Sejarah Berdirinya Perusahaan

85
BAB 3
GAMBARAN UMUM DAN ANALISIS SISTEM YANG
SEDANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT
Syn
Toba
Grafika
merupakan
perusahaan
manufaktur
yang
memproduksi lembaran karton (sheet) dan kardus untuk berbagai macam produk,
baik produk elektronik, makanan, minuman, pakaian, dan lain sebagainya. PT Syn
Toba Grafika didirikan pada tanggal 23 Mei 2001 dengan akte pendirian No. 27
tertanggal 24 Mei 2001 dengan notaris Hanafi, S.H di Jakarta dan mulai beroperasi
tanggal 1 Juli 2001. Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Susanto Sulystio selaku
komisaris, dengan dibantu oleh Bapak Suhanto Sulystio selaku direktur utama, dan
Bapak Horison Sulystio selaku direktur. PT Syn Toba Grafika telah mendapat SK
pengesahan dari Departemen Kehakiman dengan Keputusan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia dengan nomor AHU02106.AH.01.02.Tahun 2008. Perusahaan
juga memiliki Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) dengan Nomor
280400836 yang berlaku sampai 19 Januari 2013 dan Izin Usaha Industri (IUP)
dengan Nomor 503.1/0140/30-03/PB/IX/2007 serta nomor Registrasi Pajak yaitu
02.064.664.2-411.000 pada tanggal 26 September 2001.
PT Syn Toba Grafika berlokasi di Jalan Raya Salembaran No. 88 Km 16,
Desa Salembaran Jati, Kosambi-Tanggerang dan yang dibangun di atas tanah
seluas 2 hektar. Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan
lokasi perusahaan tersebut antara lain:
86
1. Lokasi ini terletak di daerah industri sehingga masalah-masalah yang
berhubungan dengan masyarakat dan lingkungan sekitar dapat dihindari.
2. Lokasi pabrik yang terletak di jalan raya sehingga memudahkan dalam akses
pengiriman bahan baku dan barang jadi yang dihasilkan perusahaan.
Sejak didirikan hingga saat ini, PT Syn Toba Grafika berkembang dengan
sangat baik. Hal ini dapat terlihat dengan bertambahnya karyawan yang awalnya
hanya berjumlah 30 orang tenaga kerja langsung dan 10 orang tenaga kerja tidak
langsung menjadi 50 orang tenaga kerja langsung dan 15 orang tenaga kerja tidak
langsung. Untuk meningkatkan jumlah produksi perusahaan dan menambah
kualitas pelayanan kepada pelanggan maka pihak manajemen perusahaan terus
melakukan penambahan atas aset yang dimiliki perusahaan berupa mesin-mesin
baru dan mobil-mobil sebagai alat transportasi barang jadi kepada pelanggan.
PT Syn Toba Grafika ini merupakan perusahaan yang sedang berkembang
sehingga terus melakukan perbaikan dalam rangka peningkatan kualitas dan mutu
produk yang dihasilkan serta layanan yang diberikan kepada pelanggan.
3.1.2. Produk Perusahaan
PT
Syn
Toba
Grafika
bergerak
dalam
bidang
usaha
produksi
(manufacturing company) yang memproduksi produk sesuai dengan pesanan
pelanggan. Pelanggan dapat melakukan pesanan atas produk perusahaan yang
berupa lembaran karton (sheet) dan kardus dengan jenis, gramature, dan lebar
kertas yang bervariasi. Selain itu, permintaan pelanggan juga dapat dibedakan
menurut banyaknya lipatan (crease) atau gelombang yang dimiliki kardus sehingga
kardus tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu single wall dan double wall.
87
Single wall berarti di antara lapisan kraft liner bagian luar dan dalam terdapat satu
lipatan saja, sedangkan double wall berarti pada kardus tersebut terdapat dua
lipatan dan kraft liner terdapat pada bagian luar, tengah, dan dalam.
3.1.3. Bahan Baku Perusahaan
Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi berupa gulungan kertas
yang dibeli dengan kuantitas per ton. Bahan baku ini biasanya dikirim dari gudang
supplier yang terletak di luar Jakarta, seperti Serang dan Kudus. Bahan baku yang
berupa gulungan kertas tersebut dapat dibedakan menurut jenis, gramature, dan
ukuran lebar kertas antara lain sebagai berikut:
Tabel 3.1. Bahan Baku PT Syn Toba Grafika
Jenis
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Gramature
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
125, 150
Ukuran lebar
130 cm
135 cm
140 cm
145 cm
150 cm
155 cm
160 cm
165 cm
170 cm
175 cm
180 cm
185 cm
190 cm
195 cm
200 cm
205 cm
210 cm
215 cm
220 cm
225 cm
230 cm
235 cm
240 cm
88
Medium
Medium
125, 150
125, 150
245 cm
250 cm
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
Kraft
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
125, 150, 200
130 cm
135 cm
140 cm
145 cm
150 cm
155 cm
160 cm
165 cm
170 cm
175 cm
180 cm
185 cm
190 cm
195 cm
200 cm
205 cm
210 cm
215 cm
220 cm
225 cm
230 cm
235 cm
240 cm
245 cm
250 cm
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
White kraft
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
150, 200
130 cm
135 cm
140 cm
145 cm
150 cm
155 cm
160 cm
165 cm
170 cm
175 cm
180 cm
185 cm
89
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
150, 200
White kraft
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
190 cm
195 cm
200 cm
205 cm
210 cm
215 cm
220 cm
225 cm
230 cm
235 cm
240 cm
3.1.4. Mesin yang Digunakan dalam Proses Produksi
Tabel 3.2. Mesin yang Digunakan PT Syn Toba Grafika
No
Nama Mesin
Kegunaan
Mencetak dalam 2 warna dengan kuantitas di bawah
1.
Longway
5.000 lembar.
Mencetak dalam 3-4 warna dengan kuantitas 10.000
2.
Flexo
lembar ke atas.
Membuat cetakan atau garis-garis untuk melipat
3.
Slitter
kardus.
Membuat coakan yang digunakan untuk melipat
4.
Slotter
kardus.
Mesin yang digunakan untuk melipat kardus yang
4.
ukurannya lebih kecil, misalnya kardus untuk
Pond
keramik, handphone, dan lain-lain.
Mengangkat bahan baku dan kardus dalam jumlah
6.
Forklift
yang besar
Mendorong dan mengangkat beban dalam jumlah
7.
Hand Pallet
yang lebih ringan.
Membangkitkan aliran listrik pada saat terjadi mati
8.
Genset
listrik.
