8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen

 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Aset
Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang dibutuhkan bagi setiap
entitas/instansi/organisasi. Dengan penerapan manajemen aset maka setiap entitas
bisa memanfaatkan aset yang mereka miliki dengan optimal/sesuai dengan
tupoksinya. Untuk mengoptimalkan aset tersebut maka alangkah lebih baik
dijelaskan
terlebih dahulu pengertian dari manajemen, aset, dan manajemen aset.
2.1.1 Pengertian Manajemen Aset
Menurut Hariyono (2007), Pengelolaan Aset adalah kegiatan mengelola
suatu barang yang dimiliki mulai dari perencanaan, pengadaan, operasi dan
pemeliharaan serta penghapusan. Berdasarkan pada Departemen of Threasury and
Finance (2004), bahwa pengertian Manajemen Aset adalah proses pengelolaan
suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat lebih dari 1 tahun yang digunakan
dalam kegiatan operasional Perusahaan.
Pemerintah South Australia dalam Hariyono (2007) mendefinisikan
manajemen aset sebagai “…a process to manage demand and guide acquisition,
use and disposal of assets to make the most of their service delivery potential, and
manage risks and costs over their entire life”, yang artinya proses untuk
mengelola permintaan dan akuisisi panduan, penggunaan dan penjualan aset untuk
memanfaatkan potensi layanan, dan mengelola risiko dan biaya seumur hidup
aset. Sedangkan definisi lain dari manajemen aset menurut Danylo dan Lemer
dalam Hariyono, (2007) adalah “…a methodology to efficiently and equitably
allocate resources amongst valid and competing goals and objectives.”, yang
artinya sebuah metodologi efisien dan mengalokasikan sumber daya secara adil
untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa Manajemen Aset
adalah kegiatan pengelolaan suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat yang
bisa digunakan untuk mendukung dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
8
sebelumnya. Dalam melakukan pengelolaan aset tiap proses atau fungsi yang ada
harus
dilakukan
pengawasan
selama
oleh
suatu
organisasi
atau
Kementrian/Lembaga. Pengawasan pengelolaan aset yang dimiliki selama umur
ekonomis,
bertujuan untuk tetap menjaga aset agar dapat membantu proses
pencapaian tujuan individu atau organisasi yang memiliki aset tersebut.
2.1.2 Tujuan Manajemen Aset
Berdasarkan Hariyono (2007), tujuan utama manajemen aset adalah
membantu
suatu entitas dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara
efektif dan efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan, dan
penghapusan aset, serta mengatur risiko dan biaya yang terkait selama siklus
hidup aset. Menurut Hariyono juga, agar efektif dalam prinsip dan teknik
manajemen aset sebagai aktivitas komprehensif, perlu dikaitakan dengan beberapa
faktor sebagai berikut:
1. Kebutuhan dari para pengguna aset,
2. Kebijakan dan peraturan perundangan,
3. Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi,
4. Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial,
5. Pengaruh eksternal/pasar (seperti komersial, teknologi, lingkungan, dan
industri), serta
6. Persaingan
permintaan
dari
para
stakeholder
dan
kebutuhan
merasionalisasikan operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau
untuk meningkatkan keefektifan biaya.
Menurut
Sutrisno
(2004),
tujuan
umum
manajemen
aset
adalah
mengarahkan sistem pengelolaan aset sehingga pemanfaatannya efektif dan
efisien. Efektif berkaitan dengan sasaran yang tercapai, sedangkan efisien
berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan tujuan khusus dari
manajemen aset ini yaitu meningkatkan kualitas aset, meningkatkan penggunaan
dan pemanfaatan aset, meningkatkan kualitas layanan aset dan meningkatkan
cakupan layanan aset.
9
Menurut Siregar (2004), ada 3 tujuan utama dari manajemen aset yaitu
efisiensi pemanfaatan dan pemilikan, terjaga nilai ekonomis dan objektivitas
dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih
penguasaan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
1. Efisiensi pemanfaatan dan pemilikan
Pengelolaan yang baik, membuat pemanfaatan aset optimal ataupun
maksimal. Aset yang dikelola dapat digunakan sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi (TUPOKSI) dan dimanfaatkan secara efektif dan efisien sesuai
dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Terjaga nilai ekonomis dan potensi yang dimiliki
Nilai ekonomis suatu aset akan terjaga, apabila aset dikelola dengan baik.
Potensi yang dimiliki oleh aset akan memberikan keuntungan baik dari segi
pendapatan maupun dari pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
3. Objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan
serta alih penguasaan.
Pengelolaan aset yang baik, dapat membuat pengawasan akan lebih terarah.
Sehingga peruntukkan, penggunaan dan alih penguasaan aset akan tepat
sesuai dengan rencana. Selain itu pengawasan bertujuan membantu
pencapaian tujuan dari aset tersebut.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan, secara umum
tujuan dari pengelolaan aset ini adalah membantu suatu entitas (organisasi) dalam
memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini
mencakup perencanaan, panduan pengadaan, penggunaan, penghapusan aset dan
pengaturan risiko serta biaya yang terkait selama siklus hidup aset.
