POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DI BALAI
advertisement
POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DI BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA WILAYAH II KAMPUNG UTAN TANGERANG Skripsi Diajukan kepada Fakultas Dakwah dan Komunikasi Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ilmu Sosial Islam (S.Sos.I) Oleh Dini Noviyanti NIM : 205051000456 JURUSAN KOMUNIKASI PENYIARAN ISLAM FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDATULLAH JAKARTA 2009 M / 1430 H POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DI BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA WILAYAH II KAMPUNG UTAN TANGERANG Skripsi Diajukan kepada Fakultas Dakwah dan Komunikasi Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ilmu Sosial Islam (S.Sos.I) Oleh Dini Noviyanti NIM : 205051000456 Di bawah Bimbingan Drs. Study Rizal, LK, M.A NIP. 19640428 199303 1 002 JURUSAN KOMUNIKASI PENYIARAN ISLAM FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDATULLAH JAKARTA 2009 M / 1430 H PENGESAHAN PANITIA UJIAN Skripsi yang berjudul “Pola Komunikasi Organisasi di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Tangerang” telah diujikan dalam sidang munaqosyah Fakultas Dakwah dan Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 15 September 2009. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Sosial Islam (S.Sos.I) pada Jurusan Komunikasi dan Penyiaran Islam. Jakarta, 15 September 2009 Sidang Munaqosyah Ketua Merangkap Anggota Sekretaris Merangkap Anggota Drs. Wahidin Saputra, M.A NIP. 19700903 199603 1 001 Dra. Hj. Musfirah Nurlaily, M.A NIP. 19710412 200003 2 001 Anggota, Penguji I Penguji II Drs. M. Luthfi, M.A NIP. 19671006 199403 1 006 Dra. Hj. Musfirah Nurlaily, M.A NIP. 19710412 200003 2 001 Pembimbing, Drs. Study Rizal, LK, M.A NIP. 19640428 199303 1 002 ABSTRAK Dini Novianti POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DI BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA WILAYAH II KAMPUNG UTAN TANGERANG Pada skripsi ini, peneliti meneliti tentang pola komunikasi organisasi di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika, pada Bidang Data dan Informasi. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengelolaan organisasi dan pola komunikasi organisasi salah satu yang terpenting dalam manajemen, pengembangan sumber daya manusia, komunikasi perusahaan, serta tugas-tugas lain dalam suatu organisasi. Penelitian tentang pola komunikasi organisasi di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika (BBMG) Wilayah II Kampung Utan secara umum bertujuan untuk mengetahui pola komunikasi organisasi yang digunakan di Bidang Data dan Informasi, dan secara khusus untuk mengetahui komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II, serta untuk mengetahui media yang digunakan oleh BBMG Wilayah II dalam pelayanan jasa memberikan Informasi kepada masyarakat. Bidang Data memiliki peran yang besar dalam mewujudkan visi BBMG yaitu “Terwujudnya BBMG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif ditingkat internasional”. Pada skripsi ini, penulis menggunakan metode kualitatif, yaitu memaparkan data yang diperoleh melalui observasi dan wawancara terhadap Kepala Bidang Data dan Informasi, Kepala Subbidang Manajemen Data, Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Pokja Archiving Data Meteorologi, dan Pokja Climatological Early Warning system (CEWS). Sedangkan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu penulis ikut terjun langsung kelapangan, BBMG Wilayah II untuk memperoleh data- data yang diperlukan. Pola komunikasi Organisasi Bidang Data dan Informasi adalah Komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Komunikasi terjalin dengan baik, dilihat dari frekuensi pertemuan yang hampir setiap hari dan dengan tatap muka langsung, surat ataupun telepon yang dilakukan secara timbal balik atau dua arah. Media yang digunakan oleh BBMG Wilayah II untuk memberikan pelayanan jasa informasi yaitu melalui website, telepon, fax, email, menggunakan media cetak, seperti brosur dan koran, ataupun dengan datang langsung ke BBMG Wilayah II. KATA PENGANTAR Bimillahirrahmanirrahiim Puji syukur penulis haturkan kepada Zat Allah SWT, atas limpahan karunia dan atas Ridho-Nya penulis dapat menempuh jenjang pendidikan sampai saat ini hingga dapat menyelesaikan karya ilmiah guna mencapai gelar Sarjana Sosial Islam (S.Sos.I). Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada baginda Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa umat dari jalan kesesatan menuju alam berperadaban, dari kegelapan menuju cahaya. Dengan rahmat Allah SWT, penelitian dan penulisan skripsi ini dapat tewujud dengan lancar. Semoga karya yang kecil ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan khususnya bagi penulis. Penelitian dan penulisan ini, tidak akan berjalan lancar tanpa dukungan, motivasi, dan bantuan semua pihak. Penulis berterima kasih yang tak terhingga kepada : 1. Dekan Fakultas Dakwah dan Komunikasi dan Para Pembantu Dekan: Dr. H. Arief Subhan, MA; Drs. Mahmud Jalal, MA; dan Drs. Study Rizal, LK, MA sebagai dosen pembimbing. 2. Ketua dan Sekretaris Jurusan Komunikasi dan Penyiaran Islam: Drs. Wahidin Saputra, MA., dan Umi Musyarofah, MA. 3. Ketua Koodinator dan Sekretaris Koordinator Teknis Program Non Reguler Jurusan Komunikasi Penyiaran Islam, Dra. Hj. Asriati jamil, M. Hum dan Dra. Hj. Musyfirah nurlaily, MA. 4. Kedua orang tua ku, yaitu Ayahanda Djalaluddin dan Ibunda Nani Suryatin yang telah mencurahkan kasih sayang serta dukungan baik moril serta materil. Tidak lupa untuk adik- adik ku tercinta, Maulida Oktafani, Wahyu Achmad Fadiel dan Hikmatunnisa Fadila yang dengan ketulusan hati memberikan dorongan do’a kepada penulis. 5. Para Pegawai Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah Kampung Utan Suhatno, SE., Siti Zubaidah, S.Si., Drs. H. Abdul Qohir, Erna Ernansyih Elsye, S.Sos, S.Si., Drs. Udin Nasikhudin dan Z. Sri Handayani Terimakasih atas segala informasi yang telah diberikan kepada penulis. 6. Mas Mora, untuk semangat, bantuan, doa, dan semua kebaikan yang pernah diberikan...i always remember. 7. My the best ”Nana”, Ratna Dewi Guna atas kerjasama dan semangat. 8. Teman- teman Fakultas Dakwah dan Komunikasi angkatan 2005, khususnya Jurusan Komunikasi dan Penyiaran Islam Ekstensi Yudith, Noni, Nisa, Bu Dwi, Mba Tanih, Mba Yuni, Nurul. 9. Teman- teman KKS 2008 di Pamijahan, Bogor, Ade, Dado, Yoko, Adit, Zikri, Ikhsan, Ririn, Ferdi, dan Bedul, Teguh, Akbar, Taufik, Hari (Chirenk), Arifin, Agan. 10. Sahabat- sahabat ku yang menjadi tempat curhat di saat senang maupun susah, Arie, Mey, Buchenk (Budi), dan Lucky. 11. Para Dosen, karyawan, Staf Tata usaha Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Perpustakaan Fakutas Dakwah dan Komunikasi, dan Perpustakaan Utama. Akhirnya penulis berdoa kepada Allah SWT untuk orang- orang yang begitu ikhlas membantu dalam pnulisan skripsi ini agar diberikan kasih sayangNya yang sempurna. Semoga Allah SWT semakin menambahkan karunia-Nya kepada kita semua. Jakarta, 14 Agustus 2009 Penulis DAFTAR ISI Halaman PENGESAHAN PEMBIMBING ............................................................................. i PENGESAHAN PANITIA UJIAN........................................................................... ii SURAT PERNYATAAN........................................................................................... iii ABSTRAK ............................................................................................................... iv KATA PENGANTAR .............................................................................................. v DAFTAR ISI ............................................................................................................ viii DAFTAR BAGAN .................................................................................................. xi DAFTAR TABEL...................................................................................................... xii LAMPIRAN ............................................................................................................ xiii BAB I BAB II : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................. 5 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................... 6 D. Tinjauan Pustaka ..................................................................... 7 E. Metodologi Penelitian ........................................................... 8 F. Sistematika Penulisan ............................................................. 11 : KERANGKA TEORITIS A. Komunikasi Organisasi ........................................................... 13 1. Pengertian Komunikasi Organisasi.................................. 13 2. Macam-Macam Pola Komunikasi Organisasi .............. 17 B. C. BAB III Media Komunikasi................................................................... 22 1. Fungsi Media massa........................................................... 23 2. Macam- macam Media massa ...................................... 24 Pelayanan Jasa Informasi..................................................... 25 1. Pengertian Jasa .................................................................. 25 2. Karakteristik Jasa................................................................. 26 : BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BBMG) WILAYAH II KAMPUNG UTAN A. B. BAB IV Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofiska (BBMG) Wilayah II Kampung ............................................................... 29 1. Sejarah Berdiri...................................................................... 29 2. Visi dan Misi BBMG............................................................. 31 3. Tugas dan Fungsi BBMG.................................................... 32 4. Struktur Organisasi BBMG Wilayah II ............................... 33 5.Stasiun- stasiun dalam wilayah II ...................................... 35 Bidang Data dan Informasi................................................... 38 1. Tugas dan Fungsi Bidang Data dan Informasi.............. 38 2. Struktur Organisasi Bidang Data dan Informasi............ 40 : TEMUAN DAN ANALISIS A. B. Pola Komunikasi Formal......................................................... 42 1. Komunikasi Ke Bawah........................................................ 42 2. Komunikasi Ke Atas ............................................................ 48 3. Komunikasi Horizontal ........................................................ 52 Pola Komunikasi Informal ...................................................... 54 C. BAB V Sarana Komunikasi ................................................................. 55 1. Media Elektronik.................................................................. 56 2. Media Cetak ...................................................................... 57 PENUTUP A. Kesimpulan............................................................................... 59 B. Saran.......................................................................................... 61 Daftar Pustaka ................................................................................................... 62 Lampiran Daftar Tabel Halaman Tabel 01 Stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggung jawab BBMG Wilayah II......................................................................... 35 Daftar Bagan Halaman 1. Bagan 01 Komunikasi Vertikal (komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah) dan Komunikasi Horozontal............................. 21 2. Bagan 02 Struktur Organisasi BBMG Wilayah II.................................... 34 3. Bagan 03 Struktur Organisasi Bidang Data dan Informasi................ 41 4. Bagan 04 Komunikasi Ke Bawah............................................................ 47 5. Bagan 05 Komunikasi Ke Atas................................................................. 51 6. Bagan 06 Komunikasi Horizontal ............................................................ 53 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Komunikasi merupakan aktifitas manusia yang sangat penting, bukan hanya dalam kehidupan organisasi, namun dalam kehidupan manusia secara umum. Tiada hari tanpa komunikasi, sepanjang detak jantung masih ada. Komunikasi merupakan hal yang esensial dalam kehidupan. Manusia berinteraksi dengan cara melakukan komunikasi. Dalam perspektif agama, komunikasi sangatlah penting peranannya dalam kehidupan bersosialisasi, manusia dituntut agar pandai berkomunikasi. Hal ini dapat dilihat dalam Al-Qur’an surat Ar-Rahman ayat 4 : “Telah mengajarnya pandai berkata-kata” Perlu disadari peran komunikasi sangat diperlukan dalam kehidupan bersosialisasi, misalnya saja pada dunia perkantoran. Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam perkantoran. Kompetensi komunikasi yang baik antar karyawan akan mampu memperoleh dan mengembangkan tugas yang diembannya, sehingga tingkat kinerja suatu organisasi (perkantoran) menjadi semakin baik dan sebaliknya apabila terjadi komunikasi yang buruk akibat tidak terjalinnya hubungan yang baik, sikap yang otoriter atau acuh, perbedaan pendapat atau konflik yang berkepanjangan, dan sebagainya, dapat berdampak pada hasil kerja yang tidak maksimal.1 Fungsi komunikasi tidak hanya sebagai pertukaran informasi dan pesan, tetapi sebagai kegiatan individu dan kelompok mengenai tukar menukar data, fakta, dan ide. Agar komunikasi berlangsung efektif dan informasi yang disampaikan oleh seorang pimpinan dapat diterima dan dipahami oleh para pegawai dengan baik, maka seorang pimpinan perlu menerapkan pola komunikasi yang baik pula. Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang Aktivitas komunikasi diorganisasi atau perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai. Arus komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Arus komunikasi vertikal dapat diuraikan menjadi dua, yang pertama adalah downward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya, sedangkan yang kedua adalah upward communication terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.2 Arus komunikasi selanjutnya adalah komunikasi horizontal, tindak komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan ataupun bagian yang 1 http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi/ilmu-komunikasi/pengaruh-komunikasiinterpersonal-antar-pegawai-terhadap-kinerja-pegawai-dinas-pariwisata diakses pada tanggal 2111-2008. 2 S. Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, (Jakarta : Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, 2004), h. 4.5 memiliki kedudukan yang setara.3 Sebagai pusat kekuatan dan dinamisator bagi organisasi (perusahaan, kesatuan, jawatan dan lain-lain) pemimpin harus selalu berkomunikasi dengan semua pihak, baik melalui hubungan formal maupun informal. Suksesnya pelaksanaan tugas pemimpin itu sebagian besar ditentukan oleh kemahirannya menjalin komunikasi yang tepat dengan semua pihak, secara horizontal maupun vertikal, ke atas dan ke bawah. Kepemimpinan organisasi dalam perspektif Islam adalah sesuatu yang dianggap penting dalam Islam. Demikian juga dengan komunikasi, Islam mengaku tentang perlunya pemimpin dalam setiap sistem sosial. Berkaitan dengan ini, Abu Dawud meriwayatkan daripada Abu Said an Abu Hurairah (r.a) bahwa Rasulullah SAW bersabda, “Apabila tiga orang keluar bermusafir, maka hendaklah mereka melantik salah seorag daripada mereka untuk menjadi ketua atau Amir.” Sistem sosial yang perlukan pemimpinan adalah berbagaibagai, antaranya adalah keluarga, komuniti, masyarakat, harakah, organisasi, dan negara.4 Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan penguasaan komunikasi yang baik pimpinan organisasi dapat mempunyai nilai tambah, baik dalam kehidupannya secara umum, maupun dalam mengkontribusikan dirinya di tempat kerja kelak, sehingga lebih produktif. Komunikasi yang efektif terjadi apabila individu mencapai 3 4 2009 Ibid, h.4.6 http://eprints.utm.my/6301/1/aziziyahkomunikasi.pdf diakses pada tanggal 11 Oktober pemahaman bersama, merangsang pihak lain melakukan tindakan, dan mendorong orang untuk berpikir dengan cara baru. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah produktifitas, baik individu yang bersangkutan maupun organisasinya, sehingga dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan secara efektif, mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi orang lain, mengembangkan hubungan serta dapat mempromosikan program kerja dan jasa organisasi. Kemampuan berkomunikasi secara efektif pada dasarnya akan menentukan keberhasilan seseorang, dimanapun ia berada, bukan hanya dalam dunia organisasi. Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik. Karenanya, penulis memandang studi pola komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugas lain yang berorientasi dalam organisasi. Balai besar Meteorologi dan geofisika (BBMG) Wilayah II Kampung Utan adalah salah satu instansi pemerintah yang kegiatannya dikoordinasikan kepada pengamatan, pengumpulan dan penyebaran data, pengolahan, analisis dan prakiraan serta riset dan kerjasama di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. Peran yang sangat besar pada Balai Besar Meteorologi dan Geofisika (BBMG) dalam memberikan informasi di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika kepada masyarakat luas. Agar semua dapat dikoordinasikan dengan baik, tentu didalamnya terdapat pola komunikasi antara pimpinan dan pegawai, maupun antara pegawai dengan pegawai yang sangat baik pula. Melihat peran yang besar bagi BBMG sebagai salah satu instansi pemerintah dalam memberikan informasi di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika dan pola komunikasi yang digunakan di dalamnya pun tak kalah pentingnya, maka penulis tertarik untuk meneliti permasalahanpermasalahan tersebut dalam bentuk skripsi dengan judul, “Pola Komunikasi Organisasi di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Dalam Pelayanan Jasa Informasi” dengan alasan bahwa pola komunikasi organisasi menjadi salah satu yang terpenting dalam pengembangan sumber daya manusia, komunikasi perusahaan, serta tugas-tugas lain dalam suatu organisasi dan peran BBMG dalam memberikan informasi di bidang meteorologi, klimatologi dan geofisika berhubungan dengan keselamatan dan kelancaran masyarakat luas dalam menjalankan aktivitasnya. B. Pembatasan dan Rumusan Masalah Penelitian ini dibatasi pada permasalahan pola komunikasi organisasi Bidang Data dan Informasi pada level Kepala Bidang Data dan Informasi Subbidang Manajemen Data - Subbidang Pelayanan Jasa - Kelompok Kerja (Pokja) dari Archiving Data Meteorologi dan Pokja Climatological Early Warning System (CEWS) di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika (BBMG) Wilayah II Kampung Utan. Adapun yang menjadi rumusan masalah pada penelitian skripsi ini adalah “Bagaimanakah pola komunikasi organisasi di Bidang Data dan Informasi Balai Besar Meteorologi dan Geofisika (BBMG) Wilayah II Kampung Utan dalam pelayanan jasa informasi?” C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini secara umum adalah untuk mengetahui pola komunikasi organisasi di BBMG Wilayah II Kampung Utan pada Bidang Data dan Informasi dalam memberikan pelayanan jasa informasi kepada masyarakat. Sedangkan secara khusus penelitian ini bertujuan untuk : a. Mengetahui pola komunikasi organisasi pada Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II Kampung Utan. b. Mengetahui media komunikasi yang digunakan dalam memberikan informasi kepada masyarakat. 2. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini terbagi atas manfaat akademis dan manfaat praktis. a. Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas khazanah keilmuan, khususnya dalam bidang ilmu komunikasi. b. Manfaat Praktis Hasil penelitian ini diharapkan tidak hanya memiliki manfaat secara akademis tetapi juga manfaat secara praktis yakni penelitian ini diharapkan dapat memberikan konstribusi secara praktik khususnya bagi para praktisi-praktisi dan perilaku organisasi dalam pola dan tata cara berkomunikasi yang efektif dan se-efisien mungkin. D. Tinjauan Pustaka Dalam penyusunan skripsi ini, telah dilakukan tinjauan pustaka terhadap skripsi terdahulu yang mempunyai judul atau objek dan subyek penelitian yang hampir sama dengan yang penulis teliti. Maksud tinjauan kepustakaan ini adalah agar dapat diketahui bahwa apa yang penulis teliti sekarang tidak sama dengan penelitian dari skripsi-skripsi terdaulu. Setelah diteliti ternyata ada judul skripsi yang membahas pola komunikasi orgaanisasi, yaitu : Pola Komunikasi Organisasi Nurmahmudi Sebagai Wali Kota Depok Dalam Implementasi Kebijakan Publik oleh Januar Azhari tahun 2008. Dalam skripsi ini membahas tentang pola komunikasi yang digunakan Nur mahmudi adalah pola lingkaran. Dimana pola ini memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Selain pola roda yang digunakan untuk memahami pola komunikasi sebuah organisasi pemerintahan, penting pula untuk dilihat bagaimana pola aliran arah komunikasi yang terjadi dalam pola komunikasi organisasi yang begitu dominan justru pola aliran arah komunikasi komunikasi ke bawah, diikuti dengan komunikasi informal, komunikasi horizontal, komunikasi lintas saluran. Perbedaan dari skripsi yang penulis teliti ini dengan skripsi terdahulu adalah lebih cenderung mengarah kepada pola komunikasi organisasi yang digunakan Kepala Bidang Data dan Informasi Balai Besar Badan Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan dalam memberikan pelayanan jasa informasi kepada masyarakat, tempat dan objek penelitian pun berbeda dengan penelitian tentang pola komunikasi sebelumnya, khususnya pada kajian pola komunikasi yang tertera di atas. E. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analisis dengan menggunakan pendekatan kualitatif, peneliti berusaha untuk menggambarkan secara jelas segala yang terjadi di lapangan dan kemudian dianalisa untuk mendapatkan hasil berdasarkan tujuan penelitian. Pendekatan kualitatif ini menitik beratkan pada data-data penelitian yang akan dihasilkan berupa kata-kata melalui pengamatan dan wawancara.5 Adapun tahapan penelitian, yang akan ditempuh adalah sebagai berikut : 1. Waktu dan tempat Penelitian Penelitian yang dilakukan oleh peneliti dimulai pada tanggal 23 Juni 2009 - 11 Agustus 2009 dan dilaksanakan langsung di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Jl. H.Abdul Gani No.05 Kampung Bulak Cempaka Putih Ciputat Po. Box: 39/15412 - Tangerang Banten. 2. Subjek dan Objek Penelitian Subjek penelitian ini adalah Badan Meteorologi dan Geofisika (BBMG) Wilayah II Kampung Utan, Tangerang yang meliputi Kepala Bidang Data dan Informasi, Suhatno, SE. dan para pegawai di Bidang Data dan Informasi, Siti Zubaidah, S.SI. yang menjabat sebagai Kepala 5 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: PT. Rhineka Cipta, 1998) , cet. Ke-2, h. 10. Subbidang Manajemen Data, Drs. H. Abdul Qohir menjabat sebagai Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Erna Ernansyih Else, S.Sos, S.Si menjabat sebagai Kepala Kelompok Kerja (Pokja) Archiving Data Meteorologi, Drs. Udin Nasikhudin menjabat sebagai Kepala Pokja Climatological Early Warning System (CEWS). Sedangkan objek penelitian ini adalah pola komunikasi organisasi yang digunakan Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II Kampung Utan. 3. Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah : a. Wawancara (interview) secara langsung dengan orang-orang yang terlibat sebagai tokoh sentral di BBMG Wilayah II pada Bidang Data dan Informasi yaitu Kepala Bidang, Bapak Suhatno, SE. dan pegawainya yaitu Siti Zubaidah, S.SI, Drs. H. Abdul Choir, Erna Ernansyih Else, S.Sos, S.Si, Drs. Udin Nasikhudin dengan tujuan untuk mendapatkan keterangan secara jelas berupa pola komunikasi organisasi di BBMG Wilayah II dalam pelayanan jasa sesuai dengan tujuan penelitian ini. Sedangkan teknik wawancara yang digunakan adalah yakni campuran antara wawancara struktur dan tidak berstruktur.6 Hal ini bertujuan untuk memberikan kebebasan kepada narasumber dalam menjawab pertanyaan yang diberikan namun tetap terarah pada masalah yang diangkat. 6 Rusdin Pohan, Metodelogi Penelitian Pendidikan, (Yogyakarta : Lanarka, 2007), h. 58. b. Observasi atau pengamatan langsung. Tekhnik observasi atau pengamatan yang peneliti gunakan adalah bersifat langsung dengan mengamati objek yang diteliti, yakni bagaimana pola komunikasi organisasi Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II pada Bidang Data dan Informasi. c. Dokumentasi, yaitu proses pengumpulan dan pengambilan data berdasarkan tulisan-tulisan berbentuk catatan, buku, dokumen ataupun arsip-arsip milik BBMG Wilayah II ataupun tulisan-tulusan lain yang memiliki keterkaitan dengan bahasan penelitian ini. d. Analisis Data, adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.7 4. Pengolahan Data Pada bagian ini, seluruh data yang didapatkan dari hasil wawancara yang ditujukan kepada pimpinan dan pegawai pada Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II tersebut dikumpulkan dan disusun berdasarkan kecocokan dengan rumusan masalah yang telah disusun oleh peneliti. 