Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui
advertisement
ABSTRAK Siti Kamilah “Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok” Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimanakah pelaksanaam manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan. Hasil penelitian ini adalah digambarkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan baik. Metode penelitian yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Untuk memudahkan penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research). Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah kepala Tata Usaha SMK Harapan Bangsa Depok. Namun demikian tentunya masih terdapat banyak kekurangan dalam pengelolaan kearsipan itu sendiri, diantaranya belum adanya pegawai arsiparis yang tetap (khusus mengelola arsip) karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai tata usaha yang tentunya banyak hal lain yang harus diselesaikan. i DAFTAR ISI ABSTRAK…………………………………………………………….................. i KATA PENGANTAR ............................................................................................ii DAFTAR ISI ..........................................................................................................iii DAFTAR TABEL ...................................................................................................iv BAB I : PENDAHULUAN ................................................................................1 A. Latar Belakang Masalah..................................................................1 B. Identifikasi Masalah ........................................................................4 C. Pembatasan Masalah .......................................................................5 D. Perumusan Masalah ........................................................................5 E. Kegunaan Hasil Penelitian ..............................................................5 BAB II : KAJIAN TEORI ..................................................................................7 A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN................................................7 1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan.......................................7 2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan .............................................9 3. Jenis-jenis Arsip dan Media Penyimpanan Arsip .....................15 B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN .................17 1. Pentingnya Kearsipan Yang Baik …….. ..................................18 2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan...............................................18 BAB III : METODE PENELITIAN ....................................................................41 A. Tujuan Penelitian ............................................................................41 B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................41 C. Sumber Data ....................................................................................41 D. Metodologi Penelitian .....................................................................42 E. Teknik Pengumpulan Data ..............................................................42 F. Teknik Analisis Data .......................................................................42 BAB IV : HASIL PENELITIAN .........................................................................42 A. Gambaran Objek Penelitian ............................................................43 B. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok ...................................................................51 C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik..................................................59 iv BAB V : PENUTUP ...........................................................................................64 A.Kesimpulan........................................................................................64 B.Saran..................................................................................................64 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN v DAFTAR TABEL Tabel 1 Pedoman wawancara dengan kepala tata usaha ....................................42 Tabel 2 Struktur organisasi ................................................................................45 Tabel 3 Data tenaga guru SMK Harapan Bangsa depok....................................46 Tabel 4 Data guru dan karyawan SMK Harapan Bangsa Depok .......................46 Tabel 5 Jumlah siswa tahun ajaran 2006/2007 ..................................................48 Tabel 6 Keadaan sarana dan prasarana SMK Harapan Bangsa Depok ..............49 vi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. 1 Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi; bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang terkandung dalam record setepat-tepatnya dan secepat-cepatnya bila 1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h. 2 1 2 diperlukan. Adapun ciri-ciri penyelenggaraan prosedure record yang baik antara lain: 1. Sedikit record. Record yang sedikit, benar-benar bermutu baik 2. Untuk informasi sekarang, maupun yang akan datang 3. Prosedur yang dipilih mengakibatkan penghematan biaya tanpa mengurangi efisiensi dan efektivitas. 2 Untuk dapat mencapai ciri-ciri tersebut, diperlukan sistem-sistem filing yang menunjang tercapainya efisiensi. Penerapan sistem filing di tiap-tiap unit kerja dengan memperhatikan unsur-unsur dasar sebagai motor penggerak bagi penyelenggaraan sistem filing. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi. Sehubungan dengan itu semua, maka peningkatan dan penyempurnaan bidang kearsipan merupakan bagian integral daripada bidang 2 E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 74 3 administrasi dan manajemen. Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola seadanya tanpa pengelolaan yang intensif. Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting. Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti bahwa setiap organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelematkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan, diantaranya adalah pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung induk, atau dapat pula dibangun terpisah dari gedung kantornya. Bagi organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembaban. 3 Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu 3 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1, h. 89 4 organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” di sekolah sehingga pengelolaannya pun kurang begitu diperhatikan. Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga dengan baik. SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik. Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam mengambil kembali data-data yang dibutuhkan. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul ”Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok”. B. Identifikasi Masalah Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut: 1. Belum terkelola dengan baik arsip-arsip yang ada di sekolah. 2. Terbatasnya keterampilan yang dimiliki pegawai kearsipan dalam mengelola arsip-arsip yang ada di sekolah. 5 3. Minimnya kontrol pimpinan terhadap keadaan arsip-arsip yang ada di sekolah. 4. Kurangnya kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip-arsip yang ada di sekolah. 5. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang tata kelola arsip yang baik. 6. Minimnya perhatian khusus yang diberikan pimpinan dan pegawai administrasi dalam menjaga arsip personil pendidikan di sekolah. C. Pembatasan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah dan untuk membatasi kajian pendidikan hanya pada pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Adapun yang dimaksud dengan pengelolaan kearsipan personil pendidikan adalah pengelolaan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat,diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi /lembaga / badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kearsipan personil pendidikan termasuk di dalamnya adalah guru. D. Perumusan Masalah Sesuai dengan pembatasan masalah di atas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok? 2. Seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka membantu proses pendidikan? E. Kegunaan Hasil Penelitian Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat secara akademik dalam pengembangan ilmu manajemen kearsipan. Selain itu penelitian diharapkan memberikan manfaat secara praktis bagi berbagai pihak, terutama: 6 a. Penelitian ini diharapkan berguna bagi penulis dalam menambah wawasan, pengalaman, dan pengetahuan tentang materi atau kajian yang dibahas. b. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi para kepala sekolah sebagai masukan positif dalam menciptakan kondisi sekolah yang baik. c. Penelitian ini diharapkan berguna bagi guru untuk memperbaiki komunikasi yang baik antar sesama guru demi terciptanya hubungan kerja yang baik dan harmonis. BAB II KAJIAN TEORI A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN 1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. 