descriptive. Techniques of
data collection by interview, observation and literature study. The results of this study
indicate that the management of active records in the Archives Unit of the Regional Civil
Service Agency of West Java Province has implemented the management of archives, but
have not gone up, it is proved that the lack of archival facilities, lack of human resources
(HR) that have a science background archives.
Keywords: archives, records management dynamic active
Pendahuluan
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan
warkat merupakan catatan tertulis atau bergambar atau rekaman sesuatu hal yang dibuat
seseorang untuk suatu keperluan (Sedarmayanti, 2003: 10). Suatu kantor juga selalu
membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan
mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu
cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah
dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi
ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan,
keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan
dalam kantor tersebut.
1
Penulis
Pembimbing Utama
3
Pembimbing Pendamping
2
Hayatur Rahmi - Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 1 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga
apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan
tepat. Banyak faktor yang memengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara
lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk
menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
Pada dasarnya pengelolaan arsip terdiri dari beberapa unsur pokok sebagaimana yang
dikemukakan Amsyah (2003) bahwa pengelolaan arsip teridiri atas proses penciptaan arsip,
penyimpanan, penemuan kembali, dan pemeliharaan arsip. Tetapi arsip tidak hanya sekedar
untuk disimpan saja, arsip juga perlu perawatan supaya keberadaan arsip tersebut tetap baik
khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam kantor tersebut harus
diperhatikan karena arsip ini termasuk arsip yang masih sering dipergunakan dalam kantor.
Demikian pula pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, peranan dan
pengelolaan arsip sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan instansi terutama yang
menyangkut dengan kepegawaian. Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa
Barat merupakan sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis yang
mempunyai tugas pokok membantu Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintahan Provinsi
Jawa Barat khususnya di bidang kepegawaian. Di mana pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan provinsi dan pelayanan kepada pegawai negeri sipil merupakan tantangan bagi
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat untuk bisa meningkatkan kinerja aparat
maupun kualitas aparatur pemerintah Jawa Barat.
Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat unit kearsipan berada di bawah
naungan Badan Kepegawaian Negara (BKN). Setiap ada perubahan dari data pegawai harus
melalui persetujuan BKN, termasuk pengangkatan pegawai negeri sipil harus ada persetujuan
dari BKN. Sedangkan pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, produk yang
dihasilkan berupa surat keputusan seperti surat kenaikan pangkat bagi pegawai negeri sipil,
surat keputusan pensiun, dan sebagainya. Oleh karena itu dituntut pula untuk dapat
memberikan kontribusi sesuai dengan bidang tugasnya yaitu dapat membantu dalam hal
pelayanan bagi seluruh pegawai Provinsi Jawa Barat yang akan berkepentingan dalam hal-hal
yang berkaitan dengan kepegawaian.
Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut kepegawaian, peran
arsip pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat sangat penting. Oleh
karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif yang
baik dan benar pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Dari uraian di atas,
penulis tertarik untuk mengambil judul sebagai berikut : “PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS AKTIF PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA
BARAT”.
Rumusan dan Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada pendahuluan di atas, penulis dapat
merumuskan masalah penelitian sebagai berikut: “Bagaimana pengelolaan arsip dinamis
aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat?”. Dari rumusan masalah
tersebut penulis kemudian dapat mengidentifikasi empat (4) masalah yang menjadi fokus
dalam penelitian ini, yaitu: (1) Bagaimana proses penciptaan arsip pada Badan Kepegawaian
Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?; kemudian (2)Bagaimana penyimpanan arsip
Hayatur Rahmi
- Pengelolaan
Arsip
Dinamis
Aktif
dinamis
aktif pada
Badan
Kepegawaian
Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?; selanjutnya
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 2 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
(3) Bagaimana penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah
Pemerintah Provinsi Jawa Barat?; terakhir (4) Bagaimana pemeliharaan arsip dinamis aktif
pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tiga (3) hal, yakni: (1) Untuk mengetahui
proses penciptaan arsip pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat;
(2) Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian
Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat; (3) Untuk mengetahui penemuan kembali arsip
dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat; (4) Untuk
mengetahui pemeliharaan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Barat.