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Berikut ini penulis memberikan gambaran singkat mengenai proses
produksi perusahaan dalam memproduksi kardus dengan kuantitas di bawah 5.000
lembar. Proses produksi kardus diawali dengan masuknya lembaran karton (sheet)
ke dalam mesin longway untuk dicetak sesuai pesanan pelanggan, lembaran karton
90
yang telah dicetak tersebut lalu dimasukkan ke dalam mesin slitter untuk dibuat
garis-garis yang membentuk sebuah kardus. Setelah itu, lembaran kardus
dimasukkan ke dalam mesin slotter untuk diberi coakan yang digunakan untuk
melipat kardus dan tahap terakhir berupa proses penyambungan kardus tersebut
baik dengan lem maupun dengan paku (stiching), sesuai dengan permintaan
pelanggan. Keseluruhan proses ini dijalankan oleh bagian produksi, yang
bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi. Bagian produksi ini terdiri
dari kepala operator yang mengawasi jalannya mesin-mesin tersebut dan pembantu
operator yang bertugas untuk memasukkan bahan baku ke dalam mesin dan
menyimpan kardus yang telah selesai dicetak.
3.1.5. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT Syn Toba Grafika adalah menjadi perusahaan yang
memproduksi lembaran karton (sheet) dan kardus dengan kualitas dan pelayanan
yang terbaik serta dapat memasarkan produknya sampai ke luar Indonesia.
Misi dari PT Syn Toba Grafika adalah:
-
Menawarkan produk-produk yang berkualitas.
-
Mengantarkan pesanan pelanggan tepat waktu.
-
Mempekerjakan karyawan-karyawan yang kompeten dan memiliki dedikasi
tinggi kepada perusahaan.
3.1.6. Struktur Organisasi Perusahaan
Salah satu indikasi untuk mencapai tujuan perusahaan adalah dengan
melalui penciptaan suatu struktur organisasi yang jelas dengan menunjukkan tugas
91
dan wewenang bagi setiap karyawan. Dengan adanya struktur organisasi yang jelas
maka dapat diketahui batasan-batasan tugas dan wewenang masing-masing
karyawan dalam suatu perusahaan. Selain itu, karyawan juga dapat mengetahui
secara jelas atasan dan bawahannya serta bagaimana kerjasama antara bagian yang
ada di perusahaan. Oleh karena itu, struktur organisasi yang jelas dan baik
merupakan elemen yang sangat berguna bagi kelancaran jalannya operasional
perusahaan.
Adapun struktur organisasi yang ada pada PT Syn Toba Grafika adalah
sebagai berikut:
92
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Direktur
Manajer Akuntansi
dan Keuangan
Manajer Ekspedisi
dan Kendaraan
Manajer Produksi
Manajer Umum
dan Personalia
Bagian PPC
Bagian Akuntansi
dan Keuangan
Kasir
Bagian Penagihan
Bagian Produksi
Mekanik
Corr / Boiler
Bagian Penjualan
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Syn Toba Grafika
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Bagian
Pengawasan
Barang Jadi
Bagian Umum
Bagian Personalia
Bagian Hitung
Bagian Bongkar
Muat
93
3.1.7. Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
A. Dewan Komisaris
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.
2. Mengawasi direktur dalam memimpin dan mengatur perusahaan.
3. Menetapkan target operasi perusahaan dalam suatu periode dan
mengesahkan rencana kerja untuk periode yang bersangkutan.
B. Direktur Utama
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan perusahaan.
2. Mengangkat dan memberhentikan manajer dan karyawan.
3. Melakukan pengawasan dan meminta pertanggung jawaban dari tugastugas yang dikerjakan oleh manajer maupun karyawan.
C. Direktur
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Meminta pertanggung jawaban dan mengawasi tugas-tugas yang
dikerjakan oleh para manajer.
2. Melaporkan
kepada
direktur
utama
jika
terjadi
penyimpangan untuk mendapatkan jalan keluarnya.
3. Melaksanakan kebijakan yang ditetapkan komisaris.
4. Berhubungan dengan instansi di luar perusahaan.
D. Manajer Keuangan dan Akuntansi
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan.
penyimpangan-
94
2. Mengawasi perputaran cash flow agar dapat dimanfaatkan sebaik
mungkin dalam rangka mengembangkan perusahaan.
3. Membuat anggaran perusahaan.
4. Mengawasi efisiensi seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya, manager akuntansi dan keuangan dibantu
oleh bagian akuntansi dan keuangan, kasir dan bagian penagihan.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menyiapkan dan mengumpulkan data yang berhubungan dengan
akuntansi.
2. Mencatat transaksi yang dilakukan perusahaan ke dalam jurnal.
3. Mengecek tanggal jatuh tempo tagihan kepada pelanggan.
4. Menyusun laporan keuangan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas tersedianya informasi keuangan yang tepat
waktu dan lengkap.
6. Mengeluarkan uang tunai, cek dan giro untuk membayar hutang.
Dalam melaksanakan tugasnya, bagian akuntansi dan keuangan dibantu
oleh kasir.
•
Kasir
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menyerahkan uang tunai, cek dan giro untuk membayar hutang.
2. Mengelola kas kecil untuk pengeluaran harian yang bersifat rutin.
3. Membuat kuitansi atas faktur penagihan yang diterima dari
supplier.
95
•
Bagian Penagihan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Melakukan penagihan kepada pelanggan.
2. Melaporkan dan menyerahkan laporan hasil tagihan kepada kasir.
E. Manajer Produksi
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Membuat rencana produksi untuk periode tertentu.
2. Mengawasi pelaksanaan proses produksi.
3. Mengawasi efisiensi pemakaian bahan baku.
4. Menjaga mutu barang hasil produksi.
5. Membuat laporan bulanan mengenai hasil produksi dan kondisi mesin
kepada direktur.
Dalam melaksanakan tugasnya, manajer produksi dibantu oleh bagian
Product and Planning Control (PPC), bagian penjualan, bagian pembelian,
bagian stok dan bagian gudang dengan tugas dan tanggung jawab sebagai
berikut:
•
Bagian Product and Planning Control (PPC)
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Mengawasi mutu dan kuantitas bahan baku yang dibeli.
2. Mengawasi dan menjaga kualitas hasil produksi.
3. Membuat laporan produksi secara berkala kepada manajer produksi.
Dalam melaksanakan tugasnya, bagian Product and Planning Control
(PPC) dibantu oleh:
96
•
Bagian Produksi
Bagian produksi bertugas untuk melakukan proses produksi sesuai
dengan surat perintah kerja yang diterima dari bagian PPC.
Bagian produksi dibantu oleh mekanik dan bagian corrugated / boiler
yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
•
Mekanik
Mekanik bertugas untuk mengatur dan menjalankan semua mesinmesin yang akan digunakan untuk memproduksi. Segala kendala
dan kerusakan harus dipahami oleh bagian mekanik sehingga
tidak mengganggu jalannya proses produksi pada saat terjadi
kerusakan mesin.
•
Bagian Corrugated / Boiler
Bagian corrugated bertugas untuk mengawasi jalannya mesin
corrugated yang berfungsi untuk mencetak gelombang dan bagian
boiler bertugas untuk mengawasi mesin pemanas yang berisi
bahan
bakar
yang
digunakan
untuk
menjalankan
corrugated.
•
Bagian Penjualan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menawarkan produk ke pelanggan.
