1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Data merupakan

1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Data merupakan salah satu hal yang penting dari sebuah organisasi. Data
yang dimiliki dapat diolah menghasilkan informasi yang sangat berguna bagi
perkembangan organisasi tersebut. Semakin banyak informasi yang dibutuhkan,
semakin banyak pula data yang harus diolah. Oleh karena itu tempat penyimpanan
data-data yang dimiliki harus aman dari berbagai gangguan.
Sebelum teknologi informasi berkembang seperti saat ini, data yang
dimiliki oleh organisasi disimpan dalam bentuk dokumen dengan media kertas,
atau biasa disebut dengan manual filling system. Menyadari keterbatasan yang
dimiliki sistem ini, para ahli mengembangkannya sehingga ditemukanlah filebased system, yang kemudian dikembangkan lagi menjadi database system.
Saat ini, Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang yang berada di bawah
naungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia, belum menggunakan
komputer untuk pengolahan data Warga Binaan secara optimal. Meskipun sudah
ada perlengkapan komputer, tetapi hanya sebatas untuk pencatatan data saja.
Pegawai pemasyarakatan atau yang biasa disebut dengan Polisi Khusus
Pemasyarakatan (POLSUSPAS) masih melakukan inputan data secara dua kali
kerja, pertama data dicatat secara manual, kemudian data diinputkan ke komputer
pada program aplikasi microsoft excel, sehingga memerlukan waktu yang cukup
lama. Untuk itu perlu dirancang program aplikasi khusus untuk memudahkan
pengguna atau user (POLSUSPAS) yang belum terbiasa menggunakan komputer
atau aplikasi software untuk perkantoran. Meskipun inputan data sudah
2
menggunakan program aplikasi Microsoft Excel, tetapi masih ada kekurangan,
dimana data tidak bisa digunakan secara bersama dalam tiap-tiap bagian yang
berhubungan dengan data Warga Binaan (bagian pembinaan, bagian keamanan,
dan bagian KAMTIB) hal ini menjadikan rendahnya integrasi data, maka dari itu
perlu adanya program aplikasi khusus yang menggunakan sistem basis data.Untuk
merealisasikan hal tersebut, kami melakukan penelitian karya ilmiah dengan judul
sebagai berikut :
Analisis Dan Perancangan Basis Data
Sistem Informasi Manajemen Warga Binaan
Pada Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang
1.2
Identifikasi Masalah
1.2.1 Perumusan Masalah
Masalah yang dihadapi di Lembaga Pemasyarakatan Cipinang saat ini
adalah :
1) Seluruh sistem administrasi dan prosedur operasional pendataan warga
binaan masih menggunakan pola konvensional yaitu dengan pencatatatan
secara tertulis pada dokumen yang menggunakan media kertas, sehingga
untuk menyimpan dan mencari data masih membutuhkan waktu yang
cukup lama, karena diperlukan banyak dokumen yang disimpan dalam
arsip, selain itu efisiensi dalam penyimpanan juga masih kurang karena
sering terjadi redudansi data.
2) Tingkat hunian lapas Cipinang yang memiliki trend untuk selalu
meningkat dari tahun ke tahun tidak diantisipasi dengan peningkatan
3
sistem administrasi yang lebih baik. Hal ini dapat mengakibatkan
buruknya manajemen pengelolaan para warga binaan, memperbesar
kemungkinan kesalahan atau kelalaian prosedural oleh para petugas.
3) Kinerja organisasi lapas Cipinang tidak dapat dipantau secara
keseluruhan performanya dalam menangani warga binaan karena tidak
didukung oleh bentuk pelaporan dan penyampaian informasi yang lebih
baik.
Pemantauan ini sangat penting untuk melakukan perbaikan-
perbaikan struktural sebagaimana layaknya organisasi pada institusi
pemerintah lainnya atau organisasi pada perusahaan komersial.
4) Rendahnya tingkat keamanan dalam penyimpanan data yang disimpan
pada ruangan kantor lapas Cipinang memberikan peluang terjadinya
kebocoran informasi.
5) Perhitungan mengunakan telram (Alat hitung tahunan untuk mengitung
secara manual masa hukuman atau masa pidana) masih beresiko besar
terjadi kesalahan.
