aplikasi perencanaan anggaran belanja pada

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
APLIKASI PERENCANAAN ANGGARAN BELANJA PADA
PERUSAHAAN KONSULTAN PROYEK PEMBANGUNAN
GEDUNG PERKANTORAN
Fitri Nuraeni1), Evi Dewi Sri Mulyani2)
1), 2)
Teknik Informatika STMIK Tasikmalaya
Jalan RE Martadinata 272a Tasikmalaya 46151
Email : [email protected]), [email protected])
Abstrak
Setiap saat perusahaan yang berkembang dibidang
konsultan proyek pembangunan gedung perkantoran,
akan memiliki banyak Klien dan pengajuan proyek yang
kian meningkat. Sedangkan jika pengolahan data proyek
masih menggunakan bantuan aplikasi pengola angka/
spreadsheet, dapat mengakibatkan banyak order dari
klien yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu karena untuk
menghitung rencana anggaran biaya proyek tersebut
masih menggunakan rumus pada spreadsheet sehingga
rentan untuk perubahan rumus oleh pihak yang tidak
berkepentingan, ditambah untuk pembuatan laporan
belum otomatis. Sehingga masih membutuhkan suatu
aplikasi komputer yang khusus untuk membuat rencana
anggaran belanja dan menyampaikan biaya proyek yang
harus disiapkan oleh sang klien.
Perancangan aplikasi yang digunakan menggunakan
metode prototyping, merupakan metode yang digunakan
untuk merancang program dengan ketentuan pemakai
dan pengembang ikut berinteraksi agar menghasilkan
produk yang tepat guna. Aplikasi yang dibuat tidak hanya
mengganti
fungsi
spreadsheet,
namun
dapat
mengintegrasikan pengelolaan data klien dan data
pengajuan proyek yang ada serta memperhitungkan
waktu pengerjaan proyek. Sehingga dengan adanya
aplikasi ini, pihak perusahaan dapat meningkatkan
pelayanan terhadap kliennya dalam mempersiapkan
pembanguan gedung perkantoran baru.
Kata kunci: Aplikasi, Anggaran, Belanja, Proyek,
Konsultan
1. Pendahuluan
a. Permasalahan
Dampak dari pesatnya perkembangan teknologi informasi
membawa pengaruh ke segala bidang, salah satunya
dalam bidang jasa pembangunan atau kontraktor. Ada tiga
penilaian terhadap mutu suatu proyek konstruksi, yaitu
penilaian atas mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu[1].
Biaya dan waktu merupakan awal dari perencanaan
proyek yang menentukan kualitas dan kepuasan klien.
Sehingga dua hal tersebut sangatlah penting untuk
dikelola dengan baik oleh setiap perusahaan kontraktor,
khususnya bagian konsultan proyek.
Perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan
rancang bangun interior dan eksterior, saat masih banyak
yang proses pengolahan datanya masih menggunakan
aplikasi pengelola angka/ spredsheet. Khususnya dalam
pembuatan Rencana Anggaran Belanja (RAB), dimana
dokumen-dokumen di simpan dalam folder-folder dan di
arsipkan sehingga menyulitkan dalam pencarian data.
Berdasarkan beberapa kondisi dalam pengelolaan
beberapa proyek, mengelola database dokumen proyek
dengan baik sangatlah penting dikarenakan setiap pemilik
proyek memiliki kepentingan dan kebutuhan yang
berbeda[2]. Oleh karena itu pada masa sekarang ini, dunia
teknologi informasi dapat membantu dan memberi
kemudahan perusahaan kontraktor dalam merencanakan
proyek pembangunan. Dengan adanya aplikasi komputer
dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam penginputan
data, dan memiliki keamanan data terjamin dengan
adanya batasan hak akses dalam penggunaannya.
Selain itu, diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat
meminimalkan waktu yang diperlukan dalam pengolahan
data perencanaan proyek pembangunan, sehingga dapat
menghasilkan rencana anggaran belanja dan waktu yang
diperlukan untuk pengerjaan proyek tersebit.
b. Landasan Teori
Program aplikasi (seringkali hanya disebut aplikasi saja)
adalah program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan
untuk melakukan suatu tugas khusus[3]. Aplikasi yang
dibuat adalah sebagai media pengolahan data yaitu media
yang digunakan untuk mengambarkan perubahan bentuk
data menjadi informasi yang memiliki kegunaan [4].
Sedangkan yang dimaksud informasi
merupakan
kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima[4].
Informasi yang disajikan oleh aplikasi ini adalah
kebutuhan bahan bangunan, upah pekerja sampai waktu
yang diperlukan untuk pengerjaan proyek tersebut, yang
akan berguna untuk perusahaan dalam menawarkan harga
pada klien.
Sedangkan definisi proyek dapat diartikan gabungan dari
sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan
dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah
organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan
tujuan[5]. Proyek dapat dikatakan usaha sementara yang
4.6-71
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
dilakukan untuk membuat produk atau jasa yang unik[6].