5. Analisis Data Merupakan proses penyederhanaan data kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan. Dalam penelitian ini, peneliti mengambil keputusan / kesimpulan-kesimpulan yang benar melalui proses pengumpulan, penyusunan, penyajian dan penganalisaan data hasil 7 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: PT. Rhineka Cipta, 1998) cet. Ke-2, h.78. penelitian yang berwujud kata-kata. Setelah itu, peneliti berusaha unntuk menganalisa data dengan menyusun kata-kata kedalam tulisan yang lebih luas sesuai dengan kerangka teori pola komunikasi organisasi. F. Sistematika Penulisan Untuk lebih mudah pembahasan skripsi ini, secara sistematis penulisannya dibagi menjadi lima bab, yang terdiri dari beberapa sub. Adapun sistematika yang dimaksud sebagai berikut : Bab I Pendahuluan yang membahas latar belakang masalah, pembatasan dan rumusan masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, tinjauan pustaka, metodelogi penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II Kerangka Teori yang terdiri dari komunikasi organisasi, pengertian komunikasi organisasi, macam-macam pola komunikasi organisasi, media komunikasi, pelayanan jasa, pengertian jasa, karakteristik jasa. Bab III Balai Besar Meteorologi dan Geofisika wilayah II Kampung Utan yang membahas profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika wilayah II Kampung Utan yang terdiri dari sejarah berdirinya, visi dan misi BBMG Wilayah II, tugas dan fungsi BBMG Wilayah II, struktur organisasi BBMG Wilayah II, stasiun- stasiun dalam BBMG Wilayah II, Bidang Data dan Informasi, tugas dan fungsi Bidang Data dan Informasi, struktur organisasi Bidang Data dan Informasi. Bab IV Temuan dan analisis berisi tentang pola komunikasi formal yaitu komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, pola komunikasi informal,sarana komunikasi. Bab V Penutup membahas tentang kesimpulan, saran-saran, daftar pustaka, dan lampiran-lampiran. BAB II KERANGKA TEORI A. Komunikasi Organisasi 1. Pengertian Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi merupakan serangkaian dari dua kata, yaitu komunikasi dan organisasi. Untuk lebih jelasnya, dari dua kata tersebut akan diuraikan dengan penjelasan masing – masing. Kata komunikasi dalam bahasa Inggris yaitu communication, secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communicare yang berarti “partisipasi atau memberitahukan”.8 Menurut Onong Uchjana Effendi istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris yaitu communication yang berarti “pemberitahuan” atau “pertukaran pikiran”. Makna hakiki dari communication yang berarti “sama” atau “kesamaan arti”9 Pendapat hampir sama dikemukakan oleh Astrid S. Susanto yaitu kata komunikasi berasal dati kata communicare yang di dalam bahasa Latin memiliki arti “berpartisipasi” atau “memberitahukan”. Kata communis berarti “milik bersama” atau “berlaku di mana-mana”. 10 Sedangkan secara terminologi menurut Onong Uchjana Effendi : “komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahukan atau merubah sikap, pendapat dan perilaku, 8 Astrid. S. Susanto, Komunikasi dalam Teori dan Praktek, (Bandung: Bina Cipta, 1947), h 67 9 Onong Uchjana Effendi, Spektrum Komunikasi, (Bandung: Bandar Maju, 1992), h. 1. Astrid. S. Susanto, Komunikasi Dalam Teori dan Praktek 1, (Bandung: Bina Cipta, 1998), h.1. 10 baik secara langsung melalui lisan maupun secara tidak langsung melalui media”11 Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa seseorang yang berkomunikasi berarti mengharapkan agar orang lain ikut berpartisipasi atau bertindak sesuai dengan tujuan, harapan dan isi pesan yang disampaikan. Jadi, diantara orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi harus memiliki kesamaan makna atau arti pada lambang-lambangyang digunakan untuk berkomunikasi, dan harus bersamasama mengetahui hal-hal yang dikomunikasikan. Sedangkan kata organisasi dalam bahasa Indonesia atau organization dalam bahasa Inggris dan dari bahasa latin organizare yang artinya to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian- bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Secara harfiah organisasi berarti panduan dari bagian-bagian yang satu dengan yang lain saling tergantung.12 Menurut Dr. Veithzal Rivai, M.B.A dalam bukunya Kepemimpinan dan perilaku Organisasi yang dimaksud organisasi adalah wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Organisasi merupakan suatu unit yang terkoordinasi yang terdiri setidaknya dua orang, berfungsi mencapai satu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran.13 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia organisasi adalah kesatuan (susunan dsb) yang 11 Onong Uchjana Effendi, Dinamika Komunikasi, (Bandung: PT. Remaja Rosda Karya, 2000), Cet. Ke-4, h.3-4 12 Soleh Soemirat, Komunikasi Organisasional, (Jakarta : Universitas Terbuka, 2000), h. 1.4 13 Veithzal Rivai, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi, (Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada , 2004), h. 188 terdiri atas bagian-bagian (orang dsb) dalam perkumpulan untuk tujuan tertentu, kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.14 Secara sederhana komunikasi organisasi didefinisikan sebagai komunikasi yang terjadi di dalam organisasi. Namun beberapa ahli mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai berikut : • Redding dan Sanborn Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level atau tingkatnya dalam organisasi, menulis dan komunikasi evaluasi program.15 • Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.16 14 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi ketiga, (Jakarta: Balai Pustaka, 2005), h.803. 15 Dr. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta : Sinar Grafika offset, 1989), h. 65-66. 16 Ibid, h.65-66 • Zelko dan Dance Zelko dan Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.17 • Thayer Thayer menggunakan tiga sistem komunikasi dalam organisasi, yaitu : a. Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugastugas atau beroperasinya organisasi. b. Berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah-perintah, aturan-aturan dan petunjuk. c. Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi.18 • Greenbaunm Greenbaunm mengatakan bahwa komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sekali sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi dan masalah menggiatkan aktivitas. 19 • R.Wayne Pace dan Don F. Faules R.Wayne Pace dan Don F. Faules (1998) mengklasifikasikan komunikasi organisasi menjadi dua, yaitu definisi fungsional dan definisi interpretative. Definisi fungsional komunikasi organisasi adalah sebagai pertunjukan dan 17 Ibid, h.65-66 Ibid, h.65-66 19 Ibid, h.65-66 18 penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarki antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Sedangkan devisi interpretative komunikasi organisasi cenderung menekankan pada kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu batas organisasional (organization boundary).20 Dari berbagai definisi komunikasi organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang mencakup dalam bidang ini adalah komunikasi internal, komunikasi eksternal, hubungan persatuan pengelola, komunikasi ke bawah atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi ke atas atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi, menulis dan komunikasi evaluasi program. Karena dengan adanya komunikasi ke bawah, ke atas, dan horizontal, koordinasi pekerjaan dapat berjalan lancar dan tujuan organisasi bisa dicapai. 2. Macam-macam Pola Komunikasi Organisasi Meskipun organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum untuk menghimpun dan menyebarkan informasi. Pola khusus aliran informasi berkembang dari kontak antarpersona dan cara-cara rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Komunikasi organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal dan eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina 20 Abdullah Masmuh, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek, (Malang : Universitas Muhammadiyah Malang, 2008), h. 5. manusia di dalam organisasi dimana masing-masing individu anggota organisasi memiliki berbagai kepentingan, tetapi menjadi satu kesatuan dengan adanya kepentingan bersama. Menurut Drs. Soleh Soemirat, M.S. dalam bukunya Komunikasi Organisasional bentuk atau pola komunikasi organisasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut, lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Brennan, dalam Effendy, 1984:155). 21 1. Pola Komunikasi Formal Pola komunikasi formal adalah Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hirarki resmi suatu organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. a. Komunikasi Vertikal 1) Komunikasi ke bawah (Downward Communication) Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritasi lebih rendah atau dari para atasan kepada bawahannya. Komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. 21 Soleh Soemirat, M.S., Komunikasi Organisasional, (Jakarta : Universitas Terbuka, 2000), h. 4.2 Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Pace (1989) mengemukakan empat klasifikasi metode, yaitu : metode lisan, tulisan, gambar dan campuran.22 Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Kahn, 1966) : 1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Para pegawai di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup dalam dunia informasi. Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit. Aliran informasi dan manajemen puncak yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Pemilihan cara menyediakan informasi yang mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung Moneter tetapi juga sumber daya psikis dan emosional.23 2) Komunikasi ke Atas (Upward Communication) Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi 22 23 Ibid, h.114 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, h. 184-186 (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau otoritasnya lebih tinggi. Suatu permohonan atau komentar yang diarah kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas. Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan: 1. Aliran informasi ke atas memberikan informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma, 1979). 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952). 3. Komunikasi ke atas memungkinkan, bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976). 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952). 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952). 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974)24 b. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya atau yang sama tingkat kedudukannya. Tujuan Komunikasi horizontal adalah : a) Untuk koordinasi penugasan pekerjaan b) Untuk berbagi informasi 24 Ibid, h. 195 c) Untuk pemecahan masalah d) Untuk menjamin persamaan pengertian25 Bagan 01 Komunikasi Vertikal (komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah) dan Komunikasi Horizontal 2. Pola Komunikasi Informal Pola Komunikasi informal adalah bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisinya dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Informasi ini mengalir ke atas, kebawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini muncul dari interaksi di antara orang- 25 h.4.7 Soleh Soemirat, Komunikasi Organisasional, (Jakarta : Universitas Terbuka, 2000), orang dan mengalir keseluruh organisasi dengan arah yang tanpa dapat diduga. Komunikasi ini lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin.26 Dalam istilah komunikasi, grapevine digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa” (Stein, 1967, h. 616). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan rahasia tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui grapevine lebih memerhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat rahasia meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.27 B. Media Komunikasi Salah satu media komunikasi yang paling sering digunakan adalah media massa. Media massa selalu menjadi salah satu pilihan oleh pmerintah untuk memberikan inforasi kepada masyarakat. Media massa pun selalu menjadi ajang perhatian dan rebutan para penyandang modal karena media massa merupakan lahan bisnis yang sangat menguntungkan, terutama yang berada di Negara maju dan demokratis. Di sisi lain pemerintah pun sangat berkepentingan terhadap media massa ini, sehingga sangat beralasan apabila di Negara-negara totaliter media massa dikuasai pemerintah. Dalam kegiatan komunikasi organisasi fungsi media massa yang tampak adalah : 1. sumber informasi organisasi 26 27 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta : Sinar Grafika offset, 1989), h.124 R. Wayne Pace dan Don F. Fules, Komunikasi Organisasi, h. 199-200 2. sebagai fungsi partisipasi 3. fungsi sosialisasi dan pendidikan 4. fungsi mengembangkan budaya organisasi 1. Fungsi Media Massa Media massa memiliki beberapa fungsi diantara adalah sebagai berikut : a. Media massa di dalam melakukan fungsi sebagai sumber informasi selalu menyajikan, menayangkan peristiwa- peristiwa yang terjadi di berbagai belahan planet bumi. b. Fungsi partisipasi merupakan unsur atau tayangan pesan- pesan komunikasi baik media elektronik maupun media cetak harus mampu menggugah masyarakat. c. Sosialisasi dan pendidikan untuk meningkatkan kualitas masyarakat dalam menerima dan mempertahankan sistem nilai yang ada. d. Mengembangkan budaya organisasi, yaitu untuk membentuk pola prilaku individu dalam organisasi. 