2.1.3 Tahapan Kerja Manajemen Aset
Menurut Siregar (2004), suatu manajemen aset terdiri dari lima tahapan
kerja yang satu sama lainnya saling berkaitan. Tahapan kerja manajemen aset
meliputi: inventarisasi aset, legal audit, penilaian aset, optimasi aset dan
pengembangan SIMA (sistem informasi manajemen aset). Kelima tahapan kerja
ini saling berhubungan dan terintegrasi, sebagai berikut:
10
1. Inventarisasi Aset
Inventarisasi aset terdiri atas dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan
yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah,
jenis, alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status
penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-
lain. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labeling,
pengelompokkan
dan
pembukuan/administrasi
sesuai
dengan
tujuan
manajemen aset.
2. Legal Audit
Legal audit merupakan suatu lingkup kerja manajemen aset yang berupa
inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau
pengalihan aset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal yang
terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang
sering ditemui antara lain status hak penguasaan lemah, aset dikuasai pihak
lain, pemindahtanganan aset yang tidak terminator, dan lain-lain.
3. Penilaian Aset
Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas
aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilaian yang
independen. Hasil dari nilai tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk
mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi
aset yang ingin dijual.
4. Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manjemen aset yang bertujuan
untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan
ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki
pemerintah diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi
dan tidak memiliki potensi. Aset yang memiliki potensi dapat dikelompokkan
berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi
pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun
jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus
terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus
11
dicari penyebabnya. Apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi
yang rendah ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah
rekomendasi
yang
berupa
sasaran,
strategi
dan
program
untuk
mengoptimalkan aset yang dikuasai.
5. Pengawasan dan Pengendalian
Lingkup pengawasan dan pengendalian aset adalah pengawasan dan
pemanfaatan seluruh aset yang ada pada suatu perusahaan atau daerah. Satu
sarana yang efektif untuk meningkatkan aspek ini adalah pengembangan
SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Melalui SIMA transparansi kerja
dalam pengelolaan aset sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan
pengawasan dan pengendalian yang lemah.
1.
Inventarisasi Aset
2. Legal Audit
3. Penilaian Aset
4. Optimalisasi Aset
Sistem Informasi
Manajemen Aset
Sumber: Siregar (2004)
Gambar 2.1
Tahapan Kerja Manajemen Aset
2.2 Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam penggunaan dan pemanfaatan
aset. Aset yang belum optimal dan tidak dapat dioptimalkan harus dicari faktor
penyebabnya, apakah faktor dari aspek legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah
12
ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi berupa
sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
Pengertian Optimasi Aset
2.2.1
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manajemen aset yang
bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal
dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut (Sutrisno, 2004). Sedangkan menurut
Mitchell (2007: 25) “Asset optimization is business oriented; profit centered and
directed
to attaining greatest lifetime effectiveness and value from physical
production assets”. Pengertian tersebut dapat diartikan sebagai pendekatan bisnis
yang terarah dan bertumpu pada profit untuk mencapai tingkat efektifitas dan nilai
tertinggi selama siklus produktif aset. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki
negara diidentifikasi dan dikelompokkan berdasarkan potensi dari aset tersebut.
Sedangkan menurut Nugent (2010), optimizing the utilization of assets in terms of
service benefit and financial returns. Selain itu, menurut Hariyono (2007), aset
dikatakan produktif apabila digunakan sesuai dengan jam kerja dan fungsi dari
aset tersebut. Bagi aset yang belum digunakan secara produktif, dapat dilakukan
optimasi dengan menambah jam kerja atau dengan memberi fungsi tambahan.
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manajemen aset yang bertujuan
untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan
ekonomi yang dimiliki aset tersebut (Siregar, 2004). Berdasarkan pendapat
tersebut dapat disimpulkan bahwa optimasi adalah pengoptimalan pemanfaatan
potensi dari sebuah aset yang dimana dapat menghasilkan manfaat yang lebih atau
juga mendatangkan pendapatan.
Aset yang memiliki potensi yang dapat dikelompokkan berdasarkan sektorsektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan ekonomi
nasional, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Tentunya
kriteria untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan. Sedangkan
aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus dicari penyebabnya mengapa aset
tersebut menjadi idle capacity. Sebagaimana disebutkan oleh Siregar (2004),
bahwa untuk mengoptimalkan suatu aset harus dibuat sebuah formulasi strategi
13
untuk meminimalisir atau menghilangkan ancaman dari faktor lingkungan, dan
untuk aset yang tidak dapat dioptimalkan harus dicari penyebabnya.
Menurut Siregar (2004), bahwa optimasi pengelolaan aset itu harus
memaksimalkan
ketersediaan aset (maximize asset availability), memaksimalkan
penggunaan aset (maximize asset utilization) dan meminimalkan biaya
kepemilikan (minimize cost of ownership). Hal tersebut bisa dilakukan dengan
meminimalisir atau mungkin menghilangkan hambatan atau ancaman atas
pengelolaan aset-aset tersebut. Sehingga optimalisasi dari suatu aset yang
berstatus
idle capacity bisa dilakukan.
