Manajemen Operasional (Pertemuan ke 3)

Manajemen Operasional (Pertemuan ke 3)
Manajemen Proyek
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta
Learning Outcomes
Pada akhir pertemuan ini, diharapkan
Mahasiswa akan mampu :
1. Menunjukkan pentingnya strategi
Manajemen Proyek
2. Menunjukkan tentang Perencanaan
Proyek
3. Menunjukkan tentang kegunaan
Penjadualan Proyek
4. Menunjukkan tentang Teknik Manajemen
Proyek
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Proyek dan Manajemen
Proyek
Proyek adalah urutan (sementara)
aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan
terkoneksi yang memiliki satu tujuan
atau sasaran dan harus dilengkapi
dengan waktu yang spesifik,sesuai
dengan anggaran dan sesuai dengan
spesifikasi.
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Apa itu Manajemen Proyek?
• Manajemen Proyek adalah penerapan dari
pengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada
suatu aktifitas proyek untuk mendapatkan/
memenuhi kebutuhan dan harapan dari pihak
yang terkait dari suatu proyek.
• Manajemen Proyek adalah proses melingkupi,
merencanakan, menyediakan staf,
mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol
pengembangan sebuah sistem yang dapat
diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka
waktu tertentu.
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Macam Proyek
•
•
•
•
•
•
•
Proyek Engineering-Konstruksi
Proyek Engineering-Manufaktur
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek Pelayanan Manajemen
Proyek Kapital
Proyek Radio-Telekomunikasi
Proyek Konservasi Biodiversity
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Tahapan Proyek
Proyek Engineering-Konstruksi (E-K)
1,2,3,4,5
Kelayakan
6,8,9,11
Pemantapan
7,12,13
Desain-Engineering
10
14
Pengadaan
15,16
Konstruksi
17,18
Uji coba
19,20
Penutupan Proyek
KONSEPTU
AL
PP/DEFINISI
IMPLEMENTASI
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
TERMINASI
Tahapan Proyek
Kegiatan Utama Proyek Engineering Konstruksi
Konseptual
PP/definisi
Implementasi
Terminasi
1. Perumusan
gagasan
2. Kerangka
acuan
3. Studi
kelayakan
4. Indikasi
dimensi
lingkup
proyek
5. Indikasi
biaya dan
jadwal
6. Pendalaman
berbagai aspek
persoalan
7. Desain-engineering
dan pengembangan
8. Pembuatan jadwal
induk dan anggaran,
menentukan
kelanjutan investasi
9. Penyusunan strategi
penyelengaraan dan
rencana pemakaian
sumber daya
10.Pembelian dini
11.Penyiapan perangkat
dan peserta
12. Desainengineering
terinci
13. Pembuatan
spesifikasi dan
kriteria
14. Pembelian
material dan
peralatan
15. Pabrikasi dan
konstruksi
16. Inspeksi mutu
17. Uji coba
kemampuan
18. Mechanical
completion
19. Startup
20. Demobi
lisasi
laporan
penutu
pan
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Tahapan Proyek
Proyek Engineering-Manufaktur (E-M)
Konseptual
Definisi
Jenis Kegiatan
Desain dan Engineering
Pengembangan dan
Integrasi Sistem
Manufaktur dan Produksi
Perakitan dan Instalasi
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Tahapan Proyek
Kegiatan Utama Proyek Penelitian dan Pengembangan
Konseptual
PP/definisi
Implementasi
Terminasi
• Melihat
kesempatan
dan
merumuskan
gagasan
• Meletakkan
dasar studi
kelayakan
• Melakukan
lingkup kerja,
jadwal, dan
perkiraan
biaya
• Menjabarka
n lingkup
kerja/kegiat
an
• Memperdal
am evaluasi
• Melakukan
desain
engineering
pendahulua
n
•
•
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
•
•
•
Mengadakan
material dan
peralatan
Melakukan
pilot test
Menganalisis
hasil-hasilnya
Melaksanakan
“test penuh”
dan
menganalisis
hasil-hasilnya
•
Membuat
laporan
akhir
Mengeda
rkan
laporan
akhir
untuk
mendapat
kan
tanggapa
n
Contoh R & D
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Fungsi-Fungsi Manajemen
Proyek
– Scoping (ruang lingkup)
– Planning (Perencanaan)
– Estimating (Perkiraan)
– Scheduling (Penjadualan)
– Organizing (Pengorganisasian)
– Directing (Pengarahan)
– Controlling (Pengontrolan)
– Closing (Penutupan)
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Peralatan dan Teknik
Manajemen Proyek
PERT chart adalah model jaringan grafis yang
menggambarkan tugas-tugas proyek dan
hubungan antara tugas-tugas tersebut.