Kerangka Pemikiran
Pengertian arsip dikalangan masyarakat Indonesia masih sangat beragam. Pada
umumnya pemahaman mereka sesuai dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman
masing-masing. Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan
surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat
dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi,
perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan
apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang
“Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau
perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini
menurut Surojo (2006: 37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang
dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan
pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.
Dari defenisi diatas jelaslah bahwa arsip merupakan sumber informasi dan pusat
ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, di mana surat atau warkat yang diproses berdasarkan
pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa
selama masih diperlukan.
Menurut Mykland (1992:21) dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa
kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan, tanpa ilmu pengetahuan dan tanpa
identitas kolektif. Sebagai salah satu sumber informasi penting arsip memiliki banyak fungsi
yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen
birokrasi di samping sebagai sumber primer bagi peneliti maupun akademisi.
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para
manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para
manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif
Hayatur Rahmi
Pengelolaan
Arsip Dinamis
Aktif
dan -efisien.
Sehingga
bisa dikatakan
bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 3 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang
sudah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Krismiaji (2005:15) menjelaskan bahwa informasi adalah data yang telah
diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Di samping itu Gordon B. Davis
(1984:200) juga menyatakan bahwa, "Information is data that has been processed into a form
that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective
actions or decisions" di definisi kan sebagai informasi merupakan data yang telah diproses
atau diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang
sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang
lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam
pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
Dengan memberikan informasi kepada orang lain akan sama halnya dengan
melakukan komunikasi. Sebagaimana yang dikatakan Suprapto (2006: 2):
“Komunikasi berasal dari kata-kata (bahasa) Latin communis yang berarti umum
(common) atau bersama. Apabila kita berkomunikasi, sebenarnya kita sedang berusaha
menumbuhkan suatu kebersamaan (commonnes) dengan seseorang. Yaitu kita
berusaha berbagi informasi, ide atau sikap. Seperti dalam uraian ini, misalnya saya
sedang berusaha berkomunikasi dengan para pembaca untuk menyampaikan ide
bahwa hakikat sebuah komunikasi sebenarnya adalah usaha membuat penerima atau
pemberi komunikasi memiliki pengertian (pemahaman) yang sama terhadap pesan
tertentu”.
Pawito dan C Sardjono (1994: 12) mencoba mendefinisikan komunikasi sebagai suatu
proses dengan mana suatu pesan dipindahkan atau dioperkan (lewat suatu saluran) dari suatu
sumber kepada penerima dengan maksud mengubah perilaku, perubahan dalam pengetahuan,
sikap dan atau perilaku overt lainnya. Sekurang-kurangnya didapati empat unsur utama dalam
model komunikasi yaitu sumber (the source), pesan (the message), saluran (the channel) dan
penerima (the receiver).
Sementara Riswandi menyimpulkan beberapa karakteristik komunikasi berdasar
berbagai definisi yang dikemukakan para ahli, antara lain:
1. Komunikasi adalah suatu proses, artinya komunikasi merupakan serangkaian tindakan
atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau sekuensi) serta berkaitan
satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu.
2. Komunikasi adalah suatu upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan. Komunikasi
adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja, serta sesuai dengan tujuan
atau keinginan dari pelakunya.
3. Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang terlibat
kegiatan komunikasi akan berlangsung baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi
(dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang
sama terhadap topik pesan yang disampaikan.
4. Komunikasi bersifat simbolis karena dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang.
Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi antar manusia adalah
bahasaverbal dalam bentuk kata-kata, kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya.
5. Komunikasi bersifat transaksional. Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan,
yaitu memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu dilakukan secara
seimbang atau porsional.
6. Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu. Maksudnya bahwa para pelaku yang
terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta tempat yang sama. Dengan
adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, internet, faximili, dan lainlain, faktor ruang dan waktu tidak lagi menjadi masalah dalam berkomunikasi (Riswandi,
Hayatur Rahmi 2006).
- Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 4 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
Jika dilihat sekilas dari ulasan di atas, kiranya dapat ditarik benang merah bahwa tiap
ahli bisa memiliki pandangan beragam dalam mendefinisikan komunikasi. Komunikasi
terlihat sebagai kata yang abstrak sehingga memiliki banyak arti. Kenyataannya untuk
menetapkan satu definisi tunggal terbukti sulit dan tidak mungkin terutama jika melihat pada
berbagai ide yang dibawa dalam istilah itu.
