implementasi fungsi komunikasi organisasi

IMPLEMENTASI FUNGSI KOMUNIKASI
ORGANISASI DALAM MENDUKUNG
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI GLOBAL
ENTREPRENEURSHIP PROGRAM
INDONESIA (GEPI)
Mei Lani
Marketing Communication, School of Economic and Communication, Binus University.
Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480.
Telp. (62-21) 534 5830, [email protected]
Mei Lani, Bhernadetta Pravita Wahyuningtyas, S.Sos., M.Si.
ABSTRACT
Decision making holds an important role in an organization and determine the strategic direction of
an organization. The decision making in an organization should be well-communicated within the
organization because it gives impact to the stakeholder. The purpose of this study is to understand
the implementation of organizational communication function to support decision making in Global
Entrepreneurship Program Indonesia (GEPI). The research method uses qualitative-descriptive
method. Data collection was conducted through in-depth interviews and observation. The result of
this study indicates that three out of four functions :informative, regulative, integrative functions have
been running well especially regulative function which plays a dominant role in supporting the
decision making process in GEPI.
Keywords: implementation, organizational communication function, decision making
ABSTRAK
Pengambilan keputusan memegang peranan penting di dalam sebuah organisasi dan menentukan
arah strategis perusahaan. Pengambilan keputusan harus bisa dikomunikasikan dengan baik dalam
sebuah organisasi karena akan berdampak pada stakeholder perusahaan. Tujuan penelitian adalah
untuk memahami implementasi fungsi komunikasi organisasi dalam mendukung pengambilan
keputusan di Global Entrepreneurship Program Indonesia (GEPI). Metode penelitian menggunakan
metode kualitatif-deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dan
observasi partisipan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tiga dari empat fungsi: informatif,
regulatif, integratif telah berjalan dengan baik khususnya fungsi regulatif yang berperan dominan
dalam menduknng prsoes pengambilan keputusan di GEPI.
Kata kunci: implementasi, fungsi komunikasi organisasi, pengambilan keputusan
PENDAHULUAN
Komunikasi pada hakekatnya merupakan kebutuhan utama setiap manusia sebagai makhluk
sosial. Artinya, setiap manusia memiliki kebutuhan untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan
manusia lain. Manusia sebagai komunikator atau komunikan dapat dibedakan atas satu orang, banyak
orang (kelompok kecil, kelompok besar, atau organisasi), dan massa. Menurut De Vito (2013),
komunikasi dapat dikatakan sebagai sebuah transaksi yang artinya komunikasi merupakan sebuah
proses dimana manusia di dalamnya merupakan komponen yang saling terkait. Setiap pelaku
komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan dan keseluruhan. Artinya, ada ketergantungan
antara komponen satu dengan komponen lain dan saling mengikat. Manusia membutuhkan manusia
lain untuk mencapai sebuah tujuan tertentu dan hidup berorganisasi satu sama lain.
Di dalam sebuah organisasi, komunikasi memegang peranan sangat penting. Komunikasi
organisasi berfungsi agar individu-individu di dalamnya dapat mencapai tujuan baik tujuan pribadi
maupun organisasi, selain itu untuk merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, dan
berperan dalam setiap kegiatan organisasi (Romli, 2014). Komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2006). Perusahaan atau suatu organisasi merupakan sebuah wadah bagi manusia
untuk mengkoordinasikan tindakannya untuk mendapatkan sesuatu yang diinginkan dan dianggap
bernilai (Jones, 2013). Organisasi memungkinkan manusia untuk bekerja sama mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dan komunikasi merupakan penghubung yang menentukan apakah masing-masing
individu telah melakukan fungsinya dengan baik. Oleh karena itu, demi tercapainya suatu tujuan
bersama, keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting dan berharga bagi
pencapaian tujuan organisasi tersebut.
Menurut Goodall, Goodall, & Schiefelbein (2010), gangguan besar dalam komunikasi
organisasi terjadi ketika tim atau kelompok dalam organisasi harus mengambil langkah pemecahan
masalah yang mempengaruhi lebih dari satu tim. Mungkin anggota tim mampu berkomunikasi dengan
baik dalam satu tim, namun jika sesama tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik maka salah satu
tim atau lebih dapat mengalami kegagalan khusunya komunikasi yang dilakukan dalam pengambilan
keputusan. Apabila keputusan yang diambil kurang tepat maka akan berdampak pada aktivitas
organisasi dan menurunkan produktivitas sebuah organisasi tersebut.