6) Proses pelayanan masyarakat ini masih sangat lambat, apabila masyarakat
(pihak keluarga, media massa, LSM, dsb) memerlukan data narapidana
dan tahanan, Lembaga Pemasyarakatan Cipinang masih harus mencari
berkas-berkas tahanan dan narapidana dan pencarian berkas tersebut
memerlukan waktu yang cukup lama
7) Proses birokrasi dalam melakukan penitipan, petukaran dan pengambilan
tahanan atau narapidana antar instansi pemerintah masih lambat (contoh
kasus : Pihak kepolisian atau kejaksaan sewaktu-waktu dapat menitipkan
ataupun mengambil warga binaan untuk kepentingan penyidikan).
4
1.2.2 Ruang Lingkup
Penulisan skripsi ini akan dibatasi pada perancangan basis data
dengan metode Database Life Cycle (Connolly,2002,p272) sebagai fokus
utamanya menggunakan Software DBMS Microsoft SQL Server 2000 dan
pengembangan aplikasi sistem informasi
sebagai pendukung dalam
pemakaian basis data tersebut menggunakan bahasa pemrograman Microsoft
Visual Basic .NET 2003. Cakupan obyek penelitiannya adalah data warga
binaan yang dikelola oleh sub unit organisasi pada Lembaga Pemasyarakatan
kelas I Cipinang yang meliputi :
1) Bidang KPLP
2) Bidang Pembinaan beserta bagiannya yaitu : Seksi Registrasi, Seksi
Bimmas, dan Seksi Perawatan.
3) Bidang Keamanan dan Ketertiban beserta bagiannya yaitu : Seksi
Pelaporan Kamtib dan Seksi keamanan
4) Bidang Bina Kerja beserta bagiannya yaitu : Seksi Bimbingan Kerja
Sedangkan pengguna dari basis data dan sistem informasi yang telah
dikembangkan adalah para pegawai/staff dari bagian – bagian organisasi
yang disebutkan diatas.
1.3
Tujuan Dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain :
1) Menganalisis kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional staff
pada Lembaga Pemasyarakatan Cipinang
5
2) Merancang basis data untuk mendukung kebutuhan informasi yang diperoleh
pada saat analisis kebutuhan
3) Mengembangkan aplikasi sistem informasi berdasarkan basis data yang telah
dibuat guna menghasilkan informasi yang dibutuhkan
Manfaat yang dapat diperoleh staff pada Lembaga Pemasyarakatan Cipinang
dengan adanya basis data serta aplikasi yang akan dirancang pada penulisan skripsi
ini antara lain:
1) Membantu mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem
yang lama
2) Dengan diatasinya permasalahan pada sistem yang lama, diharapkan dapat
mempermudah pengguna sistem dalam menjalankan tugas-tugasnya.
1.4
Metodologi Penelitian
Metodologi dalam penyusunan skripsi ini dibagi menjadi tiga kategori yaitu :
1) Metode Analisis Sistem dengan teknik fact-finding.
2) Metode Perancangan Basis Data berdasarkan pada Database Application
Lifecycle (DBLC).
3) Metode pengembangan software berdasarkan pada Software Development
Lifecycle
6
1.5
Sistematika Penulisan
BAB 1 :
PENDAHULUAN
Pada bab ini diberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang
lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta
sistematika penulisan skripsi.
BAB 2 :
LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang menjadi landasan penulisan skripsi, yaitu
mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data.
BAB 3 :
ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS
DATA
Menjelaskan sejarah organisasi, struktur organisasi, uraian tugas serta
prosedur-prosedur yang berlaku pada bagian organisasi yang menjadi
ruang lingkup penulisan skripsi, mengemukakan permasalahanpermasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan beserta usulan
pemecahannya, dan mengemukakan hasil analisis terhadap data dan
informasi yang dibutuhkan pengguna sistem.
BAB 4 :
PERANCANGAN BASIS DATA YANG DIUSULKAN
Bab ini akan menggambarkan perancangan sistem baru yang
diusulkan dengan menggunakan basis data lengkap dengan rincian
tahapan – tahapannya
BAB 5 :
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Memberikan penjelasan tentang implementasi dan evaluasi sistem
yang diusulkan
7
BAB 6 :
SIMPULAN DAN SARAN
Membahas simpulan dan saran-saran yang penulis berikan setelah
dilakukan analisis dan perancangan basis data.