Dalam dunia kearsipan, komunikasi berperan penting untuk memperoleh berbagai
informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya komunikasi pada suatu organisasi dapat
menghasilkan informasi serta dikelola sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam rangka
pelaksanaan kegiatan organisasi. Dalam organisasi pun akan tercipta arsip untuk pelaksanaan
kegiatan agar berjalan dengan baik. Arsip bukan hanya sekedar hasil sampingan dari kegiatan
suatu organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan
kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya (Kennedy and Schauder,
1998:1). Arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan organisasi. Dengan kata lain
bahan arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan yang akan dicapai.
Pengelolaan sebagai proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan pekerjaan secara efisien
dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut Syamsi pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi/proses yang memberikan
pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
(Ibnu Syamsi, 1994:8).
Di samping itu, pengelolaan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik
secara manual maupun elektronik dengan bantuan computer (Hamalik, 1993: 78). Hasil dari
pengolahan tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara teliti agar dapat memperoleh
informasi yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna bagi organisasi maupun perusahaan.
Untuk itu dalam pengelolaan arsip harus dilakukan sebaik mungkin. Sebagaimana
yang telah dikemukakan oleh Kartono (1951: 28):
“Agar arsip benar-benar akan menjadi pusat ingatan suatu perusahaan atau
organisasi, maupun sebagai sumber informasi, sudah tentu harus dikelola dengan
sebaik-baiknya, artinya arsip harus ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan
cepat tanpa harus membuang waktu banyak sehingga siap segera dipergunakan
untuk membantu pemecahan masalah dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau
yang akan timbul”.
Pengelolaan arsip dinamis juga mempermudah pengguna arsip menemukan kembali
informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Selain itu, pengelolaan arsip
dinamis juga memungkinkan upaya pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat
digunakan selama masih diperlukan. Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang
diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
teknis/substantif dan administrasi/fasilitatif. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip aktif
yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai (Kennedy, 1998):
a) Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan/kombinasi
b) Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan
c) Prioritas penanganan arsip
d) Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file
e) Pemilihan peralatan kearsipan
f) Implementasi sitem penelusuran file
g) Lamanya arsip disimpan dalam suatu system (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip
h) Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan
arsip.
Dalam pengelolaan arsip harus didasarkan pada nilai dan kegunaan arsip sesuai
dengan fungsinya. Seperti dijelaskan pada Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang
ketentuan-ketentuan kearsipan Pasal 1 bahwa arsip menurut fungsi dibedakan menjadi dua
yaitu:
Hayatur Rahmi
- Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 5 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
b. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan
pemakainya. Untuk sampai ke pemakai arsip dinamisnharus dikelola dengan sebaik-baiknya
dan harus tersedia bila diperlukan. Pengelolaan arsip dinamis dinamakan record management.
Cara untuk menguraikan pengelolaan arsip dinamis menggunakan siklus hidup.
Menurut Amsyah (2003: 32) siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap penciptaan dan
penerimaan, tahap penyebaran, tahap pengguna, tahap penyimpanan berkas dan temu balik,
tahap penempatan, penyimpanan, pemusnahan.
Dapat dilihat pada bagan 1.1 siklus hidup arsip di bawah ini. Kegiatan arsip
mengalami lima fase utama yaitu pembuatan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan
aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen-elemen dan kegiatan. Pada akhir fase
kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen.
Bagan 1.1 Siklus Hidup Arsip
Penciptaan dan Penerimaan
Penempatan
Penyimpanan
Pemusnahan
Penyebaran
Internal
Eksternal
Penyimpanan
Berkas
Temubalik
Transfer
Penggunaan
Pengambilan
Keputusan
Dokumentasi
Respon
Rujukan
Persyaratan Hukum
Sumber: Sulistyo Basuki, 2003
Siklus hidup arsip dinamis pada tahap pertama merupakan informasi terekam baik
yang diciptakan atau penerimaan. Pada saat ini informasi terekam merupakan rekaman (arsip
dinamis, records) kemudian diklasifikasikan, disimpan, dan temu balik. Sampai pada tahap
penyimpanan informasi terekam masih merupakan masih merupakan arsip dinamis yang aktif
yang kemudian dilakukan tahap penyusutan. Pada tahap penyusutan menjadi arsip dinamis
inaktif. Arsip dinamis tersebut tetap disimpan kemudian dibuatkan jadwal retensi arsip.