Dengan menganalisis proses komunikasi organisasi yang terjadi, penelitian ini akan meneliti
bagaimana bagaimana fungsi komunikasi organisasi dalam mendukung
pengambilan keputusan.
Menurut Miller (2012), salah satu aktivitas yang paling kritis dalam organisasi manapun adalah
pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan melibatkan arah strategis organisasi atau secara
sederhana melibatkan aktivitas sehari-hari karyawan.
Global Entrepreneurship Program Indonesia (GEPI) merupakan organisasi nirlaba berbadan
hukum yang resmi didirikan pada Januari 2011 oleh 13 pemimpin bisnis terkemuka di Indonesia.
GEPI juga merpakan bagian dari inisiatif program internasional Global Entrepreneurship Program
(GEP), yang dimulai oleh Presiden Amerika Serikat, Barack Obama, dan mantan Menteri Luar Negeri
Amerika Serikat, Hillary Clinton. Sejak saat itu, program ini telah menjadi bagian inti dari
Department Luar Negeri AS dengan tujuan mengembangkan entrepreneurship (kewirausahaan)
sebagai pilar utama pembangunan ekonomi di negara-negara berkembang. GEPI sendiri memiliki visi
untuk meningkatkan kemajuan ekonomi Indonesia dan kesejahteraan sosial melalui kewirausahaan
serta misi untuk meningkatkan kesuksesan startup (pebisnis pemula) di Indonesia, melalui
pengembangan startup pada tahap awal (Sumber: http://www.gepi.co/, diunduh pada Senin, 2 Februari
2015, Pk 20.00 WIB ).
Dalam mengoperasikan organisasinya, GEPI memiliki tiga divisi utama, yaitu Ciputra GEPI
Incubator (CGI), Angel Investment Network Indonesia (ANGIN) dan Digital. Ketiga divisi ini bekerja
sama di bawah naungan GEPI agar program-program di dalamnya dapat berjalan dengan baik. Dalam
menjalankan fungsinya, setiap divisi perlu berkomunikasi satu sama lain agar masing-masing divisi
dapat menjalankan peran dan fungsinya dengan baik.
Dalam hal ini penelitian akan membahas komunikasi organisasi yang terjadi dan kaitannya
dalam mendukung pengambilan keputusan di GEPI. Pengambilan keputusan yang dimaksud penting
untuk diteliti karena akan mempengaruhi arah organisasi dalam pencapaian tujuan yang dituangkan ke
dalam dua program utama GEPI seperti yang telah dijelaskan di atas. Oleh karena itu, penelitian ini
akan dilakukan dengan judul “Implementasi Fungsi Komunikasi Organisasi Dalam Mendukung
Pengambilan Keputusan Di Global Entrepreneurship Program Indonesia (GEPI)”.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan
pendekatan kualitatif karena penelitian bertujuan untuk
mengetahui dan menjelaskan fenomena sedalam-dalamnya yang terjadi di GEPI terkait implementasi
fungsi komunikasi organisasinya dengan menekankan kualitas kedalaman data melalui pengumpulan
data deskriptif. Menurut Moleong (2006), pendekatan kualitatif bermaksud untuk memahami
fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian, misalnya perilaku, persepsi,motivasi,
tindakan, dan lain-lain, secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa,
pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.
Dalam meneliti komunikasi organisasi yang terjadi antar divisi di GEPI, data yang dihasilkan
berupa kata dan bukan angka karena data yang dikumpulkan berupa hasil deskripsi suatu fenomena,
gejala, peristiwa yang terjadi dan pengumpulan data akan dilakukan melalui wawancara mendalam,
observasi dan dokumentasi.
Peneliti menggunakan metode penelitian studi kasus dalam penelitiannya ini. Studi kasus
adalah uraian dan penjelasan komprehensif mengenai berbagai aspek seorang individu, suatu
kelompok, suatu organisasi (komunitas), suatu program, atau suatu situasi sosial. Peneliti studi kasus
berupaya menelaah sebanyak mungkin data mengenai subjek yang diteliti. Dengan mempelajari
semaksimal mungkin seorang individu, suatu kelompok, atau suatu kejadian, peneliti bertujuan
memberikan pandangan yang lengkap dan mendalam mengenai subjek yang diteliti (Moleong, 2006).
