bab ii tinjauan pustaka
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Aset Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang mempelajari pengelolaan sumber daya, baik sumber daya alam (SDA) maupun sumber daya manusia (SDM) yang merupakan aset suatu entitas. 2.1.1 Aset Menurut Siregar (2004) aset adalah “barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh badan usaha, instansi atau individu”. Sedangkan menurut Sutrisno (2004), aset adalah suatu potensi yang dimiliki oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP), telah ditetapkan definisi yang tegas tentang aset. Dalam Kerangka Konseptual Akuntansi Pemerintahan, diuraikan dengan jelas tentang definisi aset, yaitu bahwa: ”Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh Pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh Pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non-keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya”. Jadi dapat disimpulkan bahwa aset adalah barang atau suatu barang yang mempunyai nilai ekonomi, nilai tukar dan nilai komersial yang dimiliki oleh individu ataupun instansi maupun badan usaha yang berpotensi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. 10 2.1.1.1 Jenis - Jenis Aset Mengetahui jenis aset ini penting untuk penilaian aset dalam upaya pengoptimalan penggunaan dan pemanfaatannya. Dengan mengetahui jenis aset, pengelola akan tahu bagaimana cara mengelola aset tersebut, sehingga aset tersebut bisa digunakan secara efektif dan efisien. 1. Aset Bedasarkan Bentuknya Menurut Hermanto (2009), aset berdasarkan bentuknya dibagi menjadi 2 (dua), yaitu aset berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intangible). Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk hak atas kekayaan intelektual. Sedangkan aset tangible (berwujud) adalah aset yang mempunyai masa manfaat lebih baik dari 12 bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.1 sebagai berikut: Tabel 2.1 Aset Berdasarkan Bentuknya No Bentuk Aset 1 2 Aset Bangunan Berwujud Infrastruktur (Tangible) Mesin/Peralatan Fasilitas Sistem Organisasi (Tujuan, Visi dan Misi) Patent (Hak Cipta) Quality (Kualitas) Tidak Berwujud Goodwill (Nama Baik/Citra) (Intangible) Culture (Budaya) Capacity (Sikap. Hukum. Pengetahuan. Keahlian) Contract (Perjanjian) Motivation (Motivasi) Sumber: Bentuk Aset (Hermanto. 2009). Siregar menyatakan bahwa Aktiva Tak Berwujud merupakan properti yang mempunyai nilai ekonomis, tidak memiliki bentuk fisik, memberikan hak istimewa, dan biasanya menghasilkan pendapatan bagi pemiliknya. Aktiva tak berwujud dapat dikategorikan berdasarkan hak, hubungannya, atau hak atas 11 kekayaan intelektual. Aktiva tak berwujud harus memiliki karakteristik, dapat diidentifikasi, dapat diakui dan dilindungi keberadaanya secara hukum, hak kepemilikannya dapat dialihkan, dan dapat dipisahkan dari usahanya. Tabel 2.2 Berikut menjelaskan perbedaan antara Aset Berwujud dan Tidak Berwujud Tabel 2.2 Perbedaan Tangibel Asset dengan Intangible Asset Berwujud Tangibel Asset Diukur dengan tepat Bagian dari neraca Investasi yang diketahui hasilnya Intangible Asset Tak berwujud Sulit untuk diukur Tidak terlacak dengan akunting Penilaian berdasar asumsi Dapat dengan mudah digandakan Tidak bisa dibeli atau ditiru Terdepresiasi karena pemakaian Dihargai dengan tujuan tertentu Bisa dikendalikan melalui control Bisa dikendalikan melalui penyetaraan Memiliki aplikasi terbatas Memiliki banyak aplikasi Dapat dijumlahkan dan disimpan Dinamis Sumber: Manajemen Aset (Siregar, 2004). 2. Aset Berdasarkan Sumber Perolehan Dananya Berdasarkan UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara, aset berdasarkan sumber perolehan dananya dibagi menjadi 4 (empat) kategori yaitu Aset Negara, Aset Daerah, Kekayaan Negara Yang Dipisahkan dan Piuatang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya. Berikut adalah penjelasannya. a. Aset Negara Menurut Siregar (2004) Aset Negara adalah bagian dari Harta Kekayaan Negara yang terdiri dari barang bergerak atau barang tidak bergerak yang dimiliki, dikuasai oleh instansi pemerintah, yang sebagian atau seluruhnya dibeli atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dari perolehan yang sah, tidak termasuk Aset dipisahkan (dikelola BUMN) dan kekayaan Pemerintah Daerah. Sedangkan dalam KMK No. 225/1971, KMK No. 350/1994 dan KMK No. 470/1994, Aset negara adalah barang tidak bergerak (tanah dan/atau bangunan) dan barang bergerak (inventaris) yang dibeli atas beban APBN dan perolehan lain yang sah, dimiliki/dikuasai oleh instansi pemerintah lembaga 12 pemerintah non departemen, badan-badan, tidak termasuk kekayaan yang dipisahkan dan bukan kekayaan Pemda. Definis lainnya tercantum dalam UU No. 17/2003 tentang Keuangan Negara yang menyatakan pengertian Aset negara meliputi semua hak dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang serta segala sesuatu baik berupa uang atau barang yang dapat dijadikan sebagai milik negara. b. Aset Daerah Berdasarkan PP No. 38 tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) didefinisikan bahwa Barang Milik Daerah (BMD) adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Aset atau barang daerah merupakan potensi ekonomi yang dimiliki oleh daerah. Potensi ekonomi bermakna adanya manfaat finansial dan ekonomi yang bisa diperoleh pada masa yang akan datang, yang bisa menunjang peran dan fungsi pemerintah daerah sebagai pemberi pelayanan publik kepada masyarakat. c. Kekayaan Negara Yang Dipisahkan Peraturan Pemerintah No. 44 Tahun 2005 Tentang Tata Cara & Penatausahaan Modal Negara Pada BUMN & Perseroan Terbatas menyatakan bahwa Kekayaan Negara yang dipisahkan adalah kekayaan negara yang berasal dari APBN atau perolehan lainnya yang sah yang dijadikan penyertaan modal Negara pada BUMN. Penyertaan Modal Negara (PMN) adalah kekayaan negara yang dipisahkan untuk dijadikan sebagai modal BUMN dan/atau Perseroan Terbatas lainnya, dan dikelola secara korporasi. Dalam Undang Undang Nomor 9 Tahun 1969 ditetapkan adanya 2 (dua) jenis Perusahaan Negara yaitu Perusahaan Perseroan (Persero) dan Perusahaan Umum (Perum). Perusahaan Negara yang berbentuk Persero didirikan sesuai ketentuan Perseroan Terbatas yang diatur dalam Kitab Undang Undang Hukum Dagang (StbI.1847:23) dengan kepemilikan Negara dalam bentuk saham baik secara keseluruhan atau sebagian. Sedangkan Perum adalah Perusahaan Negara yang didirikan dan diatur berdasarkan ketentuan Undang-Undang-Nomor 19 Tahun 1960 dan yang seluruh modalnya, yang tidak terbagi atas saham, dimiliki oleh Negara. 13 d. Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya Menurut Sugiwanto dalam Siregar (2004) Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya ada 7 (tujuh) macam, yaitu Aset Eks Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN), Aset Eks Bank Dalam Likuidasi, Aset Eks Kepabeanan (Bea dan Cukai), Aset Eks Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS), Aset Eks Barang Rampasan, Pengelolaan Aset Bekas Milik Asing/Cina, dan Pengelolaan Benda Berharga Asal Muatan Kapal Tenggelam (BMKT). Direktorat Kekayaan Negara Lainlain (KNL) Direktorat Jenderal (Ditjen) Kekayaan Negara mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, standardisasi, bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pengelolaan kekayaan negara lainlain, membina dan melaksanakan penyusunan daftar kekayaan negara lain-lain, penatausahaan, inventarisasi, pengawasan, pertanggungjawaban, pelaporan kekayaan negara lainlain berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal. Selain itu, Direktorat Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lain-lain mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang piutang negara dan kekayaan negara lain-lain. 3. Aset Berdasarkan Konsep Hukum Properti Menurut Siregar (2004:182). aset yang dipandang dari konsep hukum adalah properti. Istilah properti dapat berarti real estate atau personalty. Dalam perkembangannya properti dikelompokkan menjadi empat jenis. yaitu: a. Real Property (Penguasaan dan Pemilikan Tanah dan Bangunan) Real Property meliputi semua hak. hubungan-hubungan hukum dan manfaat yang berkaitan dengan kepemilikan real estate. Sebaliknya. real estate meliputi tanah dan bangunan itu sendiri. segala benda yang keberadaannya secara alami di atas tanah yang bersangkutan. dan semua benda yang melekat dengan tanah itu. misalnya bangunan dan pengembangan tapak. b. Personal Property (Benda Bergerak) Personal Property merujuk pada hak kepemilikan atas suatu benda bergerak di dalam bagian-bagian benda selain dari real estate (tanah atau 14 bangunan secara fisik). Benda-benda tersebut dapat berwujud (tangible) atau tidak berwujud (intangible). misalnya utang-piutang. goodwill dan hak paten. Benda bergerak yang berwujud mewakili kepemilikan dari benda-benda yang tidak melekat secara permanen pada tanah dan bangunan atau yang ada pada umumnya bersifat dapat dipindah tangankan ke tempat lain (move ability). c. Business (Kegiatan Usaha) Business adalah setiap kegiatan di bidang komersial. industri. jasa atau investigasi yang menyelenggarakan aktivitas ekonomi. Bisnis pada umumnya dijalankan oleh badan usaha yang mencari untung melalui kegiatan usahanya untuk memberikan produk barang atau jasa kepada konsumen. Sedangkan badan usaha adalah badan yang didirikan berdasarkan hukum yang berlaku. Suatu kegiatan usaha mungkin saja dalam bentuk badan hukum atau bukan.badan usaha meliputi seluruh rentang kegiatan usaha yang berkaitan dengan kegiatan ekonomi. yang mencakup baik sektor swasta maupun sektor umum (Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah). Kegiatan usaha mencakup antara lain manufaktur. pedagang grosir. pedagang eceran. kegiatan usaha penginapan. perawatan kesehatan dan jasa keuangan. hukum. pendidikan serta jasa sosial. Badan usaha yang memberikan jasa infrastruktur kepada masyarakat. yakni sebagai perusahaan (korporasi) yang dikendalikan. namun tidak dimiliki oleh pemerintah. d. Financial Interest (Hak Kepemilikan Secara Finansial) Hak kepemilikan secara finansial di dalam property berasal dari pembagian hukum atas hak kepemilikan saham dalam kegiatan bisnis dan hak atas penguasaan tanah dan bangunan (real property) dari perjanjian. Dalam perjanjian diberikan suatu hak pilihan untuk membeli atau menjual property (misalnya hak tanah dan bangunan. saham atau instrumen finansial lainnya) dengan harga yang disebutkan di dalam jangka waktu yang telah ditentukan. atau dari penciptaan instrumen investasi yang dijamin oleh sekelompok aset-aset real estate. Hak kepemilikan secara finansial yang berupa aktiva tak berwujud dapat mencakup hak yang melekat pada kepemilikan suatu kegiatan bisnis, 15 hak yang memberikan suatu pilihan dan hak atas suatu penerbitan surat berharga. Hak-hak yang melekat pada kepemilikan suatu kegiatan bisnis atau pada tanah hak dan bangunan (property), misalnya untuk menggunakan, menempati, menjual, menyewakan atau mengelola. Hak-hak yang melekat dalam sebuah perjanjian (kontrak) yang memberikan suatu pilihan untuk membeli atau sewa menyewa misalnya untuk melaksanakan atau tidak melaksanakan kegiatan yang akan dilakukan. Hak-hak yang melekat pada kepemilikan atas suatu penerbitan surat berharga, misalnya untuk mempertahankan atau untuk melepaskannya. 4. Aset Berdasarkan Karakteristiknya Berdasarkan karakteristiknya aset di bagi menjadi tiga jenis. antara lain tingkat kebutuhan. kepemilikan dan penggunaan (Sutrisno. 2004). Tingkat kebutuhan bisa di lihat sebagai fungsi basic. important. supporting dan optional. Berdasarkan penggunaan aset di bagi menjadi private. semi private atau semi public dan public. Berdasarkan kepemilikan aset di bagi menjadi own. partnership dan public. Aset sebagai fungsi Basic (kebutuhan dasar) yaitu suatu aset harus dipenuhi agar dapat mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan. Important (penting). yaitu sesuatu aset yang keberadaannya dapat digunakan untuk memperlancar dalam pencapaian tujuan dengan hasil yang lebih optimal. serta keberadaannya sangat penting pada waktu-waktu tertentu. Supporting (mendukung). merupakan sesuatu yang dapat mendukung atau membuat lebih nyaman dalam mencapai suatu tujuan. Sedangkan Optional (pilihan). yaitu suatu aset yang bersifat pilihan. jika aset tersebut tidak ada pun tidak akan menghambat dalam mencapai suatu tujuan. Karakteristik aset berdasarkan pengguna dapat dikelompokkan menjadi aset private. semi public/semi private. dan public. Aset private merupakan aset yang penggunaannya terbatas hanya oleh pemiliknya saja. Aset semi public/semi private. penggunanya yaitu kelompok organisasi yang telah memenuhi 16 persyaratan tertentu untuk dapat menggunakan aset tersebut. Sedangkan aset public hanya digunakan oleh masyarakat umum. Karakteristik aset berdasarkan kepemilikan dapat dikelompokkan berdasarkan own. partnership. dan public. Kepemilikan aset berdasarkan own. jika pemiliknya bersifat individual. Kepemilikan partnership. yaitu yang dimiliki oleh individu dan pemerintah. Sedangkan aset berdasarkan kepemilikan public. yaitu aset yang diperuntukkan bagi seluruh masyarakat umum. Untuk lebih jelasnya mengenai karakteristik aset dapat dilihat pada tabel 2.3 Tabel 2.3 Aset Berdasarkan Karakteristiknya No Karakteristik Aset Kategori Basic Asset 1 Tingkat Kebutuhan Important Asset Supporting dan Optional Asset Private Asset 2 Penggunaan Public Asset Semi Private atau Semi Public Asset Own Asset 3 Kepemilikan Partnership Asset Public Asset Sumber: Karakteristik Aset (Sutrisno. 2004) 2.1.1.2 Siklus Hidup Aset Menurut Hariyono (2007), siklus hidup dari suatu aset memiliki tiga fase, meliputi: pengadaan (acquisition), operasi (operation), dan penghapusan (disposal). Kemudian dilakukan proses lanjutan yaitu fase perencanaan, yang merupakan suatu proses lanjutan, dimana output dari setiap fase digunakan sebagai input untuk perencanaan. Suatu aset memiliki siklus hidup agar dapat membedakan tanggung jawab dari setiap fase penanganannya. Secara khusus, tanggung jawab untuk keputusan pengadaan suatu aset dalam suatu organisasi berbeda dengan tanggung jawab untuk operasi dan pemeliharaan aset maupun dengan tanggung jawab untuk 17 penghapusan suatu aset. Siklus hidup aset menurut Hariyono (2007), dapat dilihat pada gambar 2.1 Operasi (Operation) Pengadaan (Acquisition) Penghapusan (Disposal) Perencanaan( Planning) Sumber: Asset Management Handbook (dalam Hariyono, 2007) Gambar 2.1 Tahapan Siklus Hidup Aset Sedangkan Menurut Sutrisno (2004), dalam pengelolaannya suatu aset memiliki siklus hidup (asset life cycle) yang terdiri dari tiga tahap yaitu tahap praaset (pra-project dan project), tahap operasional, dan tahap pengembangan aset. Tahap pertama yaitu pra-aset dibagi menjadi dua yaitu pra-project dan project, dimana tahap pra-project meliputi kebutuhan akan aset, ide memenuhi kebutuhan, dan studi kelayakan. Setelah tahap pra-project dan sebelum memasuki tahap project, dilakukan persetujuan atau komitmen dari pemegang mata anggaran untuk merealisasikan ide pemenuhan kebutuhan aset (sunction). Sedangkan tahap project meliputi: pendanaan, perencanaan dan pembangunan. Tahap selanjutnya yaitu tahap operasional, yang meliputi: pengoperasian dan pemeliharaan, perbaikan, serta perubahan nilai aset. Tahap terakhir dari siklus hidup aset yaitu tahap pengembangan, meliputi kebutuhan pengembangan, kebutuhan pembangunan, dan usang. Setelah tahap pengembangan, kemudian 18 dilakukan pengambilan keputusan untuk dilakukan siklus baru. Siklus tersebut dapat dilihat pada gambar 2.2 Pembangunan Pengoperasian Pemeliharaa n Perbaikan Perencanaan PerubahanNilai Pendanaan KebutuhanPen gembangan Sunction StudiKelayakan KebutuhanPe mbaharuan Ide PemenuhanKeb utuhan Usang Kebutuhan Akan Aset Decision SiklusBaru Sumber: Sutrisno, 2004 Gambar 2.2 Siklus Hidup Aset (Asset Life Cycle) Berikut akan diuraikan penjelasan dari masing-masing tahapan siklus hidup aset, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.5 di atas. Penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan Akan Aset Adanya suatu kebutuhan akan aset harus disesuaikan dengan karakteristik aset tersebut sesuai dengan tingkat kebutuhan, kepemilikan, dan penggunaan atas aset tersebut. Kebutuhan terdiri dari needs dan wants, dimana needs adalah 19 kebutuhan yang harus dipenuhi, bila tidak ada aset tersebut maka suatu organisasi tidak dapat melakukan kegiatan operasional dalam mencapai tujuannya. Sedangkan wants merupakan kebutuhan yang bila tidak dipenuhi, maka organisasi dapat tetap beroperasional untuk mencapai tujuan, namun kurang optimal. 2. Ide Pemenuhan Kebutuhan Aset Ide merupakan suatu gagasan untuk memenuhi kebutuhan yang dirasakan dengan mendefinisikan dan menuangkannya secara rinci dan tertulis berdasarkan tujuan. Secara umum ide tersebut dituangkan kedalam bentuk proposal. Proposal tersebut berisikan tujuan penggunaan aset, tujuan pemanfaatan aset, perkiraan masa penggunaan dan pemanfaatan aset, pemikiran pemeliharaan, dan gagasan asal sumber dana. 3. Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan tes kelayakan terhadap ide pemenuhan kebutuhan aset. Suatu aset diuji kelayakannya tergantung pada karakteristik aset tersebut. Ada enam aspek yang bisa dipakai dalam studi kelayakan yaitu: finansial, ekonomi, teknologi, sosial, lingkungan, dan politik. 