2.2.2 Tujuan Optimasi Aset
Siregar (2004), menyebutkan bahwa tujuan optimasi aset secara umum
adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi dan inventarisasi semua aset meliputi bentuk, ukuran,
fisik, legal, sekaligus mengetahui nilai pasar atas masing-masing aset
tersebut yang mencerminkan manfaat ekonomisnya.
2. Mengoptimalkan pemanfaatan aset, apakah aset tersebut telah sesuai dengan
peruntukkannya atau tidak.
3. Terciptanya suatu sitem informasi dan administrasi sehingga tercapainya
efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan aset.
Optimasi aset bertujuan untuk mengidentifikasi aset, sehingga akan
diketahui aset yang perlu di optimalkan dan bagaimana cara mengoptimalkan aset
tersebut. Hasil akhir optimalisasi aset ini adalah rekomendasi yang berupa
sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
2.2.3 Prosedur Optimasi Aset
Menurut Djumara (2007), dalam mencapai tujuan optimasi aset, ada
beberapa langkah yang harus dilakukan diantaranya sebagai berikut:
1. Identifikasi aset. Inventarisasi fisik dan legal
Melakukan pendataan terhadap semua aset yang dimiliki yang mencakup
ukuran, fisik, legal status dan kondisi aset. Melakukan identifikasi atas
14
kelengkapan dokumen-dokumen legalnya dan analisis yuridis atas aset
bermasalah yang pada akhirnya dapat memberikan legal opinion.
2. Penilaian aset tetap
Melakukan kegiatan penilaian untuk mengetahui nilai pasar (market value)
atas objek properti dengan menggunakan pendekatan-pendekatan dan
metode penilaian yang lazim digunakan dalam pekerjaan penilaian. yaitu:
a.
Pendekatan data pasar (market data approach) dengan metode
perbandingan langsung (direct comparison)
b.
Pendekatan biaya (cost approach) dengan metode biaya pengganti
baru yang disusutkan (depreciated replacement cost)
c.
Pendekatan pendapatan (income approach) dengan metode arus kas
terdiskonto (discounted cash flow)
d.
Pendekatan pengembangan tanah (land development approach)
dengan land residual method.
3. Analisis optimasi pemanfaatan fixed assets
Analisis optimasi pemanfaatan adalah untuk mengidentifikasi dan memilah
aset yang masuk dalam aset operasional atau aset non operasional. Untuk
aset operasional kemudian dilakukan kajian yang lebih mendalam untuk
mengetahui apakah aset operasional tersebut sudah optimal pemanfaatannya
atau belum. Apabila belum optimal dilakukan studi optimasi. Studi optimasi
ini dilakukan berdasar tolak ukur kebutuhan akan aset tersebut dikaitkan
dengan kegiatan usahanya. Untuk aset non operasional. analisis dilakukan
terhadap kondisi aset saat ini. untuk mengetahui apakah pemanfaatan aset
ini sudah optimal atau belum dilihat dari penggunaan tanah dalam bangunan
dan fungsional bangunannya dari aspek ekonomis. Analisis ini akan
mencakup regulasi, peruntukkan dan pengembangan kawasan sekitar.
4. Sistem informasi manajemen aset (SIMA)
Objek pengembangan sistem informasi manajemen aset (SIMA), sebagai
alat untuk optimasi dan efisiensi pengelolaan aset. Sedangkan SIMA adalah
suatu konsep yang memadukan beberapa disiplin keahlian. Dengan
15
memadukan berbagai disiplin keahlian akan dapat menunjang pemanfaatan
terbaik dari aset yang dimiliki.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ada 5 tahapan atau
langkah-langkah
yang harus dilewati dalam melakukan optimasi aset. Langkah langkah tersebut yaitu identifikasi aset, inventarisasi fisik dan legal, penilaian aset
tetap, analisis optimasi pemanfaatan fixed asset dan sistem informasi manajemen
aset (SIMA).
Kriteria Tingkat Optimasi Aset
2.2.4
Aset dapat dikatakan optimal apabila dapat menghasilkan manfaat yang lebih atau
juga mendatangkan pendapatan. Adapun kriteria untuk melihat tingkat optimasi
aset sebagai berikut.
1. Profitabilitas
Profit (laba) adalah kelebihan penerimaan atas biaya dalam suatu periode
tertentu (Case & Fair, 2007 : 274). Adapun pendekatan untuk mengetahui
tingkat profitabilitas sebagai berikut.
a. RONA (Return on Net Assets)
Return on Net Asset (RONA) atau dalam Bahasa Indonesia
adalah
Tingkat
pengembalian
atas
aktiva
bersih,
merupakan
perbandingan laba bersih dengan aktiva bersih. Ini adalah metrik
kinerja keuangan perusahaan yang memperhitungkan laba rekening
perusahaan berkaitan dengan aktiva tetap dan modal kerja bersih.
