perancangan sistem informasi e-recruitment karyawan dengan

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-RECRUITMENT KARYAWAN
DENGAN MENGGUNAKAN METODE SIMPLE ADDITIVE
WEIGHTING PADA PT. INFOMEDIA SOLUSI
HUMANIKA BANDUNG
THE DESIGN OF E-RECRUITMENT INFORMATION SYSTEMS EMPLOYEES
WITH USING SIMPLE ADDITIVE WEIGHTING METHOD IN
PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA BANDUNG
Doni, S.T., M.T.1 , Taufik Ramdan Hidayat2
Magister Teknik Informatika Universitas Langlang Buana 2Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. (022)75642823, Fax. (022)7564282
Email : [email protected], [email protected]
1
Abstrak
PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Human Capital
Services dan merupakan perusahaan Human Resource Solution terbesar dengan menghasilkan tenaga kerja yang
berkualitas dan telah melakukan kerja sama dengan banyak perusahaan besar di Indonesia. Banyaknya lamaran yang
masuk setiap harinya membuat banyak pula proses yang harus dilakukan, terutama dalam proses rekap data lamaran,
tetapi dengan penerapan suatu sistem di dalam rekrutmen ada beberapa proses yang dapat terwakilkan seperti halnya
rekap data lamaran yang langsung diisi oleh pelamar melalui sistem, dan proses seleksi administrasi yang dapat
langsung dilakukan oleh sistem.
Tujuan dari proyek akhir ini adalah untuk mebangun suatu sistem rekrutment (e-recruitment) dengan menerapkan pula
metode Simple Additive Weighting (SAW) dalam proses perangkingan dari nilai tes dan interview. Metode ini
merupakan salah satu metode untuk menyelesaikan perhitungan dari banyaknya kriteria yang harus dipertimbangkan
dengan menemukan nilai bobot dari setiap kriteria, kemudian melakukan proses penilaian yang akan menentukan
alternatif terbaik calon karyawan. Dibangunnya sistem ini, selain untuk mempermudah proses rekrutmen, juga
mempermudah dalam menemukan alternative calon karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, E-Recruitment, Simple Additive Weighting.
PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA is a company engaged in the field of Human Capital Services and is the largest
Human Resource Solution company by producing a quality workforce and has done cooperation with many large
companies in Indonesia. The number of applications that come in every day makes many processes to be done,
especially in the process of recording application data, but with the implementation of a system in recruitment there
are several processes that can be represented as well as recap application data directly filled by applicants through
the system, administrative selection that can be done directly by the system.
The purpose of this final project is to build an e-recruitment system by applying the Simple Additive Weighting (SAW)
method in the ranking process of test and interview scores. This method is one of the methods to complete the
calculation of the number of criteria that must be considered by finding the weighted value of each criterion, then
conducting the assessment process that will determine the best alternative of the employee. The construction of this
system, in addition to facilitate the recruitment process, also simplify in finding alternative candidates who fit the
company's criteria.
Keywords: Information System, E-Recruitment, Simple Additive Weighting.
1
1
2. Sulitnya melakukan perekapan mengenai dokumen
lamaran yang masih dalam bentuk hardcopy karena
tidak adanya validasi data dan banyaknya data yang
kurang lengkap, sehingga memperlambat proses
perekapan dan rentan mengalami kesalahan.
3. Adanya penundaan dalam proses audit dikarnakan
proses prekapan yang lambat, sehingga terjadi
keterlambatan dalam pembuatan laporan.
4. Banyaknya penggunaan kertas yang nantinya
terbuang sia-sia, karena terdapat banyak lampiran
pada sebuah dokumen lamaran, sehingga memakan
sebagian ruangan entry data untuk penyimpanan
dokumen.