2. Menerima pesanan penjualan.
3. Membangun hubungan baik dengan pelanggan.
mesin
97
4. Melaksanakan riset pemasaran atas produk perusahaan maupun
produk pesaing.
•
Bagian Pembelian
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Melakukan pembelian bahan baku, bahan penolong, inventaris kantor,
peralatan, dan mesin yang diperlukan oleh perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya.
2. Mencari supplier yang menawarkan produk dengan harga yang lebih
murah dan kualitas yang baik.
3. Membuat surat pesanan pembelian (purchase order) kepada supplier.
•
Bagian Gudang
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Mengawasi keluar dan masuknya barang-barang di gudang.
2. Melakukan penerimaan atas bahan baku dan barang jadi.
3. Mengatur penyusunan bahan baku maupun barang jadi yang diterima
dari bagian produksi.
4. Melakukan persiapan dan pengecekan atas barang yang akan dikirim
ke pelanggan.
F. Manajer Ekspedisi dan Kendaraan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menyusun jadwal pengiriman barang jadi kepada pelanggan.
2. Mengotorisasi surat jalan untuk pengiriman kepada pelanggan.
3. Mengotorisasi formulir permintaan spareparts kendaraan.
98
Dalam menjalankan tugasnya manajer ekspedisi dan kendaraan dibantu oleh
bagian pengawasan barang jadi, bagian bongkar muat, dan bagian hitung
•
Bagian Pengawasan Barang Jadi
Mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengawasi barang jadi
yang akan dikirimkan agar sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan
oleh pelanggan.
•
Bagian Bongkar Muat
Mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melakukan pemindahan
barang jadi dari gudang ke dalam mobil atau truk untuk dikirim ke
pelanggan.
•
Bagian Hitung
Mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melakukan perhitungan atas
barang yang akan dikirim kepada pelanggan berdasarkan surat jalan.
G. Manajer Umum dan Personalia
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data-data personalia dari
seluruh karyawan yang bekerja dalam lingkungan perusahaan.
2. Merekrut calon karyawan dan menempatkan mereka sesuai dengan
keterampilan yang dimiliki
Dalam kegiatannya, manajer personalia dibantu oleh bagian umum dan bagian
personalia dengan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
99
•
Bagian Umum
Bagian umum bertugas mengatur aliran surat menyurat dan membuat
catatan mengenai inventaris kantor.
•
Bagian Personalia
Bagian personalia bertugas mengurus kesejahteraan karyawan dan
melakukan perhitungan gaji dan upah karyawan.
3.2. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berikut ini akan dilakukan analisis terhadap sistem pembelian dan persediaan
bahan baku yang sedang berjalan pada PT Syn Toba Grafika. Analisis ini terdiri dari
fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pembelian dan persediaan bahan baku
perusahaan, dokumen-dokumen yang digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan,
kebijakan manajemen, dan penjelasan dari prosedur-prosedur yang terkait dengan
pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan yang digambarkan dengan
flowchart (bagan alir) dan rich picture. Selanjutnya, akan dilakukan identifikasi atas
permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dan solusi yang
diusulkan serta perhitungan atas EOQ, ROP dan safety stock.
3.2.1. Fungsi-Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pembelian dan persediaan
bahan baku perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Penjualan, merupakan fungsi yang mengawali terjadinya pembelian
bahan baku atau pengeluaran bahan baku untuk proses produksi pesanan
pelanggan.
100
2. Bagian PPC (Product and Planning Control), merupakan fungsi yang
melakukan pengecekan terhadap ketersediaan bahan baku di gudang dan
melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
3. Bagian Pembelian, merupakan fungsi yang melakukan pemesanan
pembelian bahan baku kepada supplier.
4. Bagian Gudang, merupakan fungsi yang melakukan penerimaan bahan
baku dari supplier, pengeluaran bahan baku dari gudang dan pencatatan
persediaan bahan baku perusahaan.
5. Bagian Akuntansi dan Keuangan, merupakan fungsi yang melakukan
pembayaran atas pembelian bahan baku dari supplier dan mencatat
transaksi yang terkait dengan pembelian dan membuat laporan persediaan
perusahaan.
6. Kasir, merupakan fungsi yang menerima tagihan dari supplier dan
menyerahkan cek atau giro kepada supplier.
3.2.2. Dokumen-Dokumen yang Digunakan
Berikut ini adalah dokumen yang digunakan pada sistem pembelian
dan persediaan PT Syn Toba Grafika:
1. Sales Order, merupakan dokumen yang menjadi dasar atas pemesanan
bahan baku kepada supplier dan pengeluaran bahan baku dari gudang.
2. Purchase Order, merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan
pemesanan bahan baku kepada supplier.
101
3. Surat Jalan, merupakan dokumen yang diterima sebagai pengantar atas
bahan baku yang dikirimkan dari supplier dan sebagai dasar pengecekan
atas bahan baku yang diterima oleh bagian gudang.
4. Faktur Penagihan, merupakan dokumen yang digunakan oleh supplier
untuk melakukan penagihan atas bahan baku yang dibeli perusahaan.
5. Kontra Bon, merupakan dokumen yang berisi total jumlah pembayaran dari
beberapa faktur penagihan, yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
6. Faktur Pajak, merupakan dokumen yang berisikan pajak pembelian
perusahaan.
7. Surat Perintah Pengeluaran Barang, merupakan dokumen yang berisi
perintah kepada bagian gudang untuk mengeluarkan bahan baku dari
gudang.
8. Kuitansi, merupakan dokumen yang digunakan sebagai tanda terima atas
kontra bon, faktur penagihan, faktur pajak, dan surat jalan yang telah
diterima dari supplier.
9. Cash / Bank Payment Voucher, merupakan dokumen yang digunakan
sebagai bukti bahwa perusahaan telah menyerahkan giro atau cek atas
pembayaran bahan baku kepada supplier.
3.2.3. Laporan-Laporan yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem pembelian dan
persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika adalah sebagai berikut:
102
1. Laporan Pembelian, merupakan laporan yang dibuat oleh bagian pembelian
yang berisikan transaksi pembelian bahan baku yang terjadi selama periode
tertentu.
2. Laporan Persediaan, merupakan laporan yang dibuat oleh bagian gudang
yang berisikan jumlah persediaan bahan baku yang dimiliki oleh
perusahaan pada periode tertentu.
3.2.4. Kebijakan Manajemen
Kebijakan manajemen PT Syn Toba Grafika yang berhubungan dengan
sistem pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan adalah:
1. Pembelian bahan baku yang dilakukan perusahaan adalah sebesar jumlah
bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan
ditambah dengan persediaan yang digunakan untuk berjaga-jaga atas
fluktuasi harga bahan baku yang mungkin terjadi.
2. Pencatatan persediaan dilakukan secara perpetual, yaitu perusahaan
memiliki suatu catatan mengenai pembelian bahan baku dan pemakaian
bahan baku sehingga dapat terlihat jumlah atau kuantitas bahan baku yang
tersedia di gudang. Perusahaan menetapkan sistem pencatatan perpetual
dengan pertimbangan kemudahan dalam mengetahui jumlah persediaan
bahan baku di gudang dan kemudahan dalam perencanaan pembelian
bahan baku. Selain itu, perusahaan juga melakukan stock opname sebanyak
satu kali dalam setahun.