RONA membantu para investor untuk menentukan persentase
pendapatan bersih perusahaan atas aset. Rasio ini menceritakan
bagaimana secara efektif dan efisien perusahaan menggunakan aset
untuk menghasilkan laba. Ini adalah rasio penting karena dalam
banyak perusahaan aset tetap merupakan komponen terbesar dari
investasi. RONA yang lebih tinggi berarti bahwa perusahaan
menggunakan aktiva dan modal kerja secara efisien dan efektif.
Sebuah
RONA
meningkat
merupakan
indikator
peningkatan
profitabilitas dan meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.
16
RONA dihitung dengan membagi laba bersih perusahaan
dengan jumlah aset tetap dan modal kerja bersih. Hal ini dapat
dinyatakan dalam rumus berikut.
RONA = Laba Bersih / (Aktiva Tetap + Modal Kerja Bersih)
Sumber: www.readyratios.com (2011)
Gambar 2.2
Rumus RONA
Angka untuk laba bersih dapat ditemukan dalam laporan laba
rugi. Laba bersih juga dikenal sebagai laba setelah pajak. Angka untuk
aktiva tetap dapat ditemukan dalam neraca. Aktiva tetap termasuk
aktiva tetap, investasi jangka panjang, dan aktiva tidak lancar. Modal
kerja bersih didefinisikan sebagai aktiva lancar dikurangi kewajiban
lancar.
2. Efektivitas aset
Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang
mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal
tersebut maka untuk mencari tingkat efektivitas dapat digunakan rumus
sebagai berikut:
Efektivitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
Sumber: Danfar, 2009
Gambar 2.3
Rumus Efektivitas
Berdasarkan rumus efektivitas, maka dapat disimpulkan jika output aktual
berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu),
maka akan tercapai efektifitas. Sedangkan jika output aktual berbanding
17
output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak
tercapai
3. Nilai aset
waktu siklus hidup aset tersebut. Semua aset tetap kecuali tanah
mengalami
Nilai aset merupakan manfaat ekonomis dari suatu aset selama kurun
penyusutan
dengan
berkurangnya
kemampuan
untuk
memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu. Berkurangnya
kemampuan berarti berkurangnya nilai aset yang bersangkutan. Hal-hal
yang menyebabkan penyusutan antara lain:
1) Faktor teknis:
a. Rusak
b. Bencana alam
c. Aus
2) Faktor ekonomis
a. Harga Perolehan
Harga suatu aktiva yang meliputi harga pembelian ditambah biayabiaya yang diperlukan untuk memperoleh aktiva tersebut.
b. Nilai Sisa
Nilai sisa merupakan taksiran nilai aktiva tetap setelah masa
taksiran umur ekonomis selesai.
c. Umur Ekonomis
Umur ekonomis merupakan masa pemakaian dari aktiva tetap yang
masih mendatangkan manfaat ekonomis.
4. Produktivitas aset
Menurut Hariyono (2007), aset dikatakan produktif apabila digunakan
sesuai dengan jam kerja dan fungsi dari aset tersebut. Menurut Suprihanto
(1992) mengatakan bahwa definisi atau pengertian produktivitas
adalah perbandingan antara hasil yang dicapai dengan keseiuruhan
sumber daya yang dipergunakan.
18
2.3 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 1), terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan
sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan
pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan
sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
memiliki komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto,
2005: 3).
1.
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian dari sistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan
sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa
dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Suatu
sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut
dengan suprasistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah
supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari
sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut
merupakan supersistem. Sebagai contoh, perusahaan dapat disebut dengan
suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila
perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah
subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem,
19
maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari
supersistem.
2.
Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
4.
Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang
lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan
(input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5.
Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6.
Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7.
Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
20
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jadi.
8.
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.4 Konsep Dasar Informasi
Informasi didefinisikan sebagai “data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 2005: 8).
Berdasarkan definisi tersebut, data adalah sumber dari informasi.
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan
kesatuan nyata dan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item.
Kejadian yang dimaksud adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda
dan orang yang betul ada dan terjadi.
2.4.1 Data
Menurut Kadir (2003), definisi data diklasifikasikan kedalam dua jenis,
yaitu data secara konseptual dan data yang terformat. Data secara konseptual
adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak
mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya.
Misalnya deretan angka seperti berikut : 6.30 27 6.32 28. Data yang terformat
adalah data dengan suatu format tertentu. Contohnya adalah data yang
menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari
character, field, record, file, database.
1.
Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter
numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang
membentuk suatu item data/field;
21
2.
Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari
data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field membentuk suatu
record
a.
Field name : harus diberi nama untuk membedakan field yang satu
dengan lainnya;
b.
Field relpresentation : tipe field (karakter, teks, tanggal, angka), lebar
field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter
3.
data);
Record adalah kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit
data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file;
4.
File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis;
5.
Database merupakan kumpulan dari file atau tabel.
2.5 Sistem Informasi
Menurut Husein dan Amin (2006) Sistem Informasi adalah seperangkat
komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan
keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood
(1993 dalam Kadir, 2003), ”sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras
dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam
bentuk informasi yang berguna”. Alter (dalam Kadir, 2003), berpendapat bahwa
sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi. Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah sekumpulan komponen-komponen, perangkat lunak dan
perangkat keras yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi
informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan
organisasi.