Gantt chart adalah bagan batang horizontal
sederhana yang menggambarkan tugas-tugas
proyek berdasarkan kalender. Tiap batang
diberi nama untuk mewakili setiap tugas
proyek. Tugas-tugas tersebut didaftar secara
vertikal pada kolom kiri. Pusat horizontal
adalah garis waktu kalender.
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
PERT Chart
Project Initiation
5-3-2001
N/A
5-3-2001
N/A
Legend
Task
Task
Scheduled Scheduled
Start
Finish
Actual
Actual Start
Finish
Preliminary Investigation
intertask
dependency
Scheduled Scheduled
Start
Finish
Actual
Actual Start
Finish
5-3-2001 5-12-2001
5-3-2001 5-11-2001
Problem Analysis
Requirements Analysis
Decision Analysis
5-12-2001 6-12-2001
5-28-2001
7-15-2001
6-13-2001
7-30-2001
5-12-2001 6-14-2001
5-30-2001
7-18-2001
6-13-2001
8-3-2001
Design
Construction
7-3-2001
9-25-2001
7-19-2001
11-13-2001
7-5-2001
10-9-2001
7-20-2001
In Progress
Implementation
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
9-10-2001
12-14-2001
TBD
TBD
Gantt Chart
2001
ID
Task Name
May
Jun
Jul
Aug
Sep
1 Preliminary investigation
2 Problem analysis
3 Requirements analysis
4 Decision analysis
5 Design
6 Construction
7 Implementation
Today
Complete Task
Legend
Incomplete Task
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Oct
Nov
Dec
Microsoft Project Gantt Chart
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Microsoft Project PERT Chart
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Strategi Perencanaan Proyek
Joint project planning (JPP) / Perencanaan
Proyek gabungan adalah strategi tempat
semua stake holder dalam proyek (para
pemilik, pengguna, analisis, desainer dan
pengembang sistem) berpartisipasi dalam
seminar manajemen proyek selama satu
sampai tiga hari, dan hasilnya adalah
konsesus lingkup, jadual, sumber daya dan
anggaran proyek. (Seminar atau pertemuan
selanjutnya mungkin diperlukan untuk
menyesuaikan dengan lingkup, anggaran
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Aktifitas 1 : Menegosiasikan
Lingkup
Scope / lingkup mendefinisikan batas-batas sebuah
proyek — Apa saja bagian bisnis yang dipelajari,
dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan
yang terakhir diperbaiki?
–
–
–
–
–
Produk
Kualitas
Waktu
Biaya
Sumber Daya
Statement of work / Pernyataan Kerja yang merupakan
deskripsi naratif pekerjaan yang dilakukan sebagai
bagian sebuah proyek. Atau dengan kata lain merupakan
scope statement (pernyataan lingkup), project definition
(definisi proyek), project overview (tinjauan proyek) dan
document of understanding (dokumen kesepahaman)
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Statement of Work /
Pernyataan Kerja
I. Tujuan
II. Latar Belakang
A. Pernyataan masalah, kesempatan atau perintah
B. Sejarah permintaan proyek
C. Tujuan dan sasaran proyek
D. Deskripsi proyek
III. Lingkup
(Perhatikan penggunaan blok-blok pembangun sistem informasi
A. Para stake holder
B. Data
C. Proses - proses
D. Lokasi
IV. Pendekatan Proyek
A. Rute
B. Produk jadi
V. Pendekatan Manajerial
A. Alasan pembentukan tim
B. Manajer dan pengalaman
C. Persyaratan pelatihan
D. Jadual Pertemuan
E. Metode dan frekuensi pelaporan
F. Manajemen Konflik
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
G. Manajemen lingkup
Statement of Work /
Pernyataan Kerja
VI. Batasan-batasan
A. Tanggal mulai
B. Tanggal berakhir
C. Anggaran
D. Tehnologi
VII. Perkiraan Ballpark
A. jadual
B. Anggaran
VIII.Persyaratan kepuasan
A. Kriteria sukses
B. Asumsi-asumsi
C. Resiko-resiko
IX. Apendiks
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Aktifitas 2: mengidentifikasi
Tugas-tugas
Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan
grafis yang digunakan untuk mengilustrasikan
penguraian hirarkis sebuah proyek menjadi fase-fase,
aktifitas-aktifitas dan tugas-tugas
Milestones (kejadian penting) adalah suatu kejadian
yang menandakan penyelesaian produk jadi sebuah
proyek besar.