4. Pendanaan Tahap ini merupakan suatu proses keluarnya suatu dana untuk melakukan pengadaan suatu aset. 5. Perencanaan Pada tahap ini dilakukan proses perencanaan yang terdiri dari tiga tahap yaitu, tahap tahap pra-rencana, pengembangan rencana, dan gambar kerja atau detail design. 6. Pembangunan Pada tahap ini dilakukan pembangunan suatu aset dan mencocokkannya antara gambar kerja (detail design) dengan hasil bangunan. 7. Pengoperasian dan pemeliharaan 20 Pengoperasian merupakan tahap penggunaan suatu aset. Dalam penggunaannya, aset tersebut memerlukan pemeliharaan agar aset tersebut dapat digunakan dengan baik. 8. Perbaikan dilakukan karena ada fungsi aset yang tidak bisa digunakan Perbaikan (aset mengalami kerusakan). 9. Perubahan Nilai Adanya suatu perubahan nilai antara aset pada saat ini dan aset pada waktu yang akan dating. Perubahan nilai aset dapat dikarenakan oleh aset itu sendiri (aset sudah usang) atau dikarenakan perubahan lingkungan (tuntutan terhadap aset berubah). 10. Pengembangan aset Pada tahap pengembangan aset terdiri dari tiga komponen yaitu pembaharuan, pengembangan, dan usang. Masing-masing komponen dilakukan dalam kondisi sebagai berikut: a. Pembaharuan dilakukan ketika kebutuhan akan aset masih sama. b. Pengembangan dilakukan karena kebutuhan aset telah berubah. c. Aset dikatakan usang, apabila aset tersebut sudah tidak sesuai dengan tujuan kebutuhan. Suatu aset memiliki siklus hidup agar dapat membedakan tanggung jawab dari setiap fase penanganannya. Secara khusus, tanggung jawab untuk keputusan pengadaan suatu aset dalam suatu organisasi berbeda dengan tanggung jawab untuk operasi dan pemeliharaan aset maupun dengan tanggung jawab untuk penghapusan suatu aset. 2.1.2 Manajemen Aset Manajemen aset merupakan suatu bidang keilmuan baru dalam dunia pendidikan yang muncul akibat adanya kenyataan terutama di Indonesia yang memiliki kekayaan sumber daya. baik sumber daya alam (SDA) maupun sumber daya manusia (SDM) dan juga insfrastruktur yang masih belum dikelola dengan baik. Hal ini disebabkan karena pengelolaan aset yang ada belum optimal, bahkan 21 cenderung menimbulkan kerusakan pada alam dan lingkungannya. Mengacu pada permasalahan tersebut dan bagaimana respon Pemerintah akan permasalahan tersebut, tentu diperlukan adanya upaya nyata yang sistematis dan menyeluruh pengelolaan aset pada masa mendatang. Saat ini telah berkembang suatu dalam teori baru yang dikenal dengan manajemen aset (asset management). 2.1.2.1 Pengertian Manajemen Aset Briton dkk. dalam Siregar (2004) mengatakan “define good asset management in terms of measuring the value of properties (asset) on monetary terms and employing the minimum amount of expenditure on its management”. Manajemen aset itu sendiri telah berkembang cukup pesat, bermula dengan orientasi yang statis, kemudian berkembang menjadi dinamis, inisiatif dan strategis. Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D), menyebutkan bahwa Pengelolaan barang milik negara/daerah (BMN/D), meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan serta pengawasan dan pengendalian. Berdasarkan pengertian tersebut, pengelolaan barang milik negara/daerah dilaksanakan berdasarkan asas fungsional, kepastian hukum, transparansi dan keterbukaan, efisiensi, akuntabilitas dan kepastian nilai. Menurut Danylo dan A. Lemer dalam Siregar (2004), asset management is amethodology to efficiently and equitably allocate resources amongst valid andcompeting goals and objectives. Sedangkan menurut Kaganova dan McKellar (dalam Hariono:2007), mendefinisikan manajemen aset sebagai property assetmanagement can be defined as the process of decision making andimplementation relating to the acquisition, use, and disposal of real property. Prinsip dan teknik manajemen aset yang dikemukakan oleh Hariyono (2007), diturunkan dari pengertian umum dan didasarkan pada pendekatan siklus hidup. Asumsi utama yang mendasari prinsip dan teknik manajemen aset adalah 22 bahwa aset ada hanya untuk mendukung penyediaan pelayanan. Berikut merupakan 5 (lima) prinsip dan teknik manajemen aset: 1. Keputusan manajemen aset adalah keputusan yang terintegrasi dengan perencanaan strategis (strategic planning). 2. Keputusan perencanaan aset didasarkan atas evaluasi berbagai alternatif yang mempertimbangkan biaya siklus-hidup, manfaat, dan risiko kepemilikan. 3. Akuntabilitas diterapkan untuk kondisi aset, penggunaan, dan kinerja. 4. Keputusan penghapusan didasarkan pada analisis terhadap metode-metode yang menghasilkan tersedianya pengembalian bersih (net return) dalam kerangka perdagangan yang wajar. 5. Struktur pengendalian yang efektif diterapkan untuk manajemen aset. Kepentingan terhadap rencana akan aset akan terlihat disaat manajemen mengakui bahwa aset fisik merupakan sumber daya yang vital bagi organisasi. Aplikasi yang efektif dari prinsip-prinsip manajemen aset akan memastikan bahwa input sumber daya tersebut ada pada biaya terendah. Kelima prinsip manajemen aset berupa perencanaan yang terintegrasi, yaitu berupa keputusan atas pengadaan atau penggantian aset, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan haruslah terintegrasi dengan perencanaan strategis. Hal tersebut dicapai dengan menghubungkan aset dengan standar dan strategi penyediaan pelayanan. Prinsip yang kedua yaitu pengadaan suatu aset, yakni merupakan kerangka perencanaan aset yang efektif dengan melakukan evaluasi atas berbagai alternatif untuk pengadaan aset baru dan penggantian aset-aset yang telah ada. Prinsip yang ketiga yaitu akuntabilitas untuk suatu aset, merupakan kerangka akuntabilitas yang efektif mengidentifikasi tanggung jawab atas aset. Mekanisme tanggung jawab disusun terkait dengan kepemilikan, pengendalian, tanggung jawab untuk penggunaan, keamanan, kondisi, dan kinerja aset. Prinsip yang keempat yaitu penghapusan aset, yakni kerangka penghapusan aset yang efektif dengan menyertakan pertimbangan terhadap alternatif penghapusan aset-aset yang berlebih/surplus, usang, berkinerja jelek, 23 serta tidak memberi pelayanan. Sedangkan prinsip yang terakhir yaitu pengendalian manajemen, merupakan struktur pengendalian intern (internalcontrol) yang efektif membangun dan mendeklarasikan kebijakan dan prosedur aset dan meggunakan sistem informasi yang menyediakan data yang andal, relevan, dan tepat waktu untuk membuat keputusan manajemen aset yang informatif. 2.1.2.2 Tujuan Manajemen Aset Menurut Sutrisno (2004) tujuan umum manajemen aset adalah mengarahkan sistem pengelolaan aset sehingga pemanfaatannya efektif dan efisien. Efektif berkaitan dengan sasaran yang tercapai. sedangkan efisien berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan tujuan khusus dari manajemen aset ini yaitu meningkatkan kualitas aset, meningkatkan penggunaan dan pemanfaatan aset, meningkatkan kualitas layanan aset dan meningkatkan cakupan layanan aset. Menurut Siregar (2002:198) tujuan utama dari manajemen aset yaitu efisiensi pemanfaatan dan pemilikan, terjaga nilai ekonomis dan objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih penguasaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini: 1. Efisiensi Pemanfaatan dan Pemilikan Pengelolaan yang baik. membuat pemanfaatan aset optimal ataupun maksimal. Aset yang dikelola dapat digunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) dan dimanfaatkan secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. 2. Terjaga Nilai Ekonomis dan Potensi Yang Dimiliki Nilai ekonomis suatu aset akan terjaga. apabila aset dikelola dengan baik. Potensi yang dimiliki oleh aset akan memberikan keuntungan baik dari segi pendapatan maupun dari pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. 24 3. Objektivitas dalam Pengawasan dan Pengendalian Peruntukkan. Penggunaan Serta Alih Penguasaan. Pengelolaan aset yang baik. dapat membuat pengawasan akan lebih terarah. Sehingga peruntukkan. penggunaan dan alih penguasaan aset akan tepat sesuai dengan rencana. Selain itu pengawasan bertujuan membantu pencapaian tujuan dari aset tersebut. 2.1.2.3 Alur Manajemen Aset Menurut Siregar (2004) alur manajemen aset dapat dibagi menjadi 5 (lima) tahapan kerja, yaitu inventarisasi aset, legal audit, penilaian aset, optimalisasi aset dan pengembangan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Kelima tahapan kerja ini saling berhubungan dan terintegrasi, dapat dilihat pada gambar 2.4. (1) Inventaris asiAset (2) Legal Audit (3) Penilaian Aset (4) Optimalis asi Audit SistemInfor masiManaje menAset (SIMA) Sumber: Manajemen Aset, Siregar (2004) Gambar 2.3 Alur Manajemen Aset 1. Inventarisasi Aset Inventarisasi aset terdiri atas dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis, 25 alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain lain. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labeling, pengelompokkan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset. 2. Legal Audit Legal audit merupakan suatu lingkup kerja manajemen aset yang berupa inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang sering ditemui antara lain status hak penguasaan lemah, aset dikuasai pihak lain, pemindahtanganan aset yang tidak termonitor, dan lain-lain. 3. Peniliaian Aset Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilaian yang independen. Hasil dari nilai tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi aset yang ingin dijual. 4. Optimalisasi Aset Optimalisasi aset merupakan proses kerja dalam manjemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki pemerintah diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi dan tidak memiliki potensi. Aset yang memiliki potensi dapat dikelompokkan berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus dicari penyebabnya. Apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai. 26 5. Pengawasan dan Pengendalian Lingkup pengawasan dan pengendalian aset adalah pengawasan dan pemanfaatan seluruh aset yang ada pada suatu perusahaan atau daerah. Satu yang efektif untuk meningkatkan aspek ini adalah pengembangan SIMA sarana (Sistem Informasi Manajemen Aset). Melalui SIMA transparansi kerja dalam pengelolaan aset sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan pengawasan dan pengendalian yang lemah. Dalam SIMA ini, keempat aspek itu diakomodasi dalam sistem dengan menambahkan aspek pengawasan dan pengendalian. Sehingga setiap penanganan terhadap satu aset, termonitor jelas, mulai dari lingkup penanganan hingga siapa yang bertanggung jawab menanganinya. 2.1 Sistem Informasi Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama. Contoh : sistem tata surya, sistem pencernaan, sistem transportasi umum, sistem otomotif, sistem komputer, dan sistem informasi. Murdick dan Ross (2003) dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (t.t) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Menurut Chaniago (2006) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Sebagai contoh, raket dan pemukul bola kasti (masing-masing sebagai elemen) tidak bisa membentuk sebuah sistem, karena tidak ada sistem permainan olahraga yang memadukan kedua peralatan tersebut. Scott (2001)dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi(t.t) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan 27 (processing) , serta keluaran (output). input process output Sumber: Scott (2001) Gambar 2.4 Model Sistem Input (masukan) dalam konteks ini berupa data mentah, kemudian setelah melalui transformasi/pengolahan (processing) maka data tersebut menjadi sebuah atau beberapa output (keluaran), yaitu informasi yang memiliki makna dan bermanfaat. Tujuan pengelolaan data atau sistem informasi aset adalah : a. menyajikan informasi yang akurat dan tertib tentang kondisi aset, baik aspek fisik, nilai, legal, pajak, asuransi maupun atribut aset lainnya sebagai dasar untuk penyusunan strategi pemanfaatan aset secara optimal. b. memberikan kemudahan bagi proses pengambilan keputusan khususnya dalam pemanfaatan dan optimalisasi aset. merencanakan pola optimalisasi aset baik untuk mendukung kegiatan usaha maupun pemanfaatannya secara operasional 2.2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 1), terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 28 Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu memiliki komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto, 2005: 3). 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut merupakan supersistem. Sebagai contoh, perusahaan dapat disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari supersistem. 2. Batas Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem 29 Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat 4. Penghubung Sistem Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini memungkinkan menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 5. Masukan Sistem Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. 7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 30 2.2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi didefinisikan sebagai “ data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 2005: 8). Berdasarkan definisi tersebut, data adalah sumber dari informasi. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata dan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Kejadian yang dimaksud adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul ada dan terjadi. Menurut Kadir (2003), definisi data diklasifikasikan kedalam dua jenis, yaitu data secara konseptual dan data yang terformat. Data secara konseptual adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya. Misalnya deretan angka seperti berikut : 6.30 27 6.32 28. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Contohnya adalah data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang. Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari character, field, record, file, database. 1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data/field; 2. Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field membentuk suatu record a. Field name : harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan lainnya; b. Field relpresentation : tipe field (karakter, teks, tanggal, angka), lebar field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data); 31 3. data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file; 4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis; Database merupakan kumpulan dari file atau tabel. Record adalah kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit 2.2.3 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. Karakteristik sistem pertama adalah batasan (boundary), yang merupakan penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. Karakteristik kedua adalah lingkungan (environment), yaitu sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. Lalu ada masukan (input), masukan adalah sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. Kemudian karakteristik berupa keluaran (output), yaitu sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. Karakteristik berikutnya adalah komponen (component), yaitu kegiatankegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. Kemudian penghubung (interface) yang merupakan tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. Karakteristik terakhir adalah penyimpanan (storage), yaitu area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. Dalam pengembangannya, tentu saja perlu menghindari pengembangan 32 sistem yang buruk. Untuk menghindarinya, pengembang perlu mengetahui ciriciri sistem yang buruk. Dalam Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (t.t.) ciri-ciri sistem yang buruk adalah : tidak memenuhi kebutuhan user, performance buruk, reliabilitas rendah, dan kegunaannya rendah. Contoh-contoh kesulitan dalam pengembangan sistem antara lain, pengembangan yang tidak terjadwal, tidak ada rencana anggaran, sistem bisa jalan = 100% over budget atau jadwal. 2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi Jhon Burch dan Gary Grudnitski (dalam Jogiyanto, 2005), mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input blok), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi hingga membentuk kesatuan untuk mencapai sasaran. Sumber : Jogiyanto, 2005: 12. Gambar 2.5 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi 1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 33 2. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Model 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem 4. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. 5. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System). 6. Blok Kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 34 2.2.3.2 Subsistem dan Supersistem Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai contoh : Automobileadalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem, yaitu sistem mesin, sistem body dan sistem roda. Demikian juga, setiap subsistem bisa terdiri dari beberapa sub-sub sistem. Sistem mesin terdiri dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut merupakan supersistem (Chaniago, 2006). Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai supersistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah subsistem dan pemerintah pusat adalah supersistem. Ilustrasi dari sistem, subsistem dan supersistem dapat dilihat seperti gambar 2.7. berikut : Sistem subsiste Supersistem Prosedur Sumber: Kadir (2003) Gambar 2.6 Ilustrasi Sistem, Subsistem dan Supersistem 2.2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh 35 suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem informasi akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang terdapat didalamnya. 