Tiga aktivitas yang terjadi pada sistem informasi adalah input, processing,
output. Dapat dilihat pada gambar 2.4.
22
LINGKUNGAN
PELANGGAN
SISTEM INFORMASI
PEMERINTA
H
PEMASOK
ORGANISASI
INPUT
PROCESSING
 Klasifikasi
 Menata
 Menghitung
OUTPUT
Umpan Balik
(feedback)
STAKEHOLDERS
PESAING
Sumber: Husein (2006)
Gambar 2.4
Tiga Aktifitas pada Sistem Informasi
Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun luar
organisasi untuk diproses dalam suatu sistem informasi. Proccessing adalah
konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang
lebih berarti bagi manusia. Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses
ke anggota organisasi di mana output tersebut akan digunakan. Informasi dalam
hal ini juga membutuhkan umpan balik (feedback) yakni output yang
dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepentingan untuk membantu
mengevaluasi atau memperbaiki input.
2.5.1 Komponen Sistem Informasi
Jhon Burch dan Gary Grudnitski (dalam Jogiyanto, 2005), mengemukakan
bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan
istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input blok), blok
model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology
block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai
suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi hingga membentuk
kesatuan untuk mencapai sasaran.
23
Sumber: Jogiyanto (2005)
Gambar 2.5
Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi
1.
Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.
Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3.
Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai system
4.
Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi
terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware),
24
perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat
berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat
beroperasi.
5.
Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi
lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data
yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6.
Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.6
Sistem Informasi Manajemen
Dalam sistem informasi manajemen mengandung beberapa gabungan ilmu,
yaitu ilmu manajemen, sistem dan informasi. Ketiga ilmu tersebut saling
mendukung dalam satu kesatuan dalam membentuk sistem informasi manajemen.
Pada umumnya, sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem
yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan
oleh suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem informasi
akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang terdapat didalamnya.
2.6.1 Pengertian dan Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Istilah umum yang diketahui oleh orang mengenai sistem informasi
manajemen adalah sebuah sistem yang terpadu untuk menyajikan informasi untuk
mendukung fungsi operasi organisasi, manajemen dan proses pengambilan
25
keputusan di dalam organisasi. Sistem informasi ini menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan
basis data (database). Adapun definisi mengenai sistem informasi manajemen
menurut
Soetedjo (dalam Sutabri, 2003), “SIM adalah suatu metode untuk
menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan
luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk
menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan
dan pengawasan”.
Adapun karakteristik SIM menurut Sutabri (2003), adalah sebagai berikut :
1.
SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula
sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior;
2.
SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga
dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih
baik;
3.
SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara
keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh
organisasi tersebut;
4.
SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada decision support
system;
5.
SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data
yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting;
6.
SIM juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding datadata dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh
SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya secara relatif stabil;
7.
SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memliki
kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi
sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan
sudah dipersiapkan lebih dulu;
26
8.
Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM
membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil
memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah
literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya
membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.
2.6.2
Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen fisik. Komponen ini
disediakan
untuk melengkapi sistem pengoperasiannya. Adapun komponen dari
sistem informasi manajemen akan ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1
Komponen Fisik SIM
Komponen Sistem
Perangkat keras
Perangkat lunak
Database
Prosedur
Personil
Sumber: Sutabri (2003)
Catatan
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit
penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan
penyiapan data dan terminal masukan/keluaran
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem
pengoprasian dan sistem manajemen data yang
memungkinkan pengoprasian sistem komputer
2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model
analisis dan keputusan
3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program
yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan
adanya media penyimpanan secara fisik seperti hard
disk, magnetic tipe dan sebagainya. File juga meliputi
keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro
film dan lain sebagainya.
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan
dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan,
yaitu :
1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyiapan masukan
3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat
komputer
Operator komputer, analis sistem, programer, personil
data entry dan manajer sistem informasi/EDP.
27
2.7
Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan
untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalah permasalah
aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :
1.
Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis;
2.
Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;
3.
Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis;
4.
Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;
5.
Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah;
6.
Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;
7.
Manajemen data masih manual;
8.
Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal.
Dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan
dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1.
Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan
data cepat;
2.
Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan
kawasan;
3.
Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang,
sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;
4.
Manajemen pemeliharaan aset;
5.
Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana
sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.
Konsep dasar dari SIMA adalah bahwa setiap jenis aset dianggap memiliki
data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen
legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset
tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar
serta nilai penyusutannya.
Seluruh tahapan menajemen aset dimonitor dengan menggunakan sebuah
sistem yang disebut dengan SIMA. Dengan adanya sistem, seluruh aktifitas aset di
28
perusahaan dapat terpantau secara berkelanjutan. Bahkan, identitas dari aset
tersebut akan diupdate setelah pendataan selesai.
Hasil dari inventaris kemudian diproses dalam database yang kemudian
diproses
lebih lanjut didalam SIMA. Adapun, konsep dasar dari SIMA dapat
dijelaskan sebagai berikut.