5. Belum adanya metode yang diterapkan dalam
melakukan seleksi karyawan, sehingga proses seleksi
yang dilakukan kurang objektif.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Sistem informasi rekrutmen merupakan salah satu
komponen penting pada banyak perusahaan karena erat
hubungannya dengan sumber daya manusia yang tidak
lain adalah tenaga kerja yang melaksanakan berbagai
aktivitas perusahaan. Dalam dunia bisnis saat ini
kebutuhan akan tenaga kerja yang berkualitas dan dapat
berkontribusi pada perusahaan adalah hal yang sangat
penting, oleh karena itu pengelolaan calon tenaga kerja
terutama dari hal penerimaan atau rekrutmen harus lah
diperhatikan. Proses rekrutmen yang baik dapat membatu
perusahaan dalam melakukan pengelolaan penerimaan
karyawan secara efektif dan efisien. E-Recruitment atau
penerimaan karyawan secara online merupakan sebuah
langkah pada perusahaan untuk meningkatkan proses
penerimaan karyawan, mempermudah proses lamaran
pekerjaan, dan mendukung program dunia yaitu go-green
dimana dengan adanya E-Recruitment akan adanya
pengurangan penggunaan kertas dalam membuat sebuah
dokumen lamaran pekerjaan atau biasa dikenal dengan
istilah paperless.
PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA atau dikenal
dengan ISH merupakan anak perusahaan PT.
INFOMEDIA
NUSANTARA,
ISH
merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bidang Human Capital
Services dan merupakan perusahaan Human Resource
Solution terbesar dengan menghasilkan tenaga kerja yang
berkualitas dan telah melakukan kerja sama dengan
banyak perusahaan besar di Indonesia. Namun terdapat
masalah yang ditemukan yaitu dalam melakukan
rekrutmen karyawan masih dilakukan perekapan ulang
terhadap bayaknya dokumen lamaran yang diterima. PT.
INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA (ISH) juga telah
membuka proses penerimaan secara online, namun hanya
melalui email yang harus dilakukan perekapan ulang dari
email yang diterima. Hal ini menjadi perhatian khusus
karena perusahaan penyedian tenaga kerja dengan skala
yang besar, masih melakukan proses rekrutmen yang
kurang efektif karena hal ini akan menghambat proses
kinerja terutama untuk bagian Human Resource
Department (HRD) karena dokumen lamaran tidaklah
sedikit yang harus diproses setiap harinya, dan tidak
adanya penerapan metode dalam menentukan calon
karyawan terbaik.
Berdasarkan uraian di atas, maka akan dilakukan
perancangan sebuah sistem informasi E-Recruitment
karyawan PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA
(ISH), yang dimaksudkan untuk memberikan inovasi
baru dalam melakukan rekrutmen secara online,
meningkatkan dan mempermudah proses kinerja pada
bagian Human Resource Department dan adanya
efisiensi dalam penggunaan kertas yang biasa digunakan
untuk dokumen yang digunakan dalam melakukan
lamaran pekerjaan, juga mempermudah proses
penerimaan karena diterapkannya metode dalam
melakukan perhitungan nilai yaitu dengan menerapkan
metode Simple Additive Weighting (SAW).
1.3
Ruang Lingkup Permasalahn
1. Membahas mengenai proses lamaran pekerjaan yang
dilakukan secara Online.
2. Perancangan lebih memfokuskan pada proses
lamaran, pengelolaan nilai, dan pengumuman hasil
verifikasi sampai penerimaan untuk lanjut ke proses
training.
3. Perancangan ini menerapkan sistem backend dan
frontend.
4. Sistem ini diperuntukan bagi pihak rekrutment dalam
melakukan pengelolaan data lamaran PT. Infomedia
Solusi Humanika (ISH).
5. Menggunakan metode Simple Additive Weighting
(SAW) dalam melakukan perhitungan nilai
berdasarkan 7 (tujuh) kriteria yang ditentukan oleh
bagian HRD.
1.4
Tujuan Perancangan
1. Menghasilkan sebuah sistem yang dapat membantu
pihak opersional dan manajerial dalam mengelola
data pelamar di PT. INFOMEDIA SOLUSI
HUMANIKA (ISH).