2.2.4.1 Definis dan Karakteristik Sistem Informasi Manajemen Menurut Soetedjo (dalam Sutabri, 2003), “SIM adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan”. Adapun karakteristik SIM menurut Sutabri (2003), adalah sebagai berikut : 1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior; 2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik; 3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut; 4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada decision support system; 5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting; 6. SIM juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding datadata dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya secara relatif stabil; 7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi 36 sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah dipersiapkan lebih dulu; Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun. 2.2.4.2 Peran SIM Dalam Kegiatan Manajemen Menurut Sutama (2003) Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajemen. Pada kegiatan manajemen, dimana manajer akan melakukan 3 macam proses dalam memanfaatkan sumberdaya ( manusia, material, modal dan informasi ) yaitu planning, controling, dan pengambilan keputusan. Maka SIM dalam kegiatan manajemen yang baik tentu juga harus mampu memberikan dukungan pada : 1. Proses Perencanaan Rencana merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu, merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan.mSuatu organisasi pada tiap tingkatan mempunyai rencana yang berbeda, SIM yang dikembangkan mampu mendukung setiap kebutuhan itu. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data, masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. 37 Tabel 2.4 Dukungan SIM pada Proses Perencanaan Kebutuhan Model Perencanaan Dukungan Sistem Informasi Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan. Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer. Data masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis. Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model. Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. Manipulasi model Sumber : Sutama (2003) 2. Proses Pengendalian Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatankegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman. Ukuran prestasi dijadikan sebagai standard prestasi. Dukungan SIM adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bias dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Dukungan mencakup: a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang 3. Proses Pengambilan Keputusan Sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer hanya akan membantu memberikan dukungan dengan memberikan datadata/informasi-informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan sehingga ada sebagian keputusan yang dapat diprogramkan dan ada 38 sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan. Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya terdapat tiga unsur dalam pembuatan keputusan yaitu: a. Data b. Model atau prosedur keputusan c. Pembuat keputusan Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman. Tabel 2.5 Ciri-ciri Keputusan Terprogram dan Tidak Terprogram Keputusan terprogram Untuk kejadian berulang-ulang Aturan keputusan dapat dirumuskan dengan rinci dan jelas Aturan keputusan atau algoritma untuk bawahan Sumber : Sutama (2003) Keputusan tidak terprogram Kadang-kadang terjadi Unik dan perlu analisis baru untuk setiap kejadian Untuk keputusan manajemen tingkat atas 2.2.4.3 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi terdiri dari komponen fisiknya. Komponen ini disediakan untuk melengkapi sistem pengoperasiannya. Adapun komponen dari sistem informasi manajemen akan ditunjukkan pada Tabel 2.1. Tabel 2.6 Komponen Fisik SIM Komponen Sistem Perangkat keras Perangkat lunak Catatan Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data dan terminal masukan/keluaran Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : 1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoprasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoprasian sistem komputer 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan 3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang 39 secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti hard disk, magnetic tipe dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film dan lain sebagainya. Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu : 1. Instruksi untuk pemakai 2. Instruksi untuk penyiapan masukan 3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer Operator komputer, analis sistem, programer, personil data entry dan manajer sistem informasi/EDP. Database Prosedur Personil Sumber : Sutabri, 2003: 96 Struktur sistem informasi manajemen diuraikan dengan dua cara, yaitu atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua cara tersebut ditambah dengan konsep struktural akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Struktur konseptual SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan. SIM didefinisikan sebagai gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi, yaitu : 1. Pengolahan transaksi; 2. Dukungan operasi sistem informasi; 3. Dukungan pengendalian manajerial sistem informasi; 4. Dukungan perencanaan strategis sistem informasi. 2.2.4.4 Tingkatan Sistem Informasi Beberapa jenis sistem informasi berbasis teknologi informasi dikembangkan berdasarkan lini manajerial yang melayani tingkatan manajerial yang berbeda-beda. Masing-masing dari sistem informasi tersebut memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Ridho dalam Sistem Informasi (2007), membedakan sistem informasi berturut–turut dari tingkat yang paling rendah yaitu operational-level systems, knowledge-level systems, management-level systems dan strategic-level systems. 1. Operational-Level Systems (Sistem Pada Level Operasional) Mendukung manajer operasional dengan menyimpan berbagai aktivitas elementer dan transaksi dari organisasi. Misal: penjualan, aliran material dalam perusahaan, penggajian,dan lain-lain. Kegunaan utama dari sistem di 40 level ini adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan melacak aliran transaksi dalam organisasi. 2. Knowledge-Level Systems Mendukung knowledge workers dan data workers di sebuah organisasi. Kegunaan sistem pada level ini adalah membantu mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam bisnis dan untuk membantu organisasi untuk mengendalikan pekerjaan administrasi. Sistem pada level ini, khususnya dalam bentuk dari workstations dan sistem perkantoran, adalah aplikasi yang berkembang pesat di bisnis baru-baru ini. 3. Management-Level Systems Dirancang untuk melayani pengamatan, pengendalian, pembuatan keputusan, dan aktivitas administratif level manajer menengah. Level ini biasanya menyediakan laporan secara periodik tentang data tertentu. 4. Strategic-Level Systems Membantu perencanaan jangka panjang oleh para manajer senior. Perhatian utamanya terletak pada mengantisipasi perubahan pada lingkungan luar ke dalam organisasi. 2.2.4.5 Tipe Sistem Informasi Terdapat beberapa kategori tipe sistem informasi yang melayani lini manajerial. Kadir (2003), mengklasifikasikan sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi, yaitu: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System atau TPS) Sistem pemrosesan transaksi (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan. Misalnya, yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat 41 memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai kebutuhan pelanggan. 2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System atau MIS) Sistem informasi management-level manajemen sebuah (MIS) adalah organisasi yang sistem informasi melayani pada fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik. Biasanya sistem ini menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya sistem informasi manajemen mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi. 3. Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation System atau OAS) Sistem otomasi perkantoran (OAS) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem penjadwalan, pengolah grafik, voice mail, dan bahkan teleconference. Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level manajemen. 4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System atau DSS) Sistem pendukung keputusan (DSS) adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk mendukung pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur dimana tidak seorangpun mengetahui bagaimana seharusnya keputusan dibuat. Sistem ini tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia. 5. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System atau EIS) Sistem informasi eksekutif (EIS) adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah organisasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan 42 eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang. 6. Sistem Pendukung Kelompok (Group Support System atau GSS) Sistem pendukung kelompok (GSS) adalah jenis sistem informasi yang digunakan untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok. pengaksesan Sistem basis ini data mencakup pada penggunaan komputer, dan teknologi presentasi, kemampuan yang memungkinakan peserta dalam pertemanan berkomunikasi secara elektronis. 7. Sistem Pendukung Cerdas (Intelligent Support System atau ISS) Sistem pendukung cerdas (ISS) atau sering disebut sistem cerdas merupakan sistem yang memiliki kemampuan seperti kecerdasan manusia. Sistem cerdas yang banyak dipakai dalam aplikasi bisnis adalah sistem pakar (expert system), yaitu sistem yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam nenyelesaikan suatu permasalahan. Sebuah sistem pakar mempunyai kemampuan berdialog dengan pemakai dan kemudian memberikan suatu saran, pandangan, atau kesimpulan. 2.2.4.6 Metode Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Metode pengembangan sistem meruapakan bagian yang cukup penting dalam penyusunan rancangan sistem informasi manajemen. Karena dengan dipilihnya metode maka kita mengikuti perencanaan penyusunan jadwal, staffing proyek, biaya dan lain-lain. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengembangan SIM yaitu: 1. System Development Life Cycle (SDLC) Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan & pembangunan sistem serta pengirimannya kepada pengguna. 43 Secara umum, tahapan SDLC meliputi proses perencanaan, analisis, desain dan implementasi. Proses perencanaan biasanya lebih menekankan pada alasan mengapa sebuah sistem harus dibuat. b. Analysis a. Planning Tahapan perencanaan ini kemudian dilanjutkan dengan proses analisis yang lebih menekankan pada siapa, apa, kapan, dan dimana sebuah sistem akan dibuat. c. Design Sedangkan pada proses desain lebih menekankan kepada bagaimana sistem akan berjalan d. Implementation Tahap terakhir dilanjutkan dengan fase implementasi yaitu proses pengirimannya kepada pengguna. Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.7 Metode SDLC 2. Waterfall Model Waterfall Model merupakan sebuah metode pengembangan sistem dimana antara satu fase ke fase yang lain dilakukan secara berurutan. Biasanya sebuah 44 langkah akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Keuntungan menggunakan metodologi ini requirement harus didefinisikan lebih mendalam sebelum proses coding dilakukan. Disamping itu metodologi ini memungkinkan sesedikit mungkin perubahan dilakukan pada saat proyek berlangsung. Namun, metodologi ini juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya desain harus komplit sebelum programming dimulai, serta jika terjadi fase yang terlewati, maka biaya yang akan ditimbulkan akan lumayan besar. Berikut adalah ilustrasi Waterfall Model. Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.8 Konsep Waterfall 3. Rapid Application Development (RAD) Metodologi ini melakukan beberapa penyesuaian terhadap SDLC pada beberapa bagian sehingga lebih cepat untuk sampai ke tangan pengguna. Metodologi ini biasanya mensyaratkan beberapa teknik dan alat-alat khusus agar proses bisa cepat, misalnya melakukan sesi joint application development (JAD), penggunaan alat-alat computer aided software engineering (Case Tools), kode generator, dan lain-lain. 45 Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.9 Konsep Phased Developement Beberapa kategori RAD misalnya Phased Development dan Prototyping. Phased Development membagi sistem secara keseluruhan menjadi beberapa versi sistem. Setelah desain untuk versi pertama selesai maka akan dilanjutkan ke implementasi. Setelah versi pertama terselesaikan, maka pengembang akan memulai lagi ke versi selanjutnya. Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.10 Konsep Prototyping Methodologies Metodologi prototyping melakukan analisis, desain, dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapat 46 review dari pengguna. Prototyping adalah sebuah sistem dalam fungsi yang sangat minimal. 4. Agile Development Bisa dikatakan metode agile development merupakan metodologi yang lebih cepat dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Metodologi ini melakukan perampingan pada proses pemodelan dan pembuatan dokumentasi. Sumber: Mazirwan (2009) Gambar 2.11 Konsep Agile Development 2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset Untuk mencapai tujuan pengelolaan aset yang secara terencana, terintegrasi, dan sanggup menyediakan data dan informasi yang dikehendaki dalam tempo yang singkat, diperlukan suatu sistem informasi pendukung pengambilan keputusan atas aset. Sistem informasi tersebut laim dikenal sebagai sistem informasi manajemen aset (SIMA). Sehingga penerapan SIMA sangat penting untuk mendukung proses tertib administratif atas data barang. 2.3.1 Tujuan Sistem Informasi Manajemen Aset Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalah-permasalah aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) : 47 1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis; 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik; 3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis; 4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda; 5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah; 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi; 7. Manajemen data masih manual; Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal. 8. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi pengelolaan aset. Menurut Siregar (2004) konsep SIMA memadukan beberapa disiplin keahlian antara lain: 1. Penyusunan sistem dan prosedur logistik, 2. Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik, 3. Pendataan (inventarisasi) aset, 4. Penilaian aset, 5. Konsultasi properti, 6. Manajemen properti, 2.3.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Aset Menurut Taramitra (2008) dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya : 1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan data cepat; 2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan kawasan; 3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik; 4. Manajemen pemeliharaan aset; Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan. 48 2.3.3 Konsep Sistem Informasi manajemen Aset Konsep dasar dari SIMA adalah bahwa setiap jenis aset dianggap memiliki data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset legal tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar serta nilai penyusutannya. Data Atribut Barang/Aset Inventarisasi Barang / Aset Manajemen Aset Fisik Appraisal / Penilaian Nilai Database SIMA Legal Opinion Legal Appraisal / Penilaian Aspek Hukum Sumber : Taramitra, 2008 Gambar 2.12 Konsep Dasar SIMA 2.3.4 Langkah Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Menurut Siregar (2004) pengembanagn sistem informasi manajemen aset dilaksanakan dengan lingkup kegiatan meliputi: 1. Persiapan Pada tahap persiapan dilakukan analisis kebutuhan pengguna, Identifikasi dan inventarisasi aset, dan pengembangan model konseptual; 2. Pengembangan Sistem Setelah dilakukan persiapaan, langkah selanjutnya yaitu pengembangn yang meliputi kegiatan evaluasi sistem yang berjalan, desain sistem baru, implementasi sistem baru, konversi sistem, dan pelatihan serta pemeliharaan sistem. 49 Secara umum konspe pengembangan tersebut meliputi perancangan modul penunjang yang terdiri dari: 1. Modul perencanaan dan penentuan kebutuhan; 2. Modul penganggaran; 3. Modul pengadaan 4. Modul penyimpanan dan penyaluran; 5. Modul pemeliharaan; 6. Modul penyusutan dan penghapusan; 7. Modul pengendalian 2.4 Konsep Sistem Basis Data Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi (Kadir, 2003: 254). Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas/data. Dalam mengelola basis data diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut dengan DBMS. DBMS adalah adalah perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. 2.4.1 Komponen Lingkungan Basis Data Komponen-komponen yang terdapat dalam lingkungan basis data terdiri dari (Kadir, 2003): 1. Perangkat keras Perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan DBMS beserta aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal pendukungnya. 