103
3.2.5
Prosedur-prosedur Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
Prosedur-prosedur yang terkait dengan sistem pembelian dan
persediaan bahan baku yang sedang berjalan pada PT Syn Toba Grafika adalah
sebagai berikut:
3.2.5.1. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Prosedur pembelian bahan baku ini diawali dengan adanya
pesanan dari pelanggan melalui telepon atau fax. Setelah menerima
pesanan dari pelanggan maka staf penjualan akan mencatat pesanan
tersebut ke dalam Sales Order (SO) sebanyak 2 rangkap. SO rangkap 1
akan diarsip oleh bagian penjualan dan rangkap 2 akan diberikan
kepada bagian PPC. Bagian PPC lalu melakukan pengecekan mengenai
ketersediaan bahan baku tersebut di gudang. Jika bahan baku tidak
tersedia, bagian PPC akan memberikan sales order rangkap 2 tersebut
kepada bagian pembelian disertai keterangan dari bagian PPC
mengenai bahan baku yang tidak tersedia. Bagian pembelian kemudian
menghubungi supplier dan setelah terjadi kesepakatan harga, jangka
waktu pembayaran, dan jangka waktu pengiriman, bagian pembelian
membuat Purchase Order (PO) berdasarkan SO rangkap 2 tersebut
sebanyak empat rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada supplier,
rangkap 2 akan diberikan kepada bagian gudang, rangkap 3 akan
diberikan kepada bagian akuntansi dan keuangan, dan rangkap 4 akan
disimpan sebagai arsip oleh bagian pembelian berdasarkan nama
supplier.
104
3.2.5.2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Supplier mengantarkan barang yang dipesan disertai surat
jalan sebanyak 2 rangkap dan diterima oleh bagian gudang. Bagian
gudang lalu memeriksa kondisi barang dan mencocokkan antara jumlah
dan spesifikasi barang yang diterima dari supplier, PO rangkap 2 dan
surat jalan. Jika barang tersebut sesuai dengan pesanan dan diterima
dalam kondisi yang baik, bagian gudang akan menandatangani surat
jalan tersebut dan mengembalikan rangkap 1 surat jalan kepada
supplier. Setelah itu, bagian gudang akan mencatat penerimaan bahan
baku tersebut dan men-copy rangkap 2 surat jalan sebanyak 1 lembar
untuk diberikan kepada bagian pembelian. Dengan menerima surat
jalan tersebut maka bagian pembelian dapat mengetahui bahwa bahan
baku yang dipesan sudah diterima oleh bagian gudang. Bagian
pembelian lalu mencocokan antara copy surat jalan dengan PO rangkap
4 kemudian memberikan copy surat jalan tersebut kepada bagian
akuntansi dan keuangan untuk disimpan sebagai arsip.
3.2.5.3. Prosedur Retur Pembelian
Prosedur retur pembelian yang ada di PT Syn Toba Grafika ini
terjadi ketika barang yang diterima dari supplier tidak sesuai dengan
spesifikasi pesanan yang terdapat dalam PO, baik dari segi kuantitas,
jenis barang maupun kualitas barang. Jika pada saat pemeriksaan
ditemukan ada kerusakan seperti seperti adanya barang yang cacat,
basah, terputus-putus, dan kondisi lain yang membuat barang tersebut
105
tidak dapat digunakan dalam proses produksi maka bagian gudang akan
mengubah kuantitas yang tertera pada surat jalan dan membuat catatan
mengenai adanya sejumlah barang yang diretur pada surat jalan
tersebut. Rangkap 1 dari surat jalan yang telah diubah kuantitasnya oleh
bagian gudang akan dikembalikan kepada supplier. Rangkap 2 akan
disimpan oleh bagian gudang dan digunakan sebagai dasar pencatatan
atas retur dan penerimaan bahan baku. Kemudian, surat jalan rangkap 2
tersebut akan di-copy sebanyak 1 lembar dan akan diberikan kepada
bagian pembelian. Bagian pembelian memberi catatan mengenai retur
pada PO yang dimilikinya dan kemudian memberikan copy surat jalan
tersebut kepada bagian akuntansi dan keuangan untuk disimpan sebagai
arsip.
3.2.5.4. Prosedur Penerimaan Barang Retur
Pada saat dilakukan pengiriman barang pengganti maka
bagian gudang akan mencocokan antara surat jalan barang pengganti
tersebut dengan surat jalan terdahulu yang telah diberi catatan
mengenai adanya sejumlah barang yang diretur. Apabila sesuai maka
bagian gudang akan mencatat penerimaan bahan baku dan men-copy
surat jalan tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada bagian
pembelian. Bagian pembelian lalu menyesuaikan copy surat jalan
tersebut dengan catatan retur pada PO terdahulu dan kemudian copy
surat jalan tersebut akan diberikan kepada bagian akuntansi dan
keuangan untuk dijadikan arsip.
106
3.2.5.6. Prosedur Pembayaran
Dalam jangka waktu 1-2 minggu setelah pengiriman, supplier
akan membawa faktur penagihan, kontra bon, faktur pajak dan surat
jalan asli untuk diserahkan kepada kasir. Kasir kemudian melakukan
pengecekan terhadap dokumen-dokumen tersebut dan jika sesuai maka
kasir akan mengeluarkan sebuah kuitansi sebagai tanda terima atas
dokumen-dokumen tersebut sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan
diberikan kepada supplier untuk dibawa pada saat melakukan
penagihan dan rangkap 2 akan disimpan oleh kasir. Kasir kemudian
menyerahkan dokumen-dokumen tersebut untuk disimpan oleh bagian
akuntansi dan keuangan setelah sebelumnya bagian akuntansi dan
keuangan melakukan pengecekan terlebih dahulu antara dokumendokumen tersebut dengan PO rangkap 3 dan copy surat jalan. Pada saat
jatuh tempo pembayaran, bagian akuntansi dan keuangan akan
membuat cek atau giro dan meminta otorisasi dari direktur. Cek dan
giro tersebut akan ditukar dengan kuitansi rangkap 1 yang dibawa oleh
supplier. Setelah supplier menerima cek atau giro tersebut maka bagian
akuntansi dan keuangan akan mengeluarkan Cash / Bank Payment
Voucher (CBPV) untuk ditandatangani oleh supplier sebagai bukti
bahwa cek atau giro tersebut telah diterima oleh supplier. Setelah itu,
bagian akuntansi dan keuangan akan mencatat transaksi ke dalam jurnal
umum, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas berdasarkan
dokumen-dokumen tersebut kemudian dokumen-dokumen tersebut
akan disimpan sebagai arsip.