1 Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang 1 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1, h. 1 7 8 didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan). Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. 2 George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. 3 Dalam istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. 4 Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badanbadan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan. 2 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3 3 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3 4 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 9 Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif (ketatausahaan ). 5 Personil bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling ( BK ), sedangkan yang termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar, urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah masyarakat, dan sebagainya. 2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan Dilihat dari segi fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umunya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan didalam fungsi-fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan 5 http://www.google.co.id/search?q=pengertian+personil+pendidikan&hl=id&ei=DBuWTP7bFYe3 cPL9haQF&start=40&sa=N 10 (lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsifungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan. Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive records).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus-menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang. Menurut Betty R. Rikcs, suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekwensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama. Dengan melihat fungsi dan kegunaannya, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi pada dasarnya harus dikelola di dalam suatu sistem (manajemen), sehingga memberi kemungkinan untuk dapat disajikan informasinya secara tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang diusahakan serendah mungkin. Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 6 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Berdasarkan fungsinya dan juga untuk kepentingan tugas pekerjaan seharihari arsip dinamis dibedakan atas : 6 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h 2 11 a. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolahan sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai frekuensi bagi satu organisasi. 7 Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Program perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan atau prosedur penyimpanan duplikat arsip dinamis di tempat yang aman. 8 Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan. Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital. 7 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 89-90 8 Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 229. 12 Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan). Sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Menurut Schwart dan Hernon informasi saat sekarang merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (Value and a cost of production) (1993:202). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara ekonomi. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi. Di samping itu arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga dan instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi. Dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan oleh pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan (decision making), jadi sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagi salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas 13 bagi organisasi. Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film, media komputer, dan lain-lain. 9 Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman mendasar. Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna, Milburn D. Smith ill, menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk inforrnasi yang terekam. Media arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip menurutnya dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetik atau disk optik (1986:4). Pendapat ini sedikit berbeda dengan Lundgren dan Lundgren, karena media optik telah dimasukkan sebagai sebagai salah satu 9 Amsyah, Manajemen Kearsipan..., h. 3 14 media arsip. Smith ill membagi media arsip ke dalam beberapa kategori. Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi disk magnetic, diskette, pita magnetic dan disk optik. Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang meliputi mikrofilm atau microfiche dan komputer output microforms (COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama. Bentuk media yang ketiga adalah arsip-arsip dalam basis kertas. Arsip ini umumnya berbentuk hard copy seperti memo-memo, surat, kontrak-konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali digunakan untuk arsip vital (vital record). Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir mengarah kepada media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD) yang menyimpan arsip-arsip multidata, teks, gambar, grafik dan suara. Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki tiga unsur yaitu, (1) arsip merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaannya. Berkaitan dengan hal itu pula, setidaknya ada beberapa fungsi arsip personil pendidikan, diantaranya adalah untuk menjaga informasi-informasi yang berkaitan dengan personil pendidkan suatu organisasi, menjadi keberlangsungan sebuah organisasi itu sendiri dan memudahkan kerja dan kinerja elemen yang ada dalam sebuah organisasi. 15 3. Jenis-jenis dan Media Penyimpanan Arsip Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif mengalami perubahan nilai dan artinya menurut fungsinya dalam administrasi, sehingga arti dan nilainya dalam kehidupan administrasi mulai berkurang, dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan lagi. Pada tahap ini arsip dikatakan mencapai tahap inaktif/semi statis. Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada satuan kerja/unit pengolah, akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di Pusat Penyimpanan Arsip. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis Arsip yaitu : a. Arsip menurut Subyek atau Isinya : 1) Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, rekaman dsb. 2) Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, SPMU dsb. 3) Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar harga dsb. 4) Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapor, transkrip mahasiswa dsb. 10 b. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, dapat dibedakan menjadi : a) Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan dsb. b) Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD. 11 c. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, yaitu : 10 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), 10 11 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 10 16 1) Arsip bernilai Informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan, undangan dsb. 2) Arsip bernilai Administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, prosedur kerja dsb. 3) Arsip bernilai Hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan dsb. 4) Arsip bernilai Sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa dsb. 5) Arsip bernilai Ilmiah, contoh : hasil penelitian 6) Arsip bernilai Keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan dsb. 7) Arsip bernilai Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran dsb. 12 d. Arsip menurut sifat kepentingannya : 1) Arsip nonesensial , contoh Surat Undangan dsb. 2) Arsip berguna/biasa, contoh surat permohonan cuti, surat pesanan barang dsb. 3) Arsip Penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan dsb. 4) Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, sertifikat tanah/bangunan dsb. 13 e. Arsip menurut Fungsinya : 1) Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2) Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. f. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya, dibedakan menjadi : 1) Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta. 12 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 13 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 17 2) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di ibukota Propinsi. 14 g. Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan : 1) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama. 2) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. 3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli. 4) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli. 15 h. Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan : 1) Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya. B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN Kegiatan pengelolaan arsip personil pendidikan sangat diperlukan untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Personil pendidikan yang dimaksud meliputi guru, tenaga kependidikan, 14 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 15 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11 18 kepala sekolah dan pegawai tata usaha. Pengelolaan arsip personil pendidikan yang dimaksud meliputi: 1. Pentingnya Kearsipan yang Baik Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka diperlukan banyak hal diantaranya sistem dan tenaga pengelola arsip itu sendiri. Sistem yang baik perlu didukung oleh manusia yang baik pula. 16 Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan tepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan pengelolaan suatu arsip. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, map, folder, lemari, filing cabinet dan pencahayaan yang baik. Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah petugas arsip sendiri. Seseorang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah memiliki pengetahuan tentang kearsipan, mengetahui seluk-beluk organisasi, terampil, tekun, sabar, teliti, loyal, cerdas, serta dapat menyimpan rahasia. Berdasarkan pendapat di atas, maka setiap petugas arsip hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada di kantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri seperti yang tersebut di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka tidak dapat dipungkiri lagi bahwa pengelolaan kearsipan akan berjalan lancar. 2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan (records utilization), penyimpanan arsip aktif 16 Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, (Jakarta, Balai Pustaka, 1987), Cet. Ke-1, h. 46 19 (storage-active record), pemusnahan arsip (record disposal) dan menyimpan arsip secara permanen (permanent storage). Sedangkan Betty R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan (creation and receipt) pendistribusian (distribution), penggunaan (use), pemeliharan (maintenance) dan penyusutan (dispotition) arsip. Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini. a. Fase Penciptaan Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record (arsip dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas (hard copy), media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik (optical disc). 17 Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya ”Information and Image Management. : A. Records Sistem Approach” menyatakan bahwa arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10). Pada masa penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir, manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan. 1). Manajemen dan Desain Formulir 17 Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229 20 Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administratif, dan dapat digunakan untuk transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif. Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith ill, 1986 : 1949). Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien (Rikcs,et al 1992 : 358). Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulirformulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin (1986 : 149). Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan fase yang penting di dalam manajemen formulir. 2). Manajemen Korespondensi Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat 21 meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan. Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas. Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali. 3). Manajemen Pelaporan Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahanbahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem (manajemen) yang mengatur keseluruhan proses penyusunan laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus memiliki kriteria, antara lain: a) Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. b) Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini. c) Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition). Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan. 22 b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses penerimaan, pengelolaan surat pengarahan/penilaian, meliputi kegiatan-kegiatan pencatatan, pendistribusian, pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu. 1). Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas (mengelompok). Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema, pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat digambarkan sebagai berikut: Sistem Pemberkasan Penyimpanan (storage) => Temu Kembali (Fisik) => informasi. Di dalam menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsiparsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam 23 lingkungannya. 18 Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak begitu rumit. 19 Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sama. Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua unit pengolah/kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan. Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi. Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan (Lundgren and Lundgren, 1989 : 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem (sistem pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122). Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu 18 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1, h. 87 19 E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 12 24 sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula. Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87). 2). Penemuan Kembali Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan secepat cepatnya bila diperlukan. Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam arti sempit ialah tata usaha. 20 Pekerjaan tata usaha itu merupakan pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan terus menerus. Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat 20 E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya Utama, 1985), Cet. Ke-4, h. 21 25 diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat. 21 Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun sistem yang dipergunakan. Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan tata kearsipan/tata berkas antara lain berupa: a) Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang b) Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah membongkari tumpukan berkas c) Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya d) Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat e) Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang tata berkas. 22 Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya. c. Fase Pemeliharaan Agar arsip dapat terkelola dan tertata dengan rapi serta apik, maka sangat diperlukan tenaga pengelola yang profesional dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap, untuk melahirkan sumber daya aparatur yang terampil di bidang kearsipan. Kemudian pembenahan adiministrasi kearsipan, hendaknya senantiasa sejalan dengan tujuan pelaksanaan tata kearsipan, baik sebagai sumber infomasi, pusat ingatan, alat pengendali dan sarana pengungkapan sejarah, sarana penelitian maupun sebagai sarana evaluasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. Selanjutnya, untuk mendorong terciptanya sikap aparat kearsipan sesuai tuntutan zaman dan kebutuhan, antara lain perlu diperhatikan pengembangan karir yang bersangkutan. 21 Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 74 22 Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 75 26 d. Fase Penyusutan Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan di dalam tempat penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus, dapat dibayangkan bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah N0. 34 tahun 1979 disebutkan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. 23 Untuk keperluan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut di bawah ini: 1) Angka pemakaian 2) Jadwal retensi arsip 3) Nilai kegunaan arsip 4) Pemindahan arsip 5) Pemusnahan arsip 24 Dari kelima hal tersebut di atas, tiga di muka merupakan rambu-rambu penyusutan arsip. Jadi dalam menentukan penyusutan arsip dapat berkonsultasi dengan angka pemakaian, jadwal retensi arsip dan nilai kegunaan arsip. Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by 23 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52 24 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52 27 product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Di sini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan. Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records management), arsip harus disusutkan. Manfaat penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip inaktif. Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan sangat menurun ini, antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas arsip/arsiparis. Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja. Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, merupakan kompetensi pimpinan instansi. Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok 28 arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. 25 Penyusunan JRA, dengan sendirinya tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari penilaianpenilaian yang dapat dilakukan itu, penilaian yang paling esensial ialah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip. Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip itu, maka dapat ditentukan nilai kegunaannya. Penilaian mengandung pengertian tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan (retensi), serta menentukan simpan permanen dan musnah. Penilaian arsip adalah dasar dari penyusutan arsip. Tidak ada standar yang pasti untuk menilai arsip, dan tata cara penentuan nilai tidak dapat dilakukan secara mekanis. Syarat-syarat yang perlu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah: 1) Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan antara seri berkas dengan yang lainnya. 2) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan bersangkutan. 3) Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan masingmasing unit organisasi dan struktur pemerintahan, sifat kegiatannya. 4) Penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk pemeliharaannya. 26 Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan pedoman kerja petugas arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib akhirnya. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records Retention Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk, records management, archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan 25 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 55 26 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1, h. 47 29 pemilahan arsip untuk dirundingkan retensinya dengan pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan instansi yang bersangkutan. Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia. Dan aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan: Pertama, Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahm 1971, Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983. Meskipun demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua, Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip (creating agency) setiap naskah dinas (official paper) sebagai unsur pokok arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola. Ketiga, Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute of limitation). Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja (business) yang menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan teknologi tinggi, operasi intelijen, dan lain-lain. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 4, bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah wajib memliki JRA yang berupa daftar berisi sekurangkurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan 30 arsip. 27 Maka dapat diartikan bahwa penyusutan arsip harus di lakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan dituntut pertanggung jawabannya. Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah dinas (official papers) dan bentuk konfidensial. Artinya informasi di dalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang mengatur keterbukaan informasi (access), sehingga keberadaan JRA, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur organisasi pencipta arsipnya. Dalam aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu sebagai sub sistem dari manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional serta upaya pelestarian nilai budaya bangsa. Adanya JRA, maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih benilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip (retrieval). Hal penting dari manajemen arsip yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional. Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan 27 Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. 31 kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan nasional. Penentuan jangka simpan arsip, sebagai bagian terpenting dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua nilai guna arsip dan pertanggungjawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan kenegaraan dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, dapat dibedakan antara. nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Dan aspek hukum pada prinsipnya harus mempertimbangkan beberapa hal: Pertama, Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan; Kedua, ketentuan hukum yang mengatur bidang operasional instansi yang bersangkutan. Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam lima nilai guna yaitu: 1) Administrasi 2) Hukum 3) Fiskal. 4) Ilmiah&Teknologi 5) Nilai perorangan. 28 Di samping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yaitu kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi yaitu untuk kepentingan penelitian di dalam kaitannya 28 Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 48-50 32 dengan berbagai ilmu pengetahuan serta kepentingan masyarakat luas lainnya. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna informasional dan nilai-nilai guna kebuktian. 29 Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau keberadaan sesuatu fenomena sejarah, termasuk pula arsip semua produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original. Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) dan apabila. sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis. Persoalan kapan arsip tersebut disusutkan, harus ditetapkan dalam pedoman jangka simpan arsip yang secara umum disebut Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur dan teknik Penentuan jangka simpan arsip menjadi wilayah kerja Pak Burhan Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, sebuah JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat dilakukan perubahan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan aktif, inaktif, dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang 29 Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 50 33 jelas. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri keglatan (Records Series). Sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip. JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan PP Nomor 34/1979 merupakan keharusan bagi setiap instansi Pemerintah/Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8/1997 tidak merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusatan sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dapat dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan. Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukurn bagi petugas arsip/Arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing instansi/perusahaan. Sedangkan muara akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua: yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga hal 1) Aspek Efisiensi: Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI, berarti sesuatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya sendiri sesuai ketentuan JRA; 34 2) Aspek Akuntabilitas: Dengan bekerjasama dengan ANRI memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili akuntabilitas perannya secara nasional; 3) Aspek Budaya: Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti pertanggungiawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam PP Nomor 34/1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut : 1) Perumusan rancangan JRA sesuatu instansi/perusahaan disusun oleh suatu tim yang dibentuk oleh pimpinan instansi/perusahaan; 2) Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai nara sumber perumusan JRA instansi/Perusahaan; 3) Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangan pendapatnya Ketua BPK, dan Ketua BAKN untuk arsip Kepegawaian, serta Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah; 4) Pimpinan instansi/Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh persetujuan Kepala ANRI. 30 JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA. Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA maupun setelah berlaku JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan tersebut, maka dapat dinyatakan: Pertama, Arsip yang tercipta setelah bertaku JRA disusutkan berdasarkan JRA instansi yang bersangkutan; Kedua, Arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA disusutkan sesuai 30 Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. 35 dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nornor Ol/SE/1981; Ketiga, JRA yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimusnahkan; Keempat, Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih; Kelima, Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang berkepentingan. Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah penyusutan arsip dinamis, seperti: 1) Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI 2) Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting 3) Sistem yang dipilih tidak tepat 4) Kemampuan SDM yang kurang Dalam penyusutan arsip dinamis harus selalu berpedoman kepada: 1) UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan 2) PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis) SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA) 3) SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip 36 tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu dipenuhi. 1. Memindahkan arsip Memindahkan arsip dari unit pengolah ke pusat arsip adalah dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi. 31 Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya. Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas atau besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. Pengertian pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing cabinet satu ke filing cabinet kedua. Filing cabinet satu berisi arsip aktif dan filing cabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun 31 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 59 37 pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagi penyusutan arsip. (arsip inaktif dapat juga disimpan di rak arsip). Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut record centre. 32 Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip inaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi. Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu. 2. Memusnahkan arsip Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.33 Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: a) Pembakaran arsip b) Penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya dengan soda api) 32 Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan…, h. 87 33 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61 38 c) Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip. 34 Arsip-arsip yang sudah habis masa berlakunya dan telah diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan dimanfaatkan dengan cara digunakan sebagai sampul surat apalagi dijual nantinya digunakan sebagai alat pembungkus. Pemanfaatan arsip yang sudah tidak digunakan lagi hanya dibenarkan apabila sudah berujud kawul, yaitu sudah dicacah dengan mesin pencacah arsip. Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang berlaku, yaitu: a) Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan dimusnahkan. b) Harus dibuatkan berita acara pemusnahan c) Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang. 35 Apabila diadakan penyusutan, maka terjadi pemidahan arsip, tetapi arsip tidak akan menjadi susut kalau tidak dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berfungsi dan tidak berguna lagi. 3. Menyerahkan arsip ke ANRI Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb: a) Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya. b) Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah. 36 34 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61 35 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61-62 36 http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html 39 Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pencarian data Pencatatan data Pengolahan data Penggandaan data Pengiriman data Penyimpanan data Pemusnahan data. 37 Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administratif. Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan 37 Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan…, h. 23 40 kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsifungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu. Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian pertanggungjawaban dan fungsi kontrol. dengan fungsi BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan. B. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di SMK Harapan Bangsa Depok, tepatnya di Jl. Akses UI No. 89 Depok. Adapun waktu yang digunakan dalam penelitian ini adalah selama satu bulan dimulai sejak tanggal 26 Maret s/d 30 April 2010. C. Sumber Data Salah satu pertimbangan dalam memilih masalah penelitian adalah ketersediaan sumber data. Betapapun menariknya sebuah masalah penelitian apabila sumber datanya tidak tersedia dan sulit dijangkau, niscaya tidak dapat diteliti. Nara sumber sebagai sumber data adalah kepala Tata Usaha dan kepala sekolah SMK Harapan Bangsa Depok. Menurut Arikunto, sumber data dalam penelitian adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Dalam penelitian ini yang dijadikan sumber data adalah: a. Data Primer, yakni data yang diperoleh langsung dari responden b. Data Sekunder, yakni data yang diperoleh dari catatan-catatan atau dokumen yang berkaitan dengan penelitian dari instansi yang terkait. 41 42 D. Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari fenomena objek yang diteliti. E. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu terjun langsung dilokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan. Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini adalah wawancara, dokumen, observasi. wawancara yaitu suatu dialog yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh informasi dari responden untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok. Tabel 1 Pedoman Wawancara dengan Kepala Tata Usaha No Indikator 1. Pelaksanan manajemen kearsipan pegawai a. Pencatatan dan pendistribusian surat b. c. d. e. 2. Penyimpanan arsip Penemuan kembali arsip Pemeliharaan arsip Penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip Faktor-faktor kearsipan yang baik a. Pegawai kearsipan yang cakap b. Fasilitas kearsipan yang memadai No Item 1, 2 3, 4 5 6 7, 8, 9 10, 11, 12 13 F. Teknik Analisis Data Setelah data terkumpul, selanjutnya melakukan analisis data untuk mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari wawancara, dokumen dan observasi. BAB IV HASIL PENELITIAN A. GAMBARAN OBJEK PENELITIAN Sekolah Menengah Kejuruan Harapan Bangsa Depok, berdiri diatas tanah seluas 4300 m² dengan luas bangunan 810 m². Bangunan utama 3 lantai yang dilengkapi sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dunia pendidikan dengan total luas 2292 m². Untuk lab perhotelan sekarang dalam pengajaran untuk tahap pertama lantai satu dari rencana tiga lantai. SMK Harapan Bangsa Depok ini berlokasi di Jl. Akses UI No. 89 Depok dan merupakan lembaga pendidikan formal. SMK Harapan Bangsa Depok ini berada di tengah-tengah pemukiman penduduk, suatu kondisi yang strategis karena dekat dengan masyarakat yang merupakan sasaran objek pendidikan. Disamping itu proses belajar mengajar di SMK Harapan Bangsa Depok tidak tergannggu dengan kendaraan yang lalu lalang dikarenakan jauh dari area jalan raya sehingga proses belajar mengajar mengalami kondisi yang cukup kondusif. Selain itu kegiatan proses belajar mengajar juga didukung dengan adanya fasilitas-fasilitas seperti lapangan dan halaman yang biasa digunakan siswa untuk kegiatan upacara atau acara lainnya. 1. Tujuan Sejalan dengan pendidikan SMK Harapan Bangsa Depok, maka beberapa tujuan yang menjadi prioritas SMK Harapan Bangsa Depok: 43 44 a. Pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan tujuan ketentuan yang standar yang ditetapkan oleh DIKNAS dalam hal ini direktorat Sekolah Menengah Kejuruan b. Melaksanakan proses pembelajaran dalam rangka meningkatkan mutu sumber daya manusia/siswa dan lulusannya c. Melaksanakan pembinaan IMTAQ dalam proses pembelajaran untuk mencetak manusia seutuhnya sesuai dengan agama yang dianutnya d. Melaksanakan proses pembelajaran dengan membekali siswa dengan kompetensi-kompetensi atau keahlian sesuai dengan bidangnya guna mempersiapkan siswa memasuki dunia kerja e. Menjadikan SMK Harapan Bangsa Depok sebagai salah satu pusat lembaga pendidikan dan pelatihan bagi siswa berstandar nasional. 2. Visi dan Misi a. Visi “Menciptakan tenaga kerja yang profesional yang berakhlak”. 1 b. Misi 1) Memelihara budaya bangsa sebagai aset pariwisata 2) Mengintegrasikan ilmu pariwisata dengan budaya bangsa yang bermoral dan religius 3) Melaksanakan pendidikan dan pengajaran yang bersifat teoritis dalam kerangka profesionalitas 4) Mengedepankan pendidikan agama dan menciptakan tenaga kerja yang berakhlak mulia 5) Mendidik tenaga terampil melalui guru industri berpengalaman dan dapat dipertanggung jawabkan guna kepentingan kerja dalam dan luar negeri 6) Industri sebagai partner dalam mengembangkan kompetensi siswa/i untuk job training dan penempatan kerja 1 Dokumentasi, Profil Smk Harapan Bangsa Depok tahun 2010 45 7) Setiap alumni dibekali sikap dan mental yang mampu bersaing dalam dunia kerja 3. Struktur Organisasi. Dalam suatu lembaga pendidikan struktur organisasi itu sangat penting peranannya. Struktur organisasi sekolah merupakan gerak langkah yang diatur secara kontrol disipliner agar dapat bekerja sama dengan baik, dan dengan penempatan personil yang sesuai dengan keahliannya dalam struktur organisasi yang merupakan faktor penting untuk menentukan tingkat keberhasilan program kerja sama organisasi. Berikut struktur organisasi di SMK Harapan Bangsa Depok. 