Biasanya untuk membedakan milistones dari tugastugas lain dalam WBS dengan menggunakan format
khusus, misalnya italics (huruf miring)
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Work Breakdown Structures
0
1 Phase 1 of the project …
2 Phase 2 of the project …
2.1 Activity 1 of Phase 2
…
2.2 Activity 2 of Phase 2
2.2.1 Task 1 of Activity
2.2 in Phase 2
2.2.2 Task 2 of Activity
2.2 in Phase 2
2.2.3 Task 3 of Activity
2.2 in Phase 2
2.3 Activity 3 of Phase 2
…
3 Phase 3 of the project …
PROJECT
GOAL
=
1
2
3
PHASE
PHASE
PHASE
2.1
2.2
2.3
ACTIVITY
ACTIVITY
ACTIVITY
2.2.1
2.2.2
2.2.3
TASK
TASK
TASK
Aktifitas 3: Perkirakan Durasi
Tugas
1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukan
untuk melakukan tugas. Dinamakan dengan
Optimistic Duration (OD)/Durasi Optimistis.
2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukan
untuk melakukan tugas. Sering disebut dengan
Pessimistic Duration (PD)/Durasi Pesimistis.
3. Perkirakan Expected Duration (ED)/Durasi
Diharapkan yang diperlukan untuk melakukan
tugas.
4. Kalkulasikan Most Likely Duration (D)/Durasi
Paling Mungkin seperti dibawah ini:
D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
6
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Aktifitas 4: Menentukan
Ketergantungan Antar Tugas
• Finish-to-start (FS)—Penyelesaian sebuah
tugas memicu awal tugas yang lain
• Start-to-start (SS)—Awal sebuah tugas
memicu awal tugas lain
• Finish-to-finish (FF)—Dua tugas selesai
pada waktu bersamaan
• Start-to-finish (SF)—Awal sebuah tugas
menandakan selesainya tugas lain
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Memasukkan
Ketergantungan Antar Tugas
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Strategi Penjadualan
Forward scheduling menentukan tanggal mulai
proyek dan menjadwalkan ke depan dari tanggal
tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas
yang diperlukan,keantarketergantungan tugas-tugas
dan alokasi sumber-sumber daya untuk
menyelesaikan tugas-tugas tersebut, meng-proyeksi
tanggal penyelesaian proyek dengan
pengkalkulasian.
Reverse scheduling menentukan tenggat waktu
proyek dan menjadwalkan mundur dari tanggal
tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya,
keantarketergantungan dan sumber-sumber daya
harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa
proyek tersebut dapat diselesaikan saat tenggat
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
waktu.
Jadwal Proyek dalam Tampilan
Calender
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Aktifitas 5: Menugaskan
Sumber-Sumber Daya
• Orang—meliputi semua pemilik, pengguna, analis,
desainer, developer, agen eksternal dan bantuan
klerikal sistem yang akan dilibatkan dalam proyek.
• Layanan—termasuk layanan-layanan seperti tinjauan
kembali kualitas yang mungkin dibebankan pada basis
tiap pemakaian.
• Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan—Meliputi semua
ruangan dan teknologi yang akan diperlukan untuk
menyelesaikan proyek.
• Persediaan barang dan material—termasuk semua
benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai
cartridgetoner,dll.
• Uang—termasuk penerjemahkan semua hal diatas ke
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
dalam anggaran
Mendefinisikan Sumbersumber daya Proyek
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Menugaskan Sumbersumber Daya Proyek
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Resource
Leveling/Penyeimbangan
Sumber Daya
Resource leveling adalah sebuah strategi
yang digunakan untuk mengkoreksi sumber
daya yang dialokasikan berlebihan dengan
kombinasi penundaan atau pemecahan
tugas-tugas.