terdapat dua kemungkinan yang pertama arsip dinamis inaktif dimusnahkan sedangkan
kemungkinan kedua arsip dinamis inaktif disimpan permanen dan berubah menjadi arsip atau
Hayatur Rahmi
Dinamis
Aktifyang disimpan permanen transfer ke depo arsip dan berubah
arsip- Pengelolaan
statis. ArsipArsip
dinamis
inaktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 6 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
menjadi arsip statis. Arsip statis ini merupakan informasi yang dapat menghasilkan informasi
baru yang dituangkan dalam bentuk arsip dinamis yang berada pada penciptaan dan
penerimaan, demikian seterusnya.
Konsep siklus arsip dinamis menyediakan dasar dalam mengembangkan program
manajemen arsip dinamis dengan menggunakan pendekatan model kontinum arsip dinamis.
Konsep ini terfokus pada manajemen arsip dinamis sebagai suatu proses berkelanjutan,
termasuk di dalamnya adalah proses penciptaan arsip. nantinya akan ditentukan arsip dinamis
apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam system arsip dalam rangka menyediakan bukti dari
sebuah kegiatan. Juga akan ditentukan berapa lama arsip ditahan untuk keperluan bisnis dan
keperluan lain, berapa lama disimpan, dan siapa yang berhak mengakses arsip tersebut
(Kennedy, 1998).
Objek dan Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Menurut Maman
(2002; 3) penelitian deskriptif berusaha menggambarkan suatu gejala sosial. Dengan kata lain
penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada
saat studi. Metode kualitatif ini memberikan informasi yang mutakhir sehingga bermanfaat
bagi perkembangan ilmu pengetahuan serta lebih banyak dapat diterapkan pada berbagai
masalah (Husein Umar, 1999: 81). Penelitian deskriptif adalah akumulasi dari data dasar
dalam cara deskriptif yang tidak perlu mencari atau menerangkan hubungan antar variabel,
menguji hipotesis, membuat ramalan, atau membuat makna implikasi, walaupun penelitian
yang bertujuan untuk menemukan hal-hal tersebut dapat juga merupakan metode-metode
deskriptif (Suryabrata, 1983: 21).
Penelitian deskriptif digunakan untuk mengumpulkan, merangkum serta
menginterpretasikan data-data yang diperoleh, yang selanjutnya diolah kembali sehingga
dengan demikian diharapkan dapat menghasilkan gambaran yang jelas, terarah dan
menyeluruh dari masalah yang menjadi objek penelitian. Maka dalam penelitian deskriptif ini
penulis akan memperolah data-data dengan mudah dan akan mengambil suatu kesimpulan
dengan sempurna.
Penelitian ini dilakukan di Unit Kearsipan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Barat. Teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara dengan tiga (3) orang
narasumber, observasi, dan studi kepustakaan.
Untuk menjaga kualitas hasil dan pembahasan yang baik perlu dilakukan pengujian
keabsahan data-data yang diperoleh dari wawancara dengan sejumlah informan. Pengujian
kesahihan ini dilakukan dengan pendekatan triangulasi, yakni dengan melakukan
perbandingan antara transkrip dari satu informan dengan transkrip dari informan yang
lainnya, apakah jawaban-jawaban mereka menggambarkan pola tertentu, membuktikan hal
tertentu atau penyangkalan. Di samping itu, triangulasi juga dilakukan dengan
mengkonfirmasi jawaban-jawaban informan dengan keterangan-keterangan yang didapat
lewat perbincangan dengan pihak-pihak lain yang terkait seperti arsiparis, akademis
kearsipan, pakar kearsipan, dan lain-lain.
Triangulasi ini sebagai teknik pemeriksa keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu
yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan sebagai pembanding terhadap data dari
hasil penelitian tersebut. Penulis melakukan triangulasi bersama Ibu Dra. H. Kokom
Komariah, M. Si., yakni Arsiparis di Badan Perpustakaan Arsip dan Daerah (BAPUSIPDA)
sekaligus Dosen di FISIP Universitas Padjadjaran. Dengan triangulasi dalam pengumpulan
data tersebut, maka dapat diketahui data yang diperoleh dari narasumber berbeda dengan
memberikan data yang sama.