2. Memberikan kemudahan bagian HRD untuk
melakukan follow up terhadap data pelamar, karena
data lamaran yang langsung dimasukan sendiri oleh
pelamar sehingga data akan lebih lengkap dan dapat
terhindari dari kesalahan.
3. Menghasilkan informasi rekrutmen yang sistematis
dan praktis terutama dalam menghasilkan laporan
yang dibutuhkan oleh manajer.
4. Adanya efisiensi dalam penggunaan kertas dalam
membuat suatu dokumen lamaran sehingga tidak lagi
memakan tempat di ruangan entry data.
5. Menghasilkan proses seleksi karyawan yang sesuai
dengan kriteria yang dibutuhkan oleh pihak HRD.
2
Landasan Teori
2.1
E-Recruitment
Menyangkut pemahaman tentang pengertian ERecruitment ini, dalam jurnalnya Tommy Septian
Purnomo yang berjudul Rekrutment Online (ERecruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam Perekrutan
Perusahaan mengutipkan beberapa pendapat dari
beberapa sumber, diantaranya :
1. Menurut Parry, E-Recruitment adalah Penggunaan
internet untuk menarik karyawan yang potensial ke
1.2
Identifikasi Permasalahan
1. Perekapan data lamaran dilakukan dari beberapa
sumber sehingga harus dilakukan perekapan ulang.
2
dalam suatu organisasi, termasuk di dalamnya adalah
penggunaan dari situs perusahaan itu sendiri,
organisasi dan penggunaan papan pengumuman
lowongan pekerjaan komersial secara online.
2. Menurut Galanaki mendefinisikan bahwa Rekrutmen
online mengacu pada posting lowongan di situs web
perusahaan atau website vendor rekrutmen online,
dan memungkinkan pelamar untuk mengirimkan
resume mereka secara elektronik melalui e-mail atau
dalam beberapa format elektronik. (Purnomo, 2013)
Dari beberapa pengertian yang dikemukakan di atas
maka dapat ditarik kesimpulan bahwa E-Recruitment
adalah
pemanfaatan
media
internet
untuk
menginformasikan lowongan pekerjaan dan melakukan
penarikan calon karyawan berdasarkan resume yang
dikirimkan secara elektronik.
Dimana rij adalah rating kriteria ternormalisasi dari
alternatif Ai pada atribut Ci’ i = 1,2,...,m dan j = 1,2,...,n.
Nilai preferensi untuk setiap alternatif (Vi) diberikan
sebagai berikut:
𝑛
𝑉𝑖 = ∑ 𝑤𝑗 𝑟𝑖
𝑗=0
Keterangan :
Vi = Rangking untuk setiap alternatif
wj = Nilai bobot dari setiap kriteria
ri = Nilai ranting kinerja ternormalisasi
Nilai Vi yang lebih besar menunjukkan bahwa alternative
Ai lebih terpilih.
2.2
Fuzzi MADM
Multi Attribute Decision Making (MADM) merupakan
suatu metode penunjang pengambilan keputusan yang
digunakan untuk memecahkan permasalahan didalam
ruang diskrit. Pada dasarnya, proses MADM dapat
dilakukan melalui beberapa tahap, diantaranya
penyusunan komponen kondisi, analisa serta sintesis
sistem informasi . Ada beberapa metode yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan masalah Fuzzy MADM,
antara lain:
Dari metode Simple Additive Weighting dapat dituliskan
tahapannya sebagai berikut:
1. Menentukan kriteria dari : x1 – xn
2. Menentukan rating kecocokan alternatif dari setiap
kriteria dan dinyatakan kedalam bentuk matriks.
3. Memberikan bobot kriteria (wi).
4. Menentukan nilai normalisasi dan bobot atribut
berdasarkan terhadap matrik x.
5. Menghasilkan nilai matriks yang dinormalisasi (r).
6. Menentukan proses perangkingan dengan matriks r
dan wi.
7. Nilai dan rangking terbesar adalah calon karyawan
terbaik. (Kusumadewi, 2006)
1.
2.
3.
4.