Dua pendekatan dalam resource leveling:
• task delaying/penundaan tugas-tugas
• task splitting/pemecahan tugas-tugas
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Penundaan dan
Pemecahan Tugas-tugas
•
Critical path sebuah proyek adalah urutan tugas-tugas
tergantung yang memiliki jumlah terbesar dari most likely
duration. Critical path menentukan tanggal penyelesaian
paling awal proyek yang mungkin.
– Tugas-tugas pada critical path tidak dapat ditunda tanpa
memasukkan jadual penundaan, karena akan menyebabkan
penundaan penyelesaian keseluruhan proyek.
•
Slack time available for any noncritical task is the amount
of delay that can be tolerated between the starting time
and completion time of a task without causing a delay in
the completion date of the entire project.
– Tasks that have slack time can be delayed to achieve
resource leveling
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
•
Activity 6: Direct the Team
Effort
Supervision
resources
– The
DEADLINE – A
Novel About
Project
Management
– The One
Minute
Manager
– The Care and
Feeding of
Monkeys
• Stages of Team
Maturity
(see figure to the
right)
ORIENTATION STAGE




Establish structure and rules
Clarify team member relationships
Identify responsibilities
Develop a plan to achieve goals
FORMING
INTERNAL PROBLEM-SOLVING STAGE



Resolve interpersonal conflict
Further clarify rules and goals
Develop a participative climate
STORMING
GROWTH AND PRODUCTIVITY STAGE




Direct team activity toward goals
Provide and get feedback
Share ideas–growing cohesion
Individuals feel good about each other
NORMING
EVALUATION AND CONTROL STAGE




More feedback and evaluation
Adherence to team norms
Roles of team strengthened
Strong team motivation to share goals
PERFORMING
Activity 7: Monitor and
Control Progress
•
•
•
•
Progress reporting
Change management
Expectations management
Schedule adjustments—critical path
analysis (CPA)
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Sample Outline for a
Progress Report
I. Cover Page
A. Project name or identification
B. Project manager
C. Date or report
II. Summary of progress
A. Schedule analysis
B. Budget analysis
C. Scope analysis
(describe any changes that may have an impact on future progress)
D. Process analysis
(describe any problems encountered with strategy or methodology)
E. Gantt progress chart(s)
III. Activity analysis
A. Tasks completed since last report
B. Current tasks and deliverables
C. Short term future tasks and deliverables
IV. Previous problems and issues
A. Action item and status
B. New or revised action items
1. Recommendation
2. Assignment
Dr. Sylvia of
Sari responsibility
Rosalina, M.Si
3. Deadline
Sample Outline for a
Progress Report (concluded)
V.
New problems and issues
A. Problems
(actual or anticipated)
B. Issues
(actual or anticipated)
VI.
C. Possible solutions
1. Recommendation
2. Assignment of responsibility
3. Deadline
Attachments
(include relevant printouts from project management software)
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Progress on a Gantt Chart
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Expectations Management
An expectations management matrix
is a rule-driven tool for helping
management understand the
dynamics and impact of changing
project parameters such as cost,
schedule, scope, and quality.
PRIORITIES 
Max or Min
 MEASURES OF SUCCESS
Cost
Schedule
Scope and/or Quality
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Constrain
Accept
Lunar Project Expectations
Management
PRIORITIES 
Max or Min
Constrain
Accept
 MEASURES OF SUCCESS
Cost
x
 $20 billion (estimated)
Schedule
x
 Dec 31, 1969 (deadline)
Scope and/or Quality
 Land a man on the moon
 Get him back safely
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
x
Typical, Initial Expectations for
a Project
PRIORITIES 
Max or Min
Constrain
Accept
 MEASURES OF SUCCESS
x
Cost
x
Schedule
x
Scope and/or Quality
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Adjusting Expectations
PRIORITIES 
Max or Min
Constrain
Accept
 MEASURES OF SUCCESS
Cost

X+
Adjusted budget
Increase
budget
Schedule

X-
Adjusted deadline
Extend
deadline
Scope and/or Quality

X+
Adjusted scope
Accept
expanded
requirements
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Edit Date: 10/18/99 10:33:17 AM
Changing Priorities
PRIORITIES 
Max or Min
Constrain
x
x
Accept
 MEASURES OF SUCCESS
Cost
x
Schedule
Scope and/or Quality
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
x
x
Critical Path Analysis (and
Slack
Time)
1. Using intertask dependencies, determine
every possible path through the project.