Hayatur Rahmi - Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 7 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
Hasil Penelitian, Analisa dan Pembahasan
Berdasarkan riset yang penulis lakukan di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Barat, arsip dinamis aktif yang dikelola adalah arsip personil pegawai negeri sipil se-provinsi
Jawa Barat. Pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan melalui empat (4) tahapan, yakni
penciptaan arsip, penyimpanan arsip dinamis aktif, penemuan kembali arsip dinamis aktif,
dan pemeliharaan arsip dinamis aktif.
Dalam penciptaan arsip, arsip yang diciptakan haruslah arsip aktif. lahir karena ada
aktivitas pembuatan arsip baik tertulis, gambar ataupun rekaman mengenai beberapa hal yang
menyangkut organisasi, manajemen, informasi, komunikasi, orang, uang, barang, relasi publik
dan operasional organisasi lainnya.
Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, penciptaan arsip dinamis aktif
dimulai dari unit pencipta pada subbagian masing-masing. Penciptaan arsip dinamis ini
dilakukaan subbagian sesuai dengan tupoksi masing-masing. Adapun penciptaan arsip
dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat melalui dua tahapan,
yaitu pada unit pencipta dan unit kearsipan.
Unit pencipta merupakan subbagian yang akan membuat surat kepegawaian berupa
surat-surat keputusan atau yang disebut dengan naskah dinas. Penciptaan naskah dinas ini
sesuai dengan tupoksi masing-masing subbagian. Oleh karenanya pada Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Barat dibagi atas beberapa bidang jabatan yang disesuaikan dengan
kebutuhan administrasi kepegawaian. Jika ada pegawai yang ingin mutasi kerja, maka
pengurusan surat dilakukan pada bidang mutasi dan administrasi kepegawaian.
Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, penciptaan arsip dinamakan
dengan penciptaan naskah dinas. Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak
pembuatan draft atau konsep, pengetikan, penandatangan, penomoran sampai naskah tersebut
digunakan. Pada naskah dinas perlu nomor surat di mana nomor ini akan berfungsi dalam
pengurusan arsip dan dapat mengetahui jumlah surat yang sudah dihasilkan. Unit pencipta
meminta nomor surat pada unit kearsipan, yaitu di sentral arsip Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat. Penciptaan naskah dinas mengacu kepada peraturan perundangundangan yang mengatur naskah dinas. Dalam hal ini, telah sesuai dengan aturan yang
berlaku.
Setelah dilakukan penciptaan arsip, perlu dilakukan penyimpanan arsip yang
sistematis agar apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.
Penyimpanan arsip dinamis aktif yang dilakukan dengan mengklasifikasikan arsip dinamis
aktif secara numerik. Dengan sistem pengklasifikasian berdasarkan numerik ini dianggap
lebih efektif untuk mengelola arsip kepegawaian, khususnya arsip dinamis aktif di Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Pengelompokkan arsip dinamis aktif dilihat dari
Nomor Induk Pegawai, yang diurut berdasarkan tahun kelahiran pegawai, kemudian bulan,
dan tanggal. Dengan demikian tidak akan terjadi duplikasi tempat penyimpanan arsip karena
NIP akan berbeda pada setiap personil.
Sistem penyimpanan yang dilakukan pada Unit Kearsipan Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Barat sudah benar. Hal ini terlihat dari ketepatan waktu sewaktu
menelusuri arsip saat diperlukan dan dapat ditemukan dengan mudah, serta untuk
mengembalikan arsip tersebut kembali pada tempatnya dapat dengan cepat dikembalikan di
tempat semula.
Pada sistem temu kembali arsip diperlukan angka kecermatan arsip. Angka
kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah arsip yang tidak ditemukan pada waktu
diperlukan dengan arsip yang ditemukan yang dinyatakan dengan prosentase. Apabila Angka
Kecermatan =3%, berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada
pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3%, berarti sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih
Hayatur Rahmi
- Pengelolaan
Arsip Dinamis
Aktif < 3%, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali
lanjut.