2. Macam-macam Media Massa a. Koran Koran atau surat kabar adalah media cetak yang memberikan informasi berupa tulisan, kalimat, kata-kata dan huruf-huruf yang dicetak di atas kertas. Menggambarkan kisah tau berita tentang peristiwa yang terjadi. Koran merupakan media informasi yang mudah dibawa oleh khalayak smbil bepergian dan dapat dibaca saat santai. Dengan sarana media cetak inilah lembaga organisasi dapat memberika pelayanan dan penyuluhan. b. Radio Radio sebagai media massa elektronik dan sebagai unsur proses komunikasi dan media massa memiliki ciri dalam penyampaian pesan menggunakan lisan. Radio juga merupakan sarana publisitas lembagalembaga pemerintah sebagai sarana komunikasi dan sosialisasi kebijakan program. c. Internet Internet bisa dimanfaatkan sebagai media untuk berkomunikasi, baik melalui e-mail, chatting, dan forum publik. Internet bisa dimanfaatkan untuk menjadi media publikasi informasi, baik melalui website ataupun mailing list. Berita-berita terkini pun bisa diakses dengan cepat melalui website, misalnya dari internet kita dapat memperoleh informasi untuk kehidupan pribadi, kesehatan, rekreasi, hobby, informasi untuk kehidupan kerja, dan lain-lain. C. Pelayanan Jasa Informasi 1. Pengertian Jasa Dalam pemasaran, mengenal kata produk, produk mempunyai arti yang luas, yaitu suatu kesatuan yang ditawarkan pada pasar baik yang berwujud maupun tidak berwujud. Produk yang berwujud biasa disebut barang (goods) dan produk yang tidak berwujud biasa disebut jasa (service). Seperti yang diungkapkan oleh Kotler dan Armstrong (1993:494) jasa adalah setiap kegiatan atau manfaat yang ditawarkan kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.28 Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan jasa adalah perbuatan yang baik atau berguna dan bernilai bagi orang lain, Negara , instansi, dsb.; perbuatan yang memberikan segala sesuatu yang diperlukan orang lain, layanan, servis; aktifitas, kemudahan, manfaat, dsb. Yang dapat dijualkepada orang lain (konsumen) yang menggunakan atau menikmatinya.29 Proses produksinya mungkin juga tidak dikaitkan dengan suatu produk fisik. Sementara itu Robert D. Reid (1989:29) memberikan penjelasan mengenai jasa adalah sesuatu yang tidak berwujud, tidak seperti produk yang berwujud, jasa bukan barang fisik, tetapi sesuatu yang menghadirkan kegiatan atau perbuatan. Kehadirannya ini umumnya dilakukan atas dasar personal sering berhadaphadapan langsung antara individu. Christian Gonroos (1990:27) mencoba memadukan pengertian jasa sebagai aktivitas dari suatu hakikat yang tidak berwujud yang berinteraksi antara konsumen dan pemberi jasa dan/sumber daya fisik atau barang dan/ system yang memberikan jasa, yang memberikan solusi bagi masalah-masalah konsumen. 28 http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?option=com_content&view=article&id=24 5:kualitas-pelayanan-jasa&catid=25:industri&Itemid=15, diakses pada tanggal 13 Juli 2009. 29 Kamus Besar Bahasa Indonesia, Eidisi Ketiga, Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Balai Pustaka, Jakarta, 2007, hal. 461 2. Karakteristik Jasa Dari pengertian tentang jasa, dapat dikatakan bahwa jasa, mempunyai beberapa karakteristik. Menurut Philip Kotler (1994:466), ada empat karakteristik utama jasa yaitu : 1. Intangibility (tidak berwujud) Jasa bersifat intangible, artinya jasa tidak dapat dilihat, dirasa, dicium, didengar, atau diraba sebelum dibeli dan dikonsumsi. Bila barang merupakan suatu objek, alat, material, atau benda; maka jasa justru merupakan perbuatan, tindakan, pengalaman, proses, kinerja (performance), atau usaha. 2. Inseparability (tidak dapat dipisahkan) Kegiatan jasa tidak dapat dipisahkan dari pemberi jasa, baik perorangan ataupun organisasi serta perangkat mesin/ teknologi. 3. Variability (berubah-ubah/ aneka ragam) Bahwa kualitas jasa yang diberikan oleh manusia dan mesin/ peralatan berbeda- beda, tergantung pada siapa yang memberi, bagaimana, memberikannya, serta waktu dan tempat jasa tersebut diberikan. 4. Perishability (tidak tahan lama) Bahwa jasa tidak bisa disimpan untuk kemudian dijual atau digunakan, sehingga pada dasarnya jasa langsung dikonsumsi pada saat diberi. Daya tahan suatu jasa tidak akan menjadi masalah jika permintaan selalu ada dan mantap karena menghasilkan jasa di muka dengan mudah. Bila permintaan turun, maka masalah yang sulit akan segera muncul. Sementara itu Lovelock menyatakan bahwa jasa mempunyai tiga karakteristik utama : a) More intangible than tangible (cenderung tidak berwujud) Jasa merupakan perbuatan, penampilan, atau suatu usaha sehingga bila konsumen membeli jasa maka umumnya jasa tersebut tidak berwujud, tetapi bila konsumen membeli suatu barang maka pada umumnya barang tersebut berwujud sehingga dapat dipakai atau ditempatkan disuatu tempat. b) Simultaneous production and consumption (produksi dan konsumsi serentak) Jasa diproduksi dan dikonsumsi dalam waktu yang sama artinya penghasil jasa hadir secara fisik pada saat konsumsi berlangsung. c) Less standardized and uniform (kurang terstandarisasi dan seragam) Industri jasa cenderung dibedakan berdasarkan orang (people based) dan peralatan (equipment based). Hasil jasa orang kurang memiliki standarisasi dibandingkan dengan hasil jasa yang menggunakan peralatan. Dengan karakteristik jasa seperti diatas maka bagi konsumen akan menimbulkan kesulitan yang lebih besar dalam mengevaluasi kualitas jasa (service quality) dibanding kualitas barang (good quality).30 30 http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?option=com_content&view=article&id=24 5:kualitas-pelayanan-jasa&catid=25:industri&Itemid=15, diakses pada tanggal 13 Juli 2009. BAB III BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BBMG) WILAYAH II KAMPUNG UTAN A. PROFIL BALAI BESAR METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BBMG) WILAYAH II KAMPUNG UTAN 1. Sejarah Berdiri Kantor Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II didirikan pada tahun 1980 dengan nama Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Jakarta., dimana kegiatan operasionalnya berada di Jl. Arief Rahman Hakim No 3 Jakarta Pusat bergabung dengan kantor BMG Pusat dan kegitan yang dilakukan hanya sebatas urasan kepegawaian dan keuangan dengan 17 pegawai. Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Jakarta berdiri berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 56 / OT/PHB / 1978 tahun 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika. Pada bulan April tahun 1984 kegiatan kantor Meteorologi dan Geofisika Wilayah II pindah ke Jl. Kp. Bulak Raya No. 5 Cempaka Putih Ciputat Kabupaten Tangerang dengan berpindahnya lokasi maka kegiatan Balai Wilayah II sebagai pembina stasiun mulai berfungsi. Sesuai dengan perkembangan organisasi mengalami perubahan baik struktur maupun operasional, diantaranya: 1. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 56 / OT/PHB / 1978 tahun 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dimana pada salah satu pasal menyebutkan bahwa Kantor Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah dipimpin oleh seorang kepala balai (eselon IIIa), 2 orang eselon IVa (Kasubag Tata Usaha dan Kepala Seksi Bina Program) dan 7 orang eselon Va (Karus Umum, Karus Kepegawaian, Karus Keuangan, Ksubsie Meteorologi, Kasubsie Klimatologi, Kasubsie Geofisika dan Kasubsie Komunikasi dan peralatan) serta 3 kepala kelompok tenaga pengolah data (met, klim, geof). 2. Berdasarkan KM 80 Tahun 2002 tanggal 2 Oktober 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dimana kantor BW2 dipimpin oleh seorang Kepala Balai (eselon III a), 3 eselon IVa (Kasubag Tata Usaha, Kasie Operasional dan Kasie Rencana dan Program) serta kelompok jabatan fungsional Berdasarkan SK. Ka. BMG No KEP. 002 Tahun 2004 tanggal 1 Maret 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, dimana kantor BW2 dipimpin oleh seorang Kepala Balai (eselon III a), 3 eselon IVa (Kasubag Tata Usaha, Kasie Operasional dan Kasie Rencana dan Program) serta kelompok jabatan fungsionald. Berdasarkan SK. Ka. BMG No. 005 Tahun 2004 tanggal 5 Oktober 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dengan susunan organisasi sebagai berikut: dipimpin oleh seorang kepala balai (eselon II b), 3 orang eselon III a (Kabag. TU, Kabid Observasi dan Kabid. Data dan Informasi) serta 6 orang eselon IVa. (Kasubag Keuangan dan Perlengkapan, Kasubag Kepegawaian dan Persuratan, Kasubid Pengumpulan dan Penyebara, Kasubid Insturmentasi dan Kalibrasi, Kasubid Menejemen Data dan Kasubid Pelayanan Jasa) Berdasarkan SK. Ka. BMG No. 007 Tahun 2006 tanggal 5 Januari 2006 tentang perubahan SK. Ka. BMG No. 005 Tahun 2004 tanggal . tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah, Stasiun Meteorologi, Klimatologi dan Geofísika.31 2. Visi dan Misi Balai Besar Meteorologi dan Geofisika BBMG Wilayah II Kampung Utan memiliki visi yaitu : “Terwujudnya BBMG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif ditingkat internasional”. BBMG Wilayah II Kampung Utan memiliki misi sebagai berikut : a) Mengamati dan memahami fenomena meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. b) Menyediakan data dan informasi meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal dan terpercaya 31 Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan, h. 1 c) Melaksanakan dan mematuhi kewajiban internasional dalam bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. d) Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara.32 3. Tugas dan Fungsi BBMG Wilayah II Tugas Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II adalah melaksanakan pengamatan, pengumpulan dan penyebaran data, pengolahan, analisa dan prakiraan serta riset dan kerjasama, kalibrasi dan pelayanan meteorology, klimatologi dan kualitas udara, dan geofisika. Fungsi Dalam melaksanakan tugasnya, Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut : 1) Koordinasi pengamatan, pengumpulan dan penyebaran data, pengolahan, analisa dan prakiraan serta riset dan kerjasama di bidang meteorologi, klimatologi dan kualitas udara dan geofisika. 2) Penyusunan rencana dan program kegiatan Balai Besar. 3) Pelaksanaan riset dan kerjasama serta pengamatan di bidang meteorologi, klimatologi dan kualitas udara, dan geofisika. 4) Pengumpulan, pengolahan, analisa dan dan prakiraan wilayah serta penyebaran data dan informasi di bidang meteorologi, klimatologi dan kualitas udara dan geofisika. 5) Pemasangan, perawatan, kalibrasi dan perbaikan peralatan meteorologi, klimatologi dan kualitas udara dan geofisika. 32 Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan 6) Pengeloalaan basis data meteorologi, klimatologi dan kualitas udara dan geofisika. 7) Evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan Balai. 8) Pelaksanaan urusan administrasi dan kerumahtanggaan Balai.33 4. Struktur Organisasi BBMG Wilayah II BBMG Wilayah II adalah salah satu pembagian wilayah dari Balai Besar Meteorologi dan Geofisika. Adapun struktur organisasi BBMG wilayah II terdiri dari seorang kepala yang membawahi Bidang Observasi, Bidang Data Dan Informasi, dan kelompok jabatan fungsional, serta bagian tata usaha. Secara keseluruhan struktur organisasi BBMG wilayah II dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini : Bagan 02 Struktur Organisasi BBMG Wilayah II 33 Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan, h. 2-3 BBMG Wilayah II KEPALA BAGIAN TATA USAHA SUBBAGIAN KEUANGAN DAN PERLENGKAPAN SUBBAGIAN PERSURATAN DAN KEPEGAWAIAN BIDANG DATA DAN INFORMASI BIDANG OBSERVASI SUBBIDANG PENGUMPULAN DAN PENYEBARAN SUBBIDANG MANAJEMEN DATA SUBBIDANG INSTRUMENTASI DAN KALIBRASI SUBBIDANG PELAYANAN JASA KELOMPOK KERJA Keterangan : 1) BBMG Wilayah II bertanggung jawab kepada BMG pusat 2) BBMG Wilayah II terdiri dari empat bidang, antara lain Bagian Tata Usaha, Bidang Observasi, Bidang Data dan Informasi, dan Kelompok Kerja. 