107
3.2.5.7. Prosedur Pengeluaran Bahan Baku
Jika bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi
pesanan pelanggan tersedia maka bagian PPC akan mengeluarkan Surat
Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) sebanyak 2 rangkap dengan
persetujuan dari manajer produksi. Rangkap 1 akan diberikan kepada
bagian gudang sebagai perintah untuk mengeluarkan bahan baku dari
gudang dan rangkap 2 akan disimpan oleh bagian PPC sebagai arsip.
Bagian gudang kemudian menyerahkan barang sesuai dengan SPPB
kepada bagian produksi dan mencatat pengeluaran bahan baku sesuai
dengan jumlah yang dikeluarkan. Setelah produksi, jika terdapat bahan
baku yang tidak habis terpakai maka bagian produksi akan
mengembalikan bahan baku tersebut dan pengembalian tersebut akan
dicatat oleh bagian gudang.
3.2.5.8. Prosedur Pengecekan Bahan Baku
Setiap akhir bulan, bagian gudang akan menghitung jumlah
persediaan yang ada di gudang dan membuat laporan persediaan untuk
diberikan kepada bagian akuntansi dan keuangan. Bagian akuntansi dan
keuangan berdasarkan laporan persediaan tersebut akan menghitung
nilai persediaan yang dimiliki perusahaan dan membuat laporan nilai
persediaan. Metode yang digunakan dalam menghitung persediaan
tersebut adalah metode FIFO (First In First Out Method). Selain itu,
perusahaan melakukan stock opname sebanyak satu kali dalam setahun.
Stock opname ini dilakukan dengan membandingkan antara jumlah
108
fisik persediaan dengan catatan persediaan bahan baku yang dimiliki
oleh bagian gudang.
3.2.6. Flowchart Prosedur Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
Bagian Penjualan
dari
pelanggan
Bagian PPC
Mulai
Bagian Pembelian
Sales Order
2
Sales Order
2
PO
Customer
Mengecek
ketersediaan
bahan baku
Membuat PO
Menerima dan
mencatat
pesanan
pelanggan
ke
supplier
Tersedia atau
Tidak
tersedia
PO
Customer
Sales Order
1
tidak tersedia
1
2
PO
1
23
4
Sales
Order 2
2
3
4
N
Selesai
A
N
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Pembelian Bahan Baku
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
109
PO
1
2
diterima
dari
supplier
beserta
barang
4
2
Mulai
Surat
Jalan
2
Copy
Surat Jalan
Copy
Surat Jalan
PO
4
7
Memeriksa
kesesuaian PO,
Surat Jalan dan
barang yang dikirim
tidak sesuai
Bagian Akuntansi
dan Keuangan
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Mencocokan
Copy Surat Jalan
dengan PO
Sesuai
atau tidak
Selesai
PO
Copy
Surat Jalan
sesuai
4
A
men-copy
Surat Jalan
5
PO
2
Surat
Jalan 1
2
Copy
Surat
Jalan
D
ke
supplier
Mencatat
penerimaan
bahan baku
Surat
Jalan 2
D
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Penerimaan Bahan Baku
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
110
Bagian Akuntansi
dan Keuangan
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
5
4
Copy Surat
Jalan
(telah diubah)
Mengubah kuantitas barang
pada surat jalan dan
memberi catatan mengenai
adanya retur pada surat
jalan
PO
4
Copy
Surat Jalan
(telah diubah)
A
Surat Jalan
(telah diubah)
1
PO
2
2
D
ke
supplier
men-copy SJ
yang telah
diubah
Surat Jalan
(telah
diubah) 2
Copy Surat
Jalan
(telah diubah)
Memeriksa kesesuian
antara
Copy Surat Jalan yang
telah diubah dengan
PO dan memberi
catatan pada PO
mengenai adanya retur
PO
(catatan retur)
4
A
Mencatat
penerimaan
bahan baku
dan retur
Surat Jalan
(telah diubah)
2
6
Keterangan:
PO = Purchase Order
SJ = Surat Jalan
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Retur Pembelian
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Copy
Surat Jalan
(telah
diubah)
Selesai
111
Bagian Gudang
Mulai
Surat Jalan
1
6
Surat Jalan
(telah diubah)
2
2
Copy
Surat Jalan
diterima
dari
supplier
beserta
barang
PO
(catatan
retur)
4
Copy
Surat Jalan
A
Mencocokan
antara PO
dengan copy
Surat Jalan
Mencocokan Surat
Jalan tersebut dan
membuat copy dari
Surat Jalan atas
barang retur
Surat
Jalan 1
2
Surat Jalan
(telah
diubah)
2
Copy
Surat Jalan
PO
(catatan
retur) 4
Copy
Surat Jalan
A
ke
supplier
Bagian Akuntansi
dan Keuangan
Bagian Pembelian
D
Mencatat
penerimaan
bahan baku
Surat
Jalan 2
D
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.5
Flowchart Prosedur Penerimaan Barang Retur
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Selesai
112
Kasir
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Kuitansi
dari
supplier
Mulai
1
1
Faktur
Penagihan
Faktur Pajak
Surat Jalan
Kontra Bon
1
Faktur
Penagihan
dari
supplier
7
PO
Copy Surat
Jalan
Mencocokan dokumendokumen yang ada,
mengeluarkan cek dan
membuat Cash / Bank
Payment Voucher
Mencocokan dan
membuat kuitansi
atas penerimaan
dokumen tersebut
Faktur Pajak
Surat Jalan
Kontra Bon
1
Faktur
Penagihan
3
Faktur Pajak
Surat Jalan
Kontra Bon
Menerima Faktur Penagihan,
Kontra Bon, Surat Jalan dan
Faktur Pajak
ke
supplier
Kuitansi
1
Kuitansi
PO
1
copy Surat Jalan
4
Faktur Pajak
Surat Jalan
Kontra Bon
1
Faktur
Penagihan
ke
supplier
cek / giro
Cash / Bank
Payment Voucher
2
Mencatat
transaksi dan
membuat jurnal
A
Kuitansi
PO
copy Surat Jalan 1
Faktur Pajak
4
Surat Jalan
Kontra Bon
Faktur
Penagihan
Jurnal Umum
Jurnal Pembelian
Jurnal
Pengeluaran
Kas
11
Selesai
D
Keterangan:
PO = Purchase Order
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Pembayaran
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
113
Bagian PPC
Mulai
Bagian Gudang
1
Sales Order
2
SPPB
1
Membuat Surat
Perintah
Pengeluaran
Barang
Mencatat
pengeluaran
bahan baku
SPPB
SPPB
1
1
2
D
D
Selesai
Keterangan:
SPPB =
Surat Perintah Pengeluaran Barang
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Pengeluaran Bahan Baku
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
114
Bagian Gudang
Bagian Akuntansi dan
Keuangan
Mulai
Menghitung
jumlah
persediaan
bahan baku
Laporan
Persediaan
Laporan
Persediaan
Menghitung
Nilai
Persediaan
Laporan Nilai
Persediaan
D
Selesai
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Pengecekan Bahan Baku
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
115
3.2.7. Rich Picture Sistem Berjalan
melakukan pembayaran
dan pencatatan
(12a) FP + Kontra Bon +
SJ + Faktur Pajak
(6a) PO rangkap 3
VISIO
C OR POR ATION
(9a) Copy SJ
$
(15a) Cek / giro &
CBPV
$
Kasir
Bagian Akuntansi dan Keuangan
(18a) CBPV
melakukan pemesanan
tanpa quotation
dari supplier
(10a) FP + Kontra Bon +
SJ + Faktur Pajak
(16a) Cek / giro &
CBPV
(14a) Kuitansi asli
(13a) Kuitansi asli
$
$
(17a) CBPV
VISIO
C OR POR ATION
$
(11a) Kuitansi
rangkap1
(4a) PO rangkap 1
$$
(8a) Copy SJ
Bagian Pembelian
(7a) SJ rangkap 2 &
barang
(5a) PO rangkap 2
Bagian Gudang
kurangnya informasi
penerimaan dan pengeluaran
barang
Pelanggan
(5b) barang
tidak terpakai
(3b) SPPB rangkap 1
(3a) SO rangkap 2 &
konfirmasi barang tidak tersedia
Supplier
(4b) barang
Bagian Produksi
(1) PO
Customer
Bagian Penjualan
kurangnya dokumen
permintaan pembelian
(2) SO rangkap 2
Keterangan:
PO
= Purchase Order
SO
= Sales Order
SJ
= Surat Jalan
Gambar 3.9 Rich Picture Sistem Berjalan
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Bagian
PPC
FP
= Faktur Penagihan
SPPB = Surat Perintah Pengeluaran Barang
CBPV = Cash / Bank Payment Voucher
116
3.2.8. Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan evaluasi atas prosedur pembelian dan persediaan bahan
baku PT Syn Toba Grafika, ditemukan beberapa permasalahan yang terkait
dengan prosedur pembelian dan persediaan bahan baku, antara lain:
1. Temuan: Tidak adanya kebijakan mengenai jumlah persediaan minimum
yang tepat untuk dilakukan pemesanan kembali.