Simple Additive Weighting (SAW)
Weighting product (WP)
ELECTRE
Technique for Order Preference by Similarity to Ideal
Solution (TOPSIS)
5. Analytic Hierarchy process (AHP). (Kusumadewi,
2006)
2.5
Contoh Kasus Penghitungan Simple Additive
Weighted
Berikut merupakan tabel usulan nilai pada masing masing kriteria :
2.3
Simple Additive Weighting Method (SAW)
Metode Simple Additive Weighting (SAW) diambil
karena dianggap paling tepat karena Metode SAW dapat
menentukan nilai bobot pada setiap atributnya, kemudian
pada tahap selanjutnya dilakukan perengkingan yang
akan menyeleksi alternatif terbaik.
Metode SAW biasa disebut sebagai metode penjumlahan
yang berbobot. Dalam metode SAW biasanya
menggunakan konsep penjumlahan terbobot dari semua
atribut di setiap alternatif.
Tabel 1 Nilai Kriteria
2.4
Rumus Perhitungan SAW
Dalam perhitungan dengan metode SAW dibutuhkan
sebuah proses normalisasi dari data asli ataupun mentah
ke skala yang kemudian dibandingkan pada semua rating
setiap alternatif.
Rumus menghitng matrix (x)/(r)
𝑥𝑖𝑗
jika j adalah atribut keuntungan (benefit
𝑀𝑎𝑥𝑖 𝑥𝑖𝑗
𝒓𝒊𝒋 = 𝑀𝑖𝑛 𝑥
𝑖
𝑖𝑗
jika j adalah atribut biaya (cost)
𝑥𝑖𝑗
{
Keterangan :
rij
: Nilai rating kinerja ternormalisasi
xij
: Nilai atribut yang dimiliki dari setiap kriteria
Maxi
: Nilai terbesar dari setiap kriteria
Mini
: Nilai terkecil dari setiap kriteria
3
Contoh Kasus, PT. ISH memiliki 6 calon karyawan
dengan dengan nilai pada masing - masing kriterianya
sebagai berikut :
Menghitung Preferensi (Prangkingan)
Tabel 2 Nilai Kriteria
Gambar 2 Perhitungan Preferensi
Pada perhitungan preferensi ditemukan nilai terbesar
yaitu 0,741 yang dimiliki oleh Andi sebagai alternatif
A2.
Memberikan
perusahaan.
bobot
Kriteria
yang
dibutuhkan
3
Tabel 3 Bobot yang Dibutuhkan
Analisis Dan Perancangan
3.1
Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk memodelkan
tidakan – tindakan aktor yang dilakukan terhadap sistem.
Melakukan perbaikan Bobot.
Tabel 4 Perbaikan Bobot
Gambar 3 Use Case Diagram E-Recruitment
3.2
Activity Diagram
Secara garis besar Activity Diagram digunakan untuk
menunjukan dan memodelkan aliran dari suatu kegiatan
ke kegiatan lain.
Konversi Nilai.
Tabel 5 Konversi Nilai
Menghitung matrix (R )
Gambar 4 Activity Diagram Login
a.
Pengguna : Pelamar
Gambar 1 Contoh Perhitungan matrik r untuk Kriteria Interview HR
pada setiap alternatif
Tabel 6 Hasil Perhitungan untuk semua kriteria
Gambar 5 Activity Diagram Kelola Data Lamaran (Pelamar)
4
4
Gambar 6 Activity Diagram Pengajuan Lamaran (Pelamar)
Implementasi Antarmuka
Gambar 10 Halaman Home
a. Dialogscreen Pelamar
b. Pengguna : HRD
Gambar 7 Activity Diagram Verifikasi Lamaran (HRD)
Gambar 11 Halaman Data Pribadi
Gambar 12 Halaman Daftar Lowongan
Gambar 8 Kelola Metode SAW (HRD)
b. Dialogscreen HRD
Gambar 13 Halaman Kelola Verifikasi Lamaran
Gambar 9 Activity Diagram Penilaian (HRD)
5
penilaian yang dilakukan, sehingga dapat
menghasilkan calon karyawan yang sesuai dengan
kriteria yang dibutuhkan.