2. Perangkat lunak Komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk komputer dan jaringan. 50 3. Data Bagi pemakai, komponen terpenting dalam DBMS adalah data, karena dari data inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing. 4. Prosedur Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara merancang hingga menggunakan basis data. Dalam hal ini, prosedur yang dimaksud terdiri dari : a. Cara masuk ke DBMS (login); b. Cara memakai fasilitas-fasilitas tertentu dalam DBMS maupun cara menggunakan aplikasi; c. Cara mengaktifkan dan menghentikan DBMS; d. Cara membuat cadangan basis data dan cara mengembalikan cadangan ke DBMS. 5. Orang Komponen orang dibagi menjadi tiga kelompok, diantaranya : a. Pemakai akhir (end user) Pemakai akhir dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : 1) Pemakai aplikasi Adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat oleh pemrogram aplikasi. Pemakai seperti ini tidak berhubungan secara langsung dengan DBMS. Pemakai aplikasi ini disebut native user. 2) Pemakai interaktif Adalah pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan DBMS, dapat memberikan perintah-perintah DBMS untuk mengakses basis data ataupun melalui perangkat-perangkat seperti pembangkit query dan pembangkit laporan. Pemakai seperti ini dapat menyediakan sendiri kebutuhan terhadap informasi. 51 b. Pemrogram aplikasi Pemrogram aplikasi adalah orang yang membuat program aplikasi yang melibatkan basis data. Program aplikasi ini membuat program aplikasi berdasarkan kebutuhan pemakai. c. Administrator basis data Administrator basis data adalah orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen basis data. Secara detail, tugas administrator basis data adalah sebagai berikut : 1) Mendefinisikan basis data; 2) Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan; 3) Menentukan keamanan basis data; 4) Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin. 2.4.2 Entity Relationship Diagram Menurut Haryanto (2008: 12), Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang analis sistem. Entity relationship diagram menunjukkan hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain hingga seluruh data tergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi. Entitas adalah individu, benda, objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut himpunan entitas. Bentuk relasi entitas terdapat beberapa macam, yaitu (Nugroho: 2008): 1. One to One One to one merupakan satu record dalam sebuah entitas hanya berhubungan dengan satu record di entitas lain. Contohnya : PERUSAHAAN KODEPRSH NAMAPRSH ALAMAT KOTA TELEPON EMAIL Sumber : Nugroho, 2008 HUTANG KODEPRSH JLHHUTANG TANGGAL Gambar 2.13 Relasi One to One 52 Sebuah record di entitas perusahaan hanya akan mempunyai hubungan dengan sebuah record di entitas hutang. Kodenya adalah 1:1, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan satu record di entitas yang lain. 2. One to Many One to many merupakan satu record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya : NOTA NONOTA KODEPRSH TANGGAL JUMLAH DISKON DIBAYAR CATATAN Sumber : Nugroho, 2008 NOTARINCI NONOTA KODEBARANG CACAH HARGASATUAN Gambar 2.14 Relasi One to Many Sebuah record di entitas nota akan berhubungan dengan banyak record di entitas lain. Kodenya adalah 1:N, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan N (banyak) record di entitas yang lain. 3. Many to Many Banyak record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya : PEGAWAI NOPEGAWAI KOPEGAWAI NAMA ALAMAT TGLLAHIR CATATAN Sumber : Nugroho, 2008 BAGIAN KODEBAGIAN NAMABAGIAN KODEPEGAWAI KEPALA Gambar 2.15 Relasi Many to Many Contoh diatas menjelaskan satu record di entitas pegawai dapat muncul di banyak rekaman pada entitas bagian, yaitu jika seorang pegawai menduduki 53 jabatan di beberapa bagian. Demikian pula sebuah rekaman di entitas bagian dapat muncul di banyak rekaman di entitas pegawai. 2.4.3 Data Flow Diagram Data flow diagram menggambarakan atau membuat model sistem yang seakan-akan mencermikan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD lebih menekankan pada segi proses (Sutabri, 2003). Pengertian secara umum dari data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan. 1. Simbol Data Flow Diagram Simbol yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat buah, yaitu : EXTERNAL ENTITY Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. PROSES Simbol ini digunakan untuk pengolahan atau transformasi data. proses DATA FLOW Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. DATA STORE Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Sumber: Sutabri, 2004: 163. Gambar 2.16 Simbol Data Flow Diagram 54 2. Bentuk Data Flow Diagram Terdapat dua bentuk data flow diagram, yaitu physical data flow diagram dan logical data flow diagram (Jogiyanto, 2005). Physical data flow diagram lebih menekankan pada proses-proses sistem diterapkan termasuk proses-proses manual. Logical data flow diagram lebih menekankan pada logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa saja secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. 3. Teknik Membuat Data Flow Diagram Cara yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram adalah sebagai berikut (Sutabri, 2003) : a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang dikenal dengan istilah “Analisis Atas Bawah atau Top Down Anaysis”. b. Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi. c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah. d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti : 1) Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTITY; 2) Nama yang jelas untuk PROSES; 3) Nama yang jelas untuk DATA FLOW; 4) Nama yang jelas untuk DATA STORE. 4. Tahapan Data Flow Diagram Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga tahap untuk tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut : 55 a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. 2.4.4 Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem informasi merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store (Sutabri, 2003). Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas. Pada metodologi objek, kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun metode atau service suatu objek. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Kamus data dan komponen-komponen lainnya yang dikumpulkan pada saat analisis sistem sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun menurut abjad. 2.4.5 Keunggulan Database Management System Dibandingkan dengan sistem pemrosesan file yang didukung oleh sistem operasi konvensional, penggunaan basis data memiliki keunggulan seperti berikut (Kadir, 2003) : 1. Mengendalikan atau menduplikasi data; 2. Menjaga konsistensi dan integritas data; 56 3. Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan menjadi satu; 4. Meningkatkan keamanan data dari orang yang tidak berwenang; 5. Memaksakan penerapan standar; 6. Dapat menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak departemen; 7. Mengulangi komflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah kontrol administrator basis data; 8. Meningkatkan tingkat respond dan kemudahan akses bagi pemakai akhir; 9. Meningkatkan produktivitas pemrogram; 10. Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data; 11. Meningkatkan konkurensi (pemakai data oleh sejumlah data) tanpa menimbulkan masalah kehilangan informasi atau integritas; 12. Meningkatkan layanan backup dan recovery. 2.5 PHP Menurut Sidik (2006), “PHP merupakan script untuk pemrograman script web server-side, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor HTML”. PHP/F1 adalah nama awal dari PHP. PHP (Personal Home Page), F1 adalah Form Interface dibuat pertama kali oleh Rasmus Lerdoff. PHP awalnya merupakan program CGI yang dikhususkan untuk menerima input melalui form yang ditampilkan dalam browser web. Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat mudah dapat dilakukan. PHP juga mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya. Pemrogram juga dapat membuka soket jaringan secara mentah dan berinteraksi dengan menggunakan protokol lainnya. 57 2.6 Pergudangan Menururt Miranda (2001) Warehousing atau pergudangan adalah suatu tempat yang memiliki fungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan dan mengalami proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang. 2.6.1 Administrasi Gudang Menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2008) administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian barang meliputi: 1. Buku Induk; 2. Kartu Stok; 3. Buku Harian Penerimaan Barang; 4. Buku Harian; 5. Pengeluaran Barang; 6. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM); 7. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK); 2.6.2 Jenis – Jenis Gudang Menurut Miranda (2001) terdapat 6 (enam) jenis gudang antara lain: 1. General MerchandiseWarehouse for Manufactured Goods Tipe Gudang ini merupakan tipe gudang yang lazim digunakan. Tipe ini dirancang untuk digunakan oleh pengusaha pabrik, distributor, dan parapelanggan untuk penyimpanan praktis berbagai jenis produk. 2. Refrigerator or Cold Storage Warehouses Gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya. Umumnya digunakan untuk menyimpan barang – barang yang tidak tahan lama seperti buah – buahan, sayur – sayuran, barang farmasi, kertas fotografik, dan barang lainnya yang membutuhkan tipe fasilitas ini. 58 3. Bonded Warehouse Gudang ini biasanya menyimpan tembakau dan minuman beralkohol hasil impor. Meskipun Pemerintah memegan kendali atas barang tersebut, akan tetapi importir memiliki kewajiban untuk membayar cukai. Keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor dan pajak pembelian sampai barang tersebut terjual. 4. Household Goods Warehouse Digunakan untuk menyimpan properti pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara. Dalam kategori ini terdapat beberapa jenis alternatif penyimpanan: a. Konsep penyimpanan terbuka (open storage concept) Barang – barang tersebut disimpan disebuah tempat pijakan kubik atau sebuah dasar meter kubik perbulan di lantai terbuka gudang. b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan (private room or vault storage ) Pengguna akan disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga dapat mengunci dan menjaga barang-barangnya. c. Penyimpana dalam wadah (conatiner storage) Menyediakan tempat untuk membungkus barang-barang. Penyimpana dalam wadah memberikan perlindungan produk yang lebih baik dibandingkan penyimpana terbuka. 5. Special Commodity Warehouse Manajemen gudang komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khusus seperti bulir padi, wol, dan katun. Biasanya masing – masing gudang menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayana spesial terhadap produk tersebut. 6. Bulk Storage Warehouse Manajemen gudang Bulk Storage memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara, pasir, dan bahan kimia. Selain itu juga menyediakan 59 drum pengisi atau campuran berbagai tipe bahan kimia dengan bahan kimia lainnya untuk menghasilkan campuran baru. 2.6.3 Aktifitas Gudang Menurut Harvarindo (2001) secara umum aktifitas yang dilakukan gudang adalah sebagai berikut: 1. Yard Controling Activities Aktifitas ini terkait dengan aktifitas penentuan model bangunan bongkar muat baik fisik maupun non fisik. 2. Receiving Aktifitas yang termasuk kegiatan receiving antara lain: a. Penerimaan barang sesuai dengan peraturan perusahaan atau gudang; b. Menjamin kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan; c. Penempatan material digudang hingga departeman lainnya; 3. Prepackaging Aktifitas ini dilakukukan apabila barang yang diterima dalam satuan bulk besar dan hendak disimpan dalam kemasan yang lebih kecil agar sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan atau konsumen 4. Putaway Merupakan aktifitas penempatan material/produk yang telah dibeli di gudang. Termasuk aktifitas material handling, verifikasi lokasi produk, dan penempatan material/produk tersebut. 5. Storage Penyimpanan material sementara sebelum adanya keputusan penggunaan/pengirim barang. 6. Order Picking Proses pemindahan barang dari gudang untuk memenuhi permintaan tertentu. Proses ini merupakan wujud pelayanan gudang kepada para konsumennya 7. Packaging and/or Pricing 60 Beberapa barang tertentu memerlukan kemasan dan pelabelan harga. Kegiatan pelabelan harga merupakan bagian dari kegiatan penjualan 8. Sortation and/or Accumulation Hal tersebut dilakukan jika terjadi permintaan lebih dari satu jenis barang. Aktifitas sortasi batch dilakukan sesuai dengan pesanan dan akumulasi. 9. Unitziing and Shipping Proses pemeriksaan kesempurnaan barang, pengepakan barang sesuai dengan kebutuhan pengankutan, mempersiapkan shipping document, packing list, address label, dan billof lading. 10. Warehouse Management Information System 2.6.4 Alur Penerimaan Barang Menurut Priyambodo (2007) alur penerimaan barang gudang terdiri dari beberapa aspek kegiatan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut: Sumber: Priyambodo (2007) Gambar 2.18 Alur Penerimaan Barang 61 2.6.5 Mekanisme Penerimaan Menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2008) mekanisme penerimaan barang terdiri dari 6 (enam) tahap antara lain: 1. Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan: a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan. 2. Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima: a. Penempatan sesuai dengan denah. b. Aman dari pencurian. c. Aman dari gangguan fisik. d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas. e. Aman dari kebakaran. f. Penataan sesuai dengan standar manajemen gudang. 3.Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan. 4.Pendistribusian Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggungjawabkan, 62 disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan. 5. Pengendalian Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan. 6. Penghapusan Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan peralatan dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2.7 Manajemen Gudang Menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2008) manajemen gudang adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin. 2.7.1 Fungsi Manajemen Gudang Menurut Miranda (2001) manajemen gudang memiliki 3 (tiga) fungsi dasar yaitu perpindahan (movement), penyimpanan (storage), dan transfer informasi (information transfer). 1. Perpindahan (movement) Fungsi perpindahan terbagi menjadi beberapa aktifitas meliputi: a. Penerimaan (receiving) Meliputi pembongkaran produk aktual dari pengangkutan, pembaharuan catatan persediaan manajemen gudang, pemeriksaan kerusakan, verifikasi perhitungan barang pesanan dengan catatan pengiriman. b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away) Meliputi perpindahan produk untuk penyimpana perpindahan ke daerah, dan perpindahan untuk pengiriman. 63 di gudang, c. Customer order picking or order selection Merupakan aktifitas perpindahan utama dan melibatkan pengelompokan produk sesuai dengan keingina perusahaan. Tugas order picking terbagi menjadi 4 (empat) kategori, yaitu: 1) Discreet Picking Aktifitas penyelesaian pesanan yang dilakukan dalam satu waktu. 2) Batch Picking Mengambil sekumpulan pesanan, misalnya satu lusin. 3) Zone Picking Memberikan wilayah yang disediakan gudang kepada penyeleksi pesanan. Setiap pengampil pesanan memilih semua bagian pesanan yang ditemukan dalam jalur yang diberikan dan memberikan pesanan tersebut kepada pengambil lainnya yang memilih semua barang di jalur lain. 4) Wave Picking Mengelompokan pengiriman berdasarkan karakteristik yang ditentukan. d. Cross docking Menjalankan aktifitas penyimpanan dengan mentransfer barang secara langsung yang berasal dari penerimaan barang ari dermaga menuju dermaga pengiriman atau dermaga luar. e. Pengiriman (Shipping) Merupakan aktifitas terakhir dari perpindahan yang meliputi pengeluaran produk dan perpindahan sekumpulan barang. 2. Penyimpanan (storage) Fungsi penyimpanan terdiri dari penyimpanan sementara dan semipermanen. Berikut penjelasannya: a. Penyimpanan menyimpan sementara(temporary perlengkapan dasar persediaan. bergantung pada sistem desain logistik. 64 storage) dilakukan Tingkat untuk pesediaan b. Penyimpanan semipermanen (semipermanent storage) dilakukan untuk menyimpan persediaan lebih dari yang dibutuhkan dari perlengkapan normal. 3. Transfer Information (Information Transfer) Kegiatan ini terjadi serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan. Manajer selalu memerlukan informasi baru yang akurat sebab mereka berusaha untuk mengelola aktifitas manajemen gudang. 2.7.2 Keperluan Sistem Gudang Menurut Ballou terdapat 3 (tiga) keperluan perusahaan akan adanya sistem gudang. Keperluan tersebut antara lain: 1. Pertimbangan pelayanan pelanggan Pengiriman barang dari gudang ke pelanggan membutuhkan waktu yang panjang, sehingga biaya yang dikeluarkan akan semakin besar. Sehingga ketersediaan barang digudang dapat meminimalisir hal tersebut. 2. Pertimbangan produksi Gudang dapat melindungi produksi dari fluktuasi ketidakpatian permintaan. 3. Perlindungan terhadap ekspekatasi di masa datang Pembelian stok yang lebih banyak akan mengurangi biaya pembelian. Bila didukung dengan sistem gudang yang baik, hal tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 65