Kriteria: Perusahaan melakukan perhitungan EOQ, ROP dan safety stock
sehingga dapat diketahui batas minimum persediaan untuk dilakukannya
pemesanan kembali kepada supplier dan jumlah pemesanan yang ekonomis.
Selain itu, dengan adanya perhitungan EOQ, ROP dan safety stock
perusahaan
dapat
menyeimbangkan
biaya
penyimpanan
dan
biaya
pemesanan sehingga persediaan yang ada di perusahaan mencapai titik yang
optimum.
Sebab: Saat ini, pemesanan kepada supplier dilakukan berdasarkan pesanan
pelanggan dan kebijakan persediaan minimum perusahaan hanya berdasarkan
pada perkiraan dari pengalaman perusahaan pada tahun-tahun sebelumnya.
Akibat: Terjadinya kelebihan stok atau terjadi penumpukan barang di
gudang dan biaya penyimpanan menjadi besar. Selain itu, frekuensi
pemesanan kepada supplier yang tinggi yaitu sekitar 30 kali dalam setahun
mengakibatkan biaya pemesanan perusahaan menjadi besar.
Rekomendasi: Merancang sebuah sistem yang mampu dapat memberikan
perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), ROP, dan safety stock yang
tepat serta dilengkapi dengan peringatan (reminder) kepada bagian gudang
117
yang dapat memberikan informasi kepada bagian gudang mengenai jenis
barang yang telah mencapai titk minimum.
2. Temuan: Tidak adanya dokumen permintaan pembelian yang mendasari
pemesanan bahan baku kepada supplier.
Kriteria: Bagian yang membutuhkan barang harus mengeluarkan dokumen
permintaan pembelian yang berisi keterangan mengenai jenis dan kuantitas
barang dibutuhkan, yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Sebab: Perusahaan beranggapan bahwa permintaan pembelian dari bagian
PPC ke bagian pembelian via telepon telah dapat memberikan informasi yang
cukup mengenai jenis dan kuantitas barang yang ingin dibeli perusahaan.
Bagian PPC hanya memberikan sales order kepada bagian pembelian
sebagai bukti adanya pesanan dari pelanggan. Akan tetapi, pada sales order
tersebut tidak terdapat informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang
harus dipesan. Informasi mengenai jenis dan kuantitas barang yang ingin
dipesan hanya disampaikan melalui telepon tanpa adanya konfirmasi lebih
lanjut.
Akibat: Terjadinya kesalahan dalam pemesanan barang ke supplier baik dari
jenis dan kuantitas barang yang dipesan sehingga menimbulkan kerugian
bagi perusahaan.
Rekomendasi: Bagian gudang disarankan untuk membuat Surat Permintaan
Pembelian (SPP) sebagai bukti permintaan pembelian kepada bagian
pembelian atas barang yang telah mencapai titik pemesanan kembali. SPP
tersebut dibuat sebanyak 3 rangkap dan diotorisasi oleh kepala gudang.
118
Rangkap 1 SPP tersebut akan diberikan kepada bagian pembelian, rangkap 2
diberikan kepada bagian akuntansi dan rangkap 3 akan diarsip oleh bagian
gudang.
3. Temuan: Tidak adanya prosedur pemilihan supplier yang didasarkan dari
dokumen penawaran harga yang diberikan supplier.
Kriteria: Sebelum dilakukan pembelian kepada supplier, bagian pembelian
harus mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada beberapa
supplier kemudian melakukan evaluasi terhadap quotation dari beberapa
supplier tersebut dan memilih supplier yang paling sesuai dengan kriteria
perusahaan baik dari segi harga, kualitas, jangka waktu pembayaran, dan
jangka waktu pengiriman.
Sebab: Selama ini, pemesanan bahan baku kepada supplier dilakukan oleh
bagian pembelian via telepon dan tanpa melalui pemilihan dari beberapa
supplier sebelumnya. Bagian pembelian, setelah menerima konfimasi
mengenai tidak tersedianya bahan baku di gudang untuk memproduksi
pesanan pelanggan, akan langsung melakukan pemesanan kepada supplier
tanpa mengeluarkan dokumen permintaan penawaran harga ke beberapa
supplier.
Akibat: Tidak adanya evaluasi terhadap penawaran harga dari beberapa
supplier ini membuka kemungkinan terjadinya kecurangan antara bagian
pembelian dengan supplier. Hal ini akan merugikan perusahaan karena
pembelian kepada supplier tertentu tidak didasarkan atas kriteria yang
ditetapkan perusahaan.
119
Rekomendasi: Merancang sebuah sistem yang dapat menghasilkan Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirimkan ke beberapa supplier.
Dengan adanya SPPH ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap
quotation atau penawaran harga dari beberapa supplier sehingga supplier
yang dipilih dapat memenuhi kriteria yang ditetapkan perusahaan, baik dari
segi harga, kualitas, jangka waktu pembayaran maupun jangka waktu
pengiriman.
4. Temuan: Tidak adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian
akuntansi dan keuangan.
Kriteria: Bagian yang bertanggung jawab melakukan penerimaan atau
pengeluaran kas tidak boleh melakukan pencatatan.