5.2
Saran
1. Adanya verifikasi registrasi melalui E-mail.
2. Pada proses verifikasi, jika ada penolakan lamaran
tidak langsung ditolak tetapi ada pemberitahuan
disarankan untuk mengajukan ke lamaran lain.
3. Lamaran dapat dipindahkan ke job order lain oleh
admin.
4. Adanya grafik untuk mempermudah manager dalam
membaca data.
5. Penerapan fitur sms gateway untuk mempermudah
proses pengumuman hasil tes.
Gambar 14 Penilaian
Daftar Pustaka
James Rumbaugh, I. J. (2005). The Unified Modeling
Language. Boston: Pearson Education.
Jogiyanto, H. (2009). Analisis Dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi.
Kusdyah, I. R. (2008). Manajemen Sumber Daya
Manusia. Yogyakarta: Andi.
Kusumadewi, S. (2006). Fuzzy Multi Attribute Decision
Making (Fuzzy-MADM). Yogyakarta: Graha
Ilmu.
Mangkunegara, A. A. (2006). Perencanaan dan
Pengembangan Manajemen Sumber Daya
Manusia. Jakarta: Refika Aditama.
Mulyanto, A. (2009). Sistem Informasi Konsep dan
Aplikasi. Yogyakarta: Andi Sunyota.
Pressman, R. S. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak
(Pendekatan Praktisi). Yogyakarta: Andi.
Prof. Dr. Wilson Bangun, S. M. (2012). Manajemen
Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga.
Purnomo, T. S. (2013). Rekrutment Online (ERecruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam
Perekrutan Perusahaan. Jurnal JIBEKA Volume
7
No
3,
54-59.
Retrieved
from
http://lp3m.asia.ac.id/wpcontent/uploads/2013/08/Tommy-SeptianPurnomo_E-recruitment-suatu-inovasi-dalamperekrutan.pdf.
Raharjo, B. (2015). Belajar Otodidak Framework Yii.
Bandung: Informatika .
Rivai, V. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia
Untuk Perusahaan . Jakarta: PT. Raja Grafindo
Persada.
seputarilmu.com. (2015, Desember 4). 10 Pengertian
Sistem Informasi Menurut Para Ahli Lengkap.
Retrieved
Februari
12,
2016,
from
seputarilmu.com:
http://www.seputarilmu.com/2015/12/10pengertian-sistem-informasi-menurut.html
Susanto, A. (2013). Sistem Informasi Akuntansi.
Bandung : Lingga Jaya.
Sutarman. (2009). Pengantar Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Bumi Aksara.
Tata Sutabri, S. M. (2016). Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta: Andi Offset.
Gambar 15 Hasil Perhitungan Metode SAW
Tabel 7 Hasil Pengujian
5
Kesimpulan Dan Saran
5.1
Kesimpulan
1. Sistem E-Recruitment yang dibangun dapat
mengolah data lamaran yang masuk ke Perusahaan
tanpa harus melakukan Entry ulang data lamaran dari
dokumen lamaran yang diterima oleh Perusahaan.
Sistem ini dapat mengelompokan lamaran sesuai
dengan jenis lowongan atau sesuai dengan Job Order
yang dibutuhkan oleh klien.
2. Sistem E-Recruitment ini dapat membambatu bagian
HRD dalam pengelolaan informasi untuk selajutnya
diolah menjadi sebuah laporan yang dibutuhkan oleh
manajer HRD perusahaan, namun masih terdapat
ketidak sesuaian dengan keinginan manajer HRD,
yaitu belum adanya grafik untuk menginformasikan
statistik lamaran.
3. Dibangunnya sistem ini akan mengurangi tingkat
penggunaan kertas karena proses pengajuan lamaran
sudah tidak menggunakan dokumenn fisik melainkan
menggunakan
dokumen
digital
melalui
pengunggahan dokumen lamaran.
4. Penerapan metode Simple Additive Weighting pada
sistem ini membatu dalam proses perangkingan dari
6