3) Bagian Tata Usaha terdiri dari Subbagian Keuangan dan Perlengkapan, dan Subbagian Persuratan dan Kepegawaian. Masing-masing subbagian bertanggung jawab kepada bagian Tata Usaha. 4) Bidang Observasi terdiri dari Subbidang Pengumpulan dan Penyebaran, dan Subbidang Instrumentasi dan Kalibrasi, Masing-masing subbidang bertanggung jawab kepada Bagian Observasi. 5) Bidang Data dan Informasi terdiri dari Subbidang Manajemen Data, dan Subbidang Pelayanan Jasa. Masing-masing subbidang bertanggung jawab kepada Bagian Data dan Informasi. 6) Kelompok Kerja bertanggungjawab kepada kepala BBMG Wilayah II.34 5. Stasiun - stasiun dalam wilayah II Stasiun- stasiun yang berada di bawah koordinasi Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II adalah :35 Tabel 01 Stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggung jawab BBMG Wilayah II No. 1. Propinsi Banten Stasiun 1. Stasiun Meteorologi Serang 2. Stasiun Meteorologi Budiarto Curug 3. Stasiun Meteorologi Soekarno - Hatta Cengkareng 4. Stasiun Klimatologi Pondok Betung Tangerang 5. Stasiun Geofisika Tangerang 34 35 Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan, lampiran 1a Brosur Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan 2. DKI Jakarta 1. Stasiun Meteorologi Maritim Tanjung Priok 2. Stasiun Meteorologi Kemayoran 3. Stasiun Geofisika Jakarta 3. Jawa Barat 1. Stasiun Meteorologi Citeko 2. Stasiun Meteorologi Jatiwangi 3. Stasiun Klimatologi Darmaga Bogor 4. Stasiun Geofisika Bandung 4. Jawa Tengah 1. Stasiun Meteorologi Cilacap 2. Stasiun Meteorologi Tegal 3. Stasiun Meteorologi A.Yani Semarang 4. Stasiun Meteorologi Maritim Semarang 5. Stasiun Klimatologi Semarang 6. Stasiun Meteorologi Banjarnegara 5. D.I. Yogyakarta 1. Stasiun Geofisika Yogyakarta 6. Lampung 1. Stasiun Meteorologi Raden Inten II Bandar Lampung 2. Stasiun Meteorologi Maritim Tanjung Karang 3. Stasiun Klimatologi Masgar Tanjung Karang 4. Stasiun Geofisika Kotabumi 7. Sumatera Selatan 1. Stasiun Meteorologi St. M. Baharudin II Palembang 2. Stasiun Klimatologi Kenten Palembang 8. Jambi 1. Stasiun Meteorologi St. Thaha Jambi 2. Stasiun Meteorologi Depati Parbo Kerinci 3. Stasiun Klimatologi Jambi 9. Bengkulu 1. Stasiun Meteorologi Fatmawati Bengkulu 2. Stasiun Klimatologi Pulau Baai Bengkulu 3. Stasiun Geofisika Kepahyang Bengkulu 10. Bangka Belitung 1. Stasiun Meteorologi Pangkal Pinang 2. Stasiun Meteorologi Buluh Tumbang Tanjung Pinang 3. Stasiun Geofisika Tanjung Pandan 11. Kalimantan Barat 1. Stasiun Meteorologi Supadio Pontianak 2. Stasiun Meteorologi Paloh 3. Stasiun Meteorologi Susilo Sintang 4. Stasiun Meteorologi Nangapinoh 5. Stasiun Meteorologi Pangsuma Putusibau 6. Stasiun Meteorologi Rahadi Usman Ketapang 7. Stasiun Meteorologi Maritim Pontianak 8. Stasiun Klimatologi Siantan Pontianak B. BIDANG DATA DAN INFORMASI 1. Tugas dan Fungsi Bidang Data dan Informasi a. Tugas Bidang data dan informasi mempunyai tugas melakukan riset, pengolahan, analisis, dan prakiraan, serta pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. b. Fungsi Dalam melaksanakan tugas tersebut bidang data dan informasi menyelenggarakan fungsi: 1. Pengelolaan data meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika; 2. Pengolahan dan analisis meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika; 3. Prakiraan meteorologi, klimatologi; 4. Pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. Bidang data dan informasi terdiri dari Subbidang Manajemen Data dan Subidang Pelayanan Jasa. 1. Subbidang Manajemen Data Subbidang manajemen data mempunyai tugas melakukan pengelolaan data meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. Di bawah Subbidang Manajemen Data terdapat Kelompok Kerja (Pokja) Archiving Data Meteorologi dan Pokja Archiving Data Geofisika. Tugas Pokok Pokja Archiving Data Meteorologi adalah menjaga, merawat, mempertahankan, dan memastikan kelayakan aplikasi konten operasional, pengumpulan data meteorologi dan klimatologi, pelaksanaan entri dats meteorologi dan klimatologi, pengarsipan/ penyimpanan data meteorologi dan klimatologi serta reporting. Sedangkan tugas pokok Pokja Archiving Data Geofisika adalah menjaga, merawat, mempertahankan, dan memastikan kelayakan aplikasi konten operasional, pengumpulan data geofisika, pelaksanaan entri data geofisika, pengarsipan/ penyimpanan data geofisika serta reporting. 2. Subbidang pelayanan jasa Subbidang pelayanan jasa mempunyai tugas melakukan pengolahan, analisis, dan prakiraan serta pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. Di bawah Subbidang Pelayanan Jasa terdiri atas tiga Pokja, yaitu Pokja MEWS (Meteorological Earlu Warning System), Pokja CEWS (Climatological Early Warning System),Pokja Ina-TEWS (Tsunami Early Warning System). Tugas Pokok dari Pokja MEWS adalah menjaga mempertahankan dan memastikan kelayakan operasi aplikasi konten operasional MEWS, melakukan kegiatan prakiraan cuaca, memberikan informasi cuaca ekstrim dan peringatan dini cuaca, serta melakukan diseminasi informasi dan pelayanan data dan informasi meteorologi. Sedangkan tugas pokok dari Pokja CEWS adalah menjaga, merawat, mempertahankan dan memastikan kelayakan aplikasi konten operasional, melakukan kegiatan prakiraan iklim, memberikan informasi iklim ekstrim dan peringatan dini iklim, serta melakukan diseminasi informasi iklim. Tugas pokok dari Pokja Ina-TEWS menjaga, merawat, mempertahankan dan memastikan kelayakan operasi aplikasi system seiscomp, sistem Onyx, system MSDP dan sistem Diseminasi operasional, serta melakukan Watching Stander, Pre- Archiving data dan pelayanan cepat.36 2. Struktur Organisasi Bidang Data dan Informasi Berikut adalah struktur organisasi di Bidang Data dan Informasi : 36 Profil Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan, h. 5 Bagan 03 Struktur Organisasi Bidang Data dan Informasi Kepala Bidang Data dan Informasi Suhatno, SE Kepala Subbidang Pelayanan Jasa Drs. H. Abdul Qohir Kepala Subbidang Manajemen Data Siti Zubaidah S. Si KDIP KDIM POKJA MEWS POKJA ARCHIVING DATA METEOROLOGI Sri Mulyani, S.Si Marjuki, S.Si Supriyatno, S.Si Asyura Herfidiyarty, S.Si Santi Oktariyandari Asrofi (TB) Erna Emansyih E, S.Sos, S.Si Indri Hapsari, S.Si Sheila Dewi Ayu K, S.Si Agustini Heriyantinah Abdulgani Irianto Machdalena Trimo Langut POKJA CEWS Drs. Udin Nasikhudin Umi Farida, S.Si Drs. Afendi Setijaris, SP. (TB) POKJA Ina-TEWS Sigit Pramono, S.Si Edi Kusnandar Widiyatmoko, S.Si A Nurrachman, S.Si Artadi Pria Sakti Rosa Amelia, S.Si Budi Mulyana, SH Samin Retno Cahya Susanti Wibowo Yudha Laksana Rendinis POKJA ARCHIVING DATA GEOFISIKA Meini Irianti Susilowati Ismi Amalia Hesti Rahayuningsih Ririen Chairanie Situmorang BAB IV TEMUAN DAN ANALISIS A. Pola Komunikasi Formal 1. Komunikasi Ke Bawah Komunikasi ke bawah dalam bidang data dan informasi ini berarti bahwa informasi bergerak dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi dalam hal ini kepala bidang data dan informasi, Suhatno SE. yang sudah menjabat selama kurang lebih empat tahun kepada mereka yang otoritasnya lebih rendah, baik kepada Subbidang Manajemen Data yaitu Siti Zubaidah, S.Si maupun Subbidang Pelayanan Jasa, yaitu Drs. H. Abdul Qohir, ataupun Kepala Subbidang dengan Pokja. Ketiga sumber informasi sebagai atasan mempunyai peran komunikasi ke bawah masing- masing dengan bawahannya di BBMG Wilayah II Kampung Utan, antara lain : “Saya Hanya memiliki wewenang untuk menginstruksikan apa yang telah menjadi keputusan Kepala Balai dalam kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan perintah- perintah dinas, tugas- tugas pokok, Dalam memberikan instruksi atau informasi dengan tatap muka langsung, melalui telepon, dengan tulisan berupa surat dinas, atau melalui rapat.”37 Memiliki tugas dan wewenang yang berkaitan dengan tugas- tugas di bagian data dalam pengolahan data dari stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggung jawab BBMG Wilayah II Kampung Utan, hampir setiap 37 Wawancara Pribadi dengan Kepala Bidang Data, Suhatno , pada tanggal 13 Juli 2009. hari melakukan komunikasi langsung dengan datang mengecek, ataupun berkomunikasi melalui telepon atau sms untuk memberikan informasi, instruksi, berdiskusi, dan perbincangan secara personal, serta diadakan rapat bila dbutuhkan untuk membicarakan permasalahan yang ada dan mencari jalan keluarnya. 38 “Memiliki tugas dan wewenang dalam hal menyangkut tugas pokok dan fungsi, yaitu pelayanan jasa dan memberikan informasi kepada masyarakat, hampir setiap hari melakukan komunikasi dengan atasan baik melalui tatap muka langsung, ataupun lewat surat, telepon dan sms. Rapat dilakukan secara berkala dan sesuai kebutuhan.”39 Komunikasi ke bawah di BBMG Wilayah II Kampung Utan khususnya di Bidang Data dan Informasi merupakan bagian yang integral di dalam penyampaian perintah- perintah, informasi, berdiskusi, serta pembicaraan secara personal, hal ini dapat dilakukan hampir setiap hari dengan tatap muka langsung maupun melalui telepon, serta sms, ataupun melalui surat dinas dan rapat yang diadakan diantara staf untuk membicarakan permasalahan yang ada dan dicari jalan keluarnya bersama- sama. Komunikasi ke bawah di BBMG wilayah II khususnya di Bidang Data dan Informasi dapat terjalin dengan baik dan dilakukan secara timbal balik dengan bawahan. Hal tersebut dapat dilihat dari frekuensi pertemuan yang dilakukan hampir stiap hari dengan bawahan, baik tatap muka langsung atau pun melalui telepon atau sms dan sebulan sekali diadakan rapat rutin antara staf, sehingga 38 Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah , tanggal 15 Juli 2009. 39 Wawancara Pribadi dengan Kepala Pelayanan Jasa, Abdul Qohir, tanggal 30 Juli 2009. komunikasi mereka terjalin dengan baik dan memberikan implikasi terhadap kinerja dari masing-masing pihak dalam menangani berbagai masalah pekerjaan yang dihadapi. Seperti yang diungkapkan oleh Siti Zubaidah pada saat wawancara, “...kami mengadakan rapat setiap bulannya, untuk laporan kegiatan, serta mendengarkan masukan atau saran- saran untuk perbaikan pada masa kedepannya.”40 Komunikasi ke bawah merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi, sebab komunikasi yang dilakukan berorientasi menjalankan sistem koordinasi, informasi, evaluasi, dan koreksi setiap permasalahan serta pengarahan pekerjaan, komunikasi penyampaian pendapat oleh bawahan dan untuk mengetahui rasa kepuasan kerja di dalam organisasi. Hal- hal yang menyangkut tentang memberikan pengarahan dan instruksi baik melalui media berupa telepon, surat dinas ataupun melalui komunikasi personal sudah merupakan tugas sebagai Kepala Bidang Data dan Informasi. Segala kelalaian yang dilakukan bawahanya, kepala bidang harus bertanggung jawab untuk menegur dan memberikan pengarahan. Kemudian kinerja para pegawai yang berada di bawah Kepala Bidang harus dievaluasi oleh kepala bidang, dan kepala bidang melaporkan ke kepala balai. Sesuai dengan yang diutarakan Suhatno, bahwa Di BBMG Wilayah II ini ada hirarki laporan rutin bulanan dan daftar penilaian prestasi pegawai. Dalam daftar penilaian prestasi pegawai ini ada beberapa hal yang akan dinilai diantaranya yaitu seperti kesetiaan, prestasi kerja, tanggungjawab, ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa, 40 Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah , tanggal 15 Juli 2009. dan kepemimpinan. Semua itu akan dievaluasi oleh kepala bidang masingmasing lalu akan diinformasikan kepada kepala balai.41 Tugas bidang data dan informasi adalah melakukan riset, pengolahan, analisis, dan prakiraan serta pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika dan dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang disebutkan, bidang data dan informasi menyelenggarakan fungsi: a. Pengelolaan data meteorologi dan geofisika, klimatologi, kualitas udara, dan geofisika; b. Pengolahan dan analisis, meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan geofisika; c. Prakiraan meteorologi dan klimatologi; d. Pelayanan jasa meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan geofisika. Dari rincian tugas dan fungsi bidang data dan informasi itu adalah untuk mewujudkan visi dan misi BBMG yaitu BBMG Wilayah II Kampung Utan memiliki visi yaitu “Terwujudnya BBMG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif ditingkat internasional” dan memiliki misi diantaranya mengamati dan memahami fenomena meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika 41 Wawancara Pribadi dengan Kepala Bidang Data, Suhatno , pada tanggal 13 Juli 2009. dan Menyediakan data dan informasi meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal dan terpercaya. Dalam mengolah data, Subbidang Manajemen Data pertama dilakukan pengumpulan data dari stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggungjawab BBMG Wilayah II, lalu data yang terkumpul diinput ke data base, data mentah dihasilkan oleh Subbidang Manajemen Data, untuk konsumen yang membutuhkan data 10 tahun yang lalu, atau data-data lama.42 ”Subbidang Pelayanan Jasa, data yang dihasilkan merupakan informasi prakiraan cuaca, data yang dihasilkan dari satelit.”43 Dengan demikian semua itu sesuai dengan Katz & Kahn, bahwa ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan : 6. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 7. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 8. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 9. Informasi mengenai kinerja pegawai 10. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).44 Sesuai dengan hal-hal tersebut di atas, komunikasi ke bawah selain dilakukan untuk penyampaian hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, seorang pemimpin juga harus mampu menjalin hubungan personal dengan bawahanya karena dengan adanya aspek hubungan manusiawi tersebut dapat 42 Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah , tanggal 15 Juli 2009. 43 Wawancara Pribadi dengan Kepala Pelayanan Jasa, Abdul Qohir, tanggal 30 Juli 2009. 44 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, h. 184 menunjang suasana dan efektifitas lingkungan organisasi sehingga akan tercipta iklim kerja yang kondusif (membangun). Komunikasi ke bawah dapat digambarkan dengan bagan, yaitu sebagai berikut: Bagan 04 Komunikasi Ke Bawah Keterangan: A: Kepala Bidang Data dan Informasi, Suhatno, SE. sebagai atasan berkomunikasi kepada Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Drs. H. Abdul Qohir sebagai bawahan. B: Kepala Bidang Data dan Informasi berkomunikasi, Suhatno, SE. sebagai atasan berkomunikasi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah, S.Si sebagai bawahan. C: Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Drs. H. Abdul Qohir, sebagai atasan berkomunikasi kepada Ketua Pokja CEWS, Drs. Udin Nasikhudin, sebagai bawahan yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Subbidang Pelayanan Jasa. D: Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah sebagai atasan berkomunikasi kepada Ketua Pokja Archiving Data Meteorologi, Erna Emansyih E, S.Sos, S.Si Sebagai bawahan yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Subbidang Manajemen Data. 2. Komunikasi ke Atas Suatu saran atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih tinggi merupakan pengertian dari komunikasi ke atas. Dalam hal ini Kepala Subbidang yaitu Siti Zubaidah dan Abdul Qohir sebagai Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, ataupun Pokja Archiving data Meteorologi yang bertanggung jawab kepada Kepala Subbidang Manajemen Data dan Pokja CEWS yang bertanggung jawab langsung Kepada Kepala Subbidang Pelayanan Jasa. “Kepala bidang selalu berkomunikasi dengan bawahannya. Komunikasi dengan atasan mengenai saran- saran atau masukan- masukan sering dilakukan, masukan atau saran harus harus tetap di dalam ruang lingkup fungsi dan tugas pokok bidang data dan informasi. Semua di tampung oleh Kepala Bidang Data dan Informasi, lalu di cari jalan keluarnya.”45 “Hubungan terjalin dengan baik, karena kepala bidang terbuka, kami mengadakan rapat setiap bulannya, untuk laporan kegiatan, serta mendengarkan masukan atau saran- saran untuk perbaikan pada masa kedepannya. Kalau pun ada informasi atau instruksi yang memang kurang jelas, pegawai bisa langsung bertanya ataupun melalui telepon.”46 Antara pokja dan Kepala Subbidang, Pokja bertanggung jawab langsung kepada masing- masing Kepala Subbidang. Yang dikomunikasikan itu sistem kerja,eee...misalnyakan kita inikan di dalam pokja Archiving Meteorologi dan Klimatologi, yang berhubungan dengan cuaca dan iklim saja, data yang masuk dari 44 stasiun pengamatan, yaa…data yang sudah ada itu diinput, sehingga menjadi banyak yang akhirnya bisa diolah menjadi informasi. Selain itu seumpama kita punya ide- ide dan sebatas kalau kita melayani orang- orang yang ingin minta data kepada kita misalnya, mahasiswa,eee..kya swasta, instansi terkait yang menggunakan jasa kita. Misalnya Kepala Subbidang menginstruksikan untuk sediakan data ini, maka kami akan menyediakan data yang diperlukan itu dan tentang kinerja- kinerja kita yang berada di pokja Archiving Meteorologi dan Klimatologi. Bila ada informasi yang kurang jelas maka langsung bisa bertanya, komunikasi hampir setiap hari dilakukan, Dengan tatap muka langsung, kita datang ke ruang Kepala Subbidang ataupun sebaliknya, bisa juga dengan telepon. Laporan kerja rutin dilakukan setiap awal bulan.47 45 Wawancara Pribadi dengan Kepala Pelayanan Jasa, Abdul Qohir, tanggal 30 Juli 2009. 46 Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah , tanggal 15 Juli 2009. 47 Wawancara Pribadi dengan Pokja Archiving Meteorologi dan Klimatologi, Erna Ernansyih Else, tanggal 4 Agustus 2009. Kita berkomunikasi dengan atasan, bila ada kesulitan mengenai laporan- laporan data yang seharusnya ada tetapi ternyata tidak ada, mengenai staf yang ada misalnya ada yg ijin atau segala macamnya di CEWS ini. informasi biasanya digunakan dalam pertanian, perkebunan, dan sektor- sektor lain tentang pembangunan. Rapat tidak selalu sebulan sekali, namun kadang sebulan bisa dua kali mengadakan rapat, sesuai kebtuhan. Sedangkan untuk sebulan sekali diadakan seminar bulanan, dimana seminar bulanan ini untuk membicarakan bisa masalah ilmiah, ataupun masalah pekerjaan diikuti oleh seluruh staf namun hanya perwakilan, kalau semua ikut sistem kerja bisa terhambat. Komunikasi ke atas biasa saya lakukan dengan email untuk laporan data, dengan telepon ataupun tatap muka langsung.48 Komunikasi dilakukan dengan atasan cukup lancar, hal ini dapat dilihat dari frekuensi pertemuan yang dilakukan hampir setiap hari. Telah tercipta komunikasi ke atas yang didasarkan atas komunikasi yang bersifat timbal balik dan dua arah, karena hal tersebut harus mereka lakukan untuk membicarakan mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan, khususnya tugas pokok, berdiskusi mengenai adanya permasalahan yang muncul serta tentang laporan kerja rutin. Komunikasi ke atas tidak hanya tentang laporan kerja, tetapi juga infomasi mengenai saran- saran. “Saran- saran sering dilakukan karena apa yang kita inginkan belum tentu tercapai, bisa hanya kepanjangan tangan saja, karena Kepala Subbidang tidak bisa selalu bisa memutuskan, namun diajukan kepada atasanya lagi untuk mencari jalan keluar.”49 2009. 48 Wawancara Pribadi dengan Pokja CEWS, Udin Nasikhudin, tanggal 4 Agustus 2009. 49 Wawancara pribadi dengan Pokja CEWS, Drs. Udin Nasikhudin, tanggal 4 Agustus Dalam suatu organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota di dalam unit kerjanya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi yang diberikan. Sebab apabila terdapat suatu unit kerja yang macet akan mempengaruhi kepada keseluruhan tugas- tugas organisasi lainnya. Komunikasi ke bawah dapat digambarkan dengan bagan, yaitu sebagai berikut: Bagan 05 Komunikasi Ke Atas Keterangan : A: Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Drs. H. Abdul Qohir sebagai bawahan berkomunikasi kepada Kepala Bidang Data dan Informasi, Suhatno, SE. sebagai atasan. B: Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah, S.Si sebagai bawahan berkomunikasi dengan Kepala Bidang Data dan Informasi berkomunikasi, Suhatno, SE. sebagai atasan. C: Ketua Pokja CEWS, Drs. Udin Nasikhudin, sebagai bawahan yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Subbidang Pelayanan Jasa berkomunikasi dengan Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Drs. H. Abdul Qohir, sebagai atasan. D: Ketua Pokja Archiving Data Meteorologi, Erna Emansyih E, S.Sos, S.Si Sebagai bawahan yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Subbidang Manajemen Data berkomunikasi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah sebagai atasan. 3. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkat kedudukannya dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Dalam hal ini yaitu Kepala Subbidang Manajemen Data dengan Kepala Subbidang Pelayanan Jasa. Masingmasing dalam subbidang itu biasa berkomunikasi untuk mengoordinasi penugasan kerja, sesuai dengan hasil wawancara dari kedua sumber: Berkomunikasi dalam hal koordinasi kerja, yaitu data yang dihasilkan oleh subbidang manajemen data akan diolah, dianalisis , dan prakiraan pelayanan jasa oleh bidang pelayanan jasa, berbagi informasi, memecahkan masalah yang ada, menyelesaikan konflik atau berbeda pendapat, mengadakan musyawarah untuk mencapai keputusan bersama.50 Berkomunikasi Mengenai masalah- masalah data, masalah personil, dan tugas- tugas pokok. Data yang telah diolah oleh Bagian subbidang manajemen data, bila ada masyarakat memerlukan data- data lama, maka informasi yang di hasilkan oleh Subbidang Manajemen Data kita ambil dan kemudian untuk diinformasikan kepada masyarakat. Komunikasi tentang koordinasi pekerjaan ini dapat melalui telepon ataupun rapat diantara staf.51 Dari pernyataan di atas sesuai dengan tujuan komunikasi horizontal menurut Soleh Soemirat dalam Bukunya Komunikasi Organisasional, yaitu : e) Untuk koordinasi penugasan pekerjaan f) Untuk berbagi informasi g) Untuk pemecahan masalah h) Untuk menjamin persamaan pengertian52 Komunikasi ke Horizontal dapat digambarkan dengan bagan, yaitu sebagai berikut: Bagan 06 Komunikasi Horizontal 50 . Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah , tanggal 15 Juli 2009. 51 Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Abdul Choir, tanggal 30 Juli 2009. 52 h.4.7 Soleh Soemirat, Komunikasi Organisasional, (Jakarta : Universitas Terbuka, 2000), Keterangan : A: Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Drs. H. Abdul Qohir berkomunikasi kepada Kepala Subbidang Manajemen Data, Siti Zubaidah, S.Si, ataupun sebaliknya, dimana posisi atau jabatan mereka sama level. B: Ketua Pokja CEWS, Drs. Udin Nasikhudin berkomunikasi dengan Ketua Pokja Archiving Data Meteorologi, Erna Emansyih Else, S.Sos, S.Si, ataupun sebaliknya, dimana posisi atau jabatan mereka satu level. B. Pola Komunikasi Informal Bila pegawai berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi atau jabatan mereka dalam organisasi, maka arus informasi bersifat pribadi. Di dalam Bidang data dan informasi grapevine biasa terjadi. Pada saat jam kerja atau jam istirahat. Komunikasi informal ini bisa melalui komunikasi personal, dengan interaksi tatap muka ataupun dengan menggunakan media, misalnya via telepon. Informasi yang dikomunikasikan bukan tentang pekerjaan, melainkan diluar pekerjaan, pada saat jam kerja ada diantara mereka yang mengobrol dengan teman kerjanya mengenai liburan bersama, atau sekedar bergosip. “Sering, komunikasi biasa dilakukan saat istirahat jam makan siang, mengobrol, atau pun melalui telepon, sehabis sholat di mushollah.”53 Baiknya hal- hal seperti ini lebih mendapat pengawasan lagi dari pihak atas untuk mengenali keterbatasannya, agar tidak menimbulkan informasiinformasi yang tidak benar karena grapevine biasanya membawa informasi yang belun tentu kebenaranya. Namun kenyataanya grapevine tetap ada dalam organisasi. C. Sarana Komunikasi Sarana atau media komunikasi sangat penting sebagai alat menyampaikan informasi kepada masyarakat. BBMG Wilayah II menyediakan wadah atau sarana untuk mempermudah masyarakat mengakses dan mendapatkan informasi mengenai diantaranya : 53 Juli 2009. Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Abdul Qohir, tanggal 30 1. meteorologi yang meliputi tentang cuaca terkini, cuaca esok hari, cuaca perairan hari ini, cuaca perairan esok hari, cuaca daerah wisata, citra satelit. 2. klimatologi yang meliputi prakiraan distribusi curah hujan bulanan, prakiraan musim hujan, prakiraan musim kemarau, peta indeks kekeringan. 