Sebab: Selama ini, perusahaan beranggapan bahwa perangkapan tugas dan
tanggung jawab antara bagian akuntansi dan keuangan akan membuat
kegiatan penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pencatatan atas transaksi
tersebut menjadi lebih praktis dan cepat karena dilakukan oleh orang yang
sama.
Akibat: Terjadinya penyimpangan di mana bagian akuntansi dan keuangan
dapat melakukan penerimaan atau pengeluaran kas tanpa tercatat ke dalam
transaksi perusahaan.
Rekomendasi: Perusahaan disarankan untuk memisahkan perangkapan tugas
dan tanggung jawab yang ada pada bagian akuntansi dan keuangan. Hal ini
dikarenakan bagian akuntansi dan keuangan merupakan bagian yang
seharusnya terpisah. Bagian akuntansi memiliki tugas dan tanggung jawab
120
untuk melakukan pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi dalam
perusahaan sementara bagian keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab
untuk melakukan penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan. Pemisahan
fungsi akuntansi dan keuangan ini akan meningkatkan pengendalian internal
pada perusahaan dan menghindarkan terjadinya kecurangan yang dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
5. Temuan: Tidak adanya dokumen sebagai bukti penerimaan barang dan
penukaran barang kepada supplier.
Kriteria: Pencatatan atas barang yang masuk dan barang yang ditukar oleh
perusahaan harus didasarkan atas dokumen yang memiliki informasi yang
jelas mengenai jenis, kuantitas, tanggal kejadian, beserta persetujuan atau
otorisasi dari pihak yang berwenang.
Sebab: Selama ini, perusahaan menganggap bahwa PO dan surat jalan telah
memadai untuk memberikan informasi mengenai barang yang diterima dari
supplier.
Akibat: Terjadinya kesalahan pencatatan oleh bagian gudang maupun bagian
akuntansi mengenai jumlah barang yang diterima dan ditukar oleh
perusahaan.
Rekomendasi: Merancang sebuah sistem yang dapat menghasilkan Bukti
Masuk Barang (BMB) sebagai bukti atas penerimaan barang dari supplier
dan Surat Retur Barang (SRB) sebagai bukti atas barang yang dikembalikan
kepada supplier. BMB dan SRB ini akan diotorisasi terlebih dahulu oleh
kepala gudang. BMB dan SRB akan dibuat secara terkomputerisasi dan
121
terintegrasi dengan baik sehingga dapat secara otomatis menambah dan
mengurangi jumlah persediaan barang di database serta menghasilkan
laporan penerimaan barang dan laporan retur barang dengan cepat, tepat, dan
akurat.
6. Temuan: Tidak adanya dokumen sebagai bukti pengeluaran barang dari
gudang dan kurang jelasnya informasi mengenai bahan baku sisa produksi
yang dikembalikan ke gudang.
Kriteria: Pencatatan atas barang yang keluar dan barang sisa produksi yang
dikembalikan ke gudang harus didasarkan atas dokumen pengeluaran barang
dan dokumen pengembalian barang. Dokumen tersebut harus memiliki
informasi yang jelas mengenai bahan baku (baik dari jenis, gramature, dan
lebar berupa kertas) yang dikeluarkan dan dikembalikan, tanggal kejadian,
dan persetujuan atau otorisasi dari pihak yang berwenang.
Sebab: Selama ini, perusahaan beranggapan SPPB (Surat Perintah
Pengeluaran Barang) telah memberikan informasi yang memadai mengenai
barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang untuk proses produksi. Selain
itu, perusahaan juga beranggapan bahwa pencatatan atas pengembalian bahan
baku yang tidak terpakai ke dalam kartu stok telah memberikan informasi
yang cukup bagi perusahaan. Ketika menerima SPPB (Surat Perintah
Pengeluaran Barang) dari bagian PPC, bagian gudang akan mengeluarkan
barang sesuai dengan jumlah yang tertera pada SPPB tersebut kepada bagian
produksi. Setelah selesai produksi, bagian produksi mengembalikan bahan
baku yang tidak terpakai kepada bagian gudang. Bagian gudang kemudian
122
akan menerima bahan baku yang tidak terpakai dan mencatat jumlah yang
dikembalikan tersebut ke dalam kartu stok.
Akibat: Ketika dilakukan pencocokan catatan persediaan bahan baku antara
bagian akuntansi dan bagian gudang dan ditemukan adanya perbedaan,
perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menelusuri perbedaan tersebut.
Hal ini dikarenakan tidak adanya keseragaman dokumen yang dijadikan
acuan bagi bagian akuntansi dan gudang dalam melakukan pencatatan
persediaan bahan baku perusahaan. Selain itu, tidak adanya otorisasi atas
pengeluaran barang dan pengembalian bahan baku yang tidak terpakai dapat
menimbulkan kecurangan yang dapat dilakukan oleh bagian gudang.
Rekomendasi: Merancang sebuah sistem yang dapat menghasilkan Bukti
Keluar Barang (BKB) sebagai bukti atas sejumlah bahan baku yang
dikeluarkan dari gudang dan Bukti Pengembalian Barang (BPB) sebagai
bukti atas bahan baku yang dikembalikan ke gudang. Dengan demikian,
bagian akuntansi akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai bahan
baku yang dikembalikan dari bagian produksi. BKB dan BPB akan dibuat
secara terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik sehingga dapat secara
otomatis menambah dan mengurangi jumlah persediaan barang di database
serta menghasilkan laporan pengeluaran barang dan laporan pengembalian
barang dengan cepat, tepat, dan akurat.
3.3.Perhitungan EOQ, ROP dan Safety Stock
Setelah dilakukan analisis, penulis mengidentifikasikan adanya bahan baku yang
paling signifikan yang digunakan perusahaan dalam proses produksi pesanan
123
pelanggan, yaitu kertas jenis medium 125 gram. Oleh karena itu, penulis
memberikan contoh perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point
(ROP) dan safety stock berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil wawancara
dengan karyawan bagian akuntansi dan keuangan PT Syn Toba Grafika sebagai
berikut:
3.3.1. Perhitungan Economic Order Quantity (EOQ)
Rekapitulasi pembelian bahan baku kertas Medium 125 gram tahun 2007:
Tabel 3.3 Pembelian Kertas Medium 125 gram
Bulan
Kuantitas (kg)
Januari
545.618,00
Februari
415.490,90
Maret
363.066,00
April
720.481,03
Mei
199.386,00
Juni
153.889,56
Juli
395.731,00
Agustus
496.979,28
September
622.836,00
Oktober
432.346,55
November
964.317,00
Desember
249.119,39
Total
5.550.260,71
(Sumber: PT Syn Toba Grafika)
Harga (Rp)
1.665.750.625,00
1.304.676.130,00
1.178.737.950,00
2.413.195.399.75
684.011.250,00
530.560.057,00
1.413.292.575,00
1.798.396.450,00
2.333.344.148,00
1.651.721.730,00
3.979.694.344,00
1.020.209.407,00
19.973.590.065,75
• Biaya pemesanan (ordering cost) dalam satu kali pesan terdiri dari:
1. Biaya telepon dan fax
- Rata-rata lamanya penggunaan telepon dalam satu kali pesan adalah
sekitar 15 menit.