Data Atribut
Barang/Aset
Inventarisasi
Barang / Aset
Manajemen
Aset
Fisik
Appraisal / Penilaian
Nilai
Database
SIMA
Legal
Opinion
Legal Appraisal /
Penilaian Aspek Hukum
Sumber: Taramitra (2008)
Gambar 2.6
Konsep Dasar SIMA
Menurut Taramitra (2008) SIMA merupakan sebuah aliran data untuk
pengelolaam aset yang ditujukan untuk perusahaan swasta ataupun pemerintah,
yang bertujuan untuk memperoleh informasi dari aset tersebut.
SIMA dapat memudahkan dalam pengelompokan tanggung jawab dan hak
terhadap aset tersebut, baik berupa tanggung jawab, pemeliharaan, dan jatuh
tempo suatu kewajiban.
Setiap aset memiliki data atribut baik secara deskriptif yang menunjukkan
identitas maupun dokumen legal yang menunjukkan kepemilikan/hak dan
kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset pun memiliki nilai-nilai kondisi
fisik. Nilai dari suatu aset biasanya diperoleh dari nilai pasar, penyusutan, maupun
nilai perolehan. Sedangkan, kondisi fisik aset berupa “baik” atau “rusak”.
Seluruh data dari aset tersebut diproses dalam database untuk dilanjutkan
pada sebuah SIMA, yang ditujukan untuk menghasilkan informasi dari aset
29
tersebut. Informasi yang diperoleh dari SIMA, akan mempengaruhi keputusan
pihak manajemen dalam menyusun strategi selanjutnya. Misalnya: SIMA
menghasilkan informasi bahwa terdapat aset yang belum digunakan, maka
selanjutnya
pihak manajemen akan menetapkan strategi apakah aset tersebut akan
disewakan atau dijual (hal ini merupakan salah satu strategi optimasi aset).
Menurut Siregar (2004) objek pengembangan SIMA adalah semua aset yang
terdiri dari tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan peralatan, serta aset lainnya.
Pengembangan SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi
pengelolaan
asset BUMN/BUMD. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep
pengelolaan asset yang memadukan beberapa disiplin keahlian anatara lain:
1) Penyusunan system dan prosedur logistik (aset)
2) Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik
3) Pendataan (iventarisasi) aset
4) Penilaian aset
5) Konsultasi properti
6) Manajemen properti
Dengan memadukan
berbagai
disiplin keahlian dalam menunjang
pemanfaatan terbaik dari asset yang dimiliki, penerapan SIMA akan sangat akan
sangat menunjang kepentingan BUMN/BUMD, antara lain :
1.
Tertib aministrasi aset
2.
Mengetahui pemanfaaatan tertinggi dan terbaik aset
3.
Mempermudah pengendalian aset
4.
Mengetahui nilai aset
5.
Mendukung pengembangan strategi.
Lingkup studi dari pengembangan SIMA dilaksanakan dengan langkah-
langkah berikut:
1) Persiapan
i. User Requirement analysis
ii. Identifikasi dan inventarisasi asset
iii. Pengembangan model konseptual
30
2) Pengembangan Sistem
i. Evaluasi system yang berjalan
ii. Desain system baru
iii. Implementasi system baru
iv. Konversi system
v. Pelatihan dan pemeliharaan sistem
Secara umum konsep SIMA yang akan dilakukan terdiri dari modul-modul
yang menunjang fungsi pengelolaan logistic (asset) yang terdiri dari:
1) Modul perencanaan dan penetuan kebutuhan
2) Modul penganggaran
3) Modul pengadaan
4) Modul penyimpanan dan penyaluran
5) Modul pemeliharaan
6) Model penyusutan dan penghapusan
7) Modul pengendalian
Secara diagramatis restrukturisasi fixed asset BUMN dapat dilihat pada
gambar 2.7.
FIXED
ASSETS
BUMN/
BUMD
 Tanah
 Bangunan
 Mesin &
Peralatan
 Kendaraan
 Fixture,
Furniture
&
1 A
B
INVENTARISATIO
N & PHYSICAL
IDENTIFICATION
LEGAL AUDIT/
LEGAL OPINION
C
2
VALUATION
OPTIMIZATION
of FIXED
ASSETS
PROBLEM
NO
Legal Opnion
Recomendatio
ASSET
MANAGEMENT
INFORMATION
SYSTEM
Value of
Asset
OPERATING
YES
OPTIMAL
(Operating Assets)
NO
(Non Operating Assets)
YES
NO
OPTIMIZATION
ABLE
TO BE
YES
Highest and Best Use
(HBU) Study
Disposal
Plan
Strategy
To be Developed
(KSO, BOT, JV)
Sumber: Siregar (2004)
Gambar 2.7
31
Restrukturisasi Aset Tetap BUMN/BUMD Menuju SIMA
2.8
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer merupakan suatu
tugas kompleks yang sangat membutuhkan banyak sumber daya didalamnya.
Menurut
Jogiyanto (2005), “daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem
merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama
dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya”.