3. geofisika yang meliputi gempa terkini , teori seismologi, tsunami, magnet bumi, tanda waktu , peta seismisitas. Media Internal BBMG Wilayah II dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat tentang meteorologi dan geofisika mereka kerap menggunakan tekhnologi informasi dan komunikasi (TIK) sesuai dengan perkembangan jaman yang smakin maju, misalnya membuat situs situs tersendiri atau melalui sms server untuk mendapatkan informasi tentang cuaca, iklim dan gempa bumi. Media internal BBMG adalah: 1. media elektronik Agar memudahkan masyarakat mengakses informasi tentang iklim, cuaca, atau gempa bumi maka BBMG Wilayah II membuka semacam wadah komunikasi multimedia yaitu website untuk Subbidang Pelayanan Jasa, atau melalui telepon. Internet merupakan sarana yang mudah dan dapat diakses oleh semua kalangan masyarakat tanpa dibatasi waktu dan tempat. Situs-situs yang dapat diakses oleh masyarkat untuk mendapatkan informasi cuaca, iklim dan gempa bumi di www.bbmgwil2.bmg.go.id. Seperti yang diutarakan oleh Suhatno, SE., “Ada beberapa media yang kami sediakan untuk membantu masyarakat mendapatkan informasi tentang iklim, cuaca, dan gempa bumi. Dapat melalui website kami di www.bbmgwil2.bmg.go.id.”54 Dalam website BBMG ini tidak hanya berisi informasi tentang cuaca tetapi juga memberikan ilmu pengetahuan kepada masyarakat sehingga bisa menambah wawasan kepada masyarakat yang belum begitu mengetahui tentang seputar meteorologi, klimatologi, dan geofisika. Lalu di dalam website ini juga tersedia ajang komunikasi pengunjung dengan pihak pengelola situs yang disebut dengan buku tamu. Dalam buku tamu ini pengunjung bisa menuliskan kesan, pesan, dan saran guna evaluasi dan perbaikan situs BBMG. Informasi tentang cuaca harian untuk wilayah Jabodetabek (Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi) dapat didengarkan oleh masyarakat melalui radio FM 106.2.55 Selain menggunakan internet dan radio, masyarakat dapat juga mendapatkan pelayanan informasi melalui telepon, dengan nomor telepon 7402739. Seperti yang diungkapkan oleh Udin Nasikhudin saat wawancara, “Masyarakat bisa mengikuti dengan website, atau bisa juga dengan telepon, dengan nomor 7402739, tapi sebenarnya itu telepon BBMG, tapi yang melayani nanti pelayanan jasa atau lewat Datin (data dan Informasi) atau datang langsung.”56 54 Wawancara pribadi dengan Kepala Bidang Data, Suhatno , pada tanggal 13 Juli 2009. 55 Data BBMG Wilayah II Kampung Utan. 56 Wawancara Pribadi dengan Pokja CEWS, Udin Nasikhudin, tanggal 4 Agustus 2009. 2. media cetak Tidak hanya media elektronik seperti internet, radio, atau telepon yang dimanfaatkan oleh BBMG dalam memberikan informasi kepada masyarakat. BBMG juga memberikan informasi melalui koran, contohnya adalah Koran Tangsel Pos, menyediakan brosur-brosur pengetahuan apa itu cuaca, iklim di Indonesia dan pemanfaatannya, gempa bumi dan tsunami, dan lain- lain. Selain itu setiap tahunnya BBMG mengeluarkan bulletin- bulletin yang diberikan kepada pemerintah daerah yang nantinya akan diteruskan untuk diinformasikan kepada masyarakat. Seperti yang diungkapkan oleh Drs. H. Abdul Qohir, “Masyarakat Bisa melalui website ataupun media cetak, misalnya koran”.57 Selain melalui media elektronik ataupun media cetak, pelayanan jasa kepada masyarakat yaitu dengan diadakannya kunjungan- kunjungan dari sekolahsekolah jika ada yang ingin lebih mengetahui tentang meteorologi, klimatologi dan geofisika. Dalam sosialisasi bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu pertama kita aktif memberitahukan bahwa kita ini memberikan sarana pelayanan jasa informasi mengenai meteorologi, klimatologi dan geofisika, dengan memberikan surat- surat pemberitahuan ke sekolah- sekolah di daerah sekitar BBMG Wilayah II, ataupun memang ada masyarakat yang mencari tahu dan membutuhkan informasi tentang meteorologi, klimatologi dan geofisika bisa datang langsung ke 57 Juli 2009. Wawancara Pribadi dengan Kepala Subbidang Pelayanan Jasa, Abdul Qohir, tanggal 30 BBMG Wilayah II. Masyarakat biasanya mencari informasi bisa untuk pertanian, perkebunan, periwisata, dan sektor- sektor lainnya tentang pembangunan. BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat disimpulakan bahwa pola komunikasi Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II Kampung Utan adalah komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi informal. Media Komunikasi yang digunakan untuk pelayanan jasa informasi adalah melalui website, telepon, radio, fax, email, brosur, dan koran. Pola komunikasi organisasi tersebut dirinci sebagai berikut : 1. Komunikasi ke bawah pada Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II dilakukan untuk penyampaian- penyampaian informasi berupa instruksi menyangkut tugas pokok dan fungsi dari masingmasing Subbidang, dengan melalui tatap muka, ataupun dengan media telepon atau surat dinas. Selain instruksi, informasi mengenai kinerja pegawai juga disampaikan,dengan diadakannya evaluasi kerja para pegawai yang rutin dilakukan sebulan sekali, setiap awal bulan. 2. Komunikasi ke atas pada Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II adalah untuk menyampaikan sistem kerja, ide- ide, masukan- masukan dari bawahannya. Selain itu juga untuk menyampaikan keluhan- keluran yang dirasakan pegawainya. Komunikasi ke bawah dilakukan melalui tatap muka, ataupun melalui mesia, yaitu telepon. 3. Komunikasi horizontal pada Bidang Data dan Informasi di BBMG Wilayah II dilakukan lebih untuk koordinasi kerja, masalah personil, dan tugas- tugas pokok. Komunikasi tentang koordinasi pekerjaan ini dapat melalui telepon ataupun rapat diantara staff. 4. Komunikasi informal pada Bidang Data dan informasi di BBMG Wilayah II biasa terjadi pada saat jam kerja atau jam istirahat. Komunikasi informal ini melalui komunikasi personal, dengan interaksi tatap muka ataupun dengan menggunakan media, misalnya via telepon. Informasi yang dikomunikasikan bukan tentang pekerjaan, melainkan diluar pekerjaan. 5. Media komunikasi yang disajikan oleh BBMG Wilayah II dalam memberikan informasi cukup beragam dan mengikuti perkembangan jaman. Selain dari media lisan dan tulisan, seperti radio hingga ke tekhnologi berbasis multimedia (internet) seperti website, media elektronik seperti telepon dan radio. Selain itu bagi para pelajar TK, SD yang ingin mengetahui lebih banyak tentang meteorologi, klimatologi, dan geofisika bisa datang langsung ke BBMG Wilayah II Kampung Utan, karena disana memberikan layanan kunjungan bagi masyarakat. B. Saran Dari kesimpulan di atas, maka ada beberapa saran yang disampaikan agar dapat dijadikan bahan pertimbangan serta evaluasi terhadap pola komunikasi organisasi BBMG Wilayah II dalam memberikan pelayanan jasa informasi : 1. Pola komunikasi organisasi pada Bidang Data dan Informasi bisa dipertahankan, karena sudah efisien dan lancar, dapat dilihat dari frekuensi pertemuan yang hampir setiap hari, sehingga tidak ditemukan hambatanhambatan yang cukup berarti. 2. Pertahankan komunikasi yang sudah terjalin dengan baik antara pegawai agar tetap memiliki rasa kebersamaan dan kekeluaragaan antara pegawai di BBMG Wilayah II sehingga bisa lebih membuka ruang komunikasi bagi bawahan dalam menyampaikan masukan atau ide demi kemajuan BBMG Wilayah II. DAFTAR PUSTAKA Arikunto, Suharsimi. “Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek”. Jakarta: PT. Rhineka Cipta, 1998. Astrid. S. Susanto, Komunikasi Dalam Teori dan Praktek 1, (Bandung: Bina Cipta, 1998), h.1. Departemen Pendidikan Nasional, “Kamus Besar Bahasa Indonesia”, edisi ketiga. Jakarta: Balai Pustaka, 2005). Masmuh, Abdullah. “Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek”. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang, 2008. Muhammad, Arni.” Komunikasi Organisasi. Jakarta : Sinar Grafika offset, 1989. Pace, R. Wayne dan Faules, Don F. “Komunikasi Organisasi”. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya, 2000. Pohan, Rusdin. “Metodelogi Penelitian Pendidikan”. Yogyakarta : Lanarka, 2007. Rivai, Veithzal. “Kepemimpinan dan perilaku Organisasi”. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada , 2004. Senjaja, S. Djuarsa. “Teori Komunikasi”. Jakarta : Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, 2004. Soemirat, Soleh. “Komunikasi Organisasional”. Jakarta : Universitas Terbuka, 2000. Susanto, Astrid. S. “Komunikasi Dalam Teori dan Praktek”. Bandung: Bina Cipta, 1947. Effendi, Onong Uchjana. “Dinamika Komunikasi”. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya, 2000. Effendi, Onong Uchjana. “Spektrum Komunikasi”. Bandung: Bandar Maju, 1992. Effendi, Onong Uchjana. “Ilmu Komunikasi” : Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosda Karya, 1990. Referensi lain : http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi/ilmu-komunikasi/pengaruh-komunikasiinterpersonal-antar-pegawai-terhadap-kinerja-pegawai-dinas-pariwisata diakses pada tanggal 21-11-2008. http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?option=com_content&view=article&i d=245:kualitas-pelayanan-jasa&catid=25:industri&Itemid=15, diakses pada tanggal 13 Juli 2009. HASIL WAWANCARA Sumber Jabatan : Suhatno, SE. : Kepala Bidang Data dan Informasi Lokasi : Kantor Meteorologi dan Kepala Bidang data dan Informasi Badan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Peneliti : Dini Novianti Tanggal : 13 Juli 2009 No. Pertanyaan Jawaban 1. Sejauh mana peran Peran BBMG Wilayah II dalam upaya BBMG Wilayah II dalam pencegahan bencana alam adalah mitigasi bencana alam? dengan memberikan informasi berupa data-data perkiraan iklim dan cuaca ekstrim yang bisa mengakibatkan bencana alam. Misalkan pada bulan Desember, Januari, Februari diperkirakan curah hujan meningkat, maka diberitahukan kepada masyarakat agar waspada akan terjadi banjir. Semua dilakukan sebagai upaya pencegahan dini untuk mengurangi korban jiwa manusia. Bekerjasama dengan Satuan Laksana untuk tingkat Kabupaten dan satuan kordinator pelaksana untuk tingkat Propinsi. 2. Hambatan apa saja Tidak ada hambatan yang sangat yang dialami ketika berarti dalam hal penyampaian memberikan informasi informasi, karena masyarakat dengan kepada masyarakat? mudah dapat mengakses informasiinformasi dari kami. 3. Akses atau media apa saja yang disediakan oleh BBMG Wilayah II dalam memberikan pelayanan jasa informasi? Ada beberapa media yang kami sediakan untuk membantu masyarakat mendapatkan informasi tentang iklim, cuaca dan gempa bumi. Dapat melalui website dan masyarakat bisa datang langsung ke BBMG Wilayah II. 4. Bagaimana Hubungan Hubungan komunikasi Pegawai dengan Kepala berjalan dengan baik. Bidang data dan informasi? 5. Sarana atau media apa yang digunakan bapak selaku kepala bidang dalam menyampaikan informasi atau intruksi kepada pegawai? 6. Bagaimana bila ada Bila ada informasi atau instruksi yang informasi yang kurang kurang jelas pegawai bisa langsung jelas? bertanya kepada saya. 7. Bagaimana hubungan Biasa-biasa saja. Sejauh ini kami masih antara pegawai di bisa berkomunikasi dan bekerjasama BBMG? dengan baik. masih tetap Dalam memberikan instruksi atau informasi dengan tatap muka langsung, melalui telepon, dengan tulisan berupa surat dinas, atau melalui rapat. 8. Pernahkah terjadi konflik Hampir tidak pernah, Karena semua antara sesama pegawai? bagian dan bidang sudah ada tugasnya masing-masing. 9. Apakah bidang data dan informasi berhubungan langsung dengan kelompok kerja? Sebenarnya secara kedinasan kelompok kerja itu pelaksanaan tugasnya di bawah tanggung jawab kepala subbidang, dan dari subbidang melaporkan ke kepala bidang, selanjutnya baru ke kepala balai. 10. Bagaimana kinerja bidang data dan informasi dalam menghasilkan data yang akurat? Langkah apa saja yang dilakukan? Pertama kami mengumpulkan datadata dari stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggungjawab BBMG Wilayah II, lalu data yang terkumpul dibukukan atau didokumentasikan, kemudian diolah menjadi informasi. 11. Setelah bencana terjadi langkah apa yang dilakukan oleh bidang data dan informasi? Ada yang namanya perifikasi prakiraan cuaca, yang gunanya adalah untuk mengukur ketepatan atau keakuratan cuaca berdasarkan fakta. 12. Apakah anda wewenang mengeluarkan kebijakan? memiliki Tidak, kebijakan itu hanya dikeluarkan untuk oleh Kepala Balai. Saya hanya memiliki wewenang untuk menginstruksikan apa yang telah menjadi keputusan Kepala Balai dalam kegiatankegiatan yang berhubungan dengan perintah- perintah dinas, tugas- tugas pokok. (Suhatno, SE) HASIL WAWANCARA Sumber : Siti Zubaidah, S.Si. Jabatan : Kepala Subbidang Manajemen data Lokasi Besar : Ruang kantor Kepala Subbidang Manajemen Data Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Peneliti : Dini Novianti Tanggal : 15 Juli 2009 No. Pertanyaan Jawaban 1. Bagaimana pimpinan bidang data dan informasi menyampaikan informasi atau instruksi? Kebijakan yang turun dari kepala balai melalui rapat, langsung diinstruksikan oleh Kepala Bidang kepada Kepala Subbidang, lalu baru melalui Kepala Subbidang diinformasikan Pokja (kelompok kerja) pada masing- masing subbidang. 2. Sarana media apa yang Kepala bidang biasa menginstruksikan digunakan kepala bidang langsung kepada kami, namun tidak dalam menyampaikan jarang pula melalui telepon. instruksi kepada bawahan? 