Apabila Angka
Kecermatan
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 8 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan masih cukup baik. Apabila angka
kecermatan arsip menunjukan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika angka kecermatan menunjukan
prosentase yang semakin rendah, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
sudah cukup baik. Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat sebaiknya
menggunakan angka kecermatan sehingga dapat dinilai sejauh mana tingkat keberhasilan dari
pengelolaan arsip dinamis aktif.
Untuk menjaga nilai informasi yang terkandung dalam arsip, perlu dilakukan
pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan upaya untuk melindungi, mengatasi,
mencegah dan mengambil langkah-langkah yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip
beserta informasi yang terkandung di dalamnya. Pemeliharaan tersebut bisa dilakukan dengan
pengaturan ruangan, tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan pencegah rusaknya arsip
dan menjaga kebersihan arsip, melakukan fumigasi, dan pemberian kapur barus.
Pemeliharaan arsip dinamis aktif harus memerhatikan dua faktor okok yang dapat
menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk
memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua
faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang merusak arsip secara tidak
langsung. Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat sendiri menjaga arsip selalu
berada dalam kondisi baik, perlu dilakukan pengaturan tentang penyimpanan serta perawatan
secara terus menerus.
Pemeliharaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat masih dilakukan dengan sangat sederhana, yaitu pegawai pengelola arsip
sekali-kali memeriksa arsip yang berada dalam almari arsip dan membersihkan almari beserta
arsip yang ada di dalamnya dari debu. Seharusnya Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Barat khususnya pada bagian unit kearsipan melakukan fumigasi terhadap arsip dinamis aktif
dan jika terdapat kendala dengan biaya dan tenaga ahli yang dilakukan, hal ini dapat diatasi
dengan pemberian kapur barus pada tempat penyimpanan arsip agar arsip dinamis aktif dapat
dipelihara dengan baik.
Kesimpulan
Penciptaan arsip dilakukan oleh unit pencipta pada Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat, yaitu dengan penciptaan naskah dinas. Penciptaan arsip harus melalui
unit kearsipan untuk mendapatkan nomor surat. Sedangkan untuk pengendalian naskah dinas,
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat menggunakan kartu kendali dan kartu tunjuk
silang. Hal ini telah sesuai dengan Peraturan Gubernur Nomor 40 Tahun 2008 Mengenai Tata
Kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang digunakan pada Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Barat berdasarkan sistem numerik. Setiap arsip kepegawaian
diklasifikasikan berdasarkan Nomor Induk Pegawai dalam ruangan khusus penyimpanan
arsip. Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang dilakukan pada Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Barat telah sesuai dengan teori kearsipan, hal ini terlihat pada saat arsip
dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Di sisi lain sistem temu kembali arsip sudah berjalan dengan baik, namun di Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat belum menggunakan angka kecermatan. Perlu
adanya angka kecermatan untuk menilai sejauh mana tingkat keberhasilan dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif.
Kegiatan pemeliharaan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Barat yaitu dengan membersihkan debu pada arsip dengan lap debu. Hal ini jelas tidak
sesuai dengan ketentuan kearsipan yang semestinya, seperti yang diungkapkan para ahli dan
Peraturan Gubernur No. 40 Tahun 2008 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa
Hayatur Rahmi
- Pengelolaan
Arsipada
Dinamis
Aktif khusus dalam memelihara arsip dinamis aktif dengan
Barat.
Seharusnya
perhatian
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 9 of 10
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vo.1., No.1 (2012)
melakukan fumigasi dan memberikan kapur barus agar informasi yang terkandung dalam
arsip dapat terjaga dengan baik.
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record
Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan
Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
Mykland. 1992. Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism,
Montreal:ICA, XIIth.
Pawito, dan C. Sardjono. 1994. Teori-teori Komunikasi. Buku Pegangan Fisipol Komunikasi
S1 Semester IV. Surakarta: Universitas Sebelas Maret.
Massa
Riswandi. 2006. Ilmu Komunikasi. Jakarta: Graha Ilmu.
Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media
Pressindo.
Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang: Dioma Malang.
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta: Bumi Aksara.
Hayatur Rahmi - Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012
http://journals.unpad.ac.id
Page 10 of 10