2. For each path, sum the durations of all tasks
in the path.
3. The path with the longest total duration is
the critical path.
– The critical path for a project is that sequence
of dependent tasks that have the largest sum of
most likely durations. The critical path
determines the earliest completion date of the
project.
– The slack time available for any noncritical task
is the amount of delay that can be tolerated
between the starting time and completion time
of a task without causing a delay in the
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
completion date of the entire project.
Critical Path
TASK D
Duration
Tue 2/20/01 7 days
Tue 2/20/01 0 days
TASK A
TASK B
TASK C
TASK E
TASK I
Mon 2/5/01
3 days
Wed 2/7/01
2 days
Fri 2/9/01
2 days
Mon 2/19/01 6 days
Tue 2/27/01 5 days
Mon 2/5/01
0 days
Wed 2/7/01
0 days
Fri 2/9/01
0 days
Tue 2/20/01 1 day
Tue 2/27/01 0 days
TASK F
TASK G
Wed 2/14/01 3 days
Fri 2/16/01
Fri 2/16/01
Tue 2/20/01 2 days
2 days
2 days
Slack Time
Jalur kritis disorot dalam warna merah
TASK H
Thu 2/15/01 1 day
Tue 2/20/01 3 days
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Mengenal Kegiatan Proyek
Pengadaan Material
• Pembelian
Mengusahakan dan meyakinkan tersedianya material pada waktu,
jumlah, kualitas, dan harga yang tepat.
• Pengendalian Inventory
Tersedianya inventory yang cukup dan seimbang untuk material,
suku cadang dengan investasi yang minimal. Untuk proyek industri
pada waktu penyelesaian umumnya termasuk penyediaan tahun
pertama suku cadang.
• Pemantauan produksi
Program dan pelaksanaan pemantauan jadwal dan mutu produksi.
Bila perlu kunjungan ke tempat-tempat fasilitas produksi untuk
inspeksi.
• Angkutan
Pemilihan kurir, merundingkan biaya transportasi, dan mendapatkan
biaya dan jadwal terbaik.
• Handling dan penyimpanan
Menerima penyerahan material, diangkut ke gudang atau langsung
ke area untuk dipasang. Mencatat keluar-masuk inventory dan
melaporkan material
pada
Dr. Sylviatersisa
Sari Rosalina,
M.Siakhir proyek.
Mengenal Kegiatan Proyek
Konstruksi
• Membangun fasilitas sementara (jalan
darurat, camp buruh, komunikasi)
• Persiapan lokasi
• Saluran drainase
• Struktur penyangga
• Memasang peralatan di atas pondasi
• Membuat gedung permanen, ruang
kontrol, kantor, bengkel, gudang
• Tangki penimbunan dan pelabuhan
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Siklus Proyek vs Siklus
Sistem
Kegiatan Proyek
TAHAP
KONSEPTUAL
PERENCANAAN
DAN
DESAIN
KONSTRUKSI
SIKLUS PROYEK
SIKLUS SISTEM
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
OPERASI
BERHENTI
Konsep Manajemen
• Manajemen klasik/manajemen fungsional
menjelaskan
tugas-tugas
manajemen
berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan
(P-O-L-C).
• Pemikiran sistem
pemikiran yang memandang segala sesuatu dari
wawasan totalitas, terutama dalam analisis
sistem, sistem engineering, dan sistem
manajemen
• Pendekatan kontigensi/situasional
bahwa tidak terdapat pendekatan manajemen
terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola
setiap macam kegiatan, situasi dapat berubah
setiap waktu
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Konsep Manajemen Proyek
Perkembangan yang mendorong digunakannya
Manajemen Proyek:
• Makin banyak dan besarnya proyek-proyek baik
dalam lingkup maupun jenis kegiatan
• Pemilik ingin mendapatkan hasil akhir proyek
yang terbaik dengan harga yang paling menarik
• Pelaksana berebut mendapatkan proyek  siapa
yang paling efisien  dapat mengajukan harga
terendah
• Dicari cara-cara pengelolaan proyek yang efektif
dan efisien
• Manajemen proyek diterapkan secara intensif
kira-kira tahun 1940 (MANHATTAN PROJECT –
proyek pembuatan
bom
Dr. Sylvia Sari Rosalina,
M.Si atom pertama)
Konsep Manajemen Proyek
Fungsi manajemen proyek adalah
merencanakan (planning),
mengorganisir (organizing),
memimpin (leading), dan
mengendalikan (controlling) sumber
daya perusahaan untuk
melaksanakan suatu kegiatan jangka
pendek dengan sasaran yang telah
ditentukan secara spesifik.