- Berdasarkan hasil wawancara dengan PT Telkom Indonesia Tbk
diperoleh informasi bahwa biaya telepon dari Tanggerang ke Serang
124
sebesar Rp 1.100,00 / menit dan biaya fax adalah sebesar Rp 1.175,00 per
satu kali pengiriman.
- Jadi, total biaya telepon dan fax adalah (15 x Rp 1.000,00) + Rp 1.175,00
= Rp 17.675,00
2. Biaya angkut atau pengiriman
- Muatan maksimum dalam 1 container terbuka (tronton) adalah 32 ton
atau 32.000 kg.
- Rata-rata perusahaan melakukan pemesanan sebanyak 4 container
terbuka (tronton) dalam satu kali pesan.
- Jadi, biaya angkut atau pengiriman adalah 4 x Rp 200.000 = Rp
800.000,00
3. Biaya solar mesin forklift
- Banyaknya solar yang digunakan untuk mengangkut barang dalam satu
kali pesan adalah sebanyak 15 liter.
- Diketahui 1 liter solar = Rp 7.537,20
- Jadi, biaya solar mesin forklift adalah 15 liter x Rp 7.537,20 / liter = Rp
113.058,00
4. Biaya lain-lain
- Uang tips untuk masing-masing supir yang mengantarkan barang adalah
sebesar Rp 20.000,00
- Jadi, dalam satu kali pesan maka total uang tips yang dikeluarkan adalah
4 x Rp 20.000,00 = Rp 80.000,00
Dengan demikian, total biaya pemesanan adalah Rp 17.675,00 + Rp
800.000,00 + Rp 113.058,00 + Rp 80.000,00 = Rp 1.010.733,00
125
• Biaya penyimpanan (carrying cost)
- Biaya rata-rata per ton =
Total harga
Total kuantitas
= 19.973.590.065,75
5.550
= Rp 3.598.845,00 atau Rp 3.599.000,00 / ton
- Berdasarkan hasil wawancara diperoleh bahwa persentase biaya penyimpanan
adalah 2 %. Hal ini dikarenakan bahan baku perusahaan yang berupa kertas
termasuk ke dalam jenis barang yang tidak tahan lama (non durable goods).
Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat melakukan penyimpanan dalam
jangka waktu yang lama. Selain itu, perusahaan juga sering menerima
pesanan pelanggan yang mendadak sehingga perputaran persediaan bahan
baku di perusahaan pun menjadi lebih cepat.
• Perhitungan Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ =
=
=
2 x kebutuhan per tahun x biaya per persanan
biaya per unit x persentase biaya penyimpanan
2 X 5550 X 1.010.733
3.599.000 x 2 %
=
11.219.136.300
71.980
155.864,63
= 394,79 ton atau 395 ton (pembulatan ke atas)
Frekuensi Pemesanan per Tahun = Permintaan setahun = 5550
EOQ
395
= 14 kali
126
• Berikut ini, penulis memberikan pembuktian atas perhitungan Economic Order
Quantity (EOQ) di atas.
Tabel 3.4 Perhitungan Biaya EOQ PT Syn Toba Grafika
Freq
Q
Q/2
CC (Rp)
OC (Rp)
TC (Rp)
1
5550
2775
199.744.500
1.010.733
200.755.233
3
1850
925
66.581.500
3.032.199
69.613.699
5
1110
555
39.948.900
5.053.665
45.002.565
7
793
396,5
28.540.070
7.075.131
35.615.201
10
555
277,5
19.974.450
10.107.330
30.081.780
Freq
Q
Q/2
CC (Rp)
OC (Rp)
TC (Rp)
12
463
231,5
16.663.370
12.128.796
28.792.166
14
396
198
14.150.262
14.150.262
28.300.524
15
370
185
13.316.300
15.160.995
28.477.295
20
277.5
138,8
9.990.824
20.214.660
30.205.484
30
185
92,5
6.658.150
30.321.990
36.980.140
• Grafik Biaya Economic Order Quantity (EOQ) untuk memperjelas Tabel 3.4 di
atas adalah sebagai berikut:
Gambar 3.10 Grafik Biaya EOQ
127
Dari Gambar 3.10 dapat dilihat bahwa pada saat perusahaan melakukan
pemesanan dengan frekuensi 14 kali dalam setahun maka jumlah ordering cost sama
dengan carrying cost yaitu sebesar Rp 14.150.262,00. Selain itu dapat dilihat bahwa
total cost yang harus dikeluarkan perusahaan adalah sebesar Rp 28.300.524,00 atau
lebih kecil daripada total cost ketika perusahaan melakukan pemesanan dengan
frekuensi lebih besar atau lebih kecil dari 14 kali dalam setahun. Oleh karena itu,
dapat disimpulkan bahwa untuk mencapai titik persediaan yang optimum,
perusahaan harus melakukan pemesanan dengan frekuensi 14 kali dalam setahun.
3.3.2. Perhitungan ROP dan Safety Stock
Berdasarkan data di atas, dapat diketahui bahwa permintaan kertas medium
125 gram per tahun adalah sebesar 5.550.260,71 kg atau 5.550 ton. Selain itu, dari
hasil wawancara diperoleh data-data lain sebagai berikut:
•
Jumlah hari kerja dalam 1 tahun adalah 294 hari.
•
Permintaan per hari (d) adalah
•
5.550 ton
294 hari
Lead time (L) normal adalah 2 hari.
•
Maka titik pemesanan kembali (ROP) adalah:
= 18,88 ton / hari
- Penggunaan normal selama waktu tunggu
= 2 hari X 18,88 ton = 37,76 ton atau 38 ton (pembulatan ke atas)
- Persediaan pengaman (safety stock)
= 7 hari X 18,88 = 132,16 ton atau 132 ton (pembualatan ke bawah)
- Titik pemesanan kembali (ROP) = 38 ton + 132 ton = 170 ton
128
Dari perhitungan di atas dapat diketahui bahwa titik pemesanan kembali (ROP)
adalah pada saat persediaan mencapai jumlah 170 ton. Persediaan pengaman (safety
stock) sebesar 132 ton dimaksudkan untuk berjaga-jaga agar perusahaan tidak
mengalami out of stock atau kehabisan stok bahan baku yang digunakan dalam
proses produksi ketika terjadi keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier.
Dengan adanya safety stock tersebut maka proses produksi perusahaan dapat berjalan
dengan lancar dan perusahaan dapat menyelesaikan pesanan pelanggan dengan tepat
waktu.
•
Grafik Siklus Pemesanan Persediaan
Berdasarkan perhitungan titik pemesanan kembali di atas maka dapat
digambarkan grafik siklus Reorder Point (ROP) sebagai berikut:
Gambar 3.11 Grafik Siklus ROP