Sementara berarti bahwa setiap proyek memiliki akhir
yang pasti. Unik berarti bahwa produk atau jasa adalah
memiliki perbedaan dalam beberapa hal yang khusus
dibandingkan dengan produk atau jasa yang sejenis.
Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas
sesuai dengan kesepakatan. Sebuah proyek terdiri dari
urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak
Dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian
dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil-hasil
yang sesuai dengan perencanannya. Rangkaian
mekanisme kegiatan-kegiatan di dalam proyek akan
membentuk kesatuan sistem manajemen[5].
Bentuk ini memberikan tanggung jawab penuh dalam
aspek perencanaan dan pengendalian proyek pada setiap
tahapnya sesuai dengan kehendak dari pemilik baik segi
waktu pelaksanaan, kualitas, biaya proyek maupun fungsi
dari proyek itu sendiri. Seorang manajer proyek ditunjuk
oleh pemilik untuk memimpin tim yang dapat terdiri dari
arsitek/engineer, manajer konstruksi, konsultan dan
kontraktor maupun supplier. Sering sekali seorang
manajer proyek adalah pemilik itu sendiri.
Proses menajemen proyek dimulai dari kegiatan
perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas
input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi
dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya
yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
c. Metodologi Penelitian
Metode pengembangan dan implementasi sistem yang
penulis
gunakan
yaitu
menggunakan
metode
pengembangan Prototype. Prototype adalah metode
pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan
untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap
sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai. Langkahlangkah yang dilakukan berdasarkan gambar 1.
Coding
Untuk perancangan aplikasi ini, menggunakan
pendekatan terstruktur dengan alat perancangan yang
digunakan adalah diagram konteks dan diagram alir data.
Aplikasi ini dibuat menggunakan IDE Microsoft Visual
Basic 6.0 dengan database menggunakan Microsoft
Office Access 2007.
2. Pembahasan
Untuk mempermudah dalam membuat anggaran rencana
belanja dan estimasi waktu proyek, dibutuhkan aplikasi
dengan interface yang memudahkan bagian perencanaan
dalam menginputkan pekerjaan apa saja yang akan
dilaksanakan, lalu berdasarkan standar perhitungan
kebutuhan bahan bangunan dan upah kerja dapat
dimunculkan informasi berupa rekap bahan bangunan
yang dibutuhkan beserta besar biaya yang dibutuhkan,
rekap jumlah pekerja yang dibutuhkan beserta biayanya
ditambah dengan estimasi waktu pengerjaan proyek
tersebut. Data dan informasi yang dibutuhkan oleh
aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2 Diagram Konteks
Pengumpulan
Data
Implementasi
& Pengujian
perusahaan konsultan proyek. Analisi ini menjadi dasar
dalam perancangan aplikasi.
Selanjutnya dirancang aplikasi dengan proses yang akan
dilakukan oleh aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 3.
Analisis
Kebutuhan
Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram
(DFD), penganalisis sistem dapat merepresentasikan
proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran
data menekankan logika yang mendasari sistem. DAD
sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
secara logika[7].
Desain Aplikasi
Gambar 1 Desain Penelitian
Proses pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data
dengan melakukan wawancara dengan Bagian
Perencanaan suatu perusahaan konsultan proyek
pembangunan di Kota Tasikmalaya. Dari hasil
wawancara didapatkan data standar perhitungan
kebutuhan bahan bangunan, upah pekerja dan waktu
proyek yang menjadi acuan dalam perhitungan anggaran
belanja suatu proyek.
Setelah itu, dilakukan analisis terhadap kebutuhan dari
pengguna aplikasi yaitu bagian perencanaan dari
Proses utama yang dilakukan oleh tim perencanaan adalah
1) secara rutin mengupdate perubahan harga satuan bahan
bangunan dan upah pekerja sesuai dengan yang terjadi di
pasaran (gambar 4); 2) mengelola data permohonan
proyek dari klien dari input data klien dan data volume
pekerjaan; 3) dari setiap volume pekerjaan dimasukan
pada standar pekerjaan yang sudah menjadi aturan baku,
lalu keluarlah hasil rekap kebutuhan bahan bangunan dan
upah pekerja serta estimasi waktu pengerjaan proyek
(gambar 5).
4.6-72
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
upah pekerja dari setiap pekerjaan yang dimasukan.
Secara detail dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 3 Diagram Alir Data Level 0
Sedangkan untuk detail proses untuk update data harga
satuan bahan bangunan dan upah pekerja dapat dilihat
pada Gambar 4. Proses ini dilakukan jika sewaktu-waktu
harga dipasaran berubah.
Gambar 5 Diagram Alir Data Level 1 Proses 3.0
Setelah perancangan proses yang dilakukan oleh aplikasi
ini, maka dirancanglah basis datanya. Perancangan basis
data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang
kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara
bersama-sama. Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis
dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai
markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.
