PROSES dan UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

BAB 7
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
7.1 PENDAHULUAN
Dalam satu organisasi pasti akan terjadi komunikasi antar anggota organisasi tersebut.
Media untuk komunikasi bisa bermacam-macam tergantung dengan situasi.
7.2. DEFINISI
Komunikasi merupakan suatu cara penyampaian informasi dari pemberi informasi kepada
sasaran/penerima informasi dengan maksud terjadi pemahaman akan isi pesan. Komunikasi adalah
proses dengan mana orang yang bekerja dalam organisasi saling mentrasmisikan informasi dan
menginterpretasikan artinya.
7.3. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
Unsur-unsur dalam proses suatu komunikasi adalah sumber informasi, saluran atau metode
yang dipakai, isi pesan atau informasi, efek, umpan balik (feed back), dan sasaran informasi.
7.4. PROSES KOMUNIKASI
PROSES dan UNSUR-UNSUR
KOMUNIKASI
Pengirim
Proses
penyandian
Pesan
Saluran
Proses
Penafsiran
Penerima
Umpan Balik
= Gangguan
Gambar 5: Proses Komunikasi (Sumber: Indriyo, 2000)
Unsur-unsur serta proses-proses yang terlibat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Pengirim (Sender) atau sumber yang memulai komunikasi. Dalam suatu organisasi,pengirim
mengkomunikasikannya kepada satu atau lebih orang lain.
b. Pengkodean (Encoding). Pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan cara
menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol atau isyarat, biasanya dalam bentuk kata-kata atau
isyarat yang diyakini oleh pengirim akan dintepretasikan oleh
penerima dengan maksud yang sama.
c. Pesan (Message). Pesan adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan
informasi. Pesan dapat berupa segala bentuk yang dapat dirasakan atau diterima oleh satu atau
lebih indra penerima.
d. Saluran (Channel) atau kanal. Kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan,
misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang
disampaikan dalam bentuk tulisan. Kanal harus disesuaikan dengan bentuk pesannya supaya
komunikasi dapat dilakukan lebih efisien dan efektif.
e. Penafsiran Kode (Decoding). Penafsiran kode adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan
dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya.
Penafsiran kode dipengaruhi oleh (1) pengalaman masa lalu si penerima, (2) interprestasi
pribadi terhadap simbol atau isyarat yang digunakan, (3) harapan (orang cenderung mendengarkan
apa yang dia ingin dengarkan), serta (4) kesamaan pengertian arti dengan pengirim.
f. Penerima (Receiver). Penerima adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.
g. Gangguan(Noise). Gangguan adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau
mengacaukan proses komunikasi.
h. Umpan balik (Feedback). Feedback adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan
reaksi terhadap komunikasi dari pengirim. Karena saat itu penerima menjadi pengirim feedback dan
pengirim berfungsi sebaliknya, maka feedback tersebut
mengalir melalui urutan langkah yang sama dengan sebelumnya, hanya arahnya yang berlainan.
7.5. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
Komunikasi efektif terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang
ditangkap oleh penerima berita itu satu dan sama. Komunikasi yang efisien terjadi bila biayanya
minimum berdasar sumberdaya yang dimanfaatkan. Komunikasi
sering terganggu karena masalah semantic/arti kata, tak ada umpan balik, saluran komunikasi,
gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.
Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi yang efektif:
(1) bahwa harus mendengarkan secara aktif
(2) usahakan memberikan umpan balik
(3) langsung pada masalah
(4) menggambarkan situasi
(5) meringkas
Para pakar di American Management Assosiation mengungkapkan 10 aturan yang diikuti bila anda
ingin berkomunikasi dengan baik:
1.Jelaskan konsep / ide anda sebelum berkomunikasi
2.Teliti tujuan sebenarnya dari komunikasi
3. Pertimbangkan suasana lingkungan dan waktu
4. Hubungi pihak lain
5. Waspada atas nada dan isi berita
6. Komunikasikan sesuatu yang membantu dan bernilai bagi penerima
7. Tindak lanjut komunikasi anda
8. Komunikasi untuk waktu yang akan datang pula
9. Tindakan konsisten dengan kata
10.Menjadilah pendengar yang baik
7.6. JENIS-JENIS KOMUNIKASI
Didalam organisasi ada beberapa jenis komunikasi, yaitu :
(1) Komunikasi formal vs komunikasi informal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang diciptakan oleh hierarki
wewenang dalam organisasi. Komunikasi informal terjadi di luar saluran formal dan tak bergantung
pada hierarki wewenang organisasi.
(2) Komunikasi kebawah vs komunikasi keatas vs komunikasi lateral
Komunikasi ke bawah mengalir dari peringkat atas ke peringkat bawah dalam hierarki. Komunikasi
ke atas adalah berita yang mengalir dari peringkat bawah ke peringkat atas suatu organisasi.
Komunikasi lateral sejajar antar mereka yang berada pada satu peringkat wewenang dalam
organisasi. Bila tak ada komunikasi ini terjadi kebingungan, pertentangan, dan beban lebih pada
para anggota sehingga mungkin menimbulkan kesulitan-kesulitan dalam
pengambilan keputusan. Jadi jelas bahwa komunikasi penting bagi manajemen dalam peranannya
sebagai pengambil keputusan. Selain itu komunikasi penting bagi manajemen dalam peranannya
sebagai yang selalu melakukan hubungan pribadi dan yang selalu memberi informasi.
(3) Komunikasi satu dan dua arah
Pada komunikasi satu arah pengirim berita komunikasi tanpa mengharapkan atau meminta umpan
balik dari penerima. Pada komunikasi dua arah penerima dapat dan memberikan umpan balik.
7.7. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi di dalam organisasi (walau orang sudah menjalankan
pedoman komunikasi efektif dipengaruhi oleh):
(1) saluran formal
(2) struktur organisasi
(3) spesialisasi tugas dan
(4) dimilikinya informasi tertentu oleh orang per orang.
Makin panjang saluran formal, makin tidak efektif komunikasi; makin kompleks
struktur organisasi makin sulit komunikasi; komunikasi di dalam kelompok relatif mudah, antar
kelompok relatif sulit, dan makin banyak informasi unit dimiliki orang per orang makin kompleks
komunikasi.