4. TEKNIK MENGARSIP SURAT

4
TEKNIK
MENGARSIP SURAT
Diklat Prajabatan Gol. III
Kementerian Agama Prov. Jatim
Tahun 2010
by Abdul Main
MAU DIAPAKAN DOKUMEN
SEBANYAK INI?
by Abdul Main
PENGERTIAN ARSIP
Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan runggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
by Abdul Main
ARSIP DINAMIS DAN ARSIP
STATIS
 Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
 Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
by Abdul Main
ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA
AKTIF
DINAMIS
(RECORD)
INAKTIF
ARSIP
STATIS
(ARCHIEVE)
by Abdul Main
DIKIRIM KE
ARSIPNAS
(DISIMPAN PERMANEN)
KEARSIPAN
RECORD
WARKAT/
NASKAH
Any paper, book,
photograph, microfilm,
map, drawing, chart,
card, magnetic tape, or
any copy or print-out
thereof, that has been
generated or received
by a company or its
operating units or its
successor as evidence
of its activities or
because of information
contained therein
FILE
ARSIP
PENYUSUTAN
Penyimpanan, penemuan
kembali, peminjaman,
pemeliharaan,
pengendalian, penyusutan
dan pemusnahan
- Arsip Dinamis
- Arsip Statis
by Abdul Main
ARSIP
INAKTIF/
Memindahkan, memus ABADI
nahkan, menyerahkan
ke Arsip Nasional (PP
No. 34/1979)
NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
by Abdul Main
NILAI GUNA ARSIP
(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).
AL-PROHF:
 Administrative Values
 Legal Values
 Policy Values
 Research Values
 Operating Values
 Historical Values
 Fiscal Values
by Abdul Main
MANAJEMEN KEARSIPAN
 Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
diciptakan hingga arsip tersebut
dimusnahkan/ dilestarikan.
 Manajemen Kearsipan selalu berkaitan
dengan dua hal:
1.
2.
Pengendalian arsip yang masih digunakan
untuk operasional sehari-hari (manajemen
arsip dinamis)
Pengendalian arsip yang tidak digunakan
dalam operasional sehari-hari (manajemen
arsip statis)
by Abdul Main
TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN
(Record management)
 Menyelenggarakan pengurusan arsip yang
bermutu melalui program seleksi yang
mantap secara efektif dan efisien sehingga
tercipta kondisi kearsipan dalam suatu
lembaga/instansi yang berkualitas.
(E. Martono, 1987).
by Abdul Main
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek
arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur
manajemen, yang meliputi kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan surat keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan
prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.
by Abdul Main
1. SORTIR SURAT MASUK
 HAL-HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN ADALAH
MEMPERHATIKAN SIFAT SURAT:
1.
2.
3.
Surat biasa, yaitu surat yang tidak
memerlukan tindak lanjut.
Surat penting.
Surat rahasia dan sangat rahasia.
by Abdul Main
1. SORTIR SURAT MASUK
 Surat penting adalah:
1. Memerlukan procesing lebih lanjut.
2. Isinya mengandung makna akan
mempengaruhi kegiatan serta kehiduoan
organisasi.
3. Isinya dapat menimbulkan hak, bukti, status
sehingga tidak dapat diganti apabila hilang.
4. Isinya menimbulkan akibat financial.
5. Isinya mengandung kebijaksanaan, konsep
serta keputusan tertentu.
6. Isinya mengandung nilai historis.
by Abdul Main
2. SORTIR DAN FOLLOW UP
PENGURUSAN SURAT KELUAR
 Sifat Surat keluar dibedakan menjadi:
rahasia, penting, biasa.
 Kelengkapan surat meliputi: jumlah lampiran,
jenis lampiran, tanda tangan, stempel,
tanggal dan nomr surat, pencatatan
seperlunya dalam kartu-kartu pencatatan
surat keluar.
 Teknik pengiriman surat dibedakan menjadi:
kilat, amat segera, segera, kilat khusus,
biasa, lewat udara atau lewat laut, dengan
kurir atau langsung.
by Abdul Main
3. PENGENDALIAN SURAT MASUK,
SURAT KELUAR DAN PROSEDUR
FILING
 Meliputi kegiatan:





Klasifikasi
Kode
Indeks
Penyimpanan dalam filing cabinet
Penyusunan dan pemusnahan surat
by Abdul Main
4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN
KEMBALI ARSIP
 Sistem filing
FILING ADALAH proses
pengklasifikasi, mengatur dan
menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat
dibutuhkan.
PROSEDUR FILING:
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek,
geografis, kronologis, nomor)
Memberi tanda (pengkodean).
Mensortir arsip
Menyimpan.
 Sistem temu kembali
by Abdul Main
5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN
 Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip tetap
baik, bebas dari gangguan, seperti
kelapukan, terkena air, api, rayap, dsb.
 Pengamanan informasi yang terkandung di
dalamnya (mengamankan arsip dari pihak
yang tidak berkepentingan)
by Abdul Main
6. PENYUSUTAN DAN
PEMUSNAHAN ARSIP.
 Menyiangi (weeding)
 Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip dari
susunannnya dengan terlebih dahulu
membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA)
by Abdul Main
MANAJEMEN ARSIP STATIS
 MELIPUTI KEGIATAN:
1.
2.
3.
4.
5.
PELAYANAN DEPO ARSIP
PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
ARSIP
INVENTARISASI ARSIP
PELAYANAN ARSIP KEPADA PARA
PEMAKAI UNTUK BERBAGAI
KEPERLUAN
PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP
by Abdul Main
1. PELAYANAN DEPO ARSIP
 Depo arsip adalah tempat penyimpanan arsip
statis dengan mengutamakan agar fisik arsip
tidak rusak sehingga informasi yang
dikandung dalam arsip tersebut tidak hilang.
by Abdul Main
2. PEMELIHARAAN DAN
PERAWATAN ARSIP
 Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip
 Pemeliharaan dan perawatan nilai informasi
yang terkadung dalam arsip.
by Abdul Main
3. INVENTARISASI ARSIP
 Inventarisasi berarti memberi tanda atau
identifikasi terhadap arsip statis sehingga
mudah dikenali.
 Prinsip-prinsip inventarisasi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Prinsip asal-usul
Prinsip aturan asli
Prinsip nilai guna
Prinsip restorasi
Prinsip fungsional
Prinsip organisasi
Prinsip pokok masalah (subyek)
by Abdul Main
4. PELAYANAN ARSIP
 Meyiapkan petugas
 Membuat aturan, prosedur dan tata tertib
pelayanan arsip statis
by Abdul Main
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP
 Menerbitkan informasi arsip tertentu secara
berkala
 Hal-hal yang harus dijelaskan dalam
informasi tsb, misalnya:




Informasi tentang sejarah
Informasi tentang teknik pengaturan/
perawatan arsip
Peminjaman/ pemakaian arsip
Penyebarluasan sistem kearsipan, dll.
by Abdul Main
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
 Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
tentang seberapa jauh sekelompk arsip dapat
dimusnahkan atau disimpan.
 Menunjukkan jangka waktu masing-masing
arsip disimpan pada file aktif sebelum
dipindah ke pusat peyimpanan arsip (file
inaktif)
 Menunjukkan jangka waktu penyimpanan
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau
dipindahkan ke ARSIPNAS.
by Abdul Main
KEGUNAAN JRA
 MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA





TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA
MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN
PENGAWASAN
MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI
MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA
MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG
BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS
MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT
PERMANEN
by Abdul Main
PENYUSUNAN JADWAL
RETENSI ARSIP
1. PENDEKATAN PENENTUAN JANGKA
WAKTU RETENSI ARSIP
2. RENCANA JADWAL RENTENSI
3. BENTUK JADWAL RETENSI
by Abdul Main
CONTOH TABEL JRA
POKOK
MASALAH
MASALAH
PERINCIAN JANGKA
WAKTU
PENYIMPANAN
NILAI
SEMENTA
RA
Kepegawaian
Pengadaan
pegawai
Lamaran
penyaringa
n
Aktif ….Th
Inaktif …. Th
dst
by Abdul Main
PERMANEN
DASAR HUKUM JRA
 KEPUTUSAN MENTERI AGAMA RI
NOMOR: 111 tahun 1999 tentang
PENYEMPURNAAN LAMPIRAN KMA
681/1997 TENTANG PEDOMAN JADUAL
RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN
DEPARTEMEN AGAMA.
by Abdul Main
TUJUAN ARSIP
 Sebagai referensi bila diperlukan suatu
keterangan tertentu
 Data/informasi pendukung pengambilan
keputusan
 Bukti untuk keterangan-keterangan vital
by Abdul Main
SIKLUS HIDUP ARSIP
 Tahap penciptaan
 Tahap pemanfaatan (Filing)
 Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
(storage and retrieval)
 Tahap pemindahan
 Tahap pemusnahan
by Abdul Main
GEJALA KURANG EFEKTIFNYA
SISTEM KEARSIPAN
 Sulit ditemukan kembali (retrieval) saat
diperlukan
 Hilang
 “Banjir arsip”
 Makan tempat
by Abdul Main
SISTEM FILING (PENYIMPANAN
ARSIP)
 FILING ADALAH proses pengklasifikasi,
mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
by Abdul Main
Prosedur filing (penyimpanan)
 Pemeriksaan arsip
 Mengindeks (nama, subyek, geografis,
kronologis, nomor)
 Memberi tanda (pengkodean).
 Mensortir arsip
 Menyimpan.
by Abdul Main
SISTEM PENYIMPANAN





SISTEM
SISTEM
SISTEM
SISTEM
SISTEM
ABJAD
SUBJEK (PERIHAL)
NOMOR (ANGKA)
GEOGRAFIS (MENURUT DAERAH)
KRONOLOGIS (URUT TANGGAL MASUK)
by Abdul Main
PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI, BADAN LITBANG DAN DIKLAT, DEPARTEMEN AGAMA RI 2006
PENANGANAN SURAT
(MAIL HANDLING)
SURAT KELUAR
SURAT MASUK
•Penerimaan
•Penyortiran
•Pembukaan
•Draf/Konsep/Final
amplop
•Pembacaan
•Pengiriman
•Pengarahan
•Pencatatan
•Penyampaian
ke unit/pejabat
Sarana Pencatatan :
pengolah
•
Buku Agenda
by Abdul Main
•
Kartu Kendali
KEGIATAN LAIN






PENGETIKAN
PENGGANDAAN
PENDEKTEAN/PELATINAN
PEREKAMAN
PENGHITUNGAN
PEMFORMULIRAN
PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI
PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN
PELAYANAN TELPON
PENERIMAAN TAMU & PENERANGAN
PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
KETERTIBAN KEAMANAN & KESELAMATAN KERJA
PELAYANAN PERJALANAN






 PELAPORAN
by Abdul Main
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
 LIHAT FILE: WORD
by Abdul Main
PENGERTIAN ARSIP DIGITAL
Digital Archive, digital record, electronic record:
Arsip yang berisi informasi yang tercipta
melalui program aplikasi komputer (proses
digitalisasi) dan hanya dapat dibaca melalui
bantuan mesin.
by Abdul Main
ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL
 Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997
tentang “Dokumen Perusahaan”.
 Peraturan Pemerintah RI Nomor 88/99
tantang “Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media
Lainnya dan Legalisasi”.
 UU No. 11 TAHUN 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik.
by Abdul Main
ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL
 UU/8/1997, pasal 12 menyatakan: ayat (1) Dokumen
perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media
lainnya; Ayat (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam
microfilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau
diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
 PP/88/1999, pasal 16 menyebutkan: ayat (1) dokumen yang
dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya atau hasil
cetakannya merupakan alat bukti yang sah; ayat (2) hasil cetak
dokumen yang telah dialihkan ke dalam microfilm dapat
dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan
hukum lainnya.
by Abdul Main
UU NOMOR 11 TAHUN 2008
TENTANG
INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK
Pasal 5
Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil
cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
2. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil
cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan
dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di
Indonesia.
3. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah
apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan
yang diatur dalam Undang-Undang ini.
4. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen
Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
 surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk
tertulis; dan
 surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus
dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh
pejabat pembuat akta.
1.
by Abdul Main