Proses pengembangan sistem informasi melalui beberapa tahapan, dimulai dari
sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan
dipelihara.
hingga
Pada siklus hidup sistem (system life cycle), pengembangan sistem dibagi
menjadi beberapa tahapan kerja dan setiap tahapan kerja mempunyai karakteristik
tersendiri. Tahapan utama dari siklus hidup pengembangan sistem terdiri dri
tahapan perencanaan sistem (system planning), analisis sistem (system analysis),
desain sistem (system design), seleksi sistem (system selection), implementasi
sistem (system implementation) dan perawatan sistem (system maintenance).
Adapun diagram dari siklus hidup pengembangan sistem akan disajikan dalam
Gambar 2.8.
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.8
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
32
2.9
Konsep Sistem Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi
(Kadir,
2003:
254). Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada
sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas/data. Dalam mengelola basis
data diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut dengan DBMS. DBMS adalah
adalah perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara,
mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.
2.9.1 Komponen Lingkungan Basis Data
Komponen-komponen yang terdapat dalam lingkungan basis data terdiri dari
(Kadir, 2003) :
1.
Perangkat keras
Perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan DBMS beserta
aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal
pendukungnya.
2.
Perangkat lunak
Komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu sendiri, program
aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk komputer dan jaringan.
3.
Data
Bagi pemakai, komponen terpenting dalam DBMS adalah data, karena dari
data inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
4.
Prosedur
Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara merancang hingga
menggunakan basis data. Dalam hal ini, prosedur yang dimaksud terdiri
dari :
a.
Cara masuk ke DBMS (login);
b.
Cara memakai fasilitas-fasilitas tertentu dalam DBMS maupun cara
menggunakan aplikasi;
c.
Cara mengaktifkan dan menghentikan DBMS;
33
d.
Cara membuat cadangan basis data dan cara mengembalikan cadangan
ke DBMS.
5.
Orang
Komponen orang dibagi menjadi tiga kelompok, diantaranya :
a.
Pemakai akhir (end user)
Pemakai akhir dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
1) Pemakai aplikasi
Adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat
oleh pemrogram aplikasi. Pemakai seperti ini tidak berhubungan
secara langsung dengan DBMS. Pemakai aplikasi ini disebut
native user.
2) Pemakai interaktif
Adalah pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan
DBMS, dapat memberikan perintah-perintah DBMS untuk
mengakses basis data ataupun melalui perangkat-perangkat
seperti pembangkit query dan pembangkit laporan. Pemakai
seperti ini dapat menyediakan sendiri kebutuhan terhadap
informasi.
b.
Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi adalah orang yang membuat program aplikasi
yang melibatkan basis data. Program aplikasi ini membuat program
aplikasi berdasarkan kebutuhan pemakai.
c.
Administrator basis data
Administrator basis data adalah orang yang bertanggung jawab
terhadap manajemen basis data. Secara detail, tugas administrator
basis data adalah sebagai berikut :
1) Mendefinisikan basis data;
2) Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan;
3) Menentukan keamanan basis data;
4) Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin.
34
2.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Haryanto (2008:
12), Entity Relationship Diagram (ERD)
merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang
dilakukan
oleh seorang analis sistem. Entity relationship diagram menunjukkan
hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain hingga seluruh data tergabung
di dalam satu kesatuan yang terintegrasi. Entitas adalah individu, benda, objek
yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.
Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut
himpunan
entitas. Bentuk relasi entitas terdapat beberapa macam, yaitu (Nugroho:
2008) :
1.
One to One
One to one merupakan satu record dalam sebuah entitas hanya
berhubungan dengan satu record di entitas lain. Contohnya :
PERUSAHAAN
KODEPRSH
NAMAPRSH
ALAMAT
KOTA
TELEPON
EMAIL
HUTANG
KODEPRSH
JLHHUTANG
TANGGAL
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.9
Relasi One to One
Sebuah record di entitas perusahaan hanya akan mempunyai hubungan
dengan sebuah record di entitas hutang. Kodenya adalah 1:1, artinya suatu
rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan satu record di
entitas yang lain.
2.
One to Many
One to many merupakan satu record di sebuah entitas berhubungan dengan
banyak rekaman di entitas lain. Contohnya:
35
NOTA
NONOTA
KODEPRSH
TANGGAL
JUMLAH
DISKON
DIBAYAR
CATATAN
NOTARINCI
NONOTA
KODEBARANG
CACAH
HARGASATUAN
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.10
Relasi One to Many
Sebuah record di entitas nota akan berhubungan dengan banyak record di
entitas lain. Kodenya adalah 1:N, artinya suatu rekaman di entitas yang
satu bisa berhubungan dengan N (banyak) record di entitas yang lain.
3.
Many to Many
Banyak record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di
entitas lain. Contohnya:
PEGAWAI
NOPEGAWAI
KOPEGAWAI
NAMA
ALAMAT
TGLLAHIR
CATATAN
BAGIAN
KODEBAGIAN
NAMABAGIAN
KODEPEGAWAI
KEPALA
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.11
Relasi Many to Many
Contoh diatas menjelaskan satu record di entitas pegawai dapat muncul di
banyak rekaman pada entitas bagian, yaitu jika seorang pegawai
menduduki jabatan di beberapa bagian. Demikian pula sebuah rekaman di
entitas bagian dapat muncul di banyak rekaman di entitas pegawai.