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Perilaku dan Pengelolaan Proyek
Perilaku Kegiatan Proyek
Pengelolaan dan Tanggapan
• Bersifat
dinamis, • cepat tanggap atas adanya perubahan
intensitas
dan
jenis • Metode pemantauan dan pengendlaian
kegiatan berubah dalam
harus sensitif
waktu relatif singkat
• Perencanaan dan pengendalian terpadu
• Non
rutin
dengan • Perhatian
khusus
oleh
sasaran jelas dalam
berdedikasi di bawah pimpro
waktu terbatas
tim
yang
• Kegiatan
bermacam- • Agar pemakaian sumber daya efisien dari
macam meliputi berbagai
segi
perusahaan,
perlu
pemakaian
keahlian
bersama, digunakan organisasi matriks
• Bersifat
multikompleks • Penanggung jawab tunggal, penekanan
(melibatkan
banyak
pada koordinasi dan integrasi, pendekatan
organisasi)
sistem pada implementasi
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Perilaku dan Pengelolaan Proyek
Perilaku Kegiatan
Proyek
Pengelolaan dan Tanggapan
• Kegiatan
• Pendekatan pragmatis, digunakan
berlangsung sekali analisis
sistem
dalam
dengan resiko relatif perencanaan
tinggi
• Pelaksanaan
• Untuk memperkecil hambatan
kegiatan
oleh birokrasi, diciptakan arus kegiatan
banyak
pihak, dan komunikasi horisontal
bidang,
atau
organisasi
• Organisasi peserta • Bersifat joint venture
proyek
terkadang • Pendekatan manajemen sistem
memiliki
sasaran
yang berbeda
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek
Manajemen
Fungsional
Perilaku Proyek
Merencanakan -Non-rutin
Kompleks
-Sekali lewat
Erat terkait
Mengorganisir
Staffing
Manajemen Proyek
-
-Banyak peserta
dan ragam kerja
-Waktu pendek dan
sementara
- Management by
exception
- Jaringan kerja
- Pragmatis
-Matriks
Integrasi
-Horizontal
Vertikal
-Koordinasi
-
-Bersifat sementara -Sumber luar yang
dan waktu pendek
siap
-Jenjang karir
-Pelatihan
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Manajemen Fungsional vs Manajemen Proyek
Manajemen Perilaku Proyek
Fungsional
Manajemen Proyek
Memimpin
- Penanggung jawab
tunggal
- Expert dan
reference power
- Gaya partisipasi
-Bukan komando
tunggal
-Tenaga ahli
-Kurang otoritas
-Kurang sasaran
motivasi
Mengendali -Sekali lewat
kan
-Erat terkait
-Berubah cepat,
dinamis
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
-Deteksi sensitif
-Peramalan
-Erat dengan
perencanaan
Kapan Manajemen Proyek
Digunakan?
•
•
•
•
Ukuran besarnya kegiatan
Kegiatan Bersifat Ad-Hoc
Menyangkut reputasi perusahaan
Saling keterkaitan dan
ketergantungan
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Project dianggap sukses jika :
– Sistem yang dihasilkan diterima oleh
pelanggan.
– Sistem Informasi yang dihasilkan
tepat waktu
– Sistem Informasi yang dihasilkan
sesuai dengan anggaran
– Proses pengembangan sistem
memiliki impak minimal pada
operasi-operasi bisnis yang
berkesinambungan
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Penyebab Kegagalan suatu
Proyek
Kegagalan untuk membentuk komitmen
manajemen atas pada proyek.
Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi
pengembangan sistem
Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi
penelitian
Manajemen ekspektasi yang buruk
Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan
jadual
Teknik estimasi yang kurang baik
Terlalu optimis
The mythical man-month (Brooks, 1975)
Kurangnya ketrampilan manajemen
Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis
Sumber daya yang tidak mencukupi
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si
Kegagalan dalam mengelola perencanaan
Terima kasih
Dr. Sylvia Sari Rosalina, M.Si