Melalui metode penelitian yang akan diterapkan yakni metode studi kasus, peneliti dapat
menguraikan dan menjelaskan secara komprehensif mengenai segala yang berhubungan dengan
subjek penelitian yaitu relawan dan calon relawan berdasarkan data yang didapatkan di lapangan
sehingga mampu menjawab sekaligus mendeskripsikan atas apa yang menjadi pertanyaan penelitian
secara lengkap dan mendalam.
HASIL DAN BAHASAN
Dalam melakukan pengambilan keputusan khususnya yang dilakukan pada saat rapat
maupun diskusi mengikuti model rasional yang dikemukakan oleh Jones (2013), dimana dalam model
tersebut terdapat tiga tahap. Tahap pertama dimulai dengan identifikasi masalah dimana executive
director atau atasan akan bertanya terlebih dahulu mengenai permasalahan yang dihadapi dalam
program ANGIN, CGI atau kendala yang dirasakan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan melalui
KPI yang memang dibicarakan setiap minggu. Kemudian apabila masing-masing anggota telah
menyampaikan laporan terhadap aktivitasnya serta masalah yang dihadapi maka selanjutnya akan
lanjut kepada tahap ke dua yaitu memilih alternatif solusi. Jadi biasanya executive director atau atasan
menetapkan peraturan mengenai prosedur penyampaian laporan atau presentasi pada saat rapat
misalnya karyawan harus mempersiapkan laporan terhadap permasalahan yang dihadapi secara tertulis
sebelumnya serta mencantumkan pro dan kontra dari masalah tersebut serta rekomendasi pribadi dari
masing-masing anggota terhadap solusi sebelum dipresentasikan agar pada saat rapat, komunikasi
dapat berjalan dengan efektif serta pemecahan masalah dapat dilakukan lebih efisien. Kemudian pada
saat dipresentasikan kepada atasan, atasan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai masalah yang
dihadapi dan dapat menentukan dan mengimplementasikan solusi yang terbaik yang merupakan tahap
ke tiga dalam model rasional pengambilan keputusan.
Dapat dilihat bahwa fungsi komunikasi organisasi yang terjadi di GEPI ada empat, yaitu
fungsi informatif, regulatif, integratif dan persuasif. Dalam pengambilan keputusan, fungsi informatif
berjalan dengan baik yaitu GEPI cukup terbuka dengan setiap informasi yang perlu diketahui
karyawan kemudian juga pimpinan terbuka dalam menyampaikan informasi kepada karyawan dan
sebaliknya melalui group chat dan email. Kemudian fungsi regulatif yang merupakan fungsi yang
paling menonjol selama proses pengambilan keputusan dimana di GEPI, fungsi regulatif dilakukan
atasan dengan memberikan peraturan-peraturan yang jelas termasuk SOP ataupun peraturan tidak
tertulis yang harus ditaati karyawan khususnya dalam menyampaikan presentasi atau laporan pada
saat rapat agar kondisi rapat dapat berjalan dengan efisien dan mengikuti agenda yang ada. Peraturan
seperti apa apa saja yang perlu dipersiapkan ketika presentasi serta prosedur penyampaian laporan
kerja pada saat meeting baik mingguan atau bulanan juga telah diberitahukan sebelumnya sehingga
karyawan dapat mengikuti peraturan-peraturan yang ada dan apabila peraturan tersebut dilanggar
maka atasan tidak akan merespon terhadap permasalahan sampai prosedur persiapan presentasi atau
laporan telah dikerjakan dengan baik. Hal ini juga sesuai dengan asumsi teori Strukturasi Adaptif yang
dikemukakan oleh Gidden (West & Turner, 2008) dimana dalam asumsinya yang pertama dan kedua
menyatakan bahwa setiap organisasi di produksi dan direproduksi melalui penggunaan tata aturan dan
aturan tersebut merupakan medium serta hasil dari interaksi. Dapat dilihat pula bahwa setiap
karyawan yang masuk akan diberikan guideline yang berisi mengenai hal-hal yang boleh dan tidak
boleh dilakukan yang tentunya akan berguna juga saat pengambilan keputusan agar dapat berjalan
sesuai dengan tujuan organisasi. Apabila peraturan dirasa sudah kurang efektif, maka atasan dan
karyawan akan berdiskusi dalam rapat agar kemudian peraturan yang lama dapat dihapuskan serta
digantikan dengan peraturan baru yang lebih relevan. Kemudian asumsinya yang ketiga menyatakan
bahwa Struktur power memegang peranan penting dan dalam hal ini struktur power atau kekuasaan
menurut Gidden adalah pengaruh kekuatan dalam pengambilan keputusan di organisasi dan kekuasaan
yang lebih besar dipegang oleh executive director GEPI yang merupakan pemegang keputusan
terakhir. Selanjutnya fungsi integratif di GEPI juga telah berjalan dengan baik dimana GEPI
menyediakan saluran komunikasi formal dan informal dalam mendukung pengambilan keputusan.