3. Hambatan apa saja yang dialami saat menyampaikan informasi? Tidak ada hambatan, karena kepala bidang data selalui menyampaikan instruksi dengan jelas. 4. Bagaimana bila ada Kalau pun ada informasi atau instruksi informasi yang kurang yang memang kurang jelas, pegawai jelas? bisa langsung bertanya. 5. Pernahkah terjadi konflik Tidak ada konflik yang begitu serius dibidang data dan yang terjadi, konflik- konflik yang biasa informasi? terjadi seperti beda pendapat antara pegawai satu dengan yang lain, namun semua bisa dimusyawarahkan, sehingga tidak ada keputusan sepihak saja. 6. Bagaimana hubungan Hubungan terjalin dengan baik, karena kepala bidang dengan kepala bidang terbuka, kami pegawainya? mengadakan rapat setiap bulannya, untuk laporan kegiatan, serta mendengarkan masukan atau saransaran untuk perbaikan pada masa kedepannya. 7. Sarana apa yang disediakan untuk menginformasikan kepada masyarakat? 8. Bagaimana bila bencana alam? Media memang sangat berperan untuk mempermudah masyarakat mengakses semua informasi yang kami berikan. Sarana bisa melalui website, Koran, atau siaran melalui radio, dari pusat pun menyediakan sms server. terjadi Kami sebelum bencana akan memberikan early warning, dimana early warning ini untuk mencegah jatuhnya korban jiwa. Misalnya bila ada gempa kami akan menginformasikan akan terjadi gempa susulan, walaupun gempa susulan biasanya berskala kecil namun menimbulkan bahaya yang lebih besar. Karena rumah- rumah yang terkena gempa pertama akan mengalami keretakan, dan bila gempa susulan datang bisa beerdampak merubuhkan rumah tersebut. Jadi akan diinformasikan kepada pemda- pemda setempat, kemudian dari pemda akan diinformasikan kepada mmasyarkat. 9. Apa yang anda komunikasikan dengan Pokja? Yang berkaitan dengan tugas- tugas di bagian data dalam pengolahan data dari stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggung jawab BBMG Wilayah II Kampung Utan, hampir setiap hari melakukan komunikasi langsung dengan datang mengecek, ataupun berkomunikasi melalui telepon atau sms untuk memberikan informasi, instruksi, berdiskusi, dan perbincangan secara personal, serta diadakan rapat bila dbutuhkan untuk membicarakan permasalahan yang ada dan mencari jalan keluarnya. 10. Dalam berkomunikasi dengan Kepala Subbidang Pelayanan jasa, apa yang dkomunikasikan? Berkomunikasi dalam hal koordinasi kerja, yaitu data yang dihasilkan oleh subbidang manajemen data akan diolah, dianalisis , dan prakiraan pelayanan jasa oleh bidang pelayanan jasa, berbagi informasi, memecahkan masalah yang ada, menyelesaikan konflik atau berbeda pendapat, mengadakan musyawarah untuk mencapai keputusan bersama. 11. Dalam Subbidang Manajemen data, data apa yang dihasilkan? Dalam mengolah data, Subbidang Manajemen Data pertama dilakukan pengumpulan data dari stasiun- stasiun yang berada di bawah tanggungjawab BBMG Wilayah II, lalu data yang terkumpul diinput ke data base, data mentah dihasilkan oleh Subbidang Manajemen Data, untuk konsumen yang membutuhkan data 10 tahun yang lalu, atau data-data lama (Siti Zubaidah, S.Si) HASIL WAWANCARA Sumber : Drs. H. Abdul Qohir Jabatan : Kepala Subbidang Pelayanan Jasa Lokasi Besar : Ruang kantor Kepala Subbidang Pelayanan Jasa Balai Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Peneliti : Dini Novianti Tanggal : 30 Juli 2009 No. Pertanyaan Jawaban 1. Bagaimana komunikasi Lancar, beliau selalu memberikan anda dengan Kepala instruksi dengan jelas. Bidang Data dan Informasi? 2. Apa saja yang Biasanya mengenai perintahdiinformasikan atau perintah dinas, perintah pekerjaan diinstruksikan oleh atasan? menyangkut tentang tugas- tugas pokok. 3. Media apa yang digunakan Dalam menyampaikan instruksi untuk berkomunikasi biasanya melalui nota dinas, telepon, dengan atasan? ataupun tatap muka langsung. Rapat bersifat berkala, bila ada masalah yang penting dan tergantung kebutuhan. 4. Bagaimana jika ada Langsung di tanyakan apa yang infomasi atau instruksi yang kurang jelas dengan beliau. kurang jelas? 5. Bagaimana komunikasi Lancar, dan berjalan dengan baik. anda dengan Kepala Subbidang Manajemen data? 6. Apa saja biasanya yang dikomunikasikan dengan Kepala Subbidang Manajemen Data? Berkomunikasi Mengenai masalahmasalah data, masalah personil, dan tugas- tugas pokok. Data yang telah diolah oleh Bagian subbidang manajemen data, bila ada masyarakat memerlukan data- data lama, maka informasi yang di hasilkan oleh Subbidang Manajemen Data kita ambil dan kemudian untuk diinformasikan kepada masyarakat. Komunikasi tentang koordinasi pekerjaan ini dapat melalui telepon ataupun rapat diantara staf. 7. Apakah yang komunikasikan bawahan anda? 8. Sudah berapa lama bapak Kurang lebih 2 tahun. menjabat sebagai Subbidang Pelayanan Jasa? 9. Bila tentang komunikasi Sering, komunikasi biasa dilakukan informal sering dilakukan? saat istirahat jam makan siang, mengobrol, atau pun melalui telepon, sehabis sholat di mushollah. 10. Bagaimana bila ada Semua harus melalui jalur birokrasi, masyarakat yang pertama masyarakat harus melalui membutuhkan informasi? Kepala BBMG Wilayah II, lalu baru ke pelayanan jasa. anda Dalam hal menyangkut tugas pokok dengan dan fungsi, yaitu pelayanan jasa dan memberikan informasi kepada masyarakat, hampir setiap hari melakukan komunikasi dengan atasan baik melalui tatap muka langsung, ataupun lewat surat, telepon dan sms. Rapat dilakukan secara berkala dan sesuai kebutuhan. 11. Apakah ada hambatan- Ada namun tidak terlalu penting, hambatan dalam perbedaan pendapat namun tidak melakukan komunikasi? terlalu berpengaruh karena tidak ada yang prinsip. 12. Bagaimana komunikasi Kepala bidang selalu berkomunikasi anda dengan atasan? dengan bawahannya. Komunikasi dengan atasan mengenai saransaran atau masukan- masukan sering dilakukan, masukan atau saran harus tetap di dalam ruang lingkup fungsi dan tugas pokok bidang data dan informasi. Semua di tampung oleh Kepala Bidang Data dan Informasi, lalu di cari jalan keluarnya. 13. Media apa yang digunakan Masyarakat Bisa untuk memberikan ataupun media pelayanan jasa kepada koran. masyarakat? 14. Data berupa apa yang Dalam Subbidang Pelayanan Jasa, dihasilakan oleh Subbidang data yang dihasilkan merupakan Pelayanan Jasa? informasi prakiraan cuaca, data yang dihasilkan dari satelit. melalui website cetak, misalnya (Drs. H. Abdul Qohir) HASIL WAWANCARA Sumber : Erna Ernansyih Else, S.Sos, S.Si Jabatan : Kepala Pokja Archiving Data Meteorologi Lokasi : Ruang kantor Archiving Data Meteorologi Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Peneliti : Dini Novianti Tanggal : 4 Agustus 2009 No. Pertanyaan Jawaban 1. Bagaimana Lancar. komunikasi anda dengan Kepala Subbidang Manajemen Data? 2. Apa saja yang dikomunikasikan dengan Kepala Manajemen Data? Yang dikomunikasikan itu sistem kerja. Eee…misalnyakan kita inikan di dalam pokja Archiving Data Meteorologi dan Klimatologi, yang berhubungan dengan cuaca dan iklim saja, data yang masuk dari 44 stasiun pengamatan, yaa…nah data yang sudah ada itu kita input, sehingga menjadi banyak yang akhirnya bisa diolah menjadi hasilan informasi. Selain itu seumpama kita punya ide- ide dan sebatas kalau kita melayani orang- orang yang ingin minta data kepada kita misalnya, mahasiswa,ee…swasta, instansi terkait yang menggunakan jasa kita. Misalnya Kepala Subbidang menginstruksikan untuk mempersiapkan data ini, maka kami akan menyediakan data yang diperlukan itu dan tentang kinerja- kinerja kita yang berada di pokja Archiving Meteorologi dan Klimatologi. 3. Untuk evaluasi kinerja Biasa dilakukan Sebulan sekali. Jadi kita biasa dilakukan? inikan masing- masing itu menyimpan data, saya yang bertanggung jawab di sini, kita ambil, apa yang mereka lakukan selama ini, saya rangkum sebulan sekali,saya berhubungan dengan Kepala Subbidang setiap awal bulan. 4. Bagaimana hubungan anda dengan Subbidang Pelayanan Jasa? 5. Bagaimana Kita input data, misalnya kita masukan data, komunikasi dengan data yang kita kumpulkan, bila suatu saat sesama level di Pokja ada pengguna jasa minta, bisa langsung Archiving Data disediakan. Ngga mungkinkan kita nyariMeteorologi dan nyari dkomputer masing- masing? Jadi Klimatologi? Masing- masing kerja di computer, apa yang mereka kerjaan saya tarik, kita namakan Bank data kecil,misalnya flashdisk, bila suatu saat pengguna jasa ada yang minta kita buka bank datanya. 6. Bila ada Masyarakat yang ingin mencari informasi apakah langsung ke anda? Berhubungan bila mereka membuat prakiraan, mereka mencari mencari data di sini. Misalnya prakiraan cuaca ringan, hubungannya yaa data, karena data adalah itukan ujung tombak dari prakiraan. Tidak, pertama kitakan punya, apa yaa namanya yaa?? urutanurutannya sekretariat dulu, sekretariat lapor ke Kepala Balai, lalu baru ke Kepala bidangnya,baru ke kepala subbidangnya, trakhir nanti kita yang membuat. 7. Selain sistem kerja dan ide- ide apalagi yang biasanya dikomunikasikan dengan atasan? Kadang- kadang kita inikan ga selamanya kerja enak, cape,yaa…kita terus terang. Apa yang kita rasa, kita jujur. Atau si A bagaimana, si B bagaimana. Lalu kita kumpul, cari bagaimana solusinya. 8. Media apa digunakan atasan? yang Dengan tatap muka, kita datang ke ruang oleh Kepala Subbidang. Bisa juga dengan telepon. 9. Media apa digunakan memberikan pelayanan? yang Bisa pakai email, fax, telepon atau datang untuk sendiri juga bisa. (Erna Ernansyih Else, S.Sos, S.Si) HASIL WAWANCARA Sumber : Drs. Udin Nasikhudin Jabatan : Kepala Pokja CEWS (Climatological Early Warning System) Lokasi : Ruang kantor CEWS Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Peneliti : Dini Novianti Tanggal : 4 Agustus 2009 No. Pertanyaan Jawaban 1. Apa saja yang Kita berkomunikasi dengan atasan, bila dikomunikasikan anda ada kesulitan mengenai laporandengan Kepala laporan, ada data- data yang Subbidang Data? seharusnya ada tetapi ternyata tidak ada, mengenai staf di CEWS ini yang ada misalnya, ada yg ijin atau segala macamnya. 2. Apa dikomunikasikan dengan anda? 3. Masyarakat biasanya Gunanya banyak, bisa untuk pertanian, meminta informasi itu bisa untuk perkebunan, bisa untuk untuk apa saja? eee…pariwisata, pertambangan dan sektorsektor lainnya untuk pembangunan. yang Kalau atasan berkomunikasi biasanaya atasan Ketika ada tugas- tugas yang perlu diselesaikan sama Pokja ECWS ini, saya yang bertanggung jawablah. 4. Media apa digunakan berkomunikasi atasan? yang Untuk pengiriman laporan untuk menggunakan email, telepon dengan tatap muka. saya juga, 5. Selain tentang pekerjaan, apalagi yang dikomunikasikan dengan atasan? Yaa..saran itu sebenarnya sering kita lakukan mengingat apa yang kita inginkan belum tentu tercapai, nah ini bisa saja kepanjangan tangan saja, karena Kepala Subbidang tidak bisa selalu bisa memutuskan, namun diajukan kepada atasanya lagi untuk mencari jalan keluar. Seperti masalah CEWS inikan baru, ada hal- hal yang sebenarnya menjadi fungsi dari CEWS, tapi karena kurangnya data, terus lagi sarana dan prasarana kita tidak bisa melaksanakan tugas itu, kita sampaikan. 6. Media apa saja yang disediakan oleh pelayanan jasa dalam memberikan informasi kepada masyarakat? Masyarakat bisa mengikuti dengan website, atau bisa juga dengan telepon, dengan nomor 7402739, tapi sebenarnya itu telepon BBMG, tapi yang melayani nanti pelayanan jasa atau lewat Datin (data dan Informasi) atau datang langsung. 7. Pelayanan kunjungan itu dilakukan rutin? untuk Karena sosialisasi itu bisa dua arah ya, biasa artinya kita bisa aktif memberitahukan bahwa kita ini mempunyai tugas dan fungsi sebagai pemberi informasi tentang meteorologi, klimatologi dan geofisika atau kadang- kadang dari pihak masyarakat mencari kita untuk kesediaanya untuk datang atau dia yang datang. Sosialisasi itu pernah dilakukan dengan memberikan surat ke sekolah- sekolah yang berada disekitar BBMG Wilayah II. 8. Bagaimana rapat apa diadakan? dengan Sering rapat itu, kadang sebulan bisa sering dua kali. Setiap bulannya ada yang namanya seminar bulanan, rutin diadakan sebulan sekali. Bisa membicarakan tentang masalah pekerjaan, masalah ilmiah. Yang diikuti oleh seluruh staf, pokja- pokja juga di undang, namun tidak semua pegawai, tentunya tidak semua pegawai, karena jika semua pekerjaan bisa terhambat ya, jadi perwakilan saja. 9. Bagaimana komunikasi dengan Pokja dalam Subbidang Manajemen Data? 10. Pelayanan menyediakan berupa apa? Biasanya untuk kepentingan bersama. Misalnya kita perlu data, data yang tentunya didapatkan dari Pokja lain, yaa…kita minta. jasa Pelayanan jasa itu bentuknya ada informasi prakiraan,yaa..data olahanlah, dan analisa. (Drs. Udin Nasikhudin)