2.9.3
Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram menggambarakan atau membuat model sistem yang
seakan-akan mencermikan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD lebih
36
menekankan pada segi proses (Sutabri, 2003). Pengertian secara umum dari data
flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya
disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah
memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi
kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi),
sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan
(looping),
proses keputusan dan proses perhitungan.
1.
Simbol Data Flow Diagram
Simbol yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat
buah, yaitu:
EXTERNAL ENTITY
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses
pengolahan atau transformasi data.
DATA FLOW
Simbol
ini
menggambarkan
berjalan.
digunakan
untuk
aliran data yang
DATA STORE
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan data flow yang sudah
disimpan atau diarsipkan.
Sumber: Sutabri (2003)
Gambar 2.12
Simbol Data Flow Diagram
2.
Bentuk Data Flow Diagram
Terdapat dua bentuk data flow diagram, yaitu physical data flow diagram
dan logical data flow diagram (Jogiyanto, 2005). Physical data flow
37
diagram lebih menekankan pada proses-proses sistem diterapkan termasuk
proses-proses manual. Logical data flow diagram lebih menekankan pada
logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa saja secara logika yang
dibutuhkan oleh sistem.
3.
Teknik Membuat Data Flow Diagram
Cara yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram adalah
sebagai berikut (Sutabri, 2003) :
a.
Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian
diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang
lebih rendah, yang dikenal dengan istilah “Analisis Atas Bawah atau
Top Down Anaysis”.
b.
Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail
mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
c.
Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari
diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang
tingkatannya lebih rendah.
d.
Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan
seperti :
1) Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTITY;
2) Nama yang jelas untuk PROSES;
3) Nama yang jelas untuk DATA FLOW;
4) Nama yang jelas untuk DATA STORE.
4.
Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi
tiga tahap untuk tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut :
a.
Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan
untuk menggambarkan sistem secara umum/global.
38
b.
Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.9.4
Kamus Data
Kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem
informasi merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data
flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store (Sutabri, 2003).
Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan
menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas.
Pada metodologi objek, kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun
metode atau service suatu objek. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada pada data flow diagram. Kamus data dan komponen-komponen lainnya yang
dikumpulkan pada saat analisis sistem sangat dibutuhkan dalam perancangan
sistem. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus
data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena
kamus data disusun menurut abjad
2.9.5 Keunggulan Database Management System
Dibandingkan dengan sistem pemrosesan file yang didukung oleh sistem
operasi konvensional, penggunaan basis data memiliki keunggulan seperti berikut
(Kadir, 2003) :
1.
Mengendalikan atau menduplikasi data;
2.
Menjaga konsistensi dan integritas data;
3.
Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang
sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan
menjadi satu;
4.
Meningkatkan keamanan data dari orang yang tidak berwenang;
39
5.
Memaksakan penerapan standar;
6.
Dapat menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak
departemen;
7.
Mengulangi komflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah
kontrol administrator basis data;
8.
Meningkatkan tingkat respond dan kemudahan akses bagi pemakai akhir;
9.
Meningkatkan produktivitas pemrogram;
10. Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data;
Meningkatkan konkurensi (pemakai data oleh sejumlah data) tanpa
11.
menimbulkan masalah kehilangan informasi atau integritas;
12. Meningkatkan layanan backup dan recovery
2.10
Penelitian Pendahulu
Dalam penelitian ini akan disampaikan beberapa penelitian terlebih dahulu
yang dapat digunakan sebagai bahan kajian yang berkaitan dengan penelitian
sekarang. Berikut ini adalah tabel 2.2 yang akan menjelaskan mengenai penelitian
terdahulu yang akan dibandingkan dengan penelitian saat ini.
Tabel 2.2
Penelitian Pendahulu
Judul
Pengarang
1. Sistem Informasi
Ieta Ariyanti
Manajemen Aset
Berbasis Web Di
Lingkungan
PDAM Surabaya
Sumber : Hasil Olah Data, 2012
2.11
Dimensi
Perancangan
Persamaan
Menggunakan
Diagram Konteks
Perbedaan
Tidak
merancang
DFD, ERD, dan
Kamus data.
Landasan Normatif
Landasan normatif adalah peraturan-peraturan yang mengatur mengenai
penggunaan dan pemanfaatan aset milik Negara. Landasan normatif yang
digunakan dalam peneitian ini antara lain sebagai berikut:
1. Peraturan Menteri Keuangan No. 96 Tahun 2007 Tentang Tata Cara
Pelaksanaan
Penggunaan,
Pemanfaatan,
Pemnidahtanganan Barang Milik Negara.
40
Penghapusan,
dan
2. Salinan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No. PER-
06/MBU/2011 Tentang Pedoman Pendayagunaan Aktiva Tetap Badan
Usaha Milik Negara.
41