Saluran formal dilakukan melalui face to face, group chat, meeting selanjutnya saluran informal
dilakukan ketika jam makan siang dan aktivitas di luar kantor.
Dari ke empat fungsi komunikasi yang telah dijelaskan sebelumnya ada satu fungsi yang
kurang menonjol, yaitu fungsi persuasif. Fungsi persuasif dapat terlihat melalui cara bicara pimpinan
yang menyampaikan pesannya secara persuasif kepada bawahan agar bawahan dapat melakukan
secara sukarela tanpa menganggapnya sebagai sebuah perintah. Hal ini dapat terlihat dari kurangnya
usaha atasan untuk melakukan persuasi kepada karyawannya sehingga karyawan kurang termotivasi
dalam
bekerja khususnya berdasarkan pengamatan saat rapat, tidak semua karyawan aktif
memberikan feedback dan ikut terlibat dalam mengutarakan pendapatnya. Berdasarkan hasil
wawancara juga dapat terlihat bahwa karyawan memotivasi diri sendiri dan rekan sekerja agar dapat
bekerja dengan baik, namun motivasi yang timbul diciptakan dari dalam diri sendiri bukan berasal
dari luar atau atasan.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dengan tujuan mengetahui bagaimana fungsi
komunikasi organisasi dalam pengambilan keputusan di GEPI, maka dapat disimpulkan bahwa
implementasi fungsi komunikasi organisasi di Global Entrepreneurship Program Indonesia (GEPI)
dalam mendukung pengambilan keputusan telah berjalan cukup baik dimana
ketika melakukan
pengambilan keputusan saat rapat, pimpinan mengikuti model rasional dimana pengambilan
keputusan dilakukan dengan memaparkan permasalahan yang ada kemudian menyiapkan alternatif
solusi serta saran yang kemudian keputusan terakhir dipegang oleh atasan yang akan memilih solusi
terbaik dan mengimplementasikannya. Berikut fungsi komunikasi yang mendukung dalam
pengambilan keputusan:
1.
Fungsi informatif berjalan dengan baik terlihat dari kemudahan karyawan mendapatkan
informasi dari pimpinan dan keterbukaan informasi dari atas ke bawah yang diumumkan
melalui group chat maupun email.
2.
Fungsi regulatif terlihat paling menonjol dalam pengambilan keputusan pada saat rapat
di GEPI. Sebelum rapat, seluruh anggota akan mengikuti peraturan yang diberikan atasan
seperti membaca guideline, SOP serta mengikuti peraturan atasan yang mengharuskan
memersiapkan laporan tertulis yang berisi permasalahan, pro dan kontra serta rekomendasi
solusi pemecahan masalah sebelum dipresentasikan pada saat rapat.
3.
Fungsi integratif terlihat dari saluran komunikasi formal yang tersedia baik melalui face
to face, group chat, meeting berjalan baik serta saluran informal melalui aktivitas seperti
nonton bioskop dan makan siang.
4.
Fungsi persuasif kurang terlihat karena gaya bicara pimpinan kurang bersifat persuasif
dan tidak memiliki sistem reward agar karyawan lebih termotivasi dalam melakukan
pekerjaan.
Saran Akademis
1.
Diharapkan penelitian ini dapat berguna sebagai acuan bagi mahasiswa yang ingin
melakukan penelitian serupa maupun melakukan penelitian lanjutan atas topik yang sama.
Untuk penelitian selanjutnya terkait dengan implementasi fungsi komunikasi organisasi
disarankan untuk menggunakan metode penelitian kuantitatif dengan menaruh fokus
penelitian pada pengaruh fungsi komunikasi organisasi terhadap kepuasan karyawan.