2 Tabel 2 YAYASAN DR. H. Teguh Prajitno, SE , MM. MAJELIS SEKOLAH Joko Sutrisno, SE, MM KEPALA SEKOLAH Drs. Suwanto. SE. MM. KEPALA TATA USAHA Nurhayani. S. Kom KURIKULUM SARANA PRASARANA A. Latief, S. Ag. Hasan Basri, S. Ag. GURU K. Laboran HUBIN Teja R. S. Pd. WALI KELAS Laboran KAJUR OSIS SISWA 2 KESISWAAN Itang, S. H. S. Ag. Dokumentasi, Profil SMK Harapan Bangsa Depok tahun 2010 46 4. Keadaan Guru, Siswa dan Karyawan. Guru atau pendidik adalah salah satu dari faktor pendidikan yang tidak dapat ditinggalkan, maka kemampuan profesionalitas serta kualitasnya perlu diperhatikan. Dalam proses belajar mengajar sangat diperlukan guru yang professional, sehingga betul-betul memahami dan mendidik siswa serta tahu bahwa siswa mempunyai perbedaan yang sifatnya individual dalam pendidikan. Di SMK Harapan Bangsa Depok jumlah pendidik seluruhnya 43 orang di mana masing-masing guru mengajar sesuai dengan latar belakang pendidikannya. Tabel 3 Data Tentang Tenaga Guru Di SMK Harapan Bangsa Depok TENAGA No GURU 1 Normatif 2 Adaptif 3 Produktif 4 Karyawan Guru Tetap Yayasan S2 S1 D3 D II Guru Tidak Tetap S2 S1 D3 Jumlah D II 11 16 7 4 4 Adapun data tenaga pendidik di SMK Harapan Bangsa Depok dapat di lihat pada tabel berikut ini : Tabel 4 Data tentang Guru dan Karyawan SMK Harapan Bangsa Depok Data Guru SMK Harapan Bangsa Depok No Nama Guru 1. Drs. Suwanto, SE, MM. 2. Hasan Basri, S. Ag. 3. A. Latif, S. Ag 4. Ambarwati Legina Jabatan Mengajar Bidang Studi Kepala Sekolah ‐ Waka. Kurikulum PAI Waka. Sarana PAI dan PKNS Prsarana Akun Perjasa/Dag dan Guru aplikasi 47 5. 6. 7. 8. 9. Anugrah Dachi, S. Sos, SE. MM. Aswandi, S. Pd Bachtiar, S.Pd Dra. Antik Yuniarti Eni Suraeni Guru Manajemen Pemasaran Guru Guru Guru Guru 10. Ety Suyety, S. Pd Guru 11. Eva Andriyani, S.Pd 12. Fransiska Wahyu, S.Si 13. Galuh Puspasari, A.Md Itang Syamsul Hidayat, 14. S.Ag 15. Kurnia Mustiarti, S.Pd 16. Liawati, S.Pd 17. Moeryono, SE 18. Nirsanto, S.Pd 19. Nur Hadayani, S.Pd 20. Nurhayati 21. Paryati,SE 22. Titi Rahmawati, S.Pd 23. Redi Dias Guru Guru Guru PKNS Matematika dan Fisika Akun Perusahaan Jasa Praktek Resep, Sinonim Hitung Dagang, IPS dan Perpajakan B. Indonesia Praktek Resep, IPA KKPI Guru B. Sunda Guru Guru Guru Guru Guru Guru Guru Guru Guru 24. Rehulina, S.Si, A.Pt Guru B. Inggris Matematika Seni Budaya Ekonomi dan wirausaha B. Inggris Piket PPr, Praktek Resep Bp. Biologi dan PLH Matematika, Seni Budaya Ak. Farmasi, farmog & Praktek Resep BDKP dan IPS Kimia Dasar, Kimia Analis, Kimia Anomanik dan praktek Kimia , PPR, IKM M. Pemasaran, Wirausaha , IPS PKNS dan Wirausaha Kimia Organik Penjaskes Ilmu Resep, Hit. Farma, Praktek Resep, Farmakolkogi Matematika Farmakologi Akuntansi Farmasi Siklus Akuntansi, Akuntansi Keuangan & aplikasi Seni Budaya Jurusan farmasi 25. Riana Haryundari, S.Pd Guru 26. Rusdiana, S.Kim Guru 27. Suharyanto, S.Pd Guru 28. Sutardi, SE 29. Syah Daniel, S.Pt 30. Teja, S. Pd Guru Guru Guru 31. Yayah, ST. DJ. S.Si, A.Pt Guru 32. Winarti, S.Pd 33. Tiara Damayanti, S.Si 34. Beta Budiasri, SE Guru Guru Guru 35. Rina Agustina, S.Pd Guru 36. Adnan Rusdi, S.Ag Guru 48 37. 38. 39. 40. 41. 42. Maesaroh Haqi, S.Si, A. Pt Nurhayani, S.Kom Rohmat, SE Fatimah, SE Subur Irawan Harmono 43. Arif Rifa’i Guru IPA dan Praktek Resep Kepala TU Staf Administrasi Staf Administrasi Bagian Umum Keamanan Laboran Komputer ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Mengenai karyawan yang bekerja di SMK Harapan Bangsa Depok terdiri dari 7 orang yang bekerja sesuai dengan kemampuannya. Keberadaan karyawan tersebut sangat membantu dalam menyelesaikan hal-hal yang berkenan dengan tugas oprasional dan administrasi yang diperlukan siswa. Mengenai keadaan siswa di SMK Harapan Bangsa Depok pada tahun 2006-2007 dari kelas I sampai kelas III sebanyak 721 siswa, dan dari 721 siswa tersebut terbagi menjadi 25 kelas, dengan perincian sebagaimana tercantum pada tabel di bawah ini : Tabel 5 Jumlah Siswa -Siswi Tahun Ajaran 2006-2007 Kelas Laki-laki Perempuan Jumlah X XI XII 65 50 68 208 150 180 273 200 248 JUMLAH 183 538 721 5. Keadaan Sarana dan Prasarana. Untuk menunjang kelancaran proses belajar mengajar di SMK Harapan Bangsa Depok tersedia sarana dan fasilitas sebagai berikut: 49 Tabel 6 Keadaan Sarana dan Prasarana SMK Harapan Bangsa Depok No Bangunan Luas ukuran 8x8 1. Ruang teori / kelas 4x8 2. Ruang perpustakaan 6 x 12 3. Ruang computer 16 x 8 4. Ruang serba buna 4x4 5. Ruang kepala sekolah 4x4 6. Ruang wakil kepala sekolah 8x8 7. Ruang guru 4x4 8. Ruang tata usaha reproduksi/lab. 8 x 8 9. Ruang 8 x 12 10 praktik 120 x 1,50 11. Ruang kami/WC guru 2x3 12 Ruang BP/BK 2x3 13. Ruang UKS 2x3 14. Ruang OSIS 4x5 15. Masjid 4x8 16. Ruang Kantin 1,30 x 3 17. Ruang media pendidikan 4x4 18. Ruang Gudang 120 x 1,50 19. Ruang KM/WC Siswa 20. Menata Pompa Air 10 x 25 21. Gardu Jaga 10 x 14 22. Lapangan olah raga/upacara Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Ket. 8 ruang 1 ruang 2 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 3 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 1 ruang 2 ruang 1 ruang 16 ruang 2 1 1 B. HASIL PENELITIAN Pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Agar pelaksanaan manajemen kearsipan berjalan lancar, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pagawai arsip yang cakap akan keahlian dan fasilitas penunjang tata kelola kearsipan yang memadai. Dengan demikian maka pelaksanaan 50 manajemen kearsipan terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan, diperoleh hasil sebagai berikut: A. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok Salah satu komponen pendidikan yang memiliki peran penting dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik, sama halnya dengan komponen pendidikan lainnya, administrasi perlu dikelola dengan baik. Hal ini perlu dilakukan agar kegiatan pendidikan berjalan seperti yang diharapkan. 1. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pencatatan dan Pendistribusian Surat Pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok dalam hal pencatatan dan pendistribusian surat menggunakan Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama. 3 Buku agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Sebelum pencatatan surat dimulai, surat yang masuk langsung diterima bagian tata usaha. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh instansi-instansi lain. Setelah surat diterima oleh bagian tata usaha, kemudian surat masuk tersebut dicatat dibuku agenda surat masuk dengan keterangan sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. g. 3 Nomor urut Nama surat Tanggal surat diterima Alamat instansi Nomor surat Tanggal surat Keterangan Nurhayani, S. Kom Kepala Tata Usaha, wawancara pribadi, Depok 29 Maret 2010 51 Hal tersebut seperti yang dikemukakan kepala tata usaha SMK Harapan Bangsa Depok Bapak Muntohar, sebagai berikut: “Proses penerimaan surat dipusatkan di unit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada buku agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat diterima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan”. 4 Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi SMK Harapan Bangsa Depok untuk melakukan penemuan kembali arsip. Dengan menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk atau tanggal dan nomor surat keluar dari buku agenda, maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat diketemukan. Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjut berikutnya adalah mengklasifikasikan atau mendistribusikan surat tersebut, apakah surat tersebut termasuk surat rahasia jabatan dinas atau surat tersebut termasuk surat yang bersifat pribadi. Untuk itu, perlu langkah pensortiran surat. Sebagaimana yang dikatakan oleh Kepala Tata Usaha: “Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada kepala tata usaha dan diserahkan langsung kepada kepala sekolah untuk menindaklanjuti atas surat. Bila surat masuk bersifat pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada kepala tata usaha dan diberikan langsung kepada guru atau pegawai yang bersangkutan atau berkepentingan”. 5 Untuk surat keluar, bagian unit atau yang bertanggungjawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat adalah bagian tata usaha juga. Dimana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud adalah bagaimana pegawai tata usaha 4 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 5 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 52 mengelola surat-surat yang akan dikirim atau disampaikan kepada instansi-instansi lain. Pada dasarnya semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah SMK Harapan Bangsa Depok. Namun sebelum penandatangan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib disalurkan kepada kepala tata usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha yaitu pegawai tata usaha bagian system informasi manajemen. Hal tersebut sesuai sebagaimana yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai berikut: “Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat yang keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha”. 6 Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang sudah ditandatangi oleh kepala sekolah kemudian digandakan untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirm keluar (keluar) dicatat kembali dibuku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. “Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar”. 7 6 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 7 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 53 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar di SMK Harapan Bangsa Depok cukup baik, walaupun masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar masih menggunakan Buku Agenda tidak semudah dengan Kartu Kendali. Karena buku agenda harus menemukan tanggal masuk surat atau nomor urut masuk surat atau tanggal dan nomor surat keluar sedangkan dalam Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak. 2. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan Arsip Setelah melakukan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar, proses selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip dilakukan agar arsip-arsip yang dibutuhkan suatu saat dapat diketemukan. Dalam teori kearsipan, dikenal adanya sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang dikenal ada lima, yaitu: sistem penyimpanan secara abjad, pokok soal, wilayah, nomor dan tanggal. Di SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah “sistem penyimpanan menurut tanggal dan kronologis”. 8 Yaitu sistem yang dipergunakan untuk menyusun surat masuk dan surat keluar menurut urutan tanggal dari datangnya suratsurat. Dalam suatu organisasi, sistem kronologis dapat digunakan untuk penyelenggaraan penyimpanan arsip, apabila kegitaan surat menyurat masih belum berjumlah banyak, sehingga masalah dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi sudah berkembang 8 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 54 dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai. Adapun cara penyimpanan arsip yang dilakukan SMK Harapan Bangsa Depok adalah: “Surat masuk dicatat dalam buku agenda kemudian disimpan secara kronologis, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya pegawai tata usaha hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat difolder itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya”. 9 Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom yang sudah ada di atas, kemudian surat disimpan atau dimasukan ke dalam folder surat masuk dan surat keluar. Surat yang dimasukan ke dalam folder tidak dibiarkan begitu saja, tetapi folder dimasukan ke dalam filing cabinet, diletakkan dibelakang petunjuk (guide) dan disusun secara vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang lain. Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Harapan Bangsa Depok sudah cukup baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Jadi, tidak mungkin pegawai tata usaha ingat waktu-waktu surat diterima atau dikirim. 3. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penemuan Kembali Arsip Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan pegawai, penemuan kembali arsip merupakan titik berat dari kearsipan. Menyimpan 9 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 55 informasi dengan baik adalah penting. Menentukan kembali dengan segera adalah vital. Arsip yang sudah disimpan sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, untuk itu diperlukan prosedur-prosedur dalam penemuan kembali arsip. Dikatakan secara teoritis bahwa penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Di SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem kronologis. Jadi, terlebih dahulu harus mengetahui tanggal surat diterima. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: a. Pegawai tata usaha terlebih dahulu harus mengetahui tanggal surat diterima atau masuk dari arsip yang dimaksud. b. Arsip dilihat dibuku agenda surat masuk. c. Arsip dapat diketemukan pada folder yang sesuai dengan arsip tersebut. Sebagaimana yang dikatakan oleh kepala tata usaha bahwa “untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus mengetahui kapan surat itu datang atau masuk. Kemudian setelah mengetahuinya, arsip terlebih dahulu dilihat di buku agenda. Setelah itu, arsip dapat diketemukan difolder, baik itu folder guru, siswa maupu umum”. 10 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan sistem penemuan kembali arsip di SMK Harapan Bangsa Depok sudah cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, karena untuk mencari arsip kembali dibutuhkan waktu yang lama. Petugas harus mencari informasi arsip dengan cara membalik halaman Buku Agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat menggunakan komputer sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMK Harapan Bangsa memiliki 10 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 56 komputer, namun komputer yang ada hanya digunakan untuk data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi kalau untuk surat masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda. Komputer digunakan hanya untuk mengetik balasan dari surat-surat yang masuk. 4. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan akan arsip merupakan kegiatan yang tidak dapat diremehkan. Arsip adalah pusat ingatan dan sumber informasi yang harus disimpan dan dijaga dengan sebaik-baiknya. Tidaklah mudah menjaga, memelihara dan mengamankan arsip. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar arsip selalu bersih dan aman dari segala kerusakan. Aspek tersebut adalah dari segi ruangan arsip dan pengamanan arsip itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip mudah dilakukan, bila penyimpan arsip baik dan benar. Di SMK Harapan Bangsa Depok pemeliharaan arsip dapat dilihat dari dua aspek, yaitu: a. Ruangan Arsip Untuk ruangan arsip, cara pemeliharaan yang dilakukan SMK Harapan Bangsa Depok adalah membersihkan ruangan arsip setiap hari dikarenakan ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Untuk itu ruangan disapu, dipel dan dibersihkan setiap hari. Kemudian ruanganpun diberi filter untuk menyaring udara yang masuk. b. Pengamanan Arsip Jangan biarkan arsip rusak atau hilang. Ada banyak cara untuk pengamanan arsip dari kerusakan dan kehilangan. Dari segi pengamanan arsip yang ada di SMK Harapan Bangsa Depok dapat terlihat bahwa arsip-arsip tersebut diletakkan atau disusun secara rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip, walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit tata usaha. Setiap rak atau lemari arsip diberikan racun serangga untuk mencegah timbulnya kutu-kutu yang dapat merusak arsip. Membersihkan arsip dengan menggunakan 57 vacum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya dipisahkan dengan yang lainnya agar yang masih utuh tidak terkena hal tersebut. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. Hal tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai berikut: “Untuk pemeliharaan arsip, SMK Harapan Bangsa Depok memfokuskan pada segi ruangan dan pengamana arsip itu sendiri. Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan arsip. Ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dipel setiap hari dan ruangan pun diberikan filter. Untuk pengamanan arsip, selain disusun rapi juga diberikan racun serangga untuk menghindari musuh arsip”. 11 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pelaksanan pemeliharaan arsip sudah cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, dimana kelemahan- kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang tampak sempit dikarenakan manyatunya unit tata usaha dengan ruangan arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian. 5. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyusutan, Pemindahan dan Pemusnahan Arsip Pada dasarnya kegiatan penyelenggaraan arsip meliputi penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan penyusutan termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional. Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti yang dikatakan 11 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 58 bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan suratsurat yaitu dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna atau tidak. Di SMK Harapan Bangsa Depok, “dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna dan tidak penting. Akte tanah SMK Harapan Bangsa Depok merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya”. 12 Jadi, pegawai tata usaha dalam melakukan penyusutan arsip dapat meminta nasihat pada kepala tata usaha atau pegawai dapat memilih berdasarkan perkiraan sendiri, tentunya pegawai tata usaha harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan arsip mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Data-data siswa sepuluh tahun yang lalu serta berkas-berkas soal lima tahun yang lalu merupakan arsip yang tidak penting. Setelah arsip sudah digolongkan, maka arsip berguna dan tidak penting dipindahkan. “Untuk itu melakukan pemindahan arsip SMK Harapan Bangsa Depok melakukan dengan cara memindahkan arsip berguna dan tidak penting ke gudang sekolah”. 13 Arsip dipindahkan ke gudang sekolah, kalau pun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap penting sudah dipindahkan ternyata tiba-tiba diperlukan, arsip tersebut masih dapat diminta kembali dan dicari ke gudang sekolah. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Maka, bila sampai waktunya arsip yang tidak berguna tersebut akan dimusnahkan. Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai 12 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 13 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 59 nasional saja yang dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk dilestarikan sebagai hasil budi daya bangsa. Dalam praktek pelaksanaannya, SMK Harapan Bangsa Depok dalam melakukan “pemusnahan arsip dengan cara pembakaran dan penghancuran dengan penghancur kertas”. 