Sedangkan Data adalah representasi fakta nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia, barang, konsep,
keadaan dan sebagainya[8].
Basis data untuk aplikasi ini membutuhkan 7 tabel untuk
menyimpan seluruh data perencanaan proyek.
Implementasi basis data tersebut dilakukan pada Ms.
Office Access 2007 seperti yang tertera pada gambar 6.
Gambar 4 Diagram Alir Data Level 1 Proses 1.0
Untuk pengelolaan data proyek dimulai dari proses 2.0
dan 3.0 pada gambar 2 diatas. Saat ada permohonan untuk
proyek pembangunan, maka bagian perencanaan akan
menginputkan data proyek tersebut. Kemudian
memasukan pekerjaan apa saja yang dilakukan.
Dengan menggunakan standar perencanaan yang ada,
maka dapat diketahui kebutuhan bahan bangunan dan
4.6-73
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Standar analisis satuan pekerjaan yang menjadi acuan
perhitungan anggaran belanja diinputkan pada form
gambar 9.
Gambar 9 Form analisis satuan pekerjaan
Sedangkan untuk pengelolaan rencana proyek, mulai dari
pekerjaan yang dilakukan serta estimasi waktu diinputkan
melalui form pada gambar 10.
Gambar 6 Implementasi Basis Data
Setelah proses perancangan, maka dilakukan pembuatan
aplikasi ini menggunakan Ms. Visual Basic 6.0 .
Untuk update data kebutuhan proyek berupa harga upah
pekerja, harga bahan bangunan dibuat form seperti
gambar 7.
Gambar 10 Form input data rab proyek
Sedangkan untuk output aplikasi ini berupa laporan
rencana anggaran belanja dengan format seperti gambar
11.
Gambar 7 Form input kebutuhan proyek
Untuk input data proyek, dibuatlah form seperti gambar 8
berikut ini.
Gambar 11 Laporan RAB Proyek
Laporan RAB tersebut akan menghasilkan rekap
kebutuhan proyek yang secara rinci menjabarkan bahang
bangunan dan upah pekerja yang dibutuhkan, seperti pada
gambar 12.
Gambar 8 Form input data proyek
4.6-74
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Namun untuk pengembangan selanjutnya, alangkah lebih
baik jika proses pengajuan proyek dan informasi rencana
anggaran belanjan proyek ini dapat diakses melalui
website, sehingga lebih memudahkan klien dalam
mendapatkan informasi proyek yang diajukannya.
Daftar Pustaka
Gambar 12 Laporan Kebutuhan proyek
Sedangkan untuk estimasi waktu pengerjaan proyek
dihasilkan dari laporan dengan format pada gambar 13.
[1] W. I. Ervianto, Teori – Aplikasi Manajemen Proyek
Konstruksi. Yogyakarta: ANDI, 2004.
[2] Y. Priyo Nugroho, “PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS
WEBSITE,” Universitas Diponegoro, 2012.
[3] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:
ANDI, 2008, p. 204.
[4] A. Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan
apilkasinya. Yogyakarta: Gava Media, 2008, p. 8.
[5] A. Husen, Manajemen Proyek; Perencanaan
Penjadwalan dan Pengendalian Proyek. Yogyakarta:
ANDI, 2009.
[6] R. Burke, Project Management; Planning and Control
Technique. England: Promatec International, 1999.
[7] H. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: ANDI, 2005, p. 58.
[8] I. Fatahsyah, Basis Data. Bandung: Infomatika,
2007, p. 2.
Biodata Penulis
Fitri Nuraeni, memperoleh gelar Sarjana Komputer
(S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK
Tasikmalaya, lulus tahun 2006. Memperoleh gelar
Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana
Magister Teknik Informatika Universitas Dian
Nuswantoro Semearang, lulus tahun 2012. Saat ini
menjadi Dosen di STMIK Tasikmalaya.
Gambar 13 laporan estimasi waktu proyek
3. Kesimpulan
Dari penjelasan pada perancangan aplikasi perencanaan
anggaran belanja proyek ini, sebagaimana yang telah
diuraikan sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut:
a. Dengan adanya aplikasi khusus pada sistem informasi
manajemen proyek sehingga pengelolaan data,
penyimpanan data dan pengaksesan data untuk
menyampaikan informasi lebih mudah dan cepat.
Program aplikasi yang dibangun telah mencakup
perhitungan waktu/ hari yang diperlukan untuk setiap
proyek yang ada.
b. Adanya aplikasi ini dapat mengelola pencatatan data
proyek kepada klien dan data rab proyek, serta
pembuatan laporan rab, detail kebutuhan dan hasil
analisis teknik yang terjadi per proyek.
Evi Dewi Sri Mulyani, memperoleh gelar Sarjana
Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK
Tasikmalaya, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar
Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana
Magister Teknik Informatika Universitas Dian
Nuswantoro Semearang, lulus tahun 2012. Saat ini
menjadi Dosen di STMIK Tasikmalaya.
4.6-75