2.
Diharapkan penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat dalam ilmu
komunikasi khususnya di bidang komunikasi organisasi serta menambah pengetahuan bagi
praktisi PR dalam mengelola komunikasi pada sebuah organisasi atau perusahaan.
Saran Praktis
1.
Disarankan agar komunikasi yang terjadi di GEPI terus dikelola sesuai fungsinya, khususnya
fungsi persuasif agar pimpinan di GEPI dapat meningkatkan partisipasi karyawan dalam
memberikan feedback saat rapat atau diskusi dengan melakukan pendekatan persuasif dalam
berkomunikasi misalnya dengan memberikan reward agar karyawan lebih termotivasi untuk
lebih aktif dan terlibat.
2.
Disarankan agar fungsi komunikasi di GEPI bisa terus dimaksimalkan penerapannya dalam
mendukung pengambilan keputusan agar pengambilan keputusan yang terjadi dapat
dilakukan lebih efektif.
Saran Umum
1.
Diharapkan masyarakat dapat mengetahui dan memahami fungsi komunikasi organisasi di
suatu perusahaan serta menerapkannya di dunia profesional.
2.
Diharapkan dengan
menerapkan fungsi komunikasi
organisasi,
masyarakat
dapat
berkomunikasi dengan lebih efektif pada saat melakukan pengambilan keputusan dalam
organisasi.
REFRENSI
Ahmadi, R. (2014). Metodologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Amarullah, A. (2014, October 28). Bisnis. Retrieved March 10, 2015, from Techno Okezone Web
site: http://techno.okezone.com/read/2014/10/27/207/1057580/startup-lokal-harapanindonesia-di-masa-depan
Ardianto, E. (2011). Metodologi Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif dan Kualitatif.
Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Basrowi, & Suwandi. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta.
DeVito, J. A. (2013). The Interpersonal Communication Book. Pearson Education, Inc.
Gamble, T., & Gamble, M. (2012). Communication Works 11th edition. New York: McGraw-Hill.
Goodall, H., Goodall, S., & Schiefelbein, J. (2010). Business and Professional Communication in the
Global Workplace. Wadsworth: Cengage Learning.
Harris, T. E., & Nelson, M. D. (2008). Applied Organizational Communication: Theory and Practice
in a Global Environment. New York: Taylor & Francis Group, LLC.
Jones, G. R. (2013). Organizational Theory, Design, and Change seventh edition. Essex: Pearson
Education, Inc.
Kriyantono, R. (2010). Teknik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta: Prenada Media Group.
Lukman, E. (2014, December 5). Media Sosial. Retrieved March 10, 2015, from Tech in Asia Web
site: http://id.techinasia.com/infografis-adways-indonesia-netizen-indonesia-2014/
Marikxon. (2014, April 6). maxmanroe.com. Retrieved March 10, 2015, from Startup:
https://www.maxmanroe.com/apa-itu-startup-bgmn-perkembangan-dunia-bisnis-startup-diindonesia.html
Miller, K. (2012). Organizational Communication: Approaches and Processes, Sixth Edition.
Wadsworth: Cengage Learning.
Moleong, L. J. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Morreale, S. P., & Pearson, J. C. (2008). Why Communication Education is Important: The Centrality
of the Discipline in the 21st Century.
Pace, W. R., & Faules, D. F. (2010). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan. Bandung: Remaja Rosda Karya.
Pujileksono, S. (2015). Metode Penelitian Komunikasi Kualitatif. Malang: Intrans Publishing.
Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis: Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.
Rohim, S. (2009). Teori Komunikasi: Perspektif, Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta.
Romli, K. (2014). Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: Grasindo.
Ruslan, R. (2010). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT Grafindo
Persada.
Saunders, M., Lewis, P., & Thornhill, A. (2009). Research Methods for Business Students fifth
edition. Harlow: Pearson Education.
Suryanto. (2015). Pengantar Ilmu Komunikasi. Bandung: CV Pustaka Setia.
West, R., & Turner, L. H. (2010). Introducing Communication Theory, Fourth Edition. New York:
McGraw-Hill.
Wiryanto. (2006). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo.
RIWAYAT PENULIS
Mei Lani lahir di Jakarta pada 16 Mei 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina
Nusantara dalam bidang Ilmu Komunikasi Pemasaran peminatan Public Relations pada tahun 2015.