14 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip sudah cukup baik. Karena ada proses-proses atau prosedur yang dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan tersebut. Dalam penyusutan dapat dilakukan dengan menggolong-golongkan surat, sehingga tidak sembarangan untuk menyusutkan suatu arsip. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang berguna dan tidak penting ke gudang sekolah. Dan pemusnahan arsip dengan cara pembakaran dan penghancuran kertas. B. Faktor-faktor Kearsipan yang Baik Arsip merupakan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam sebuah organisasi. Arsip digunakan dalam rangka pengambilan keputusan, pertanggungjawaban dan perumusan kebijakan. Untuk itu arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan agar arsip dapat berperan sebagaimana mestinya. Faktor kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Pegawai kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok Pegawai kearsipan sangat memegang peranan penting dalam menciptakan keutuhan arsip. Selengkap apapun fasilitas kearsipan yang disediakan di suatu instansi, bila tidak memiliki pegawai kearsipan yang cakap, maka mustahil kegiatan kearsipan akan berjalan lancar dan sesuai yang diharapkan. Pegawai yang melaksanakan menajemen kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok pada unit tata usaha adalah sebagai berikut: 14 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 60 a. Kepala Tata Usaha, pemimpin yang mengkordinir jalannya kegiatan administrasi. b. Bagian Pelaksana Keuangan, staf tata usaha yang membantu menerima dan mencatat uang Majlis/Komite Madrasah. c. Bagian System Informasi, staf tata usaha yang bertugas mengelola segala informasi yang masuk tentang kepegawaian, kesiswaan, inventasris dan mengambil keputusan. d. Bidang Kepegawaian,staf tata usaha yang bertugas mengelola suratsurat mengenai SK pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat dan pemberhentian. e. Bidang Kesiswaan, staf tata usaha yang bertugas mengelola surat-surat mengenai data-data siswa. f. Bidang Perlengkapan/inventaris, staf tata usaha yang bertugas menginventarisir barang-barang. g. Bidang Perpustakaan, staf tata usaha yang bertugas mengelola bukubuku. h. Bidang Pelaksana tata usaha, staf taat usaha yang membantu menerima dan mencatat uang sekolah. i. Bidang Pelaksana Umum, staf tata usaha yang bertugas membantu tugas yang diberikan oleh kepala tata usaha. j. Bidang Koordinator Kebersihan, staf tata usaha yang bertugas mengawasi kebersihan lingkungan SMK Harapan Bangsa Depok. k. Bidang Pelaksana Bendahara, staf tata usaha yang bertugas menerima, membukukan, menyimpan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan keuangan yang bersumber dari luar sekolah. l. Bidang Pembantu Pelaksana Perlengkapan, staf tata usaha yang bertugas membantu pelaksana dalam bidang inventaris. 15 15 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 61 Adapun syarat-syarat yang diberlakukan SMK Harapan Bangsa Depok untuk merekrut pegawai kearsipan merupakan persyaratan untuk pegawai tata usaha, yaitu: a. Minimal lulusan sekolah menengah dan memiliki pengetahuan umum tentang surat menyurat. b. Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil. c. Teliti,sabar, tekun dan cekatan. Data di atas berdasarkan ungkapan kepala tata usaha sebagai bearikut: “Ada beberapa syarat dasar atau umum yang perlu diperhatikan dalam perekrutan pegawai tata usaha yaitu diantaranya: minimal lulusan sekolah menengah, terampil, mengerti tentang surat menyurat,sabar dan cekatan”.16 Syarat di atas merupakan syarat dasar atau umum yang harus dimiliki oleh pegawai tata usaha. Karena pegawai tata usaha merangkap sebagai pegawai arsip/arsiparis, maka tentunya tidak mudah melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang ada. Untuk itu, SMK Harapan Bangsa melakukan upaya untuk menghadapi keadaan tersebut. “upaya yang dilakukan adalah dengan memberikan pelatihan dan penataran untuk pegawai tata usaha dalam rangka pemahaman lebih dalam mengenai manajemen kearsipan. Namun sifatnya masih kadang-kadang”. 17 Walaupun sifatnya masih kadangkadang, pelaksanaan kegiatan tersebut tentunya tidak akan sia-sia karena melihat kondisi dari pegawai tata usaha yang menjalankan tugas ganda tersebut. Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat penulis simpulkan bahwa secara teoritis pegawai tata usaha sudah cukup baik walaupun pegawai tata usaha merangkap arsiparis. Namun dalam proses kegiatan kearsipan, pegawai tata usaha tidak begitu 16 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 17 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 62 kesulitan karena sudah dibekali dengan ilmu kearsipan melalui pelatihan dan penataran yang telah diberikan. Hal ini tentunya merupakan kebijakan yang sangat baik dan sangat menguntungkan pegawai tata usaha maupun lembaga pendidikan itu sendiri, karena dengan memiliki pegawai tata usaha yang terampil akan mudah melaksanakan kegiatan kearsipan. 2. Fasilitas kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok Untuk memperlancar pelaksanaan manajemen kearsipan diperlukan adanya peralatan atau fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai merupakan faktor penting penunjang terciptanya kearsipan yang baik. Fasilitas kearsipan banyk macamnya, namun umumnya yang ada dalam suatu instansi adalah filing cabinet, folder, dan sekat. Fasilitas kearsipan yang tersedian di SMK Harapan Bangsa Depok antara lain: a. Map/Folder, alat yang digunakan untuk menempatkan berkas sesuai nomor. Bahan dari kertas buffalo pada ujung kanan dari map/folder dibuat “tab” untuk menuliskan nomor surat yang disimpan dalam folder itu. b. Filing Cabinet (lemari cabinet), alat yang digunakan untuk menyimpan folder yang berisi berkas-berkas. c. Rak Arsip, alat yang digunakan untuk menyimpan kotak yang berisi berkas arsip in aktif. d. Guide (petunjuk), petunjuk batas pembagian map-map berdasarkan nomor yang ada. e. Buku Agenda, buku besar untuk mencatat data-data yang diperoleh mengenai karyawan, yang terdiri dari: buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. f. Komputer, digunakan untuk menyimpan data-data mengenai guru, karyawan dan siswa, agar lebih mudah informasi tersebut diketahui sewaktu-waktu diperlukan. 63 g. Box, digunakan untuk penggganti filing cabinet bagi arsip-arsip in aktif digudang arsip. 18 Selain itu, tersedia pula alat-alat korespondensi berupa kertas, mesin ketik, stempel, karbon dan lain-lain. Berdasarkan data-data di atas, dapat disimpulkan bahwa fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok sudah cukup baik dan memenuhi syarat sebagi faktor pendukung terciptanya tata kelola kearsipan yang baik. 18 Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010 BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan adalah cukup baik. Sistem pencatatan dan pendistribusian surat yang digunakan SMK Harapan Bangsa Depok adalah buku agenda surat masuk dan surat keluar, karena lingkup permasalahan yang ada masih kecil. 2. Fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa DEPOK cukup lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. 3. Belum mempunyai pegawai kearsipan/arsiparis yang bertugas mengelola arsiparsip yang ada secara utuh karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai pegawai tata usaha. B. SARAN Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saran-saran yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang baik. Adapun saransaran penulis adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan dan pendistribusian surat hendaknya menggunakan kartu kendali, agar lebih mudah dalam penemuan kembali arsip. 64 65 2. Dalam mengelola arsip, semestinya harus memiliki tenaga arsiparis tersendiri sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan memperoleh hasil yang maksimal. 3. Pelaksanaan pelatihan dan penataran kearsipan untuk pegawai tata usaha SMK Harapan Bangsa Depok harus bersifat kontinue, agar pegawai tata usaha mempunyai pemahaman yang lebih dalam mengenai seluk-beluk administrasi terlebih bidang kearsipan. DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989) Basuki, Sulistyo, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) Hadi, Amirul dan Budiyono, Haris, Metodologi Penelitian Pendidikan, (Bandung : Pustaka Setia, 1998) http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html Martono, E., Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, _______, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya Utama, 1985), Cet. Ke-4 Margono, Metodologi Penelitian Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2003). Cet. Ke-2 Martono, Boedi, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1 _______, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1 Purwadarminta, WJS., Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1988) Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip. Sularso, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1 Suparjati, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999) Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Wiriadihardja, Moeftie, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, (Jakarta, Balai Pustaka, 1987), Cet. Ke-1
